Công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần lam him thủ đô

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em, không sao chép nội
dung của người khác. Nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Hà Nội, ngày tháng năm 2016
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Để có được đề tài nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Him Lam Thủ Đô, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:
Đầu tiên em xin cảm ơn TS. Bùi Thị Ánh Vân - Khoa Văn hóa thông tin
và Xã hội đã nhiệt tình giúp em trong quá trình học tập, cũng như trong việc
định hướng đề tài nghiên cứu, thể thức trình bày, cô đã định hướng và giúp đỡ
em hoàn thành bài đề tài này.
Đặc biệt, em xin cảm ơn ban lãnh đạo Công ty, Phòng Hành chính - Tổ
chức đã tạo điều kiện, giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu, thu thập
thông tin, tài liệu về cơ quan và những tài liệu khác có liên quan đến đề tài.
Em đã cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu thực tiễn và đề xuất một số giải pháp
trong đề tài, song đề tài không tránh khỏi những khuyết điểm và hạn chế . Rất
mong nhận được những ý kiến của cô giáo để em học thêm được nhiều kinh
nghiệm và kiến thức trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..............................................................................................1
3. Mục đích nghiên cứu.......................................................................................................2
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu................................................................2

5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................2

Chương 1..............................................................................................................2
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ......................3
1.1 . Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư..................................................................3
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư..................................................................................3
1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư ..................................................................................3
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Công ty Cố Phần Him Lam Thủ Đô.................3
1.2. Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ.........................................................................5
1.2.1. Khái niệm..................................................................................................................5
1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Công ty................................................................6
1.3. Khái quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô.......................................................7
1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty........................................................7
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty ..............................................8
1.3.2.1. Chức năng, nhiệm vụ.............................................................................................8
1.3.2.2.Cơ cấu tổ chức của Công ty :..................................................................................9
Tiểu kết...............................................................................................................................9

Chương 2............................................................................................................11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ...........................11
CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ...................................................11
2.1 Công tác văn thư.........................................................................................................11
2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: ....................................................................11
2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Công ty.......................................16
2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Công ty.......................................................16
2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu....................................................................................17
2.2. Công tác lưu trữ.........................................................................................................18
2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan....................................................18

2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan......18
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.........................................................................19
2.2.4. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định...............................................................19
2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu .....................................................................19
2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu.....................................................................................20
2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ....................................................21
Tiểu kết.............................................................................................................................21

Chương 3............................................................................................................21
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC .....21


VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ. . .22
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty.........................................22
3.1.1. Ưu điểm:.................................................................................................................22
3.1.2. Hạn chế:..................................................................................................................22
3.2. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty.....22
Tiểu kết.............................................................................................................................24

KẾT LUẬN........................................................................................................25
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................26
PHỤ LỤC...........................................................................................................27


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm, vì đó là
công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.

Làm tốt công tác này công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân,
giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất
lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là
bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói công tác
văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình
hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy
đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý.
Là sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ, em chọn chuyên ngành để thuận
tiện cho việc học tập cũng như để củng cố cho chuyên môn nghiệp vụ và đồng
thời để kiếm chứng lý luận đã học vào thực tiễn.
Với mong muốn sau này ra trường có đủ hành trang và sự tự tin trong
cuộc sống, cũng như có đầy đủ kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phục cho
công việc sau này được thuận lợi nhất. Vì vậy cá nhân em hiểu được tầm quan
trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ cũng như có thêm hành trang kiến thức sau
này ra trường, em xin chọn đề tài “Công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ
Phần Him Lam Thủ Đô” làm đề tài bài khóa luận cho cá nhân.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có thể nói công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể
thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo
thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công
1


việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Để thực
hiện đề tài này, em đã và đang làm việc tại công ty Him Lam Thủ Đô.
3. Mục đích nghiên cứu.

- Hiểu rõ về công tác văn thư, lưu trữ tại doanh nghiệp tư nhân.
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Him
Lam Thủ Đô.
- Nắm rõ được quy trình công tác văn thư, lưu trữ.
- Đề xuất giải pháp cải thiện các mặt hạn chế còn tồn tại và kiến nghị
nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty.
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
6. Cấu trúc của đề tài.
Trong đề tài ngoài phần Mở đầu, kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề
tài được bố cục thành 03 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư Lưu trữ và khái
quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô
Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần
Him Lam Thủ Đô
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư
Lưu trữ Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô.

