ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG (1)

ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
CHƯƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG
CHỨNG TẠI ĐỊA BÀN THỊ XÃ HƯƠNG THUỶ.

-

Cơ sở pháp lý
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 quy định chi tiết

-

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;
Quyết định 2104/QĐ-TTg năm 2012 phê duyệt "Quy hoạch tổng thể phát

1.1.

triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020" do Thủ tướng Chính
-

phủ ban hành;
Căn cứ Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 của Thủ tướng
Chính phủ về Phê duyệt Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển

-

tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020”;
Căn cứ Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 6 năm 2015 của Bộ
Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật

-

Công chứng;
Kế hoạch số 01/KH - UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế
triển khai thực hiện “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng

-

đến năm 2020”;
Quyết định số 22/2016/QĐ-UBND ngày 19 tháng 4 năm 2016 ban hành
quy định tiêu chí xét duyệt đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên
địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Trong thời gian qua, hoạt động công chứng ở nước ta đã có những bước phát
triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, khẳng
định ngày càng rõ hơn vị trí, vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống
xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền
kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực
phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao
dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.


Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước đã đề ra, Nghị quyết số 49NQ/TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 về Chiến lược Cải cách tư pháp đến năm
2020 của Bộ Chính trị, ngày 10/02/2010, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định
số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 về Phê duyệt Đề án “Xây dựng quy hoạch
tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020”.
Theo đó, năm 2011, thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số 240/QĐ-TTg
quyết định “Ban hành tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công
chứng ở Việt Nam đến năm 2020”. Theo quyết định này thì tùy theo nhu cầu

công chứng của xã hội, biểu hiện qua số lượng hợp đồng, giao dịch có nhu cầu
công chứng mà quyết định số lượng tổ chức hành nghề công chứng trên một địa
phương nhưng vẫn phải thỏa mãn được một số tiêu chí nhất định theo quyết định
này, đó là:
- Quy hoạch ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng trên một địa bàn cấp
huyện;
- Quy hoạch tối đa không quá 2 tổ chức hành nghề công chứng đối với
những địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng trung bình (dưới 6.000 hợp
đồng, giao dịch/năm);
- Quy hoạch tối đa không quá 4 tổ chức hành nghề công chứng đối với
những địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng cao (từ 6.000 hợp đồng, giao
dịch đến dưới 12.000 hợp đồng, giao dịch/năm);
- Quy hoạch tối đa không quá 5 tổ chức hành nghề công chứng đối với
những địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng rất cao (trên 12.000 hợp
đồng, giao dịch/năm);
- Bảo đảm tính phát triển bền vững, hiệu quả và bình đẳng trong hoạt động
công chứng; tránh xu hướng phát triển lệch lạc, cạnh tranh không lành mạnh.
Kết hợp việc quy hoạch số lượng tổ chức hành nghề công chứng với phát triển
quy mô, chất lượng tổ chức hành nghề công chứng và phát triển số lượng công
chứng viên để đáp ứng đầy đủ yêu cầu công chứng trên địa bàn;


- Trong những trường hợp đặc biệt cần phát triển thêm tổ chức hành nghề
công chứng so với mức tối đa đã quy định, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương cần giải trình rõ về căn cứ trong đề xuất Quy hoạch gửi
về Bộ Tư pháp để Bộ Tư pháp xem xét, trình Thủ tướng Chính phủ quyết định
trong Quy hoạch tổng thể.
Ngoài ra, năm 2012, thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số 2104/QĐTTg phê duyệt "Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng
đến năm 2020" trong đó, mục tiêu của Quy hoạch: “Đến năm 2020 phát triển
mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp và phân bố hợp lý gắn với

