BÀI TẬP NHÓM PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.72 MB, 32 trang )
Bài tàp nhóm - Phàt triển
HTTT Kinh tể
YÊU CẦU BÀI TẬP DỰ ÁN
GVHD: ThS. Lê Thị Quỳnh Nga
10/14/2014
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
BÀI TÀP NHÓM
HÓC PHÀN: PHÀT TRIỂN HỂ THÓNG
THÓNG TIN KINH TỂ (2 tín chí)
Contents
1
Mô tả chung ...................................................................................................................................................................... 2
2
Nội dung đề tài ................................................................................................................................................................ 2
3
Những nội dung cơ bản cần có trong bài viết ..................................................................................................... 2
3.1
Khảo sát hiện trạng, xác định yêu cầu của Hệ thống: ............................................................................ 2
3.2
Cấu trúc các yêu cầu hệ thống:........................................................................................................................ 3
3.3
Thiết kế hệ thống: ................................................................................................................................................ 3
4
Hoạt động nhóm ............................................................................................................................................................. 3
5
Đánh giá điểm dự án:.................................................................................................................................................... 4
6
Một số lưu ý:..................................................................................................................................................................... 4
7
Các chủ đề.......................................................................................................................................................................... 5
7.1
Quản lý hoạt động cho thuê xe tại công ty cổ phần Hà Linh ............................................................... 5
7.2
Quản lý Hoạt động của một trung tâm thư viện ...................................................................................... 7
7.3
Hoạt động kinh doanh của công ty thiết bị già đình............................................................................... 9
7.4
Hệ thống hoạt động chó thuê băng đĩà ...................................................................................................... 10
7.5
Hoạt động của công ty sản xuất nước giải khát ÀBC như sàu: ......................................................... 12
7.6
Hoạt động bán hàng củà công ty Tómàtó như sàu: .............................................................................. 13
7.7
Hoạt động quản lý tại Khách Sạn Thiên Hà.............................................................................................. 14
7.8
Hoạt động quản lý tại Khách sạn Vạn An .................................................................................................. 19
7.9
Quy trình khám chữa bệnh ............................................................................................................................. 22
7.10
Hoạt động mua bán hàng ở công ty Hóàng Văn ..................................................................................... 24
7.11
Hoạt động xuất nhập kho tại Công ty Trí tuệ Việt ................................................................................. 28
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 1
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
1
Mô tả chung
Đây là bài tập nhóm phát triển một hệ thống thông tin. Mỗi nhóm từ 2-4 thành viên. Mục đích của
bài tập nhóm là để sinh viên hình dung được quá trình phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin.
Do thời gian có giới hạn, sinh viên được cung cấp chủ đề và mô tả vắn tắt liên quàn đến chủ đề. Sinh
viên có thể tham khảo thêm thông tin ở các nguồn khác hoặc đưà rà các giả định để hóàn thành đề
tài.
2 Nội dung đề tài
Xây dựng tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo 1 trong các chủ đề sau:
Chủ đề 1: Quản lý hoạt động cho thuê xe tại công ty cổ phần Hà Linh
Chủ đề 2: Quản lý hoạt động thư viện
Chủ đề 3: Quản lý hoạt động kinh doanh của công ty thiết bị già đình
Chủ đề 4: Quản lý Hệ thống hoạt động chó thuê băng đĩà
Chủ đề 5: Quản lý Hoạt động của công ty sản xuất nước giải khát ABC
Chủ đề 6: Quản lý Hoạt động bán hàng của công ty Tomato
Chủ đề 7: Quản lý Khách Sạn Thiên Hà
Chủ đề 8: Quản lý Khách sạn Vạn An
Chủ đề 9: Quản lý phòng khám
Chủ đề 10: Quản lý hoạt động mua bán hàng ở công ty Hóàng Văn
Chủ đề 11: Quản lý hoạt động xuất nhập kho tại Công ty Trí tuệ Việt
3 Những nội dung cơ bản cần có trong bài viết
ày dưng đươc càu truc cơ bàn càn có cuà một dự án phân tích thiết kế:
3.1 Khảo sát hiện trạng, xác định yêu cầu của Hệ thống:
a. Mô tả tổng quan về hệ thống
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 2
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
b.
ác định những đối tượng sử dụng hệ thống? Những mối quan tâm của họ là gì? Xây dựng
bảng câu hỏi (từ 5 – 10 câu hỏi cho từng đối tượng). Bảng câu hỏi được đặt ở phần phụ lục
c. Các kỹ thuật để xác định yêu cầu hệ thống thông tin bạn đàng xây dựng. Có thể áp dụng
những kỹ thuật nàó? Nêu ưu và nhược điểm của các kỹ thuật.
d.
ác định các yêu cầu của hệ thống (Functional và Non-functional requirments)
3.2 Cấu trúc các yêu cầu hệ thống:
Xây dựng các sơ đồ sau
a. Sơ đồ phân rã chức năng
b. Ma trận thực thể - Chức năng
c. Sơ đồ chức năng chéó
d. Sơ đồ DFD (mức ngữ cảnh, mức 0 và mức 1)
e. Mô hình dữ liệu quan niệm
3.3 Thiết kế hệ thống:
a. Thiết kế cơ sở dữ liệu
b. Từ điển dữ liệu (Data Dictionary)
c. Thiết kế Form (2 forms chính) và Report (2 reports)
4 Hoạt động nhóm
Các nhóm thực hiện công việc theo bảng sau.
Lưu ý:
-
Nhóm nộp bài trễ: mỗi lần -1 điểm bài tập nhóm.
-
Nhóm không có thành viên thuyết trình nếu được chọn: -2đ
-
Thành viên được chọn thuyết trình nhưng không có mặt/đi trễ: -2đ của thành viên đó.
Tuần Công việc nhóm liên quan đến đề tài
Hạn nộp bài tập
1
19/10
Lập nhóm, bầu chọn nhóm trưởng, chọn đề tài (3 đề
tài xếp theo thứ tự ưu tiên)
2
Làm phần 3.1 (a, b, c, d), 3.2a
31/10
3
Làm phần 3.2b, 3.2c
2/11
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 3
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
4
Làm phần 3.2d
9/11
5
Làm phần 3.2e, 3.3a
16/11
6
Làm tất cả các phần còn lại
23/11 (file word và file
presentation)
5 Đánh giá điểm dự án:
-
Điểm bài tập nhóm chiếm 30% tổng số điểm môn học
-
Bài báo cáo (File word): 15%
-
Thuyết trình: 15%
6 Một số lưu ý:
-
Báó cáó chuyên đề/luận văn phải được đánh máy trên cỡ giấy A4; sử dụng bảng mã
Unicode, font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, căn lề trên và lề dưới 3 cm, lề trái 3 cm lề
phải 2cm; dãn dòng đặt ở chế độ 1,5 line. Số thứ tự từng tràng đặt ở phía phải ở cuối trang.
