Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại tổng công ty lương thực miền bắc

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Bá Ngọc - Ngƣời
hƣớng dẫn khoa học, đã nhiệt tình hƣớng dẫn tôi hoàn thành Luận văn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn sự hỗ trợ quý báu của các đơn vị, cá nhân trong
quá trình thu thập tài liệu. Tôi cũng cảm ơn các đồng nghiệp, các bạn học đã góp ý
cho tôi chỉnh sửa, hoàn thiện Luận văn.

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là do tôi tự thực hiện và hoàn thiện dƣới sự
hƣớng dẫn của PGS.TS Nguyễn Bá Ngọc. Các số liệu sử dụng trong đề tài hoàn toàn
trung thực với thực t , các tài liệu tr ch dẫn có nguồn gốc r ràng, Nh ng k t luận
khoa học của luận văn chƣa từng đƣợc công bố.
Hà nội, ngày tháng
Tác giả luận văn

2

năm 2016


MỤC LỤC
MỤC LỤC ..................................................................................................................3
DANH MỤC BẢNG ..................................................................................................5
DANH MỤC SƠ ĐỒ .................................................................................................6
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................7
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ..........................10
1.1. Khái niệm và nội dung phân t ch công việc ..................................................10
1.1.1. Các khái niệm cơ bản .............................................................................10

1.1.2. Ý nghĩa của phân t ch công việc.............................................................10
1.1.3. Nội dung phân t ch công việc .................................................................12
1.2. Các thông tin cần thu thập và phƣơng pháp thu thập thông tin .....................17
1.2.1. Các thông tin cần thu thập ......................................................................17
1.2.2. Các phƣơng pháp thu thập thông tin ......................................................17
1.3. Trình tự thực hiện phân t ch công việc ..........................................................19
1.4. Các y u tố ảnh hƣởng đ n phân t ch công việc .............................................21
1.5.Kinh nghiệm phân t ch công việc ở một số doanh nghiệp .............................23
1.5.1. Kinh nghiệm ở một số doanh nghiệp .....................................................23
1.5.2. Bài học rút ra cho Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc .........................27
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ........................................................................................30
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI
TỔNG CÔNG TY LƢƠNG THỰC MIỀN BẮC, PHÂN TÍCH TRƢỜNG HỢP
VỚI BAN XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM ............................31
2.1. Một số khái quát về Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc nói chung và Ban
xuất nhâp khẩu nông sản thực phẩm của Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc nói
riêng ......................................................................................................................31
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ..........................................................31
2.1.2. Bộ máy quản lý điều hành của Tổng công ty lƣơng thực miền Bắc ......33
2.1.3. K t quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc .36
2.2.Thực trạng phân t ch công việc tại Tổng công ty ...........................................36
2.2.1.Công tác phân t ch công việc tại Tổng công ty .......................................36
2.2.2. Phân t ch công việc tại Ban Xuất Nhập Khẩu Nông sản Thực phẩm ....41
2.3. Đánh giá công tác phân t ch công việc tại Ban Xuất Nhập khẩu nông sản
thực phẩm thuộc Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc (gọi tắt là Ban) ................49
2.3.1 Nh ng k t quả đạt đƣợc ..........................................................................49
2.3.2. Nh ng tồn tại và nguyên nhân................................................................49
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ........................................................................................54
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI BAN XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN

THỰC PHẨM TỔNG CÔNG TY LƢƠNG THỰC MIỀN BẮC .......................55
3.1. Mục tiêu và định hƣớng phát triển Tổng Công ty lƣơng thực miền Bắc.......55
3.1.1.Mục đ ch ..................................................................................................55
3.1.2. Định hƣớng ............................................................................................55
3


3.1.3. Vai trò của phân t ch công việc trong mục tiêu phát triển Tổng công ty
..........................................................................................................................56
3.2.Các giải pháp ..................................................................................................57
3.2.1. Xác định r vai trò của các cấp ..............................................................57
3.2.2. Hoàn thiện các nội dung phân t ch công việc và áp dụng văn bản phân
t ch công việc vào quản lý nhân sự ..................................................................65
3.2.3. Áp dụng văn bản phân t ch công việc vào quản trị nhân sự ...................81
KẾT LUẬN ..............................................................................................................82
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................83

4


DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1: Bản mô tả công việc .................................................................................13
Bảng 1.2: Bản yêu cầu câu việc ................................................................................14
Bảng 1.3: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ..........................................................16
Bảng 1.4: Sơ đồ phân t ch công việc .........................................................................16
Bảng 2.1: K t quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty........................................36
Bảng 2.2: Bản phân công nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức nhân sự (thực chất là bản
mô tả công việc) ........................................................................................................38
Bảng 2.3: Bản phân công nhiệm vụ cho Ban Xuất Nhập khẩu nông sản thực phẩm
(thực chất là bản mô tả công việc) ............................................................................44

