Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty cổ phần hương thủy

Khóa luận tốt nghiệp

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán


Khóa luận tốt nghiệp

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Nội dung

BTHPC

Bảng tổng hợp phiếu chi

BKTTTTƯ

Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng

CKTĐT

Các khoản tương đương tiền

DH

Dài hạn

ĐH

Đặt hàng

ĐTTC DH

Đầu tư tài chính dài hạn

GĐNTƯ

Giấy đề nghị tạm ứng

GTGT

Giá trị gia tăng

HĐ

Hóa đơn

HTK

Hàng tồn kho

HTKSNH

Hệ thống kiêm soát nội bộ

KTT

Kế toán trưởng

NH

Ngắn hạn

NPT

Nợ phải trả

NV

Nguồn vốn

PC

Phiếu chi

PGH

Phiếu giao hàng

PNK

Phiếu nhập kho

PYCMH

Phiếu yêu cầu mua hàng

TGĐ

Tổng Giám đốc

TK

Tài khoản

TSDH

Tài sản dài hạn

TSNH

Tài sản ngắn hạn

UNC

Ủy nhiệm chi

VCSH

Vốn chủ sở hữu

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1: Kiểm soát hoạt động chu trình mua hàng – thanh toán.........................18
Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty Cổ phần Hương Thủy ........................32
qua 3 năm (2012 – 2014)............................................................................................32
Bảng 2.2: Tình hình tài sản Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)...............................35
Bảng 2.3: Tình hình nguồn vốn Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)........................37
Bảng 2.4: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011
– 2013)......................................................................................................................... 39

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán


Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình mua hàng – thanh toán...........................15
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty............................................................28
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.......................................................30
Sơ đồ 2.3: Lưu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả sau...............................................44
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ xử lý nhận hàng và ghi nhận nợ phải trả mua hàng trả sau....46
Sơ đồ 2.5: Lưu đồ xử lý hoạt động thanh toán mua hàng trả sau..........................48
Sơ đồ 2.6: Lưu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trước (1)......................................50
Sơ đồ 2.7: Lưu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trước (2)......................................51
Sơ đồ 2.8: Lưu đồ xử lý nhận hàng, ghi nhận nợ phải trả......................................52

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng.
Nó là nền tảng để các hoạt động thông thường được diễn ra một cách hiệu quả và hiệu
năng. Đây cũng chính là lý do vì sao các kiểm toán viên quan tâm đến hệ thống kiểm
soát nội bộ đầu tiên khi tiến hành một cuộc kiểm toán tại mỗi đơn vị. Việc tìm hiểu hệ
thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp sẽ giúp cho người nghiên cứu hiểu được
cách thức làm việc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cũng như
mối tương tác giữa các bộ phần, phòng ban này với nhau. Từ đó, có cái nhìn tương đối
tổng quan về hoạt động của một doanh nghiệp nói chung và của từng chu trình, phần
hành nói riêng tại doanh nghiệp.
Hiện tại, ở Công ty Cổ phần Hương Thủy hoạt động kinh doanh chủ yếu là hoạt
động thương mại. Chính vì vậy mà chu trình mua hàng – thanh toán là một trong
những chu trình được quan tâm nhất tại đây. Việc kiểm soát được chi phí đầu vào là
một phần trọng yếu trong công tác quản trị tại Công ty. Vì phần lớn lượng chi phí phát
sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty nằm ở chu trình này. Nếu công tác kiểm
soát nội bộ của chu trình mua hàng – thanh toán được tiến hành một cách hợp lý, hiệu
quả thì nó giúp hạn chế được việc nguồn lực bị thất thoát ở khâu đầu vào cũng như các
sai lệch nghiêm trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh tại khâu đầu ra. Bên
cạnh đó, trong các khóa luận tốt nghiệp cũng như chuyên đề nghiên cứu về Công ty
trước đây, công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán chưa từng
được nghiên cứu, đề cập.
Căn cứ những lý do trên đây nên tôi đi đến sự lựa chọn cho đề tài làm khóa luận
tốt nghiệp của mình. Đề tài mang tên: “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh
toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy”.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