địa bàn dân cư trên toàn quốc, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng các hợp
đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân trong xã hội, tăng cường tính an toàn
pháp lý cho các hợp đồng giao dịch, bảo đảm các hợp đồng, giao dịch liên quan
hoặc có khả năng liên quan đến chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động
sản đều phải được công chứng”. Trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế cũng đã
thực hiện tốt công tác phát triển tổ chức thực hành nghề công chứng dựa trên
quyết định này, thể hiện ở Kế hoạch số 01/KH - UBND của Ủy ban nhân dân
tỉnh Thừa Thiện Huế về việc triển khai thực hiện “Quy hoạch phát triển tổ chức
hành nghề công chứng đến năm 2020”. Điều này càng cổ vũ sự phát triển của hệ
thống tư pháp nói chung và của hoạt động công chứng chứng thực nói riêng ở
tỉnh Thừa Thiên Huế.
Ngày 20 tháng 6 năm 2014, Quốc hội đã ban hành Luật Công chứng với chủ
trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo điều kiện cho việc phát triển công
chứng theo hướng chuyên nghiệp hóa, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc
tế, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng đã được xã hội đón nhận với
nhiều dấu hiệu tích cực. Số lượng tổ chức hành nghề công chứng và các công
chứng viên đã có sự phát triển, tăng nhanh về số lượng. Theo con số thống kê,
tính đến thời điểm năm 2015, trong cả nước hiện có 832 tổ chức hành nghề công
chứng so với số lượng 129 tổ chức hành nghề công chứng trước thời điểm Luật
Công chứng có hiệu lực và hơn 1700 công chứng viên. Ở địa bàn tỉnh Thừa


Thiên Huế năm 2015 đã có 13 tổ chức hành nghề công chứng trong đó có 04
phòng công chứng và 09 văn phòng công chứng, Thị xã Hương Thủy cũng đã có
01 văn phòng công chứng.
Tuy nhiên, căn cứ vào tình hình thực tiễn trên địa bàn thị xã Hương Thủy cùng
với Kế hoạch số 01/KH - UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế
triển khai thực hiện “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến
năm 2020” thì mục tiêu phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa
bàn tỉnh Thừa Thiên Huế trong giai đoạn 2016-2020 đó là: “Củng cố các tổ

chức hành nghề công chứng hiện có, phát triển thêm 09 tổ chức hành nghề công
chứng theo lộ trình của Quy hoạch”, trong đó Thị xã Hương Thủy còn thiếu 01
văn phòng công chứng. Có thể thấy cần thiết thành lập một văn phòng công
chứng ở thị xã Hương Thủy là có cơ sở pháp lý và cần nhanh chóng thành lập
một văn phòng tại địa bàn này.
Việc thành lập Văn phòng công chứng ABC được thực hiện đầy đủ quy trình
theo thủ tục quy định tại Luật Công chứng 2014; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
ngày 15 tháng 3 năm 2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật công chứng; Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 6 năm 2015
của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật
Công chứng. Cùng với việc xây dựng đề án này nhằm mục đích thành lập Văn
phòng công chứng ABC, chúng tôi mong muốn góp phần hoàn thiện hệ thống
các tổ chức hành nghề công chứng, đáp ứng yêu cầu về phát triển hoạt động
công chứng cũng như đảm bảo một hoạt động tư pháp diễn ra một cách nhanh
chóng và thuận lợi.
1.2.

Cơ sở thực tiễn
Hương Thủy là thị xã cửa ngõ phía Nam của thành phố Huế, kéo dài về phía

đông nam đến Phú Lộc và tây nam đến Nam Đông, đồng thời, trải rộng ra hai
phía đông tây đến tận địa giới Phú Vang, Hương Trà, A Lưới. Thị xã hiện có 12
đơn vị hành chính trực thuộc gồm: 05 phường (Phú Bài, Thủy Dương, Thủy


Phương, Thủy Châu, Thủy Lương), 07 xã (Thủy Vân, Thủy Thanh, Thủy Bằng,
Thủy Tân, Thủy Phù, Phú sơn, Dương Hòa).
Với dân số trung bình 101.353 người trên diện tích 454,66 km2, Hương
Thủy là thị xã đang có bước phát triển mạnh về các mặt của đời sống kinh tế xã
hội, đặc biệt là công nghiệp, dịch vụ đang có nhiều bức phá. Từ chỗ trước đây,

