Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH kim sơn

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

h

tế
H

uế

-----  -----

cK

in

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

họ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI

LÊ TRẦN QUANG LỘC

Tr

ườ

ng

Đ
ại

CÔNG TY TNHH KIM SƠN

Khóa học: 2009 – 2013


ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

uế

KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

tế
H

-----  -----

in

h

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

cK

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI

ng

Đ
ại

họ

CÔNG TY TNHH KIM SƠN

Tr

ườ

Sinh viên thực hiện:
Lê Trần Quang Lộc

Giáo viên hướng dẫn:
PGS.TS Trịnh Văn Sơn

Lớp: K43B - KTKT

Niên khóa: 2009 - 2013


Lụứi Caỷm ễn

Hu,ngy 10 thỏng 05 nm 2013
Sinh viờn

Lờ Trn Quang Lc

Tr



ng


i

h

cK

in

h

t
H

u

hon thnh bi khúa lun ny, ngoi scgng v nlc
ca bn thõn, em cũn nhn c squan tõm giỳp c
a quý
thy cụ trong tr
ng, trong khoa. c sún nhn nng nhi

t
ca phũng ktoỏn cụng ty TNHH Kim Sn.
Em xin by tlũng bit n
n t
t cm
i ng
i, c bi
t
l PGS.TS Trnh Vn Sn ó t
n tỡnh hng dn v giỳp em
hon thnh khúa lun ny.
Mc dự em ó cgng trong quỏ trỡnh thc tp v vi
t bi,
nhng
vi kinh nghim cũn hn chv th
i gian khụng cho phộp
nờn chc chn khụng thtrỏnh kh
i nh
ng sai sút.
Vỡ vy, em r
t mong nhn
c sthụng cm, quan tõm v
úng gúp ý kin ca cỏc quý thy cụ!
Em xin trõn trng cm n!

i


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................................i

MỤC LỤC ...................................................................................................................... ii
DANH MỤC VIẾT TẮT................................................................................................iv

uế

DANH MỤC SƠ ĐỒ.......................................................................................................v
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU...................................................................................vi

tế
H

PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................................1

1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................................. 1
2. Mục đích nghiên cứu ...................................................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................................ 2

h

4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................................... 2

in

5. Đóng góp của khóa luận ..............................................................................................2
6. Kết cấu của khóa luận................................................................................................................ 3

cK

PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ..................................................4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

họ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN...................................................................................... 4
1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................................4
1.1.1. Khái niệm hệ thống KSNB....................................................................................4

Đ
ại

1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền......................................5
1.2.Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền ..................................................6
1.2.1.Mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền............................................6
1.2.2.Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng thu tiền ..............................8

ng

1.3. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng thu tiền .......................................8
1.3.1. Các quy tắc kiểm soát............................................................................................8

ườ

1.3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng .................................................................10
1.3.3. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền....................................................................11

Tr

1.4.Quy trình kiểm soát nội bộ ......................................................................................13
1.4.1. Sơ đồ....................................................................................................................13
1.4.2. Mô tả quy trình ....................................................................................................14

1.4.3. Lưu trữ .................................................................................................................16
1.5. Tầm quan trọng và sự cần thiết của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ........17

ii


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU
TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH KIM SƠN .................................................................................18
2.1. Tổng quan về công ty Kim Sơn..............................................................................18
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ..........................................................................18
2.1.2. Đặc điểm về nguồn lực của công ty ....................................................................19

uế

2.1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ..........................................20
2.2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim

tế
H

Sơn .................................................................................................................................21
2.2.1.Đánh giá môi trường kiểm soát công ty Kim Sơn................................................21
2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ..........................................................................21
2.2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................................23

h

2.2.1.3. Hình thức kế toán được áp dụng tại Công ty....................................................25

in

2.2.2.Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim

cK

Sơn .................................................................................................................................27
2.2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim Sơn ..............................27
2.2.2.2 Thủ tục kiểm soát quá trình bán hàng thu tiền ở công ty Kim Sơn...................27

họ

2.2.2.3. Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền...............................28
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH
BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI....................................................................................................37

Đ
ại

CÔNG TY TNHH KIM SƠN ....................................................................................................37
3.1.Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Kim Sơn đối với chu trình
bán hàng thu tiền............................................................................................................37

ng

3.1.1.Ưu điểm của hệ thống...........................................................................................37
3.1.2.Hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền của công ty
Kim Sơn.........................................................................................................................39

ườ

3.2. Một vài giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
thu tiền ...........................................................................................................................41

