Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại văn phòng cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (831.77 KB, 72 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................4
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................5
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................6
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Lý do chọn đề tài..................................................................................................................................1
Lịch sử nghiên cứu vấn đề...................................................................................................................2
Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................................................4
Nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................................................................................4
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................................................5
Giả thuyết nghiên cứu.........................................................................................................................5
Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................................5
PHẦN NỘI DUNG..................................................................................................7
CHƯƠNG 1..............................................................................................................7
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ...................................7
1.1.Một số văn bản hiện hành quy định công tác văn thư...................................................................7
1.2.Một số khái niệm...........................................................................................................................7
1.2.1.Khái niệm quản lý.......................................................................................................................7
1.2.2.Khái niệm công tác văn thư........................................................................................................9
1.2.3.Khái niệm văn bản....................................................................................................................10
1.2.4.Khái niệm văn bản đi, văn bản đến...........................................................................................10
1.2.5.Khái niệm con dấu....................................................................................................................11
1.2.6.Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ....................................................................................................11
1.2.7.Khái niệm lưu trữ cơ quan........................................................................................................12
1.3.Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư..............................................................................................12
1.3.1.Vị trí của công tác văn thư........................................................................................................12
1.3.2.Ý nghĩa của công tác văn thư.....................................................................................................12
1.4.Nội dung của công tác văn thư....................................................................................................13
1.5.Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư....................................................................14
CHƯƠNG 2:..........................................................................................................16
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KINH TẾ HỢP TÁC VẰ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN...................................16
2.1. Giới thiệu khái quát về Cục và Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn............16
2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông
thôn
16
2.1.1.1.Chức năng..............................................................................................................................16
2.1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................................................16
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức......................................................................................................................20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và
Phát triển nông thôn.........................................................................................................................21
2.1.2.1. Chức năng.............................................................................................................................21
2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................................21
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức......................................................................................................................26
2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 27
2.2.1. Tình hình ban hành các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn về công tác văn thư...........27
2.2.2. Tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư........................................................................27
2.2.2.1. Tổ chức bộ phận văn thư......................................................................................................27
2.2.2.2. Bố trí nhân sự.......................................................................................................................28
2.3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư.................................................................................29
2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................................................................29
2.3.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản....................................................................................33
2.3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến........................................................................................34
2.3.2.2. Quản lý văn bản đi................................................................................................................39
2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.......................................................................................42
2.3.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................................................42
2.4. Nhận xét.....................................................................................................................................46
2.4.1. Ưu điểm...................................................................................................................................46
2.4.2. Hạn chế....................................................................................................................................49
CHƯƠNG 3:..........................................................................................................52
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC......52
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC KINH TÉ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN
.................................................................................................................................52
3.1. Về công tác nhân sự....................................................................................................................52
3.2. Xây dựng và ban hành văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ.............................................53
3.3. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, nhân viên đối với công tác văn thư......................................53
3.3.1. Nhận thức của lãnh đạo...........................................................................................................53
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.2. Nhận thức của cán bộ, nhân viên............................................................................................54
3.4. Các giải pháp khác......................................................................................................................56
PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................58
1.Kết luận chung................................................................................................................................58
2.Kiến nghị.........................................................................................................................................58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................60
PHỤ LỤC...............................................................................................................62
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1.
2.
Chữ viết đầy đủ
Chữ viết tắt
Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn
CKTHTVPTNT
Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển
VPCKTHTVPTNT
nông thôn
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số liệu
trong khóa luận được thực hiện tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông
thôn-Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn không sao chép bất kì nguồn nào khác.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, tháng 3 năm 2016
Tác giả
Nguyễn Thị Quyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của cô giáo
Ths. Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực hiện đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý
công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thônBộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”.
Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới:
Các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi
hoàn thành chương trình học tập và có những kiến thức, kĩ năng cần thiết để
nghiên cứu, thực hiện khóa luận. Đặc biệt là cô giáo Ths. Nguyễn Thị Kim Chi,
người đã tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực
hiện đề tài.
Tôi xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo Cục, lãnh đạo Văn phòng Cục, các
chuyên viên Văn phòng Cục và toàn thể cán bộ, nhân viên Cục Kinh tế hợp tác và
Phát triển nông thôn đã ủng hộ, cộng tác và giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá trình
điều tra, khảo sát, thu thập các thông tin liên quan đến đề tài.
Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn quan tâm,
giúp đỡ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học
tập và hoàn thành khóa luận.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song khóa luận của tôi không tránh khỏi những
thiếu sót, hạn chế. Kính mong nhận được sự đóng góp, ý kiến chỉ bảo của các thầy,
cô giáo, bạn bè và những người quan tâm để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 3 năm 2016
Tác giả
Nguyễn Thị Quyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan,
tổ chức một phần phụ thuộc vào việc công tác văn thư được làm tốt hay không.
Đây là một trong những lý do mà công tác văn thư ngày càng được các cơ quan, tổ
chức quan tâm, đầu tư nhiều hơn.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và bộ phận Văn phòng nói riêng. Trong Văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội
dung hoạt động của Văn phòng.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc
lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với pháp luật.
Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn là cơ quan trực thuộc Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng
quản lý nhà nước, chuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh
vực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc CKTHTVPTNT, thực hiện chức năng tham
mưu giúp Cục trưởng quản lý nhà nước và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước về
chiến lược, qui hoạch, kế hoạch, đầu tư phát triển, tài chính, kế toán, hợp tác quốc
tế, nghiên cứu khoa học - công nghệ và môi trường trong lĩnh vực kinh tế hợp tác
và phát triển nông thôn trên phạm vi cả nước thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nước
được Bộ giao; hành chính, tổng hợp; quản lý vật tư, tài sản, trang thiết bị, phương
tiện, điều kiện làm việc được giao theo quy định hiện hành; công tác tổ chức cán
bộ, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật của Cục.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đứng trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
cũng như yêu cầu phải đổi mới, cải cách nền hành chính nói chung. Việc nâng cao
hiệu quả quản lý công tác văn thư là rất quan trọng nhằm đảm bảo thông tin bằng
văn bản phục vụ kịp thời cho hoạt động chỉ đạo của lãnh đạo Cục, đồng thời nâng
cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Cục.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là sự
giúp đỡ tận tình của lãnh đạo và các chuyên viên trong Văn phòng Cục, trong hai
tháng thực tập, tôi đã tìm hiểuvề công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp
tác và Phát triển nông thôn-Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Từ đó đưa ra
nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục.
Xuất phát từ những lý do trên, tôi xin chọn: “Nâng cao hiệu quả quản lý
công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn-Bộ
Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện tại có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu về công tác văn thư:
- Trước hết là giáo trình, tập bài giảng có liên quan như:
“Văn bản quản lý nhà nước-Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn
thảo” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường và Lê
Văn In, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội (2010).
“Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản” của Trần Hà, NXB trẻ, Thành
phố Hồ Chí Minh (1996).
“Văn bản và lưu trữ học đại cương” của Vương Đình Quyền, NXB giáo
dục, Hà Nội (1996).
“ Xây dựng, ban hành, quản lý văn bản và công tác lưu trữ” của Nghiêm
Kỳ Hồng và Nguyễn Quốc Bảo (sưu tầm và tuyển chọn), NXB Chính trị quốc gia,
Hà Nội (1998).
“Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” của Lê Văn In và Phạm
Hưng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998).
“Công tác văn thư lưu trữ” (Giáo trình lớp ngắn hạn) của Cục văn thư lưu
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trữ nhà nước, NXB chính trị quốc gia, Hà Nội (1999).
“ Tin học và đổi mới công tác văn thư” của Dương Văn Khảm, NXB
Chính trị quốc gia, Hà Nội (1994).
“Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung)” Nxb Lao động Xã hội (2001).
“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm,
NXB chính trị quốc gia, Hà Nội (2001).
“ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005).
“Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Lưu Kiếm
Thanh (chủ biên) và Nguyễn Văn Thâm, NXB Giao dục (2006).
“Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường, NXB
Giao thông vận tải (2009).
“Nghiệp vụ công tác văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB
Giao thông vận tải, Hà Nội (2009).
“Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và
kinh doanh” của Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010).
“Soạn thảo Và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm,
NXB Chính trị quốc gia (2010).
- Hai là một số văn bản hiện hành quy định về công tác văn thư (được liệt
kê chi tiết ở mục 1.1)
- Ba là các bài viết trên Tạp chí như:
“Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lý nhà nước-một số vấn đề
lý luận và thực tiễn” của Vương Đình Quyền, tạp chí Văn thư-lưu trữ Việt Nam,
số 1-2004.
“Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước- nhìn từ góc độ lý
luận” của Vương Đình Quyền, tạp chí văn thư-lưu trữ Việt Nam, số 6-2004.
“Chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là góp phần xây dựng một nền
hành chính chuyên nghiệp, hiện đại hóa” của Kiều Mai, tạp chí Văn thư và Lưu
trữ Việt Nam số 3/2004.
- Bốn là các khóa luận tốt nghiệp, kỷ yếu hội thảo, báo cáo khoa học có:
Nguyễn Thị Trang Nhung “Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản của Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam”, khóa luận tốt nghiệp năm 2006. Tư
liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn.
Nguyễn Thị Mai “Quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Nhà nước
hiện nay”, báo cáo khoa học sinh viên lần thứ 5, năm 2001. Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Hồ Văn Quýnh “Một số vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ ở các doanh
nghiệp ngoài quốc doanh”, kỷ yếu hội thảo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Có thể nói, các công trình, tài liệu nói trên đã nghiên cứu, đề cập đến những
vấn đề lý luận chung về công tác văn thư và phản ánh thực trạng quản lý công tác
văn thư tại một số cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên trong đề tài này, tôi sẽ kế
thừa, nghiên cứu, phản ánh thực trạng về quản lý công tác văn thư. Từ đó, đề xuất
các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, khái quát, đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác
văn thư tại CKTHTVPTNT nói riêng, tại các cơ quan Nhà nước nói chung.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm
vụ cơ bản sau:
Một là, làm rõ những cơ sở lý luận về công tác văn thư.
Hai là, khảo sát, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
Ba là, nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công
tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn-Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Đề tài của tôi sẽ tập trung nghiên cứu những lý luận chung về
công tác văn thư và thực trạng quản lý công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT.
Phạm vi: Do hạn chế về thời gian nên đề tài tập trung nghiên cứu về quản lý
công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT từ năm 2010 đến năm 2015.
Giả thuyết nghiên cứu
Nếu quản lý công tác văn thư tốt sẽ góp phần bảo đảm thông tin phục vụ
đắc lực cho các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của CKTHTVPTNT, nâng
cao năng suất, chất lượng công việc.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong
nghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức
năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, đề tài
còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát:
Được áp dụng trong khảo sát thực trạng quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT. Khảo sát các văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của
Cục và của Văn phòng Cục.
- Phương pháp phỏng vấn:
Được áp dụng để phỏng vấn các cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong
VPCKTHTVPTNT. Phỏng vấn trực tiếp bằng bảng hỏi để thu thập một số thông
tin về các vấn đề liên quan đến nhân sự và các nghiệp vụ công tác văn thư.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan:
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nghiên cứu, đánh giá và phân tích các tư
liệu, số liệu thực tế để đưa ra những lập luận mang tính khoa học. Từ đó, đưa ra những
giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục.
Kết cấu của khóa luận
Dựa trên kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế và tổng hợp các nguồn tài liệu,
tôi cấu trúc khóa luận của mình như sau: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài
liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của khóa luận được trình bày trong 3 chương:
Chương 1. Trình bày cơ sở lý luận về công tác văn thư.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong chương này, tôi trình bày một số khái niệm liên quan đến công tác
văn thư như: khái niệm quản lý, công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, con
dấu, hồ sơ, lập hồ sơ, lưu trữ cơ quan…; vị trí, ý nghĩa, nội dung, trách nhiệm quản
lý công tác văn thư. Mục đích của chương này là nhằm trình bày ngắn gọn cơ sở lý
luận về công tác văn thư, thông qua đó để hình dung được một cách khái quát về
công tác văn thư.
Chương 2. Trên cơ sở lý luận đã trình bày ở chương 1, tôi đi sâu vào khảo
sát thực trạng công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT. Chương này trình bày các
kết quả khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT với
nhiều nội dung như: các văn bản nghiệp vụ quy định, hướng dẫn về công tác văn
thư; tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư; công tác soạn thảo và ban hành
văn bản; quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và
nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây sẽ là những căn cứ, những cơ sở để tôi đưa ra những
nhận xét, đánh giá và giải pháp trong chương tiếp theo.
Chương 3. Trên cơ sở khảo sát thực trạng, chương này đưa ra nhận xét và
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư
tại các cơ quan là cần thiết, ý nghĩa. Tuy nhiên do hạn chế về thời gian cũng như
kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn chưa đầy đủ nên chắc chắn khóa luận không
tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy
cô cùng bạn bè với hy vọng đề tài sẽ đạt chất lượng cao hơn.
