29 câu hỏi có TRẢ lời môn học SOẠN THẢO văn bản
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (156.76 KB, 33 trang )
29 CÂU HỎI CÓ TRẢ LỜI MÔN HỌC SOẠN
THẢO VĂN BẢN
Câu 1. Khái niệm chung về văn bản, văn bản quản lý nhà nước. Nêu các thành
tố cấu thành văn bản. (1,5 đ)
Khái niệm VB, VBQLNN (0,75 đ)
Là hình thức ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất
định.
Văn bản quản lý nhà nước là những quy định và thông tin quản lý thành văn (được
văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mội quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân.
Nêu các thành phần của văn bản (0,75 đ) Gồm
+ Quốc hiệu: 2 dòng;
+ Tên cơ quan tổ chức ban hành. Ghi cơ quan trực tiếp quản lý (nếu có) ở dòng trên
cơ quan ban hành;
+ Số và ký hiệu văn bản;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;
+ Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình. Về việc…
+ Nội dung văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Nơi nhận;
Ngoài ra còn có các thành phần thể thức khác tùy theo:
+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
+ Địa chỉ cơ quan, Địa chỉ Email. Điện thoại, Fax,
+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành sử dụng như xem xong trả lại, trả lại sau khi
họp, lưu hành nội bộ. Chỉ dẫn về dự thảo hay dự thảo lần mấy…
+ Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (cần quản lý số lượng)
Các thành phần được quy định bố trí trên trang giấy khố A4.
Câu 2. Trình bày các loại văn bản được phân theo hiệu lực, pháp lý. (1,5 đ)
Phân loại theo hiệu lực pháp lý:
Thể hiện hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật. theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật.
- Văn bản hành chính: văn bản mang mục đích truyền đạt thông tin, quản lý, giải
quyết công việc cụ thể, phản ánh tình hình, ghi chép.. giao dịch giữa các cơ quan tổ
chức.
- Văn bản chuyên ngành: Các văn bản chuyên ngành về chuyên môn, kỹ thuật thuộc
thẩm quyền ban hành của các cơ quan nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng quản lý
chuyên ngành quy định.
- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội. Do người đứng đầu cơ
quan Trung ương của tổ chức trính trị, chính trị-xã hội quy định.
Câu 3. Cho biết hệ thống của văn bản quy phạm pháp luật phân theo thẩm
quyền ban hành. (1,5 đ)
Hệ thống văn bản QPPL phân theo thẩm quyền ban hành có
Theo văn bản:
- Văn bản Luật: như Hiến pháp, Luật, Bộ luật,
- Văn bản dưới luật: Nghị Quyết, Lệnh, Pháp lệnh, QĐ của Chủ tịch nước;
- Văn bản pháp quy: Nghị định, Thông tư, quyết định. Quy định về thi hành luật,
hướng dẫn thực hiện Luật, nghị định
Theo cơ quan có thẩm quyền ban hành:
- QH, UBTVQH, Chủ Tịch nước, Thủ tướng Chính phủ
- Cơ quan NN có thẩm quyền của TW, Bộ, ngành để thi hành VBQPPL của QH,
UBTVQH.
- Văn bản của UBND, HĐND ban hành văn bản thi hành văn bản QPPL và văn
bản về luật của cấp trên.
Câu 4. Cho biết khái niệm về bản gốc, bản chính, bản sao của văn bản? Sự
khác nhau giữa bản gốc và bản chính. (1,5 đ)
Theo Nghị định 09/2010/NĐ- CP.
- Bản gốc của văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ
quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và đóng dấu. (khi
ban hành sau khi có chữ ký và đóng dấu)
- Bản chính của văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ
quan tổ chức ban hành không phải là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (photo
bản gốc và đóng dấu).
- Bản sao: Là bản được sao nguyên từ các bản chính có giá trị như các bản chính
và được cấp có thẩm quyền xác nhận. (có quy định về bản sao).
Sự khác nhau giữa bản gốc và bản chính.
- Bản gốc chỉ có 1 bản >< Bản chính có nhiều bản.
- Bản gốc chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền >< Bản chính chữ ký phô tô.
- Bản gốc lưu ở văn thư >< bản chính lưu hồ sơ và gửi các nơi
Câu 5. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước. Hãy cho biết các chức năng của
văn bản quản lý nhà nước? (1,5 đ)
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước? (0,5)
Văn bản quản lý nhà nước là những quy định và thông tin quản lý thành văn (được
văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mội quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân.
Chức năng của văn bản quản lý Nhà nước gồm có 5 chức năng: (1đ)
+ Chức năng thông tin.
+ Chức năng quản lý - điều hành.
+ Chức năng pháp lý.
+ Chức năng văn hóa.
+ Chức năng xã hội.
