Chi Ngân Sách Nhà Nước Và Chi Thường Xuyên _ www.bit.ly/taiho123

Chương 3A: Tổng quan về chi NSNN
Lời dẫn
Hôm nay chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu mảng còn lại của QLTCC – chi. Như
đã nói, chi NSNN phức tạp hơn thu NSNN rất nhiều. Từ cái ghim giấy trong phòng
TC huyện cho đến những dự án nhiều nghìn tỷ đồng đều phải lấy từ tiền trong quỹ
NS. Làm sao có thể quản lý được một mớ hỗn độn các khoản chi như vậy?
Để quản lý được hàng vạn khoản chi như vậy, thì trước tiên phải phân loại
được thành các nhóm. Khi đó ta có thể quản lý theo từng nhóm, vừa khoa học hơn,
vừa giảm bớt công sức so với việc theo dõi từng khoản chi.
Tùy theo tiêu chí lựa chọn mà sẽ có cách phân loại khác nhau. Tất nhiên, ta có
thể phân loại theo cách của riêng ta nhưng khi mà cả thế giới đi theo một cách
phân loại chung thì tốt nhất ta cũng nên theo họ. Quốc tế phân loại chi NS ra sao,
Việt Nam phân loại thế nào, chúng ta sẽ cùng đi làm rõ.
1. Chi NSNN
Chi NS là hoạt động phân phối và sử dụng quỹ NSNN. Nói đơn giản là, mọi
hoạt động làm giảm tiền trong quỹ NSNN đều là chi NS. Những giao dịch không
làm giảm quỹ NSNN thì không được tính là chi NS (ví dụ: giao dịch kiểu hàng đổi
hàng, hay kiểu cấn trừ nợ). Tương tự như trong kế toán dồn tích, thời điểm ghi
nhận chi phí là ngay khi giao dịch làm phát sinh nghĩa vụ phải trả.
Về phân loại chi NS, đa số quốc gia đều thống nhất rằng chi NS có thể chia
thành 2 nhóm chính là chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển. Chi thường xuyên
là các khoản chi của NSNN, phát sinh đều đặn, có hiệu lực ngắn (thường dưới 1
năm), và mang tính chất chi cho tiêu dùng. Chi đầu tư phát triển là các khoản chi
của NSNN, thường không phát sinh đều đặn, có hiệu lực dài (trên 1 năm), và mang
tính chất tích lũy, đầu tư.


Các đặc điểm nổi bật của chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển được tập
hợp trong bảng sau
So sánh

Chi thường xuyên

Chi đầu tư

Ví dụ

Các khoản chi lương, điện nước, chi Các khoản xây dựng cơ sở hạ tầng,
liên quan đến hoạt động sự nghiệp ở đường xá, mua sắm phương tiện,
các đơn vị. Ví dụ: đơn vị giáo dục là cơ sở vật chất.
chi phí học tập, đào tạo; đơn vị thể
dục thể thao là chi phí huấn luyện, du
đấu v.v…

Tần suất phát Lặp đi lặp lại, có sự ổn định tương Không có sự ổn định. Chi đầu tư
đối. Tưởng tượng NN giống như một thường liên quan đến xây dựng cơ

sinh

DN lớn, dù trong giai đoạn nào thì sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật.
cũng có những chi phí bất biến như Đương nhiên đã là công trình xây
nhân sự, điện, nước v.v…

dựng thì là đơn nhất chứ không thể
lặp đi lặp lại được.

Thời hạn tác Thời hạn tác động ngắn, tính chất Thời hạn tác động dài, tính chất
động & tính tiêu dùng. Vì bản chất các khoản chi tích lũy. Không ai xây dựng nhà
thường xuyên là những chi phí để xưởng, cầu cống, đường xá chỉ để

chất

duy trì sự tồn tại và thực hiện nhiệm sử dụng trong một năm rồi phá đi
vụ của bộ máy NN nên thời hạn tác cả. Thời hạn sử dụng các công
động thường là trong kỳ. Dùng trong trình thường kéo dài qua nhiều
kỳ đó xong là hết nên có tính chất năm nên mới nói chi đầu tư có tác
tiêu dùng. Ví dụ: tiền điện một tháng động dài hạn. Các công trình đó
chỉ có tác dụng trong tháng đó, sang vừa là tài sản quốc gia, vừa là nền
tháng sau lại phải chi tiếp mới có tảng để phát triền kinh tế, xã hội
điện mà dùng
Phạm
mức độ

