Nghiên cứu một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, giải quyết VB tại UBND xã

NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ,
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI UBND CÁC XÃ
1. Phan Thị Thanh Thanh
2. Bàn Thị Hoài
1. Đặt vấn đề
Văn bản là một phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay
ký hiệu nhất định.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản lý
thành văn (văn bản hóa) do cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng
các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nộ bộ Nhà nước
hoặc giữa Nhà nước với các tổ chức, công dân.
Văn bản quản lý Nhà nước (QLNN) bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật
(QPPL); văn bản quy phạm cá biệt; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn – kỹ
thuật.

− Văn bản QPPL: là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có chứa các quy tắc xữ sự
chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ
xã hội theo định hướng XHCN. Hệ thống văn bản này bao gồm: Hiến
pháp; Luật; Pháp lệnh; Lệnh; Nghị quyết; Nghị định; Quyết định; Chỉ
thị; Thông tư;
− Văn bản quy phạm cá biệt là văn bản mang tính chất quyết định, quy
định những vấn đề có liên quan đến một sự việc, một cơ quan, một cá
nhân, một phạm vi riêng biệt, do thủ trưởng cơ quan có tư cách pháp
nhân ban hành dựa trên cơ sở văn bản QPPL;
− Văn bản hành chính là các loại văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp
cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc,… của
cơ quan Nhà nước;
1

− Văn bản chuyên môn – nghiệp vụ là loại hình văn bản mang tính đặc thù
chuyên môn cao, tham mưu đắc lực vào quản lý Nhà nước.
Tổ chức và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ thể, khoa học để
quản lý văn bản một cách chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn bản
được nhanh chóng, hiệu quả. Tổ chức và giải quyết văn bản gồm có: tổ chức quản lý
văn bản đến; tổ chức và giải quyết văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản nội bộ,
quản lý giải quyết văn bản mật; quản lý và sử dụng con dấu.
− Tất cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung,

thống nhất tại Văn thư UBND cấp xã. Văn thư UBND cấp xã có trách
nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến, trình Chủ tịch UBND cấp xã
(hoặc người được giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn bản và
chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách
nhiệm giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được;
− Quản lý văn bản đi: Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
cấp xã phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính trước khi phát hành; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn
bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật (nếu có). Văn bản đi phải được
hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
− Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật)

được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ
bí mật nhà nước. Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có
thẩm quyền quyết định, Chủ tịch UBND cấp xã quy định loại tài liệu

mang nội dung thuộc bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
2


Trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, tổ chức và giải quyết văn bản là những
nội dung nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng đối với công tác văn thư và có vai trò
quan trọng đối với hoạt động của cơ quan Nhà nước:
Một là, giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác,
thúc đẩy hoạt động của cơ quan Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ;
Hai là, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, công việc;
Ba là, giúp giữ bí mật thông tin tài liệu của Nhà nước và của cơ quan;
Bốn là, giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ
sở chứng minh cho hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
2. Giải pháp nâng cao hiệu quả
UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND cấp xã, thực hiện các nhiệm vụ mà
Nghị quyết của HĐND đề ra và thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả
các lĩnh vực ở cơ sở. Là cơ quan hành chính cấp xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, Pháp luật và các nhiệm vụ khác của cơ
quan Nhà nước cấp trên.
Trong quá trình hoạt động thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, UBND
xã đã ban hành và tiếp nhận một số lượng không nhỏ văn bản trong phạm vi chức
năng và thẩm quyền của UBND xã. Phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan như:
Kinh tế, Tổng hợp, Văn xã, Địa chính – Xây dựng, Môi trường, Dân số, chính trị, lịch
sử,….
Các loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động bao gồm:
− Đối với văn bản quy phạm pháp luật: UBND xã được quyền ban hành
Quyết định và Chỉ thị;
− Đối với văn bản hành chính: đây là loại văn bản thông dụng, nên không
bị giới hạn. Vì thế, UBND xã được phép ban hành tất cả các loại văn bản
hành chính, bao gồm: các văn bản cá biệt (quyết định, chỉ thị) và văn bản

hành chính thông thường như: kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản, tờ
trình, chương trình, đề án, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy
giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) các loại phiếu (phiếu gửi,
phiếu báo, phiếu trình…).
3


