Nâng cao hiệu quả tổ chức và điều hành văn phòng tại văn phòng sở tài nguyên và môi trường tỉnh cao bằng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (823.3 KB, 97 trang )
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TRẦN THỊ ÁNH
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14B
KHÓA HỌC (2014 - 2016)
Tên cơ quan: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỈNH CAO BẰNG
Địa chỉ: 126 Bế Văn Đàn, Phường Hợp Giang,
Thành phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lý Thị Thanh Thủy
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường
HÀ NỘI - 2016
SV: Trần Thị Ánh
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
Phần 1...................................................................................................................2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA.................................................2
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG..........................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên
và Môi trường tỉnh Cao Bằng........................................................................3
1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng................................................................................................3
1.2 Cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao bằng..........7
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng..............................8
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.....................................................8
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tài nguyên
và Môi trường tỉnh Cao Bằng........................................................................8
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.................10
2.1.4 Hệ thống hoá các văn bản quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan............................12
2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.........................................................13
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng..................................................................................15
2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
Sở Tài nguyên và Môi trường.....................................................................15
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Tài nguyên
và Môi trường tỉnh Cao Bằng......................................................................16
2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. So sánh với quy định hiện hành và
nhận xét, đánh giá........................................................................................18
2.3.3.1 Các bước soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng.....................................................................................................18
SV: Trần Thị Ánh
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
2.3.3.2 So sánh quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng với quy định hiện hành............................................19
2.3.3.3 Nhận xét đánh giá vể quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.........................................................20
2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Sở Tài nguyên
và Môi trường tỉnh Cao Bằng......................................................................21
2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập
hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng............21
2.4.1.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.........................................................21
2.4.1.2 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến...............................................22
2.4.1.3 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng..............................................................................................23
2.4.2 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng..................................................................................24
2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao
Bằng.............................................................................................................25
2.5.1 Các văn bản quản lý công tác lưu trữ mà hiện nay Sở đang áp dụng.25
2.5.2 Số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ của Sở tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng..................................................................................26
2.5.3 Diện tích kho......................................................................................27
2.5.4 Tình trạng kho....................................................................................27
2.5.5.Phương tiện bảo quản.........................................................................27
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Sở
Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng...................................................28
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng Sở Tài nguyên và môi trường tỉnh Cao bằng.............................28
3.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong Văn phòng Sở
Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn
phòng mới tối ưu.........................................................................................29
3.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. Nhận xét bước đầu về những hiệu
quả mang lại................................................................................................29
Phần II................................................................................................................30
TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG.........................................................30
SV: Trần Thị Ánh
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................30
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................30
LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................31
1.Lý do chọn đề tài......................................................................................31
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài........................................................................31
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...............................................................33
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................33
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu của đề tài.....33
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài....................................................34
7. Bố cục của đề tài.....................................................................................34
CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ĐIỀU
HÀNH VĂN PHÒNG........................................................................................36
1.1 Lý luận chung về Văn phòng................................................................36
1.1.1 Khái niệm Văn phòng.........................................................................36
1.1.2 Chức năng của Văn phòng.................................................................37
1.1.3 Nhiệm vụ của Văn phòng...................................................................38
1.2.Lý luận chung về Điều hành Văn phòng...............................................39
1.2.1. Khái niệm..........................................................................................39
1.2.2. Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành Văn phòng......................................39
1.2.3. Nội dung Điều hành hoạt động Văn phòng.......................................40
1.2.3.1.Tổ chức bộ máy và phân công công việc........................................40
1.2.3.2. Điều hành công việc văn phòng.....................................................41
1.2.3.3. Xây dựng Nội quy, Quy chế...........................................................41
1.2.3.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị......................................................42
1.2.3.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ...........................................................42
1.2.3.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị........................43