Bảng 3.1: Bảng hệ thống các chức danh công việc...................................................66
Bảng 3.2: Mẫu “Bản Mô tả công việc” .....................................................................67
Bảng 3.3: Mẫu Bản câu hỏi .......................................................................................70
Bảng 3.4: Bản “Mô tả công việc” cho công việc Nhân viên Nhập khẩu nông sản
thực phẩm ..................................................................................................................77
Bảng 3.5: Bản “Mô tả công việc” cho Nhân viên Kỹ sƣ thi t bị ..............................78

5


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 3.1: Quy trình phân t ch công việc mới ..........................................................65

6


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con ngƣời trong tổ chức đã đƣợc mọi
ngƣời, mọi tổ chức thừa nhận. Điều này đƣợc khẳng định qua công tác quản lý nhân
sự đang ngày càng đƣợc đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con ngƣời là y u tố mang
t nh quy t định, có t nh sáng tạo, có thể nói: “con ngƣời là nguồn lực của mọi nguồn
lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con ngƣời, vận hành bởi con ngƣời, nguồn nhân
lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con ngƣời là y u tố quy t định sự tồn
tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải
gây dựng cho mình một đội ngũ ngƣời lao động phù hợp về số lƣợng, chất lƣợng và
phải tổ chức quản lý ngƣời lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý
nhân sự phải đƣợc thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi
th của nguồn nhân lực.
Phân t ch công việc là công việc đầu tiên cần phải bi t và cần phải thực hiện

cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang t nh nền tảng của quản
lý nhân sự. Phân t ch công việc là công cụ để làm tốt nh ng công tác khác của quản
lý nhân sự nhƣ: thi t k công việc, k hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng lao
động, bố tr lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động… Ch nh vì vậy phân t ch công việc
đƣợc coi là công cụ của quản trị nhân sự.
Đối với các nƣớc phát triển trên th giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã
đƣợc bi t đ n từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức
đƣợc tác dụng to lớn của phân t ch công việc và áp dụng phổ bi n gần trăm năm
qua. Tuy nhiên đối với các nƣớc đang phát triển, nhƣ Việt Nam hiện nay, phân t ch
công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam
chƣa thực hiện hoặc thực hiện chƣa đầy đủ công tác phân t ch công việc. Nguyên
nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chƣa đƣợc nhận thức và đánh
7


giá đúng đắn, các tổ chức chƣa hiểu r bản chất của phân t ch công việc, vai trò của
phân t ch công việc đối với quản lý nhân sự, do đó chƣa có sự đầu tƣ đúng mức cho
công tác này. Tại Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc, công tác phân t ch công việc
đã có nh ng k t quả bƣớc đầu nhƣng cũng chƣa đƣợc quan tâm và hoàn thiện.
Ch nh vì vậy, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Tổng
công ty Lương thực miền Bắc” để nghiên cứu.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Đề tài nghiên cứu về nh ng vấn đề lý luận cơ bản về công tác phân t ch
công việc nói chung.
- Đánh giá thực trạng công tác phân t ch công việc tại Tổng công ty Lƣơng
thực miền Bắc giới hạn tại Ban Xuất Nhập khẩu nông sản thực phẩm, từ đó đề xuất
các biện pháp, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân t ch công việc tại Ban Xuất
Nhập khẩu nông sản thực phẩm của Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác phân t ch công việc tại Tổng công ty
Lƣơng thực miền Bắc.
- Phạm vi nghiên cứu về mặt tổ chức: Ban Xuất Nhập khẩu nông sản thực
phẩm.
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Công tác phân t ch công việc tại Ban
Xuất Nhập khẩu nông sản thực phẩm Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc trong giai
đoạn 2011 - 2014.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phƣơng pháp
nghiên cứu nhƣ phân t ch, so sánh, thống kê, tổng hợp, …
5. Kết cấu của luận văn

8


Ngoài phần mở đầu, k t luận, mục lục, danh mục các ch vi t tắt, danh mục
các bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo, k t cấu phần nội dung của luận văn
gồm 03 chƣơng:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về phân t ch công việc
Chƣơng 2. Thực trạng công tác phân t ch công việc tại Ban Xuất Nhập khẩu
nông sản thực phẩm của Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc
Chƣơng 3. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác phân t ch công việc
tại Ban Xuất Nhập khẩu nông sản thực phẩmTổng công ty Lƣơng thực miền Bắc.

9


Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.1. Khái niệm và nội dung phân tích công việc