ngành nông nghiệp chiếm hơn 70% giá trị tổng sản phẩm trên địa bàn, đến nay,
ngành công nghiệp – xây dựng và dịch vụ đã phát triển thay thế vị trí của ngành
nông nghiệp, chiếm khoảng 70% tổng sản phẩm trên điạ bàn. Cơ sở hạ tầng,
mạng lưới giao thông, các lĩnh vực y tế, văn hóa – xã hội đều có những chuyển
biến tích cực, cùng với đó nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ở địa
phương cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu cầu công chứng,
chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt.
Đặc biệt, theo thống kê đến năm 2015, toàn tỉnh Thừa Thiên Huế mới chỉ có
hai Văn phòng công chứng hoạt động, tập trung trên địa bàn Thành phố Huế,
chưa có Văn phòng công chứng nào hoạt động ở Thị xã Hương Thuỷ nói riêng
và các huyện khác nói chung. Đây là một vấn đề cần được chú trọng và phải
được thay đổi, bởi lẽ nhu cầu công chứng ngày một gia tăng, số lượng các vụ
việc dân sự cần được công chứng cũng rất nhiều, bên cạnh đó công tác kiểm tra
giám sát của cơ quan chủ quan phát hiện rất nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ
được đem đến để yêu cầu công chứng, một phần là do trên địa bàn huyện, thị xã
chưa có Văn phòng công chứng nào để khắc phục tình trạng trên, một phần là do
người dân còn e dè khi tiếp xúc với luật pháp. Nhận thấy đây là thời điểm cần
phải thay đổi, hoạt động công chứng cần phải được chứng tỏ là một công cụ đắc
lực góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự an toàn cho các quan hệ
pháp lý, tôi và các cộng sự của mình mong muốn được mở rộng phạm vi hoạt
động của các Văn phòng công chứng trong toàn tỉnh để có thể đáp ứng nhu cầu
của người dân trên địa bàn Thị xã Hương Thuỷ và các vùng lân cận.


Như vậy, để thực hiện đúng các quy định pháp luật, thực hiện chủ trương xã
hội hóa hoạt động công chứng theo Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6
năm 2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, đồng
thời nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của tổ chức và cá
nhân, chúng tôi thấy rằng việc thành lập Văn phòng công chứng tại địa bàn thị
xã Hương Thuỷ là hết sức cần thiết và hợp lý. Theo đó, chúng tôi đã phối hợp

với các cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế, Sở
Tư pháp, Sở Nội vụ,…chủ động xây dựng định hướng phát triển hoạt động công
chứng một cách phù hợp, có lộ trình, phục vụ hiệu quả cho tiến trình phát triển
kinh tế - xã hội của tỉnh.
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG
CHỨNG
2.1. Tổ chức của Văn phòng công chứng
- Loại hình văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng hoạt động theo loại
hình công ty hợp danh.
- Tên, số và quyết định bổ nhiệm Công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ Công
chứng viên của Công chứng viên thành lập.
- Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, đấu giá viên, thừa phát lại,
trọng tài viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật của Công chứng
viên thành lập và các Công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng.
- Dự kiến tên gọi của Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng Thành
Đạt
2.2. Nhân sự của Văn phòng công chứng
Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng như sau.
2.2.1. Công chứng viên: Số lượng: 5 người
- Nguyễn Thành Đạt: Trưởng Văn phòng
•
•
•

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: 10 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Phòng công chứng số 1 tỉnh
Thừa Thiên Huế: 5 năm

- Lương Thúy Ân: Công chứng viên
•
•
•

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: 7 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Sao
Việt, thành phố Huế: 3 năm

- Nguyễn Ngọc Tài Hải: Công chứng viên
•
•
•

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: 6 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Nam
Đông, thành phố Huế: 4 năm

- Hà Phương Linh: Công chứng viên
•
•
•

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Vinh
Thời gian công tác pháp luật: 5 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Phòng công chứng số 1, thành
phố Huế: 3 năm

- Nguyễn Thị Khánh Huyền: Công chứng viên
•
•
•

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Khoa Luật – Đại học Huế
Thời gian công tác pháp luật: 6 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Phòng công chứng số 2, thành
phố Huế: 2 năm

2.2.2 Nhân viên thư kí nghiệp vụ công chứng: Số lượng: 3 người
- Ngô Văn Cảnh
Trình độ học vấn: Cử nhân Luật thuộc Khoa Luật – Đại học Huế
Thời gian công tác pháp luật: Có gần 5 nă làm Thư ký nghiệp vụ tại Văn
phòng luật sư VietLaw
• Đã tốt nghiệp Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng tại Học Viện Tư Pháp.
Hiện đang hoàn thành Lớp Cao học luật tại Trường Đại học Kinh tế - Luật
Thành phố Hồ Chí Minh.
•
•

Anh được đào tạo chuyên ngành về nghiệp vụ công chứng và thực tế đã tích
lũy được khá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng. Mọi giao dịch
dân sự, hợp đồng đều được anh kiểm tra, rà soát kỹ tính pháp lý, tính xác
thực của hợp đồng.
- Nguyễn Thị Hiền


•
•

Trình độ học vấn: Cử nhân Luật thuộc Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: Có 4 năm làm Thư ký nghiệp vụ công
chứng, hiện đang theo học Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng tại Học
Viện Tư Pháp.