-
Các đề mục trong từng chương được trình bày theo nguyên tắc:
Phần 1:
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.3
Phần 2 :
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 4
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
-
Phần phụ lục bao gồm:
a.
Các câu hỏi phỏng vấn
b.
Các biểu mẫu (nếu có)
c.
Bảng phân công công việc và đánh giá hóạt động của từng thành viên. Phần đánh giá
dựà trên thàng điểm 10.
d.
-
Tài liệu tham khảo
Các biểu đồ được vẽ bằng Microsoft Visio hoặc Power Designer.
7 Các chủ đề
7.1 Quản lý hoạt động cho thuê xe tại công ty cổ phần Hà Linh
Quản lý danh mục các loại xe: nhập thêm các loại xe mới từ các hãng sản xuất ô tô, xoá bỏ
thông tin về loại xe khi các hãng không còn sản xuất, sửà đổi thông tin về loại xe, tìm kiếm
thông tin loại xe khi cần. Thông tin về loại xe bao gồm: mã loại xe, tên loại, hãng sản xuất,
năm sản xuất, mô tả khác.
Quản lý thông tin xe: nhập thông tin xe mới khi có một xể được mua về. Khi xe không còn
phục vụ được nữa thì xoá bỏ thông tin về xe, nhân viên có thể tìm kiếm xe khi khách muốn
thuê. Ngoài ra có thể sửà đổi thông tin về xe khi cần thiết. Thông tin về xe bao gồm: biển số
xe, mã loại xể, màu sơn, tình trạng và mô tả khác. Các thông tin về loại xể và xể đều do nhân
viên của công ty cung cấp.
Khách hàng muốn thuê xe tại công ty lần đầu thì thông tin về họ được lưu trữ lại. Quản lý các
khách hàng: thêm mới thông tin của khách gồm: họ tên, giới tính, điện thoại, địa chỉ và các
đặc điểm khác để xác nhận như: số chứng minh thư nhân dân hoặc số hộ chiếu hoặc số tài
khoản. Mỗi khách hàng được gán một định danh duy nhất là mã khách hàng. Sau khi xác
nhận các thông tin về khách hàng hệ thống lưu trữ thông tin của họ. Thông tin của khách
hàng thày đổi thì được cập nhật lại, xoá bỏ thông tin của khách hàng khi họ không thuê xe
tróng vòng 1 năm.
Khi thuê xe tại công ty khách hàng chỉ được thuê không quá 2 chiếc. Trước khi thuê họ phải
trình chứng minh thư nhân dân hóặc hộ chiếu và đặt cọc một khoản tiền là 20 triệu đồng/xe.
Quản lý cho thuê xể được thực hiện như sàu: sàu khi kiểm tra chứng minh thư hóặc hộ chiếu
và kiểm tra xe mà khách yêu cầu thì sẽ nhận tiền đặt cọc. Nếu công ty không còn xe mà
khách yêu cầu thì từ chối cho thuê. Nếu công ty có xể đáp ứng được yêu cầu của khách thì
tiến hành lập phiếu cho thuê gửi đến khách. Thông tin trong phiếu cho thuê gồm: Số phiếu
thuê, ngày thuê, mã khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hóặc hộ chiếu và các thông tin
về xe gồm: {biển số xe, loại xe, hãng sản xuất, năm sản xuất, tình trạng, số lượng, số ngày
mượn và đơn giá mượn. Khi khách hàng trả xe thì nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra tình trạng
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 5
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
xe trả và ghi nhận về việc trả xe của khách. Nếu khách trả muộn so với ngày quy định trên
phiếu cho thuê thì họ phải chịu một khoản tiền phạt là 500000/ngày, còn nếu xe bị hỏng hóc
thì khách phải chịu chi phí sửa chữa hoặc thay phụ tùng và tiến hành lập phiếu nộp phạt.
Thông tin trong phiếu nộp phạt gồm có: số phiếu phạt, ngày phạt, mã khách hàng, họ tên
khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hóặc hộ chiếu và danh mục các khoản nộp phạt
như: { lý dó nộp phạt, số tiền nộp phạt} và tổng số tiền nộp phạt. Mỗi phiếu cho thuê xe do
một nhân viên thu tiền. Mỗi nhân viên có thể thu tiền của nhiều phiếu cho thuê xe.
Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc, công ty thực hiện thêm mới vào danh sách khi có
nhân viên mới được tuyển, sửà đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xoá bỏ nhân
viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên
nhân viên, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.
Ngóài rà để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi
chó bàn giám đốc về doanh thu trong tháng, danh sách các xe không còn sử dụng được, báo
cáo về loại xể mà khách hày thuê để bàn giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 6
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.2 Quản lý Hoạt động của một trung tâm thư viện
Hoạt động củà thư viện tróng trường Đại học Hà Nội được thực hiện như sàu:
Độc giả muốn mượn sách củà thư viện thì trước tiên phải đăng ký làm thẻ thư viện. Quản lý
độc giả: nhập thông tin độc giả khi độc giả đến đăng ký làm thẻ. Các thông tin về độc giả bao
gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại nhà riêng, cơ quàn công tác,
mã đối tượng và những thông tin để xác nhận độc giả như số chứng minh thư hày số hộ
chiếu. Mỗi độc giả có một định danh duy nhất là: mã độc giả. Sau khi xác nhận các thông tin
về độc giả hệ thống tạo thẻ độc giả dựà trên các thông tin đó. Trên thẻ độc giả có các thông
tin: mã thẻ, tên độc giả, ngày sinh, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn. Các thông tin về độc giả và
thẻ độc giả được lưu trữ lại. Mỗi độc giả chỉ có một thẻ độc giả và mỗi thẻ độc giả chỉ thuộc
một độc giả. Mỗi độc giả thuộc một loại đối tượng ưu tiên tuỳ theo công việc và vị trí công
tác của họ. Mỗi loại đối tượng ưu tiên có rất nhiều độc giả. Thông tin về loại đối tượng ưu
tiên ngóài mã đối tượng còn có tên đối tượng và các mô tả khác.
Khi mượn sách độc giả được phép mượn với số lượng và thời gian hạn chế tuỳ theo loại đối
tượng ưu tiên. Nhưng trước khi mượn họ phải trình thẻ độc giả và không có sách mượn quá
hạn. Hoạt động mượn trả sách được thực hiện như sàu: Sàu khi kiểm tra thẻ độc giả và kiểm
tra sách quá hạn, nếu đúng là độc giả đã đăng ký và không có sách quá hạn, thì các sách mà
họ yêu cầu sẽ được kiểm trà xểm sách đó đã được mượn hày chưà nếu sách chưà bị cho
mượn thì thông tin về việc mượn sách được lưu lại trên phiếu mượn. Thông tin về phiếu
mượn gồm có: số phiếu, ngày mượn, mã thẻ độc giả và các thông tin chi tiết về các sách
mượn: mã sách, số lượng, số ngày được mượn.