Câu 6. Cho biết sự khác nhau giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính. (2 đ)
Văn bản QPPL >< Văn bản hành chính
-
Khái niệm
Quy trình ban hành
Đối tượng áp dụng
Hiệu lực pháp lý
Số, ký hiệu
Nội dung
Thẩm quyền ban hành
Hệ thống văn bản
Tác dụng (vai trò)
Sử dụng văn bản
Câu 7. Cho biết các chức năng của văn bản quản lý nhà nước. Trình bày
-
chức năng thông tin của văn bản. (2 đ)
* Chức năng của văn bản QLHCNN
- Chức năng: gồm có 5 chức năng
+ Chức năng thông tin.
+ Chức năng quản lý - điều hành.
+ Chức năng pháp lý.
+ Chức năng văn hóa.
-
+ Chức năng xã hội.
* Trình bày chức năng thông tin của văn bản:
Là chức năng cơ bản nhất của mọi loại VB. Các thông tin chứa đựng trong các
VB là một trong những nguồn của cải quý giá của đất nước, là sản phẩm hàng
hoá đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho
XH, là yếu tố quyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách, những quyết
định hành chính cá biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ Nhà nước, cũng
-
như công việc có liên quan đến quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công dân.
Chức năng thông tin của VB bao gồm việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền
đạt các thông tin đó qua lại trong hệ thống VB quản lý hoặc từ cơ quan Nhà
nước đến nhân dân, giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần thiết cho hoạt
động quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó qua hệ thống truyền đạt
-
thông tin khác.
Muốn chức năng thông tin của VB được đảm bảo cần phải quan tâm đến khả
năng tiếp nhận thông tin qua VB có thuận lợi hay không và những thông tin đó
được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lý Nhà nước. Thiếu yếu tố đó chức
-
năng thông tin của VB sẽ bị giảm sút.
Thực tế cho thấy, nhiều VB quản lý không đảm bảo được chức năng thông tin
-
mà trở thành vô dụng.
Thông tin quá khứ: là thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết
trong quá trình hoạt động và đã qua của các cơ quan quản lý. Tất nhiên không
phải mọi loại thông tin VB quá khứ đều có giá trị ngang nhau đối với hoạt động
-
hiện hành của các cơ quan.
Câu 8. Cho biết các chức năng của văn bản quản lý nhà nước. Trình bày
-
chức năng quản lý điều hành của văn bản. (2 đ)
* Chức năng của văn bản QLHCNN
- Chức năng: gồm có 5 chức
+ Chức năng thông tin.
+ Chức năng quản lý - điều hành.
+ Chức năng pháp lý.
+ Chức năng văn hóa.
+ Chức năng xã hội.
* Chức năng quản lý, điều hành của văn bản:
-
Văn bản là công cụ tổ chức hoạt động quản lý nhà nước, văn bản giúp cho các
cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều
phạm vi không gian và thời gian. Văn bản là cơ sở đảm bảo cung cấp cho hoạt
động quản lý những thông tin cần thiết, giúp cho các nhà lãnh đạo nghiên cứu và
ban hành các quyết định quản lý chính xác và thuận lợi, là phương tiện thiết yếu
để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ
-
thống quản lý của mình. Gồm hai loại
Văn bản là cơ sở để tạo tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý
-
Nhà nước cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng.
Văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý Nhà nước tổ chức các hoạt
động cụ thể theo quyền hạn của mình, thông qua thể chế hóa chủ trương đường
-
lối để tổ chức thực hiện.
Câu 9. (3 đ)
a) Trình bày các loại văn bản theo hiệu lực, pháp lý.
b) Hãy cho biết hệ thống của văn bản quy phạm pháp luật phân theo thẩm
-
quyền ban hành.
a) Phân loại theo hiệu lực pháp lý:
Thể hiện hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật. theo quy định của Luật ban hành văn bản quy
-
phạm pháp luật.
- Văn bản hành chính: văn bản mang mục đích truyền đạt thông tin, quản lý, giải
quyết công việc cụ thể, phản ánh tình hình, ghi chép giao dịch giữa các cơ quan
-
tổ chức.
- Văn bản chuyên ngành: Các văn bản chuyên ngành về chuyên môn, kỹ thuật
thuộc thẩm quyền ban hành của các cơ quan nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng
-
quản lý chuyên ngành quy định .
- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Do người đứng đầu cơ
-
quan Trung ương của tổ chức trính trị, chính trị - xã hội quy định.
b) Hệ thống của văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền ban hành.
-
1đ
- Văn bản do QH, UBTVQH ban hành.
-
- Văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành để
-
thi hành văn bản QPPL do QH, UBTVQH ban hành.
