Công tác văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện lạng giang

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VỚI VIỆC
NÂNG CAO HIỆU QUẢ Ở UBND HUYỆN LẠNG GIANG
Danh sách nhóm 1
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Họ và tên
Lê Kim Anh
Vũ Kim Anh
Nguyễn Quỳnh Anh
Nguyễn Thị Chúc
Lê T. Hồng Duyên
Phạm Hải Hà
Giáp Thị Hoa
Nguyễn T. Thúy Hằng

Đánh giá

Ký tên


LỜI CAM ĐOAN
Nhóm chúng tôi là Nhóm 1 – ĐH QTVP 13A thực hiện công trình nghiên
cứu khoa học với tên đề tài: “Công tác văn phòng với việc nâng cao hiệu quả của

UBND huyện Lạng Giang”.
Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của chúng tôi trong
thời gian qua.Chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung
thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ TS.Bùi Thị Ánh Vân – giảng
viên bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học và UBND huyện Lạng Giang,
Bắc Giang.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu do trình độ còn hạn chế và có
nhiều khó khăn khác nên dù cố gắng song đề tài nhóm chúng tôi không tránh
khỏi thiếu sót. Vì thế chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô
trong Hội đồng bào vệ đề tài, các thầy cô trong trường cũng như bạn đọc.
Những đóng góp của mọi người sẽ giúp nhóm tôi nhận ra hạn chế và có
thêm nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

Đ/c

Đồng chí

BCH

Ban chấp hành

PTNT

Phát triển nông thôn

ANQP

An ninh quốc phòng

MTTQ

Mặt trận tổ quốc

BNV

Bộ Nội vụ


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN.................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................3

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT...................................................................4
MỤC LỤC.............................................................................................................5
MỞ ĐẦU...............................................................................................................7
1.Lý do chọn đề tài...............................................................................................................7
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.....................................................................................7
3.Mục đích nghiên cứu........................................................................................................7
4.Mục tiêu nghiên cứu.........................................................................................................8
5.Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................8
6.Đóng góp của đề tài..........................................................................................................8
7.Cấu trúc đề tài...................................................................................................................8

NỘI DUNG.........................................................................................................10
TỔNG QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN...................................................10
LẠNG GIANG...................................................................................................10
CHƯƠNG 1........................................................................................................13
LÝ LUẬN CƠ SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN LẠNG GIANG,
BẮC GIANG.......................................................................................................13
1.1Lý luận cơ sở.................................................................................................................13
1.1.1Khái niệm văn phòng.................................................................................................13
1.1.2Vị trí, vai trò của văn phòng......................................................................................13


1.2Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lạng Giang, Bắc
Giang..................................................................................................................................14
1.2.1Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................14
1.2.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang..........15
1.3Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang....................................................................................15
1.3.1Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................15
1.3.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang,

tỉnh Bắc Giang...................................................................................................................16
1.4Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác văn phòng của UBND huyện
Lạng Giang.........................................................................................................................17

CHƯƠNG 2........................................................................................................19
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LẠNG GIANG 19
2.1Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm trong công tác văn phòng của UBND
huyện Lạng Giang..............................................................................................................19
2.2Nhận xét, đánh giá chung về những nhược điểm trong công tác văn phòng của UBND
huyện Lạng Giang..............................................................................................................20

CHƯƠNG 3:.......................................................................................................22
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..............22
KẾT LUẬN.........................................................................................................23
PHỤ LỤC............................................................................................................24


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Được nhà trường, khoa cùng giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa
học – TS.Bùi Thị Ánh Vân tạo điều kiện cho chúng tôi đi thực tế để thực hiện
một đề tài phục vụ cho môn học Phương pháp nghiên cứu khoa học. Chúng tôi
quyết định chọn đề tài “ Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của UBND huyện Lạng Giang”.
Về lí do chọn đề tài này, trước hết là để hoàn thành bài tập được giao. Thứ
hai, bản thân chúng tôi đang là một sinh viên văn phòng thuộc khoa Quản trị
Văn phòng, trường Đại học Nội vụ và trong tương lai khi ra trường sé trở thành
một nhân viên văn phòng. Việc thực hiện đề tài này sẽ giúp chúng tôi đến gần
hơn với chuyên ngành mà chúng tôi đang theo học. Nó sẽ là tiền đề, cơ sở đề học