Khi độc giả trả sách thì nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận việc trả
sách củà độc giả. Nếu độc giả trả muộn so với ngày quy định trên phiếu mượn thì họ phải
chịu một khoản lệ phí theo từng loại sách. Mỗi thẻ độc giả có thể có nhiều phiếu mượn, mỗi
phiếu mượn chỉ ghi một thẻ độc giả. Trên mỗi phiếu mượn có thể mượn nhiều sách, mỗi đầu
sách có thể chó mượn nhiều lần. Mỗi phiếu mượn do một nhân viên lập, một nhân viên có
thể lập nhiều phiếu mượn.
Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc tại thư viện: thực hiện thêm mới vào danh sách
khi có nhân viên mới được tuyển, sửà đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xoá bỏ
nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên,
tên nhân viên, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.
Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ dành sách sách mượn để phát
hiện các độc giả mượn quá hạn. Nếu độc giả mượn quá hạn dưới 3 ngày thì họ sẽ nhận được
một phiếu nhắc trả sách gồm các thông tin: số phiếu, ngày lập, mã thẻ, họ tên và thông tin về
sách {mã sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, đơn giá phạt}.
Ngoài ra vào tuần cuối cùng củà tháng thư viện cũng tạo các báo cáo thống kê số lượng sách
mượn trong tháng và báo cáo về loại sách đàng được yêu thích, số lượng độc giả mượn sách.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 7
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
Việc quản lý sách củà thư viện như sàu: thường xuyên nhập thêm các đầu sách dựa trên việc
chọn sách từ các danh mục sách mà các nhà cung cấp gửi tới. Khi các sách quá cũ hóặc không
còn giá trị sử dụng thì thanh lý sách. Ngoài ra có thể sửa thông tin về sách khi cần thiết.
Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, thể loại, tình trạng, năm xuất bản, nhà xuất
bản, tác giả. Một nhà xuất bản xuất bản nhiều đầu sách khác nhau. Mỗi đầu sách do một nhà
xuất bản xuất bản. Một tác giả viết nhiều đầu sách, một đầu sách do một tác giả viết (nếu có
nhiều tác giả cùng viết thì chỉ cần lưu thông tin người chủ biên). Thông tin về nhà xuất bản
gồm có: mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản, địa chỉ, số điện thoại. Thông tin về tác giả bao
gồm: mã tác giả, tên tác giả, cơ quàn công tác, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 8
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.3 Hoạt động kinh doanh của công ty thiết bị gia đình
Quản lý thông tin các đại lý: các đại lý lần đầu tiên liên hệ với công ty để đặt mua sản phẩm
thông tin về họ được lưu trữ lại bằng thao tác thêm mới, nếu sài sót được thực hiện bằng
thao tác sửa chữa, xoá bỏ các đại lý không còn giao dịch với công ty. Thông tin củà các đại lý
bao gồm: số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ và các đặc điểm khác.
Quản lý thông tin sản phẩm bằng cách thêm mới sản phẩm khi nó được nhập vào kho từ các
xưởng sản xuất, sửa chữa các thông tin khi cần thiết và xoá bỏ thông tin về sản phẩm khi
không còn sản xuất nữa. Các thông tin về sản phẩm bao gồm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm,
mô tả về sản phẩm, thời gian bảo hành, số lượng hiện có.
Việc bán sản phẩm củà công ty được thực hiện như sàu: Khi các đại lý muốn mua sản phẩm,
họ gửi đến công ty một phiếu đặt mua sản phẩm. Trên phiếu đặt mua sản phẩm có các thông
tin về: các sản phẩm mà họ muốn muà cũng như các thông tin về chính họ. Khi nhận được
phiếu đặt mua sản phẩm củà các đại lý công ty thực hiện kiểm tra các sản phẩm mà đại lý
yêu cầu. Nếu sản phẩm mà đại lý yêu cầu không còn hoặc không đủ số lượng đáp ứng thì
đưà rà một thông báo từ chối bán. Nếu các yêu cầu củà đại lý được đáp ứng thì viết hóá đơn
gửi chó đại lý để họ thành tóán và lưu lại bản sao củà hóá đơn. Khi đại lý đã thành tóán xóng
thì xác nhận đã thành tóán vàó hóá đơn và chuyển hóá đơn này chó bộ phận xuất sản phẩm.
Bộ phận này xuất thểó hóá đơn đã nhận được. Nếu đại lý nhận sản phẩm trực tiếp tại công ty
thì sản phẩm được giao ngay cho khách. Nếu cần phải chuyển đến địa chỉ củà đại lý, bộ phận
này lập một phiếu chuyển sản phẩm gửi cho nhân viên chuyển. Nhân viên chuyển sản phẩm
được thực hiện vận chuyển sản phẩm chó đại lý theo phiếu chuyển sản phẩm nhận được.
Khi chuyển xong thì báo lại cho công ty biết đã chuyển thành công. Phiếu chuyển sản phẩm
được lưu trữ lại. Các thông tin trên hóá đơn gồm: Số hóá đơn, ngày lập hóá đơn, số hiệu đại
lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ, người lập hóá đơn, tổng số tiền cần thành tóán, đã thành
tóán hày chưà, ghi chú và các thông tin về sản phẩm được bản gồm: {Mã sản phẩm, tên sản
phẩm, mô tả về sản phẩm, số lượng và đơn giá}. Các thông tin trên phiếu chuyển sản phẩm
gồm: Số phiếu chuyển, số hiệu người chuyển, ngày chuyển, đã chuyển thành công.
Để theo dõi và quản lý nhân viên vận chuyển công ty có một danh sách các nhân viên chuyển
sản phẩm. Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có nhân
viên mới được tuyển, sửà đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xoá bỏ nhân viên khi
hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên gồm: Số hiệu người chuyển, họ tên,
địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.
Ngóài rà để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi
chó bàn giám đốc về doanh thu trong tháng, danh sách các sản phẩm đã bán, báó cáó về sản
phẩm tồn khó để bàn giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 9
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.4 Hệ thống hoạt động cho thuê băng đĩa
Sài Gòn Video là một công ty chuyên kinh dóành và chó thuê băng đĩà có cửa hàng giao dịch đặt tại
trung tâm thành phố. Hàng ngày mở của từ 8h đến 21h để giao dịch với khách.
Quản lý băng đĩà được thực hiện như sàu: thường xuyên nhập thêm các băng đĩà dựa vào
việc chọn lựà băng đĩà từ danh mục mà các nhà cung cấp gửi tới. Khi các băng đĩà hỏng thì
xoá bỏ thông tin. Ngoài ra có thể sửà đổi thông tin về băng đĩà khi cần thiết. Thông tin về
băng đĩà bàó gồm: mã băng đĩà, tên băng đĩà, thể loại, tình trạng, hãng sản xuất và ghi chú.