Chương 1
2


MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ
1.1 . Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
“Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho các công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính
trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ công việc về xây dựng văn
bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là
phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.”[1, Tr 7].
1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung của công tác văn thư cần phải
đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn
+ Phải đảm bảo tính chính xác cao
+ Mức độ bí mật của văn bản
+ Sử dụng trang thiết bị hiện đại.
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Công ty Cố Phần Him Lam
Thủ Đô.
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong công ty và có 5 nội dung cơ bản sau:
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý tài liệu hồ sơ cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
* Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi.
Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo công ty duyệt đều có chữ
ký của trưởng phòng hoặc phó phòng, bộ phận tổng hợp thuộc phòng Hành
chính - Tổ chức xem xét các yếu tố về thể thức văn bản. Sau đó trình lãnh đạo
3

ký duyệt văn bản thảo, khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợp trả lại
phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình Giám đốc
ký. Sau khi bản được ký chính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư
của công ty xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới nhân bản và đóng dấu vào
sổ và phát hành văn bản, văn bản trả lại phòng soạn thảo 01 bản lưu cùng với hồ
sơ trình kèm theo.
- Quyết định: 100 số/ 1năm
- Công văn: 850 số/1năm
- Thông báo: 1000 số/ năm
- Giấy mời họp: 15 số/1năm
* Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư của Công ty làm thủ tục và
phân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng
ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản đến để trình văn
bản Giám đốc hoặc Phó Giám đốc cho ý kiến. Lãnh đạo Công ty cho ý kiến
xong rồi chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến rồi
chuyển cho các phòng hoặc cá nhân được phân chuyển văn bản.
Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và
chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản.
Đối với các văn bản ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, các loại fax, điện tín
thì văn thư của Công ty ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo
đúng chế độ quản lý văn bản.
*Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Công ty
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Công ty ghi lại các hoạt động về mọi mặt của
Công ty, đã được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. các văn bản đã được
giải quyết xong được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logic và tổ chức
một cách khoa học.
+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý
+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn
4


về công nghệ thông tin, về thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứu
tham khảo và các giấy tờ khác.
* Tổ chức sử dụng con dấu
Con dấu của Công ty bao gồm con dấu Công ty và dấu chức danh Giám
đốc, Phó Giám đốc, dấu Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức, dấu mức độ mật,
khẩn, hỏa tốc.
Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu văn thư cũng đã thực hiện theo
đúng quy định của pháp luật và của Công ty.
* Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty
Là đơn vị có chức năng quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, cho nên các cán bộ chuyên môn về tin học đã xây dựng các phần
mềm: quản lý thi đua khen thưởng, quản lý công chức, quản lý trong đó có phần
mềm quản lý công tác văn thư, phần mềm này được xây dựng với các tính năng
chuyên dụng cho công tác văn thư, phần mềm quản lý công tác lưu trữ. Văn bản
đến, văn bản đi được nhập phần mềm quản lý văn bản. Đến nay công tác quản lý
văn bản bằng phần mềm được thường xuyên và đã được nâng cao hơn, đáp ứng
cho việc phục vụ tra tìm văn bản được kịp thời.
Hiện tại văn thư tại Công ty được trang bị số thiết bị như máy điện thoại,
máy fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho công tác văn thư.
1.2. Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm
“ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân. Công tác Lưu trữ ra

đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
được phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu
trong hoạt động của bộ máy Nhà nước”. [7, Tr 17] .

5


1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Công ty.
- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:
Bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu
trữ stheo nguyên tắc thống nhất.
Sau khi thu thập bổ sung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu
trong các phông.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu có biện pháp để giao nộp một cách
có chủ động vào kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định.
- Công tác chỉnh lý tài liệu:
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu được hệ
thống hóa theo một phương pháp thích hợp và được cố định sắp xếp trong kho
nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông.
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu.
Bước 3: Viết bìa hồ sơ.
Bước 4: Viết chứng từ kết thúc.
- Xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp chuyên môn nghiệp vụ,
xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học
công nghệ và các giá trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao
lâu và hồ sơ tài liệu nào không cần lưu trữ.
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ dựa vào 3 nguyên tắc sau:
+ Tính lịch sử