1.1.1. Các khái niệm cơ bản
Để tìm hiểu khái niệm phân t ch công việc, trƣớc h t ta phải hiểu th nào là
công việc. Bên cạnh đó, công việc lại đƣợc xây dựng từ khái niệm nhiệm vụ. Vậy
nhiệm vụ là gì?
- Nhiệm vụ: Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với t nh mục đ ch cụ
thể mà mỗi ngƣời lao động phải thực hiện.
- Công việc: Là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ đƣợc thực hiện bởi một
ngƣời lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau đƣợc thực hiện
bởi một số ngƣời lao động.
- Phân t ch công việc: Là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về
công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm r bản chất của từng công
việc. (Nguồn: Giáo trình Quản trị Nhân lực, Ths.Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS
Nguyễn Ngọc Quân, trƣờng Đại học Kinh t quốc dân).
Phân t ch công việc xác định r tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền
hạn, mối quan hệ trong công việc; các phƣơng tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu
cầu đối với ngƣời lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Tất cả các thông tin
này đƣợc trình bày trong các văn bản phân t ch công việc.
1.1.2. Ý nghĩa của phân tích công việc
Phân t ch công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ch cho tổ chức.
Phân t ch công việc cung cấp nh ng thông tin quan trọng về công việc để sử dụng
trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đƣa ra quy t định nhân sự đúng đắn.
a/ Với thiết kế lại công việc
Thi t k công việc sử dụng nh ng thông tin trong bản mô tả công việc, bản
yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện để thấy với từng công việc cụ thể cần
10


thi t k lại nh ng y u tố nào cho hợp lý.
b/.Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực
K hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc,

bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện để xác định các công việc mà tổ
chức cần k hoạch hoá. Từ đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thi t về số
lƣợng và chất lƣợng để hoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh
doanh, đảm bảo không thừa, không thi u lao động, tránh nh ng bất cập và lãng phí
cho tổ chức.
c/.Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực
Tuyển dụng nhân sự ứng dụng nh ng thông tin trong bản mô tả công việc,
bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện để xác định bản chất của công
việc cần tuyển ngƣời lao động, đƣa nh ng thông tin đó vào tuyển mộ nhân sự, đảm
bảo tuyển dụng đúng ngƣời.
d/.Với bố trí nhân lực, đánh giá thực hiện công việc và thù lao lao động
Với bố tr nhân lực: Ứng dụng nh ng thông tin trong bản mô tả, bản tiêu
chuẩn để truyền đạt tới ngƣời lao động nh ng nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải
thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về k t quả thực hiện công việc, giúp ngƣời
lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc. Đồng thời, văn bản phân t ch công
việc là cơ sở để tổ chức sửa ch a nh ng sai sót trong bố tr lao động trƣớc đây của
mình, bố tr lại lao động phù hợp hơn.
Đánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả công việc,
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá, các mức cụ
thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đảm bảo đánh
giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn.
Nh ng thông tin trong tất cả các văn bản phân t ch công việc đƣợc sử dụng
để xác định giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao
động; nh ng thông tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp, nhƣ: phụ cấp môi
11


trƣờng, điều kiện làm việc…
e/.Với kỷ luật lao động, an toàn lao động
- Với kỷ luật lao động: Nh ng thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu

chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về
hành vi của ngƣời lao động trong quá trình thực hiện công việc, nhƣ: Quy trình thực
hiện công việc, số lƣợng và chất lƣợng công việc cần đạt đƣợc, thời giờ làm việc…
- Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ
chức xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao
động, vệ sinh lao động.
1.1.3. Nội dung phân tích công việc
1.1.3.1.Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải th ch về nh ng nhiệm vụ, trách
nhiệm, quyền hạn của ngƣời thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều
kiện làm việc. Thông thƣờng, bản mô tả công việc bao gồm các nội dung ch nh sau:
- Xác định công việc: Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên
bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh ngƣời giám sát/quản
lý trực ti p; số ngƣời dƣới quyền, ngƣời thay th khi vắng mặt; ngạch lƣơng…
- Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: Phần này xác định r
ngƣời lao động phải thực hiện nh ng nhiệm vụ gì. Các nhiệm vụ nên đƣợc sắp x p
theo thứ tự ƣu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọng hoặc mức độ thƣờng xuyên.
Song song với đó là trách nhiệm, quyền hạn nhƣ th nào, các mối quan hệ trong
công việc. Phần này cần sử dụng nh ng động từ hành động để mô tả, nên vi t tóm
tắt nhƣng phải đảm bảo đầy đủ, ch nh xác
- Điều kiện làm việc: Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, nhƣ: thời gian
làm việc, ch độ làm việc…; số lƣợng, chất lƣợng các loại phƣơng tiện… đƣợc sử
dụng; điều kiện vệ sinh lao động, an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt
độ, độ ẩm, hoá chất....

12


Bảng 1.1: Bản mô tả công việc

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: ......................................................................................
Mã số công việc: ...............................................................................................
Phòng/Ban: .......................................................................................................
Nơi làm việc: ....................................................................................................
Báo cáo cho: .....................................................................................................
Số ngƣời dƣới quyền (n u có): ........................................................................
Ngƣời thay th khi vắng mặt (n u có):.............................................................
Ngạch lƣơng: ...................................................................................................
- Mô tả chung về công việc:.............................................................................
- Nhiệm vụ, trách nhiệm: .................................................................................
+ Nhiệm vụ: .....................................................................................................
+ Trách nhiệm: .................................................................................................
- Quyềnhạn:......................................................................................................
- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: ................................................
+ Trong công việc: ...........................................................................................
+ Ngoài công việc: ...........................................................................................
Bản làm
yêu cầu
của công việc đối với người thực hiện
-1.1.3.2.
Điều kiện
việc:
+ Môi trƣờng làm việc: .....................................................................................
+ Thời gian làm việc: ........................................................................................
+ Phƣơng tiện, máy móc, trang thi t bị, công cụ, dụng cụ sử dụng:..................
Bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện nêu ra các yêu cầu của
công việc nhƣ: Trình độ giáo dục - đào tạo, ki n thức chuyên môn, kỹ năng nghề
nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu bi t, khả năng, thể lực… và
13

