Selecting the Right Maintenance Information System

BÀI TẬP CMMS

Selecting the Right
Maintenance Information
System

Lựa chọn hệ thống thông tin bảo
trì như ý

Using
proven
guidelines
for
evaluation and selection, finding a
suitable EAM/CMMS need not become an
overwhelming or difficult task.

Sử dụng những phương pháp xác thực để đánh
giá, lựa chọn và tìm kiếm một hệ thống
EAM/CMMS thích hợp không phải là một
nhiệm vụ quá khó khăn hay bất khả thi.

By Carla Fair-Wright, Cooper Cameron
Corp

Viết bởi Carla Fair-Wright, tập đoàn
Cooper Cameron.

The old maintenance system has gasped
from sheer exhaustion. There are no
more patches or upgrades available or

perhaps the company has decided to
take the predictive maintenance route.
Whatever the reason, it is time for a
new system. The question now becomes,
what
makes
a
good
maintenance
management system?

Hệ thống bảo trì già nua đã cạn kệt sức
lực tới mức không thể nào chỉnh sửa hay nâng
cấp được nữa. Lúc này, có lẽ doanh nghiệp đã
quyết định một giai đoạn mới cho bảo trì. Vì
vậy, bất chấp mọi lý do, đây chính là lúc ra đời
một hệ thống bảo trì mới. Tuy nhiên, để làm
được điều đó thì phải trả lời được câu hỏi: Cái
gì tạo nên một hệ thống bảo trì có chất lượng ?

The first essential characteristic of
a good enterprise asset management/
computerized
maintenance
management
system
(EAM/CMMS)
is
obvious:
It

should work. If it does not provide
true and accurate reports regarding
the cost, planning, and scheduling of
maintenance, it does not work.

Mục đích cơ bản trước hết của hệ thống
EAM/CMMS hiển nhiên là nhà máy hoạt động.
Và nhà máy sẽ không hoạt động nếu không có
một báo cáo mang tính chính xác, chân thực
mà trong đó có tính toán đến chi phí, kế hoạch
cho bảo trì.

A good CMMS is based on currently
accepted programming practices. In the
past decade, users have demanded more
integration among software packages.
The software selected should be able
to
export
data
in
a
format
understandable by current spreadsheet
and document programs.

Một hệ thống CMMS tốt thì điều cơ
bản là nó phải được trải qua thực nghiệm.
Trong thập niên trước, người sử dụng có một
đòi hỏi cấp thiết là sự kết hợp giữa các gói

phần mềm. Bởi vì một phần mềm xuất ra dữ
liệu với định dạng mà các phần mềm tính toán
và đọc dữ liệu hiện tại không thể hiểu được.
Another feature to look for is ease of Đây là điều cần rút kinh nghiệm.
implementation. Moving from an older
system to a newer one can be a
complicated process. The biggest cause
of worry is the change in database
structure.
There
should
be
some
mechanism to import or export data
from
a
variety
of
widely
known
formats. Keep in mind, the age of the
current software will be a factor.
Tables that are part of a DOS-based
application in use since 1983 may
require special handling.

Một điểm nữa là phải giảm nhẹ hệ
thống xử lý. Chuyển từ một hệ thống cũ sang
một hệ thống mới hơn có thể làm phức tạp hóa
qui trình. Nguyên nhân lo ngại lớn nhất là nó

có thể thay đổi luôn cả cấu trúc dữ liệu. Vì vậy,
nên có một chương trình cơ khí có thể nhập và
xuất dữ liệu với các định dạng đa dạng. Nên
nhớ rằng, tuổi của phần mềm hiện tại là một hệ
số. Tables là một ứng dụng được sử dụng trên
nền DOS từ năm 1983 đến nay là một ví dụ.

Research is important

Việc tìm kiếm - nghiên cứu là quan
Research
must
be
conducted.
Even
though the word causes many people to

trọng.

SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60

1


BÀI TẬP CMMS

stifle yawns, it does not need to be a
boring or time-consuming process. The
Internet is a great tool and can make
light work of the task. A good place

to start would be the list provided by
Maintenance Technology.
There are three important questions
that must be considered before buying
a maintenance program. First, what are
the features the software must have?
Define the needs carefully. Divide the
essential features from the features
that would be nice to have. Write a
list of criteria and order them by
importance. A typical item would be
something similar to: The application
must run off the network server.
Next, ask what additional features
would be nice to have. For example,
assume the current system has several
custom availability, reliability, and
utilization reports written in Access.
Software that can export data directly
into Access would save the time and
expense
of
having
those
reports
rewritten. This is a feature that
serves a useful purpose. A word of
caution: There may also be additional
features that are of no practical
value and add to the cost of the

software. The main thing to avoid is
paying for added features that are not
necessary or beneficial.
Finally, the most important question:
What is the budget for this software?
Be on the lookout for hidden and
unexpected costs that lurk beneath the
surface. A few of those are detailed
in the next sections.

Để có được hệ thống như vậy thì
nghiên cứu tìm kiếm là việc phải làm, mặc dù
làm việc với những từ ngữ thì thật nhàm chán,
nhưng không cần phải thực hiện một cách chán
nản hay tốn thời gian như vậy. Chúng ta có
một công cụ tuyệt vời đó là internet. Có một
danh sách rất hay để bắt đầu nhiệm cụ này một list được cung cấp bởi trang web
liệt kê các hệ thống bảo trì của
các doanh nghiệp trên thế giới.
Có ba câu hỏi quan trọng mà chúng ta
cần phải cân nhắc trước khi mua một hệ thống
bảo trì. Thứ nhất, tính năng mà nó có là gì ?
Cần phải xác định nhu cầu của mình một cách
cẩn thận để đối chiếu. Chia các tính năng cốt
yếu từ các tính năng tốt mà phần mềm có. Lập
một list tiêu chuẩn và sắp xếp theo mức độ
quan trọng. Và mục tiêu biểu là một cái gì đó
tương tự như là thoát khỏi máy chủ mạng.
Tiếp theo, ta yêu cầu những tính năng
bổ sung có thể có. Giả sử hệ thống hiện tại có

những tùy chỉnh mặc đinh, độ tin cậy và báo
cáo viết bằng ngôn ngữ Access. Việc này giúp
tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc viết lại
báo cáo. Đây là điểm rất hữu dụng. Tuy nhiên
hãy cẩn thận, có thể có những tính năng bổ
sung mà không có giá trị thực tế nhưng vẫn
tính vào chi phí của phần mềm. Điểm cốt yếu
là phải biết tránh việc trả chi phí cho những
tính năng không cần thiết hoặc không có lợi
như vậy.

Cuối cùng, là câu quan trọng nhất: chi
phí cho phần mềm là bao nhiêu ? Hãy tìm
những giá trị ẩn không ngờ đến mà chúng ta
With the list of criteria, select không thể thấy trực tiếp được. Một vài trong số
those EAM/CMMS software programs that
chúng sẽ là thông tin cho bước tiếp theo.
fit
the
requirements.
List
each
Ranking the software

package by name with a column for
price on a separate sheet. Now, go
through the list one by one and
determine the answer to each of the
following questions:

Xếp hạng phần mềm

Với danh sách các tiêu chuẩn, hãy chọn
các phần mềm EAM/CMMS phù hợp với nhu
What
are
the
computer
system cầu. Liệt kê mỗi loại với tên và giá trị của
requirements? How much is the software chúng trên một tờ riêng biệt. Sau đó, xem hết
license?
Will
the
employees
need danh sách từng cái một và trả lời các câu hỏi
training?
sau: Yêu cầu của hệ thống máy tính là gì ? Có
bao nhiêu phần mềm có thể đáp ứng yêu cầu ?
SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60

2


BÀI TẬP CMMS

System requirements

Nhân viên có cần phải được tập huẩn không ?

If cost is a driving factor, the goal

is to find a system that works and is
compatible with the current hardware
and
operating
system.
Learn
the
hardware configuration and operating
system of the computers where the
software will reside. The company
information technology department can
help.

