Nâng cao hiệu quả tổ chức và điều hành văn phòng tại phòng nội vụ huyện yên thuỷ, tỉnh hoà bình

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................3
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài.....................................................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................3
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................................................3

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................4
1.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan................................................4
1.1.Khái quát chung về huyện Yên Thuỷ.........................................................................................4
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND huyện Yên Thuỷ.......5
1.2. Tình hình Tổ chức và Điều hành hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ
Huyện Yên Thuỷ, tỉnh Hoà Bình......................................................................................................8
1.2.2. Vị Trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ...................8
1.2.2.1.Vị trí và chức năng..............................................................................................................8
1.2.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................8
1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ...........................................................13
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong văn phòng tại phòng Nội vụ
huyện Yên Thuỷ............................................................................................................................13

PHẦN II. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG.................................13
LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................14
CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ĐIỀU
HÀNH VĂN PHÒNG........................................................................................15

1.1.Lý luận chung về văn phòng....................................................................................................15
1.1.1. Khái niệm văn phòngLý ......................................................................................................15

Bùi Thị Dự
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.Chức năng của Văn phòng...................................................................................................16
1.1.3.Nhiệm vụ của văn phòng.....................................................................................................17
1.2.Lý luận chung về điều hành văn phòng...................................................................................18
1.2.1. Khái niệm............................................................................................................................18
1.2.2. Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành văn phòng........................................................................20
1.2.3. Nội dung điều hành hoạt động văn phòng..........................................................................20
1.2.3.1. Xây dựng kế hoạch, điều hành văn phòng một cách khoa học........................................20
1.2.3.2.Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng và điều hành theo quy chế............21
1.2.3.3. Giao quyền, ủy quyền trong hoạt động văn phòng..........................................................21
1.2.3.4.Tổ chức phân công công việc, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong văn phòng.. .22
1.2.3.5. Tạo môi trường và bầu không khí thoải mái, xây dựng nếp sống trong hoạt động của văn
phòng............................................................................................................................................22
1.2.3.6. Đôn đốc , kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng, phát hiện ra những nhân tố mới
con người .....................................................................................................................................22

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN THUỶ, TỈNH HOÀ BÌNH................23
2.1. Tình hình tổ chức phòng Nội vụ.............................................................................................23
2.1.1. Ví trí và chức năng .............................................................................................................23
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................23
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ..............................................................24

2.1.4. Nhân sự của phòng Nội vụ..................................................................................................24
2.1.5. Nguyên tắc hoạt động.........................................................................................................25
2.1.6. Điều kiện làm việc...............................................................................................................25
2.1.7. Tổ chức phòng làm việc .....................................................................................................26
2.2. Thực trạng điều hành của phòng Nội vụ................................................................................28
2.2.1. Nội dung điều hành của phòng Nội vụ................................................................................28
2.2.2. Những Nội dung Điều hành hoạt động của phòng Nội vụ huyện Yên Thủy........................29
2.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy.................................................................................................29
2.2.2.2. Công tác xây dựng chính quyền.......................................................................................30

Bùi Thị Dự
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.3. Công tác cải cách hành chính...........................................................................................30
2.2.2.4.Công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức.................................................................34
2.2.2.5 Công tác Thanh tra ...........................................................................................................38
2.2.2.6 Công tác Quản lý Nhà nước về Tôn giáo...........................................................................38
2.2.2.7 Công tác quản lý Nhà nước về Thi đua- Khen thưởng......................................................39
2.2.2.8. Công tác Văn thư, Lưu trữ...............................................................................................40
2.2.2.9. Công tác thanh niên.........................................................................................................42
2.2.2.10. Công tác hội và tổ chức phi chính phủ...........................................................................43

PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.....................................44
3.1. Đánh giá chung......................................................................................................................44
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................44
3.1.2.Nhược điểm.........................................................................................................................45
3.3.3. Nguyên nhân.......................................................................................................................47

3.2. Đề xuất và kiến nghị để nâng cao chất lượng về tổ chức và điều hành văn phòng tại Phòng
Nội vụ huyện Yên Thủy.................................................................................................................47
3.2.1. Tổ chức phòng Nội vụ.........................................................................................................47
3.1.2. Điều hành phòng Nội vụ.....................................................................................................48
3.1.2.1. Công tác tổ chức bộ máy .................................................................................................48
3.1.2.2. Công tác thanh tra, kiểm tra............................................................................................49
3.1.2.3 Công tác xây dựng chính quyền........................................................................................49
3.1.2.4. Công tác Cải cách hành chính...........................................................................................49
3.1.2.5. Công tác văn thư, lưu trữ.................................................................................................50
3.1.2.6. Công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng CBCC, viên chức....................................................51
3.1.2.7. Công tác Thi đua – khen thưởng......................................................................................51
3.1.2.8. Một số công tác khác.......................................................................................................51