1.2.3.7. Công tác hậu cần............................................................................44
1.2.3.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực...................................................44
Chương II . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CAO BẰNG. .45
2.1 Tình hình tổ chức của Văn phòng.........................................................45
2.1.1 Vị trí, Chức năng của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng.....................................................................................................45
2.1.2 Nhiệm vụ............................................................................................45
SV: Trần Thị Ánh
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
2.1.3 Cơ cầu tổ chức của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng.....................................................................................................45
2.1.4 Chế độ làm việc..................................................................................46
2.1.5 Điều kiện làm việc..............................................................................46
2.1.6 Mô hình tổ chức bộ máy.....................................................................47
2.2 Nội dung một số hoạt động điều hành của Văn phòng Sở Tài nguyên và
Môi trường tỉnh Cao Bằng..........................................................................49
2.2.1 Công tác thông tin..............................................................................49
2.2.2 Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác........50
2.2.3 Công tác hậu cần................................................................................51
2.2.4 Tổ chức chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo Sở.............................53
2.2.5 Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị............................................57
2.2.6 Công tác văn thư – lưu trữ..................................................................61
CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI
NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG.......................................66
3.1 Đánh giá chung......................................................................................66
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................66
3.1.2.Nhược điểm........................................................................................67
3.3.3. Nguyên nhân......................................................................................68
3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức,
điều hành văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng....69
3.2.1 Về Công tác Thông tin, báo cáo.........................................................69
3.2.2 Về Công tác Tham mưu, tổng hợp.....................................................71
3.2.3 Về công tác hậu cần............................................................................72
3.2.4 Về công tác tổ chức Hội nghị, Hội thảo.............................................73
3.2.5 Về Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo...................................74
3.2.6 Về công tác Văn thư- Lưu trữ............................................................74
3.2.7 Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức...........................................75
KẾT LUẬN........................................................................................................77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................78
PHẦN 3. PHỤ LỤC...........................................................................................79
SV: Trần Thị Ánh
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Quản trị văn phòng là công tác hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn
hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan tổ chức, là vận
dụng những phương pháp khoa học về quản trị phục vụ công tác quản lý, tổ
chức, hoạt động của văn phòng nhằm đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức đề
ra. Văn phòng là bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp;là nơi
bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý, là trụ sở liên lạc
và giao dịch chính thức của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với các cơ quan,
đối tác bên ngoài. Đồng thời Văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin, là nơi
tổ chức và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý
đã được ban hành. Có thể nói Văn phòng là bộ phận tham mưu đắc lực cho các
cấp lãnh đạo và quản lý trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp nên làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của cơ quan.Chính vì thế, để đáp ứng yêu cầu
hội nhập, những năm gần đây công tác quản trị văn phòng nước ta đã có sự quan
tâm đúng mức và đạt được những bước phát triển mới phong phú, đa dạng hơn.
Đặc biệt, trong giai đoạn thực hiện Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước thì
công tác văn phòng ngày càng được Đảng và Nhà nước hết sức quan tâm.
Nằm trong khung chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, chuyên ngành Quản trị văn phòng là ngành học năng động và chuyên
nghiệp, vì để trở thành một nhà Quản trị giỏi bạn cần có đầu óc tổ chức và quản
lý, khả năng tương tác và giao tiếp tốt, có khát vọng trở thành những Nhà quản
trị tài ba đóng góp vào sự thành công trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
và doanh nghiệp.
Với phương châm “Học để biết, học để làm và học để tự khẳng định
mình” gắn liền giữa lý luận và thực tiễn; lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho
hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập
nhật và làm phong phú thêm cho kho tàng lí luận.Thông qua nghiên cứu khảo
sát và thực hành về công tác quản trị văn phòng, tôi đã củng cố kiến thức, nâng
SV: Trần Thị Ánh
1
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
cao năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây
dựng phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng. Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội với mục đích trở thành đơn vị đào tạo một chuyên ngành vừa có tính
khoa học vừa có tính nghiệp vụ cao, trong những năm vừa qua, Khoa Quản trị
văn phòng đã rất quan tâm tới hoạt động đào tạo này và nhận thấy rằng “Thực
tập” là một khoảng thời gian bổ ích và rất cần thiết, trang bị những kiến thức, kỹ
năng trong quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành nâng
cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ sau khi ra trường cho sinh viên. Chính vì
thế, sau khi thực hiện xong chương trình học lý thuyết, nhà trường đã tổ đi thực
tập cho sinh viên với mục đích giúp cho sinh viên nắm, hiểu được hoạt động của
các cơ quan, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị cho kỳ thi
tốt nghiệp sắp tới.
Được sự giúp đỡ tận tình từ Khoa Quản trị văn phòng cũng như sự tiếp
nhận của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng em đã được
thực tập tại cơ quan bắt đầu từ ngày 04/7/2016 với thời gian hai tháng.
Tuy còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào
thực tế song dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn tân tình của các anh (chị) trong Văn
phòng Sở cùng với sự truyền đạt quý báu của thầy, cô giáo đã giúp em có thêm
nhiều kinh nghiệm quý báu. Từ đó, em có thể hoàn thành bài Báo cáo này một
cách đầy đủ và hoàn chỉnh nhất.
Báo cáo này của em được xây dựng dựa trên cơ sở những kiến thức lý
luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn trong thời gian tiếp xúc với
công việc văn phòng.
Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao
Bằng;
Phần 2. Chuyên đề thực tập: Tổ chức và Điều hành văn phòng;
Phần 3. Phụ lục
Phần 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
SV: Trần Thị Ánh
2
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng
Điều 1. Vị trí, chức năng
Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh Cao Bằng, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh
Cao Bằng quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường gồm: đất đai; tài
nguyên nước; tài nguyên khoáng sản, địa chất; môi trường; khí tượng thuỷ văn;
biến đổi khí hậu; đo đạc và bản đồ; quản lý và tổ chức thực hiện các dịch vụ
công về các lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng của Sở.