Chị có nhiều kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc các lĩnh vực pháp luật: Dân sự,
đất đai, thuế, công chứng, hôn nhân gia đình, kinh doanh, thương mại… Chị
được đánh giá là người giỏi về kiến thức, nghiệp vụ, năng động, nhạy bén,
nhiệt tình, chu đáo và tận tụy với công việc.
2.2.3 Nhân viên lưu trữ: Số lượng: 2 người
- Nguyễn Thị Thu
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư lưu trữ của Trường
Học viện Hành chính Quốc gia
• Kinh nghiệm làm công tác lưu trữ: 3 năm tại Tòa án nhân dân tỉnh Thừa
Thiên Huế
•

- Phùng Thị Mỹ Huế
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư lưu trữ của Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
• Kinh nghiệm làm công tác lưu trữ: 2 năm tại Bưu điện tỉnh Thừa Thiên
Huế
•

2.2.4 Nhân viên kế toán: 1 người
- Lê Thị Hồng
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán Đại học Kinh tế Đà
Nẵng
• Kinh nghiệm làm công tác kế toán: 3 năm tại Ngân hàng Công thương

Quảng Bình
•

2.2.5 Nhân viên công nghệ thông tin: 1 người
- Dương Đăng Cảnh
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Công nghệ thông tin Đại học
Duy Tân Đà Nẵng
• Kinh nghiệm làm việc: 2 năm tại Công ty cổ phần FPT
•

2.3. Khả năng quản trị văn phòng


- Trưởng Văn phòng Nguyễn Thành Đạt, là người đại diện theo pháp luật của
Văn phòng công chứng đã tốt nghiệp Lớp bồi dưỡng Quản trị văn phòng cho cán
bộ, viên chức tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (giấy tờ chứng minh đã kèm
theo hồ sơ)
- Trưởng Văn phòng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng tại
Phòng công chứng số 2: thời gian 2 năm (giấy tờ chứng minh đã kèm theo hồ
sơ)
- Dự thảo các nội quy, quy chế để quản lý hoạt động Văn phòng công chứng:
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên
tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và
các nguồn thu hợp pháp khác.
 Văn phòng công chứng có nhiệm vụ như sau:

1. Công chứng các loại hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của
pháp luật phải công chứng hoặc hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải công
chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
2. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Văn phòng

công chứng và bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.
3. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công
chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng và quy định của pháp luật về xử
lý vi phạm hành chính về công chứng tại trụ sở của Phòng.
4. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính
nhà nước.
5. Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê...
6. Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về báo cáo, kiểm
tra, thanh tra.
7. Lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định.
8. Nhiệm vụ của Trưởng phòng: Lập và chỉ đạo thực hiện Kế hoạch công tác của
Phòng, điều hành công việc hằng ngày của Phòng, phân công nhiệm vụ cho
Công chứng viên và các nhân viên khác; là chủ tài khoản của Phòng, đại diện
cho Phòng trong các quan hệ với các cơ quan, tổ chức khác.
9. Nhiệm vụ của Công chứng viên khi hành nghề công chứng: Tiếp nhận hồ sơ
yêu cầu công chứng, xem xét hồ sơ, giải quyết và ký các hợp đồng, giao dịch
theo quy định của pháp luật.