1


Khóa luận tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu
Khái quát và hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói
chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng trong
doanh nghiệp sản xuất và thương mại.
Tìm hiểu thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương
Thủy. Từ đó, đưa ra được một số giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
 Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty
Cổ phần Hương Thủy. Tập trung vào các công đoạn: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc
dịch vụ từ các bộ phận có yêu cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng, (2)
Nhận hàng, (3) Ghi nhận nợ phải trả, (4) Thanh toán.
 Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Công ty cổ phần Hương Thủy.
Về thời gian: Thực hiện đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ ngày
19/1/2015 đến ngày 16/5/2015.
Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng – thanh toán của Công ty cổ phần Hương Thủy trong lĩnh vực kinh
doanh vật liệu xây dựng vào đầu năm 2015.

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng 2 nhóm phương pháp nghiên cứu chính đó là: phương pháp thu thập số
liệu và phương phá xử lý số liệu. Cụ thể như sau.
 Nhóm phương pháp thu thập số liệu, gồm có:
Phương pháp chứng từ kế toán: Đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử dụng các

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

2


Khóa luận tốt nghiệp

chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản và
nguồn vốn.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Là phương pháp hỏi trực tiếp những người
cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài. Phương pháp này sử
dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài.
Phương pháp quan sát: Là chứng kiến và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến
đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận
định, đánh giá.
 Nhóm phương pháp xử lý số liệu, gồm có:
Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng nhằm đối chiếu các chỉ
tiêu, các hiện tượng kinh tế đã lượng hóa có cùng một nội dung, cùng tính chất tương
tự để xác định xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu.
Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: Là tổng hợp những thông tin, dữ liệu
thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu. Phương pháp này để chọn lọc và
tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài. Từ thông tin đã chọn lọc sẽ tiến hành
phân tích để đưa ra được kết quả nghiên cứu.

5 Cấu trúc đề tài
Đề tài nghiên cứu “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công
ty Cổ phần Hương Thủy” gồm ba phần:
Phần I. Đặt vấn đề.
Phần II. Nội dung và kết quả nghiên cứu.
Chương 1. Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng –
thanh toán.
Chương 2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
tại Công ty Cổ phần Hương Thủy.
Chương 3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng –
thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy.
Phần III. Kết luận và kiến nghị.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

3


Khóa luận tốt nghiệp

6 Tính mới của đề tài
Trong khuôn khổ các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trường đại học Kinh tế
Huế được thực hiện tại các doanh nghiệp trước đây, nếu nghiên cứu về kiểm soát nội
bộ thì đa phần sinh viên sẽ chọn tìm hiểu về chu trình bán hàng – thu tiền. Còn về chu
trình mua hàng – thanh toán, các khóa luận chỉ đề cập một phần nhỏ và dừng lại ở việc
mô tả hoạt động, nội dung của phần này sẽ được lồng ghép vào bài để làm rõ thêm cho
đề tài chính. Những đề tài thuộc dạng này có thể kể đến như nghiên cứu về kế toán
tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh hay chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm. Cũng đã có khóa luận nghiên cứu về chu trình mua hàng – thanh toán, đó là
khóa luận “Hoàn thiện chu trình chi phí của công ty TNHH HITEC” (Trần Nguyên

Anh Thảo, 2013). Ở khóa luận này đã tập trung tìm hiểu các thủ tục kiểm soát đối với
chu trình mua hàng – thanh toán một cách rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên, nó chỉ dừng lại ở
việc nghiên cứu một yếu tố cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh
đó là thủ tục kiểm soát.
Qua đây, cũng thấy được đề tài về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh
toán trước đây ít khi được các sinh viên chọn lựa. Và tại Công ty Cổ phần Hương
Thủy cũng chỉ mới có một khóa luận nghiên cứu về kiểm soát nội bộ với đề tài “Tìm
hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần
Hương Thủy” (Trần Lê Kỳ Nam, 2013). Chính vì vậy mà tôi mạnh dạn lựa chọn
nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ
phần Hương Thủy”. Đây là đề tài hoàn toàn mới được thực hiện tại Công ty Cổ phần
Hương Thủy. Với đề tài này, điểm mới so với các đề tài trước đây đó là nghiên cứu về
chu trình mua hàng – thanh toán sẽ là trọng tâm của bài. Nội dung chính không chỉ đi
sâu tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình mua hàng – thanh
toán, phù hợp theo đặc thù kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ
phần Hương Thủy, mà còn cho người đọc có được cái nhìn tổng quan về các yếu tố
cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh trong một chu trình cụ thể
diễn ra như thế nào ngoài thực thế.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