vi

nên nói có tính chất tích lũy

& Gắn với cơ cấu tổ chức bộ máy NN, Gắn với mục tiêu phát triển KTvà các chức năng mà NN lựa chọn. XH trong từng thời kỳ. Tùy vào
Bộ máy càng to thì chi phí duy trì sự mục tiêu mà cơ cấu chi đầu tư phát


tồn tại càng lớn; NN càng đảm nhận triển cũng thay đổi cho phù hợp.
nhiều chức năng (theo phân loại Ví dụ: NN đang tập trung vào phát
COFOG) thì càng phát sinh lắm triển công nghiệp nặng thì phải
đầu tư nhiều cho xây dựng nhà

khoản chi

xưởng, máy móc; còn nếu tập
trung vào phát triển du lịch thì
phải xây dựng nhiều đường xá, sân

bay, khu du lịch v.v…

2. Phân loại chi NS
Chúng ta đã biết chi NS có thể được phân loại thành 2 nhóm chính là: chi
thường xuyên và chi đầu tư phát triển. Tuy nhiên, nhu cầu quản lý đòi hỏi phải
phân loại chi tiết hơn nữa. Sau đây, tôi sẽ giới thiệu cho các bạn 2 cách phân loại
chi tiết được quốc tế sử dụng rộng rãi: phân loại theo chức năng của NN, và phân
loại theo bản chất các khoản chi.
a) Phân loại theo chức năng của NN
Đây là cách phân loại do Liên hợp quốc đưa ra trong ấn phẩm “Phân loại chức
năng của chính phủ” (COFOG) vào năm 1993, sau đó chỉnh sửa lại vào năm 1999.
Logic của cách phân loại này rất dễ hiểu, đó là NN có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực
hiện thì tương ứng sẽ có bấy nhiêu khoản chi NS. COFOG đưa ra 10 nhiệm vụ mà
NN phải thực hiện, được trình bày ngắn gọn trong bảng dưới đây
Bảng 1 Phân loại chi NS theo chức năng của NN
1.Duy trì bộ máy NN

6.Phục vụ dân sinh

- Duy trì bộ máy lập, hành, tư pháp

- Nhà ở

- Cung cấp các dịch vụ hành chính

- Nước sạch

- Xử lý các sự vụ trong, ngoài nước

- Điện

- Chiếu sáng đô thị
2.Bảo vệ tổ quốc

7.Y tế, sức khỏe

- Quân đội

- Bệnh viện

- Dân phòng

- Bác sĩ
- Thuốc men, thiết bị y tế

3.Ổn định trật tự xã hội

8.Giải trí, văn hóa, tín ngưỡng

- Cảnh sát

- Truyền thanh, truyền hình

- Cứu hỏa

- Văn nghệ, thể thao

- Tòa án

- Xuất bản sách báo

- Trại giam

- Hoạt động tín ngưỡng

4.Hoạt động kinh tế

9.Giáo dục

- Nông, lâm, ngư nghiệp

- Trường học

- Khai thác, sản xuất, xây dựng

- Giáo viên

- Giao thông, vận tải

- Sách vở, giáo cụ

5.Bảo vệ môi trường

10.An sinh xã hội

- Xử lý rác thải

- Người già, trẻ em

- Xử lý nước thải

- Người thất nghiệp
- Người khuyết tật

b) Phân loại theo bản chất kinh tế
Cách phân loại này được IMF đưa ra trong “Cẩm nang thống kê tài chính NN”
(GFS) từ năm 1986 và liên tục được cập nhật, chỉnh sửa. Phiên bản mới nhất hiện
nay là GFS 2014. Bảng dưới đây tổng hợp ngắn gọn cách phân loại theo GFS kèm
giải thích
Bảng 2 Phân loại chi NSNN theo bản chất kinh tế (GFS)
Danh mục