- Văn bản của HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của QH,
UBTVQH hoặc của cơ quan Nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành
còn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
-
Câu 10. Cho biết các thành tố cấu thành văn bản. Sự khác nhau của các thành
tố này giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. (3 đ)
a. Các thành phần (các yếu tố) về thể thức của văn bản:
+ Quốc hiệu; 2 dòng
+ Tên cơ quan tổ chức ban hành. Ghi cơ quan trực tiếp quản lý (nếu có) ở dòng trên
cơ quan ban hành;
+ Số và ký hiệu văn bản;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;
+ Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình. Về việc…
+ Nội dung văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Nơi nhận;
+ Ngoài ra có dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
+ Các thành phần thể thức khác như:
Địa chỉ cơ quan, Địa chỉ Email. Điện thoại, Fax,
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành sử dụng như: xem xong trả lại, trả lại sau khi họp,
lưu hành nội bộ. Chỉ dẫn về dự thảo hay dự thảo lần mấy…
Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (cần quản lý số lượng)
Trường hợp có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó.
Phụ lục văn bản phải có tiêu đề và số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La mã.
Đánh số trang trong văn bản từ trang số 2 trở đi bằng chữ Ả rập. Phụ lục đánh số
trang riêng.
Các thành phần được quy định bố trí trên trang giấy khố A4.
Khác nhau:
-
Cơ quan ban hành
Quy trình ban hành
Đối tượng áp dụng
Hiệu lực pháp lý
Số, ký hiệu
Nội dung
- Câu 11. Trình bày hiệu lực và nguyên tắc áp dụng của văn bản. (3 đ)
- Hiệu lực của văn bản QLHCNN.
- Hiệu lực về thời gian.
- Tùy loại văn bản ghi hiệu lực thực hiện của văn bản.
- - Ghi có hiệu lực (áp dụng; có hiệu lực thi hành) từ ngày ký
- - Có hiệu lực tại thời điểm (từ ngày…tháng… năm).
- - Các văn bản (QPPL) từ ngày đăng công báo hoặc sau 15 ngày đăng Công báo.
-
Hiệu lực về không gian.
- - Văn bản QPFL của cơ quan nhà nước của TW có hiệu lực trên toàn quốc.
- - Văn bản QFPL của địa phương nào có hiệu lực trong phạm vi địa phương đó
- - Văn bản QPPL có hiệu lực đối với ngành chuyên môn.
- - Văn bản có hiệu lực đối với các CQ, tổ chức…
- Nguyên tắc áp dụng văn bản.
- Văn bản áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.
- Nếu văn bản có quy định. Quyết định khác nhau thì áp dụng các văn bản có hiệu
lực pháp lý cao hơn (của CP cao hơn của Bộ)
- Văn bản do cùng cơ quan ban hành thì áp dụng văn bản ban hành sau.
-
Câu 12. Cho biết các yêu cầu chung của văn bản quản lý nhà nước. (2 đ)
-
Yêu cầu chung về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.
VB QLNN là những quyết định và những thông tin quản lý thành văn được ban
hàn do cơ quan quản lý NN theo thẩm quyền trình tự thủ tục nhất định nên soạn
thảo 1 VB ban hành phải đảm bảo (về nội dung, về hình thức, thể thức; đảm bảo
-
đúng văn phong, đúng tính chất, chuẩn mực của các loại VB).
CỤ THỂ:
- Phù hợp đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định
-
của pháp luật;
- Trình bày ngắn gọn, rõ ràng chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, diễn đạt đơn
-
giản, dễ hiểu;
- Dùng từ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ nước ngoài nếu không
-
thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn phải giải thích;
- Không viết tắt những cum từ không thông dụng. Từ, cụm từ sử dụng nhiều lần
thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu tiên của từ, cụm từ đó phải được
-
đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ cụm từ đó.
- Viết hoa phải theo quy tắc chính tả tiếng Việt.
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu
nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành, tên cơ quan tổ
-
chức ban hành.
Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận hiểu được mục đích, hiểu được
quan hệ văn bản điều chỉnh, cần xử lý trên cơ sở cách thức, phương pháp và
-
nguyên tắc xử sự đúng đắn.
