MÔ TẢ PHẦN MỀM ONLINE OFFICE Version : 6.0

BM-PM-08-08

Địa chỉ : Lầu 6 41-43 Trần Cao Vân , P.6, Q.3, Tp.HCM
Điện thoại : (84-8) 2.2444166
Fax : (84-8) 5.4489499
Hotline : 0936.135.136
Email :
Website : www.onlineoffice.vn

MÔ TẢ PHẦN MỀM ONLINE OFFICE
Version : 6.0

Online Office
Thang 08/2011 – www.onlineoffice.vn

: Taêng naêng suaát – Giaûm chi phí


MỤC LỤC
1.
2.
3.
4.
5.

Thông tin chung .............................................................................................................. 3
Kết quả hỗ trợ hoạt động của phần mềm ......................................................................... 3
Mục tiêu của Online - Office…………………………………………………………...3
Mô hình thông tin của Online – Office ........................................................................... 4
Chức năng chính của Online - Office ............................................................................. 5
5.1 Module Quản lý công việc, Dự án ............................................................................... 5

5.1.1 Quản lý công việc, dự án………………………………………………………….5
5.1.2 Trao đổi công việc…………………………………………………………………7
5.1.3 Tủ hồ sơ cá nhân.…………………………………………………………………7
5.1.4 Báo cáo định kỳ.…………………………………………………………………..7
5.2 Module Quản lý và tổ chức thông tin………………………………………………...7
5.2.1 Thông báo………………………………………………………………………… 7
5.2.2 Danh bạ…………………………………………………………………………….8
5.2.3 Cổng thông tin điện tử……..………………………………………………………8
5.2.4 Thư viện điện tử………………………………………………………………........8
5.2.5 Thảo luận………………………………………………………………………….8
5.2.6 Quản lý Card visit…..…………………………………………………………….8
5.2.7 Lịch làm việc điện tử…….……………………………………………………….8
5.3 Quản lý văn bản, hợp đồng, đơn đặt hàng……………………………………………9
5.4 Quản trị nguồn nhân lực……………………………………………………………..10
5.4.1 Thông tin lý lịch………………………………………………………………….10
5.4.2 Quá trình làm việc………………………………………………………………..10
5.4.3 Quản lý tuyển dụng………………………………………………………………11
5.5 SMS…………………...……………………………………………………………..12
5.6 Chữ ký điện tử………...……………………………………………………………..12
6 Đối tượng người dùng...………………………………………………………...……..12
7. Hỗ trợ của nhà cung cấp ................................................................................................ 12
8. Khách hàng tiêu biểu ..................................................................................................... 12

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 2 /13


1. Thơng tin chung

-

Phần mềm Online – Office : Phần mềm Online - Office là một hệ thống tương
tác thơng minh phục vụ cơng tác quản trị điều hành doanh nghiệp "ONLINE".Thơng
qua các cơng cụ được tích hợp trong phần mềm các thành viên trong doanh nghiệp
sử dụng một cơng cụ tương tác thơng minh trong các hoạt động hàng ngày, từ
trao đổi, xử lý cơng việc, chia sẻ thơng tin về các dự án, kế hoạch và quỹ làm việc
cá nhân, cho đến tiếp cận khách hàng. Cơng cụ nổi bật nhất là liên kết các thành
viên làm việc theo nhóm, giúp các thành viên tham gia xử lý dòng cơng việc, dự án
cơng việc, nắm bắt rõ ràng, kịp thời, nhanh chóng do thơng tin được cập nhật
thường xun, tổ chức khoa học.

-

Nhà cung cấp : ONLINE OFFICE
Tên phần mềm : Online Offfice
Chứng nhận bản quyền : 2163/2010/QTG
Version : 6.0

2. Kết quả hoạt động của phần mềm
 Online – Office tổ chức phân cơng, xử lý và theo dõi tồn bộ tiến trình cơng việc
được phân cấp trong mơ hình tổ chức của tổ chức, doanh nghiệp.
 Online – Office tổ chức việc lưu trữ, ln chuyển cơng văn đến, cơng văn đi,
cơng văn nội bộ, hợp đồng trong doanh nghiệp nhánh chóng, hiệu quả và an tồn.
Việc lưu trữ được bảo mật và tìm kiếm dễ dàng.
 Online – Office hỗ trợ thành viên trao đổi thơng tin theo nhóm trong doanh
nghiệp theo dạng diễn đàn, Tin nhắn, thăm dò ý kiến, thơng tin được xử lý theo
trình tự
 Online – Office là cơng cụ để doanh nghiệp, tổ chức truyền thơng một cách đơn
giản, hiệu quả.