Khách hàng muốn thuê băng đĩà tại cửa hàng lần đầu phải đăng ký trở thành thành viên của
hệ thống. Việc quản lý các thành viện được thực hiện như sàu: tạo thành viên mới gồm các
thông tin: Họ tên, giới tính, điện thoại, địa chỉ và các đặc điểm khác để xác nhận như: Số
chứng minh thư nhân dân hày số hộ chiếu hay số tài khoản. Mỗi khách hàng có một định
danh duy nhất là mã thành viên. Sau khi xác nhận các thông tin về thành viên hệ thống tạo
một thẻ thành viên gửi cho khách. Trên thẻ ghi rõ: mã thẻ, tên thành viên, địa chỉ, ngày tạo,
ngày hết hạn. Các thông tin về thành viên và thẻ được lưu trữ lại. Mỗi khách hàng tại một
thời điểm chỉ có một thẻ thành viên. Nếu khách hàng bị mất hay hết hạn thì phải xin cấp lại
và thẻ cũ sẽ bị huỷ.
Khi thuê băng đĩà tại công ty khách có thể thuê một số lượng bất kỳ. Nhưng trước khi mượn
họ phải trình thẻ thành viên và không có băng đĩà thuê quá hạn. Hoạt động thuê băng đĩà
được thực hiện như sàu: Sàu khi kiểm tra thẻ thành viên và kiểm trà băng đĩà quá hạn nếu
đúng là thành viên đã đăng ký và không có băng đĩà quá hạn thì các băng đĩà mà khách yêu
cầu sẽ được kiểm tra và lập phiếu cho thuê gửi đến khách. Thông tin trong phiếu cho thuê
gồm: Số phiếu, ngày thuê, mã thẻ thành viên và các thông tin về băng đĩà gồm: {Mã băng đĩà,
tên băng đĩà, thể loại, tình trạng, số lượng, số ngày được mượn và đơn giá. Khi khách hàng
trả băng đĩà thì nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra tình trạng băng đĩà trả và ghi nhận về việc
trả băng đĩà của khách. Nếu khách trả muộn so với ngày quy định trên phiếu cho thuê thì họ
phải chịu một khoản tiền phạt là 40% tiền thuê/băng đĩà. Mỗi phiếu chó thuê băng đĩà dó
một nhân viên thu tiền. Mỗi nhân viên có thế thu tiền của nhiều phiếu chó thuê băng đĩà.
Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc, công ty thực hiện thêm mới vào danh sách khi có
nhân viên mới được tuyển, sửà đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xoá bỏ nhân
viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên gồm: Mã nhân viên, tên
nhân viên, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.
Ngóài rà để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tuần công ty lập các báo cáo gửi
chó bàn giám đốc về doanh thu trong tuần, danh sách các băng đĩà quá hạn, báo cáo về băng
đĩà đàng được yêu thích để bàn giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 10
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 11
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.5 Hoạt động của công ty sản xuất nước giải khát ABC như sau:
Quản lý danh mục sản phẩm: nhập thông tin của sản phẩm khi sản xuất ra một loại mới, xoá
bỏ thông tin khi không còn sản xuất, sửà đổi thông tin khi cần thiết. Thông tin về sản phẩm
bao gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, loại sản phẩm, số lượng có, đơn giá.
Quản lý thông tin đại lý: nhập thông tin về đại lý khi có một đại lý mới đến mua sản phẩm,
xoá bỏ thông tin khi không còn giao dịch, sửà đổi thông tin khi cần thiết. Thông tin về đại lý
bao gồm: mã đại lý, tên đại lý, địa chỉ, điện thoại, số tiền còn nợ để đảm bảo không một đại lý
nàó được nợ quá số tiền cho phép.
Khi có yêu cầu xuất một loại sản phẩm nàó đó từ các đại lý, bộ phận quản lý xuất sẽ kiểm tra
số lượng sản phẩm được yêu cầu trong kho. Nếu lượng sản phẩm đủ đáp ứng thì bộ phận
này sẽ lập một phiếu xuất để xuất sản phẩm chó đại lý. Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý,
địa chỉ đại lý, tên người nhận, ngày xuất, các thông tin về sản phẩm được xuất: tên sản phẩm,
đơn giá, số lượng xuất, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký củà người viết phiếu, người nhận và
thủ trưởng đơn vị. Ngoài ra trên phiếu còn ghi rõ phiếu do Bộ công thương phát hành, ngày
phát hành và số hiệu phiếu. Một bản sao của phiếu xuất được hệ thống lưu lại. Nếu số lượng
sản phẩm không đủ để đáp ứng trên 2/3 số lượng yêu cầu thì thông báo từ chối xuất. Một
đại lý có nhiều phiếu xuất, một phiếu xuất chỉ xuất chó 1 đại lý. Một phiếu xuất có thể có
nhiều sản phẩm được xuất, một sản phẩm có thể có hoặc không có trong nhiều phiếu xuất.
Sản phẩm từ các phân xưởng sản xuất sẽ chuyển đến bộ phận nhập kho. Bộ phận này kiểm
tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. Nếu chất lượng đảm bảo, bộ phận này sẽ lập
một phiếu nhập trên phiếu có ghi rõ tên số hiệu xưởng sản xuất, tên người giao, các thông
tin về sản phẩm được nhập: tên sản phẩm, đơn giá, số lượng nhập, thành tiền, tổng số tiền,
chữ ký củà người viết phiếu, người nhận và thủ trưởng đơn vị. Phiếu nhập được viết thành 2
bản, một bản giàó chó xưởng sản xuất, một bản lưu giữ lại sau khi sản phẩm được chuyển
vào kho. Nếu chất lượng không đảm bảo thì từ chối nhập. Một phiếu nhập được viết cho một
phân xưởng, một phân xưởng có thể có nhiều phiếu nhập.
Hàng tháng một bộ phận sẽ thống kê lại lượng sản phẩm đã xuất, thu tiền từ các đại lý. Bộ
phận này cũng thống kê số lượng của từng loại sản phẩm còn tồn tróng khó sàu đó làm báó
cáo gửi cho bộ phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau.
Ngoài ra hệ thống còn quản lý thông tin về các xưởng sản xuất: thêm mới, sửa, xóa. Thông
tin về xưởng sản xuất gồm: số hiệu, số điện thoại, loại sản phẩm sản xuất. Một phân xưởng
chỉ sản xuất một loại sản phẩm.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 12
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.6 Hoạt động bán hàng của công ty Tomato như sau:
Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xoá bỏ thông tin về khách hàng. Các
thông tin về khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại
liên hệ, các đặc điểm khác. Tất cả các thông tin về khách hàng đều được lưu trữ lại.