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận
tình của cô giáo Ths. Nguyễn Thị Kim Chi cùng các thầy, cô giáo trong Khoa
Quản trị văn phòng, cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Cục và các cán
bộ, chuyên viên trong Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn. Qua đây, tôi
xin được chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó./.
Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2016
Tác giả
Nguyễn Thị Quyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Một số văn bản hiện hành quy định công tác văn thư
Hiện nay, có rất nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác văn
thư. Tuy nhiên tôi tập trung nghiên cứu, dựa vào một số văn bản hiện hành sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ
về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm
2001 về quản lý và sử dụng con dấu
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP hướng dẫn về thể thức và kĩ
thuật trình bày văn bản
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và
ký thuật trình bày văn bản hành chính.
1.2. Một số khái niệm
1.2.1. Khái niệm quản lý
Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hóa sản xuất và sự mở rộng
trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và sự lý giải khái niệm
quản lý càng trở nên rõ rệt.
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả trong và
ngoài nước đã đưa ra rất nhiều giải thích không giống nhau về quản lý như sau:
Theo F.W Taylor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh
ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học” tiếp
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cận quản lý dưới góc độ kinh tế-kĩ thuật đã cho rằng: “Quản lý là hoàn thành công
việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn
thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”
Theo Henrry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy
trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kì
cận-hiện đại tới nay, quan niệm rằng: “ Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả
các khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của
cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức
để đạt được mục tiêu đề ra”
JH Donnelly James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu
quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: “ Quản lý là một quá trình
do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những
người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào
đạt được”
Stephan Robbins quan niệm: “ Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử
dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra”
Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng
các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt
được mục tiêu của tổ chức"
Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra
thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những
người khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993).
Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn
các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã
đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997).
Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả
thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của
tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001)
Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức
mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt
được mục tiêu chung.
Từ các khái niệm trên, tôi xin đưa ra khái niệm quản lý như sau:
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối
tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ
của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.
1.2.2. Khái niệm công tác văn thư
Văn thư dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản bao gồm cả văn bản
do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật kí, di chúc…) và văn bản do cơ
quan Nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều
hành công việc chung.
Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức chính trị-xã hội, các tổ chức kinh tế…dùng để ghi chép và truyền
đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người
ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản,
chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ, lập hồ sơ…những công việc này được gọi
là công tác văn thư.
Có rất nhiều định nghĩa, khái niệm đưa ra về công tác văn thư.
Theo giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, NXB
Giao thông vận tải, Hà Nội (2009): “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin
bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ
quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).” [2;13].
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con
dấu trong công tác văn thư”.
Tuy nhiên, khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm về công tác văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư trong Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT.
1.2.3. Khái niệm văn bản
Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về văn bản.
Theo từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước xuất
bản năm 1992, đã đưa ra định nghĩa như sau về thuật ngữ “văn bản”:
Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ, có giá trị pháp lý.
Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là các công văn giấy tờ hình thành trong hoạt
động của các cơ quan như Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Kế hoạch, Báo cáo…
Theo giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương” do Nhà xuất bản
Giao dục ấn hành năm 1996, khái niệm “văn bản” được hiểu theo hai nghĩa:
Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người)
Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ
quan).
Hiện nay, thông thường văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp được chấp thuận
nhiều hơn. Song, dù văn bản được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng đều có
điểm chung là:
- Là vật mang tin được ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ
- Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức
- Dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin.
1.2.4. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến
Theo Điều 2 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
1.2.5. Khái niệm con dấu
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm con dấu. Tuy nhiên khóa
luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm con dấu theo giáo trình “Nghiệp vụ văn
thư” của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội như sau:
- Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một
hình dấu cố định trên văn bản.
- Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và
các chức danh nhà nước. con dấu được quản lý theo quy định của Nhà nước.
- Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản [2;78].
1.2.6. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ
Có nhiều quan điểm khác nhau về hồ sơ và lập hồ sơ. Tuy nhiên theo Điều 2
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội khóa
XIII:
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.7. Khái niệm lưu trữ cơ quan
Theo Khoản 4, Điều 2 Luật lưu trữ số 01/ 2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm
2011 của Quốc hội khóa XIII:
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ của cơ quan, tổ chức.
1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
1.3.1. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt
động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội
dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi
cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
1.3.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan đơn vị nói
riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thực tế
cho thấy, thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,
trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Về mặt nội dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm
bảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, đảm bảo chất lượng, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời hạn chế những vi phạm trong
việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý minh chứng cho hoạt động của cơ quan
một cách chân thực.