tập và làm việc sau này. Khảo sát và thực hiện đề tài này sẽ tạo điều kiện cho
chúng tôi tìm hiểu kĩ về công tác văn phòng, giúp chúng tôi có được phần nào
kinh nghiệm để khi ra trường không bị bỡ ngỡ trước công việc. Việc tìm hiểu về
công tác văn phòng tại một cơ quan thực tết sẽ giúp sinh viên thoát li khỏi sách
vở, thực mục sở thị chứ không chỉ trên lí thuyết. Và một điều hết sức quan trọng,
việc đến một cơ quan để thực hiện đề tài sẽ giúp chúng tôi thấy được thực trạng
công tác văn phòng hiện nay, để có thể thấy được những mặt tích cực và tiêu cực
từ đó đưa ra phương hướng giải quyết đề xuất kiến nghị giúp nâng cao hiệu quả
công tác văn phòng và nâng cao hiểu biết cho sinh viên. Ngoài ra chúng tôi thực
hiện đề tài này cũng muốn góp phần đưa công tác văn phòng đến gần hơn với
bạn đọc và chúng tôi muốn khẳng định rằng bộ phận văn phòng không phải chỉ
là “ sáng cắp ô đi, tối cắp ô về” mà là một bộ phận năng động nhất, nhiệt huyết
và vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, xí nghiệp, tổ chức.
Chính vì những lí do trên, chúng tôi xin chọn đề tài“Công tác văn phòng với
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện Lạng Giang” làm đề tài
nghiên cứu cho môn Phương pháp nghiên cứu khao học của nhóm 1.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác văn phòng với với việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của UBND huyện Lạng Giang.
Phạm vi nghiên cứu: tại UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang.
3. Mục đích nghiên cứu


Trình bày, khảo sát, đánh giá thực trạng và tình hình tổ chức, thực hiện công
tác văn phòng của UBND huyện Lạng Giang, đồng thời đưa ra những đề xuất
kiến nghị giúp công tác văn phòng thực hiện hiệu quả hơn.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Xác định chức năng, nhiệm vụ, tầm quan trọng của công tác văn phòng.
- Khảo sát thực trạng công tác văn phòng.
- Đưa ra đề xuất, giải pháp nâng cao hiệu quả

5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những thông tin, tài liệu đã có.

-

Phương pháp phân tích tổng hợp: được sử dụng trong xuốt quá trình thực
hiện đề tài.

-

Phương pháp khảo sát, thu thập thông tin, phỏng vấn trực tiếp cán bộ làm
việc tại văn phòng UBND huyện Lạng Giang.

6. Đóng góp của đề tài
Qua việc tìm hiểu về công tác văn phòng tại UBND huyện Lạng Giang,
chúng tôi giới thiệu một cách hệ thống về công tác văn phòng tại UBND huyện
Lạng Giang.
Nếu ra những ưu nhược điểm trong công tác văn phòng tại UBND huyện Lạng
Giang.
Đề tài là nguồn tham khảo cho học sinh sinh viên chuyên ngành quản trị Văn
phòng và một số ngành khác.
7. Cấu trúc đề tài
Chương 1: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Lạng Giang, Bắc
Giang.
Chương 2: Nhận xét, đánh giá chung về ưu nhược điểm và đề xuất kiến nghị
cho công tác văn phòng của UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang.
Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao công tác văn phòng

NỘI DUNG
TỔNG QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN
LẠNG GIANG
Huyện Lạng Giang là huyện nằm ở phía Đông Bắc của tỉnh Bắc Giang có vị
trí là cửa ngõ nối liền các tỉnh phía Đông Bắc với thành phố Bắc Giang, phía Bắc
giáp huyện Hữu Lũng (tỉnh Lạng Sơn) và huyện Yên Thế, phía Nam giáp thành
phố Bắc Giang và huyện Yên Dũng, phía Đông giáp huyện Lục Nam và phía Tây
giáp huyện Tân Yên. Hiện nay, diện tích tự nhiên là 240 km 2 (gồm 21 xã và 02
thị trấn, trụ sở Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện đặt ở thị trấn Vôi). Dân số của
huyện hơn 190.000 người, trong đó số người trong độ tuổi lao động chiếm trên
45%. Lạng Giang là vùng đất giàu truyền thống văn hoá, lịch sử với nhiều lễ
hội.Nơi đây còn có cây Giã Hương nghìn năm tuổi, là địa điểm đến thăm quan
của nhiều du khách.
So với các huyện, thành phố trong tỉnh, huyện Lạng Giang có vị trí địa
lý tương đối thuận lợi, có một số trục đường giao thông quan trọng của Quốc gia
chạy qua (đường bộ, đường sắt, đường thuỷ). Thị trấn Vôi, thị trấn Kép cách thành
phố Bắc Giang 20km và cách thủ đô Hà Nội 70km tính theo đường ô tô, nằm trên
Quốc lộ 1A và đường sắt Hà Nội - Lạng Sơn lên cửa khẩu Quốc tế Đồng Đăng,
nơi giao lưu buôn bán sầm uất hiện nay, là vị trí thuận lợi khi thực hiện chiến lược
2 hành lang, 1 vành đai kinh tế của Chính phủ trong việc hợp tác kinh tế với Trung
Quốc đặc biệt hành lang kinh tế Nam Ninh (Trung Quốc) - Lạng Sơn - Hà Nội Hải Phòng đi vào hoạt động để phát triển sản xuất hàng hoá và giao lưu kinh tế
trong tỉnh, trong nước và quốc tế. Thị trấn Kép là nơi thuận lợi xây dựng cảng cạn
cho các tỉnh Đông bắc bộ. Quốc lộ 31 từ thành phố Bắc Giang đi qua các xã Thái
Đào, Đại Lâm của Lạng Giang sang các huyện Lục Nam, Lục Ngạn, Sơn Động,
Đình Lập (Lạng Sơn) gặp Quốc lộ 4A đi cảng Mũi Chùa, Tiên Yên và nối với