Sở Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Cao Bằng; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh:
a) Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và
hàng năm; các nhiệm vụ về tài nguyên và môi trường công tác cải các cải cách
hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở.
b) Dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường.
c) Dự thảo văn bản quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với
Trưởng, phó các đơn vị thuộc Sở, Trưởng, Phó phòng chuyên môn, nghiệp vụ
thuộc Uỷ ban nhân đân huyện, thành phố.
* Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, chương trình, đề án, dự án về tài nguyên và môi trường sau khi được phê
duyệt.
* Quản lý, đăng ký, cấp giấy phép, văn bằng, chứng chỉ trong phạm vi
chức năng, nhiệm vụ quản lý theo phân công, phân cấp hoặc uỷ quyền của Uỷ
ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Về đất đai
a) Chủ trì, phối hợp ới các cơ quan có liên quan lập, điều chỉnh quy
hoạch, kế hoạch sử dụng đất của địa phương trình Uỷ ban nhân dân tỉnh.
SV: Trần Thị Ánh
3
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
b) Tổ chức thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất do Uỷ ban nhân
nhân cấp huyện trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; theo dõi, kiểm tra
việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của cấp huyện đã được phê
duyệt và thực hiện việc đăn ký đất đai và taì sản gắn liền với đất, cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất.
c) Tổ chức thực hiện và hướng dẫn kiểm tra việc điều tra đánh giá tài
nguyên đất; điều tra, khảo sát, đo đạc, đánh giá đất đai; lập, chỉnh lý và quản lý
bản đồ địa chính, kiểm kê, lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
d) Chủ trì việc tổ chức xây dựng, điều chỉnh bảng giá đất trỉnh Uỷ ban
nhân dân tỉnh quy định; lập bản đồ giá đất; tham mưu giải quyết các trường hợp
vướng mắc về giá đất.
e) Xây dựng, quản lý, khai thác, cung cấp thông tin, cơ sở dữ liệu về đất
đai theo quy định.
g) Kiểm tra và tổ chức thực hiện việc phát triển quỹ đất.
* Về tài nguyên nước:
a)Lập và thực hiện quy hoạch tài nguyên nước trong tỉnh.
b) Khoanh định vùng cấm, vùng hạn chế, vùng đăng ký khai thác nước
dưới đất.
c) Xây dựng, quản lý hệ thống giám sát hoạt động khai thác, sử dụng tài
nguyên nước. xả nước thải vào nguồn nước đối với lưu vực sông trong tỉnh.
d) Thẩm định hồ sơ cấp, gia hạn, điều chỉnh, đình chỉ hiệu lực, thu hồi và
cấp lại giấy phép về tài nguyên nước và cho phép chuyển nhượng quyền khai
thác tài nguyên nước theo thẩm quyền.
e) Tổng hợp tình hình khai thác, sử dụng nước, các nguồn thải vào nguồn
nước trên địa bàn.
g) Hướng dẫn, theo dõi, kiễm tra việc trám lấp giếng không sử dụng theo
quy định của pháp luật.
* Về tài nguyên khoáng sản:
a) Khoanh định các khu vực cấm hoạt động khoáng sản, khu vực tạm thời
cấm hoạt động khoáng sản; xác định các khu vực không đấu giá quyền khai thác
khoáng sản thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
b) Tổ chức thẩm định báo cáo kết quả thăm dò khoáng sản làm vật liệu
xây dựng thông thường và than bùn thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
SV: Trần Thị Ánh
4
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
c) Quản lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, tư liệu về thăm dò khoáng sản
làm vật liệu xây dựng và than bùn; thống kê, trữ lượng khoáng sản đã được phê
duyệt và định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường theo quy định.
d) Xây dựng giá tính thuế tài nguyên đối với loại khoáng sản chưa có giá
tính thuế taì nguyên hoặc phải điều chỉnh giá tính thuế tài nguyên do không còn
phù hợp theo quy định.
* Về môi trường:
a) Thẩm định các chỉ tiêu môi trường và đa dạng sinh học trong các chiến
lược, quy hoạch, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập, điều chỉnh quy
hoạch bảo tồn đa dạng sinh học của địa phương và tổ chức thực hiện sau khi
được phê duyệt theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
c) Cấp, điều chỉnh sổ đăng ký chủ nguồn thải chất thải nguy hại theo quy
định của pháp luật.
d) Tổ chức thu thập và thẩm định dữ liệu, chứng cứ, để xác định thiệt hại
đối với môi trường theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e) Tổ chức thực hiện theo thẩm quyền việc lập, sửa đổi, bổ sung danh mục
các cơ sở gây ô nhiễm môi ; công tác bảo vệ môi trường làng nghề trên địa bàn
theo quy định.
g) Thực hiện việc đăng ký, công nhận, cấp, thu hồi các loại giấy phép,
giấy chứng nhận, giấy xác nhận về môi trường và đa dạng sinh học theo quy
định của pháp luật.
h) Chủ trì tổng hợp, cân đối nhu cầu kinh phí, thẩm định kế hoạch và dự
toán ngân và dự toán ngân sách từ nguồn sự nghiệp môi trương sau khi được phê
duyệt.
i) Tổ chức thực hiện việc chi trả dịch vụ môi trường liên quan đến đa dạng
sinh học; giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức quản lý Quỹ Bảo vệ môi trường.