Công tác văn thư làm tốt còn góp phần lưu giữ được toàn bộ hồ sơ, tài liệu
bằng văn bản, tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là
nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên các hồ sơ tài liệu có giá trị cho tài liệu lưu
trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt
việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu chất lượng hồ sơ
không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ
quan sẽ thấp, gây khó khăn rất lớn cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư còn góp phần làm giảm bớt các giấy tờ không cần thiết,
tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời giữ gìn đầy đủ những
hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công
việc trước mắt, lâu dài.
Tóm lại, công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của
bộ máy Nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị- xã hội, các doanh
nghiệp…. Làm tốt công tác này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ
quan, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh
chóng công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay.
1.4. Nội dung của công tác văn thư
Văn bản là phương tiện thông tin có giá trị chủ yếu của hoạt động quản lý,
nên bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn
thư. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư, công tác văn thư gồm những công việc chính sau:
a. Soạn thảo văn bản
- Thảo văn bản
- Duyệt, sửa chữa, hoàn thảo bản thảo đã duyệt
- Đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký
- Ký văn bản.
b. Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
c. Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu;
- Quản lý con dấu;
- Sử dụng con dấu.
d. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
1.5. Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư, trách nhiệm quản lý công tác văn thư như sau:
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công
tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cụ thể:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác văn thư;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ
thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ủy ban
nhân dân các cấp có trách nhiệm:
- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế
độ, quy định về công tác văn thư;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với
các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo
và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;
- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thư;
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực
và địa phương.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VẰ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
2.1. Giới thiệu khái quát về Cục và Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và
Phát triển nông thôn
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kinh
tế hợp tác và Phát triển nông thôn
Theo Quyết định số 669/2014/QĐ-BNN ngày 04/04/2014 của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của CKTHTVPTNT. Cục có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức sau:
2.1.1.1. Chức năng
CKTHTVPTNT là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước chuyên
ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trí
dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ. CKTHTVPTNT có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, có
kinh phí hoạt động theo quy định của pháp luật. Trụ sở của Cục đặt tại thành phố
Hà Nội và bộ phận thường trực tại thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
CKTHTVPTNT có các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể sau:
Về kinh tế hợp tác:
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, trình Bộ về cơ chế,
chính sách khuyến khích, hỗ trợ phát triển hợp tác xã, tổ hợp tác và các loại hình
kinh tế hợp tác khác; kinh tế hộ, trang trại trong nông nghiệp, nông thôn;
Tổng hợp trình Bộ chương trình, đề án, kế hoạch về phát triển kinh tế hợp
tác, kinh tế hộ, kinh tế trang trại trong nông nghiệp, nông thôn và hướng dẫn, chỉ
đạo, kiểm tra thực hiện sau khi được phê duyệt.
Về phát triển nông thôn:
Tổng hợp trình Bộ trưởng chương trình tổng thể phát triển nông thôn; quy
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạch phát triển nông thôn theo vùng và lãnh thổ; các dự án điều tra cơ bản khác
liên quan đến phát triển nông thôn. Tham gia xây dựng chiến lược phát triển ngành
nghề, làng nghề nông thôn gắn với hộ gia đình và hợp tác xã;
Chủ trì, phối hợp với các các cơ quan liên quan xây dựng, trình Bộ cơ chế,
chính sách về phát triển nông thôn;
Chủ trì quản lý các chương trình, dự án hoặc hợp phần của các chương trình,
dự án về xoá đói giảm nghèo; xây dựng nông thôn mới; chương trình xây dựng cơ
sở hạ tầng nông thôn; chương trình 135; thay thế, xoá bỏ cây có chứa chất ma tuý
và các chương trình, dự án khác theo sự phân công của Bộ;
Hướng dẫn, tổng kết thực tiễn mô hình về phát triển nông thôn.
Về quy hoạch bố trí dân cư:
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, trình Bộ cơ chế, chính
sách về quy hoạch và bố trí dân cư; quy định phân công, phân cấp thẩm định các
chương trình, dự án có liên quan đến di dân, tái định cư trong nông thôn; các dự án
điều tra cơ bản và thiết kế quy hoạch về bố trí dân cư,
Tổng hợp trình Bộ trưởng kế hoạch bố trí, sắp xếp dân cư theo chương trình
dự án liên quan đến di dân, tái định cư trong nông thôn theo quy hoạch phát triển
kinh tế-xã hội; tái định cư các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi lớn;
Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra thực hiện các chương trình dự án về quy hoạch
bố trí dân cư; công tác di dân, tái định cư trong nông nghiệp, nông thôn theo quy
hoạch phát triển kinh tế-xã hội của đất nước; hướng dẫn xây dựng khu dân cư; thực
hiện các chương trình xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn theo phân công của Bộ
trưởng;
Hướng dẫn, tổng kết các mô hình thực tiễn và đề xuất mở rộng mô hình.