Giải thích

1. Chi cho con người

Bộ máy NN muốn hoạt động được thì đương nhiên phải có

1.1. Chi lương

nhân sự, và phải trả lương. Ngoài ra còn có các khoản trích


1.2. Các

khoản

trích nộp theo lương như BHXH, BH thất nghiệp

nộp theo lương
2. Mua hàng hóa, dịch vụ

Giống như hộ GĐ, hay bất kỳ DN nào, các cơ quan NN
cũng tiêu thụ hàng hòa, dịch vụ. Ví dụ: điện, nước, dịch vụ
dọn dẹp vệ sinh. Các đơn vị sự nghiệp đặc thù lại tiêu thụ
những loại hàng hóa cụ thể. Ví dụ: xây dựng tiêu thụ sắt
thép, xi măng; y tế tiêu thụ thuốc men, giáo dục tiêu thụ
sách vở v.v…

3. Hao mòn TSCĐ

Các đơn vị thuộc NN cũng phải có TSCĐ như nhà xưởng,
máy móc v.v… và chi phí hao mòn cần phải được tính vào
chi NS theo các nguyên tắc ghi nhận tương tự như kế toán
DN

4. Trả lãi vay

Gần như mọi NN đều phải đi vay nợ, vay thì phải trả cả

4.1. Vay trong nước

gốc lẫn lãi. Tiền gốc sẽ ko tính là chi NS vì tiền vay không

4.2. Vay quốc tế

tính vào thu, nhưng lãi thì có tính là chi vì nó làm giảm quỹ
NS.

5. Trợ cấp

Trợ cấp là các khoản chi của NN nhằm hỗ trợ cho một đơn

5.1. Trợ cấp cho DNNN

vị trong quá trình sản xuất hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ: NN có

5.2. Trợ cấp cho DN tư

thể khuyến khích phát triển hàng dệt may thông qua các
khoản trợ cấp cho các DN dệt may

6. Tài trợ/viện trợ

Tài trợ giống trợ cấp ở chỗ đều là các khoản tiền đem đi

6.1. Trợ cấp cho các đơn cho và không cần hoàn trả. 2 thuật ngữ này nhiều khi được
vị NN

dùng thay thế cho nhau, tuy nhiên, nếu trợ cấp thường

6.2. Trợ cấp cho các tổ không gắn với yêu cầu cụ thể thì tài trợ lại đi kèm các yêu
chức quốc tế

cầu rất cụ thể. Ví dụ: trợ cấp cho ngư dân bám biển không

6.3. Trợ cấp cho chính có yêu cầu cụ thể về việc ngư dân sẽ chi số tiền đó như thế
phủ nước ngoài

nào, nhưng tài trợ cho ngư dân đóng tàu công suất lớn thì
tiền đó chỉ được phép dùng để đóng tàu mà thôi.

7. Lợi ích xã hội

Là các khoản chi không hoàn lại cho các cá nhân, hộ gia


đình nhằm giảm bớt gánh nặng mà họ phải chịu từ các rủi
ro xã hội như bệnh dịch, thiên tai, thất nghiệp v.v… Ví dụ:
phát thuốc miễn phí cho đồng bào dân tộc, hỗ trợ cho đồng
bào vùng lũ, học bổng cho con em thương binh, dân tộc
thiểu số v.v…
8. Chi khác

Còn những khoản nào không phân loại được vào 7 nhóm
trên thì cho vào chi khác

Cả 2 cách phân loại trên đều có ưu, nhược điểm riêng. Ví dụ: phân loại theo
chức năng của NN thì không biết được các khoản chi cho lương là bao nhiêu, chi
mua sắm hàng hóa là bao nhiêu; còn phân loại theo nội dung chi thì khó biết được
NN đã thực hiện vai trò của mình như thế nào. Vì thế hầu hết các quốc gia đều áp
dụng cả 2 cách phân loại trên khi quản lý NS.
Các khoản chi tiêu của NSNN rất đa dạng và phức tạp, nên muốn kiểm soát
được nó thì ta phải phân loại được theo cách thức phù hợp. Việc phân loại càng chi
tiết, rõ ràng thì càng dễ cho giám sát, và càng nâng cao tính minh bạch của ngân
sách.
Chúng ta đã biết cách quốc tế phân loại chi NS, giờ là lúc quay lại với Việt
Nam. Nhìn vào bảng dự toán chi NSNN 2014, ta có thể thấy NS Việt Nam đi theo
cách phân loại của COFOG. Các bạn hãy thử phân loại các khoản chi trong dự toán