KẾT LUẬN........................................................................................................53
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................5
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Bùi Thị Dự
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Quản trị văn phòng là vận dụng những phương pháp khoa học về quản trị
phục vụ công tác quản lý, tổ chức, hoạt động của các cơ quan, đơn vị nhằm đạt
được mục tiêu mà cơ quan đó đề ra. Làm tốt công tác văn phòng đảm bảo việc
cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn
vị; góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của cơ quan.

Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà quản
lý, lãnh đạo, những năm gần đây công tác quản trị văn phòng nước ta có những
bước phát triển mới phong phú và đa dạng hơn. Làm tốt công tác hành chính văn
phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng và
Nhà nước nói chung một cách nhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vào
việc cải cách nền hành chính nhà nước. Trong giai đoạn thực hiện Công nghiệp
hóa - Hiện đại hóa đất nước thì công tác văn phòng ngày càng được Đảng và
Nhà nước quan tâm đặc biệt.
Gắn liền lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát và thực
hành về công tác quản trị văn phòng, tôi đã củng cố kiến thức, nâng cao năng
lực vận dụng lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng
phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng.
Với phương châm “học đi đôi với hành”, “lý luận gắn liền với thực tiễn”
trong chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập là rất
cần thiết. Mục đích trở thành đơn vị đào tạo một chuyên ngành vừa có tính khoa
học vừa có tính nghiệp vụ cao, trong những năm vừa qua, Khoa Quản trị văn
phòng đã rất quan tâm tới hoạt động đào tạo này. Sau khi thực hiện xong chương
trình học lý thuyết tại trường với thời gian gần ba năm, nhà trường đã tổ chức
cho sinh viên đi thực tập với mục đích giúp cho sinh viên nắm, hiểu được hoạt
động của các cơ quan, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị
cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới.
Nhằm trang bị những kiến thức, kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực
Bùi Thị Dự

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện các hoạt động quản lý, điều hành nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
sau khi ra trường cho sinh viên. Được sự giúp đỡ tận tình từ Khoa Quản trị văn
phòng cũng như sự tiếp nhận của phòng Nội vụ huyện Yên Thủy tôi được thực
tập tại cơ quan bắt đầu từ ngày 04/1/2016 với thời gian gần hai tháng.
Nhờ sự động viên, giúp đỡ rất tận tình của Lãnh đạo và các cán bộ Phòng
Nội vụ huyện Yên Thủy hơn thế nữa là những kiến thức quý báu của các thầy
giáo, cô giáo truyền đạt đã giúp tôi hoàn thành đợt thực tập và bản báo cáo tốt
nghiệp ngành Quản trị văn phòng.
Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các thầy cô giáo của Khoa,
các cán bộ của Phòng Nội vụ đã giúp tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Báo cáo này của tôi được xây dựng dựa trên cơ sở những kiến thức lý
luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn trong thời gian tiếp xúc với
công việc văn phòng.
1.Lý do chọn đề tài
Hiệu quả hoạt động văn phòng được đánh giá là một trong những nhân tố
quyết định tới sự thành công của tổ chức. Nhưng hiện nay, vấn đề về tổ chức và
điều hành văn phòng kể cả ở khu việc công hay khu vực tư đều có những mặt
tích cực và hạn chế nhất định. Tại phòng Nội Vụ huyện Yên Thuỷ với những
đặc trưng của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, cách thức tổ chức và
điều hành văn phòng vẫn tồn tại nhiều bất cập. Với lý do trên tôi chọn vấn đề: “
Nâng cao hiệu quả tổ chức và điều hành văn phòng tại Phòng Nội vụ huyện Yên
Thuỷ, tỉnh Hoà Bình” làm chuyên đề thực tập của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
- Khảo sát công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Yên
Thuỷ, tỉnh Hoà Bình
- Tìm hiểu về Tổ chức và điều hành văn phòng tại Phòng Nội vụ huyện
Yên Thuỷ, tỉnh Hoà Bình.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu đề tài là công tác tổ chức và điều hành
Bùi Thị Dự