Về khoa học công nghệ:
Đề xuất, trình Bộ chương trình, kế hoạch, đề tài nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật chuyên ngành;
Chủ trì thẩm định đề cương, đề tài nghiên cứu; đặt hàng cho các tổ chức, cá
nhân thực hiện; nghiệm thu, quản lý kết quả và chỉ đạo triển khai kết quả nghiên
cứu, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý của Cục;
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý thông tin khoa học công nghệ về chuyên ngành quản lý của Cục;
Tham gia xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc
gia thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của Bộ trưởng.
Về hợp tác quốc tế:
Xây dựng, trình Bộ chương trình, dự án hợp tác quốc tế về chuyên ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;
Tổ chức thực hiện hợp tác quốc tế, các chương trình, dự án quốc tế tài trợ
theo phân cấp của Bộ trưởng.
Về cải cách hành chính:
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính theo kế hoạch
của Bộ và sự chỉ đạo của Bộ trưởng;
Chỉ đạo rà soát, hệ thống hoá và đề xuất, xây dựng hệ thống thể chế, pháp
luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;
Chỉ đạo hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực
thuộc Cục theo hướng phân công, phân cấp; trình Bộ phân cấp nhiệm vụ quản lý
nhà nước về ngành, lĩnh vực cho chính quyền địa phương;
Chỉ đạo thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực
hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và cải cách thủ tục hành chính,
đổi mới phương thức làm việc, hiện đại hoá công sở, ứng dụng công nghệ thông tin
phục vụ hoạt động của Cục.
Về quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công thuộc ngành,
lĩnh vực quản lý của Cục:
Trình Bộ cơ chế, chính sách, quy chuẩn kỹ thuật về cung ứng dịch vụ công; về
thực hiện xã hội hoá các hoạt động cung ứng dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực;
Ban hành định mức kinh tế-kỹ thuật, thời gian thực hiện cung ứng các dịch
vụ công thuộc ngành, lĩnh vực;
Hướng dẫn, kiểm tra và hỗ trợ cho các tổ chức thực hiện dịch vụ công trong
ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật.
Về quản lý nhà nước đối với hoạt động của hội, tổ chức phi Chính phủ
thuộc ngành, lĩnh vực quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng:
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi Chính phủ tham gia các hoạt
động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; tổ chức lấy ý kiến và
tiếp thu việc đề xuất, phản biện của hội, tổ chức phi Chính phủ để hoàn thiện các
quy định quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực;
Kiến nghị việc xử lý các vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi Chính phủ
hoạt động trong ngành, lĩnh vực.
Về tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức:
Xây dựng dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Cục; đề xuất việc thành lập, tổ chức lại các tổ chức trực thuộc Cục;
Quyết định thành lập Tổ công tác của Cục; quy định cụ thể về nhiệm vụ tự
chủ, điều lệ tổ chức và hoạt động cho các tổ chức sự nghiệp nhà nước thuộc Cục
theo quy định;
Trình Bộ kế hoạch biên chế hàng năm của Cục; quyết định phân bổ biên chế
hành chính cho các cơ quan thuộc Cục;
Quyết định cử cán bộ, công chức, viên chức đi học tập, công tác ở nước
ngoài theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ;
Quy định thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu các tổ chức thuộc Cục;
Quyết định và thực hiện các biện pháp cụ thể để tăng cường kỷ luật, kỷ
cương hành chính; tổ chức thực hiện phòng, chống tham nhũng, chống lãng phí và
quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong các đơn vị thuộc Cục;
Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, sử dụng, điều động, luân chuyển,
nghỉ hưu, chế độ tiền lương, khen thưởng và các chế độ khác đối với cán bộ, công
chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định của pháp luật, phân
cấp của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về chuyên ngành theo phân
công của Bộ trưởng;
Xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công
chức, viên chức thuộc ngành, lĩnh vực theo phân công của Bộ trưởng;
Báo cáo thực hiện về công tác tổ chức, cán bộ và biên chế theo quy định.
Về thanh tra, kiểm tra:
Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về ngành, lĩnh
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