NS Việt Nam theo tiêu chuẩn của COFOG và GFS.
Bảng 3 Dự toán chi NSNN Việt Nam 2014 (đơn vị: tỷ đồng)1
A

Tổng chi NSNN

Total state budget
expenditures

948,430

I

Chi thường xuyên

Current expenditures

766,230

Trong đó:

Of which:

Chi quản lý hành chính

Administration expenditures

1

1

Nguồn: Số liệu công khai Ngân Sách của Bộ Tài Chính

98,545


2

Chi sự nghiệp kinh tế

Economic expenditures

3

Chi sự nghiệp xã hội

Social expenditures

361,691

3.1

Chi giáo dục - đào tạo, dạy nghề

Education and training

174,481

3.2

Chi Y tế

Health

3.3

Chi dân số và kế hoạch hoá gia
đình

Population and Family
planning

3.4

Chi khoa học công nghệ

Science technology

7,680

3.5

Chi văn hoá thông tin

Culture & information

5,690

3.6

Chi phát thanh truyền hình

Radio & TV

3,090

3.7

Chi thể dục thể thao

Sports

2,260

3.8

Chi lương hưu và đảm bảo xã hội

Social security

4

Chi trả nợ lãi

Interest payment

II

Chi đầu tư phát triển

Capital expenditures

163,000

1

Chi xây dựng cơ bản

Capital construction
expenditure

158,152

2

Chi về vốn khác

Other capital expenditures

Dự phòng

Contingencies

III

68,231

60,290
547

107,653
60,480

4,848
19,200

Dưới đây là bản dự toán chi NS 2014 của Singapore, dựa vào các kiến thức vừa
học, bạn hãy thử so sánh với dự toán chi NS của Việt Nam xem có gì khác biệt.
Bảng 4 Dự toán chi NS Singapore 20142
FY2013 (Revised)

2

FY2014 (Budgeted)

Tổng

Chi TX

Chi đầu
tư

Tổng

Chi TX

Chi đầu tư

Tổng

52,345

40,432

11,913

56,664

42,880

13,785

Phát triển XH
Giáo dục
Phát triển
Y tế
Môi trường &
Nguồn nước
Văn hóa, cộng
đồng

24,377
11,599
1,555
5,808

21,078
10,720
642
5,083

3,298
879
913
725

27,032
11,486
1,997
7,115

22,619
10,598
870
6,034

4,413
888
1,126
1,081

1,280

957

324

1,449

1,033

416

1,358

1,017

341

1,963

1,284

678

Xã hội và gia đình
Thông tin truyền
thông

1,691

1,645

46

1,865

1,796

69

414

343

71

489

335

155

Số liệu ngân sách chính phủ Singapore. Website: />

Nhân lực
An ninh trật tự &
quan hệ quốc tế
Quân đội
Nội vụ
Ngoại vụ
Phát triển kinh tế
Giao thông
Thương mại &
Công nghiệp
Nhân lực
Phát triển mạng
lưới thông tin
Điều hành chính
phủ

Tài chính
Pháp luật
Cơ quan NN
Văn phòng thủ
tướng

671

671

0

669

669

0

16,506

15,666

840

17,236

16,328

908

12,175
3,882
449

11,735
3,542
389

440
340
60

12,566
4,209
462

12,137
3,770
422

429
439
40

9,471
5,944

2,062
572

7,410
5,372

9,980
6,172

2,243
639

7,737
5,533

2,664

715

1,949

2,647

708

1,939

539

508

30

578

524

54

324

267

58

584

372

212

1,991

1,626

365

2,416

1,690

726

765
442
403

739
171
380

27
271
23

852
636
477

695
193
422

157
443
55

380

336

45

451

380

71

Note: Figures may not add up due to rounding.