10. Nhiệm vụ của kế toán: Quyết toán và báo cáo tài chính hàng tháng, quý,
năm; lập danh sách lương hàng tháng.
11. Nhiệm vụ của thủ quỹ: Thực hiện thu, chi tiền mặt, lập quỹ báo cáo theo quy
định, phát lương cho công chức, viên chức, người lao động của Phòng hàng
tháng.
12. Nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của
Phòng.
13. Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
 Văn phòng công chứng có những quyền hạn và nghĩa vụ sau:

1. Ký hợp đồng lao động với nhân viên của Văn phòng và thực hiện hợp đồng

lao động theo quy định của pháp luật
2. Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định của pháp
luật.
3. Quyền hạn của Trưởng phòng:
- Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của Công chứng viên; đề nghị Giám đốc Sở Tư
pháp về việc bổ nhiệm, điều động, biệt phái, miễn nhiệm Công chứng viên, tạm
đình chỉ việc thực hiện công chứng của Công chứng viên; giải quyết khiếu nại,
tố cáo theo thẩm quyền.
- Quyết định mọi hoạt động của Phòng theo quy định của pháp luật.
4. Quyền hạn của Công chứng viên khi thực hiện nhiệm vụ công chứng: Lập
biên bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng công chứng đối với các trường hợp vi
phạm pháp luật khi thi hành nhiệm vụ.
5. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành
chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
6. Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
CHƯƠNG 3: CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
3.1. Trụ sở của Văn phòng công chứng
- Vị trí dự kiến đặt trụ sở: Đặt tại số 117 Nguyễn Tất Thành, phường Phú Bài,
thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế.
- Tổng diện tích sử dụng của trụ sở: 90m2


Tính pháp lý của trụ sở: Trụ sở Văn phòng Công chứng thuộc sở hữu hợp pháp
của Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Đạt (Giấy tờ chứng minh đã
kèm theo hồ sơ)
- Diện tích văn phòng dành cho tiếp dân: 40m2
- Diện tích lưu trữ hồ sơ Công chứng: 30m2
- Diện tích nhà để xe: 15m2
- Diện tích sân :5m2
3.2. Quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông

- Điều kiện về an ninh trật tự và an toàn giao thông : Về an ninh, văn phòng dự
định có hai nhân viên bảo vệ đủ tiêu chuẩn, có nhân phẩm đạo đức tốt và có kế
hoạch tuyên truyền phổ biến những nội quy về an ninh trật tự cho nhân viên văn
phòng cũng như là những người dân sinh sống tại đó, giữ vững nền an ninh hiện
tại cũng như sau này.
- Phương án phòng, chống cháy nổ: Lắp đặt 4 bình chứa cháy tại các phòng, và
đặc biệt là phòng tập trung đông người như phòng tiếp dân, dán các số điện
thoại cũng như là ghi nhớ số điện thoại phòng cháy chữa cháy để có thể nhanh
chóng liên lạc với phòng chữa cháy. Thường xuyên kiểm tra máy móc, trang
thiết bị, và tuyên truyền yêu cầu mọi người không được sử dụng các chất dễ gây
cháy nổ tại văn phòng.
3.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công
chứng
- Bố trí các khu vực khoa học, phù hợp, đảm bảo thuận lợi cho người dân đến
giải quyết hồ sơ công chứng (Có bản vẽ sơ đồ văn phòng)
- Có trang bị máy tính tại các phòng làm việc cho mỗi nhân viên làm trong văn
phòng, kết nối Internet, máy photocopy, máy in, có nhân viên thông thạo về
công nghệ thông tin, lập trình mạng tại văn phòng công chứng.
- Có dự kiến thiết kế trang web riêng cho Văn phòng công chứng.
- Có phương án đầu tư trang bị phần mềm soạn thảo hoạt động, giao dịch, quản
lý nghiệp vụ, quản lý lưu trữ, kế toán, vv..
- Có phương án phòng, chống cháy nổ, bảo đảm an ninh trật tự, có trang thiết bị
chữa cháy.


- Tại văn phòng có kệ hồ sơ lưu trữ, bàn ghế đầy đủ để tiếp dân và chờ lấy hồ
sơ. Dự kiến lắp đặt hai cái điều hòa đảm bảo sự thông thoáng cho văn phòng và
các trang thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho sự hoạt động của Văn phòng.
CHƯƠNG 4: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG CHỨNG

4.1. Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn
phòng công chứng.
Bảng thống kê Tiến độ hoàn thành về điều kiện tổ chức, nhân sự và cơ sở vật
chất của Văn phòng công chứng
STT

Tiêu chí

1.