Yêu cầu hệ thống

Khi chi phí là một biến tham khảo, thì
mục tiêu là tìm một hệ thống có thể làm việc
phù hợp với phần cứng và hệ điều hành hiện
tại. Cần tìm hiểu về cấu hình phần cứng và hệ
điều hành của máy tính nơi sẽ cài đặt phần
mềm. Bộ phận công nghệ thông tin có thể giúp
Avoid expensive hardware upgrades if đỡ.
possible. If a program requires 1024
MB of RAM and your installation PC has
512
MB,
then
the
purchase
of

additional memory will need to be
added to the price column for the
software. Take a hard look at which
operating
systems
will
run
the
software, how much memory is required,
how much hard drive space is required,
and if there is a processor speed
limit.

Cần tránh xa phần cứng nâng cấp đắt
tiền nếu có thể. Nếu chương trình yêu cầu Ram
1024 MB và máy tính của bạn chỉ có 512 MB,
khi đó việc nâng cấp bổ sung cho bộ nhớ sẽ
cần phải thêm một cột giá nữa cho phần mềm.
Thật là khó để nhận ra một hệ điều hành chạy
phần mềm thì bộ nhớ bao nhiêu là cần thiết,
dung lượng ổ cứng trống bao nhiêu là cần thiết
nếu có một bộ xử lý với tốc độ giới hạn.

Licensing expenses
Software is rarely sold to the general
public. What most people buy is a
software license. Purchasers are not
buying the software program itself and
do not own it. They own only the
license to use that piece of software.

The benefit of a license is that it
makes users’ rights and the software
supplier’s
rights
clear
to
both
parties. However, it also imposes
certain obligations and limitations.
A license agreement will state how the
software can be used. Read this
carefully. It will outline what the
user may or may not do with the
program. For instance, some software
can be used only in certain countries.
Make sure to understand the terms.
Licensing
questions
to
consider
include how many users or computers
will need to be licensed, how often
the license will need to be renewed,
and what the license scheme will cost.

Chi phí cho giấy phép sử dụng
Phần mềm hiếm khi được bán cho công
chúng. Thứ mà mọi người mua là giấy phép sử
dụng phần mềm. Do đó người mua không mua
chính phần mềm và không sở hữu nó. Họ chỉ

sở hữu quyền sử dụng một phần của phần
mềm. Lợi ích của việc này là đảm bảo công
bằng lợi ích cho người mua và người cung cấp.
Tuy nhiên, việc này cũng có áp đặt nghĩa vụ
trách nhiệm hạn chế.

Một giấy phép được cấp sẽ trình bày
phần mềm sử dụng như thế nào. Đọc nó cẩn
thận. Nó sẽ thông báo những gì có thể sử dụng
và những gì có thể không. Ví dụ, một số phần
mềm chỉ có thể sử dụng trong một số quốc gia.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu các điều
khoản. Một nghi vấn cho việc đăng ký được
đặt ra, có bao nhiêu người sử dụng và máy tính
cần được đăng ký, việc đăng ký đó có thường
xuyên cần cập nhật không và hệ thống đăng ký
software
sẽ chiếm chi phí bao nhiêu.

Remember
that
buying
a
license grants only the legal right to
use a piece of software. Often there
will be maintenance programs available
for annual purchase. These programs
provide
bug
fixes,

updates,
and
technical support. While the prices

Nhớ rằng việc cấp chứng nhận giấy
phép phần mềm chỉ hợp pháp với việc sử dụng
một bộ phận của phần mềm. Thường thì có
thêm những chương trình bảo trì cung cấp để

SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60

3


BÀI TẬP CMMS

vary, typical annual fees fall between
15 and 20 percent of the cost of the
software license.
Employee training

nâng cấp chương trình hàng năm. Các chương
trình này có nhiệm vụ sửa lỗi, update, và hỗ trợ
kỹ thuật. Vì vậy giá sẽ tăng lên và độ chênh
lệch chi phí hàng năm vào khoảng 15 đến 20%
của giá giấy phép phần mềm.