3. Quản lý chi NSNN
Chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu quy trình quản lý chi NSNN ở Việt Nam. Chi
thường xuyên và chi đầu tư tuy có khác nhau nhưng bản chất đều là các khoản chi
từ túi NS, nên đều tuân thủ những quy tắc chung. Chúng ta sẽ điểm qua những quy
tắc chung trước, còn các nguyên tắc riêng cho từng đối tượng sẽ nói sau.
Hãy tưởng tượng NN giống như một DN và bạn là ông chủ của DN đó. Bạn
muốn quản lý hoạt động đồng vốn của DN mình thật hiệu quả thế nên bạn đã dày
công lập ra một bản kế hoạch hoạt động thật chi tiết cho năm tới (kế hoạch phát
triển & dự toán NS), bạn còn bố trí riêng một thủ quỹ chuyên nhiệm vụ trong coi
cái két sắt cho bạn (KBNN). Bây giờ nhân viên của bạn đến xin bạn chi tiền mua
máy móc, chi tiền điện nước v.v… thì việc đầu tiên bạn sẽ làm là gì? Chắc chắn


việc đầu tiên là bạn phải soi xem cái khoản chi đó nó có phù hợp với cái bản kế
hoạch mà mình đã vạch ra hay không.
Nếu bạn cảm thấy khoản chi đó phù hợp rồi thì ký duyệt cho nó, nhưng vấn đề
là tiền lại do cô thủ quỹ giữ cơ. Vậy là ông nhân viên lại cầm cái giấy đã được ký
đó sang cô thủ quỹ, cô thủ quỹ sẽ đưa tiền ngay hay không? Nếu nhiệm vụ của cô
thủ quỹ chỉ là mở két lấy tiền rồi đóng lại thì chắc bạn đã chẳng phải tốn tiền thuê
hẳn một cô, thay vào đó mua một cái khóa là xong. Cô thủ quỹ phải kiểm tra lại
xem cái khoản chi đó xem còn gì sai sót so với quy định của DN không, nếu không
vấn đề gì thì mới mở két lấy tiền.

Tương tự, quản lý chi NS cũng phải đảm bảo đầy đủ các bước như trên: (i) thủ
trưởng đơn vị, hoặc cơ quan cấp trên có thẩm quyền kiểm tra xem khoản chi có
phù hợp với kế hoạch phát triển KT – XH, và xem có nằm trong dự toán hay
không, (ii) KBNN lại kiểm tra thêm lần nữa về hồ sơ, giấy tờ. Bảng dưới đây chỉ ra
một số điểm tương đồng về quản lý chi thường xuyên và quản lý chi đầu tư.
Chi TX
Thẩm quyền -Thủ trưởng đơn vị
duyệt chi
-Cơ quan cấp trên

Chi ĐTPT

Chú thích

-Dự án TƯ: do bộ chủ Điều 2, TT161
quản quyết
Điều 4, TT86
-Dự án ĐP: do HĐND
quyết

Điều
kiện -Đã có trong dự toán
-Dự án chuẩn bị đầu tư: Điều 3, TT161
được KBNN -Đúng chế độ tiêu chuẩn
Phải phù hợp với quy Điều 4, TT86
chấp nhận
hoạch phát triển
-Được thủ trưởng đơn vị
-Dự án thực hiện đầu tư
duyệt

phải có quyết định đầu
-Đủ hồ sơ, chứng từ thanh tư trước 31/10 năm trước
toán
-Đơn vị sử dụng NS phải -Chủ đầu tư phải mở TK Điều 4, TT161
mở TK tại KBNN
ở KBNN
Điều 7, TT86
Hình
thức -Trực tiếp: đối với các -Thanh toán tạm ứng
Điều 6, TT161
cấp tiền
khoản chi đã đủ hồ sơ, giấy -Thanh toán khối lượng Điều 10, TT86
tờ
hoàn thành


-Tạm ứng: với các khoản
chi chưa đủ hồ sơ, giấy tờ


Chương 3B: Chi thường xuyên NSNN
Lời dẫn
Chúng ta đã biết quản lý chi NS là một trong 2 mảng của quản lý NSNN.
Chúng ta đã biết quản lý chi NS phải tuân thủ đầy đủ các bước lập dự toán, thực
hiện dự toán, quyết toán trong chu trình NS. Chúng ta đã biết muốn quản lý tốt các
khoản chi thì phải phân loại thật rõ ràng, khoa học. Chúng ta cũng biết các khoản
chi có thể chia thành hai nhóm lớn là chi thường xuyên và chi đầu tư; mỗi nhóm
lại có những đặc thù riêng đòi hỏi có cách thức quản lý riêng.
Sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu những nội dung đặc thù trong quản lý chi
thường xuyên.