+ Tính chính trị
+ Tính tổng hợp
- Bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào kho lưu trữ của Công ty.
- Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ:
Công tác thống kê và kiểm tra là biện pháp áp dụng các phương pháp
6


chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng, chính xác,
kịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở
vật chất khác trong kho lưu trữ tại Công ty.
- Chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ … Để tổ
chức các khối tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả.
- Bảo quản tài liệu:
Bảo quản tài liệu là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm
bảo giữ gìn trạng thái vật lý của tài liệu.
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
Là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các phòng tại Trung tâm
và các phòng chức năng, các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích tra tìm và khai thác tài liệu có
hiệu quả.
1.3. Khái quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô
1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cố phần Him Lam Thủ đô thành lập ngày 05/11/2010, tiền thân là
Công ty cổ phần Kinh doanh địa ốc Him Lam - Chi nhánh tại Hà Nội hoạt động
từ tháng 7/2008. Hình thành trong giai đoạn sóng gió của nền kinh tế nói chung

và bất động sản nói riêng, nhưng với tầm nhìn dài hạn, dự tự tin và bãn lĩnh
vững vàng, Ban Lãnh đạo Công ty đã tìm kiếm và nắm bắt được những cơ hội
kinh doanh ngay trong khủng hoảng, từng bước khẳng định uy tín thương hiệu
Him Lam Thủ đô bằng những sản phẩm, dịch vụ bất động sản đạt tiêu chuẩn
chất lượng cao, trở thành thương hiều tin cậy của khách hàng và đối tác, xác lập
vị thế của mình trên thị trường với mục tiêu trở thành doanh nghiệp kinh doanh
địa ốc hàng đầu Việt Nam.
Chiến lược phát triển của Him Lam Thủ đô là đầu tư xây dựng các dự án
khu đô thị, các tòa nhà văn phòng, chung cư, nhà ở xã hội chất lượng cao, các
dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, và quản lý bất
7


động sản. Với phương châm lợi ích của khách hàng chính là lợi ích của doanh
nghiệp, tất cả các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi đều nhằm tới mục tiêu
xứng đáng là “ Nơi bạn đặt trọn niềm tin”.
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty
1.3.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Tầm nhìn: Hướng tới vị thế một Công ty kinh doanh và đầu tư Bất động
sản hàng đầu Việt Nam. Từng bước mở rộng hoạt động trở thành một thương
hiệu lớn của khu vực và thế giới.
Chiến lược phát triển: Đầu tư xây dựng các dự án khu đô thị, công nghệ,
các tòa nhà văn phòng, chung cư chất lượng cao, các dịch vụ dân sinh với hạ
tầng kỹ thuật hiện đại. Đồng thời, cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp như tư
vấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, và quản lý bất động sản.
Được quản trị và điều hành bởi những doanh nhân giàu kinh nghiệm, đội
ngũ cán bộ, chuyên gia có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực bất động sản, cơ cấu tổ
chức của Công ty gọn nhẹ, hiệu quả, theo mô hình hiện đại, ứng dụng các công
nghệ và phương pháp quản lý tiên tiến, hướng tới đạt ISO 9000.
Công ty có chức năng hoạt động đa ngành nghề về xây dựng các công

trình phát triển hạ tầng kỹ thuật, đầu tư xây dựng, kinh doanh các khu đô thị,
khu nhà văn phòng, quản lý bất động sản, ...
- Kinh doanh xây dựng nhà ở (xây dựng, sửa chữa nhà để bán và cho
thuê)
- Nhận quyền sử dụng đất để xây nhà bán hoặc cho thuê, đầu tư xây dựng
cơ sở hạ tầng theo quy hoạch xây dựng nhà để chuyển quyền sử dụng đất.
- Sàn giao dịch bất động sản.
- Xây dựng công nghiệp và dân dụng
- Thi công cầu đường
- San lấp mặt bằng
- Vận tải hàng hóa đường bộ
- Dịch vụ vận tải
- Tổ chức các khu thể thao vui chơi – giải trí
8