Tr

3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................................................................42
3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền .................................44
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống các báo cáo có liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền ......50
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.......................................................................53

iii


DANH MỤC VIẾT TẮT
Viết tắt

Diễn giải
Trách nhiệm hữu hạn

KSNB

Kiểm soát nội bộ

UBCK

Ủy ban chứng khoán

TT/SGDCK

Thị trường/ Sàn giao dịch chứng khoán

BGĐ

Ban giám đốc

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TMCP

Thương mại cổ phần

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

tế
H

h
in

cK

Xây dựng cơ bản
Tài sản cố định

Đ
ại

TSCĐ

họ

XDCB

uế

TNHH

Giá trị gia tăng

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

ng

GTGT

Kiểm toán nội bộ

Tr

ườ

KTNB

iv

uế

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quy trình kiểm soát nội bộ........................................................................................13

tế
H

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty.........................................................21
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Kim Sơn. ..........................24
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Kim Sơn. ..........................................26

h

Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát quá trình thu tiền bán hàng.....................................................28

in

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền trả tiền ngay..............33

Tr

ườ

ng

Đ

ại

họ

cK

Sơ đồ 2.6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền trả tiền sau.................35

v


uế

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011 - 2012.......................20

tế
H

Bảng 3.1. BẢNG TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG ................................................................. 51
Bảng 3.2. BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THANH TOÁN Ở CÁC ĐẠI LÝ.................51
Bảng 3.3. BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG NỢ .............................................................................52
Biểu mẫu 2.1: Phiếu thu. ...............................................................................................29

h

Biểu mẫu 2.2: Hóa đơn GTGT. .....................................................................................31

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

Biểu mẩu 2.3: Sổ cái.....................................................................................................32

vi


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công ty TNHH Kim Sơn chuyên thi công các công trình giao thông, thuỷ điện,

uế

cảng biển và cung cấp ô tô, với địa bàn hoạt động khá rộng, đó là hầu khắp các huyện

trong tỉnh và các tỉnh lân cận. Những hoạt động kinh doanh này đã mang lại nguồn thu

tế
H

không nhỏ cho công ty cũng như đem lại nguồn thu khá lớn và đều đặn cho ngân sách

tỉnh. Đặc biệt, trong lĩnh vực cung cấp ô tô, tình hình bán hàng và thu tiền diễn ra liên
tục, nên rất dễ xảy ra rủi ro, cũng như gian lận, ảnh hưởng xấu đến nhiều mặt hoạt
động của công ty. Việc KSNB chặt chẽ chu trình bán hàng thu tiền là tiền đề để công

h

ty duy trì sự hiệu quả hoạt động kinh doanh, và mở rộng địa bàn hoạt động hơn nữa.

in

Tuy nhiên, công tác KSNB ở công ty vẫn còn rất nhiều bất cập, vấn đề này đòi hỏi ban

cK

lãnh đạo cũng như các thành viên có trách nhiệm KSNB phải thường xuyên kiểm tra,
để đảm bảo cho các nghiệp vụ như: Xét duyệt bán chịu, tính doanh thu, thu tiền bán
hàng,… chính xác, tiền không bị thất thoát, cũng như uy tín của công ty trên thị trường

họ

sẽ ngày càng vững chắc. Tất cả những nhận định trên cho ta thấy, Công ty TNHH Kim
Sơn cần tăng cường hơn nữa công tác KSNB của công ty nói chung, và KSNB chu trình

Đ
ại

bán hàng thu tiền nói riêng, để các hoạt động kinh doanh ngày càng đem lại hiệu quả.
Đề tài nghiên cứu về KSNB đối với chu trình bán hàng thu tiền thực sự không
phải là 1 đề tài mới, nhưng đối với các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Kim

ng

Sơn nói riêng, thì KSNB chu trình bán hàng thu tiền là 1 yếu tố cần được quan tâm
phát triển để mang lại hiệu quả trong hoạt động của công ty và làm trong sạch môi

ườ

trường kinh doanh hiện đại.
2. Mục đích nghiên cứu

Tr

Đề tài nghiên cứu, làm rõ thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền ở công ty

TNHH Kim Sơn, nêu ra những ưu điểm cũng như các hạn chế mà công ty gặp phải
trong vấn đề KSNB. Qua đó đề xuất các giải pháp đóng góp cho công ty nhằm xây
dựng được 1 hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả trong việc kiểm soát chu trình bán
hàng thu tiền tại công ty.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

1

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác KSNB chu trình bán
hàng thu tiền tại công ty TNHH Kim Sơn.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác

uế

KSNB chu trình bán hàng thu tiền của bộ phận bán ô tô và bộ phận xây dựng của công

4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp chủ yếu để thu thập thông tin:

tế
H

ty TNHH Kim Sơn trong năm 2012.

