THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN

MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..............................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
...............................................................................................................................2
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN............3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện thường xuân:......3
1, Giới thiệu chung về huyện Thường Xuân....................................................................................3
2. Chức năng nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND huyện Thường
Xuân................................................................................................................................................3
2.1. Chức năng................................................................................................................................3
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................................4
2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân.....................................................4
2.3.1. Ban lãnh đạo.........................................................................................................................5
2.3.2. Các Ủy viên UBND huyện:.....................................................................................................5
2.3.3. Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thường Xuân: Gồm 13 phòng:........................5
2. khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.....6
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.......................................................................................6
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng............................................6
2.1.1.1. Khái quát về Văn phòng HĐND - UBND huyện Thường Xuân:............................................6
2.1.1.2. Chức năng,.........................................................................................................................6
2.1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:....................................................................................................7
2.1.1.4 cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân................................8
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.....................9
2.1.2.2. Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng..................................................................9
2. Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân.........................15
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nếu chưa có thì hệ thống hóa các văn bản mà cơ quan đang
áp dụng).......................................................................................................................................16
2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch
công tác tuần của cơ quan và đơn vị)...........................................................................................17
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...........................................................18

2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Thường
xuân..............................................................................................................................................19
2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy
định hiện hành và nhận xét, đánh giá...........................................................................................20
2.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan...................................20
2.3.3.2. So sánh quy định hiện hành và nhận xét đánh giá...........................................................21
2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản..............................................................21


2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân.......................21
2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức..................................................................22
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong ủy ban nhân dân huyện
Thường Xuân................................................................................................................................23
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng..................23
3.1.1. Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Thường xuân là:
25
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng
(hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu........................................................................25
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính
vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại...................................................................26

PHẦN II..............................................................................................................27
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................27
VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI.....27
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN........................................27
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................................................27
2.Lịch sử nghiên cứu.....................................................................................................................27
3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.............................................28
4.Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................................28

5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng................................28
6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................................................29
7.Cấu trúc của đề tài.....................................................................................................................29

PHẦN NỘI DUNG............................................................................................30
CHƯƠNG 1........................................................................................................30
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN................................30
1.1.Các khái niệm liên quan..........................................................................................................30
1.1.1.Khái niệm tiêu chuẩn ISO.....................................................................................................30
1.1.2.Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.......................................................30
1.1.3.Tiêu chuẩn hóa văn bản.......................................................................................................31
1.1.4.khái niệm mẫu hóa văn bản.................................................................................................31
1.1.5. khái niệm văn bản...............................................................................................................32
1.1.6.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:..................................................................................32
1.1.7. Khái niệm văn bản hành chính............................................................................................33
1.2.Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước........................................................................33
1.2.1.Văn bản quy phạm pháp luật...............................................................................................33


1.2.2.Văn bản hành chính.............................................................................................................34
1.2.2.1.Văn bản hành chính cá biệt:..............................................................................................34
1.2.2.2.Văn bản hành chính thông thường...................................................................................34
1.2.3.Văn bản hành chính chuyên ngành......................................................................................34

CHƯƠNG 2........................................................................................................36
THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO
VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN.............36
2.1.Các Mức độ tiêu chuẩn hoá văn bản TCVN ISO tại Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân.....36
2.1.1. Tiêu chuẩn hoá mẫu trình bày chung cho tất cả các loại văn bản quản lý nhà nước..........36

2.1.2 Tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung văn bản.....................................................................36
2.1.3. Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản..........................................................................................37
2.2. Những khó khăn và thuận lợi khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn
bản tại UBND huyện Thường Xuân...............................................................................................38
2.2.1. Những khó khăn còn tồn tại trong áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo
văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân.......................................................................38
2.2.2. Những thuận lợi mang lại trong việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO trong soạn thảo văn bản
tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân.....................................................................................40
2.3. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn hóa TCVN ISO trong soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân
huyện Thường Xuân.....................................................................................................................41
2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Thường Xuân..............................................41
2.3.2.Những yêu cầu về nội dung.................................................................................................43
2.3.2.2 Tính khoa học...................................................................................................................44
2.3.2.3.Tính đại chúng..................................................................................................................44
2.3.2.4. Tính quy phạm.................................................................................................................44
2.3.2.5.Tính khả thi.......................................................................................................................44
2.3.3. Những yêu cầu về hình thức...............................................................................................45