Câu 13. Cho biết các thành phần chính của thể thức văn bản và vị trí của
-
các thành phần đó trong văn bản. (2 đ)
+ Quốc hiệu: 2 dòng; Ô số 1
+ Tên cơ quan tổ chức ban hành. Ghi cơ quan trực tiếp quản lý (nếu có) ở dòng
-
trên cơ quan ban hành; Ô số 2
+ Số và ký hiệu văn bản; Ô số 3
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản; Ô số 4
+ Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình. Về việc… Ô số 5a, 5b
+ Nội dung văn bản; Ô số 6
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Ô số 7
+ Dấu của cơ quan, tổ chức; Ô số 7a, 7b và ô số 7c
+ Nơi nhận; Ô số 9a, 9b
Ngoài ra còn có các thành phần thể thức khác tùy theo:
+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật; Ô số 10a, 10b
-
+ Địa chỉ cơ quan, Địa chỉ Email. Điện thoại, Fax, Ô số 14
+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành sử dụng như xem xong trả lại, trả lại sau khi
-
họp, lưu hành nội bộ. Chỉ dẫn về dự thảo hay dự thảo lần mấy… Ô số 11
+ Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (cần quản lý số lượng) Ô số
13
-
Câu 14. Cho biết sự khác nhau về nội dung của thể thức giữa văn bản có tên
-
và văn bản không có tên, cho ví dụ minh họa. (2 đ)
Khác nhau:
-Bố cục cách trình bày: Không kính gửi >< kính gửi
- Tên loại văn bản: Có tên >< không tên
- Trích yếu nội dung: Ở giữa >< Ở dưới số và ký hiệu
- Nội dung:
Văn xuôi, văn điều khoản >< theo yêu cầu tính chất công việc
Ví dụ: Sinh viên trình bầy mẫu của 1 văn bản có tên loại và mẫu của 1 công văn
Câu 15. Hãy trình bày nội dung và vị trí các thành phần chính của thể thức
-
văn bản. (3 đ)
a) Quốc hiệu
- Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
-
bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline):
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Thể thức
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên
-
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công
nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: Được trình bày tại
-
ô số 2.
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
-
c) Số, ký hiệu của văn bản
- Thể thức
+ Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số
của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và
-
kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Ký hiệu của văn bản
* Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành
-
văn bản:
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ
-
trì soạn thảo công văn đó (nếu có):
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
-
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Thể thức
+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những
đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử
-
thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó:
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
-
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước:
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
-
dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (5a, 5b)
- Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi
-
ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
-
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình
-
bày tại ô số 5a;
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, được đặt canh giữa dưới
-
số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản:
e) Nội dung văn bản
- Thể thức
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu đã nêu; cách thể hiện bố cục tùy
-
loại văn bản.
- Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban
hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự
-
nhất định:
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì
-
phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Thể thức: Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào
-
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức:
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
-
“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu:
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp
-
trưởng;
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước
-
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
+Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền)
-
vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
+ Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản
trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định;
không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay
nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
-
Chức danh ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản. Đối
với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không
-
được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
+ Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học
vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ
chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm
-
học hàm, học vị, quân hàm.
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của
người ký được trình bày tại ô số 7b; Họ tên của người ký văn bản được trình bày
-
tại ô số 7b; được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan, tổ chức
- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các
-
tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
i) Nơi nhận (9a, 9b)
- Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và
có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để
-
báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp
luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ
công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và
-
cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc
-
một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung:
+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
+ Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
-
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần
-
liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
+ Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc
-
đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
+ Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
-
Câu 16. Hãy cho biết kiểu chữ, cỡ chữ các thành phần chính của thể thức
-
văn bản. (3 đ)
a) Quốc hiệu
- Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
-
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
-
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không
-
dùng lệnh Underline), cụ thể:
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng
-
1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ
-
quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp
-
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng:
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
c) Số, ký hiệu của văn bản
- Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
-
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
-
nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ:
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh
-
có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (5a, 5b)
- Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình
bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ
trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
-
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ:
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và
-
ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản:
e) Nội dung văn bản
- Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả
hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải
dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm
đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối
thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối
thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing)
-
trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ
phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết
-
thúc bằng dấu “phẩy”.
g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của
người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày
-
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn,
-
chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan, tổ chức
- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các
-
tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
i) Nơi nhận (9a, 9b)
- Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được
-
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu
-
hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các
-
loại văn bản khác) được trình bày như sau:
+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ
-
in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng
có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai
chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ
viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ
trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
-
Câu 17. Hãy trình bày sử dụng câu trong văn bản hành chính. (3 đ)
Sử dụng câu:
Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt được chính xác ý muốn, người đọc tiếp
-
thu nhanh chóng thể hiện được tính thể chế, hiệu lực của VB.
Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn 2 thành phần.
Không sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà. Không sử
-
dụng câu nghi vấn, câu cảm thán và càng không sử dụng dấu “…”, v.v.
Cách dùng câu tuỳ từng loại văn bản để có các câu với nội dung thể hiện
hiệu lực ý nghĩa sai khiến với các từ như cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp
hành nghiêm chỉnh. Các từ có tính chất nghiêm cấm như: không được, loại trừ,
-
bãi bỏ, không được phép..
Cũng có thể sử dụng các câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà mọi
người đều có thể hiểu mặc dù ngữ pháp không đầy đủ ví dụ: Nơi nhận, các khoa
để thực hiện. Đoàn TN để phối hợp.
-
Dùng các câu chủ động và câu khẳng định trong VB cấp trên gửi cấp dưới để
nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, sự kiện dứt khoát rõ ràng nhưng vẫn mềm dẻo.