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn phòng tại phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ, tỉnh Hoà bình.
- Phạm vi nghiên cứu: tiến hành tình hình tổ chức, quản lí hoạt động
công tác hành chính văn phòng tại Phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ, tỉnh Hoà
Bình.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
Giáo trình môn “ Quản trị văn phòng”
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Các văn bản của cơ quan thực tập.
Các trang Web và các diễn đàn.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Việc nghiên cứu về tổ chức và điều hành của chính quyền địa phương nói
chung và UBND cấp huyện nói riêng đã được nhiều công trình nghiên cứu đề
cập. Các công trình như: “ Cẩm nang thông tin kỹ năng và nghiệp vụ hoạt động
của đại biểu HĐND và thành viên UBND các cấp” của TS. Trịnh Đức Thảo;
6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích, thống kê, kháo sát, so sánh đối chiếu…
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục và Tài liệu tham khảo đề tài có bố
cục gồm 3 phần:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng của phòng Nội Vụ huyện Yên Thuỷ,
tỉnh Hoà Bình
Phần II. Tổ chức và Điều hành văn phòng tại Phòng Nội vụ huyện Yên
Thuỷ

Phần III. Kết luận và Đề Xuất Kiến nghị

Bùi Thị Dự

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1. Khái quát chung về huyện Yên Thuỷ
Huyện Yên Thuỷ được thành lập từ năm 1964, là một huyện miền núi
thấp của tỉnh Hoà Bình, cách thành phố Hoà Bình gần 100 km, giáp với các địa
phương:
Phía Đông giáp huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà Bình;
Phía Tây giáp huyện Lạc Sơn, tỉnh Hoà Bình;
Phía Nam giáp huyện Thạch Thành, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình;
Phía Bắc giáp huyện Kim Bôi, tỉnh Hoà Bình.
Toàn huyện có tổng diện tích đất tự nhiên là 28.216,1 ha; gồm 13 đơn vị
hành chính (trong đó có 12 xã và 1 Thị trấn). Dân số trong huyện tính đến ngày
31/12/2014 là 65.780 người (trong đó có 32.795 nam chiếm 49,85%; nữ có
32.805 người, chiếm 50,15%).
Yên Thủy là huyện miền núi thuộc vùng Tây Bắc của Tổ quốc nên số
lượng người dân tộc chiếm đa số. Hơn nữa, Hoà Bình vốn được gọi là tỉnh
Mường, là cái nôi của văn hoá Mường. Do vậy trên địa bàn huyện số người là
dân tộc Mường chiếm tỷ lệ cao, khoảng 69 %. Số còn lại, dân tộc Kinh chiếm 29
%; dân tộc khác chiếm 2 %. Như vậy thành phần dân tộc trên địa bàn huyện
không quá phức tạp. Về đặc điểm phân bố dân cư: các hộ trong huyện đa số nằm

dọc theo chân dãy núi Trường Sơn, rải rác ở các sườn đồi cao, luôn bị ảnh
hưởng bởi các yếu tố môi trường tự nhiên như thời tiết, độ ẩm, giao thông,.…
Do đó ảnh hưởng không nhỏ đến việc đi lại, đời sống sinh hoạt của nhân dân và
khó khăn cho công tác quản lý Nhà nước
Theo Quyết định số 301/2006/QĐ-UBDT ngày 27 tháng 11 năm 2006 của
Ủy ban Dân tộc về việc công nhận 3 khu vực vùng dân tộc thiểu số và miền núi
theo trình độ phát triển, toàn huyện có 3 xã vùng I, 5 xã vùng II và 4 xã vùng III.
Như vậy, với các đặc điểm tự nhiên nêu trên ta có thể nhận thấy những khó
khăn, cản trở trong công tác quản lý trên địa bàn mà đội ngũ cán CB, CC chính là
Bùi Thị Dự

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những người trực tiếp thực hiện, tham gia vào công tác quản lý sẽ gặp phải.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND &
UBND huyện Yên Thuỷ
a. Chức năng.
HĐND &UBND huyện Yên thuỷ là cơ quan chấp hành của HĐND
&UBND cấp tỉnh,cơ quan hành chính địa phương ,chịu trách nhiệm trước cơ
quan nhà nước cấp trên.
HĐND&UNBD huyện Yên Thuỷ chịu trách nhiệm hiến pháp ,luật,các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương
,biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện
chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Yên Thuỷ.
HĐND&UBND huyện Yên Thuỷ thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương ,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo ,quản lý thống nhất trong bộ máy

hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND&UBND huyện Yên Thuỷ.
HĐND huyện Yên Thuỷ
- Quyết định kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; chủ trương,
biện pháp về xây dựng và phát triển kinh tế hợp tác xã và kinh tế hộ gia đình ở
địa phương;
Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình khuyến nông,
khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và biện pháp phát huy mọi tiềm năng của
các thành phần kinh tế ở địa phương, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất, kinh
doanh của các cơ sở kinh tế theo quy định của pháp luật;
Quyết định các biện pháp và điều kiện cần thiết để xây dựng và phát triển
mạng lưới giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông trên địa bàn theo quy hoạch
chung.
. Quyết định các nhiệm vụ thực hiện chương trình, dự án phát triển kinh tế
- xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa và
vùng còn nhiều khó khăn
Bùi Thị Dự

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,
nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển tại địa phương
theo quy định của pháp luật;
Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên thường trực

Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ ban
nhân dân, Trưởng Ban và các thành viên khác của các Ban của Hội đồng nhân
dân, Hội thẩm nhân dân của Toà án nhân dân cùng cấp; bãi nhiệm đại biểu Hội
đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xin thôi làm
nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;
*UBND huyện Yên Thuỷ.
Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, phát triển
ngành, phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý; xây dựng kế hoạch
dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trình Hội đồng nhân
dân thông qua để trình Chính phủ phê duyệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển nông
nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi; các chương trình khuyến nông,
khuyến lâm, khuyến ngư; phát triển sản xuất và bảo vệ cây trồng, vật nuôi trên
địa bàn tỉnh;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp của tỉnh; tổ chức quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp công
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn tỉnh theo thẩm quyền;
- Tổ chức quản lý công trình giao thông đô thị, đường bộ và đường thuỷ
nội địa ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường, lớp được giao trên địa
bàn tỉnh;
trực tiếp quản lý các trường cao đẳng sư phạm, trường trung học chuyên
nghiệp, trường trung học phổ thông, trường bổ túc văn hoá; đào tạo, bồi dưỡng
Bùi Thị Dự

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đội ngũ giáo viên trong tỉnh từ trình độ cao đẳng sư phạm trở xuống; cho phép
thành lập các trường ngoài công lập theo quy định của pháp luật
- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động văn hoá, thông tin, quảng cáo,
báo chí,
xuất bản, thể dục thể thao theo quy định của pháp luật; tổ chức và quản lý
các đơn vị sự nghiệp về văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, phát thanh, truyền
hình của tỉnh;
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng
Công an nhân dân; chỉ đạo công tác đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm,
chống tham nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại; bảo vệ bí mật nhà
nước, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
quản lý và kiểm tra việc vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất
độc, chất phóng xạ; quản lý các nghề kinh doanh đặc biệt theo quy định của
pháp luật;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới và bản đồ địa giới
hành chính của tỉnh và các đơn vị hành chính trong
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ bảo đảm trật tự công cộng, an toàn
giao thông, chống ùn tắc giao thông; tổ chức phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi
trường và cảnh quan đô thị.
c. Cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND huyện Yên Thuỷ.
Theo luật tổ chức HĐND-UBND ngày 20/11/2003 và nghị định số
14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ, bộ máy hành chính của
huyện đã tinh giảm gọn hơn và đáp ứng tốt hơn chức năng, nhiệm vụ.
Bộ máy của UBND huyện Yên Thủy bao gồm: Chủ tịch, hai Phó Chủ
tịch và mười hai cơ quan chuyên môn. Cơ cấu tổ chức bộ máy được tổ chức
như sau:
Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND huyện. Chủ tịch UBND
huyện là người Lãnh đạo, điều hành các mặt hoạt động của UBND huyện, các
thành viên của UBND huyện, và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.

Bùi Thị Dự

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đồng thời Chủ tịch UBND huyện kiêm trưởng khối Nội chính.
Hai phó Chủ tịch UBND huyện: Một phó Chủ tịch UBND huyện phụ
trách khối Kinh tế tổng hợp, đồng thời cũng đóng vai trò là Phó Chủ tịch
Thường trực, có quyền giải quyết các công việc chung của UBND huyện khi
Chủ tịch UBND huyện đi vắng và được ủy quyền. Một Phó chủ tịch UBND
huyện phụ trách khối Văn Hóa – Xã Hội. Đứng đầu mỗi phòng là trưởng phòng
và có từ một đến hai phó phòng. Các phòng của UBND huyện có mối quan hệ
ngang hàng độc lập với nhau, đồng thời có sự phối hợp bình đẳng đảm bảo tính
thống nhất, giúp UBND huyện quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của HĐND &UBND huyện Yên Thuỷ ( phụ lục 01)
1.2. Tình hình Tổ chức và Điều hành hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Yên Thuỷ, tỉnh Hoà Bình.
Giới thiệu chung về Phòng Nội vụ huyện Yên thuỷ.
- Phòng Nội vụ
- Địa chỉ: Khu 7, Thị trấn Hàng Trạm, tỉnh Hoà Bình
- Số điện thoại:
- Email:
1.2.2. Vị Trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
huyện Yên Thuỷ.
1.2.2.1.Vị trí và chức năng
Phòng Nội vụ huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND, là cơ quan
tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực:

tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước, cải cách hành
chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, CB, CC, VC Nhà nước,
CB, CC xã, thị trấn, hội, tổ chức phi Chính phủ, tôn giáo, thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của , đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình. Phòng có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản
riêng.
1.2.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn
* Nhiệm vụ
Bùi Thị Dự

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trình UBND các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn và tổ
chức triển khai thực hiện theo quy định.
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
*Về tổ chức, bộ máy:
Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của UBND tỉnh và
các quy định của pháp luật.
Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm

quyền thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện;
Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;
Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp
nhập các tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy định của pháp luật.
*Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp
Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm
Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp.
Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ
tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp
trên địa bàn huyện và UBND cấp xã.
* Về công tác xây dựng chính quyền
Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
Bùi Thị Dự

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bầu cử Đại biểu QH, Đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và
hướng dẫn của UBND tỉnh;
Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danh
lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phê chuẩn các
chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,

điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND huyện thông
qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách
nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, khu vực trên địa bàn
huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, khu vực.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
* Về cán bộ, công chức, viên chức
Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với CB, CC, VC;
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với CB, CC và CB không chuyên trách xã, thị trấn theo phân
cấpThực hiện việc đánh giá, phân loại CB, CC, VC hàng năm theo qui định;
Xây dựng quy chế làm việc của cơ quan theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện.
*Về cải cách hành chính
Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương;
Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện;
Bùi Thị Dự

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
huyện và tỉnh.
Giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội và tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn.

Bùi Thị Dự

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Về công tác tôn giáo
Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công
tác tôn giáo trên địa bàn;
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn huyện thực hiện nhiệm vụ
quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo
quy định của pháp luật.
*Về công tác thi đua, khen thưởng
Triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên
địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng
huyện.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
CB, CC, VC thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của UBND huyện.
*Về công tác văn thư, lưu trữ

Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên
địa bàn huyện và lưu trữ huyện.
* Quyền hạn
Được tổ chức các hội nghị để phổ biến các chủ trương, quyết định của
Nhà nước, UBND huyện và ban hành các văn bản hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ thuộc lĩnh vực liên quan đến công tác chuyên môn của phòng Nội vụ;
Kiểm tra việc chấp hành chính sách, pháp luật tại các đơn vị cơ sở trực
thuộc UBND huyện và đề nghị các đơn vị cơ sở thực hiện nghiêm túc chính
sách, pháp luật, chế độ chính sách của Nhà nước và quy định của tỉnh, huyện về
những lĩnh vực liên quan đến công tác chuyên môn của phòng Nội vụ;
Bùi Thị Dự

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kiến nghị với cấp trên những biện pháp giúp cơ sở giải quyết khó khăn và
sửa đổi, bổ xung những quy định không còn phù hợp thuộc lĩnh vực liên quan
đến công tác chuyên môm của phòng Nội vụ.
1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ
Phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ bao gồm:
+ 01 Trưởng Phòng.
+ 02 Phó Trưởng Phòng.
+ 03 chuyên viên.
- Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND, Chủ tịch

UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng nhiêm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng.
- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số
mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công . Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được
Trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luôn chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ( phụ lục 02)
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong
văn phòng tại phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ
Xác định vị trí việc làm thuộc Phòng Nội vụ huyện Yên Thuỷ( phụ lục 03)
Danh mục bản mô tả công việc của các vị trí thuộc phòng Nội vụ
huyện Yên Thuỷ( phụ lục 04)

PHẦN II. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
Bùi Thị Dự

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn phòng có vai trò quan trọng đối với hoạt động của con
người trên các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Thực hiện tốt công tác
văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức nói chung và của từng đơn vị nói riêng.