CHƯƠNG 3........................................................................................................47
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TCVN ISO
TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN....................47
HUYỆN THƯỜNG XUÂN...............................................................................47
3.1. Một số giải pháp triển khai ứng dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong soạn thảo văn bản và trong các hoạt động khác....................47
3.2. Một số kiến nghị....................................................................................................................49

KẾT LUÂN ĐỀ TÀI..........................................................................................51
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................1
PHẦN 3: KẾT LUẬN..........................................................................................2

PHỤ LỤC.............................................................................................................3


BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

TỪ VIẾT TẮT
UBND
HĐND
CHDCND
TCVN

NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT
ỦY BAN NHÂN DÂN
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN
TIÊU CHUẨN VIỆT NAM


LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị văn phòng là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn phòng, trong lĩnh vực quản lý

hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực
tế”. Sau khi hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh
viên chuyên nghành Quản trị văn phòng. Trường Đại Học Nội vụ đã tổ chức đợt
thực tập kéo dài 8 tuần. Từ ngày 04/7/2016 đến ngày 28/8/2016 cho sinh viên.
Đợt thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức,
bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận UBND Huyện Thường
Xuân, em đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực
hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra.
Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những
kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút
được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn
giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt thực tập, em đã học được
phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng. Một công việc đòi hỏi sự nhẹ
nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết các
công việc hàng ngày. Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này
đã trang bị cho em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về
công tác Văn phòng cũng như nhận thức được tầm quan trọng của nó đối với sự
phát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan.
Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất
lớn. Đợt thực tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong các
1


khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác, nghiệp vụ, từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến
thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.

Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho chúng em cụ thể hoá và nắm chắc hơn
kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các cơ quan
Đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận
chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 phần

2


PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân
dân huyện thường xuân:
1, Giới thiệu chung về huyện Thường Xuân
Thường Xuân là một huyện miền núi, nằm ở phía Tây của tỉnh Thanh
Hóa. Cách Thành phố Thanh Hóa khoảng 60 km. Phía Bắc giáp huyện Lang
Chánh, Ngọc Lặc. Phía Tây giáp huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An và huyện Sầm
Tớ, tỉnh Hủa Phăn, nước CHDCND Lào. Phía Đông giáp huyện Thọ Xuân,
Triệu Sơn. Phía Nam giáp huyện Như Xuân và Như Thanh.
Toàn huyện có 16 xã, 01 thị trấn với 143 thôn, bản và 05 khu phố;
20.445 hộ với 85.893 nhân khẩu, số người trong độ tuổi có khả năng lao động là
43.736 người. Gồm các dân tộc là Thái, Kinh, Mường: Dân tộc Thái 45.523
người, chiếm 53%; Dân tộc Kinh 37.192 người, chiếm 43,3%; Dân tộc
Mường 3.178 người chiếm 3,7% (Số liệu dân số có đến 31/12/2011).
Là huyện miền núi đặc biệt khó khăn, nền kinh tế chủ yếu dựa vào sản
xuất lâm - nông nghiệp. Cơ cấu kinh tế của huyện đã có sự chuyển dịch theo
hướng phù hợp với định hướng cơ cấu kinh tế chung của tỉnh và cả nước song
vẫn ở mức thấp so với mức tăng trưởng của tỉnh và khu vực.
2. Chức năng nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
HĐND - UBND huyện Thường Xuân
Để công việc đi vào hoạt động hiệu quả thì việc quy định chức năng,

nhiệm vụ cụ thể là không thể thiếu đối với bất kì một cơ quan. Đặc biệt là trong
cơ quan quản lý hành chính nhà nước thì điều này là rất quan trọng. Theo Luật
tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015 và
Luật số 11/2003/ QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 luật tổ chức HĐND –
UBND quy định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của HĐND –UBND và Căn
cứ vào Quyết định số:2000/QĐ-UBND ngày 20/7/2011 của chủ tịch Uỷ ban
nhân dân huyện Thường Xuân.
2.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
3