+ Tham khảo tài liệu từ sách, internet,…về công tác KSNB

h

+ Thu thập số liệu từ các chứng từ, sổ sách kế toán của công ty như: Báo cáo Kết

in

quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn
mua hàng – bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến phần hành kế toán

cK

nghiên cứu.

+ Phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan.

ra kết quả nghiên cứu.

họ

+ Dùng phương pháp tổng hợp, xử lý, phân tích những thông tin có được để đưa

+ Phương pháp chứng từ kế toán: Là một phương pháp kế toán phản ánh các

Đ
ại

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng giấy tờ theo mẫu quy
định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để làm cơ sở pháp lý cho
việc ghi sổ kế toán.

ng

+ Phương pháp tài khoản kế toán: Là phương pháp thông tin và kiểm tra quá
trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan

ườ

hệ qua lại được phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tức là chỉ ra nghiệp
vụ ghi nhận trên chứng từ hình thành từ nguyên nhân nào, tác động đến chủ thể nào

Tr

trong hệ thống kế toán.
+ Phương pháp phân tích so sánh.
5. Đóng góp của khóa luận
Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tế ở công ty, khóa luận đã nêu rõ,
phận tích và đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng của công ty, chỉ ra những
ưu điểm cần phát huy và những nhược điểm cần khắc phục. Ngoài ra, khóa luận còn
SVTH: Lê Trần Quang Lộc

2


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

nêu lên được một số rủi ro mà hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền của công ty
có thể gặp. Để rồi đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện thêm hệ thống KSNB của
công ty nói chung và KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng, góp phần vào sự
hiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh trong tương lai của công ty.

uế

6. Kết cấu của khóa luận
Phần I: Đặt vấn đề

tế
H

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát chu trình bán hàng
thu tiền.

h

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty

in

Kim Sơn.

Chương 3: Giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu

cK

tiền tại công ty Kim Sơn.

Tr

ườ

ng

Đ

ại

họ

Phần III: Kết luận và kiến nghị

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN

uế

1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

tế
H

1.1.1. Khái niệm hệ thống KSNB

Đối với một đơn vị, một tổ chức thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn là vấn đề
cần được quan tâm, chú ý phát triển. Ngoài việc xây dựng bộ máy hoạt động, chính

sách kinh doanh, thì yếu tố kiểm soát trên nhiều phương diện của doanh nghiệp thông

h

qua các thủ tục, quy định, chính sách cũng là một yếu tố góp phần không nhỏ vào sự

in

thành bại của doanh nghiệp đó. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ. Vậy câu hỏi đặt

cK

ra là: Hệ thống KSNB là gì?

Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế
toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và

họ

Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ
thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban

Đ
ại

quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban
quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu
quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn
và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử

ng

lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát
nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ

ườ

thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt

Tr

động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”.
Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về

hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm
tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm :
+ Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả.
+ Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị.
SVTH: Lê Trần Quang Lộc

4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

+Giữ an toàn tài sản.
+ Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần
riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động

kiểm tra nội bộ.”

uế

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public

Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao

tế
H

gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa

nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và
độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến

h

khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.

in

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương

cK

pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm
soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo
trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an

họ

toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính
xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.

Đ
ại

Theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada : “Hệ thống kiểm
soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống những quy định tài chính và quy định không
tài chính. Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý

ng

kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả. Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ
an toàn cho tài sản, duy trì chế độ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài

ườ

chính đúng thời hạn”.

Tr

1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm các bước kiểm soát trong

từng khâu như sau:
+ Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Các thủ tục kiểm soát bao

gồm việc yêu cầu phải đánh số thứ tự đối với đơn đặt hàng; Kiểm tra chữ ký, con dấu

hợp pháp của người mua hàng và người bán hàng; Sự phê chuẩn bán hàng của cấp có

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

thẩm quyền về chủng loại, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng,… Sau khi chấp
thuận đơn đặt hàng thì phải thông báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp.
+ Xét duyệt bán chịu: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phải có quy định cụ
thể về cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ

uế

ràng. Bộ phận bán hàng đề xuất xét duyệt bán chịu phải thẩm định về tình hình tài
chính, khả năng thanh toán của khách hàng, uy tín thanh toán của khách hàng.

tế
H

+ Giao hàng cho khách hàng: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc thủ kho phải
kiểm tra lại tính hợp pháp của phiếu xuất kho trước khi xuất kho hàng hóa. Phiếu xuất

kho phải được đánh số thứ tự, có đầy đủ chữ ký hợp pháp của các bên liên quan và thủ

h

kho phải xuất đúng quy cách và hàng hóa ghi trên phiếu xuất kho.