cửa khẩu Móng Cái (Quảng Ninh). Quốc lộ 37 từ thị trấn Kép, qua xã Hương Sơn
đến huyện Lục Nam đi Hòn Suy sang thị xã Chí Linh (Hải Dương) gặp Quốc lộ
18 có thể về cảng Hải Phòng hay ra cảng nước sâu Cái Lân (Quảng Ninh). Tuyến
đường sắt Lưu Xá - Kép - Hạ Long nối Thái Nguyên với Quảng Ninh, đi qua các
xã Nghĩa Hoà, Quang Thịnh, Hương Sơn và thị trấn Kép. Đường sông có sông
Thương chảy qua tàu thuyền vừa và nhỏ đi lại dễ dàng, đây là những điều kiện
thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội của huyện.
Với vị trí địa lý thuận lợi, hiện nay Lạng Giang là một trong 04 huyện,
thành phố của tỉnh được xác định là vùng trọng điểm phát triển kinh tế - xã hội
(Việt Yên, Yên Dũng, Lạng Giang và thành phố Bắc Giang). Đã hình thành một
số cụm công nghiệp như: Tân Dĩnh - Phi Mô, Non Sáo xã Tân Dĩnh, Vôi - Yên
Mỹ, Nghĩa Hoà cơ bản được lấp đầy; đang thu hút đầu tư vào cụm công nghiệp
Núi Sẻ xã Phi Mô, Tân Hưng và một số vùng sản xuất nguyên liệu phục vụ công
nghiệp chế biến nông sản.
Với những nỗ lực, phấn đấu không ngừng, Đảng bộ và nhân dân huyện
Lạng Giang 08 năm liên tục (từ năm 2002 đến năm 2009) được Chính phủ tặng
Cờ đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua khối huyện, thành phố tỉnh Bắc Giang;
năm 2010 được tặng Cờ thi đua của UBND tỉnh; năm 2005 được tặng thưởng
Huân chương Lao động hạng Nhất, năm 2007 được tặng thưởng Huân chương
Độc lập hạng Ba và ngày 02/7/2010, Chủ tịch nước quyết định phong tặng danh
hiệu Anh hùng Lao động cho nhân dân và cán bộ huyện Lạng Giang. Đây là
niềm vinh dự, tự hào của Đảng bộ, chính quyền và nhân dân huyện Lạng Giang.
Những kết quả đó đã tăng thêm niềm phấn khởi tự hào và niềm tin của nhân dân
đối với sự lãnh đạo của Đảng bộ huyện, đồng thời khẳng định sự phát triển của
huyện có tính truyền thống và bền vững, làm tiền đề cho sự phát triển trong
những năm tiếp theo.


UBND huyện Lạng Giang nhiệm kỳ 2005 - 2010 là cơ quan Hành chính
Nhà nước ở địa phương chịu sự lãnh đạo toàn diện của huyện uỷ, sự chỉ đạo lãnh

đạo thống nhất của UBND Tỉnh. Tổ chức, Chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
huyện, chỉ đạo hoạt động của các xã, thị trấn trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
do pháp luật quy định. UBND ra Quyết định, Chỉ thị, các văn bản quản lí Nhà
nước theo thẩm quyền và tổ chức thực hiện kiểm tra việc thi hành các văn bản
đó.


CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN LẠNG GIANG,
BẮC GIANG
1.1 Lý luận cơ sở
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Trên thực tế văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp
cận khác nhau, chính vì vậy mà hiện có nhiều quan niệm về văn phòng:
- Tiếp cận theo phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị cấu
thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt
động chung của tổ chức.
- Tiếp cận theo chức năng tổ chức, văn phòng là một thực thể tồn tại
để thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu
cầu của các nhà quản trị tổ chức.
- Tiếp cận theo tính chất hoạt động, văn phòng là một thực thể tồn tại
để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà
quản trị.
Với những cách tiếp cận khác nhau trên đây có thể thấy cách tiếp cận theo
chức năng là bao quát nhất, vì thế mà khái niệm văn phòng được hiểu khái quát
như sau:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực
hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng
1.1.2.1.Vị trí của văn phòng
Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành
giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức
1.1.2.2.Vai trò của văn phòng
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị
- Là nơi tiếp nhận tất cả mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại
- Là bộ máy làm việc của nhà lãnh đạo
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của tổ chức


- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức
- Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động đơn vị nói chung, các nhà lãnh
đạo nói riêng.
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lạng
Giang, Bắc Giang.
1.2.1 Cơ cấu tổ chức.
* Thường trực UBND huyện Lạng Giang
- Đ/c Vũ Văn Hùng - Chủ tịch UBND huyện
- Đ/c Phạm Thị Xuyến - Phó chủ tịch UBND huyện
- Đ/c Nguyễn Văn Nghĩa - Phó chủ tịch UBND huyện
- Đ/c Ngô Minh Đoàn - Phó chủ tịch UBND huyện
* Các thành viên của UBND huyện Lạng Giang
- Đ/c Đỗ Công Minh - Trưởng Công an huyện
- Đ/c Nguyễn Mạnh Thắng - Chỉ huy trưởng BCH Quân sự huyện
- Đ/c Đặng Đình Hoan - Chánh văn phòng
- Đ/c Đỗ Danh Kiểm - Trưởng phòng Nông nghiệp và PTNT
- Đ/c Trần Xuân Cường - Chánh Thanh tra
* Các phòng ban trong UBND huyện
1. Văn phòng HĐND, UBND

9. Phòng Tài chính - Kế hoạch

2. Phòng Nội vụ

10. Phòng Kinh tế và Hạ tầng

3. Phòng Giáo dục và Đào tạo

11. Phòng Tài nguyên môi trường

4. Phòng Văn hóa và Thông tin

12. Phòng Nông nghiệp và PTNT

5. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

13. Phòng Tư pháp

6. Trung tâm Phát triển quỹ đất

14. Ban quản lý dự án huyện

7. Đài truyền thanh huyện

15. Hội chữ thập đỏ

8. Thanh tra huyện

16. Phòng y tế

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang (Phụ lục
1)


1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lạng Giang, Bắc
Giang.
Về chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cua UBND huyện được quy định từ
điều 97 tới điều 107 của Luật Tổ chức HĐND – UBND năm 2003.
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND huyện Lạng Giang
được quy định tại Điều 3 của quy chế làm việc của UBND huyện Lạng Giang:
Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy ban nhân
dân huyện
1. Ủy ban nhân dân huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại Luật Tổ chức Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003.
Ủy ban nhân dân huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề
được quy định tại Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc
thẩm quyền của Ủy ban nhân dân huyện.
2. Cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân huyện:
a) Thảo luận tập thể và quyết nghị từng vấn đề tại phiên họp Ủy ban nhân dân
huyện;
b) Đối với một số vấn đề do yêu cầu cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ chức
thảo luận tập thể, theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi chung là Văn phòng)
gửi toàn bộ hồ sơ và phiếu lấy ý kiến đến từng thành viên Ủy ban nhân dân
huyện để xin ý kiến. Hồ sơ gửi lấy ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân huyện áp
dụng theo các quy định tại Điều 14 Quy chế này.
Các quyết nghị tập thể của Ủy ban nhân dân huyện được thông qua khi có quá
nửa số thành viên Ủy ban nhân dân huyện đồng ý. Trường hợp xin ý kiến các

thành viên Ủy ban nhân dân huyện bằng hình thức Phiếu lấy ý kiến thì:
- Nếu vấn đề được quá nửa thành viên Ủy ban nhân dân huyện đồng ý, Văn
phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định và báo cáo trong phiên
họp Ủy ban nhân dân huyện gần nhất;
- Nếu vấn đề không được quá nửa số thành viên Ủy ban nhân dân huyện đồng ý
thì Văn phòng báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định việc đưa ra
thảo luận tại phiên họp Ủy ban nhân dân huyện.
1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
HĐND-UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang
1.3.1 Cơ cấu tổ chức
*Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang
- 1 Chánh văn phòng: ông Đặng Đình Hoan