* Về khí tượng thuỷ văn:
a) Tổ chức thẩm định hồ sơ cấp, gia hạn, điều chỉnh, thu hồi giấy phép
hoạt động của công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng ở địa.
b) Chủ trì thẩm định các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp công
trình khí tượng, thuỷ văn chuyên dùng trên địa bàn.
c) Thẩm định nội dung về khí tượng thuỷ văn trong quy hoạch, thiết kế
các công trình, dự án đầu tư xây dựng ở địa phương theo quy định của pháp luật.
SV: Trần Thị Ánh
5
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
d) Thẩm định tiêu thuỷ văn chuyên dùng, thiết bị quan trắc, định vị sét do
địa phương xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nước.
đ) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc bảo vệ, giải
quyết các vi phạm hành lang an trên địa bàn.
e) Thu thập, khai thác và sử dụng dữ liệu về khí tượng thuỷ văn ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
* Về biến đổi khí hậu:
a) Xây dựng, cập nhật kế hoạch hành động ứng phó với biến đổi khí hậu
của địa phương; hướng dẫn, điều phối việc tổ cức thực hiện.
b) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi của Sở Tài nguyên và Môi
trường trong các chiến lược, chương trình ứng phó với biến đổi khí hậu trên địa
bàn quản lý.
c) Theo dõi, đánh giá tác động của biến đổi khí hậu đối với điều kiện tự
nhiên, con người và phát triển kinh tế- xã hội để đề xuất các biện pháp ứng phó.
d) Hướng dẫn thực hiện các hoạt động giảm nhẹ khi nhà kính
* Về đo đạc và bản đồ.
a) Thẩm định hồ sơ và đề nghị Cục đo đạc và Bản đồ Việt Nam cấp, cấp
bổ sung giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật.
b) Tổ chức, quản lý, thẩm định chất lượng các công trình, sản phẩm đo
đạc và bản đồ; quản lý việc bảo vệ các công trình xây dựng đo đạc và bản đồ
theo quy định.
c) Quản lý và tổ chức thực hiện việc xây dựng, cập nhật, khai thác hệ
thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật đo đạc và bản đồ tại địa phương.
d) Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ, thu hồi các ấn phẩm bản đồ
có sai sót về thể hiện chủ quyền quốc gia về kỹ thuật.
* Về viễn thám:
a) Chủ trì tổng hợp nhu cầu khai thác, sử dụng dữ liệu viễn thám của địa
phương.
b) Quản lý, lưu trữ , bổ sung, cập nhật, công bố dữ liệu viễn thám và xây
dựng cơ sở dữ liệu viễn thám của địa theo quy định của pháp luật.
* Về thông tin tư liệu và ứng dụng công nghệ thông tin:
a) Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch thu thập, cập nhật, lưu trữ, và
khai thác thông tin tư liệu tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của
Sở.
b) Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi
trường cấp tỉnh thuộc phạm vi quản lý của Sở.
SV: Trần Thị Ánh
6
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
c) Tổ chức quản lý hành chính nhà nước về các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý của Sở; hướng dẫn, kiểm tra, quản lý các hệ thống thông quản lý chuyên
nganh.
* Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ quản lý nhà nước về tài
nguyên và môi thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã.
* Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của
Sở theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học- kỹ thuật và công nghệ
về tài nguyên và môi trường của địa phương.
* Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
đối với các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên và
môi trường của địa phương.
* Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; tham gia quản lý tổ chức và hoạt động
của các hội và tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trương.
* Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và mối quan
hệ công tác của các đơn vị trực thuộc Sở; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ đối với
công chức thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện và công chức
chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn quản lý nhà nước về tài
nguyên và môi trường.
* Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Sở theo quy định
của pháp luật và theo phân công hoặc uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Thống kê, báo cáo tình hình quản lý, bảo vệ tài nguyên và môi trường
tại địa phương theo quy định của pháp luật.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.2 Cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao bằng
* Lãnh đạo Sở
- Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc
- Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm báo cáo công tác
trước Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở,;
chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Uỷ ban nhâ dân tỉnh và Bộ trưởng Bộ
SV: Trần Thị Ánh
7
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
Tài nguyên và Môi trường; báo cáo trước Hội đồng nhân dân tỉnh, trả lời kiến
nghị của cử tri chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh theo yêu cầu.
- Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
- Việc bổ nhiệm Giám đốc Sở và Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Tài
nguyên và Môi trường ban hành và theo quy định của pháp luật.
- Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường không kiêm
chức danh Trưởng của đơn vị cấp dưới có tư cách pháp nhân. Việc miễn nhiệm,
cho từ chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với Giám
đốc và Phó giám đốc Sở thực hiện theo quy định của pháp luật.