in

+ Lập hóa đơn bán hàng: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc bộ phận lập hóa
đơn phải kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ liên quan như: Đơn đặt hàng, lệnh bán

cK

hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa giữa người mua và người bán với
nội dung: chủng loại, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán,…trước khi lập hóa đơn.
Hóa đơn lập xong phải được bộ phận độc lập kiểm tra trước khi phát hành.

họ

+ Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Doanh thu ghi sổ là doanh thu thực sự
phát sinh, khoản phải thu khách hàng là khoản thực tế khách hàng phải trả, số tiền ghi

Đ
ại

sổ là số tiền thực tế thu được và phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ
sách kế toán.Việc ghi sổ phải có cơ sở pháp lý, thông thường thì hóa đơn bán hàng là
chứng từ mang tính pháp lý cao nhất.

ng

+ Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Khi các khoản nợ phải thu đã quá
hạn thanh toán thì doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo thông

ườ

tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009. Khi có bằng chứng tin cậy về khoản nợ

Tr

phải thu không còn khả năng thu hồi, doanh nghiệp lập hồ sơ xem xét xóa nợ.

1.2.Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền
1.2.1.Mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền
Để ngăn ngừa những rủi ro, mỗi công ty cần thiết lập một sự đa dạng về hệ thống

kiểm soát, như thế cần phải xây dựng nền tảng cho việc thiết lập hệ thống KSNB. Và
điều cần thiết đó là phải xác định được mục tiêu kiểm soát. Đối với chu trình bán hàng
thu tiền, ta có thể xây dựng một số mục tiêu kiểm soát như sau:
SVTH: Lê Trần Quang Lộc

6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

Mục tiêu Kiểm soát nội

Mục tiêu Kiểm soát nội

Mục tiêu Kiểm soát nội

bộ nghiệp vụ bán hàng

bộ tổng quát toàn công ty

bộ nghiệp vụ thu tiền

Doanh thu chỉ được ghi Tính có thật của nghiệp vụ Các số tiền ghi sổ, là số
tiền công ty thực thu từ

bán trong kỳ.

nghiệp vụ bán hàng trong
kỳ.

uế

nhận, khi hàng đã thực sự kinh tế phát sinh.

tế
H

Các nghiệp vụ bán hàng Sự phê chuẩn của cấp có Các khoản chiết khấu đã
phải được phê chuẩn trước thẩm quyền.

được xét duyệt kỹ càng.

khi thực hiện.

Phiếu thu tiền phải được

h

đối chiếu và ký duyệt.

hàng hiện có đều đã được ghi nhận.

cK

ghi sổ.

in

Tất cả các nghiệp vụ bán Sự đầy đủ trong quá trình Tất cả số tiền thu được đều
được ghi vào sổ nhật ký
thu tiền và sổ quỹ.

Doanh thu ghi sổ là số tiền Sự đánh giá tính chính xác Các khoản thu đã nộp và
của số liệu ghi sổ.

họ

của hàng hóa gửi đi
Doanh thu được tính đúng
và vào sổ chính xác.

ghi sổ đều đúng với giá số
hàng công ty đã bán.

Đ

ại

Các nghiệp vụ bán hàng Sự phân loại trong ghi Các khoản tiền thu được
được phân loại và ghi chép chép.

phân loai một cách hợp lý.

vào đúng các TK, hoặc các

ng

sổ thẻ tương ứng.

Các khoản thu tiền phải

ghi sổ phải đúng vào kỳ kế

được ghi nhận đúng thời

toán phát sinh nghiệp vụ.

gian, đúng kỳ kế toán.

ườ

Doanh số bán hàng được Tính đúng kỳ.

Sự tổng hợp và chuyển sổ

Số tiền thu được phải được

được ghi chép đúng đắn

đúng đắn, hợp lý.

ghi nhận đúng đắn vào sổ

Tr

Các nghiệp vụ bán hàng

vào các sổ chi tiết và được

quỹ, sổ cái và cũng được

tổng hợp chính xác vào

tổng hợp chính xác vào

cuối kỳ.

cuối kỳ.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

1.2.2.Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng thu tiền
+ Rủi ro về bán hàng: Xuất hàng bán khi không được phép, xuất hóa đơn bán
hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu, …
+ Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách hàng bằng

uế

tiền mặt nhưng không nộp về công ty, …
+ Rủi ro về ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ,

tế
H

dẫn đến phản ánh thiếu các khoản doanh thu và nợ phải thu, …

1.3. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng thu tiền
1.3.1. Các quy tắc kiểm soát
* Sự phân chia trách nhiệm:

h

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu KSNB riêng về chu trình

in

bán hàng thu tiền. Tuy nhiên, một hệ thống KSNB hữu hiệu và có thể đem lại hiệu quả
cho nghiệp vụ bán hàng và những khoản phải thu, đòi hỏi sự tách biệt các chức năng

cK

và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách.
Sự phân nhiệm càng cao thì các sai phạm sẽ được phát hiện càng dễ dàng, thông

họ

qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành, hay sự đối chiếu số liệu giữa các bộ
phận khác nhau, qua đó làm giảm được các hành vi gian lận, sai sót. Đồng thời, sự
phân nhiệm hợp lý sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận, do đó các thủ tục