4


Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay, khái niệm “hệ thống kiểm soát nội” không còn là khái niệm mới mẻ, đã
có nhiều tổ chức và cá nhân nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận thức và
nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau từ
đơn giản đến phức tạp. Có thể kể đến các khái niệm sau.
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định
được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” (Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội
đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận về báo cáo tài chính, 1992).
Hay “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn
vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật
và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để
lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu
quả tài sản của đơn vị.” (Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và
kiểm soát nội bộ).
Theo đó, có thể hiểu rằng: Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường
xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng
khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục
tiêu đặt ra của đơn vị. Dù là khái niệm của tổ chức nào đưa ra thì chung quy lại chúng
ta thấy được rằng: hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận không thể thiếu tại một
đơn vị nếu muốn đơn vị đó hoạt động có hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

5


Khóa luận tốt nghiệp

luật cũng như của đơn vị đã đặt ra; cân bằng được lợi ích giữa tổ chức và từng cá nhân
trong đơn vị, giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Theo định nghĩa mà COSO đưa ra vào năm 1992 về hệ thống kiểm soát nội bộ,
có thể đưa ra được ba mục tiêu cụ thể mà hệ thống này theo đuổi như sau:
- Đối với báo cáo tài chính: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và
đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài
chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ: Kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp
hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý
đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn
phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội
bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị..v..v..

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong
doanh nghiệp
1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong môi trường kinh doanh ngày càng năng động, mang tính cạnh tranh cao
việc xây dựng một HTKSNB khoa học và hữu hiệu sao cho phù hợp với quy mô, tính
chất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đang là nhu cầu cấp thiết trong công tác quản
lý. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ là một cánh tay hỗ trợ đắc lực cho Ban
quản trị không chỉ đối với doang nghiệp lớn mà các doanh nghiệp nhỏ cũng không là
ngoại lệ bởi những lý do sau:
- Củng cố nề nếp trong quản lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nâng
cao năng lực quản lý.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

6


Khóa luận tốt nghiệp

- Bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của hệ thống thông tin trong
đơn vị.
- Góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo đó, việc xây dựng HTKSNB là hết sức cần thiết, việc Ban quản trị tại mỗi
doanh nghiệp quan tâm và đầu tư đúng mực cho công tác này sẽ giúp cho doanh
nghiệp phát triển bền vững.
1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải dựa trên điều kiện thực tế của mỗi đơn
vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát mới có thể
phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ dựa trên các nguyên tắc phổ
biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc
ủy quyền phê chuẩn.
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt
động của đơn vị. Vì thế chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi
ích do hệ thống mang lại.

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Nói về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ thì có hai cách phân chia
khác nhau đã được công bố và chấp nhận rộng rãi. Theo cách phân chia thứ nhất, thì
một hệ thống kiểm soát nội bộ có năm yếu tố bao gồm: (1) Môi trường kiểm soát; (2)
Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin và truyền thông; (5) Giám sát

(COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận về báo cáo
tài chính – 1992). Còn theo cách phân chia thứ hai thì HTKSNB được chia thành bốn
yếu tố chính là: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Hệ thống kế toán; (3) Thủ tục kiểm soát;
(4) Bộ phận kiểm toán nội bộ (Nguyễn Quang Quynh, 2012). Dù phân chia theo cách
nào bản chất của HTKSNB vẫn không thay đổi. Do quan điểm phân chia khác nhau