đồng nhân dân hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân cùng cấp và cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đòng nhân dân cùng
cấp nhằm đảm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng
điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên
nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,
khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính
sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành
chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luậ
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,
ủy quyền.
Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân
( phụ lục 1 sơ đồcơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân
4


- căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của
chính phủ Quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp.
UBND huyện Thường Xuân được cơ cấu tổ chức gồm: Chủ tịch, các Phó
chủ tịch và các ủy viên khác của UBND huyện, cụ thể như sau:
2.3.1. Ban lãnh đạo.
- Chủ tịch: Ông: Cầm Bá Xuân
- Các Phó chủ tịch:
+ Ông: Đỗ Văn Hoan – Phó chủ tịch phụ trách kinh tế.
+ Bà: Lê Thị Hường – Phó chủ tịch phụ trách nông – lâm nghiệp.
+ Ông: Cầm Bá Đứng – Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội.
2.3.2. Các Ủy viên UBND huyện:
- Ông: Nguyễn Văn Quýnh – Thượng tá, chỉ huy trưởng Ban chỉ huy
Quân sự huyện.
- Ông: Trần Trọng Chiến – Đại tá, Trưởng Công an huyện.
- Ông: Vi Văn Thể - Trưởng phòng Nội vụ.

- Ông: Trần Tiến Châu – Trưởng phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông
thôn.
2.3.3. Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thường Xuân:
Gồm 13 phòng:
- Văn phòng HĐND – UBND huyện
- Phòng Nội vụ
- Phòng giáo dục – đào tạo
- Phòng Công thương
- Phòng Tài chính – kế toán
- Phòng Lao động – thương binh xã hội
- Phòng Văn hoá – Thông tin
- Phòng y tế
- Phòng Tài nguyên môi trường
- Phòng Tư pháp
- Phòng Thanh tra
5


- Phòng nông nghiệp – phát triển nông thôn
- Phòng Dân tộc
2. khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
2.1.1.1. Khái quát về Văn phòng HĐND - UBND huyện Thường
Xuân:
Theo nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của chính
phủ, quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ( sau đây được gọi là phòng ban chuyên môn
thuộc UBND huyện), Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan tương

đương với phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện có nhiệm vụ tham mưu
tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân; tham mưu, giúp việc Uỷ ban nhân dân cấp
huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và các
cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện.
2.1.1.2. Chức năng,
Văn phòng HĐND - UBND huyện Thường Xuân là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện, bộ máy giúp việc của Thường trựcHĐND và UBND
huyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân: tham mưu tổng hợp
cho Uỷ ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân; tham mưu cho
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND - UBND và các cơ quan nhà
nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ
quan UBND huyện, các phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn;
tham mưu giúp Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch HĐND - UBND huyện chỉ
đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện
6


Văn phòng HĐND - UBND, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng tại kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND và
Văn phòng UBND tỉnh.
2.1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện,
chương trình, giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua.
- Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm;

Xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của
Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện; Giúp Thường
trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, ngành,
UBND các xã, thị trấn thực hiện Kế hoạch, chương trình công tác của Thường
trực HĐND, UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị, ý kiến chỉ đạo của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối
hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
-Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo
tháng, quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng
Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh.
-Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện.
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các
quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ
7


quan nhà nước cấp trên có liên quan; Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ
quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiêm rtra việc thực hiện các văn bản đó tại
các phòng, ban và UBND xã, thị trấn.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành
chính của UBND huyện; Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ,

vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh;
Hướng dẫn Văn phòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin
học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách
thủ tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND
huyện; thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận
hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo
các điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND huyện, Cơ quan UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả.
- Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQ
giữ mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch
UBND huyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Uỷ Ban
MTTQ huyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trung
ương đóng trên địa bàn huyện; Duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh.
2.1.1.4 cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường
Xuân.
( phụ lục 2, sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Thường Xuân )