Đ
ại

kiểm soát được thiết lập càng trở nên hiệu quả.
Như vậy, việc phân chia trách nhiệm là trọng yếu trong KSNB để ngăn ngừa gian
lận và sai sót. Đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm. Ví dụ: Phải có hai kế toán

ng

theo dõi độc lập đối với sổ bán hàng và sổ thu tiền; sổ thu tiền có người kiểm soát độc
lập, đối chiếu định kỳ với sổ cái, sổ quỹ.

ườ

* Các thủ tục phê chuẩn:
Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc KSNB thường thấy, và tập trung vào

Tr

3 điểm chủ yếu sau đây:
+ Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ diễn ra.
+ Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ.
+ Giá bán được duyệt gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu.
Hai quá trình kiểm soát đầu tiên nhằm ngăn ngừa sự mất mát tài sản của công ty
qua việc gửi hàng cho khách hàng không có thật, hoặc gửi hàng cho khách hàng không
có khả năng thanh toán. Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo, giá trên hóa đơn là
SVTH: Lê Trần Quang Lộc

8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

giá đã đề ra theo chính sách của công ty, tránh thất thu, kích thích tăng doanh thu và
giải quyết hiệu quả các mối quan hệ về lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua, bán.
* Sự kiểm soát chứng từ, sổ sách:
Sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên

uế

chứng từ và trong sổ sách Kế toán. Vì thế, chứng từ, sổ sách kế toán và bảng tổng hợp
có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho

tế
H

mình một hình thức kế toán phù hợp, miễn là đúng theo quy định của bộ tài chính. Cho

dù mỗi hình thức có đặc điểm khác nhau. Tuy nhiên, hình thức nào cũng đòi hỏi sổ
sách kế toán phải đồng bộ. Trình tự ghi sổ phải được quy định rõ ràng để tạo thành
một yếu tố kiểm soát có hiệu lực.

h

Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự trước có tác dụng

in

vừa đề phòng bỏ sót, giấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi
sổ bán hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước trên chứng từ phải có mục đích rõ

cK

ràng và cần được tổ chức hợp lý, kết hợp với kiểm tra đối chiếu để công việc kiểm soát
thực hiện có hiệu quả. Ví dụ: Khi tần suất bán hàng là quá lớn, công việc kiểm soát trở
bỏ sót các nghiệp vụ,…

họ

nên khó khăn, công ty cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của các vận đơn, để tránh
Gửi báo cáo hàng hóa: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị

Đ
ại

hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu, để kiểm soát được quá trình
bán hàng và thu tiền. Ngoài ra, cần gửi báo cáo này cho người mua để xác nhận quan

hệ mua bán đã phát sinh trong tháng. Đây là công việc kiểm soát mang lại lợi ích cho
công ty và mang tính tích cực, vì điều này khuyến khích được sự phản ứng lại của

ng

khách hàng nếu số dư không đúng.
* An toàn tài sản: Công ty cần phải có các biện pháp để phòng tránh mất mát tài

ườ

sản.Tài sản ngoài máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất, thì còn phải kể đến sổ sách, tài liệu

Tr

quan trọng của công ty.
Cần xây dựng, lắp đặt hệ thống bảo vệ tiền phù hợp với lượng tiền mà công ty

hiện có, và những rủi ro đánh giá mà công ty có thể gặp phải. Ví dụ như: sử dụng két
sắt, các thiết bị an ninh công nghệ cao ( camera, chuông báo,….), hoặc có thể kết hợp
tất cả các thiết bị trên để có thể đem lại hiệu quả tốt nhất cho công ty.
Ngoài ra, có thể mua bảo hiểm cho những tai nạn có thể xảy ra, ví dụ: hỏa hoạn,
trộm cướp,… ở một mức độ phù hợp.
SVTH: Lê Trần Quang Lộc

9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

Cần giữ tiền ở mức tối thiểu. Vì khi đó công ty có thể tối đa nguồn thu từ hoạt
động tài chính ( lãi tiền gửi, lãi đầu tư,…). Mặt khác, càng giữ nhiều tiền thì công ty
càng gặp rủi ro về mất mát. Vì vậy, công ty nên giữ tiền ở mức tối thiểu để đảm bảo
cho lợi ích của công ty.

uế

Sổ sách cần phải bảo quản tốt trong các két sắt chống cháy nổ, để có thể có thời
gian bảo quản đúng quy định của bộ tài chính.