các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, các yêu
cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện nên đƣợc sắp x p theo thứ tự ƣu tiên
giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ nh ng yêu cầu cơ bản nhất, cần thi t
nhất, không nên đặt yêu cầu quá cao cũng nhƣ nh ng yêu cầu về sự phân biệt đối xử
đối với ngƣời lao động đặc biệt về dân tộc, tôn giáo...
Bảng 1.2: Bản yêu cầu câu việc

BẢN YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: ......................................................................................
Mã số công việc:...............................................................................................
Phòng/Ban: .......................................................................................................
Nơi làm việc: ....................................................................................................
Báo cáo cho: .....................................................................................................
Số ngƣời dƣới quyền (n u có): ........................................................................
Ngƣời thay th khi vắng mặt (n u có):.............................................................
Ngạch lƣơng: ...................................................................................................
-Yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện: ............................................
1.1.3.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

+Hiểu bi t, ki n thức: .......................................................................................
+ Kỹ năng: ........................................................................................................
+ Trình độ đào tạo: ...........................................................................................
+ Kinh nghiệm: ................................................................................................
+ Các yêu cầu khác (sức khỏe, phẩm chất):.....................................................

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh yêu cầu
hoàn thành công việc về số lƣợng, chất lƣợng, thời gian…Trong quá trình xây dựng
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nên sử dụng các tiêu chuẩn định lƣợng, tuy

14


nhiên cũng không nên đƣa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao khi n
ngƣời lao động không thể thực hiện đƣợc gây ra thất vọng cho ngƣời quản lý

15


Bảng 1.3: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Chức danh công việc......................................................................................
Mã số công việc:.............................................................................................
Phòng/Ban:.....................................................................................................
Nơi làm việc:.................................................................................................
Báo cáo cho:..................................................................................................
Số ngƣời dƣới quyền (n u có):.......................................................................
1.1.3.4.
Tầmkhi
quan
trọng
tích công việc
Ngƣời
thay th
vắng
mặtcủa
(n phân
u có):...........................................................
a/Ngạch

Sơ đồ phân
tích công việc
lƣơng:..................................................................................................
- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc:............................................................
+ Tiêu chuẩn về số lƣợng:..............................................................................
+ Tiêu chuẩn về chất lƣợng: ..........................................................................
+ Tiêu chuẩn về thời gian: .............................................................................
+ Các tiêu chuẩn khác (thái độ, hành vi):.......................................................
Bảng 1.4: Sơ đồ phân tích công việc

Các nhiệm vụ
cụ thể

Các trách nhiệm
cụ thể
Phi u mô tả công việc

Phân tích
công việc

Phi u tiêu chuẩn công việc
Phi u yêu cầu công việc

Ki n thức lý
thuy t

Kỹ năng thực
hành
16

Các điều kiện
làm việc cụ thể

+K hoạch hóa NNL
+ Tuyển dụng nhân viên
+ Đào tạo và phát triển
+ Trả công
+ Đánh giá nhân viên

Các khả năng
cần thi t khác


1.2. Các thông tin cần thu thập và phƣơng pháp thu thập thông tin
1.2.1. Các thông tin cần thu thập
- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện
chúng nhƣ th nào, mức độ quan trọng và mức độ thƣờng xuyên của chúng; quyền
hạn, các mối quan hệ của ngƣời lao động trong công việc…
- Thông tin về các y u tố của điều kiện làm việc, nhƣ: thông tin về thời gian
làm việc; thông tin về số lƣợng, chất lƣợng của các loại phƣơng tiện, máy móc,
trang thi t bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… ngƣời lao động cần sử dụng
trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh lao động, an toàn lao động:
nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không kh , rủi ro… trong công việc; y u tố môi
trƣờng tâm lý xã hội.
- Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện, nhƣ: trình
độ giáo dục – đào tạo, ki n thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm
làm việc, các thuộc t nh, phẩm chất cá nhân: hiểu bi t, khả năng, thể lực, tinh
thần… và các yêu cầu khác cần thi t cho thực hiện công việc.
1.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin
Trong từng tình huống cụ thể, cán bộ phân t ch công việc sẽ sử dụng một

phƣơng pháp thu thập thông tin hoặc sử dụng k t hợp một số phƣơng pháp thu thập
thông tin sau:
- Bản câu hỏi: Bao gồm nh ng câu hỏi liên quan đ n một công việc cụ thể,
sẽ đƣợc phân phát tới tay ngƣời lao động, ngƣời lao động có trách nhiệm điền các
câu trả lời theo bản hƣớng dẫn. Từ đây, thông tin thu thập đƣợc lƣợng hóa r ràng,
đáp ứng đƣợc xử lý khối lƣợng lớn thông tin, có thể xử lý trên phần mềm máy t nh,
tuy nhiên chi ph cho phƣơng pháp này tƣơng đối tốn kém. Thông thƣờng, bản câu
hỏi nên đƣợc thi t k đơn giản, dễ trả lời, theo hƣớng câu hỏi mở hoặc lựa chọn,
nên tập trung vào nh ng thông tin quan trọng, khai thác sâu vào thông tin cần thi t.