8


2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng.
2.1.2.2. Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
STT
1

HỌ VÀ

CHỨC

CÔNG VIỆC

TÊN
Nguyễn

DANH
Chánh

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước

Quốc

văn

chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật

Hoàn

phòng

về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ

GHI
CHÚ

quyền hạn của văn phòng và trực tiếp chỉ

đạo cán bộ chuyên môn thực hiện;
- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế
làm việc của Thường trực HĐND và
UBND huyện;
- Tổ chức thực hiện các chính sách của
Đảng và Nhà nước ( Trung ương và địa
phương) trong cơ quan;
- Chủ tài khoản văn phòng;
- Trình UBND huyện, chủ tịch UBND
huyện chương trình, kế hoạch công tác, báo
cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo khác theo sự
phân công của Chủ tịch UBND huyện;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện,
UBND xã, thị trấn và các cơ quan, đơn vị
có liên quan thực hiện các trương trình kế
hoạch công tác đã duyệt;
- Giúp Chủ tịch các Phó Chủ tịch nắm tình
hình hoạt động chung của UBND huyện;
tham mưu trình UBND huyện những vấn
đề chủ trương, chính sách, pháp luật và cơ
9


chế quản lý;
- Tiếp nhận, kiểm tra về trình tự thủ tục,
thẩm quyền, thể thức văn bản, hồ sơ, đề án
do cơ quan đơn vị, ủy ban nhân dân xã,
trình ủy ban nhân dân, Chủ tich, Phó Chủ
tịch UBND Huyện;

- Phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, tài
chính của văn phòng;
- Xử lý và đề xuất chuyển văn bản đến
hàng ngày trình thủ trưởng cơ quan;
- Phụ trách công tác hành chính văn thư lưu
trữ;
- Phụ trách công tác Đảng của văn phòng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự
phân công của Chủ tịch.
2

Vi

Phó

- Giúp Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm

Nghiêm

Chánh

trước chánh văn phòng về các lĩnh vực

Huynh

văn

công tác được phân công, các quyết định

phòng

của trung ương, UBND Tỉnh và UBND
Huyện;
- ký thay Chánh văn phòng văn bản thuộc
lĩnh vực phân công;
- Được Chánh văn phòng ủy quyền điều
hành công việc chung của văn phòng;
- giải quyết 1 số công việc cụ thể khác do
thường trực HĐND và UBND Huyện giao.
- Theo dõi lịch công tác của lãnh đạo, của
văn phòng để điều động xe, bố chí phòng
họp, tổ chức tiếp khách, phục vụ hội họp,
10


khởi công, khánh thành, hiếu hỷ…;
- Tham dự các cuòc họp lãnh đạo, các cuộc
họp triển khai theo sự phân công của
Chánh văn phòng;
- Phối hợp với các phòng ban khác để xử lí
những vấn đề có liên quan đến những công
việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh
văn phòng giao;
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho
chuyên viêc, nhân viên trong văn phòng về
lĩnh mực chuyên môn được giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh
văn phòng phân công.

3

Vi Thị

Chuyên

- Quản lý và sử dụng con dấu, quản lý công

Huyền

viên văn

tác lưu trữ tài liệu theo quy định;

thư – lưu

- Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến, bưu phẩm,

trữ

sách báo hang ngày;
- Chuyển văn bản, công văn, quyết định,
bưu phẩm…đến các cơ quan, đơn vị trong
cơ quan UBND huyện Thường Xuân;
- Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tài liệu
cho các Hội thảo, Hội nghị và các công tác
chung khác củ cơ quan;
- Soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực phụ
trách do lãnh đạo phân công;
- giúp Chánh văn phòng xây dựng các văn
bản quy định về công tác văn thư của cơ