- 2 Phó văn phòng: ông Nguyễn Ngọc Hải và ông Nguyễn Xuân Tiến
- Các bộ phận trong Văn phòng
+ Phòng Văn thư,
+ Phòng Lưu trữ
+ Phòng Tổng hợp
+ Phòng Tài chính-Kế toán
+ Bộ phận Bảo vệ, đội xe
+ Bộ phận Quản trị
+ Bộ phận một cửa
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 2)
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang
1.Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cấp huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện chương trình, kế hoach
công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật; theo

dõi, đụn đốc kiểm tra sự phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn cấp huyện,
UBND các xã, thị trấn thực hiện các nhiệm vụ được giao.
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo
điều hành của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy
định của pháp luật. Tổng hợp tình hình hoạt động của UBND huyện, các cơ
quan, UBND các xã, thị trấn về Kinh tế, Xã hội, ANQP tại địa phương. Thực
hiện công tác tổng hợp thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy
định của pháp luật. Chuẩn bị các điều kiện tổ chức các phiên họp, buổi làm việc
của UBND, Chủ tịch UBND huyện.
3. Trình UBND huyện quyết định, phê duyệt, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND
huyện.
4. Chủ trì soạn thảo các Đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Thường
trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn
cấp huyện, UBND các xã, thị trấn; soạn thảo, chuẩn bị các đề án, văn bản được
phân công phụ trách.
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơ quan
chuyên môn cấp huyện, UBND các xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ
tịch UBND huyện xem xét quyết định.
6. Tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện giữ mối
quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ, các đoàn thể nhân dân
cấp huyện, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh và các cơ quan, tổ chức của tỉnh, của
Trung ương đóng trên địa bàn huyện.


7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn
bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan. Tham
mưu phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực
hiện các văn bản đó tại các cơ quan chuyên môn cấp huyện, UBND các xã, thị
trấn.

8. Tham mưu ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện đúng trình
tự, thể thức quy định; đảm bảo các hoạt động thông tin bảo mật hành chính, tin
học hoá hành chính nhà nước của UBND huyện.
9. Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phũng HĐND-UBND huyện.
10. Hướng dẫn cán bộ phụ trách hành chính các cơ quan chuyên môn cấp huyện,
cán bộ Văn phòng thống kê UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, tin
học hoá quản lý hành chính theo quy định của pháp luật.
11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo thực hiện công tác phòng chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện.
12. Tham mưu xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức Văn phòng HĐND-UBND huyện.
13. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, viên chức và tài sản, trang thiết
bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp
quản lý của UBND huyện.
14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, Chủ tịch, các phó Chủ
tịch UBND huyện giao.
Tại điều 3, điều 4, điều 5, điều 6 thuộc chương II Quy chế làm việc của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang cũng đã quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Chánh văn phòng, các phó phòng, các phòng ban và các cán bộ,
nhân viên trong Văn phòng .
1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác văn phòng của
UBND huyện Lạng Giang
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho Lãnh đạo cơ quan, là một bộ phận vô
cùng quan trọng để duy trì hoạt dộng của cơ quan.Không có Văn phòng thì cơ
quan khó có thể thực hiện các nhiệm vụ của mình.Văn phòng tham mưu cho lãnh
đạo cấp trên trong việc điều hành các công việc của cơ quan. Cũng giống như
quy định về Văn phòng nói chung, Văn phòng UBND huyện Lạng Giang mang
trong mình những chức năng tương tự và có tầm quan trọng hết sức to lớn trong

hoạt động quản lý.
Văn phòng UBND huyện Lạng Giang có chức năng chính và cơ bản là:
-Tham mưu tổng hợp;
- Quản lý hậu cần.