- Nhà hàng ăn uống (trừ quán bar)
- Giáo dục mần non, giao dục tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ
thông, giáo dục dạy nghề.
- Trồng cây bóng mát. Trồng cỏ sân vườn
- Mua bán nước sinh hoạt, nước uống đóng chai.
- Dịch vụ cung cấp thông tin kinh tế.
- Quảng cáo
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng: gạch xây ngói,
đá, cát, sỏi
- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn , kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
trong các cửa hàng chuyên doanh: Bán lẻ xi măng, gạch xây, ngói, đá , sỏi và vật
liệu xây dựng.
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: Quản lý dự án, thiết
kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế nội ngoại thất công

trình, giám sát công tác xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng.
Công ty có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng.
1.3.2.2.Cơ cấu tổ chức của Công ty :
Công ty cóTổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Cách lãnh đạo phòng
ban. [PL 02, Trang 28]
Cơ cấu tổ chức:
- Phòng Hành chính -Tổ chức;
- Phòng dự án;
- Phòng kế toán;
- Phòng dịch vụ quản lý bất động sản;
- Phòng Môi giới.
Tiểu kết
Ngày nay, nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn
thư, lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực nhưng một bộ phận không nhỏ
công chức, viên chức vẫn chưa có nhận thức đầy đủ về công tác này, còn tầm
9


thường hoá công tác văn thư, lưu trữ, coi công tác văn thư, lưu trữ là công việc
đơn giản, ai cũng có thể làm được thậm chí không cần phải học hành. Vì vậy, để
có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công
tác văn thư, lưu trữ cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền về công tác
này. Hình thức thông tin, tuyên truyền có thể là tham mưu giúp Ban giám đốc tổ
chức các Hội nghị, Hội thảo hoặc mở các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu
trữ. Không những vậy, còn không ngừng học tập nâng cao trình độ về công nghệ
thông tin để áp dụng vào công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty.

10

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ
2.1 Công tác văn thư
2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:
Văn bản, tài liệu, thư mà cơ quan nhận được từ nơi khác gửi về gọi tắt là
“văn bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc. Mọi văn bản, giấy tờ đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có
nhiệm vụ vào sổ , quản lý thống nhất yêu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí
mật.
Về việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 7
bước sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản
Bước 2: Bóc bì văn bản
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ phần mềm văn bản đến
Bước 5: Cho ý kiến giải quyết
Bước 6: Chuyển cá nhân đơn vị được phân công
Bước 7: Lưu hồ sơ

11


Lưu đồ mô tả quy trình tiếp nhận văn bản đến
Các
Tr¸ch

Néi dung c«ng viÖc

nhiÖm

bước
thực
hiện
Bíc 1

Văn thư
Công ty

Tên riêngTiÕp nhËn
Bíc 2

Văn thư

b×
B× göi tªnPh©n
c¬ lo¹i
quan

ChuyÓn trùc tiÕp

Công ty
Văn thư

Bước 3

Đóng dấu đến, nghi
ngày đến

Công ty
Văn thư

Bíc 4

Vào sổ (phần
mềm quản lý
văn bản đến)

Công ty
Cho ý kiÕn giải quyết

Lãnh đạo
Công ty
Văn thư

Bước 5
ChuyÓn c¸ nh©n, ®¬n vÞ
®­îc ph©n c«ng

Bước 6

Công ty
L­u hå s¬

Bíc 7

Đơn vị chịu
trách nhiệm

giải

quyết

công việc

12


Mẫu chuyển văn bản đến
Ngày chuyển
1
………

Số đến

Đơn vị hoặc

Ký nhận

Ghi chú

2
…….

người nhận
3
…..

4

…..

5
….

Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền
xử lý của Công ty thì được trả lại nơi gửi.
Khi nhận được văn bản từ Sở ban ngành, công ty liên quan chuyển về có
thể được qua các bước sau:
- Bưu điện chuyển về
- Trực tiếp ký nhận
- Qua hệ thống văn bản mật
- Các đơn vị đi công tác mang về
Khối lượng văn bản nhận từ các nguồn gồm:
- Văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội
- Văn bản của Sở, ban ngành
- Văn văn của các đơn vị ngoài.
Hình thức bên ngoài chuyển giao văn bản đến
SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BĂN ĐẾN
Năm 200:…
Từ ngày:…………… Đến ngày ………….
Từ số: ……………… Đến số……………..
Quyển số:……………...

+ Tình hình việc kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giám đốc Công ty phân công nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra giải quyết văn
bản đến thông qua phần mềm quản lý văn bản đến mà Công ty đang ứng dụng.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao đến tay người nhận đồng
13

thời yêu cầu các đơn vị, cá nhân làm đúng chức trách của mình trong việc giải
quyết văn bản.
Đăng ký văn bản đến là để quản lý để quản lý văn bản đến Công ty được
chặt chẽ tìm văn bản được nhanh chóng dễ dàng.
Mẫu dấu đến của Công ty
CÔNG TY CP HIM LAM THỦ ĐÔ
Số: ………................