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

7


Khóa luận tốt nghiệp

của từng nhà nghiên cứu nên cấu trúc của HTKSNB có sự khác nhau nhưng không
mấy đáng kể. Nếu đi sâu vào tìm hiểu, chúng ta có thể thấy được nhiều nét tương đồng
ngay trong những phần khác nhau của mỗi cách phân chia.
1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có
tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội
bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm,
thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân
tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
1.3.1.1 Môi trường bên trong
a) Đặc thù quản lý
Nội dung về vấn đề đặc thù quản lý thực chất muốn đề cập đến quan điểm và
phong cách điều hành của nhà quản lý. Nó quyết định các thủ tục, chính sách kiểm
soát sẽ áp dụng tại đơn vị vì nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách
và thủ tục kiểm soát áp dụng tại đơn vị.
b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa

các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn vào việc đạt được mục tiêu. Nếu cơ cấu
tổ chức hợp lý sẽ góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài
chính kế toán và ngược lại. Ví dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc
Phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể phát
huy được tác dụng.
c) Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý liên quan đến
việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ
luật. Để hiệu quả thì các chính sách nhân sự cần cụ thể và rõ ràng vì đội ngũ nhân viên
là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

8


Khóa luận tốt nghiệp

d) Công tác kế hoạch và dự toán
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi
quỹ, đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính. Nếu được tiến
hành khoa học và nghiêm túc công tác kế hoạch và dự toán là công cụ kiểm soát hữu
hiệu. Chính vì vậy mà các nhà quản lý luôn quan tâm đến tiến độ thực hiện kế hoạch
cũng như theo những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những
vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
e) Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn
vị nhưng không kiêm nhiệm các chức năng quản lý và những chuyên gia am hiểu về
lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên
bên ngoài.
1.3.1.2 Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao gồm nhiều
nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, các nhân tố
tự nhiên – xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ..v..v.. Những nhân tố này vượt
ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ
của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể.
1.3.2 Hệ thống kế toán
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của một đơn vị bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng
tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai
trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

9


Khóa luận tốt nghiệp

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ
không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và
phí.

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản
và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán.
- Tính đúng kì: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp
thời theo quy định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ
phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài
chính của doang nghiệp.
1.3.3 Các thủ tục kiểm soát
1.3.3.1 Khái niệm thủ tục kiểm soát
Nếu ví HTKSNB là một cổ máy thì các thủ tục kiểm soát chính là nguyên liệu
cho cổ máy đó hoạt động. Các thủ tục kiểm soát được ví von như vậy không phải là
một hình thức nói quá mà điều này cho thấy vai trò của các thủ tục kiểm soát là rất
quan trọng. Vì một HTKSNB sẽ được đánh giá là yếu kém nếu xảy ra hai khả năng:
một là, thủ tục kiểm soát không tồn tại; hai là, thủ tục kiểm soát tồn tại nhưng hoạt
động không hiệu quả. Chúng ta sẽ có cái nhìn cụ thể hơn qua khái niệm về các thủ tục
kiểm soát dưới đây.
“Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị
của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những
hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể
gặp phải” (Vũ Hữu Đức, 2012).

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

10


Khóa luận tốt nghiệp

1.3.3.2 Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát
Để kiểm soát được các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải thì các thủ tục

kiểm soát phải được xây dựng trên cơ sở ba nguyên tắc cơ bản:
a) Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho
nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng
tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát
hiện.
b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp
vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Theo
đó, một cá nhân hay tổ chức không thể kiêm nhiệm hai trong số bốn chức năng sau:
(1) Phê duyệt, (2) Thực hiện, (3) Ghi chép, (4) Bảo quản tài sản. Ví dụ, trong tổ chức
nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm việc phê duyệt và thực hiện hay việc kiêm nhiệm
ghi sổ và bảo quản tài sản được.
c) Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và
giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục
mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền
hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê
chuẩn đúng đắn, qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung: thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về
những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ: xây dựng và phê
chuẩn hạn mức tín dụng cho khách hàng..v..v..
- Phê chuẩn cụ thể: được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