17


- Phỏng vấn: Là phƣơng pháp cán bộ phân t ch công việc sử dụng nh ng câu
hỏi đƣợc chuẩn bị sẵn ti n hành phỏng vấn trực ti p từng ngƣời thực hiện công việc,
hoặc nhóm ngƣời lao động. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng cho nh ng lao
động gián ti p nhƣ, đòi hỏi trình độ cao nhƣ: lao động quản lý, kỹ sƣ công nghệ
thông tin, ki n trúc sƣ,... Sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn sẽ thu đƣợc thông tin đa
dạng, mặt khác cũng gây ra tốn chi ph , thời gian cho tổ chức, đôi khi thông tin
cũng bị ảnh hƣởng bởi y u tố chủ quan của ngƣời phỏng vấn.
- Quan sát: Là phƣơng pháp cán bộ phân t ch công việc thi t k mẫu phi u
quan sát, sau đó ti n hành quan sát công việc đó thực hiện nhƣ th nào, máy móc,
phƣơng tiện đƣợc sử dụng, k t quả thực hiện công việc,... Ƣu điểm lớn của phƣơng
pháp này là dễ thực hiện, thông tin thu thập đƣợc đầy đủ, chi ti t, sát với công việc
thực t , tuy nhiên sử dụng phƣơng pháp này khá tốn thời gian, thông tin thu đƣợc dễ
bị ảnh hƣởng bởi y u tố chủ quan của cả ngƣời quan sát và ngƣời bị quan sát;
thƣờng áp dụng phƣơng pháp cho công nhân sản xuất mà khó áp dụng cho nh ng
công việc liên quan hoạt động tr não: lập k hoạch, thi t k ,....
- Ghi chép: Bao gồm tự ghi chép và ghi chép lại nh ng sự việc quan trọng. Ở
đây, tự ghi chép là phƣơng pháp ngƣời thực hiện công việc tự ghi chép lại nh ng

thông tin có liên quan đ n công việc của mình vào một cuốn sổ với nh ng mục đã
đƣợc thi t k sẵn; ƣu điểm của phƣơng pháp này là nhiều thông tin sát với thực t
thực hiện công việc mà ti t kiệm chi ph và thời gian song độ ch nh xác của thông
tin thì hạn ch do dễ bị ảnh hƣởng bởi y u tố chủ quan của ngƣời ghi chép, quá
trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán; ghi chép nh ng sự việc
quan trọng cho thấy đƣợc sự bi n thiên, t nh linh động trong thực hiện công việc
của nh ng ngƣời lao động khác nhau song nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là tốn
thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi.
- Hội thảo chuyên gia: Hội thảo chuyên gia là phƣơng pháp Tổ chức một
cuộc hội thảo thảo luận về công việc cần phân t ch gi a các chuyên gia là nh ng
ngƣời có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, nh ng ngƣời
18


giám sát, quản lý trực ti p các bộ phận, phòng, ban từ đây làm r và bổ sung thêm
thông tin cho các phƣơng pháp khác, thông tin thu thập đƣợc có thể phục vụ nhiều
mục đ ch phân t ch công việc,tuy nhiên đây là phƣơng pháp tốn chi ph và thời gian.
1.3. Trình tự thực hiện phân tích công việc
Bƣớc 1: Xác định công việc cần phân t ch và mục đ ch của phân t ch, từ đó
xác định đƣợc phƣơng pháp thu thập thông tin và chọn đối tƣợng tham gia.
Xác định mục đ ch sử dụng nh ng thông tin trong các văn bản phân t ch
công việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: Tuyển dụng lao
động, bố tr lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm r đƣợc mục đ ch
của phân t ch công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thập nh ng loại thông
tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu.
Phân t ch công việc không phải là công tác đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và
với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đ ch và nhu cầu phân t ch công việc
mà xác định công việc cần phân t ch:
- Phân t ch tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt
động, phân t ch công việc lần đầu tiên đƣợc thực hiện.