* Các tổ chức tham mưu tổng hợp và chuyên môn nghiệp vụ:
- Văn phòng Sở;
- Thanh tra Sở;
- Phòng Kế hoạch – Tài chính;
- Phòng đo đạc, Bản đồ và Viễn thám;
- Phòng Khí tượng thủ văn và Biến đổi khí hậu;
- Phòng Khoáng sản;
- Phòng Tài nguyên nước;
- Chi cục Bảo vệ môi trường;
- Chi cục Quản lý đất đai;
* Các đơn vị sự nghiệp công lập:
- Trung tâm Công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường;
- Trung tâm phát triển quỹ đất;
- Trung tâm Quan trắc tài nguyên và môi trường;
- Văn phòng đăng ký đất đai;
- Trung tâm Kỹ thuật Tài nguyên và Môi trường.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng
(Phụ lục 1)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
a. Vị trí chức năng
- Vị trí: Văn phòng Sở là cơ quan chuyên môn thuộc Sở Tài nguyên và
Môi trường, chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi
trường.
SV: Trần Thị Ánh
8
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Chức năng: Giúp Giám đốc Sở trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy và
cán bộ; nhân sự; tổng hợp; thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; quản tri –
hành chính; kế toán – tài vụ; ứng dụng CNTT và quản trị mạng; quản trị
Website đối với cơ quan Sở Tài nguyên và Môi trường.
b. Nhiệm vụ:
- Kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp việc xây dựng kế hoạch công tác, kế hoạch
tài chính của ngành và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch đó;
- Chỉ đạo và thực hiện chế độ thông tin báo cáo của ngành;
- Tham mưu về công tác tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức lao
động tiền lương, thi đua – khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, miễn nhiệm, điều động,
tuyển dụng, đào tạo cán bộ CCVC;
- Quản lý tài chính, tài sản cơ quan;
- Điều hành hành chính, nội vụ công sở;
- Tiếp nhận và trả kết quả cho các cá nhân, tổ chức muốn giải quyết theo
cơ chế “một cửa”;
- Kiểm duyệt phát hành các văn bản của sở;
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư theo quy định;
- Thực hiên công tác bảo vệ, trật tự công sở, công tác đảm bảo vệ sinh
môi trường trong khuôn viên Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
c. Cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường Cao Bằng
Tuỳ theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể mà cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Sở Tài nguyên và môi trường tỉnh Cao Bằng được quy định như sau: Văn
phòng bao gồm có 01 Chánh văn phòng, 02 Phó Chánh văn phòng và các bộ
phận chuyên môn nghiệp vụ, cụ thể:
- Chánh văn phòng;
- 02 Phó Chánh văn phòng;
- Bộ phận Hành chính – Văn thư;
- Bộ phận Tổ chức nhân sự;
- Bộ phận “Một cửa” (tiếp nhận và trả hồ sơ);
SV: Trần Thị Ánh
9
Lớp: ĐHLT.QTVP K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Bộ phận Kế toán -Tài vụ;
- Bộ phận Quản trị.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng (Phụ lục 2).
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
* Xác định vị trí việc làm của từng bộ phận trong Văn phòng Sở
Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Cao Bằng, dựa theo chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của Văn phòng sở mà Mỗi Chức danh vị trí được phân công
nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Chánh Văn phòng:
Họ Tên: Hoàng Tuân
Email:
Giữ chức vụ Chánh Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao
Bằng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Sở.
- Phó chánh Văn phòng: Có 02 phó Chánh Văn phòng phụ trách về các
mảng chuyên môn khác nhau trong văn phòng Sở. Bà Lý Thị Thanh Thuỷ phụ
trách về mảng hành chính còn Ông Hoàng Khánh Hoà phụ trách mảng Thi đuaKhen thưởng và công tác Quản trị của Văn phòng. Mặc dù phụ trách các mảng
nghiệp vụ khác nhau nhưng cả 2 đều được xác định là có nhiệm vụ tham mưu,
giúp việc cho Chánh văn phòng.
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức
công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết
bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổ chức nhân sự : xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các
hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo
dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ
sơ nhân sự.
- Bộ phận Kế toán -Tài vụ: Có trách nhiệm thực hiện các quy định của
Nhà nước về nhiệm vụ Tài chính, kế toán. Chiu trách nhiệm trước Chánh Văn
SV: Trần Thị Ánh
K14B
10
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
phòng về việc quản lý, chi tiêu, thanh, quyết toán các khoản ngân sách mà văn
phòng quản lý.