11

Khóa luận tốt nghiệp

1.3.3.3 Các loại thủ tục kiểm soát
Một HTKSNB muốn hoạt động có hiệu quả thường phải kết hợp nhiều loại thủ
tục kiểm soát với nhau. Và dưới đây là một số hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn
vị:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Là không cho phép một thành viên nào được
giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Một cá nhân
không thể kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng sau khi tổ chức thực hiện 1 hoạt động: thực
hiện, ghi chép, thực hiện, bảo quản tài sản.
- Ủy quyền và xét duyệt: Các nhà quản lý thường có chính sách trao quyền cho
cấp dưới trong một phạm vi nhất định để công tác giám sát, quản lý được thực hiện
một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp
vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá
nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nhiêm vụ.
- Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp: Việc kiểm soát hệ thống
chứng từ, sổ sách phải chú ý những vấn đề sau đây: tất cả các hoạt động thực hiên đều
có chứng từ phản ánh, đánh số trước các chứng từ, cần thiết kế đơn giản rõ ràng, tổ
chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, xác định được trách nhiệm của các cá
nhân tham gia hoạt động trên chứng từ,..v..v..
- Bảo đảm an toàn cho tài sản vật chất và thông tin: Bao gồm an toàn về mặt vật
lý và quy trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý
thường bao gồm các thủ tục kiểm soát như: hạn chế sự tiếp cận tài sản, thông tin truy
cập, kiểm kê tài sản,..v...v...
- Phân tích rà roát: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện
thông qua các hệ thống báo cáo hoạt động, tình trạng. Từ đó đánh giá việc thực hiện
hoạt động và nhận dạng các biến động bất thường để có biện pháp xử lý kịp thời.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

12


Khóa luận tốt nghiệp

- Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng: Hai loại kiểm soát này thường được sử
dụng bằng các thủ tục cụ thể nhằm hạn chế các rủi ro mới phát sinh do đặc điểm của
môi trường xử lý thông tin bằng điện tử.
1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ
“Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm
tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội
bộ đơn vị” (Nguyễn Quang Quynh, 2012).
Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy được tác dụng thì nó phải được xây dựng
trên cơ sở các nguyên tắc sau:
 Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để
không giới hạn phạm vi hoạt động của nó (Chủ tịch HĐQT, GĐ…). Phải được giao
một quyền hạn tương đối rộng rãi. Hoạt động phải tương đối độc lập với phòng kế
toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.
 Về nhân sự: Phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo
đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mỗi một HTKSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa
hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của một
HTKSNB. Theo đó, Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm
soát nội bộ những hạn chế đó được xác định như sau:
- BGĐ thường yêu cầu chi phí cho HTKSNB không vượt quá những lợi ích mà
hệ thống đó mang lại.
- Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi

lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường.
- Sai sót bởi con người, xuất phát từ sự thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán
hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

13


Khóa luận tốt nghiệp

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB do có sự thông đồng của một
người trong BGĐ hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị.
- Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng
đặc quyền của mình.
- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng bị lạc hậu nên
không được áp dụng hoặc bị vi phạm.

1.5 Khái quát về chu trình mua hàng – thanh toán
1.5.1 Khái niệm về chu trình mua hàng – thanh toán
“Chu trình mua hàng – thanh toán hay còn gọi là chu trình chi phí là chu trình
liên quan đến các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán. Nó bao gồm một
chuỗi hoạt động chính là: Nhận yêu cầu trong nội bộ, tìm kiếm và đặt hàng với nhà
cung cấp; Nhận và bảo quản hàng mua; Ghi nhận công nợ phải trả; Thanh toán cho
người bán về hàng mua” (Thái Phúc Huy, 2012).
1.5.2 Các đối tượng liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình mua hàng – thanh toán giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộ
phận chức năng hoặc hệ thống liên quan sau:
- Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, chu trình doang thu, chu trình sản xuất và các
bộ phận khác trong doanh nghiệp xác định cấc yêu cầu bổ sung hàng và nhận các yêu

cầu hàng khi mua về. Chính vì vậy mà các bộ phận này giao tiếp với chu trình mua
hàng – thanh toán thông qua các thông tin về yêu cầu mua hàng và thông tin về việc
nhận hàng mua về.
- Nhà cung cấp hàng được yêu cầu. Chu trình mua hàng – thanh toán giao tiếp
với nhà cung cấp thông qua thông tin đặt hàng và thanh toán tiền.
- Hệ thống sổ sách và báo cáo về hoạt động mua hàng – thanh toán từ chu trình
mua hàng – thanh toán.
Để dễ hình dung thì các hoạt động, sự tương tác giữa chu trình mua hàng – thanh
toán với các đối tượng liên quan sẽ được thể hiện qua sơ đồ dưới đây.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