Văn phòng có vị trí, vai trò hết sức quan trọng đối UBND huyện Lạng Giang.
Nhìn chung công tác tham mưu tổng hợp, và đảm bảo hậu cần được văn phòng
thực hiện tương đối tốt, văn phòng luôn thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Hàng năm Văn phòng tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ
đạo, nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của
cơ quan.
- Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan,
nghiên cứu đề suất với lãnh đạo giải quyết và xử lý.
- Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy văn phòng, xấy dựng quy chế hoạt
động của cơ quan…
Ví dụ: Quy chế làm việc của Văn phòng, Quy chế làm việc của UBND huyện
Lạng Giang
- Tổ chức hệ thống thông tin liên lạc tiếp dân, khác hàng
Ví dụ: Đã có Bộ phận một cửa hàng ngày tổ chức tiếp dân, hướng dẫn những vấn
đề mà dân còn thắc mắc.
- Tham mưu trong việc đánh giá hoạt động thi đua khen thưởng của cơ quan
- Tham mưu trong việc soạn thảo xem xét quy trình thể thức của văn bản.
Việc thực hiện chức năng giúp việc và bảo đảm hậu cần diễn ra tốt.Văn phòng đã
có bộ phận Quản trị chuyên về công tác đảm bảo hậu cần. Bộ phận Quản trị gồm
có 3 người phân công trách nhiệm, công việc cụ thể
- Một người đảm bảo về vệ sinh công cộng như sân bãi, nhà vệ sinh của UBND
huyện.
- Hai người còn lại giữ vai trò tổ chức phục vụ các buổi họp, tiếp khác của lãnh
đạo và cấp trên như chuẩn bị phòng họp, nước uống, chè, điện, cơ sở vật chất …

Ngoài ra, văn phòng UBND huyện Lạng Giang còn đảm nhiệm một số nhiệm vụ
sau:
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Lạng
Giang
- Tổ chức một hội nghị (hội thảo hoặc cuộc họp) của UBND huyện Lạng
Giang.
- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.
- Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn
hóa công sở ở UBND huyện Lạng Giang.
Hiện nay công tác văn phòng ở UBND huyện Lạng Giang đang được tổ chức và
thực hiện theo đúng quy trình và có khoa học.


CHƯƠNG 2
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LẠNG GIANG
2.1Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm trong công tác văn phòng
của UBND huyện Lạng Giang.
Qua chuyến đi thực tế tại UBND huyện Lạng Giang, chúng chúng tôi rút ra nhận
xét về ưu điểm công tác văn phòng như sau:
Công tác văn phòng nhìn chung được thực hiện tốt, có những tiên bộ đáng kể, cụ
thể là
- Công tác hậu cần: cơ quan luôn chú ý đến công tác hậu cần. Công tác hậu cần
bao gồm các công việc như đảm bảo cơ sở vật chất (điện, nước, máy tính, máy
fax, phòng làm việc, phòng họp…). Hiện nay, cơ quan đang có 3 người phụ trách
công tác hậu cần.Những nhân viên này làm việc dưới sự chỉ đạo của Chánh văn
phòng.
- Ứng dụng tin học văn phòng khi làm việc: Hầu hết các phòng ban trong UBND
huyện Lạng Giang đều được trang bị máy tính và làm việc với máy tính. Hàng
năm, cơ quan cử đội ngũ cán bộ mà đặc biệt là cán bộ trẻ tuổi đi tập huấn việc

ứng dụng tin học vào công tác văn phòng.
- Nghiệp vụ văn phòng được coi trọng và chú ý đổi mới công tác văn thư, lưu
trữ…
+ Văn bản đi: hình thức, thể thức thực hiện theo đúng quy định của nhà nước mà
cụ thể là Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Về nội dung, hầu hết các văn bản đáp ứng được yêu cầu đặt ra của cơ quan.Văn
bản đi không có ngày tháng, thiếu chữ ký không còn tồn tại.
+ Quản lý và sử dụng con dấu. Được quy định trong Quy chế làm việc của Văn
phòng. Con dấu của cơ quan, dấu Văn phòng được giao cho cán bộ Văn thư phụ
trách quản lý và sử dụng. Trong thời gian thực tế ở Phòng Văn thư chúng chúng
tôi thấy được rằng, con dấu của cơ quan cũng như dấu Văn phòng được cán bộ
Văn thư cất giữ rất cẩn thận, không cho ai cầm chìa khóa tủ con dấu, đi đâu cũng
mang theo chìa khóa tủ con dấu đi. Sử dụng con dấu đúng chỗ, đúng nơi và
không mang con dấu về nhà.
+ Văn bản đi thường lưu lại một bản gốc tại văn thư cơ quan, sắp xếp theo trật tự
văn bản ban hành trước xếp xuống dưới, ban hành sau xếp lên trên, đưa vào cặp
3 dây để bảo quản trước khi đưa vào lưu trữ của cơ quan.
+ Đối với các văn bản đến được văn thư kiểm tra cẩn thận trước khi chuyển giao
văn bản đến các đối tượng xử lý. Các văn bản đến có mang dấu mật được văn
thư lưu giữ rất cẩn thận. Đã có sổ đăng ký văn bản mật đến. Còn đối với các văn
bản được gửi đến qua mạng được văn thư in ra và scan vào máy tính sau đó
chuyển đến các đối tượng giải quyết công việc.