Hiệu quả hoạt động của văn phòng được đánh giá là một trong những
nhân tố quyết định tới sự thành công của tổ chức. Nhưng hiện nay, vấn đề về tổ
chức và điều hành văn phòng kể cả ở khu việc công hay khu vực tư đều có
những mặt tích cực và hạn chế nhất định, vì vậy Tổ chức và điều hành văn
phòng là một nhiệm vụ rất quan trọng.
Văn phòng là đơn vi tổ chức có vị trí đặc biệt trong bộ máy của cơ quan,
thiếu nó khó có thể hoạt động và tổ chức hoạt động điều hành công việc một
cách bình thường. Nếu văn phòng tổ chức một cách khoa học, có trật tự nề nếp
thì quản lý và điều hành của lãnh đạo cũng như cơ quansẽ thông suốt, có chất
lượng, hiệu quả cao. Tổ chức khoa học công tác văn phòng là xác định rõ vị trí,
vai trò chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, lựa chọn mô hình tổ chức, tuyên dụng
bố trí, sử dụng nguồn nhân lực, cơ chế tổ chức điều hành các hoạt động của văn
phòng một cách hợp lý theo hướng chuyên nghiệp, chuyên môn hóa, chính quy,
hiện đại.
Công tác tổ chức Văn phòng và điều hành hoạt động văn phòng là một
hoạt động thường xuyên trong nền hành chính nhà nước. Nó là hoạt động tạo
nên văn bản – công cụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước;
Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ
đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.

Bùi Thị Dự

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ĐIỀU
HÀNH VĂN PHÒNG

1.1. Lý luận chung về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòngLý
Văn phòng là một bộ phận cấu thành một đơn vị tổ chức không thể thiếu
đối với bất kỳ cơ quan nào. Công tác văn phòng là công tác quan trọng không
thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan nhà nước dù lớn
hay nhỏ muốn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên là phải tổ
chức tốt công tác văn phòng bởi vì văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức
giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan. Thông tin đầu ra đều phải qua văn
phòng. Văn phòng là nơi hình thành nên “bộ nhớ” của lãnh đạo, đồng thời là nơi
tổng hợp, xử lý phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều
hành của lãnh đạo.
Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều quan niệm, cách hiểu khác nhau về văn
phòng. Do xuất phát từ khía cạch khác nhau:
Theo phương diện “ địa điểm làm việc” thì hiểu văn phòng được hiểu như
sau:
+ Văn phòng là địa điểm làm việc của một cơ quan, tổ chức( từ điển Bách
khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005)
Theo phương diện “ tổ chức” văn phòng còn được hiểu như sau:
+ văn phòng là bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ
chức( Vương Hoàng Tuấn, kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TP
HCM, 2000);
+ Văn phòng là một bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức, để thực hiện
chức năng theo yêu cầu cảu nhà Quản trị cơ quan, tổ chức đó ( Nguyễn Hữu Tri,
Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2005)
Như vậy các quan điểm này tất cả các bộ phận cấu thành giúp việc trong
một cơ quan tổ chức đều được gọi là văn phòng.
- Theo phương diện chức năng thì văn phòng được hiểu nhu sau:
Bùi Thị Dự

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong
một cơ quan( Từ điển tiếng việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997)
+ Văn phòng là nơi soạn thảo văn bản, xử lý công văn giấy tờ nhằm mục
đích phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả( Đào Xuân Chúc, tập bài
giảng Quản trị hành chính văn phòng – Trường KHXH&NV, 2006)
Vậy theo phương diện chức năng thì văn phòng là bộ phận phụ trách công
việc văn thư, giấy tờ, hành chính của một cơ quan.
Cách hiểu chung nhất về văn phòng:
Văn phòng là bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan tổ chức hoặc
doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt đọng về công tác văn thư – lưu trữ; Văn
phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho công tác
quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2. Chức năng của Văn phòng.
Trong thực tế có rất nhiều các quan niệm, cách nhìn khác nhau về văn
phòng, văn phòng cũng mang rất nhiều tên loại khác nhau. Tuy nhiên bất kỳ văn
phòng của cơ quan nào đều phải thực hiện 2 chức năng:
+ Chức năng tham mưu, tổng hợp
+ Chức năng hậu cần
a. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Văn phòng thể hiện chức năng tham mưu bao hàm các hoạt động tư vấn,
góp ý kiến cho lãnh đạo về các công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch
định, tổ chức, quản trị nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp là thống kê , phân tích, xử lý
thông tin về nhiều vấn đè liên quan đến hoạt động quản lý của cơ quan đẻ cung

cấp tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý.
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những
công việc:
+ Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng.
Bùi Thị Dự