- Bộ phận “Một cửa”: Đây là bộ phận thực hiện công tác hành chính công
vụ của Sở Tài nguyên và môi trường. Mặc dù dưới sự quản lý trực tiếp của Văn
phòng nhưng bộ phận “Một cửa” lại hoạt động như một văn phòng độc lập. Chịu
trách nhiệm tiếp nhận , xử lý và trả hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân đến làm các
thủ tục hành chính chuyên trách mà Sở phụ trách. Đây được xem là bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
nhiệm vụ được giao
- Bộ phận Quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các
phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả. Ngoài ra bộ phận
Quản trị còn phụ trách quản lý công tác bảo vệ, tạp vụ, lái xe của cơ quan.
* Xây dựng Bản mô tả việc làm của từng vị trí cụ thể (Phụ lục 3)
2.1.3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài
nguyên và Môi trường
Công tác Văn thư - Lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính Quốc gia nói riêng. Ngày
nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước, công
tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội
khác. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư, lưu trữ nên đã góp
phần đáng kể để Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng hoàn thành nhiệm
vụ được Đảng và Nhà nước cũng như Uỷ ban nhân dân tỉnh giao phó, đảm bảo
cho công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Sở.
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp cho Chánh Văn phòng tham
mưu cho Giám đốc Sở quản lý và tổ chức thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ
của cơ quan; thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của Văn phòng.
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ được Chánh văn phòng giao nhiệm vụ tổ chức
và thực hiện các công tác về văn thư: Làm đầu mối trình ký, và lưu chuyển các
SV: Trần Thị Ánh
K14B
11
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
quyết định, văn bản cho các đơn vị theo đúng quy định về công tác văn thư, lưu
trữ; phối hợp giải quyết trong công tác hành chính của Sở.
2.1.4 Hệ thống hoá các văn bản quản lý của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Để đảm bảo cho công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan cũng như thực
hiện chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc đảm bảo tốt công tác
hành chính của các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh. Giám đốc Sở Tài nguyên và
môi trường tỉnh Cao Bằng đã ra Quyết định số: 86/QĐ-STNMT ngày 15 tháng 5
năm 2014 về việc Ban hành Quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Tài nguyên và môi trường tỉnh Cao Bằng. Cho đến nay, thì các bộ phận trực
thuộc Sở vẫn đang áp dụng văn bản này trong công tác văn thư, lưu trữ của đơn
vị mình. Ngoài ra, Sở cũng áp dụng một số văn bản khác của Nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ như:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 (ngày 1
tháng 7 năm 2012 có hiệu lực);
+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/UBTVQH ngày 4/4/2001.
+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành
một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
+ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011quy định thời hạn bảo quản
hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
+ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 9/5/2004 của Cục văn thư và lưu
trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành chính;
+ Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 của Cục văn thư và lưu
trữ nhà nước về việc ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
ISO 9001:2000;
+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục văn thư và
lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc
ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư lưu trữ;
SV: Trần Thị Ánh
12
Lớp: ĐHLT.QTVP
K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
+ Quyết định 14/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc
ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác Văn thư lưu trữ...
+ Thông Tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng đẫ xây dựng quy
chế công tác Văn thư – Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
+ Công văn số 298/VTLTNN-NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc Báo cáo tình hình công tác Văn thư Lưu trữ;
+ Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát hệ thống hoá Văn bản Quy phạm pháp luật.
2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
Chương trình công tác năm, quý, tháng, tuần của Sở Tài nguyên và Môi
trường do Văn phòng chuẩn bị, trình Lãnh đạo Sở quyết định và được gửi đến
các đơn vị trực thuộc để làm cơ sở xây dựng chương trình công tác của đơn vị.
- Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế
hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao, các dữ liệu liên quan từ các
phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi
soạn thảo thành chương trình công tác năm. Bản chương trình được in và gửi tới
ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện.
- Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được
xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế
hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào.
- Chương trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm
trong quý. Người soạn thảo chương trình phân bổ các công việc cụ thể cho từng
phòng ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là
trong bao lâu.
- Chương trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban
tự xây dựng dựa trên chương trình công tác tháng. Lãnh đạo Sở có lịch công tác
tuần, được gửi đến các đơn vị có liên quan để chuẩn bị nội dung làm việc.
SV: Trần Thị Ánh
K14B
13
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
Khi có điều chỉnh chương trình công tác theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở,
Văn phòng phải có thông báo kịp thời cho Thủ trưởng đơn vị có liên quan biết.
Thứ sáu hàng tuần, các đơn vị đăng ký với Văn phòng văn bản, nội dung
làm việc với Lãnh đạo Sở của tuần tiếp theo. Trong trường hợp đột xuất, đơn vị
đăng ký với Văn phòng để báo cáo Lãnh đạo quyết định.
Chương trình công tác sau khi được ban hành thì Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo bản
chương trình đã xây dựng. Sau đây là các bước cho việc ban hành chương trình
công tác năm và công tác tuần của Sở Tài nguyên và Môi trường:
* Chương trình công tác năm
- Bước 1. Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký Chương trình công tác
của đơn vị;
- Bước 2. Các đơn vị lập danh mục, đề án chương trình công tác;
- Bước 3. Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác trọng
tâm;
- Bước 4. Trình chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt;
- Bước 5. Chánh Văn phòng ký, thông báo tới các đơn vị;
- Bước 6. Các đơn vị xây dựng chương trình công tác cụ thể và gửi bổ
sung các chương trình phát sinh;
- Bước 7. Giám đốc sở ký và ban hành;
- Bước 8. Các đơn vị thực hiện.