+ Các văn bản đến và văn bản đi đều được đăng ký vào sổ, scan và lưu tại máy
tính. Giúp tiết kiệm thời gian tra tìm, giữ được một khối lượng lớn văn bản
+ Tổ chức quản lý văn bản đi và đến được làm cẩn thận, lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan thực hiện nghiêm túc.
+ Đăng ký văn bản: mỗi một loại văn bản được đăng ký vào sổ riêng

+ Công tác lưu trữ: Có một cán bộ phụ trách về công tác lưu trữ của cơ quan,
kho lưu trữ được bố trí ở tầng 2, có giá đỡ, xa với nguồn nước… đảm bảo cho
công tác lưu giữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan
+ Văn thư đã được trang bị đủ máy tính, máy Scan, máy hủy tài liệu, máy in.
- Công tác tổ chức hội họp: thực hiện tương đối tốt, hầu hết các buổi hội họp đều
đạt được kết quả và mục tiêu đặt ra. Việc chuẩn bị, thực hiện và phục vụ sau hội
họp được phân công rõ ràng, không chồng chéo công việc, không đưa đẩy trách
nhiệm.
Ví dụ:
+ Việc soạn thảo văn bản, chuẩn bị tài liệu cho hội họp thuộc về Phòng Tổng
hợp;
+ Văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản, đóng dấu văn bản, nhân văn bản và
phát hành văn bản, theo dõi quá trình chuyển giao văn bản và lưu văn bản;
+ Bộ phận Quản trị có trách nhiệm đảm bảo về hậu cần ( điện, nước, điều hòa,
phòng họp, máy chiếu…);
+ Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm về nguồn tài chính phục vụ hội
họp…
- Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan được thực hiện một
cách nghiêm túc và theo đúng kế hoạch đề ra. Việc chuẩn bị, tổ chức chuyến đi
công tác được phân công cụ thể.
Ví dụ: việc chuẩn bị tài chính thuộc về Phòng Tài chính-Kế toán, chuẩn bị người
lái xe thuộc về bộ phận bảo vệ đội xe…
2.2Nhận xét, đánh giá chung về những nhược điểm trong công tác văn
phòng của UBND huyện Lạng Giang.
Bên cạnh những thành công đã đạt được ở trên, thì công tác văn phòng
trong cơ quan đã gặp không ít những khó khăn và cần được khắc phục kịp thời.
- Công tác kiểm tra chưa chặt chẽ, ý thức của một số cán bộ còn kém, trong giờ
làm còn chú tâm vào công việc, còn chơi điện tử, ăn uống trong giờ làm việc.
- Trình độ văn thư còn thấp, mới chỉ ở mức cao đẳng, đang còn phải đi học thêm,
một số cán bộ không làm đúng chuyên ngành.

- Một số văn bản vẫn còn sai về thể thức, kỹ thuật trình bày… số lượng này còn
rất ít và đã được khắc phục kịp thời.
- Một số máy móc trang thiết bị văn phòng còn kém, lạc hậu như máy tính thỉnh
thoảng còn không sử dụng được do sử dụng đã lâu chưa thay mới, máy Scan
nhiều lúc không ken được…khiến cho việc lưu và Scan văn bản còn chậm.


- Máy fotocopy còn để xa phòng văn thư và có một người phụ trách về fotocopy
tài liệu nên việc nhân bản tài liệu để chuyển giao văn bản còn chậm do khoảng
cách và nhân viên pho-to nhiều lúc đi vắng nên không pho-to được phải dùng tới
máy in.
- Văn phòng chưa được trang bị máy fax mà đặc biệt là ở phòng Văn thư.
- Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ: công tác văn thư, đăng ký văn
bản đi và văn bản đến được trang bị máy tính trong khi đó công tác lưu trữ hồ sơ
tài liệu không được trang bị máy tính, tra tìm thủ công nên mỗi khi tìm tài liệu
mất nhiều thời gian, công sức…nhiều trường hợp không tìm thấy văn bản.
Nhân viên lưu trữ kiêm luôn là nhân viên fotocopy tài liệu nên nhiều khi còn
không đáp ứng được nhu cầu công việc.
- Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ còn chưa phổ biến.
- Phòng lưu trữ luôn luôn trong tình trạng đóng cửa, khi có đề nghị tìm tài liệu
mới mở, nhân viên lưu trữ nhiều khi còn thái độ đối với những người đến tìm tài
liệu.
- Cán bộ Văn thư thỉnh thoảng cho người khác đóng dấu nên dấu đóng không
được chuẩn, con dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký, dấu đóng vẫn còn nghiêng.