ĐẾN

Ngày:……………….
Chuyển: …………….
Lưu trữ File:..............

2.1.2.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi.
Tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu của Công ty gửi đi gọi chung là
“văn bản đi”.
Về tổ chức quản lý văn văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc.
Các văn bản giấy tờ của Công ty gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn
thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm
gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Duyệt, ký văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Photo, in ấn văn bản
Bước 6: Chuyển giao văn bản đi
Bước 7: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 8: Sắp xếp và quản lý lưu hồ sơ.

14


Lưu đồ mô tả quy trình tiếp nhận văn bản đến
Các
Tr¸ch

Néi dung c«ng viÖc

nhiÖm

bước
thực
hiện

Văn thư

Bíc 1

TiÕp nhËn

Công ty
Tên riêng
Ph©n lo¹i b×

ChuyÓn trùc tiÕp

Bíc 2

Văn thư
Công ty

Văn thư
Công ty
Văn thư
Công ty
Lãnh đạo

B× göi tªn công ty
Đóng dấu đến, ghi ngày
đến

Bước 3

Vào sổ (phần
mềm quản lý
văn bản đến)

Bíc 4

Cho ý kiÕn giải quyết

Bước 5
ChuyÓn c¸ nh©n, ®¬n vÞ
®­îc ph©n c«ng

Bước 6

Công ty

L­u hå s¬

Văn thư

Bíc 7

Công ty
Đơn vị chịu
trách nhiệm
giải quyết
công việc

15


Hình thức bên ngoài chuyển giao văn bản đi
SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BĂN ĐI
Năm 20

:…

Từ ngày:…………… Đến ngày ………….
Từ số: ……………… Đến số……………..
Quyển số:……………...

Mẫu sổ chuyển giao văn bản nội bộ
Ngày chuyển

Số, ký hiệu

Nơi nhận văn

Ký nhận

Ghi chú

1
………

văn bản
2
…….

bản
3
…..

4
…..

5
….

2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Công ty.
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có Giám đốc của
Công ty hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký
văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, thì phải đóng dấu
văn bản và cả bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đóng
dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký

hiệu văn bản và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồ
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi
nơi gửi, nơi nhận và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật” sau đó
các văn bản được chuyện đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Công ty.
Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn
thư tại Công ty. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại, sắp
xếp tài liệu của Công ty được chủ động khoa học và thuận tiện.
+ Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Xác định danh mục
16


Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề
hoặc theo phòng.
Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Thời hạn bảo quản hồ sơ
+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao lập hồ sơ, ghi tên tiêu đề hồ sơ
cần viết bì hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu của Công ty để chia thành các
hồ sơ: Các đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời
gian, địa danh.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
+Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu.
Người được giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được
cho ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng
ngay ngắn.

Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chứu ký hợp lệ, không
được đóng dấu vào giấy trắng in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa rõ tên người
và cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, dự án, chương trình, dự
thảo, báo cáo… văn thư Công ty đều đóng dấu vào góc trái phía trên trang. Dấu
được văn thư đóng trùm lên khoảng 1/3 mặt dấu lên chỗ có chữ ký để đảm bảo
độ tin cậy của tài liệu.
Công ty có các con dấu: Dấu Công ty, dấu chức danh Tổng Giám đốc, Phó
Tổng Giám đốc, dấu đến, dấu sao y, dấu tên, dấu phòng Hành chính - Tổ chức.
Ngoài ra, Công ty còn có dấu ghi “mật” và “khẩn”, “dấu hỏa tốc”. Công
ty đều thực hiện và sử dụng con dấu theo đúng với quy định với từng loại văn
bản và từng loại con dấu.
Bảng thống kê công văn đến công văn đi của Công ty trong 3 năm gần đây
17


(2012 - 2014)
Năm
Số lượng văn bản đến
2012
247
2013
310
2014
351
2.2. Công tác lưu trữ