- Phân t ch công việc mới phát sinh, khi tổ chức có nh ng công việc mới
xuất hiện.
- Phân t ch mang t nh chất nâng cấp công việc, khi công việc có sự thay đổi
đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất
mới, có phƣơng pháp và thủ tục làm việc mới…
- Phân t ch theo chu kỳ, khi tổ chức ti n hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công
việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật nh ng thông tin cho các văn bản phân t ch
công việc đảm bảo chúng ch nh xác, phù hợp với công việc hiện tại.
Bƣớc 2: Chuẩn bị nội dung và các phƣơng tiện thu thập thông tin.
Lựa chọn phƣơng pháp thu thập thông tin là nhiệm vụ rất quan trọng. Để lựa
chọn đƣợc phƣơng pháp thu thập thông tin phù hợp, hiệu quả, cán bộ phân t ch công
việc dựa trên các căn cứ sau:
19


- Mục đ ch của phân t ch công việc, từ đó xác định nh ng loại thông tin liên quan
đ n công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìm hiểu của thông tin.
- T nh chất của công việc đƣợc phân t ch, nhƣ công việc có nh ng hoạt động
lao động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát đƣợc.
- Đặc điểm của đối tƣợng cung cấp thông tin,v dụ nhƣ ngƣời cung cấp thông
tin có trình độ giáo dục – đào tạo không cao thì không nên áp dụng phƣơng pháp
bản câu hỏi, phỏng vấn.
- Ngân quỹ và thời gian,v dụ n u ngân quỹ hạn hẹp không nên áp dụng
phƣơng pháp bản câu hỏi, n u thời gian hạn ch không nên lựa chọn phƣơng pháp
phỏng vấn, quan sát.
- Ƣu điểm, nhƣợc điểm của từng phƣơng pháp.
Mỗi phƣơng pháp đều có ƣu điểm, nhƣợc điểm nhất định, để phát huy ƣu
điểm và hạn ch nhƣợc điểm của các phƣơng pháp thì có thể áp dụng k t hợp một
số phƣơng pháp khác nhau.
Sau khi xác định phƣơng pháp thu thập thông tin, thì cán bộ phân t ch công

việc phải thi t k biểu mẫu thu thập thông tin, nhƣ: bản câu hỏi, mẫu câu hỏi phỏng
vấn, mẫu phi u quan sát, mẫu phi u ghi chép... Biểu mẫu thu thập thông tin là công
cụ thu thập thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả.
Bƣớc 3: Ti n hành thu thập thông tin
Áp dụng các phƣơng pháp thu thập thông tin đã lựa chọn để thu thập thông
tin. Cán bộ phân t ch công việc ti n hành thu thập thông tin, nhƣ ti n hành phỏng
vấn ngƣời lao động, phân phát và thu các bản câu hỏi, tổ chức hội thảo chuyên gia
hay ti n hành quan sát quá trình thực hiện công việc của ngƣời lao động...Cán bộ
phân t ch công việc cần phải giải th ch cho ngƣời lao động hiểu r mục đ ch, tầm
quan trọng của việc thu thập thông tin và công tác phân t ch công việc, phải có
nh ng hƣớng dẫn về cách thức cung cấp thông tin cho ngƣời lao động.
Bƣớc 4: Xử lý sơ bộ thông tin
Xử lý thông tin theo mục đ ch, yêu cầu của phân t ch công việc: sắp x p,
20


phân loại các thông tin thu thập đƣợc; thẩm định, kiểm tra lại t nh ch nh xác và đầy
đủ của thông tin từ nh ng ngƣời lao động có liên quan; điều chỉnh nh ng thông tin
sai lệch, bổ sung nh ng thông tin còn thi u…
Bƣớc 5: Xây dựng 3 bảng
- Từ nh ng thông tin thu thập đƣợc, cán bộ phân t ch công việc cùng với
phòng chuyên trách nguồn nhân lực và sự k t hợp với các phòng, ban, bộ phận khác
vi t các văn bản phân t ch công việc. Thông thƣờng cán bộ phân t ch công việc là
ngƣời trực ti p vi t bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời
thực hiện trong sự giúp đỡ từ nh ng ngƣời lao động, ngƣời quản lý trực ti p các
phòng, ban. Nhƣng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lại thƣờng do bộ phận trực
tuy n vi t dƣới sự hƣớng dẫn, giám sát của cán bộ phân t ch công việc.
- Các văn bản phân t ch công việc đƣợc gửi tới nh ng ngƣời lao động và
ngƣời quản lý trực ti p để lấy ý ki n đóng góp. Cán bộ phân t ch công việc tập hợp
các ý ki n đóng góp lại, dựa trên đó sửa các văn bản cho hợp lý.

Sau đó lại tổ chức hội thảo lấy ý ki n đánh giá của nh ng ngƣời quản lý về
văn bản phân t ch công việc, sửa lại (n u cần) và đi đ n thống nhất.
- Gửi văn bản phân t ch công việc lên ngƣời lãnh đạo cao nhất chờ phê chuẩn.
- Ban hành thực hiện: Gửi văn bản phân t ch công việc tới phòng, ban, ngƣời
lao động liên quan và lƣu lại phòng nhân sự.
1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến phân tích công việc
- Nhóm y u tố về tổ chức, công nghệ và điều kiện làm việc
+ Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ: Cơ cấu tổ chức của đơn vị không
rõ ràng, chức năng, nhiệm vụ chồng chéo gi a các bộ phận trong đơn vị sẽ gây ra
khó khăn trong công tác phân t ch công việc.
+ Đặc điểm công nghệ sản xuất và ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh
doanh, đặc thù về công nghệ sản xuất đóng vai trò quan trọng trong phân tích công
việc của đơn vị đó.
+ Đặc điểm điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc căng thẳng, nhiều áp lực,
21