quan;
11


+ Quy chế công tác văn thư lưu trữ
+ Các quy định nghiệp vụ về văn thư lưu
trữ
+ Các bản hướng dẫn về nghiệp vụ
+ Danh mục hồ sơ
- Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư lưu
trữ;
- Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ về văn
thư lưu trữ;
- kiểm tra đánh giá các đơn vị trong việc
thực hiện về công tác văn thư lưu trữ;
- Lập các chương trình kế hoạch liên quan
đến nghiệp vụ;
- Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu trữ:
phân loại, chỉnh lí tài liệu, tổ chức lưu trữ,
lập hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ cho
các phòng, ban đơn vị trực thuộc; làm thủ
tục hủy hồ sơ hết hạn và chuyển giao hồ sơ
về kho lưu trữ tỉnh, quản lý bảo quản tài
liệu lưu trữ;
- Phối hợp với các đơn vị trong văn phòng
và thực hiện 1 số chức năng nhiệm vụ khác
theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng và
4

lãnh đạo cơ quan.

- Quản lý theo dõi tài sản tại cơ quan

Lê Xuân

Chuyên

Huệ

viên quản UBND huyện Thường Xuân;
trị

- Phối hợp với nhân viên kĩ thuật đến kiểm
tra hiện trạng của tài sản khi có yêu cầu;
- Lập biên bản bàn giao tài sản;
- Lưu hồ sơ mua sắm, sữa chữa tài sản;
12


- Công tác thanh quyết toán tài sản,
sửachữa tài sản;
- Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụ
trách do lãnh đạo phân công;
- Tham gia các công tác văn phòng khác do
lãnh đạo Văn phòng phân công.
5

Lê Thị

Cán bộ

- Trực tiếp làm nhiệm vụ thường trực của

Huệ

tiếp dân

Ban tiếp công dân.
- Tham mưu xây dựng các báo cáo thuộc
lĩnh vực tiếp công dân và giải quyết khiếu
nại, tố cáo; một số báo cáo chuyên đề khác

6

Đỗ Văn

Nhân

theo phân công của lãnh đạo Văn phòng.
- Đưa, đón lãnh đạo đi công tác theo lệnh

Bình

viên lái

điều động xe của Chánh văn phòng;

xe

- Chốt chỉ số công tơ mét quãng đường đã
đi và thanh toán xăng dầu hàng tháng;

- Ghi sổ hành trình xe;
- Thực hiện chế độ bảo trì, bảo dưỡng xe
đột xuất và định kỳ;
- Theo dõi lịch đăng kiểm và đăng kiểm xe;
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo
Văn phòng giao khi có yêu cầu.

7

- Trần

Nhân

- Tuần tra đảm bảo công tác an ninh trật tự

Xuân Lưu

viên bảo

khu vực trong ngoài cơ quan;

vệ

- Kiểm soát khách ra vào cơ quan UBND
huyện Thường Xuân;
- trông giữ xe của cán bộ công chức và
khách;
- Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ;
13

- Thực hiện các công việc khác khi lãnh
đạo Văn phòng yêu cầu.
8

9

Vi Thị

Nhân

- Dọn dẹp vệ sinh trong khuôn viên cơ

Nhuần

viên tạp

quan UBND huyện Thường Xuân;

vụ

- Các công việc khác do lãnh đạo Văn

Lê Xuân

Chuyên

Phòng giao khi có yêu cầu.
- Tiếp nhận công văn đi, đến của Văn

Huệ

viên

phòng chuyển công văn chuyển công việc

Hành

cần giải quyết đến lãnh đạo ban và chuyên

chính

viên của ban để kịp thời xử lý; lưu trữ văn
bản đi,đến của Văn phòng;
- Nhập phiếu giải quyết văn bản đến hàng
ngày của Uỷ ban nhân dân Huyện trình
Chánh văn phòng xử lý;
- Trực tiếp triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý và các công tác
khác của Văn phòng;
- Quản lý mục thông tin của Văn phòng
trên trang web của UBND huyện Thường
Xuân;
- Xây dựng lịch công tác và các loại báo
cáo của UBND và Văn phòng;
- Soạn thảo văn bản hành chính trong lĩnh
vực của Văn phòng quản lý;
- Thực các công việc khác khi lãnh đạo yêu