Quản lý thông tin hàng: thêm mới hàng khi hàng được đưà về, sửa các thông tin về hàng khi
cần thiết và xoá thông tin về hàng khi không còn kinh doanh nữa. Các thông tin về hàng bao
gồm: mã hàng, tên hàng,mô tả hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có.
Những thông tin về hàng được nhân viên quản lý kho hàng cung cấp khi hàng được chuyển
đến kho.
Việc bán hàng củà công ty được thực hiện như sàu: Khi khách hàng muốn mua hàng, họ gửi
cho công ty một phiếu đặt hàng. Trên phiếu đặt hàng có các thông tin về các mặt hàng mà họ
muốn muà cũng như các thông tin về chính họ. Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì
công ty thực hiện kiểm tra các mặt hàng mà khách yêu cầu. Nếu mặt hàng mà khách yêu cầu
không có bán tại công ty hoặc đã hết hàng thì đưà rà một thông báo từ chối bán hàng. Nếu
các yêu cầu củà khách được đáp ứng thì viết hóá đơn gửi chó khách hàng để họ thanh toán
và lưu lại bản sao củà hóá đơn. Khi khách hàng đã thành tóán xóng thì xác nhận đã thành
tóán vàó hóá đơn và chuyển hóá đơn này chó bộ phận xuất và chuyển hàng. Bộ phận này
xuất hàng thểó hóá đơn đã nhận được. Nếu khách nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng
được giao ngay cho khách. Nếu cần phải chuyển hàng tới địa chỉ của khách, bộ phận này lập
một phiếu chuyển hàng gửi cho nhân viên chuyển hàng. Nhân viên chuyển hàng thực hiện
chuyển hàng cho khách theo phiếu chuyển nhận được. Khi chuyển hàng xong thì báo cáo lại
cho công ty biết đã chuyển thành công. Phiếu chuyển hàng được lưu trữ lại.
Các thông tin trên hóá đơn gồm: số hóá đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ
khách, điện thoại liên hệ, ngày lập hóá đơn, người lập hóá đơn, tổng số tiền cần thanh toán,
đã thành tóán hày chưà, ghi chú và các thông tin chi tiết về hàng bán bao gồm { mã hàng, tên
hàng, mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá}.
Các thông tin trên phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hóá đơn, số hiệu người
chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển. Mỗi hóá đơn có một và chỉ một phiếu chuyển
hàng. Mỗi phiếu chuyển hàng do một nhân viên chuyển hàng phụ trách. Một nhân viên có
thể phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng.
Để theo dõi và quản lý nhân viên chuyển hàng công ty có một danh sách các nhân viên
chuyển hàng. Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có
nhân viên mới được tuyển, sửà đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân
viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên chuyển hàng gồm: số hiệu
người chuyển hàng, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.
Ngóài rà, để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo
gửi chó bàn giám đốc về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán rà,hàng tồn kho để ban
giám đốc có các biện pháp điều chỉnh
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 13
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.7 Hoạt động quản lý tại Khách Sạn Thiên Hà
Quản lý Đặt phòng: Khi khách có nhu cầu đặt phòng cho việc ở lại, hay du lịch, thì khách hàng có thể
liên hệ trực tiếp với khách sạn.Tại đây khách làm việc với bộ phận tiếp tân quản lý việc đặt phòng cho
khách.Bộ phận tiếp tân sẽ kiểm tra phòng trống, nếu còn phòng thì bộ phận tiếp tân sẽ tiếp nhận yêu cầu
đặt phòng của khách, nếu không còn phòng trống thì bộ phận tiếp tân sẽ yêu cầu cung cấp thông tin ngày
khách đến ở khách sạn .Sau đó bộ phận sẽ kiểm tra số phòng trống dựa theo thông tin ngày đến của
khách, nếu có phòng thì bộ phận tiếp tân sẽ tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách, nếu không còn phòng
trống thì bộ phận sẽ tư vấn cho khách hàng chọn ngày khác khách đến thuê để có phòng đặt. Nếu khách
hàng đồng ý đặt phòng thì bộ phận tiếp tân sẽ lập một phiếu đặt phòng gồm 2 bản đưa khách một bản và
giữ lại một bản. Riêng đối với khách hàng là đoàn sẽ có một đại diện đặt phòng cho toàn đoàn và nhân
viên tiếp tân sẽ yêu cầu họ cung cấp thêm thông tin về số lượng phòng đặt và một số thông tin về đoàn
khách đặt phòng này. Đồng thời giữ lại CMND hoặc Hộ Chiếu để đảm bảo việc đặt phòng của khách
hàng.
Quản lý Thuê Phòng: Khi khách có nhu cầu muốn thuê phòng ở tại khách sạn hoặc nhận phòng đã đặt
phòng trước đối với khách đã đặt phòng trong phiếu đặt phòng.Đối với khách mới thuê phòng, bộ phận
tiếp tân kiểm tra lại phòng trống, nếu còn phòng cho khách hàng thì lập phiếu thuê phòng, yêu cầu khách
tạm ứng tiền phòng với chiết khấu 40% tiền phòng hay không tạm ứng nếu khách muốn thanh toán tiền
phòng luôn và cập nhật thông tin khách hàng vào sổ lưu trú. Nhân viên giao phòng cho khách, khách đã
đặt phòng trước thì kiểm tra thông tin đặt phòng trong phiếu đặt phòng, nếu hợp lệ thì giao phòng cho
khách đồng thời lập phiếu thuê phòng.Và cũng giữ lại CMND hoặc Hộ Chiếu của khách hàng thuê phòng,
để đảm bảo trong công việc quản lý thuê phòng. Riêng đối với khách là đoàn thì sẽ giữ lại CMND hoặc
Hộ Chiếu của từng khách đứng tên từng phòng thuê.
Trong quá trình thuê phòng, nếu khách hàng muốn chuyển sang một phòng khác sang hơn hay do phòng
xảy ra sự cố trong quá trình thuê phòng thì khách hàng có thể đến gặp bộ phận tiếp tân để làm thủ tục
chuyển phòng cho khách hàng, và bộ phận cũng cập nhật thông tin vào sổ lưu trú và ghi vào công nợ
phiếu. Riêng đối với khách hàng chuyển phòng do phòng xảy sự cố hư hỏng thì bộ phận sẽ kiểm tra lại
phòng đó và thông báo cho nhân viên sửa chữa đến sửa chữa những thiết bị hư hỏng
Quản lý phòng: Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào mã phòng ( số phòng), loại phòng, giá cơ
bản và tình trạng của phòng.Khách sạn gồm có 3 loại phòng 1,2,3 tương ứng : Tiêu Chuẩn, Tốt, Cao
Cấp.Và gồm có các phòng đơn, phòng đôi, phòng ba tương ứng với mỗi loại. Quản lý trạng thái các
phòng của khách sạn (có khách , trống, đã được đặt trước, đang sửa chữa, đang dọn dẹp).