 Online – Office còn tạo ra những tiện ích cho việc xây dựng lịch làm việc, quản
lý, chia sẽ qũy thời gian và thơng tin cá nhân.
 Online – Office cung cấp cơng cụ quản trị thơng tin của doanh nghiệp, tổ chức
tập trung, việc xử lý, tiềm kiếm nhanh chóng, việc quản lý từng thơng tin cá nhân
cũng trở nên đơn giản.

3. Mục tiêu của Online – Office
Dễ triển khai, dễ sử dụng
Hiệu quả đem lại nhanh chóng
Chi phí đầu tư hợp lý
Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xố bỏ khoảng cách địa lý: chỉ
cần kết nối Internet là người dùng tham gia vào hệ thống và làm việc như đang
ngồi tại doanh nghiệp của mình cho dù họ đang ở nhà hoặc đi cơng tác nước ngồi
 Tất cả thơng tin của doanh nghiệp được quản lý tập trung
 Q trình liên kết tổ chức thơng tin giữa những bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp
đơn giản và nhanh chóng .





ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ
Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 3 /13


 Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ, đóng góp thông tin tiện lợi,
nhanh chóng, góp phần tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Người
dùng giao tiếp hiểu ý, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo truyền đạt thông điệp của mình

cho các nhân viên một cách nhanh chóng hiệu quả nhất
 Nâng cao kỹ năng ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo nên một phong
cách làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả trong môi trường IT. ồng thời tạo sự
thay đổi tích cực trong các quy trình quản trị thông tin, xử lý công việc của tất cả
thành viên trong doanh nghiệp
 Vận hành, giám sát và đánh giá những quy trình ISO
 Tăng 40% năng xuất làm việc của mỗi thành viên
 Lãnh đạo quản lý hiệu quả công việc và con người

4. Mô hình của Online – Office

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 4 /13


5. Tính năng chính của Online – Office
5.1. Module Quản lý công việc
5.1.1. Quản lý công việc

Hệ thống tương tác thông minh giúp cho những người tham gia xử lý công việc nắm rõ
tất cả những thông tin chính của một công việc:


Ai là người giao việc



Tên và nội dung (có thể đính kèm văn bản hoặc file nội dung)



Ai là người chịu trách nhiệm chính



Bộ phận, cá nhân tham gia xử lý công việc



Bộ phận,cá nhân tham khảo công việc



Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc



Toàn bộ tiến trình công việc: sắp xếp theo thứ tự thời gian cập nhật



Trạng thái công việc: đang thực hiện, gần quá hạn, đã hết hạn, đề
nghị kết thúc và kết thúc

Công cụ hỗ trợ thêm



Theo dõi, báo cáo, cho ý kiến hoặc chỉ đạo trên một công việc
ính kèm nhiều file trong một dòng công việc



Ủy quyền công việc cho một cá nhân khi đi công tác



Tạo tên dự án : đưa tất cả công việc liên quan đến một dự án để dễ
theo dõi, xử lý



Xem diễn tiến mới nhất



Tạo lịch cá nhân để theo dõi



Phân loại công việc : chưa hoàn thành, chuyển giao, được xem, kết
thúc



Thống kê công việc tổng thể và của bản thân



Thống kê % thành công của từng công việc



Tìm kiếm công việc theo từ khóa



Lưu trữ tất cả công việc kết thúc để tham khảo

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 5 /13


Hình : Tạo công việc mới

Hình : Dòng công việc đang xử lý ( Work flow Chart)
ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 6 /13


Hình : Danh sách công việc đang sử lý

5.1.2. Trao đổi công việc





Tạo các chủ đề công việc cần trao đổi
Giới hạn cá nhân, bộ phận có thể truy cập chủ đề trao đổi chủ đề đã tạo (tạo
phòng ảo trao đổi riêng)
ính kèm nhiều tập tin để tiện tham khảo

5.1.3. Tủ hồ sơ cá nhân



Lưu trữ dữ liệu riêng cá nhân
Chia sẽ cho những thành viên khác được phép truy xuất dữ liệu

5.1.4. Báo cáo định kỳ




-

Cấp N báo cáo lên cấp N-1, cấp N-1 nhận được báo cáo dạng tổng hợp sẽ tiếp tục
lập tiếp các báo cáo riêng của mình + Report tổng hợp từ cấp N, sau đó tiếp tục
báo cáo đến cấp N-2, cứ thế cho đến Root, Root sẽ nhận được báo cáo tổng hợp
toàn bộ tình hình công việc
Các thông tin cần báo cáo định kỳ
Các công việc đã thực hiện, hoàn thành
Các công việc đang thực hiện
Các công việc chưa thực hiện