Điều kiện tổ Sau khi có quyết định cho phép
chức, nhân sự. thành lập của UBND tỉnh Thừa
Thiên Huế văn phòng công chứng
chúng tôi sẽ triển khai thực hiện
và sẽ hoàn thành việc tổ chức,
nhân sự như:
Sau khi được phê duyệt. Trong
thời hạn 30 ngày kể từ ngày cấp
phép tuyển dụng thêm 02 công
chứng viên, 01 nhân viên lưu trữ,
01 kế toán, 01 bảo vệ. khi đi vào
hoạt động nếu nhu cầu văn phòng
về nhân sự còn chưa đáp ứng có
thể tuyển thêm.
Sau khi hoàn thành tất cả các điều
kiện về tổ chức nhân sự, cở sở vật
chất kỹ thuật tiến hành đăng ký
hoạt động tại sở tư pháp tỉnh
Thừa Thiên Huế để có thể đi vào
hoạt động.

Bên cạnh đó, nhóm thành viến
sáng lập văn phòng công chứng sẽ
nhóm họp và bàn bạc về nội quy
và quy chế hoạt động của văn
phòng công chứng.
Cơ sở vật chất. Sau khi đã được UBND tỉnh Thừa
Thiên Huế cho phép thành lập,
song song với việc thực hiện các
điều kiện về tổ chức, nhân sự. Văn

2.

Nội dung hoạt động

Ngày
triển
khai

Ngày
hoàn
thành


phòng công chứng chúng tôi sẽ
triển khai việc giải phóng mặt
bằng với diên tích 100m2. Tiến
hành các hoạt động thi công, hoàn
thiện văn phòng theo đúng tiến độ
và quy định của pháp luật. Sau khi
hoàn thiện văn phòng, tiến hành

lắp đặt các máy móc, trang thiết bị
kỹ thuật, các phần mềm và trang
web quản lý hoạt động của Văn
phòng … phục vụ cho hoạt động
nghiệp vụ của văn phòng trong
thời hạn 80 ngày kể từ ngày cấp
phép.
4.2. Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động.
- Trong thời hạn 80 ngày sau khi được UBND tỉnh Thừa Thiên Huế quyết định
cho phép thành lập sẽ tiến hành lập hồ sơ đăng kí hoạt động. Sau khi hồ sơ đăng
kí hoạt động được chấp thuận và được Sở Tư Pháp cấp giấy phép thì sẽ tiến
hành đưa Văn phòng công chứng đi vào hoạt động trong thời hạn 10 ngày kể từ
ngày được Sở Tư Pháp tỉnh Thừa Thiên Huế cấp phép hoạt động.
- Các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động:
+ Tổ chức việc tuyên truyền rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng
của địa phương về việc đi vào hoạt động của văn phòng công chứng. Sau khi
được sở tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế cấp giấy đăng ký hoạt động. văn phòng
công chứng sẽ đăng báo địa phương tỉnh thừa thiên huế trong 03 số liên tiếp với
các nội dung như:
Tên gọi Văn phòng công chứng Thành Đạt. Địa chỉ trụ sở: 117 Nguyễn
Tất Thành, phường Phú Bài, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề công
chứng tại văn phòng công chứng.
• Số ngày tháng năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký và ngày
bắt đầu hoạt động.
•

+ Tổ chức khai trương văn phòng công chứng.
+ Văn phòng công chứng sẽ phối hợp với Ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành kiểm
tra toàn thể các hạng mục trong trụ sở đảm bảo đúng theo yêu cầu của cơ quan

chủ quản để ra, đúng với quy định của pháp luật.