Số lượng văn bản đi
958
1120

1249

2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.
Tại Công ty không có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ mà chỉ
làm kiêm nhiệm. Nhân viên làm công tác lưu trữ có trình độ cử nhân chuyên
ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
Do biên chế chỉ có 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ, vừa thu
thập bổ sung, bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu vừa chỉnh lý tài liệu,
nên khó tránh khỏi những thiếu sót như: xác định giá trị tài liệu chưa chính xác,
còn tài liệu trùng thừa giữa các hồ sơ, phục vụ độc giả chưa tốt, …
2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu
trữ cơ quan
Tài liệu hình thành trong hoạt động của Công ty chủ yếu là tài liệu hành
chính và tài liệu quản lý nhà nước. Ngoài ra, còn có các loại tài liệu dạng đĩa
CD, CD-ROM nhưng số lượng này không nhiều.
Phòng Hành chính - Tổ chức của Công ty đang bảo quản một phông lưu
trữ, đó là Phông Công ty. Thành phần chủ yếu trong phông như sau:
Nhóm 1- Tài liệu tổng hợp: bao gồm những hồ sơ, tài liệu mang tính chất
tổng hợp chung về các mặt hoạt động của công ty, không thuộc các lĩnh vực
hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại.
Nhóm 2- Tài liệu về Tổ chức - Cán bộ
Nhóm 3- Tài liệu về hành chính
Nhóm 4- Tài liệu về Tài chính - Kế toán
Nhóm 5- Tài liệu về thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Nhóm 6- Tài liệu về các dự án
Hiện nay, tài liệu trong phông Công ty đã được thống kê, biên mục thành
1 cuốn Mục lục hồ sơ và được đánh số cố định từ hồ sơ số 01 đến hồ sơ số 252.
18

Được bảo quản trong 40 hộp có nhãn hộp với các thông tin như tên Phông, số
hộp, số hồ sơ sắp xếp theo thứ tự của Mục lục hồ sơ và được sắp xếp gọn gàng
để thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng và bảo quản tài liệu.
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Tổ chức khoa học tài liệu giữ một vai trò quan trọng trong công tác lưu
trữ, giúp cho việc thống kê, sắp xếp, bảo quản hồ sơ tài liệu một cách có hệ
thống, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả.
Qua khảo sát thực tế công tác lưu trữ tại Công ty, công tác lập hồ sợ hiện
hành của cán bộ chuyên môn làm chưa tốt nên phần lớn tài liệu thu về ở dạng rời
lẻ, cán bộ lưu trữ phải tốn rất nhiều công sức, thời gian để chỉnh lý khoa học kỹ
thuật những tài liệu này. Với khối lượng thu về nhiều, biên chế chỉ có 01 cán bộ
kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ, vừa thu thập bổ sung, bảo quản, phục vụ khai
thác sử dụng tài liệu vừa chỉnh lý tài liệu, nên khó tránh khỏi những thiếu sót như:
xác định giá trị tài liệu chưa chính xác, còn tài liệu trùng thừa giữa các hồ sơ,…
Tài liệu lưu trữ đã được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu được
hệ thống hoá và sắp xếp lên giá. Nhìn chung, cơ bản đáp ứng được yêu cầu
nghiên cứu, khai thác và sử dụng của công ty.
2.2.4. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định
Trong quá trình hoạt động từ năm 2008 đến nay, tại Công ty đã sản sinh
ra một khối lượng tài liệu có giá trị liên quan đến nghiên cứu ứng dụng và quản
lý công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; lưu trữ thông tin số trong
các cơ quan nhà nước và quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ theo quy
định của pháp luật trong phạm vi toàn quốc. Khối tài liệu này rất cần thiết cho
công tác nghiên cứu, quản lý. Nhưng trên thực tế, khối tài liệu này vẫn được
bảo quản tại Công ty vì: khối tài liệu trên có giá trị hiện hành cao, thường xuyên
được khai thác, sử dụng phục vụ cán bộ trong và ngoài công ty nên tài liệu được
bảo quản tại công ty sẽ thuận lợi cho việc khai thác, giải quyết công việc được
nhanh chóng hơn.
2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu
Tổ chức và sử dụng tài liệu là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ tại