14


Khóa luận tốt nghiệp

Thông tin đặt hàng

Đặt
hàng
Nhà
cung cấp

Hàng và
thông tin giao
hàng

1.0

Nhận và
bảo
quản
Thông tin bán HH
hàng hoàn

Yêu cầu mua
hàng
Hàng và
thông tin
nhập kho

Bộ phận có
nhu cầu
Kho hàng
Thông tin nhập kho

thành – hóa đơn

Than
h
toán

2.0

Đề nghị thanh toán

Chấp nhận
hóa đơn và
Mua hàngtheo

và dõi công
HT
sổ
cái
và
4.0
nợ
công nợ
báo
cáo
Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình mua hàng – thanh toán

3.0

1.5.3 Các hoạt động trong chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết
để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường
được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của một người có trách nhiệm
cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về
hàng hóa hay dịch vụ nhận được.
Hoạt động trong chu trình mua hàng - thanh toán gồm có bốn hoạt động cơ bản:
(1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận có yêu cầu, tìm kiếm người
cung cấp phù hợp và đặt hàng (để tiện theo dõi trong các phần sau của luận văn thì
hoạt động này được gọi ngắn gọn là Đặt hàng), (2) Nhận hàng, (3) Ghi nhận nợ phải
trả, (4) Thanh toán. Các nội dung cụ thể của từng hoạt động như sau.
1.5.3.1 Hoạt động đặt hàng
Đầu tiên, khi nhận được các yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan đối
với chu trình mua hàng – thanh toán (các yêu cầu này có thể là về nguyên vật liệu,
hàng hóa hay các tài sản cố định, vật dụng văn phòng) thì bộ phận có trách nhiệm phải

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

15


Khóa luận tốt nghiệp

tiến hàng kiểm tra xem yêu cầu mua hàng này đã phù hợp với thực tế cần sử dụng của
các bộ phận gửi yêu cầu.
Khi mà các yêu cầu này đã được xem xét và phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến
hành tìm kiếm nhà cung cấp với các tiêu chí như: giá cả hàng hợp lý, chất lượng hàng
tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính tin cậy của người bán. Sau khi đã lựa chọn
được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gửi hàng cung cấp và chờ
đợi xác nhận bán hàng của nhà cung cấp để đưa ra các quyết định tiếp theo.
1.5.3.2 Hoạt động nhận hàng
Đến ngày giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng từ người bán. Lúc
này, bộ phận nhận hàng thực hiện hai công việc cơ bản: (1) Đối chiếu hàng giao so với
đơn đặt hàng và chấp nhận giao hàng, (2) Chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng.
Sau khi đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng nếu thấy phù hợp về mặt hàng,
chất lượng và số lượng thì hàng sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho hoặc
bộ phận sử dụng trực tiếp theo như yêu cầu ban đầu.
Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất
cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan.
Có một điểm cần chú ý trong hoạt động nhận hàng là việc điều chỉnh quá trình
mua hàng do hàng không đạt yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng. Nếu
trường hợp này xảy ra thì giữa bên bán và đơn vị sẽ đưa ra những quyết định phù hợp
theo hợp đồng hay thỏa thuận để xử lý tùy theo từng trường hợp cụ thể như giảm giá
hàng mua, hàng bán bị trả lại,..v..v..

1.5.3.3 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả

Khi nhận được hóa đơn của bên bán thì kế toán phải trả phải đối chiếu, so sánh
hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng như đơn đặt hàng đã phê duyệt,
biên bản kiểm nhận đã được phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kê chi phí.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

16


Khóa luận tốt nghiệp

Nếu các thông tin trên là phù hợp, đầy đủ, chính xác thì kế toán phải trả sẽ tiến hành
ghi nhận nợ phải trả chi tiết theo người bán.
1.5.3.4 Hoạt động thanh toán
Tới hạn thanh toán, kế toán phả trả sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cũng như
đề nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán. Sau khi việc xét duyệt
thanh toán đã được thực hiện thì sẽ tiến hành lập chứng từ thanh toán như phiếu chi
hay ủy nhiệm chi. Dựa vào thông tin thanh toán tiền được xác nhận thì kế toán phải trả
sẽ ghi giảm nợ phải trả chi tiết theo người bán.