1. Định mức chi thường xuyên
Chu trình NS ở Việt Nam bắt đầu bằng việc Ủy ban thường vụ Quốc hội cho ý
kiến về định mức NS. Vậy định mức NS là cái gì mà nó lại nằm ngay bước đầu
tiên của cả chu trình NS vậy?
Định mức NS là những con số cụ thể về thu, chi NS được quy định trong luật
hoặc trong quy chế của đơn vị. Mỗi định mức NS sẽ gồm 2 nội dung: một là, đối
tượng của định mức; hai là, con số cụ thể của định mức. Ví dụ: định mức chi cho
chấm bài ở HVTC là 5000 VND/bài. Đối tượng ở đây là số tiền chi cho việc chấm
bài, còn con số là 5000 VND/bài. Thử để ý một chút, bạn sẽ thấy định mức được
sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực chứ không chỉ trong quản lý NS. Kỹ thuật có định
mức tiêu hao nhiên liệu, doanh nghiệp sản xuất có các định mức về chi phí cho một
sản phẩm, và bản thân các bạn cũng phụ thuộc vào định mức tiền ăn mà bố mẹ cho
hàng tháng.


Đối với quản lý chi thường xuyên có 2 loại định mức mà bạn cần nhớ, là: định
mức phân bổ và định mức sử dụng. Tại sao lại có 2 loại định mức như vậy, thì bạn
hãy để ý xem quá trình lập dự toán có bước: (i) các đơn vị tự lập dự toán gửi lên cơ
quan TC cấp trên, (ii) sau khi được Quốc hội và HĐND phê duyệt thì lại giao dự
toán về cho các đơn vị sử dụng. Câu hỏi là, khi các đơn vị lập dự toán thì lấy căn
cứ ở đâu để lập? Khi quốc hội và HĐND giao dự toán về các đơn vị thì lấy căn cứ
ở đâu để giao? Trả lời được 2 câu hỏi trên, thì bạn có thể tự giải thích được tại sao
lại có 2 loại định mức.
Lấy ví dụ từ đời sống, giả sử nhà bạn có 2 đứa con học đại học xa nhà, 1 thằng
ở Hà Nội, 1 thằng ở Thái Nguyên. Hàng tháng bạn cho thằng Hà Nội 3 triệu, thằng
Thái Nguyên 2.5 triệu (vì Hà Nội đắt đỏ hơn). Số tiền chia theo đầu thằng con, chia
cả cục người ta gọi là định mức chia tiền hay định mức phân bổ. Ngoài ra để đảm
bảo 2 ông con dùng tiền đó để sinh hoạt và học tập chứ không nướng hết vào quán
điện tử, bạn còn đặt thêm các định mức chi tiết khác như phải dành bao nhiêu tiền

cho ăn, bao nhiêu cho điện thoại, bao nhiêu cho mua sắm sách vở. Ông nào mà
không tuân thủ đúng là xử lý ngay. Các định mức được bổ nhỏ ra cho từng khoản
chi vậy, người ta đặt cho nó tên là định mức chi tiết hay định mức sử dụng. Tương
tự với QLTCC, ông NN giống như bố mẹ, còn các đơn vị sử dụng NS như mấy
ông con đi học xa nhà.
Định mức phân bổ, là mức chi làm căn cứ để cơ quan NN cấp trên phân bổ NS
cho cấp dưới. Ví dụ: khi UBND tỉnh phân bổ kinh phí về cho các trường THPT
trong địa bàn thì phải có một tiêu chí chung để tính toán, nếu không sẽ xảy ra tình
trạng trường nào thân với lãnh đạo UBND hơn thì được cấp nhiều hơn. Các tỉnh
thường dùng định mức phân bổ theo đầu học sinh, hoặc theo đầu biên chế để chia
kinh phí.
Bảng 5 Ví dụ về định mức phân bổ cho các trường THPT năm 2014
Tỉnh
Thái Bình3

Định mức phân bổ cho các trường THPT
Phân bổ theo đầu trường là 160 triệu/trường/năm
Phân bổ theo đầu học sinh là 0.73 triệu/học sinh/năm