Mục tiêu KSNB
Doanh thu bán

tế
H

1.3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng

Quá trình KSNB chủ yếu
Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng các chứng từ

hàng được ghi sổ là vận chuyển đã được duyệt và các đơn đặt hàng của khách hàng
đã được phê chuẩn.

Các nghiệp vụ tiêu

Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và phù hợp

in

h

có thực

thụ được phê chuẩn với chính sách của công ty.

Phê chuẩn bán chịu trước khi gửi hàng.

cK

đúng đắn

Giá, phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển và các khoản
chiết khấu phải được phê chuẩn một cách hợp lý.
Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng phải được đánh

thụ hiện hữu đều

số thứ tự trước, và phải được ghi chép một cách cẩn thận, tránh

được ghi sổ

bỏ sót.

Đ
ại

họ

Các nghiệp vụ tiêu

( tính đầy đủ)

Doanh thu ghi sổ là Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và quá trình chuyển sổ,
đảm bảo quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người

hóa gửi đi, được

độc lập.

ng

số tiền của hàng

tính đúng và vào sổ Đối chiếu các chi tiết trên hóa đơn với chứng từ vận chuyển, với
đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trên hóa đơn.

(Sự đánh giá)

Đối chiếu các bút toán trên sổ bán hàng và hóa đơn bán hàng.

Các nghiệp vụ tiêu

Xây dựng và sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.

Tr

ườ

chính xác

thụ được phân loại

Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản,

đúng đắn

nhất là đối với các nghiệp vụ bất thường.

( Sự phân loại)
Doanh số ghi theo

Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ doanh thu theo căn

thời gian

cứ hàng ngày, và càng gần ngày phát sinh càng tốt. Tốt nhất,

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

10


Khóa luận tốt nghiệp
( tính đúng kỳ)

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

doanh thu cần được tính và ghi sổ sau khi gửi hàng.

Kiểm tra nội bộ: So sánh ngày trên hóa đơn vận chuyển với ngày
trên hóa đơn bán hàng, và các sổ phụ có liên quan.
Tách biệt trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng và ghi sổ phụ các

thụ được phản ánh

khoản phải thu.

đúng đắn trong các

Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng.

sổ phụ và được

Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản thu trong chu trình bán hàng

tổng hợp chính xác

thu tiền.

tế
H

uế

Các nghiệp vụ tiêu

1.3.3. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền

Quá trình KSNB chủ yếu

Các khoản thu tiền
ghi sổ là số tiền

Tách biệt trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và nhân
viên ghi sổ sách.

công ty thực tế

Cân đối độc lập các tài khoản ngân hàng.

cK

in

h

Mục tiêu KSNB

nhận được

Một chính sách về chiết khấu tiền bán hàng phải thực sự tồn tại

khấu tiền bán hàng
được phê chuẩn

trong doanh nghiệp.
Sự phê chuẩn của chiết khấu các khoản tiền mặt phải hợp lý bởi

trước khi thực hiện

các cấp có thẩm quyền và phù hợp với chính sách của công ty.

họ

Các khoản chiết

Đ
ại

Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
Tách biệt trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và ghi sổ sách.

được đều được ghi

Sử sụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng kê trước tiền mặt.

nhận vào sổ nhật

Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi sổ các khoản thu tiền mặt

ng

Tiền mặt nhận

phải được thực hiện nghiêm túc.việc ghi sổ các khoản thu tiền
mặt phải được thực hiện nghiêm túc.

Các khoản thu tiền
mặt được ghi sổ và

Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu
chúng với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng.

đem gửi theo số

Đối chiếu, điều hòa đều đặn tài khoản TGNH.

Tr

ườ

ký thu tiền mặt
( tính đầy đủ)

Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng.

tiền nhận được
( sự đánh giá)
Các khoản thu tiền

Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.

mặt được phân loại

Xem xét lại và kiểm tra cẩn thận các khoản thu.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

11

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

đúng đắn

Kiểm tra lại các chứng từ chứng minh khoản thu tiền mặt và so

( sự phân loại)

sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản.