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp
1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình kinh doanh nói chung và chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng
muốn hoạt động hiệu quả, hiệu năng và kinh tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ của chu
trình đó phải đảm bảo được các mục tiêu kiểm soát sau:
- Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ,
đúng đắn.
- Các hoạt động được xét duyệt đầy đủ này thực sự xảy ra.
- Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ, chính xác.
- An toàn cho tất cả các tài sản, thông tin.

- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt động
bộ phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hiệu năng.

1.6.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với một chu trình được thiết kế nhằm hạn chế
các rủi ro có thể gặp phải trong các giai đoạn của chu trình đó để đạt được các mục

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

17


Khóa luận tốt nghiệp

tiêu cụ thể. Và các thủ tục kiểm soát thường được sử dụng trong chu trình mua hàng –
thanh toán được mô tả trong bảng dưới đây.
Bảng 1.1: Kiểm soát hoạt động chu trình mua hàng – thanh toán
Hoạt động
Đặt hàng

Mục tiêu kiểm
soát
Đáp ứng đúng, kịp
thời các yêu cầu
mua hàng.
Chi phí mua hàng
thấp nhất

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

Đối tượng yêu cầu hàng Sử dụng các công cụ tính
không hợp lệ.
Hàng hóa yêu cầu

toán để xác định đúng nhu

cầu.
không đúng, không xuất Đặt hàng dựa trên yêu cầu
phát từ nhu cầu thực tế. mua hàng được kiểm tra.
Đặt hàng thừa hoặc
Xây dựng và cập nhật danh
thiếu so với yêu cầu.
Mua hàng với chất

mục giá các mặt hàng mua

lượng không đảm bảo

thường xuyên.
Xây dựng quy trình chọn lựa

hoặc giá mua không

người bán và đặt hàng phù

tương xứng với chất

hợp; quy trình đấu thầu và

lượng hàng do đặt hàng lựa chọn người bán.
Xây dựng quy trình xét duyệt
từ các người bán không
đặt hàng.
hợp lệ, không đủ khả
Xây dựng và cập nhật
năng.
thường xuyên danh sách
Đặt hàng sai mặt hàng,
người bán được chấp thuận.
số lượng, không đúng
Ưu tiên chọn người bán
thời gian, địa điểm cần
trong danh sách này.
thiết.
Nhận và

Chỉ nhận những

Nhận những mặt hàng

bảo quản

hàng hóa đã đặt

hàng

hàng.
An toàn tránh mất

không đặt mua.
mua hàng và nhận hàng và
Mất hàng hóa.
kho hàng.
Nhận hàng không đúng
Kiểm tra đối chiếu hàng
thời gian, địa điểm.
nhận với đơn đặt hàng:

hàng.

Phân chia trách nhiệm người

chủng loại, số lượng, chất
lượng, thời gian giao hàng.
Lập chứng từ nhận hàng, nhập
kho hàng, bảng kê chi phí.
Cả bộ phận nhận hàng và

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

18


Khóa luận tốt nghiệp

Hoạt động

Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

soát
kho hàng cùng tham gia
đếm, kiểm hàng.
Lập kế hoạch nhắc nhở, đúc
thúc người bán giao hàng
Chấp nhận Chỉ chấp nhận