10

Nguyễn

Chuyên

cầu.
- Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng

Thị Thắm

viên kế

quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các

toán –

hoạt động của chi phí, chi tiêu đúng chế độ

Tài vụ

quy định và hết sức kiệm chi; thực hiện chế
14


độ báo cáo quyết toán và kiểm toán;
- Mở sổ theo dõi tài sản, thi chi, xuất nhập
hàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơ
quan tài chính tín dụng, tránh để xảy ra
lãng phí;
- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý,

năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật
tư hàng hóa
- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn
vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ, công
chức;
- Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn
kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản thuộc văn
phòng;
- Phục vụ nước uống cho cơ quan, hội họp,
lãnh đạo;
- Mua sắm, quản lý, sử dụng các trang thiết
bị tại phòng họp, phòng lãnh đạo;
- Tiếp khách và làm các nhiệm vụ khác
theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
2. Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện
Thường Xuân.
Thực hiện Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của tác
Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của
công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã
15


hội.
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc,
đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa

phương , công tác Văn thư tại Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám
sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này.
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện
Thường Xuân về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nếu chưa
có thì hệ thống hóa các văn bản mà cơ quan đang áp dụng).
Hiện nay trong quá trình hoạt động lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND
Huyện đã tham mưu cho thủ trưởng cơ quan ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các Văn bản nhằm chỉ
đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này như: Thực
hiện Thông Tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính; Thông Tư số 04/2013/ TT-BNV ngày
16/04/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan nhà nước; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn
thư; Nghị đinh 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ Quy định chi tiết
thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Nghị định số 09/2010/NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ sửa đổi bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013
của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài
liệu lưu trữ; Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 thâng 11 năm 2011.
Bên cạnh đó Uỷ ban nhân dân huyện đã ban hành kế hoạch số 17/ KHUBND ngày 18 tháng 03 năm 2016 Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm
2016 trên địa bàn huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa (Phụ lục)

16


2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch
năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị)
chương trình là các công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định,
liên kết chặt chẽ , kết quả của công việc trước tiên là tiền đề cảu công việc sau.
Chương trình công tác là sự định hình công viêc của cơ quan, là định hướng,
mục tiêu đặt ra cho cơ quan trong mọi thời gian nhất định. Chương trình công

tác là công cụ giúp cho nhà nước quản lí có thể điều hành công việc một cách
bao quát, toàn diện, mang lại cho hoạt động quản lí.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước, việc lập chương trình công tác là
một vấn đề không thể thiếu. Ngay trong quy chế làm việc của UBND huyện
Thường Xuân , sự phối hợp giữa các cơ quan thuộc UBND huyện trong việc xây
dựng và thực hiện chương trình công tác được quy định rõ.
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo
trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dân
huyện Thường Xuân được xây dựng theo các căn cứ sau:
- Căn cứ vào chỉ tiêu, chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nước
tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, văn phòng;
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, quy định của cấp trên;
- căn cứ vào kết quả của năm trước và kế hoạch hàng năm của cơ quan,
đơn vị;
- căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị văn phòng;
- căn cứ vào tình hình thực tế công việc của cơ quan, đơn vị
- căn cứ vào tình hình nhân sự, kinh nghiệm hoạt động của cơ quan, văn
phòng và cán bộ nhân viên văn phòng, căn cứ vào điều kiện tài chính, cơ sở vật
chất, phương tiện trang thiết bị máy móc của cơ quan,
- căn cứ vào các những vấn đề khác.
Những chương trình công tác, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND,
quy mô, thời gian có thể là Tuần, tháng, quý, năm... Kế hoạch tuần được lập vào
ngày cuối cùng của tuần trước; Kế hoạch tháng cuối của quý trước; Kế hoạch
17