+ Tổ chức các hoạt động hỗ trợ, nhân rộng phạm vi hoạt động, đổi mới phương
pháp giáo dục và đào tạo pháp luật tại địa phương, đơn vị; giới thiệu với các cơ
sở giáo dục, các doanh nghiệp, khu dân cư về hoạt động công chứng chứng thực;
tìm kiếm nguồn lực xã hội liên kết với các đơn vị trong và ngoài địa bàn để hoạt
động công chứng được phát triển có hiệu quả.
+ Tổ chức việc giảm giá 10% phí dịch vụ trong vòng 01 tháng kể từ ngày văn
phòng công chứng đi vào hoạt động.
+ Văn phòng công chứng sẽ tiến hành tổ chức buổi họp nội bộ một tháng một
lần để rà soát lại hoạt động công chứng chứng thực trong tháng đó, trình bày
những kết quả đạt được cũng như những khó khăn trong quá trình giải quyết hồ
sơ. Lập bản báo cáo theo Quý và nộp lên cho Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên
Huế về kết quả hoạt động công chứng trên địa bàn huyện.
+ Có kế hoạch rà soát lại nhân sự một năm/lần để có biện pháp nâng cao đội ngũ
công chứng viên và tinh giảm những công chứng viên không có năng lực.
4.3. Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng
4.3.1. Quy trình tiếp nhận hồ sơ công chứng:
Bước 1: Nộp hồ sơ công chứng
- Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Văn phòng công
chứng Thành Đạt, thời gian nộp hồ sơ vào tất cả các ngày trong tuần (trừ Chủ
nhật, ngày nghỉ lễ theo qui định), cụ thể:
+ Buổi sáng: từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút;
+ Buổi chiều: từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 30 phút và buổi sáng thứ 7 (từ
7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ công chứng
- Công chứng viên trực tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ của
người có yêu cầu công chứng theo thứ tự;
- Việc kiểm tra bao gồm kiểm tra giá trị pháp lý của các giấy tờ liên quan và

kiểm tra cả hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định
của pháp luật hay không
- Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng
dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung,
ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).


- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của
pháp luật thì thụ lý ghi vào sổ công chứng và công chứng viên cho tiến hành
soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ công chứng:
- Đối với hợp đồng, giao dịch được soạn thảo sẵn:
+ Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng
có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa,
cưỡng ép, có sự ghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công
chứng hoặc có sự ghi ngờ về đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật
thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị
của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu
cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;
+ Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch nếu trong dự
thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội,
đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng
viên chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu
cầu công chứng không đồng ý sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối
công chứng;
+ Công chứng viên đối chiếu bản chính với bản sao các giấy tờ lưu trong
hồ sơ công chứng, công chứng viên và thư ký nghiệp vụ phải thể hiện việc đã
đối chiếu bản chính ( đóng dấu đối chiếu bản chính, ghi họ tên người đối chiếu,
ngày đối chiếu).
- Đối với hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo do công chứng viên soạn thảo

theo đề nghị của người yêu cầu công chứng:
+ Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực,
không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn
thảo hợp đồng, giao dịch.
4.3.2. Quy trình xử lý hồ sơ công chứng:
Sau khi hồ sơ công chứng đã hoàn tất các quy trình tiếp nhận nêu trên:
Bước 1:
- Công chứng viên cho người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng,
giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe.
Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo


hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng
ký ( hoặc lăn tay, nếu thấy cần thiết) vào từng trang của hợp đồng, giao dịch
trước mặt công chứng viên. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang
của hợp đồng, giao dịch;
Bước 2:
- Công chứng viên chuyển lại toàn bộ hồ sơ công chứng cho thư ký nghiệp vụ;
thư ký nghiệp vụ hướng dẫn và cùng người yêu cầu công chứng mang hồ sơ
công chứng nộp hồ sơ tại Bộ phận Quầy thu ngân và Văn thư;

Bước 3:
- Bộ phận quầy: tính toán, hóa đơn, thu phí công chứng, thù lao công chứng và
chi phí khác cho người yêu cầu công chứng theo quy định của Thông tư liên tịch
số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/1/2012 của Liên bộ Bộ Tài chính- Bộ Tư
Pháp về Hướng dẫn về mức thu , chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công
chứng, sau đó chuyển qua cho Văn thư ;
- Văn thư: tiếp nhận hồ sơ công chứng đã được công chứng viên ký, cho số công
chứng, đóng dấu ( dấu của tổ chức hành nghề công chứng, dấu tên của công
chứng viên và các loại dấu khác theo quy định) và hoàn trả lại toàn hồ sơ cho

người yêu cầu công chứng sau khi đã giữ lại 01 bộ hồ sơ công chứng
gồm: Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công
chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ
xác minh, giám định và các giấy tờ liên quan khác chuyển ngay cho nhân viên
lưu trữ để tiến hành lưu trữ hồ sơ theo quy định.
* Cách thức thực hiện:
+ Trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.
+ Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành
nghề công chứng trong trường hợp người có yêu cầu công chứng là người già
yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án
phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành
nghề công chứng.
4.3.3. Thời gian giải quyết hồ sơ:
- Trường hợp bình thường: Giải quyết trong ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ
hợp lệ.