Các công việc dự kiến (Plan)
Các khó khăn, giải pháp đề xuất

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 7 /13


5.2. Module Quản lý và Tổ chức thông tin:
5.2.1 Thông báo




Bảng tin điện tử cung cấp các thông điệp của lãnh đạo đến toàn thể thành viên
trong doanh nghiệp
ính kèm theo thông báo nhiều tập tin
Chức năng phân quyền cho cá nhân, bộ phận được phép xem và cập nhật thông
báo

Hình : Thông báo điện tử

5.2.2 Danh bạ




Liệt kê những thông tin cần thiết của các thành viên trong doanh nghiệp để tiện
việc liên lạc : Tên, chức danh, Email, số điện thoại.

Công cụ tìm kiếm một thành viên trong hệ thống nhanh chóng
Tự cập nhật những thông tin cá nhân khi có sự thay đổi

5.2.3 Cổng thông tin điện tử



Lưu trữ các Chỉ thị, quy định, quy trình ISO, tài liệu hướng dẫn công việc, các biểu
mẫu chuẩn , …
Thành viên sử dụng tham khảo, tra cứu , tìm kiếm các tài liệu công việc trên hệ
thống nhanh chóng thông qua công cụ tìm kiếm "từ khóa"

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 8 /13


Hình : Danh mục tư liệu

5.2.4 Thư viện điện tử


Lưu trữ các tài liệu, thông tin dùng để tham khảo, nghiên cứu, học tập phục vụ cho
công việc

5.2.5 Diễn đàn



Sân chơi cho thành viên trong doanh nghiệp trao đổi mọi vấn đề mà mình quan
tâm
Những thông tin trao đổi sẽ được quản lý bởi người quản trị hệ thống

5.2.6 Quản lý Card Visit


Lưu trữ và tìm kiếm thông tin Card Visit nhanh chóng

5.2.7 Lịch làm việc điện tử



Hệ thống tự động nhắc các công việc cần thực hiện
Chia sẽ lịch làm việc với nhau

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 9 /13


5.3. Module Quản lý văn bản, hợp đồng, đơn đặt hàng
Công cụ tổ chức lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật giúp người sử dụng
tìm kiếm nhanh chóng. ồng thời giảm chi phí rất lớn cho việc in ấn, photo chuyển cho
các bộ phận cá nhân liên quan.
-

Số hóa và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ, hợp
đồng kinh tế, đơn đặt hàng

-

Chuyển và thông báo văn bản đến Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân liên
quan cần cập nhật hoặc xử lý.

-

Tổng Giám đốc/Văn thư/Thư ký chuyển thành công việc xử lý khi
cần thiết

-

Tra cứu văn bản qua từ khóa khác nhau: Nơi phát hành, nơi gởi,
người ký,ngày, tháng, năm, trích yếu,..

-

Phân loại văn bản đã xử lý, chưa xử lý

Công cụ hỗ trợ thêm
-

Ủy quyền xử lý văn bản

-

Tổ chức cập nhật văn bản theo cây thư mục giúp tìm kiếm nhanh
chóng (Ví dụ Tên công ty  Năm  Dự án)

-

Phân loại văn bản, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

-

Chuẩn hóa Quy trình lưu trữ, phân quyền và xử lý văn bản, hợp
đồng kinh tế, đơn đặt hàng

-

Tự động đánh chỉ mục thông tin văn bản và các tập tin văn bản
đính kèm

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 10 /13


Hình 5: Quản lý văn bản

5.4. Quản trị nguồn nhân lực
5.4.1 Thông tin lý lịch




Cập nhật, quản lý danh sách các thành viên bao gồm với các thông tin như: lý lịch
tổng quát, tiểu sử cá nhân, quan hệ gia đình

Cập nhật, quản lý sổ lao động, bảo hiểm xã hội,....
Tra cứu thông tin nhanh thành viên trong doanh nghiệp

5.4.2 Quá trình làm việc


Cập nhật, quản lý thông tin về toàn bộ quá trình công tác của thành viên như:
chức vụ, nhiệm vụ công việc mà thành viên đã từng nắm giữ tại công ty theo từng
giai đoạn

5.4.3 Quản lý tuyển dụng




Cập nhật, quản lý thông tin về toàn bộ các đợt tuyển dụng nhân sự của doanh
nghiệp như: phương thức tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, số người tham gia và số
thành viên được tuyển dụng của mỗi đợt.
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp.