(Bộ nhất trí với đánh gia….Trường nhận thấy các khoa đã buông lỏng việc kiểm
-
tra...)
Dùng câu phủ định trong các trường hợp nhấn mạnh yêu cầu khôn gthể bỏ
qua trong quá trình giải quyết công việc (Trường nhắc để các đơn vị không
-
chậm trong việc….)
Dùng câu bị động trong trường hợp muốn tạo tình huống chung, khách quan.
-
(Kỷ cương không được tôn trọng, chế độ không được thực hiện đầy đủ.
Chú ý các thành phần câu được sắp xếp đúng vị trí, hợp lý để nâng cao hiệu
quả tăng mục đích sử dụng, thường phàn nào trọng tâm đặt trước (Khi phép
nước không nghiêm, thì lòng tin của dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống
cấp)
-
Có thể tách 1 bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông
tin cần thiết.
-
Câu 18. Hãy cho biết các loại văn phong và yêu cầu hành văn trong văn bản
-
văn phong hành chính công vụ. (3 đ)
- Tuỳ theo các vấn đề cần truyền đạt và mục đích truyền đạt có nhiều cách trình
-
bày khác nhau:
- phong cách khoa học;
- phong cách báo chí- công luận;
- phong cách chính luận;
- phong cách nghệ thuật;
- phong cách hành chính công vụ;
Văn phong HC-CV. (có thể hiểu là đặc trưng ngôn ngữ trong phong cách HC-
-
CV):
a) Tính chính xác, rõ ràng.
Chính xác trong cách dùng từ; đặt câu cần đi đôi với tính minh bạch trong kết
cấu của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung. VB HC
công vụ chỉ cho phép một cách hiểu, không hiểu lầm. Câu phải ngắn gọn không
rườm rà; nếu dùng từ đa nghĩa, cách diến đạt không rõ ràng sẽ dẫn đến hiểu sai
lệch, gây tranh cãi , xuyên tạc, bóp méo. Sai chính tả cũng gây hiểu sai vấn đề.
-
b) Tính phổ thông, đại chúng.
VB đảm mọi người ở mọi nơi đều hiểu, tiếp nhận được yêu cầu của văn bản ,
-
thông qua dùng từ chuẩn, thông dụng hoặc từ mới được giải thích ý nghĩa.
c) Tính khách quan, phi cá tính.
Ngôn ngữ trong phong cách HC-CV bao giờ cũng phải mang tính khách quan,
không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân, của một cơ
quan tổ chức. Tính khách quan, nghiêm túc được coi như dấu hiệu đặc biệt của
VB. Trong phong cách KH tính khách quan làm cho hệ thống lập luận có giá trị
chân thực to lớn. Còn trong các VB quyết định quản lý, tính khách quan gắn với
chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính xác thực khẳng định tính chất mệnh
-
lệnh, chỉ thị cần tuân thủ, thực hiện
d) Tính trang trọng lịch sự.
Dùng từ trong VB thể hiện lịch sự, tôn trọng phù hợp trong các hoàn cảnh;
-
Lịch sự cũng tạo sự trang trọng, nghiêm túc. (Kính đề nghị hoặc đề nghị)
đ) Tính khuân mẫu
Tính khuôn mẫu là tính quy định chung để áp dụng cho các loại VB HC-CVụ
áp dụng khuân mẫu nhất định có tác dụng đến chuẩn mực của VB (cả nội dung
và hình thức) Một VB HC-CV phải được soạn thảo theo đúng hình thức mẫu
quy định. Các từ dùng phù hợp với từng loại VB
-
Câu 19. Hãy trình bày sử dụng từ ngữ, thuật ngữ trong văn bản hành
-
chính. (3 đ)
Sử dụng từ, thuật ngữ trong văn bản.
- Sử dụng từ ngữ:
+ Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu tượng
như: hình như, có lẽ; càng không được dùng: có thể, nếu như. Không dùng từ
địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ đã lạc hậu, hoặc từ mới chưa thống nhất khái
niệm (gán cho ý nghĩa từ mới đó), từ nước ngoài phải Vịêt hoá. Các thuật ngữ
-
(khoa học, đặc thù chuyên ngành) nên hạn chế sử dụng
+ Cụm từ dùng nhiều lần có thể viết tắt nhưng trước khi viết tắt phải viết đầy đủ
-
trước. Nếu viết tắt không đúng sẽ gây hiểu lầm
+Văn bản có tính khuôn mẫu nên dùng từ mang tính khuôn mẫu như căn cứ
vào, Thực hiện, Theo đề nghị của, Trân trong đề nghị.
-
+ Dùng từ xưng hô trong VB phải lịch sự, khách quan. Cấp dưới gửi văn bản
cấp trên phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình (Trường ĐHCNGTVT) nếu gửi
cấp dưới nêu “Trường” không cần nêu tên; ngang cấp viết Trường chúng tôi.