gây khó khăn không nhỏ cho việc phân t ch công việc.
- Nhóm y u tố về quan điểm và chi n lƣợc phát triển doanh nghiệp
+ Quan điểm phát triển doanh nghiệp: Quan điểm này phụ thuộc vào các nhà
quản lý, doanh nghiệp đƣợc định hƣớng phát triển theo hƣớng nào công tác phân
t ch công việc sẽ từ đó mà đƣợc định hƣớng theo.
+ Chi n lƣợc phát triển doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có một định hƣớng
chi n lƣợc phát triển riêng, từ đó các nhà quản trị sẽ vạch ra một k hoạch phân t ch
công việc cụ thể theo hƣớng đó; tuy nhiên mỗi doanh nghiệp sẽ có chi n lƣợc phát
triển từng giai đoạn, thời kỳ là khác nhau. Từ đó, phân t ch công việc từ đó mà thay
đổi theo.
+ Sự phối hợp hoạt động của các đơn vị trong doanh nghiệp: Hoạt động của
các đơn vị trong doanh nghiệp mà nhịp nhàng , ăn khớp với nhau thì việc phân t ch
công việc sẽ diễn ra dễ dàng hơn.

- Nhóm y u tố thuộc về cán bộ phân t ch công việc
+ Trình độ, năng lực: Cán bộ phân t ch công việc là ngƣời chịu trách nhiệm
trong công tác phân t ch công việc. Vì vậy năng lực cũng nhƣ trình độ của cán bộ
phân t ch công việc đƣợc coi là y u tố tiên quy t đ n việc phân t ch công việc có đạt
đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn không.
+ Ý thức, thái độ, trách nhiệm:
Ngoài y u tố trình độ, năng lực thì ý thức, thái độ, trách nhiệm của cán bộ
phân t ch công việc cũng đóng vai trò quan trọng đối với việc phân t ch công việc.
Một cán bộ phân t ch công việc có năng lực, trình độ chuyên môn tốt mà ý thức
kém, không có trách nhiệm với công việc của mình thì việc phân t ch công việc
cũng không thể tốt đƣợc. Mặt khác, một cán bộ phân t ch công việc tuy năng lực
chuyên môn chƣa đƣợc xuất sắc mà có ý thức, tinh thần trách nhiệm cao với công
việc của mình thì chắc chắn ngƣời đó sẽ không ngừng nỗ lực học hỏi để tu bổ
chuyên môn ngày một ti n bộ, từ đó năng lực cũng ngày càng tăng, công tác phân
t ch công việc sẽ từ đó ngày một đƣợc cải thiện.
22


+ Khả năng phối hợp công tác:
Song song với trình độ, năng lực, ý thức trách nhiệm, thì khả năng phối hợp
công tác của cán bộ phân t ch công việc cũng rất quan trọng. Đây cũng đƣợc xem là
kỹ năng mềm của cán bộ phân t ch công việc. Cán bộ phân t ch công việc dù có
năng lực, có trách nhiệm song không có khả năng phối hợp công tác thì việc phân
t ch công việc cũng không thể tốt đƣợc. Vì vậy, để đảm bảo phân t ch công việc đạt
hiệu quả tốt nhất thì cán bộ phân t ch công việc cần hội đủ 3 y u tố: Năng lực, trình
độ chuyên môn tốt; ý thức, trách nhiệm cao và có khả năng phối hợp trong công tác.
1.5.Kinh nghiệm phân tích công việc ở một số doanh nghiệp
1.5.1. Kinh nghiệm ở một số doanh nghiệp
1.5.1.1. Kinh nghiệm phân tích công việc ở Công ty Cổ phần Kinh Đô
Phân t ch công việc là một hoạt động rất quan trọng, nó giúp cho ngƣời

quảnlý xác định đƣợc các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với ngƣời lao
động, và làm cho họ hiểu đƣợc các kỳ vọng đó; và nhờ đó ngƣời lao động cũng hiểu
đƣợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.Công ty cổ
phần Kinh đô đã tổ chức thực hiện công tác phân t ch công việc kể từ khi ch nh thức
thành lập và đi vào hoạt động. Hoạt động này đƣợc công ty rất chú trọng. Công tác
phân t ch công việc tại Kinh đô đƣợc thực hiện theo cách thức sau:
- Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc điều hành chỉ đạo phòng nhân
sự phối hợp với các phòng ban khác trong công ty thực hiện công tác phân
t ch công việc để đảm bảo sự phân công r ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm
và quyền hạn gi a nh ng ngƣời lao động làm các công việc khác nhau, để
giúp cho ngƣời lao động hiểu r