- Bước 9. Lưu hồ sơ.
* Lịch công tác tuần.
- Bước 1. Cán bộ phụ trách làm lịch công tác tuần;
- Bước 2. Hỏi ý kiến, lịch làm việc của Lãnh đạo Sở và Lãnh đạo Văn
phòng;
- Bước 3. Lên dự thảo lịch;
- Bước 4. Chuyển Chánh văn phòng xem lại;
- Bước 5. Trình lãnh đạo Sở duyệt;
- Bước 6. In ấn;
SV: Trần Thị Ánh
K14B
14
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Bước 7. Văn thư đóng dấu;
- Bước 8. Phát hành đến từng đơn vị;
- Bước 9. Thực hiện.
* Sơ Quy trình xây dựng Chương trình công tác trọng tâm của Sở Tài
nguyên và Môi trường (Phụ lục 4)
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Tài nguyên và
Môi trường tỉnh Cao Bằng.
2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của Sở Tài nguyên và Môi trường.
Văn bản hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường được ban hành
gồm: Quyết định (cá biệt), Thông cáo, Thông báo, Chương trình, Kế hoạch,
Hướng dẫn, Đề án, Dự án, Phương án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Công văn,
Công điện, Hợp đồng, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thoả thuận, Giấy chứng
nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy biên
nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.
Ngoài ra, tuỳ thuộc vào tính chất chuyên nghành của Sở là Tài nguyên và
Môi trường nên có thể ban hành các văn bản thuộc lĩnh vực mà Sở đang phụ
trách. Áp dụng vào các văn bản quy định về thẩm quyền ban hành văn bản hành
chính mà Lãnh đạo Sở đã ban hành ra các văn bản thuộc thẩm quyền của mình
theo đúng trình tự và quy định của Đảng và Nhà nước.
Thời hạn ban hành văn bản của Sở được quy định như sau:
- Trong thời hạn 1 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được ký ban hành
Văn phòng có trách nhiệm gửi văn bản cho các tổ chức và cá nhân có liên quan.
- Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo Sở thông qua hoặc
cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, đơn vị chủ trì phối hợp
với đơn vị liên quan hoàn chỉnh văn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của
Lãnh đạo Sở tại cuộc họp. Theo đó Sở cũng có những Quy định về việc ký các
văn bản sau:
- Giám đốc kí các văn bản thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách. Văn bản uỷ
quyền cho Thủ trưởng các đơn vị hành chính thuộc Sở giải quyết một số công
việc thuộc thẩm quyền của Giám đốc trong thời gian xác định; những văn bản
SV: Trần Thị Ánh
15
Lớp: ĐHLT.QTVP
K14B
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
thuộc lĩnh vực phụ trách của Phó giám đốc nhưng Phó Giám đốc đi vắng hoặc
do yêu cầu công tác và một số văn bản khác;
- Phó Giám đốc được giao ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được giao,
phụ trách theo thông báo phân công công tác của Lãnh đạo Sở; khi giám đốc đi
vắng một Phó Giám đốc điều hành kí các văn bản của Giám đốc
- Thủ trưởng các đơn vị hành chính thuộc Sở kí thừa lệnh Giám đốc một
số loại văn bản theo uỷ quyền của Giám đốc.
- Lãnh đạo các đơn vị thuộc Sở ký các văn bản thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
Nhìn chung, thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Sở
Tài nguyên và Môi trường được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài
nguyên và Môi trường và Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng đã đề ra. Dựa theo
Quyết định số: 13/2015/QĐ-UBND về việc ban hành Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
Cao Bằng và Thông tư Liên tịch số: 03/2008/TTLT-BTNMT-BNV Thông tư
Liên tịch của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ về việc hướng dấn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về
Tài nguyên và Môi trường thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp, để từ đó Lãnh đạo
Sở đưa ra các quy định phù hợp cho việc ký và ban hành văn bản quản lý của cơ
quan thuộc thẩm quyền ban hành của đơn vị mình.
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
Tại Điều 8, Chương II, Mục 1 của Quyết định số: 86/QĐ-STNMT ngày
15 tháng 5 năm 2014 của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng về việc
ban hành Quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi
trường tỉnh Cao Bằng có quy định như sau:
Điều 8. Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản hành chính
a. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần như sau:
SV: Trần Thị Ánh
K14B
16
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ cức ban hành văn bản;
- Số và kí hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khản, mật (đối với những loại văn bản khẩn, mật).
b. Đối với Công điện, Giấy giới thiệu, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển,
ngoài các thành phần quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ
cơ quan, tổ chức, địa chỉ E- mail, số điện thoại, số fax; địa chỉ trang thông tin
điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
c. Đối với Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thoả thuận, Giấy
chứng nhận, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công không
bắt buộc phải có tất cả các thành phần, thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ
quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email) số điện thoại, số fax, địa chỉ trang
thông tin điển tử (Website) cả biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
d. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy
định của Bộ chuyên ngành.