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan.
+ Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan.
+ Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.
+ Tổ chức quản lý và tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan.
+ Thẩm định các văn bản hình thức và nội dung do cơ quan ban hành.
b. Chức năng hậu cần.
Văn phòng thực hiện chức năng hạu cần là việc đảm bảo các yếu tố như:
nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, tài chính, hội họp, in ấn tài liệu, lễ
tân… Đay là những thứ không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào.
Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần thông qua những nội dung công
việc:
+ Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan;
+ Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm
việc cho cơ quan;
+ Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan;
+ Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan;
+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho cơ quan;

+ Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan;
+ Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơ
quan;
+ Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;
+ Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;
+ Quản lý tài sản của văn phòng( nếu có)
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần thì văn phòng
trong các cơ quan nói chung đều phải thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản sau:
+ Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng.
+ Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt dộng của cơ quan;
Bùi Thị Dự

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan.
+ Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.
+ Tổ chức quản lý và tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan;
+ Thẩm định các văn bản hình thức và nội dung do cơ quan ban hành;
+ Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan;
+ Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm
việc cho cơ quan;
+ Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan;
+ Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan;
+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho cơ quan;

+ Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan;
+ Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơ
quan;
+ Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;
+ Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;
+ Quản lý tài sản của văn phòng( nếu có)
Ngoài những nhiệm vụ trên, văn phòng mỗi cơ quan, mỗi đơn vị, do tính
chất hoạt động khác nhau thì văn phòng còn có các nhiệm vụ cụ thể khác nhau
tùy thuộc vào mỗi cơ quan.
1.2.Lý luận chung về điều hành văn phòng
1.2.1. Khái niệm
Điều hành là Hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo một
đường lối, chủ trương nhất định
Lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phòng: là hoạt động chỉ đạo, hướng
dẫn, đôn đốc, động viên các bộ phận, cá nhân trong văn phòng thực hiện công
việc văn phòng theo cách thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện chức năng
nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.
Người lãnh đạo, điều hành: Nhà quản trị văn phòng, người lãnh đạo văn
Bùi Thị Dự

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng,
Đối tượng lãnh đạo, điều hành: Các bộ phận, cá nhân trong văn phòng;
công việc trong văn phòng.

Bùi Thị Dự

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.2. Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành văn phòng.
- Lãnh đạo, điều hành đúng mục tiêu;
- Lãnh đạo, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;
- Nguyên tắc phù hợp giữa mục tiêu và biện pháp thực hiện;
- Nguyên tắc tập trung, dân chủ;
- Nguyên tắc chịu trách nhiệm trong lãnh đạo, điều hành;
- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả;
1.2.3. Nội dung điều hành hoạt động văn phòng.
Đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào, để lãnh đạo, điều hành hoạt động của tổ
chức có hiệu quả, đạt được mục tiêu thì trong quá trình lãnh đạo, điều hành họ
phải thực hiện theo quy trình lãnh đạo:
-

Nghiên cứu xác định công việc cần thực hiện;
Nghiên cứu, đề ra các quyết định đúng;
Tổ chức triển khai thực hiện quyết định;
Đôn đốc, giám sát, kiểm tra việc thực hiện các quyết định;
Đánh giá, tổng kết việc thực hiện các quyết định để lãnh đạo, điều hành

từng quyết định về từng mặt về từng quyết định đó.
Đối với lãnh đạo văn phòng của bất kỳ cơ quan nào, muốn lãnh đạo, điều
hành có hiệu quả và đạt được mục tiêu thì điều đầu tiên thì họ cungx phải thực

hiện tốt quy trình lãnh đạo, điều hành. Tuy nhiên Nhà quản trị văn phòng muốn
điều hành tốt văn phòng thì họ phải thực hiện tốt các nội dung trong lãnh đạo,
điều hành hoạt động chung của văn phòng như sau:
1.2.3.1. Xây dựng kế hoạch, điều hành văn phòng một cách khoa học.
Một nhà quản trị không xây dựng kế hoạch lãnh đạo khoa học thì việc
lãnh đạo, điều hành hoạt động của tổ chức rất khó khăn và thường rơi vào thế bị
động, ứng phó. Vì vậy hoạt độngcủa đơn vị không thực sự hiệu quả và kém phát
triển.
Người lãnh đạo văn phòng muốn văn phòng hoạt động thật sự hiệu quả
trong hoạt động quản lý chung của cơ quan thì họ cần phải có những kế hoạch
quản lý tổng thể về các hoạt động của văn phòng, ngoài ra đối với mỗi công việc
cụ thể nàh quản trị cũng cần phải xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành một
Bùi Thị Dự