mình phải thực hiện nh ng nhiệm vụ và

trách nhiệm gì.
- Phòng nhân sự sẽ có công văn đề nghị các trƣởng phòng, ban khác
trong công ty thực hiện công tác phân t ch công việc cho tất cả các công việc
trong phòng, ban mình. Trong đó có hƣớng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu r
cho ngƣời lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và có nh ng
23


quyền hạn nào. Các trƣởng phòng, ban khác chủ y u bằng ki n thức chuyên
môn, nghiệp vụ, bằng sự hiểu bi t về các công việc, bằng kinh nghiệm bản
thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần k t hợp với thông qua
hàng ngày làm việc với ngƣời lao động, trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung
thông tin về nh ng nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng
nhƣ th nào, phạm vi quyền hạn ra sao … từ đó các trƣởng phòng, ban trực
ti p có các văn bản phân t ch công việc, cụ thể là bản mô tả công việc và bản
tiêu chuẩn công việc.

- Văn bản này sẽ đƣợc bàn giao cho phòng nhân sự rồi phòng nhân sự
đƣa trình phó tổng giám đốc điều hành công ty duyệt. Sau khi đƣợc thông
qua, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đƣợc gửi tới các
phòng, ban và lƣu lại tổ chức nhân sự. Mỗi vị tr công việc công ty có bản mô tả
công việc, bản yêu cầu công việc đối với ngƣời thực hiện và bản tiêu chuẩn thực
hiện công việc riêng. Mỗi bản này lại đƣợc chia thành 3 loại đó là cán bộ quản lý,
nhân viên, công nhân. Trong bản mô tả này công ty tập trung 1 số nội dung nhƣ sau:
+ Phần xác định công việc bao gồm chức danh công việc, ngƣời quản lý trực ti p.
+ Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc.
Các yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện nhƣ trình độ, kỹ năng, kinh
nghiệm cần có để thực hiện công việc đó.
Đánh giá hệ thống bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc cho các chức
danh của Công ty Cổ phần Kinh Đô. Hệ thống mô tả công việc và tiêu chuẩn công
việc cho các chức danh phòng ban chƣa đƣợc hoàn thiện, vẫn còn tồn tại nhiều hạn
ch , bản mô tả công việc còn chƣa đƣợc xây dựng đầy đủ, không phải tất cả các
phòng, ban đều vi t bảng phân công công việc cho mình.
Các phòng ban cũng chƣa xây dựng đầy đủ các văn bản phân t ch
công việc, còn thi u văn bản quan trọng n a là bản tiêu chuẩn thực hiện
công việc và yêu cầu công việc đối với ngƣời thực hiện.
Bản mô tả công việc chủ y u miêu tả tên tuổi chức danh, mỗi ngƣời
24


mỗi nhóm có trách nhiệm, nghĩa vụ gì, miêu tả thực hiện nhƣ th nào, và có
đề cập tới quyền hạn của ngƣời lao động. Các nhiệm vụ và trách nhiệm của
ngƣời lao động đã đƣợc xắp x p theo thứ tự ƣu tiên về độ quan trọng.
Tuy nhiên sự phân loại thông tin trong bảng mô tả công việc còn hạn
ch , sự sắp x p thông tin không tránh khỏi nh ng chỗ lộn xộn thi u hợp l
vì không phân biệt r

nh ng nhiệm vụ, trách nhiệm với nh ng quyền hạn

của ngƣời lao động.
Có thể kể đ n một số nguyên nhân cơ bản dẫn đ n nh ng hạn ch trên
đó là: Ban lãnh đạo chƣa thực sự quan tâm đ n phân t ch công việc, năng lực
chuyên môn của các cán bộ nhân sự của công ty còn hạn ch về việc phân
t ch công việc, còn nhiều vị tr chƣa đƣợc ti n hành phân t ch công việc dẫn
đ n việc ứng dụng các văn bản phân t ch công việc: bản mô tả công việc và
tiêu chuẩn công việc vào các hoạt động quản l khác chƣa phát huy h t các
mặt t ch cực của nó. Các mục đ ch cũng nhƣ ý nghĩa của phân t ch công việc
không đƣợc phổ bi n đ n các quản l trực ti p và ngƣời thực hiện công việc
làm ảnh hƣởng đ n sự thống nhất của các bên.
1.5.1.2. Kinh nghiệm phân tích công việc ở Công ty cổ phần đầu tư và dịch vụ đô thị
Việt Nam
Hiện tại, công ty vẫn chƣa thực hiện bất kỳ một chƣơng trình phân t ch công
việc nào cho các công việc trong công ty. Công ty chỉ hiện đang sử dụng một loại
văn bản là các quy định về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban. Ban
lãnh đạo đã dựa vào quy định này để giao nhiệm vụ cho các bộ phận mà chịu trách
nhiệm là trƣởng phòng hoặc trƣởng bộ phận. Văn bản này tuy có r ràng nhƣng
chƣa cụ thể với các bộ phận đó.
Sau đó việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên là nhiệm vụ của
trƣởng bộ phận để phù hợp với trình độ và chuyên môn của họ.

25