19


Công ty. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạt động thông tin
khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng,
kho lưu trữ. Nó đòi hỏi các phòng, kho lưu trữ phải có những biện pháp tích cực
để làm cho tài liệu lưu trữ được sử dụng thuận lợi, phục vụ nhu cầu sử dụng tài
liệu lưu trữ ngày càng cao.
Tại Công ty có hai hình thức tổ chức sử dụng: Tổ chức nghiên cứu sử
dụng tại phòng văn thư và sao chép tài liệu. Việc khai thác tài liệu lưu trữ tại
Công ty được quy định cụ thể trong nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng
văn thư Công ty. Các đối tượng đến khai thác đọc tại chỗ hoặc photocopy những
tài liệu trong trường hợp cần thiết thì Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức cho
phép người sử dụng mượn tài liệu nhưng có thời hạn nhất định và có biên bản về
việc mượn tài liệu.
Để việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, phục vụ cán bộ đến nghiên
cứu, Phòng Hành chính - Tổ chức đã có các công cụ tra cứu như thẻ tra cứu,
mục lục văn bản. Với các công cụ tra cứu trên, đã giúp cho việc phục vụ cán bộ
đến nghiên cứu tài liệu nhanh chóng, kịp thời, tất cả tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý
đưa lên giá nếu cần tra cứu đều tìm thấy dễ dàng. Từ năm 2009 đến nay đã phục
vụ hơn hai trăm lượt người đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu. Ưu điểm của các
công cụ tra cứu trên là giúp cán bộ làm lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu hiện có,
thông qua đó còn thống kê chính xác từng thành phần tài liệu.
Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Công ty đã tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ có hiệu quả, mang lại lợi ích to lớn, thông qua tài liệu lưu trữ
giúp cho hoạt động quản lý được thuận lợi, nghiên cứu ban hành các loại hình
văn bản cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Thông qua việc khai
thác các tài liệu đã giúp cho rất nhiều cán bộ nhân viên tìm được những tài liệu
phục vụ cho công việc. Phòng Hành chính - Tổ chức luôn hoàn thành tốt nhiệm
vụ được giao, phát huy vai trò, trách nhiệm của mình và không ngừng ngâng cao

năng lực tác phong và lề lối làm việc của mình để việc tổ chức khai thác tài liệu
đạt hiệu quả cao.
2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu
Do diện tích làm việc hạn chế nên Công ty không bố trí kho lưu trữ riêng.
20


Phòng làm việc của phòng Hành chính - Tổ chức được bố trí ở tầng 2 tòa nhà
Lotus Building với diện tích khoảng 100m2 vừa là phòng làm việc của các nhân
viên, vừa là được bố trí là nơi lưu trữ tài liệu kết hợp cùng phòng đọc. Nơi bảo
quản tài liệu lưu trữ được trang bị hệ thống giá kệ đạt tiêu chuẩn về kích thước
và kích cỡ, với số lượng hộp cặp đầy đủ tương ứng với lượng hồ sơ được bảo
quản, không có tình trạng tài liệu để dưới đất, nền nhà. [ PL 03, Tr29].
Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Công ty gồm có: Bình xịt cứu
hỏa mini được trang bị đầy đủ gần các vòi nước chữa cháy, máy hút bụi, máy
hút ẩm, quạt thông gió, điều hòa nhiệt độ,…
Tài liệu ở trên giá, kệ được sắp xếp theo một trật tự nhất định từ trái sang
phải, từ trên xuống dưới, và được đánh số liên tục để thuận tiện cho việc tra tìm
tài liệu lưu trữ thực hiện đúng quy định của Nhà nước.
Tình trạng vật lý của tài liệu được lãnh đạo phòng Hành chính - Tổ chức cũng
như lãnh đạo Công ty quan tâm đặc biệt, hàng tháng tổ chức vệ sinh phòng, giá tủ,
hút bụi. Hằng năm có tổ chức vệ sinh khử nấm mốc, côn trùng cho tài liệu. Thường
xuyên kiểm ra tài liệu để tránh mối, mọt và côn trùng gây hại cho tài liệu.
2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Cán bộ chuyên môn về tin học đã xây dựng các phần mềm: quản lý thi
đua khen thưởng, quản lý công chức, quản lý trong đó có phần mềm quản lý tài
liệu lưu trữ. Phần mềm này được xây dựng với các tính năng chuyên dụng cho
công tác lưu trữ, có các trường như khối tài liệu, mức độ ưu tiên, loại tài liệu,…
được nhập cố định (có thể tự sửa chữa thay đổi khi cần thiết).
Tiểu kết

Công tác văn thư, lưu trữ là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, do đó, công tác này gắn
liền với hoạt động quản lý của nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức
nói riêng. Nếu không được thực hiện thống nhất và theo quy định của pháp luật
thì sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động quản lý của nhà nước và của các cơ
quan tổ chức. Vì vậy, cần có sự quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thống nhất về
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
21