-
Trân trọng lịch sự dùng từ quý Bộ, quý cơ quan.
- Sử dụng từ khoá:
Trong VB thường dùng câu hoặc các cụm từ cố định gọi là “khoá” để nêu bật ý
-
nghĩa chỉ thi, yêu cầu hay các căn cứ
+ Để mở đầu văn bản: Căn cứ vào...;Theo đề nghị của..;Theo tinh thần công
-
văn.;Phúc đáp công văn…
+ Để liên kết các phần của VB Dưới đây là; Vấn đề trên;Dựa vào các quyết
-
định trên; Ngoài các nội dung trên; Tuy nhiên; do đó…
+ Để trình bày quan điểm và xin ý kiến: Chúng tôi cho rằng...; Chúng tôi nhận
thấy..; theo ý kiến của cơ quan..; Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến… Xin
-
trân trọng đề nghị...
+ Để yêu cầu thực hiện: Nhận được Vb này yêu cầu..; Các đơn vị trực thuộc có
-
trách nhiệm….
+ Đề kết thúc VB Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý cơ quan lời chào…;
Quyết định này có hiệu lực…
-
Câu 20. Hãy trình bày bố cục của văn bản và bố cục phần nội dung triển
-
khai văn bản. (3,5 đ)
Bố cục chung của văn bản
- Phần mở đầu;
Bao gồm Quốc hiệu, Cơ quan tổ chức ban hành (Tác giả); Số ký hiệu văn bản;
Địa danh, ngày tháng năm; Tên loại văn bản và trích yếu (hoặc Kính gửi của
-
công văn); Căn cứ ban hành.
- Phần triển khai:
Nội dung của công văn:
+Thể hiện nội dung điều chỉnh. Đây là phần trọng tâm của văn bản. Phải viết
theo cách hành văn nhất định. Chọn cách viết theo văn điều khoản, văn xuôi
pháp luật hay văn nghị luận. Sử dụng từ ngữ, câu và văn phong phù hợp loại văn
-
bản để nêu được mục đích của văn bản
+ Hiệu lực của văn bản: Thể hiện điểm đầu, cuối của văn bản hoặc thời gian văn
bản có hiệu lực.
-
+ Xử lý văn bản cũ: Nêu rõ cụ thể văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ. Cần
thiết có thể có văn bản kèm theo danh mục bị bãi bỏ, không nên dùng VB trái
-
với quy định này đều bãi bỏ”.
+ Các chủ thể có liên quan; Nêu các đối tượng chịu trách nhiệm chính trong
-
việc triển khai thực hiện hoặc phối hợp thực hiện.
- Đặt vấn đề: Nêu lý do, cơ sở ban hành.
- Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết. nội dung cần trình bày cụ thể,
rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Cách hành văn cần phù hợp với các loại
công văn; đảm bảo tính thuyết phục nhằm cho người đọc tin vào điều công văn
-
đã nêu, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải quyết các vấn đề nêu ra.
- Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đã nêu, hoặc làm
sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi
-
cần thiết. phần này có thể mang sắc thái biểu
- Phần kết.
+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký: chức danh, ký, họ tên người có thẩm quyền
-
ký .
+ Nơi nhận: Ghi gửi các nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, để báo
-
cáo….; Lưu bộ phận, có thể tên người đánh máy, số lượng nhân bản.
+ Ghi các yếu tố chỉ dẫn về phạm vi phổ biến (xem xong trả lại, không phổ
-
biến… nếu có).
+ Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).
+ Địa chỉ chi tiết cần thiết (nếu có);
+ Dấu của cơ quan
-
Câu 21. Trình bày giai đoạn xây dựng đề cương, giai đoạn viết thành văn
-
(bản dự thảo) khi soạn thảo văn bản. (3,5đ)
* Giai đoạn xây dựng đề cương.
Là bản ghi những vấn đề cơ bản, cốt yếu nhất để dựa vào đó triển khai viết thành
văn bản hoàn chỉnh. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ thì thể hiện
thành văn càng thuận lợi. Đề cương căn cứ vào yếu tố: Phạm vi điều chỉnh của
VB (nội dung), thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành. Giai đoạn này có 2
bước:
-
+ Xây dựng dàn bài: theo bố cục của văn bản có Phần mở đầu, phần triển khai
và phần kết luận. Phần triển khai thể hiện nội dung VB cần nói những vấn đề gì
-
(các phần).
+ Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài viết đề cương sơ bộ, chi tiết (chủ yếu nội
-
dung VB). Đề cương chi tiết gần như một VB chư có câu từ liên kết các phần.
* Giai đoạn viết thành văn. (dự thảo).