3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội quy định.
SV: Trần Thị Ánh
K14B
17
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
Nhận xét: Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng ngoài việc áp
dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì còn Ban
hành thêm Quyết định số 86/QĐ-STNMT ngày 15 tháng 5 năm 2014 về Quy
chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao
Bằng. Điều này cho thấy Lãnh đạo Sở đã rất quan tâm đến vấn đề văn thư, lưu
trữ của cơ quan cũng như cách thức trình bày của văn bản. Dựa theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV Lãnh đạo Sở đã theo dõi, đôn đốc các đơn vị phải đảm bảo
đúng thể thức của một văn bản hành chính nhà nước.
2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. So sánh với quy định hiện hành và
nhận xét, đánh giá.
2.3.3.1 Các bước soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng
- Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoăc chủ trì soạn thảo;
- Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật,
độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập xử lý thông tin có liên quan; soạn
thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Những văn bản có tính chất quan trọng, phức tạp xét thấy cần thiết thì tham
khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan trước khi trình
duyệt.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi:
Bước 1:Xác định nội dung cần văn bản hoá
Làm sáng tỏ mục đích của văn bản ban hành nhằm mục đích gì?
Xác định được giới hạn văn bản?
Xác định được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản?
Chọn tên loại văn bản;
Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành;
SV: Trần Thị Ánh
K14B
18
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
Dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan đối tượng giải quyết
và ban hành văn bản.
Bước 2. Thu thập và xử lý thông tin
Thông tin phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành. Thông
tin gồm:
- Thông tin pháp lý;
- Thông tin thực tế;
Thời gian, địa điểm, thành phần.
Bước 3. Lựa chọn thể thức cho văn bản ban hành
Bước 4.Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
Trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở văn bản sắp ban hành;
Triển khai những ý chính của đề cương;
Đọc và kiểm tra lại bản thảo.
Bước 5. Biên tập dự thảo
Bước 6. Trình duyệt dự thảo văn bản, trao đổi ý kiến sữa chữa bổ sung
văn bản đã duyệt
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt;
- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 7. Hoàn thiện văn bản và đánh máy
- Đánh máy, hoàn chỉnh văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản trong khi đánh máy, hoàn chỉnh văn
bản đúng quy định.
Xử lý văn bản sai sót: Đối với văn bản chưa đạt yêu cầu, Văn phòng trả
lại đơn vị chuẩn bị lại theo quy trình nêu trên;
* Sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng (Phụ lục 5).
2.3.3.2 So sánh quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và
Môi trường tỉnh Cao Bằng với quy định hiện hành.
SV: Trần Thị Ánh
K14B
19
Lớp: ĐHLT.QTVP
Báo cáo thực tập
Khoa Quản trị Văn phòng
Để các văn bản soạn thảo ra đảm bảo chất lượng và đạt được mục đích
yều cầu đề ra, các cán bộ, chuyên viên Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Cao Bằng luôn tuân thủ đúng các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
hiện nay của Nhà nước và của cơ quan, đó là Quyết định số 86/QĐ-STNMT
ngày 15 tháng 5 năm 2014 về việc Ban hành Quy chế quản lý công tác văn thư,
lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. So sánh với Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì gần
như các bước mà Sở Tài nguyên và Môi trường Cao Bằng đang áp dụng trong
quá trình soạn thảo văn bản là giống nhau. Cụ thể như sau:
- Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
- Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật,
độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập xử lý thông tin có liên quan; soạn
thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Những văn bản có tính chất quan trọng, phức tạp xét thấy cần thiết thì tham
khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan trước khi trình
duyệt.
2.3.3.3 Nhận xét đánh giá vể quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài
nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng.
* Ưu điểm
Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của Văn phòng cho thấy được công
tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viên văn thư quan tâm, chú
trọng và tuân thủ đúng theo quy trình đã được đưa ra của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền. Chính vì vậy mà các văn bản của Sở ban hành có chất lượng tốt và
đảm bảo đúng quy chế đã đặt ra. Đáp ứng được mọi yều cầu của Lãnh đạo cần
khi ban hành một văn bản. Như vậy có nghĩa là văn bản do Sở ban hành sẽ đảm
bảo được hiệu lực pháp lý như mong muốn. Đồng thời, các văn bản thực hiện
đúng theo quy trình soạn thảo cho nên khi có sai sót sẽ dễ dàng xử lý sai sót theo
quy trình mà vẫn không làm ảnh hưởng đến chất lượng văn bản ban hành.
* Nhược điểm
SV: Trần Thị Ánh
K14B
20
Lớp: ĐHLT.QTVP