Các khoản thu tiền

Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu tiền mặt hàng ngày.

mặt được ghi sổ

Kiểm tra nội bộ việc ghi thu và nhập quỹ.

căn cứ theo thời

uế

gian
( tính đúng kỳ)

Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi nhật ký thu tiền với việc ghi

mặt được ghi vào

sổ phụ các khoản phải thu và sổ quỹ.

tế
H

Các khoản thu tiền

sổ phụ đúng đắn và Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng.
được tổng hợp

Kiểm tra nội bộ về cộng sổ và chuyển sổ.

h

chính xác

in

( chuyển sổ và tổng

Tr

ườ

ng

Đ

ại

họ

cK

hợp)

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

12


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

1.4.Quy trình kiểm soát nội bộ
1.4.1. Sơ đồ
Sơ đồ quy trình

Yêu cầu kiểm tra

2

Xem xét yêu cầu
kiểm tra

Trưởng bộ phận
KSNB.

Giám đốc.

in

h

1

Trách nhiệm

tế
H

TT

uế

S

cK

Lập kế hoạch kiểm tra, thống
nhất kế hoạch và thông báo cho
các bên liên quan

4

Trưởng đoàn kiểm
tra.

Đoàn kiểm tra.

Đ
ại

Thực hiện kiểm tra

Trưởng

Lập biên bản kiểm tra

đoàn

kiểm tra.

ườ

ng

5

kiểm soát nội bộ,

họ

3

Trưởng bộ phận

Trưởng

đoàn

kiểm tra.

Tr

6

Lập báo cáo tổng hợp
về kết quả kiểm tra

Sơ đồ 1.1: Quy trình kiểm soát nội bộ.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

13


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

1.4.2. Mô tả quy trình
Bước 1: Yêu cầu kiểm tra:
Bộ phận KSNB có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, đánh giá mức độ rủi ro

Yêu cầu kiểm tra có thể xuất phát từ:
+ Kế hoạch kiểm tra định kỳ đã được giám đốc phê duyệt.

tế
H

+ Kế hoạch kiểm tra đột xuất của ban KSNB công ty.

uế

của từng hoạt động nghiệp vụ của các phòng ban trong hệ thống.

+ Quyết định kiểm tra hoặc yêu cầu gửi báo cáo của các đơn vị quản lý công ty
như UBCK, TT/SGD CK.

h

+ Đề nghị của các trưởng phòng, trưởng bộ phận.

in

+ Đánh giá về mức độ rủi ro của từng hoạt động, nghiệp vụ, từng bước trong các quy
trình nghiệp vụ.

cK

+ Các hiện tượng không bình thường trong quá trình giám sát, kiểm soát thường xuyên.
+ Các khiếu nại thường xuyên của khách hàng về một nghiệp vụ hoặc hoạt động của
Công ty.

họ

Người trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu kiểm tra là Trưởng Bộ phận KSNB.
Bước 2: Xem xét yêu cầu kiểm tra:

Đ
ại

+ Căn cứ vào các yếu tố ở bước 1, trưởng bộ phận KSNB sẽ xin ý kiến của GĐ
về việc thực hiện kiểm tra.

+ Nếu GĐ chấp thuận yêu cầu kiểm tra sẽ thông báo cho trưởng bộ phận KSNB

ng

qua email, fax hoặc điện thoại để thực hiện bước 3.
+ Nếu GĐ không chấp thuận yêu cầu kiểm tra sẽ thông báo cho Trưởng bộ phận

ườ

KSNB để thông báo cho đơn vị đề xuất và kết thúc quy trình.
Tất cả các đợt kiểm tra đã có trong kế hoạch được phê duyệt hàng năm sẽ không

Tr

cần xin lại ý kiến của GĐ.
Bước 3: Lập kế hoạch kiểm tra, thống nhất và thông báo cho các bên liên quan:
+ Trưởng bộ phận KSNB thành lập đoàn kiểm tra bao gồm các chuyên viên,

nhân viên của bộ phận KSNB để thực hiện kiểm tra.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

14


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

+ Trưởng đoàn kiểm tra lập đề cương kiểm tra và xin ý kiến của trưởng bộ phận
KSNB. Nếu trưởng bộ phận KSNB không đồng ý với đề cương kiểm tra sẽ chuyển lại
cho trưởng đoàn kiểm tra để chỉnh sửa đề cương kiểm tra.
+ Nếu trưởng bộ phận KSNB thống nhất nội dung kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm

uế

tra sẽ liên hệ với đơn vị được kiểm tra để thống nhất về thời gian kiểm tra.

+ Sau khi thống nhất thời gian với đơn vị được kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra sẽ

tế
H

gửi thông báo chính thức kèm theo đề cương kiểm tra cho đơn vị được kiểm tra và GĐ
để báo cáo. Thông báo kiểm tra có thể gửi trực tiếp cho đơn vị thông qua email, fax
hoặc trực tiếp bằng văn bản.

h

Bước 4: Thực hiện kiểm tra

in

Căn cứ vào kế hoạch kiểm tra đã được thống nhất, đoàn kiểm tra thực hiện kiểm

* Chuẩn bị kiểm tra:

cK

tra theo trình tự sau:

+ Thu thập các số liệu cần thiết liên quan đến hoạt động của đơn vị được kiểm tra.
+ Chọn mẫu các hồ sơ để kiểm tra.