- Trường hợp phức tạp: không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết
quả xác minh, giám định của cơ quan có thẩm quyền.
4.3.4. Phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác:
- Phí công chứng: Thu theo qui định tại Thông tư Liên tịch số Thông tư liên tịch
số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Liên bộ Bộ Tài chính- Bộ Tư
Pháp về Hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công
chứng;
- Thù lao công chứng: Do Văn phòng công chứng tự xác định trên cơ sở chất
lượng, hiệu quả công việc mang lại cho khách hàng, được niêm yết công khai tại
trụ sở Văn phòng công chứng;
- Chi phí khác: Do sự thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và Văn phòng
Công chứng khi người yêu cầu công chứng có yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
hoặc thực hiện các công việc khác theo thỏa thuận của hai bên.

4.3.5. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
- Phiếu yêu cần công chứng, hợp đồng giao dịch ( mẫu 01/PYC);
- Các mẫu đơn, mẫu tờ khai được quy định tại Quyết định số: 123/2005 của của
UBND TP. Hồ Chí Minh, ngày 15/7/2005 V/v ban hành 76 Biểu mẫu trong lĩnh
vực công chứng, chứng thực;
- Các mẫu đơn, mẫu tờ khai được quy định tại Quyết định số: 58/2004/QĐ- UB
của UBND TP. Hồ Chí Minh, ngày 15/7/2005 về ban hành 71 Biểu mẫu về thủ
tục hành chính trong lĩnh vực xây dựng đất đai nhà ở.
4.4. Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện việc lưu trữ và quá trình lưu trữ hồ
sơ.
4.4.1. Điều kiện lưu trữ
- Hồ sơ cần được lưu trữ được để ở phòng lưu trữ theo đúng số, ngày tháng năm
thụ lý và được đóng thành tệp.
- Hồ sơ cần được lưu trữ có dấu bút lục và con dấu của Văn phòng công chứng.
- Việc lưu trữ hồ sơ cần được thực hiện ngay sau khi hồ sơ đó được công chứng
xong và ghi vào sổ báo cáo kết quả công chứng.
- Không cho người ngoài tự ý xem hồ sơ lưu trữ nếu chưa có sự đồng ý của
Trưởng văn phòng công chứng.


- Cán bộ lưu trữ không được để thất thoát giấy tờ có trong hồ sơ. Nếu để trường
hợp đó xảy ra sẽ phải chịu hình thức kỷ luật.
4.4.2. Kế hoạch thực hiện việc lưu trữ
Công tác lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của Luật Công chứng
- Văn phòng công chứng bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với
hồ sơ công chứng.
- Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng
phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của văn phòng công chứng; trường
hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản

về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh
tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì
Văn phòng công chứng sẽ cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ
khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ
được thực hiện tại Văn phòng công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Việc kê biên, khám xét trụ sở của Văn phòng công chứng được thực hiện theo
quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại
diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.
- Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công
chứng Thành Đạt sẽ thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc
tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp chỉ định
một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ
công chứng.
4.4.3. Quy trình lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ công chứng bao gồm: Lập phiếu yêu cầu công chứng, hợp đồng, giao
dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các loại giấy tờ mà người yêu cầu
công chứng nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và các giấy tờ liên quan khác.
Hồ sơ công chứng được đánh số hợp đồng theo thứ tự và theo trình tự thời gian
nhất định.
Việc bảo quản hồ sơ công chứng phải chặt chẽ, an toàn. Thời gian bảo quản hồ
sơ ít nhất là 20 năm.


Hồ sơ công chứng được lưu trữ theo quy trình sau:

HỒ SƠ ĐÃ
ĐÓNG DẤU

LƯU VÀO KHO
LƯU TRỮ

PHÂN LOẠI XẾP
SỐ HỒ SƠ

SẮP XẾP ĐÁNH
BÚT LỤC

NHẬP SỐ LIỆU
VÀO SỔ CÔNG
CHỨNG

CHƯƠNG 5: TÍNH KHẢ THI CỦA ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG
CÔNG CHỨNG