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cách khoa học.
- Đối với kế hoạch tổng thể các hoạt động của văn phòng:
Trên cơ sở các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, tình hình thực
tế của cơ quan, văn phòng và dựa vào tầm nhìn của mình, cần xây dựng các kế
hoạch quản lý, điều hành cụ thể theo từng năm, từng quý, từng tháng… Các kế
hoạch cần xác định rõ các vấn đề trọng tâm, trọng điểm liên quan tới quan lý và
sử dụng con người, kế hoạch cũng phải xác định rõ mục tiêu cho từng thời
gian…
- Đối với kế hoạch cho từng công việc.
Cần phải xác định mục tiêu của công việc cụ thể đó, xác định được những

công việc cần thực hiện, thứ tự thực hiện công việc, kế hoạch phân công công
việc cụ thể rõ ràng….
1.2.3.2.Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng và điều
hành theo quy chế.
Quy chế hoạt động có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của cơ
quan, tổ chức, đơn vị giúp cho các cơ quan, tổ chức hoạt động có tổ chức và kỷ
luật.Bởi quy chế hoạt động là những quy định chung về nội quy, cơ chế hoạt
động, phối hợp công việc giữa các bộ phận trong cơ quan tổ chức.
Vai trò của quy chế hoạt động trong công tác lãnh đạo, điều hành là cơ sở
để nhà lãnh đạo.
1.2.3.3. Giao quyền, ủy quyền trong hoạt động văn phòng.
Hoạt động của văn phòng gồm rất nhiều công việc, khối lượng công việc
rất lớn, người điều hành không thể tự mình giải quyết cùng một lúc hết công
việc của văn phòng. Hoặc có những lúc người lãnh đạo văn phòng đi vắng, họ
cũng không thể trực tiếp thực hiện công việc được. Vì vậy muốn lãnh đạo điều
hành và duy trì hoạt động của văn phòng được thường xuyên, liên tục thì nhà
quản trị phải giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới để họ có thể thay mình thực
hiện một số công việc của văn phòng.
Để hoạt động của văn phòng được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả,
Bùi Thị Dự

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tạo thuận lợi cho công tác lãnh đạo điều hành thì mỗi cá nhân, đợn vị trong văn
phòng phải biết rõ ràng về công việc mình làm, đồng thời họ phải có quyền hạn
nhất định để thực hiện công việc đó. Điều đó đòi hỏi phải có sự phân quyền, ủy

quyền của người lãnh đạo văn phòng trong hoạt động của văn phòng.
1.2.3.4.Tổ chức phân công công việc, phối hợp hoạt động giữa các bộ
phận trong văn phòng.
Để hoạt động văn phòng có hiệu quả và phát triển thì nhà quản trị văn
phòng phải tổ chức phân công việc cho mỗi cá nhân, đơn vị trong văn phòng.
1.2.3.5. Tạo môi trường và bầu không khí thoải mái, xây dựng nếp
sống trong hoạt động của văn phòng.
Môi trường và bầu không khí thoải mái trong hoạt động của văn phòng
cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, điều hành nâng cao hiệu quả
hoạt động, bởi không khí thoải mái nếp sống văn hóa là yếu tố quan trọng kích
thích lòng hăng say, tinh thần làm việc của các cán bộ nhân viên trong văn
phòng, giúp cho mỗi cán bộ đam mê trong công việc yêu nghề hơn. Vì vậy song
song với lãnh đạo công việc người lãnh đạo phải luôn quan tâm tới đời sống tinh
thần và vật chất của người lãnh đạo, gương mẫu trong công việc.
1.2.3.6. Đôn đốc , kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng, phát
hiện ra những nhân tố mới con người
Trong quy trình lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phòng thì việc kiểm
tra giám sát hoạt đọng của các bộ phận trong văn phòng là rất quan trọng, bởi có
kiểm tra giám sát mới phát hiện ra những sai soát chưa hợp lý trong quá trình
thực hiện công việc của các bộ phận, từ đó nhà quản trị có thể điều hành hoạt
động của các bộ phận cá nhân cho phù hợp hơn.
Nhà lãnh đạo cần đôn đốc , kiểm tra không chỉ công việc mà còn kiểm
mới.tra, phát hiện những con người tốt, những nhân tố mới để bồi dưỡng, đào
tạo, đảm bảo cho việc sử dụng nguồn lực ở đơn vị có hiệu quả nhất.

Bùi Thị Dự

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D