* Kiểm tra:

họ

+ Gửi yêu cầu cung cấp hồ sơ cho đơn vị được kiểm tra.

Đ
ại

+ Rà soát các hồ sơ, đối chiếu với các quy định của pháp luật, của công ty.
+ Tiêu chí kiểm tra:

- Kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, nghiệp vụ, quy định nội bộ của công ty,

ng

quy định của pháp luật và các cơ quan hữu quan trong hoạt động hàng ngày.

- Xác định rủi ro và đánh giá mức độ rủi ro trong từng hoạt động của đơn vị.

ườ

Trong quá trình kiểm tra, các thành viên đoàn kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra

phải tập hợp tất cả các phát hiện (sai sót, nghi vấn, rủi ro tiềm ẩn, …) thành biên bản

Tr

kiểm tra sơ bộ.
Trách nhiệm của đơn vị được kiểm tra: Đơn vị có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ

bộ phận KSNB để đảm bảo công tác kiểm tra diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và đạt
hiệu quả cao.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

15


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

Trong quá trình kiểm tra tùy thuộc vào tình hình thực tế, Trưởng đoàn có thể thay
đổi nội dung kiểm tra so với kế hoạch, và có trách nhiệm báo cáo cho Trưởng bộ phận
KSNB.
Bước 5: Lập biên bản kiểm tra:

quan các phát hiện sau kiểm tra và ký biên bản phát hiện sau kiểm tra.

uế

Sau khi kết thúc công việc kiểm tra, đoàn kiểm tra sẽ thống nhất với các bên liên

tế
H

Biên bản kiểm tra phải có chữ ký của đại diện các bên và được lập thành 2 bản,
đoàn kiểm tra giữ 1 bản và đơn vị giữ 1 bản.
Bước 6: Lập báo cáo kết quả kiểm tra:

h

Sau khi biên bản được ký kết, đoàn kiểm tra phải có trách nhiệm lập báo cáo kết

in

quả kiểm tra gửi cho Trưởng bộ phận KSNB và Giám đốc.
Biên bản kiểm tra phải có những thông tin sau:

cK

+ Các thông tin cơ bản giới thiệu tình hình hoạt động của đơn vị.
+ Các tồn tại được phát hiện sau kiểm tra.

+ Xác định nguyên nhân của các tồn tại trên.

họ

+ Các đề xuất của đoàn nhằm khắc phục tình trạng trên.
+ Đoàn kiểm tra sẽ thống nhất nội dung báo cáo với đơn vị kiểm tra. Trong

Đ
ại

trường hợp có sự khác biệt về ý kiến, Đoàn kiểm tra sẽ ghi nhận ý kiến của đơn vị và ý
kiến của đoàn vào báo cáo.

+ TP kiểm tra, kiểm soát gửi giám đốc 1 bản sao biên bản kiểm tra trong vòng 5

ng

ngày làm việc sau khi kết thúc kiểm tra.
1.4.3. Lưu trữ

ườ

+ Bộ phận KSNB lưu 1 bản gốc biên bản kiểm tra, báo cáo kết quả kiểm tra và

Tr

các chứng từ cần thiết liên quan đến báo cáo trong trường hợp phải giải trình với BGĐ.
+ Đơn vị được kiểm tra lưu 1 bản gốc biên bản kiểm tra để theo dõi, khắc phục

theo đề xuất của bộ phận KSNB , thường xuyên gửi báo cáo kết quả chỉnh sửa về bộ
phận KSNB.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

16


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn

1.5. Tầm quan trọng và sự cần thiết của việc thiết lập hệ thống kiểm
soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu

uế

không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi
riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của

tế
H

người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân

quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học, chứ không
phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Hệ thống kiểm soát nội bộ chính là cơ chế

h

giám sát bằng các quy định rõ ràng để đạt được mục tiêu đề ra, nhằm giảm bớt các

in

nguy cơ rủi ro tiềm tàng trong kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, mất
mát,…Đảm bảo các số liệu tài chính được công bố chính xác.

cK

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro nhân viên không tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt

họ

động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động
hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi
của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần),

Đ
ại

rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch;
tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội
quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.

ng

Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục
tiêu đặt ra.

ườ

Như vậy, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn nâng cao sức mạnh cạnh tranh và phát

triển bền vững trên thương trường, cần phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ

Tr

vững mạnh và được vận hành một cách thông suốt.

SVTH: Lê Trần Quang Lộc

17