CHƯƠNG 3:
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
- Sự quan tâm của lãnh đạo đối với các vấn đề: văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn
bản,…Cần chú ý tới công tác hành chính hơn, nâng cao hiệu quả quản lý đối với

các hoạt động.
- Thực hiện tốt chế độ đối với cán bộ, nhân viên trong Văn phòng như chế độ
nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ ngày lễ - tết,… Cần quan tâm hơn đối với cán bộ
nhân viên, luôn luôn lắng nghe nguyện vọng yêu cầu của nhân viên.
- Hiện nay, cán bộ làm công tác lưu trữ chỉ có một người nên cần bổ sung thêm
nhân viên để hoạt động quản lý tài liệu và văn bản được tốt hơn.
- Nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên đặc biệt là nhân viên văn thư lưu trữ:
Tạo điều kiện cho cán bộ đi học, bổ sung kiến thức cho cán bộ, nhân viên.
Thường xuyên mở các lớp tập huấn giúp cho cán bộ, nhân viên tiếp thu được các
kiến thức mới và những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Đổi mới phương thức tra tìm tài liệu lưu trữ, cung cấp các phương tiện mới,
hiện đại trong phòng lưu trữ để tìm kiếm và bảo vệ tài liệu.
- Tổ chức, cử cán bộ đi học bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư lưu trữ và soạn thảo
văn bản.
- Hiện đại hóa Văn phòng cơ quan qua việc:
+ Kế hoạch thay mới máy móc đã cũ. Hiện nay, hệ thống máy móc trong Văn
phòng hầu hết đã cũ và lạc hậu nên cần bổ sung, thay thế máy móc mới, hiện đại
để đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội. Như thay thế hệ thống máy tính các phòng,
cung cấp máy fax, máy fotocopy và thay thế máy scan, máy in cho phòng Văn
thư để đảm bảo cho các hoạt động hành chính diễn ra nhanh chóng, chính xác và
đạt hiệu quả cao.
+ Hiện đại hóa con người. Bên cạnh việc bổ sung, thay thế máy móc, trang thiết
Văn phòng thì cần mở các lớp tập huấn cho cán bộ, nhân viên để họ tiếp thu với
các kiến thức mới và tiếp cận sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng
mới hiện đại. Thường xuyên cử cán bộ đi học để nâng cao tay nghề và chất
lượng làm việc, làm quản lý.
+ Xây dựng Văn phòng theo hướng hiện đại phù hợp với quá trình công nghiệp
hóa, hiện đại hóa của đất nước.
Trên đây là ý kiến đóng góp của chúng chúng tôi trong hơn 1 tháng thực tế tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang với mong muốn công tác Văn

phòng và Văn thư-Lưu trữ của cơ quan ngày một tốt hơn để góp phần đưa Uỷ
ban thành một huyện lớn mạng của tỉnh Bắc Giang./.


KẾT LUẬN
Sau một thời gian tìm tòi nghiên cứu qua sách vở, bài tiểu luận của nhóm
tôi đã chỉ ra được những ưu nhược điểm trong công tác quản trị văn phòng của
UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang.
Trên cơ sở đó chúng tôi đã đưa ra những đề xuất cho công tác văn phòng
để hoàn thiện tốt hơn công việc văn phòng tài UBND huyện Lạng Giang, Bắc
Giang.


PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LẠNG GIANG
CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ
TỊCH

VP HĐND
và UBND

Phòng Nội
vụ

Phòng GD
& ĐT

Trung tâm
PT quỹ đất

Phòng Tài
chính - Kế
hoạch

Phòng Văn
hóa và
Thông tin

Phòng Kinh
tế hạ tầng

Phòng lao
động TB &
XH

Ban quản lý
dự án
huyện

Phòng Tài
nguyên môi
trường

Phòng Tư
pháp

Đài truyền

thanh

Phòng Nông
nghiệp&
PTNT

Thanh tra
huyện

Hội chữ
thập đỏ

Phòng y tế


PHỤ LỤC 2
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND
HUYỆN LẠNG GIANG
Phòng tổng hợp

Phó Văn phòng

Phòng Văn thư

Phòng lưu trữ

Chánh Văn phòng
Phòng Tài chínhKế toán

Bộ phận tạp vụ

Phó Văn phòng

Bộ phận một cửa

Bộ phận bảo vệ,
đội xe