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 14
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
Quản lý dịch vụ: Khi khách có nhu cầu muốn sử dụng những dịch vụ mà khách sạn cung cấp.Các dịch
vụ trong khách sạn sẽ được giao cho bộ phân tiếp tân quản lý bao gồm các thông tin:Mã dịch vụ, tên dịch
vụ, đơn vị tính, đơn giá. Do đó khách có nhu cầu ăn uống,hoặc sử dụng tất cả các dịch vụ của khách sạn
cung cấp thì có thể đăng ký với bộ phận tiếp tân, sau đó bộ phận tiếp tân sẽ lập phiếu đăng ký dịch vụ và
bộ phận tiếp tân sẽ báo cho bộ phận phục vụ-tạp vụ để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.Nếu những
yêu cầu của khách hàng không thể đáp ứng thì bộ phận sẽ khuyên khách lựa chọn dich vụ khác. Đối với
những dịch vụ đơn giản mà khách hàng sử dụng có thể thanh toán luôn tại thời điểm đó.Riêng trong
những khoảng thời gian mà khách hàng yêu cầu dịch vụ như đêm khuya thì khách sạn sẽ không đáp ứng
yêu cầu của khách hàng.
Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng đến thuê phòng phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân để khách
sạn dễ quản lý bao gồm:Tên khách hàng, giới tính, năm sinh ,Số CMND (giấy tờ tùy thân khác),số điện
thoại, địa chỉ và ghi trong sổ lưu trú và hồ sơ khách hàng. Và ngoài việc cung cấp thông tin để quản lý
khách hàng thì khách sạn cũng giữ CMND hoặc Hộ Chiếu để đảm bảo trong việc quản lý khách hàng.
Lập hóa đơn thanh toán: Khi khách hàng hết thời hạn thuê phòng và trả phòng cho khách sạn.Khi đó
khách sẽ làm thủ tục trả phòng, bộ phận tiếp tân sẽ xác nhận việc trả phòng của khách, ngày trả phòng,
kiểm tra lại tình trạng phòng của khách, lập hóa đơn thanh toán cho khách, hóa đơn này bao gồm tiền
phòng khách chưa thanh toán hay đã thanh toán tiền phòng rồi, các dịch vụ mà khách đã sử dụng khi ở
khách sạn và các khoảng khác mà khách chuyển phòng trong quá trình thuê (nếu có).Sau đó sẽ in hóa đơn
ra và đưa chọn bộ phận kế toán để thanh toán tiền cho khách. Sau khi khách hàng thanh toán xong thì
nhân viên sẽ trả lại các giấy tờ đã giữ của khách hàng và cập nhật thông tin phòng vào hệ thống phòng
của khách sạn.
Lập báo cáo - thống kê: Sau mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bộ phận kế toán sẽ tổng hợp
thông tin để báo cáo cho ban quản lý như: thống kê doanh thu , thống kê tình hình sử dụng dịch vụ,
thống kê danh sách khách ở khách sạn, danh sách nhân viên, dành sách khách đặt phòng và thuê
phòng, thống kê tình trạng phòng, thống kê danh sách phòng trống ,phòng thuê, phòng đàng sửa
chữà, phòng đàng dọn dẹp, phòng đặt.
Một Số Biểu Mẫu
Phiếu Đặt Phòng
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 15
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
Phiếu Thuê Phòng
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 16
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
Phiếu Dịch Vụ
Hóà Đơn Thành Tóán
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 17
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 18
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.8 Hoạt động quản lý tại Khách sạn Vạn An
Nghiệp vụ đăng ký phòng
Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn để tiến
hành làm thủ tục đăng ký phòng hóặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê và nhận phòng để ở (
trường hợp phòng còn trống ).
Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khài báó đầy đủ thông tin về mình
cũng như thông tin về cơ quàn (nếu có) khi Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu. Hầu hết khách hàng đều
phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký.
Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách sạn làm thủ tục
đăng ký. Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin cơ quàn hóặc công ty,
thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của công chức hay nhân viên củà cơ quàn
đó.
Nghiệp vụ Quản lý nhận phòng
Khi khách hàng đến nhận phòng sẽ đưà phiếu đặt phòng và CMND_Passport, BPLT sẽ kiểm
tra thông tin và xác nhận. Nếu khách hàng đã đăng ký phòng thì sẽ giao chìa khóa phòng cho khách.
Còn nếu khách hàng chưà đăng ký và còn phòng thì BPLT sẽ tạo thông tin khách hàng rồi đưà chìa
khóa phòng cho khách. CMND_Passport sẽ được giữ lại đến khi khách hàng trả phòng và thanh toán
hóà đơn.
Nghiệp vụ Đổi phòng
Khách hàng gọi điện thoại hoặc tới quầy lễ tân để yêu cầu đổi phòng. Nhân viên nhận yêu
cầu và yêu cầu thông tin từ khách như số phòng. Sàu đó sẽ kiểm tra thông tin trong hồ sơ và sẽ xác
nhận thông tin lại với khách. Nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng các phòng còn trống trong khách sạn
và thông báo cho khách biết về tình trạng chung về các phòng để khách chọn loại phòng muốn đổi
và theo yêu cầu của khách. Nếu khách đã hài lòng với loại phòng nàó đó và yêu cầu đối với loại
phòng này. Nhân viên sẽ giàó chìà khóà chó khách và chó nhân viên …lên dọn đồ cho khách.
Nghiệp vụ Gia hạn phòng
Khách gọi điện thoại hoặc tới quầy tiếp tân để yêu cầu được gia hạn phòng. Nhân viên trước
hết phải kiểm tra tình trạng phòng sau thời giàn mà khách đã đặt trước sau khi nhận thông tin
phòng từ khách và xác nhận lại thông tin. Nếu phòng không bị đặt trước thì nhân viên được quyền
cho phép gia hạn cho khách. Nếu phòng đã được đặt trước thì thông báo với khách và giới thiệu với
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 19
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
khách phòng còn trống khác. Nếu khách đồng ý thì thực hiện nghiệp vụ đổi phòng. Nếu khách không
đồng ý đổi phòng và muốn trả phòng thì chuyển sang nghiệp vụ trả phòng.
Nghiệp vụ Hủy phòng
Khách đã đặt phòng nhưng muốn hủy phòng đã đặt. Khách đến yêu cầu hủy phòng, khách
cung cấp thông tin ….. Nhân viên sẽ kiểm tra và xác nhận thông tin trong hồ sơ đặt phòng. Nếu đúng
thì cho hủy. Nếu việc hủy phòng vào thời điểm quá 7 ngày thì nhân viên thông báo với khách phải
trả phí đặt phòng. Việc hủy đặt phòng sẽ ghi nhận lại trong hồ sơ hủy đặt phòng. Sau khi hoàn
thành các bước hủy phòng nhân viên cập nhật lại tình trạng phòng sẵn sàng được sử dụng.