If the software is easy to use,
employees will be able to learn the
program on their own with minimal time

and effort. If this is not the case,
training may need to be outsourced.
Although outsourcing costs more in the
short term, employee productivity and
satisfaction will far outweigh the
expense over time.

Tập huấn cho nhân viên

Nếu phần mềm dễ dàng sử dụng, các
nhân viên sẽ có thể tự học với thời gian và
công sức ít nhất. Ngược lại, thì việc đào tạo là
việc cần phải tính đến. Mặc dù việc này sẽ làm
tốn chi phí trong thời gian ngắn, nhưng hiệu
suất và hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ
If possible, download a trial version
of the software and give it a test vượt xa những chi phí bỏ ra theo thời gian.
run. For larger systems, call the
company and ask for a presentation.
Always view the software in action
before committing to it. Set realistic
goals
and
timelines
for
the
implementation. A complicated software
package will always take longer for
employees to understand and use.
The final decision

Add all additional costs that were
discovered during the evaluation—for
example, any expenses such as hardware
or software upgrades and licensing
fees. Automatically cross off any
software that is more than 10 percent
over budget. Now, compare the features
against
cost
to
determine
which
software will be best.

Nếu được, download bảng dùng thử
của phần mềm và chạy kiểm tra nó. Nếu hệ
thống có qui mô lớn hơn, hãy gọi cho công ty
và yêu cầu họ trình bày cách sử dụng. Hãy xem
phần mềm trong trạng thái hoạt động trước khi
chắc chắn sử dụng nó. Nên đặt mục tiêu thực tế
và thời gian cho việc thực hiện. Một gói phần
mềm phức tạp sẽ luôn mất nhiều thời gian để
các nhân viên hiểu và dùng được nó.
Quyết định cuối cùng

Thêm tất cả các chi phí bổ sung được
khám phá trong suốt quá trình đánh giá như là
phần cứng hoặc phần mềm nâng cấp và lệ phí
cấp giấy phép. Tự động nó sẽ vượt qua mọi
phần mềm mà giá trị hơn 10% ngân sách. Tiếp

Using this technique will alleviate theo, ta so sánh các tính năng phải trả tiền để
some of the difficulty involved in xác định phần mềm tốt nhất.
selecting the EAM/CMMS package to fit
your specific needs. Of course, there
is not always an ideal solution. If no
commercial software seems to fit the
requirements, consider approaching the
vendor of the software closest to your
needs. The company may be willing to
adapt the software for a price. Hiring
a firm to write a complete custom
package is also an option, but this
can be expensive.
It may not be easy to discover what is
actually needed or to distinguish
between
wants
and
needs
or
to
determine
the
priority
of
the
requirements, but determining specific
software
needs
is

the
key
to

Sử dụng kỹ thuật này sẽ giảm bớt một
số khó khăn trong quá trình lựa chọn hệ thống
EAM/CMMS để phù hợp với nhu cầu thực tế
của bạn. Đương nhiên, không phải lúc nào
cũng có phương án lý tưởng. Nếu không có
phần mềm thương mại gần phù hợp với yêu
cầu, hãy xem xét việc tiếp cận các nhà cung
cấp phần mềm mà gần với nhu cầu của bạn
nhất. Công ty có thể sữa lại cho phù hợp với
phần mềm và giá cả mà bạn mong muốn. Nếu
không, bạn cũng có thể thuê một công ty viết
một phần mềm theo tùy chọn của bạn nhưng
có thể sẽ đắt tiền.

SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60

4


BÀI TẬP CMMS
successfully finding and implementing
an EAM/CMMS package.

Có thể thật không dễ để khám phá ra
nhu cầu thực tế hay phân biệt giữa những điều
muốn và những đều cần hay là định rõ được sự

ưu tiên của nhu cầu, nhưng việc xác định được
đặc thù của phần mềm yêu cầu là chìa khóa
thành công trong việc tìm kiếm và cài đặt một
gói phần mềm EAM/CMMS.

SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60

5