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 11 /13


5.5. Module SMS
Module này tích hợp vào hệ thống phần mềm Online Office cho phép nhắn tin đến điện
thoại di động của người dùng những tin tức mới nhất của hệ thống. Việc lựa chọn những
thể loại thông tin để nhắn tin đến người dùng trên hệ thống phần mềm Online Office

được lựa chọn bởi Quản trị hệ thống.Các thông tin quan trọng nhắn tin đến người dùng:
 Có một công việc mới
 Diễn tiến mới của một công việc
 Thông báo mới
 Lịch cá nhân

5.6. Module Chữ ký điện tử
Nếu chữ ký bằng tay là bạn phải ký trực tiếp trên bản “cứng” hay còn gọi là bản “hard
copy”, còn đối với chữ ký điện tử bạn sẽ ký trực tiếp trên bản “mềm” hay còn gọi là bản
“soft copy”. Việc ứng dụng công nghệ này sẽ giúp bạn duyệt công văn, tờ trình, biên bản,
quy trình, tài liệu,.....nhanh chóng cho dù bạn đang ở ngoài văn phòng, công nghệ này
khi tích hợp vào Online Office sẽ giảm chi phí giấy tờ và thời gian do chờ bạn ký duyệt.

6. Đối tượng người dùng : Yêu cầu về người sử dụng
 Thành phần sử dụng: tất cả thành viên trong một doanh nghiệp, khách hàng, đối
tác.
 Biết sử dụng trình duyệt Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera,….
 Thiết bị cầm tay tương thích : 3G Ipad Apple, các dòng điện thoại Smartphone (
Iphone, Blackbery, Nokia, Samsung, LG, Motorola,…..)
Máy chủ :
STT
1.

Thành phần
Máy chủ

2.
3.

Hệ điều hành

Cơ sở dữ liệu

Cấu hình
CPU Dual Core 2.0Ghz, RAM 2 GB, đĩa
cứng tối thiểu 80GB.
Windows Server 2003,2008,2010
Microsoft SQL Server 2005,2008,2010

7. Hỗ trợ từ nhà cung cấp
ONLINE OFFICE cam kết với khách hàng:
 Tập huấn cho khách hàng sử dụng thành thạo tất cả công cụ của phần mềm
 Tư vấn, xây dựng mô hình, quy trình ứng dụng thích hợp nhất đối với từng tổ
chức, Tổng công ty, Tập đoàn.
 Chăm sóc, hỗ trợ khách hàng qua Chat, Email, Phone, trực tiếp
 Sản phẩm bảo hành 12 tháng
 Bảo trì hàng năm
 Lập trình thêm những công cụ, tính năng khách hàng yêu cầu

8. Khách hàng tiêu biểu:
ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 12 /13


 Trung Nam Group ( www.trungnamgroup.com.vn) : 10 công ty thành viên cùng sử
dụng trên cùng một phần mềm để tương tác với nhau. Ban Tổng giám đốc quản lý
tình hình công việc của công ty thành viên dễ dàng : khoảng 600 user
 Công ty Cổ phần địa ốc Viễn ông Việt Nam : chủ đầu tư tòa nhà Medrian cao nhất
miền Trung – 48 tầng tại à Nẵng

 Công ty Cổ phần ầu Tư Bất ộng Sản ông Tây (www.dongtayreal.vn)
 Công ty Cổ phần Bất động Sản BIDV Dalat land.
 Khu đô thị sinh thái cao cấp Goldenhills.com.vn
 Công ty TNHH Kiến Trúc Lâm ồng ( www.kientruclamdong.vn)
 Tập đoàn Gremaco ( www.nguyenlieuxanh.vn )
 Viễn Thông Quảng Nam ( www.quangnamtelecom.com )
 Công ty Cổ phần ầu Tư Thương Mại Khánh Hòa ( www.ktic.vn )
 Tập đoàn Trường Thành ( www.truongthanh.com.vn)
 Công ty Cổ phần Xuất nhập Khẩu Thủy Sản Năm Căn – Seanamico (
www.seanamico.com.vn )
 Công ty Cổ phần Thức Ăn Thủy Sản Vĩnh Hoàn 1 ( www.vinhoanfeed.vn)
 Công ty Cổ Phần Tam Phong ( www.tamphong.com )
 Công ty TNHH MTV Việt Nữ
 Văn phòng Tỉnh Ủy Bình Thuận
 Phòng Giáo dục huyện Tuần Giáo – Tỉnh iện Biên

ONLINE OFFICE : TAÊNG NAÊNG SUAÁT – GIAÛM CHI PHÍ
Thaùng 08/2011 – www.onlineoffice.vn

Trang 13 /13