Bình Thuận4

Phân bổ theo đầu biên chế, có sự khác nhau giữa các
huyện trong tỉnh. Cụ thể: Phan thiết 97 triệu/biên chế/năm,
Tuy Phong 83 triệu, Bắc Bình 80 triệu, Đức Linh 85 triệu,
Tánh Linh 85 triệu v.v…

Định mức sử dụng, là mức chi cho từng đối tượng cụ thể gắn với hoạt động của
đơn vị. Ví dụ: với trường học có định mức chi cho một tiết giảng, định mức chi
lương cho giáo viên, định mức coi thi, định mức chấm bài v.v… Từ danh mục các

định mức chi, đơn vị có thể xây dựng nên bản kế hoạch chi tiết các khoản phải chi

3
4

Quyết định 2815/QĐ-UBND tỉnh Thái Bình
Quyết định 71/2013/QĐ-UBND tỉnh Bình Thuận


trong năm, số tiền phải chi – dự toán NS. Định mức sử dụng không chỉ được dùng
trong quá trình lập NS, mà còn dùng để kiểm soát quá trình thực hiện dự toán của
đơn vị. Ví dụ: đơn vị có chi đúng với định mức đặt ra không, cao hơn hay thấp hơn
định mức thì nguyên nhân tại sao. Khi đọc văn bản luật, bạn có thể gặp các từ
mang nghĩa tương đương như chế độ chi, tiêu chuẩn chi.
Về thẩm quyền ban hành, định mức phân bổ do Thủ tướng quyết định; ngoài ra
HĐND tỉnh được phép quyết định một số định mức phân bổ trong phạm vi địa
phương mình. Còn định mức sử dụng thì đa dạng hơn, Thủ tướng quyết một số
định mức quan trọng, còn lại thì chỉ quy định khung và giao HĐND tỉnh tự quyết.
Thủ trưởng các đơn vị có thu (tức là tự đảm bảo được một phần hoặc toàn bộ kinh
phí từ hoạt động chuyên môn, ví dụ: trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu v.v…)
cũng được phép quyết định một số định mức chi cho đơn vị mình5.
2. Quản lý qua KBNN
Dự toán được duyệt và phân bổ về các đơn vị có nghĩa là NSNN cam kết trong
năm NS sẽ cấp cho đơn vị số tiền như trong dự toán ghi. Tuy nhiên, tiền thật thì
vẫn nằm trong két KBNN chứ chưa về tay đơn vị ngay. Mỗi khi đơn vị có nhu cầu
chi tiêu gì thì phải đến KBNN rút tiền về. Tại sao không giao cả cục cho đơn vị tự
chủ động mà phải phức tạp thêm hoạt động đến KBNN như vậy? Câu trả lời đơn
giản là thông qua KBNN sẽ giúp kiểm soát tốt hơn hoạt động chi tiêu của đơn vị,
nên ta đánh đổi, tốn kém hơn nhưng dễ quản lý hơn.
a) Hình thức chi (cách thức rút tiền ra khỏi KBNN)

KBNN giống như một ngân hàng đặc biệt chuyên quản tiền NSNN. Các đơn vị
được giao dự toán đều phải mở tài khoản trong KBNN để phục vụ cho các giao
dịch. Đơn vị có 2 cách để rút tiền trong KBNN: một là, đến KBNN yêu cầu rút tiền
5