Là giai đoạn chắp nối trong đề cương thành văn bản hoàn chỉnh thông qua vịêc
diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần viết đảm bảo tính logic và thống nhất. Người viết
phải theo bố cục, sử dụng văn phong phù hợp, cách sử dụng từ và văn phạm
đúng, tránh mắc lỗi chính tả. Sau khi in ấn phải kiểm tra lại tổng thể văn bản cả
-
hình thức nội dung và đánh máy sau đó mới trình duyệt, ký.
Đối với văn bản cần lấy ý kiến đóng góp của các tổ chức, cá nhân phải thực hiện
đúng thủ tục trước khi gửi (Dự thảo, xin ý kiến...). Sau khi có ý kiến đóng góp,
người soạn thảo hoặc bộ phận soạn thảo tổng hợp bổ sung sau đó in ấn, kiểm tra
để trình duỵệt, ký. Các VB loại này là VB pháp luật, VB quy định mang tính đại
chúng, các vấn đề chung nhất, rộng rãi.
-
Câu 22. Hãy trình bày sử dụng câu trong văn bản hành chính. (3,5 đ)
Văn bản sử dụng phông tiếng Vịêt (Vntime, Times New Roman) khoảng cách
giữa các đoạn, các dòng và khi xuống dòng tuân theo quy định. Được sử dụng từ
-
ngữ, câu văn phù hợp. Sử dụng văn diễn tả, suy luận hay trần thuật…
Sử dụng câu: Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt được chính xác ý muốn,
-
người đọc tiếp thu nhanh chóng thể hiện được tính thể chế, hiệu lực của VB.
Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn 2 thành phần. Không
sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà. Không sử dụng câu
-
nghi vấn, câu cảm thán và càng không sử dụng dấu “…”, v.v.
Cách dùng câu tuỳ từng loại văn bản để có các câu với nội dung thể hiện hiệu
lực ý nghĩa sai khiến với các từ như cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp
hành nghiêm chỉnh. Các từ có tính chất nghiêm cấm như: không được, loại trừ,
bãi bỏ, không được phép..
-
Cũng có thể sử dụng các câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà mọi người
đều có thể hiểu mặc dù ngữ pháp không đầy đủ ví dụ: Nơi nhận, các khoa để
-
thực hiện. Đoàn TN để phối hợp.
Dùng các câu chủ động và câu khẳng định trong VB cấp trên gửi cấp dưới để
nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, sự kiện dứt khoát rõ ràng nhưng vẫn mềm dẻo.
(Bộ nhất trí với đánh giá….Trường nhận thấy các khoa đã buông lỏng việc kiểm
-
tra...)
Dùng câu phủ định trong các trường hợp nhấn mạnh yêu cầu không thể bỏ qua
trong quá trình giải quyết công việc (Trường nhắc để các đơn vị không chậm
-
trong việc….)
Dùng câu bị động trong trường hợp muốn tạo tình huống chung, khách quan.
-
(Kỷ cương không được tôn trọng, chế độ không được thực hiện đầy đủ.
Chú ý các thành phần câu được sắp xếp đúng vị trí, hợp lý để nâng cao hiệu
quả tăng mục đích sử dụng, thường phần nào trọng tâm đặt trước (Khi phép
nước không nghiêm, thì lòng tin của dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống
-
cấp)
Có thể tách 1 bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông tin
cần thiết.
-
Câu 23. Hãy trình bày yêu cầu thực hiện trong hành văn của văn bản hành
-
chính. (3,5 đ)
Văn bản không phải là bài văn nhưng phải đầy đủ bố cục, viết để người tiếp
nhận trân trọng, dễ hiểu bằng việc lựa chon những từ ngữ, câu văn phù hợp như
-
đã trình bày phần trên. Các văn bản bày đảm bảo yêu cầu:
a) Rõ ràng tường minh, sáng sủa. Mục đích làm người đọc dễ hiểu, hiểu
-
đúng.
Viết đi ngay vào trọng tâm vấn đề, việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp,
đoạn văn hợp lý, các hình thức diễn đạt trong sáng mạch lạc thể hiện đúng quan
hệ chủ thể ban hành và đối tượng tiếp nhận. Thực hiện cách trình bày so le, sử
dụng đúng kỹ thuật viện dẫn. Các ý nêu tránh chồng chéo, câu sau làm lệch
nghĩa câu trước, hoặc ý lặp lại. Dùng các câu đơn giản, không nên dùng câu
phức tạp.
-
b) Ngắn gọn.
Không diễn giải vấn đề dài dòng gây khó hiểu hoặc dài dòng bằng từ ngữ
diễn tả, miêu ta. Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thông tin logíc với các vấn đề
khác. Lựa chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể câu theo mục đích của văn bản.
không dùng thừa từ hay lặp lại từ có âm giống nhau. Câu dài dễ làm hiểu sai nội
-
dung và ngữ pháp khó cho người tiếp nhận.