Với những chức năng, nhiệm vụ cũng như thẩm quyền ban hành văn bản của
UBND cấp xã kể trên thì có thể thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản. Vì thế muốn cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản ở
UBND cấp xã được nhanh chóng, chính xác, khuôn mẫu, tuân thủ đúng quy định cần
có một số biện pháp:
Thứ nhất, ưu tiên ứng dụng các trang thiết bị hiện đại, các thiết bị tin học, ứng
dụng công nghệ thông tin để giúp cho công tác soạn thảo, lưu trữ, quản lý và giải
quyết văn bản được hiệu quả hơn;
Thứ hai, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện quy chế hoạt động của UBND cấp xã nói
chung và quy chế hoạt động văn thư – lưu trữ của UBND cấp xã nói riêng, tạo tính
thống nhất trong quản lý và giải quyết văn bản;
Thứ ba, tăng cường sự lãnh đạo, quản lý của UBND xã đối với công tác văn thư
– lưu trữ và hoạt động của văn phòng, sự chỉ đạo, điều hành kịp thời, chính xác của
cấp lãnh đạo sẽ giúp cho công việc này được tiến hành thuận tiện hơn, thống nhất
giữa các cấp;
Thứ tư, thường xuyên tổ chức các buổi sơ kết, tổng kết để rút kinh nghiệm về
hoạt động văn thư – lưu trữ nói chung và công tác quản lý và giải quyết văn bản nói
riêng, tạo một môi trường để những người làm công tác này có thể trao đổi kinh
nghiệm;
Thứ năm, đẩy mạnh công tác đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, không ngừng
nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức để qua đó nâng cao chất lượng,năng suất,
hiệu quả làm việc;
Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, xử lý các sai phạm trong quá

trình thực hiện công vụ của cán bộ, công chức trong công tác, giúp phát hiện kịp thời
những sai phạm trong quá trình quản lý và giải quyết văn bản để có biện pháp xử lý
kịp thời, đáp ứng yêu cầu về thời gian của công việc;
4


Thứ bảy, cán bộ, công chức và nhân viên cần có tinh thần trách nhiệm trong
công việc, giữ vững tinh thần, đạo đức nghề nghiệp, thường xuyên học hỏi, trao dồi
kiến thức, tăng cường tình đoàn kết, nâng cao trình độ chuyên môn;
Thứ tám, đảm bảo nguồn kinh phí để thực hiện các hoạt động của văn phòng,
qua đó giúp cho công việc được tiến hành thường xuyên và liên tục;
Thứ chín, cần có những chính sách khen thưởng đẻ khích lệ tinh thần đối với
những các nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong nhiệm vụ và công tác quản lý,
giải quyết văn bản.
Trên đây là những giải pháp đề xuất của nhóm đối với công tác tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản ở UBND xã. Mong rằng, những giải pháp này sẽ giúp ích cho
việc xây dựng, quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã nói chung sẽ được tốt
hơn, hoàn thiện hơn, hiệu quả hơn, hiện đại hơn.
3. Kết luận
Nước ta là một nước xã hội chủ nghĩa vì thế công tác xây dựng và ban hành văn
bản QLNN và công tác quản lý, giải quyết văn bản cần có được sự quan tâm tốt hơn
nữa.
Trong giai đoạn cải cách nền hành chính hiện nay, đòi hỏi công tác văn thư –
lưu trữ nói chung cũng như công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng cũng cần
được cải cách theo hướng khoa học, đúng đắn, nhanh chóng, hiệu quả. Đã có nhiều
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước được ban hành để quy định điều
chỉnh hoạt động quản lý và giải quyết văn bản ở các cơ quan, đơn vị các cấp và từng
địa phương.
Có một quy trình quản lý, giải quyết văn bản hoàn chỉnh hơn, tốt hơn sẽ góp
phần không nhỏ vào việc thực hiện các nhiệm vụ và giải quyết công việc của cơ quan

tốt hơn, qua đó tạo sự thống nhất liên tực trong hoạt đông của cơ quan. Từ đó, hướng
đến việc xây dựng được một nền hành chính hiện đại, sáng tạo, chuyên nghiệp.

5


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996;
2. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân, năm 2004;
3. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư
4. Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 về quy định quản lý hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn;
5. Giáo trình.

6