Điều 10, NĐ 60/2003/NĐ-CP


về để chi tiêu (gọi là rút dự toán); hai là, yêu cầu KBNN trích tiền trong tài khoản
của đơn vị trả cho người thụ hưởng (gọi là lệnh chi tiền hay ủy nhiệm chi)6.
Cách rút dự toán đương nhiên chỉ áp dụng cho các đơn vị có kinh phí trong dự
toán, đó là: cơ quan hành chính; đơn vị sự nghiệp công như trường học, bệnh viện;
các tổ chức chính trị xã hội như Đảng, hội phụ nữ, hội nông dân.
Lệnh chi tiền thì chỉ cơ quan TC cấp trên (như bộ TC, sở TC, phòng TC) mới
có quyền sử dụng. Khi đó cơ quan TC sẽ phát ra một lệnh chi tiền, yêu cầu KBNN
trích tiền trong tài khoản của cơ quan TC chi trả cho đối tượng thụ hưởng. Các
khoản chi đó có thể là chi mua hàng hóa, dịch vụ, cho vay, trả nợ.
b) Phương thức chi (thủ tục nhận tiền)
Để lấy được tiền trong KBNN ra, đơn vị phải trình được cho KBNN thấy là (i)
khoản chi nằm trong dự toán NS được giao; (ii) khoản chi đó phù hợp với các định
mức, chế độ do NN quy định; (iii) khoản chi đó đã được thủ trưởng đơn vị hoặc
người có thẩm quyền phê duyệt; (iv) khoản chi có đầy đủ chứng từ, hóa đơn thanh
toán.
Lệnh chi tiền tương đối đơn giản, cơ quan tài chính chỉ cần phát lệnh chi tiền
cho KBNN, và gửi một bản cho đơn vị được hưởng. Đơn vị thụ hưởng chỉ cần cầm
lệnh chi đó đến KBNN là có thể rút được tiền.
Rút dự toán thì phức tạp hơn về khâu chuẩn bị hồ sơ. Rút dự toán được chia
thành 2 trường hợp: một là, hồ sơ chuẩn bị đầy đủ thì gọi là thanh toán trực tiếp
(hay thực chi); hai là, hồ sơ chưa đầy đủ thì gọi là tạm ứng. Tại sao lại phải tạm
ứng? Vì có những công việc phải có tiền thì mới triển khai được, nhưng chưa hoàn

thành nên chưa có hóa đơn chứng từ. Ví dụ: đơn vị phải thuê địa điểm để tổ chức

6

Điều 5, thông tư 161/2012/TT-BTC


hội thảo, rõ ràng phải có tiền để ứng trước cho ban tổ chức, nhưng đến khi kết thúc
hội thảo mới có đầy đủ hóa đơn.
Bảng 6 So sánh 2 cách thức thanh toán
Tạm ứng

Thanh toán trực tiếp

Các khoản chi có đầy đủ hồ sơ, giấy tờ Các khoản chi chưa đầy đủ hồ sơ giấy
Các khoản chi lương, học bổng, sinh tờ như mua vật tư văn phòng, chi hội
hoạt phí cho học sinh, chi trả dịch vụ nghị, thuê mướn, nghiệp vụ chuyên
công (điện, nước, điện thoại v.v…)

môn, sửa chữa bảo dưỡng v.v…

Dù là trực tiếp, hay tạm ứng thì đơn vị cũng phải gửi hồ sơ lần đầu đến KBNN
bao gồm: dự toán được giao, và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Nếu là thanh
toán trực tiếp thì hồ sơ bao gồm: giấy rút dự toán (ghi rõ là thanh toán), và các
giấy tờ chứng minh khoản chi. Ví dụ: chi lương thì phải kèm bảng lương; chi mua
hàng hóa dịch vụ thì phải có hợp đồng mua, hóa đơn, biên bản giao nhận v.v…
Nếu là tạm ứng thì hồ sơ gồm: giấy rút dự toán (ghi rõ nội dung tạm ứng), và các
chứng từ hiện có. Ví dụ: mua hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa có hóa đơn thì cũng
phải có hợp đồng có đầy đủ chữ ký v.v… Đến khi đầy đủ chứng từ rồi thì đơn vị
phải làm hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm: giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, và các

chứng từ còn thiếu7.
c) Nguyên tắc kiểm soát của KBNN
KBNN kiểm soát các hồ sơ rút dự toán và lệnh chi tiền trên cơ sở các nguyên
tắc sau: một là, các khoản chi phải có trong dự toán, đúng chế độ, tiêu chuẩn, và đã
được thủ trưởng đơn vị phê duyệt; hai là, mọi khoản chi hạch toán bằng VND, nếu
chi ngoại tệ thì phải đổi ra VND để ghi nhận; ba là, KBNN ưu tiên thanh toán trực
tiếp cho người thụ hưởng, trường hợp ko thanh toán trực tiếp được thì mới thông
7

Điều 7, thông tư 161/2012/TT-BTC


quan đơn vị sử dụng NS; bốn là, nếu chi sai thì phải thu hồi hoặc có biện pháp
giảm chi để bù lại cho NS.
3. Căn cứ lập dự toán chi TX
(updating…)