Nghiệp vụ Đăng ký dịch vụ
Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ ở khách sạn có thể gọi điện hoặc đến quầy tiếp tân
để đặt dịch vụ. Nhân viên tiếp tân sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn (kiểm tra xem khách
sạn có dịch vụ mà khách hàng yêu cầu hay không). Nếu khách sạn có thể đáp ứng thì nhân viên thực
hiện quy trình đăng ký dịch vụ cho khách. Tiếp theo nhân viên sẽ hỏi khách hàng về thông tin khách
hàng ( tên hoặc CMND) lúc này khách hàng đã có tên tróng dành sách đăng ký phòng. Nhân viên sẽ
nhập tên khách hàng, mã khách hàng, mã dịch vụ, tên dịch vụ, thời gian sử dụng dịch vụ và các
thông tin liên quàn đến việc sử dụng dịch vụ vào bảng Đăng ký dịch vụ. Các thông tin trong bảng này
là căn cứ cho việc lập hóà đơn sử dụng dịch vụ để phục vụ cho quá trình thanh toán.
Nghiệp vụ Quản lý sử dụng dịch vụ
Dựa trên những đăng ký sử dụng dịch vụ của khách hàng, khách sạn sẽ chiết khấu 10% phí
dịch vụ nếu khách hàng sử dụng các dịch vụ đã đăng ký. Còn nếu không sử dụng dịch vụ đã đăng ký
thì sẽ bị phạt 5% phí dịch vụ tương ứng. Khách hàng vẫn có thể sử dụng những dịch vụ chưà đăng
ký nhưng sẽ không được chiết khấu tiền phí dịch vụ đó. Sàu khi sử dụng dịch vụ của khách sạn,
khách hàng có thể thanh toán ngay và nhận hóà đơn sử dụng hoặc có thể thanh toán khi trả phòng.
Nghiệp vụ Quản lý trả phòng
Dựà trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được khách
sạn quản lý các thông tin sau: Số trả phòng, ngày trả, giờ trả, họ tên người trả (có thể trả phòng
trước thời hạn đăng ký). Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến
hành làm thủ tục đăng ký lại. BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp lại các hóá đơn sử
dụng dịch vụ chưà thành tóán tróng thời gian khách ở khách sạn. Sau khi tổng hợp in rà hóá đơn
tổng để khách thanh toán và trả lại CMND
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 20
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
Nghiệp vụ Quản lý phòng
Tra cứu phòng
Cho phép nhân viện tiếp tân có tra cứu thông tin phòng. Thông tin phòng cần hiển thị gồm
có: mã phòng, tên phòng, hạng phòng, lọai phòng, giá thuê, tình trạng phòng, danh sách các tiện nghi
trong phòng.
Thêm phòng
Chó phép người sử dụng thêm phòng vào danh sách phòng.Thông tin thêm vào gồm có:mã
phòng,loại phòng,diện tích,vị trí phòng,giá phòng,tiện nghi tróng phòng…
Cập nhật phòng
Chó phép người dùng thày đổi thông tin của một phòng ,thông tin cần thày đổi bao gồm:tên
phòng, tên phòng, hạng phòng, lọai phòng, giá thuê, tình trạng phòng, danh sách các tiện nghi trong
phòng…
Xóa phòng
Chó phép người sử dụng thực hiện thao tác xóa một phòng hay nhiều phòng từ danh sách
phòng,các thông tin cần xóa là:mã phòng.
Nghiệp vụ Quản lý dịch vụ
Tra cứu dịch vụ
Chó phép ngưởi sử dụng tra cứu thông tin về một hay nhiều dịch vụ mà khi được yêu cầu từ
khách hàng một cách tiện lợi và nhanh chóng,thông tin cần để truy vấn là mã dịch vụ hoặc tên dịch
vụ,các thông tin xuất hiện khi được tra vấn gồm:mã dịch vụ,tên dịch vụ,loại dịch vụ,giá dịch vụ…
Thêm dịch vụ
Chó phép người sử dụng thực hiện thao tác thêm một hay nhiều dịch vụ vào danh sách dịch
vụ của khách sạn,các thông tin cần thêm vào cho một dịch vụ gồm có:mã dịch vụ,tên dịch vụ,loại
dịch vụ,giá dịch vụ…
Cập nhật dịch vụ
Chó phép người sử dụng thày đổi những thông tin hiện có hoặc có thể thêm những thông tin
chưà đầy đủ,các thông tin được thày đổi gồm có: tên dịch vụ,loại dịch vụ,giá dịch vụ….
Xóa dịch vụ
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 21
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
Chó phép người sử dụng xóa một hay nhiều dịch vụ khỏi danh sách dịch vụ của khách
sạn,thông tin bị xóa của dịch vụ gồm có:mã dịch vụ, tên dịch vụ,loại dịch vụ,giá dịch vụ….
Nghiệp vụ Quản lý khách hàng
Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau: Họ tên, giới
tính, địa chỉ, điện thoại_Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số CMND_Passport (hoặc các văn bằng khác có
hình), quốc tịch. Nếu khách hàng là công chức thì quản lý thêm các thông tin sàu: Tên cơ quàn, địa
chỉ cơ quàn, Ể_màil cơ quàn.
7.9 Quy trình khám chữa bệnh
-
Khi bệnh nhân đến khám tại bệnh viện, đầu tiên đến quầy hướng dẫn để được hướng dẫn
một số thủ tục cơ bản cần thiết. Đối với bệnh nhân mới hay bệnh nhân bị mất(hoặc hết) sổ
khám bệnh thì sẽ được phát sổ khám bệnh tại đây(miễn phí).
-
Bệnh nhân điền đầy đủ thông tin (Họ tên, giới tính, năm sinh,…) vàó sổ khám bệnh rồi đến
quầy tiếp nhận yêu cầu được khám bệnh. Bệnh nhân sẽ nộp sổ khám bệnh và thẻ bảo hiểm y
tế cho nhân viên. Nhân viên sẽ kiểm tra thông tin bệnh nhân trong kho dữ liệu, nếu đến
khám lần đầu thì sẽ tạo hồ sơ thông tin bệnh nhân mới và hồ sơ bệnh án mới, nếu đã có rồi
thì cập nhật lần khám mới và tạo hồ sơ bệnh án cho bệnh nhân.
-
Sàu đó nhân viên sẽ căn cứ vào bệnh trạng mà xếp cho bệnh nhân vào phòng khám thích
hợp.