Chấp nhận hóa đơn

đúng hẹn, địa điểm.
Phân chia trách nhiệm giữa

hóa đơn và thanh toán cho

khống dẫn đến thanh

kế toán phải trả, người mua

theo dõi nợ những hàng thực sự toán cho những hàng
phải trả

mua, thực sự nhận. hóa, dịch vụ không
Theo dõi để thanh
nhận.
toán kịp thời cho

Mất các khoản ưu đãi
người bán nhằm

do thanh toán không kịp

hàng và thủ quỹ.
Kiểm tra hình thức và các
tính toán trên hóa đơn.
Đối chiếu thông tin hóa đơn
với các thông tin đặt hàng và

nhận hàng.
được hưởng các ưu thời.
Lập kế hoạch thanh toán và
Ghi dữ liệu công nợ và
đãi phù hợp.
ghi chép, lưu trữ hóa đơn
Ghi nhận chính xác, thanh toán sai sót, nhầm
theo ngày cần thanh toán.
kịp thời công nợ.
lẫn.
Đối chiếu sổ chi tiết và tổng
hợp về công nợ người bán.
Định kì lập đối chiếu công
nợ và đối chiếu từng người
Thanh toán Thanh toán đúng,

Thanh toán nhiều lần

đủ, kịp thời cho hóa cho một hóa đơn.

Thanh toán với số tiền
đơn được chấp
không chính xác.
nhận.
Thanh toán không kịp
An toàn tiền thanh
thời.
toán.
Thất thoát tiền.

bán.
Phân chia trách nhiệm giữa
thủ quỹ hoặc người lập séc
thanh toán với người đối
chiếu ngân hàng.
Lập thủ tục xét duyệt thanh
toán dựa trên bộ chứng từ
gốc mua hàng, nhận hàng và
đặt hàng.
Đánh dấu trên hóa đơn mua
hàng đã thanh toán.
Tăng cường thanh toán qua
ngân hàng.
Đối chiếu thường xuyên với
ngân hàng.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

19

Khóa luận tốt nghiệp

1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán
1.6.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán tại một đơn vị nói chung và một đơn vị kinh doanh nói riêng là
một phần hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động và quản lý. Nó là bằng chứng
chứng minh tính có thật của các nghiệp vụ tài chính phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra
chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Chính vì tính chất quan trọng của chứng từ kế
toán nên việc lập, luân chuyển và lữu trữ chúng phải tuân theo quy định của pháp luật
cũng như các quy định mà doanh nghiệp đã đề ra.
Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các chứng từ thường được lập, sử dụng
trong mỗi hoạt động như sau:
a) Hoạt động đặt hàng
- Yêu cầu mua hàng.
- Đơn đặt hàng.
- Hợp đồng mua bán.
b) Hoạt động nhận hàng
- Phiếu giao hàng hay phiếu đóng gói (do người bán hoặc đơn vị vận tải phát
hành).
- Biên bản kiểm nhận hàng hóa hay phiếu nhận hàng.
- Phiếu nhập kho hay bảng kê chi phí (đối với hàng hóa không đưa về nhập kho
mà được đưa ngay tới nơi sử dụng).
c) Chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả
- Hóa đơn mua hàng (do người bán phát hành).
d) Thanh toán
- Phiếu chi.
- SEC thanh toán.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

20


Khóa luận tốt nghiệp

Ngoài ra, còn có các chứng từ liên quan khác. Và để đảm bảo tính chính xác về
mặt thông tin trên các chứng từ cũng như quản lý tài sản của đơn vị thì tại mỗi hoạt
động luôn tiến hành sử dụng các chứng từ đã được lập ở các hoạt động trước đó để
kiểm tra, đối chiếu.
1.6.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Từ những chứng từ kế toán ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội
dung kinh tế từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan thông qua hệ thống tài khoản.
Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế
toán sẽ mở các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với
các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử
dụng.
a) Các tài khoản kế toán thường hay sử dụng trong chu trình mua hàng –
thanh toán
- Tài khoản vốn bằng tiền bao gồm: 111 (tiền mặt), 112 (tiền gửi ngân hàng).
- Tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 133.
- Tài khoản hàng tồn kho bao gồm: 151 (hàng mua đang đi đường), 152 (nguyên
vật liệu), 153 (công cụ, dụng cụ), 156 (hàng hóa).
- Tài khoản phải trả người bán: 331.
- Các tài khoản liên quan khác.
b) Các loại sổ sách kế toán sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán
 Đối với các loại sổ kế toán chi tiết, thông thường sẽ bao gồm các loại sau:
- Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa.
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa.

- Thẻ kho (sổ kho).
- Sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

21