năm được thành lập vào quý cuối cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất vàhiệu
quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch chương trình công tác

tuần, tháng, quý, năm cho UBND.
( Phụ lục 3. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình- kế
hoạch công tác)
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của ủy ban nhân dân huyện thường xuân
Ưu điểm:
- Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND
huyện Thường Xuân trong thời gian qua đã được đảm bảo giải quyết được các
nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ thục soạn thảo văn bản được thực hiện theo
quy định của pháp luật, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ
sơ pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của UBND
- Việc tuân thủ về nội dung và hình thức đã được UBND huyện quan tâm
hàng đầu, với các các văn bản hành chính thông thường như: công văn hành
chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án,
chương trình, biện bản, công điện, giấy ủy nhiệm, giấy đi đường, giấy giới
thiệu…áp dụng tốt các nghị định của chính phủ và thông tư của Bộ Nội vụ.
- Nhược điểm:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản:
Cả về nội dung lẫn hình thức của cơ quan soạn thảo của UBND huyện
chưa còn thống nhất. Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có
tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực
tế nên tính khả thi còn bị hạn chế.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản:
Văn bản được soạn thảo nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy
trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc,
tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến
18

hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn
bản được soạn thảo.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản:
Công tác soạn thảo cảu UBND huyện là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ
phận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo văn
bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi chuyên viên sẽ
soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, giám sát,
điều hành của người lãnh đạo. Vì vậy, sẽ sản sinh những lỗi chủ quan của người
soạn thảo đến nội dungcủa văn bản như: tiếng long, từ địa phương, sử dụng từ
không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, tự tiện ghép từ, ghép nghĩa,
hành văn không được rõ dàng,…Bên cạnh đó còn tồn tại một số lỗi như: lỗi về
vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt từ tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm
đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo vưn bản của mình và sử
dụng đúng đắn, chuẩn mực
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Uỷ ban
nhân dân huyện Thường xuân.
- Ưu điểm:
Thực hiện Thông Tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính, tại UBND Huyện được
thực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành
một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao,
thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc giải quyết công việc.
- Nhược điểm:
Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi
nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, căn lề, kiểu
chữ… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong
việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ

19


thuật trình bày Văn bản hành chính. Đồng thời văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn
hóa các văn bản quản lý của mình.
2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của
cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
2.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ
quan.
Bước 1: Chuẩn bị:
- Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản, đối tượng
giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 2: Chọn tên loại cho văn bản:
- Việc chọn tên loại cho văn bản trước hết phải căn cứ vào mục đích tính
chất của văn bản dự định ban hành. Ngoài ra còn phải lệ thuộc vào thẩm quyền
ban hành của cơ quan, và đối tượng thực hiện, giải quyết văn bản đó. Nếu có
yếu tố nước ngoài thì phải căn cứ vào thẩm quyền của cơ quan.
Bước 3: Thu thập thông tin và xử lý thông tin:
-Đây là bước có vai trò quan trọng trong công tác soạn thảo văn bản.
Thông tin cần thu thập có 2 loại:
+ Thông tin pháp lý: Là thông tin dùng làm căn cứ cho những vấn đề
được đề cập trong văn bản, thường là các văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản
cấp trên trực tiếp giao quyền cho thủ trưởng cơ quan.
+ Thông tin thực tế: Là những thông tin cần thiết, quan trọng, chính xác
phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến soạn thảo văn bản
- Sau khi thu thập thông tin xong là xử lý thông tin : Bao gồm phân tích,
đánh giá để lựa chọn những thông tin chính xác, có giá trị để đưa vào văn bản,
đồng thời loại bỏ những thông tin trùng lặp, không cần thiết.
Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:
- Khái quát các phần các ý trong văn bản, và sắp xếp các phần các ý theo

trình tự lần lượt kợp lý và khoa học, phân chia sung lượng thông tin trong từng
chương, khoản, mục, điều, từng đoạn cho hợp lý và theo sự chỉ đạo hướng dẫn
của trưởng phòng.
20