Nhưng ngắn gọn không có nghĩa là vắn tắt, diễn đạt không hết ý dễ đưa đến
-
khó hiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc.
c) Xác đáng.
Đảm bảo tính xác đáng của các thông tin đưa ra. Các từ phải chính xác,
thông tin đúng tránh khi đọc bị nghi ngờ. Cần đọc kỹ tránh sai trong dùng từ
hoặc dùng từ chưa phù hợp trong giao tiếp và mắc lỗi chính tả; phải tôn trọng
-
vấn đề ngữ pháp.
d) Hoàn chỉnh.
Đảm bảo hoàn chỉnh thông tin đưa ra rõ ràng thực hiện nguyên tắc 4 W
-
(What, Where, When, Who; vấn đề gì?, ở đâu?, bao giờ?, do ai của ai?)
Thể hiện rõ các câu bao hàm 1 ý hoặc câu có 2 hoặc nhiều ý có liên quan
với nhau hay không. Có sự liên kết các câu để tạo luồng tư duy uyển chuyển
mạch lạc. Cần phân đoạn thích hợp để nêu rõ ý muốn trình bày. Áp dụng trình
-
bày so le với nội dung các ý thể hiện bằng ký hiệu riêng.
đ) Lịch sự, nhã nhặn.
Văn phong quá cao, cầu kỳ, lời lẽ quá trịnh trọng, thái quá hoặc thập quá
hay câu cộc lốc, giọng văn cục cằn, thô lỗ làm người đọc khó chịu, mất thiện
cảm. Vậy chọn từ ngữ, giọng điệu cần thiết phù hợp đặt mình vào vị trí người
tiếp nhận VB. Thái độ lịch sự thông qua giọng văn được hoà đồng vào nội dung
-
muốn trình bày làm tăng hiệu quả của văn bản.
Tóm lại: ngôn ngữ trong văn bản khi soạn thảo không dài dòng; không bình
luận; không miêu tả giải thích; không lặp lại; không dẫn chứng lịch sử; không
-
chúc tụng, chia sẻ; không lạm dụng chữ viết tắt.
Sử dụng từ không đa nghĩa, đúng phong cách, đúng ngữ pháp, rõ ràng thống
nhất khái niệm.
-
-
Câu 13. Hãy trình bày các yêu cầu về nội dung trong văn bản hành chính (các
-
tính). (3,5 đ)
Tùy từng loại VB mà lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp.
-
Đảm bảo phản ánh được các tính sau:
- Tính mục đích.
Thể hiện mục tiêu và giới hạn của văn bản nghĩa là trả lời câu hỏi: Ban hành
-
để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu?
Nó thể hiện phản ánh đường lối chủ trương chính sách của Đảng NN, của
cấp lãnh đạo, quản lý. Nó cụ thể hóa các văn bản của cấp trên vào công tác quản
-
lý của cơ quan một cách sáng tạo kịp thời.
Mục đích của VB còn phản ánh tâm tư nguyện vọng, lợi ích chính đáng của
-
mọi người trong cơ quan.
- Tính khoa học và tính khả thi.
Tính khoa học: Các thông tin đầy đủ cụ thể rõ ràng, chính xác kịp thời, thông
tin, sự kiện không quá cũ; Xắp xếp theo trình tự thích hợp, logic, các ý không
trùng lặp, thừa, tản mạn, vụn vặt để dễ thực hiện; Bố cục chặt chẽ nhất quán về
-
chủ đề. Các phần, các ý liên hệ với nhau theo một chủ đề.
Tính khả thi: Xuất phát từ thực tế, phù hợp khách quan; phù hợp trình độ, năng
lực mọi mặt của đối tượng tiếp nhận thực hiện văn bản; Mọi quy đinh trong văn
bản gắn giữa quyền với nghĩa vụ đi đôi với điều kiện cụ thể để thực hiện nghĩa
-
vụ. Văn bản phải có khả năng thực hiện được.
- Tính hợp pháp - tính quy phạm.
Tính hợp pháp: Văn bản ban hành dựa trên cơ sở xác thực, nội dung điều chỉnh
đúng thẩm quyền theo luật định; nội dung phù hợp với quy định của pháp luật
-
hiện hành; của cấp trên
Tính quy phạm: Nội dung thể hiện dưới hình thức mệnh lệnh, yêu cầu phải..,
cấm...và các hướng dẫn hành vi, xử sự của đối tượng tiếp nhận; Nội dung chỉ ra
(quy định) đối tượng tiếp nhận phải thực hiện thế nào, nếu không thực hiện sẽ bị
xử lý thế nào (chế tài).Chỉ những văn bản quy phạm pháp luật thể hiện rõ tính
quy phạm, văn bản hành chính thể hiện tính hợp pháp. Văn bản HC không thể
-
hiện rõ tính này, nó chỉ là thông tin thực hiện (không có chế tài)
- Tính đại chúng