-
Mỗi bệnh nhân sẽ có một Mã bệnh nhân(duy nhất). Mã này sẽ được nhân viên ghi trên SỔ
KHÁM BỆNH để lần sau khi bệnh nhân tái khám họ sẽ căn cứ vàó mã này để biết biết bệnh
nhân đã từng khám ở đây chưà và cập nhật thông tin cho bệnh nhân, giúp công việc được
nhành chóng hơn.
-
Bệnh nhân được trả lại sổ khám bệnh kèm một tấm thẻ ghi số phòng khám. Sàu đó bệnh
nhân đến phòng khám được chỉ định và chờ gọi tên vào khám. Thông tin bệnh nhân chờ
khám sẽ được cập nhật vào bảng Danh sách bệnh nhân chờ khám trong từng phòng và hiện
lên trên máy bác sỉ.
-
Tại các phòng khám của các bác sĩ, danh sách những bệnh nhân đàng chờ khám sẽ hiện lên
trên màn hình máy tính. Bác sỉ sẽ chọn bệnh nhân vào khám, bệnh nhân sẽ được tên vào
phòng khám. Thông tin về bệnh nhân được thể hiện đầy đủ trên máy bác sỉ, gồm tên, tuổi,
giới tính..., tiền sử bệnh án, thuốc đã sử dụng...
-
Trong quá trình khám:
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 22
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
o
Nếu không có yêu cầu gì thêm, bác sỉ sẽ kê đơn thuốc trực tiếp trên máy cho bệnh
nhân. Bác sỉ sẽ chọn tên các chẩn đóán, và tên thuốc từ các bảng chẩn đóán và dành
sách thuốc của bệnh viện cho bệnh nhân.
o
Nếu phát sinh thêm yêu cầu khám Cận lâm sàng. Trên máy, bác sỉ sẽ chọn các cận
lâm sàng cần thực hiện từ danh sách tên cận lâm sàng trong kho dữ liệu, cập nhật
các cận lâm sàng bệnh nhân cần thực hiện và thông tin bệnh nhân vào các phòng
khám cận lâm sàng đó. Bệnh nhân sẽ đến quầy thu ngân, nhân viên thu ngân sẽ kiểm
tra thông tin bệnh nhân, và các khoản cận lâm sàng phải thu, sàu đó xuất hóà đơn
cho bệnh nhân. Bệnh nhân màng biên lài này đến phòng khám cận lâm sàng được chỉ
định để khám. Tại phòng khám cận lâm sàng, bác sĩ khám cận lâm sàng chọn bệnh
nhân vàó phòng để khám. Sau khi khám xong, kết quả khám cận lâm sàng sẽ được
lưu vàó hệ thống. Tại phòng khám của bác sỉ khám chính, kết quả cận lâm sàng được
cập nhật trên máy bác sỉ, bác sỉ tiếp tục chọn bệnh nhân đã có kết quả khám cận lâm
sàng vào khám và kết thúc quy trình khám.
-
Bệnh nhân đến quầy thu ngân, yêu cầu thanh toán. Nhân viên thu ngân kiểm tra thông tin
bệnh nhân và thu tiền hóà đơn thuốc.
-
Tại quầy thuốc, trên máy của nhân viên quầy sẽ hiện lên các đơn thuốc cần soạn, nhân viên
sẽ chọn đơn thuố cần soạn và soạn thuốc cho bệnh nhân.
-
Bệnh nhân đến quầy thuốc trong bệnh viện lãnh thuốc, đưà hóà đơn chó nhân viên quầy
thuốc, họ sẽ kiểm tra thông tin bệnh nhân, sàu đó giàó thuốc cho bệnh nhân. Nhân viên sẽ
cập nhật lại những bệnh nhân đã nhận thuốc.
Kết thúc quy trình.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 23
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH – TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
7.10 Hoạt động mua bán hàng ở công ty Hoàng Văn
Hàng hóà được nhập từ các nhà cung cấp và sàu đó sẽ tiến hành bán cho khách hàng. Việc bán
hàng có thể được thực hiện bằng việc bán lẻ hay bán sỉ.
Đối với khách hàng mua lẻ, sau khi xem các thông tin về linh kiện, họ sẽ yêu cầu mua một hoặc
vài linh kiện nàó đó. Nhân viên bộ phận kinh doanh tiến hành lập hóà đơn bán hàng chó khách,
chuyển hóà đơn này đến bộ phận kế toán. Khách sẽ đến giao tiền tại bộ phận kế toán, khi ấy bộ phận
kế toán sẽ lập một phiếu xuất kho dựà vàó hóà đơn muà hàng ở trên và gửi cho bộ phận thủ kho
đồng thời lập biên lai thu tiền và giấy bảo hành cho khách.
Đối với việc mua sỉ, khách hàng sẽ đặt hàng tại bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ lập
một hóà đơn bán hàng, nếu số lượng hàng tồn tróng khó đáp ứng được yêu cầu củà khách, ngược lại
sẽ thông báó chó khách là không đủ số lượng. Hóà đơn bán hàng này sẽ được gửi đến bộ phận kế
toán. Bộ phận kế toán sẽ lập một phiếu xuất kho gửi cho bộ phận thủ khó để bộ phận này xuất hàng
cho khách. Với một hóà đơn muà sỉ, khách hàng có thể trả tiền nhiều lần, mội lần trả như vậy khách
hàng sẽ nhận được một biên lai thu tiền và sẽ nhận được phiếu bảo hành sau khi bộ phận kế toán
nhận được số tiền lớn hơn 50% tổng số tiền phải trả chó hóà đơn muà hàng này.
Khi lập hóà đơn bán hàng chó khách nếu phát hiện số lượng hàng tồn trong kho nhỏ hơn 5 đơn
vị (cho mỗi mặt hàng) thì bộ phận kinh doanh sẽ lập một phiếu đề nghị nhập hàng gửi đến ban giám
đốc. Sàu khi bàn giám đốc chập nhận lời đề nghị nêu trên thì bộ phận kinh doanh lập các đơn đặt
hàng gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu nhà cung cấp xuất hàng. Đồng thời hóà đơn này cũng được
gửi cho bộ phận này kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện có một số mặt
hàng nàó đó không đúng yêu cầu thì sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp. Bộ phận thủ kho sẽ lập báo cáo
về việc nhập hàng, gửi cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ dựà vàó thông tin này để cập
nhật lại hóà đơn muà hàng chó hóàn chỉnh, sàu đó gửi hóà đơn này chó nhà cung cấp và bộ phận kế
tóán để thực hiện thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Cuối tháng bộ phận kế toán sẽ kết toán công nợ và hàng tồn khó để thống kê thu chi. Đồng thời
bộ phận thủ khó cũng thực hiện việc kiểm tra hàng tồn trong kho. Nếu số liệu của hai bộ phận là phù
hợp nhau thì các báo cáo thu chi sẽ được lập để gửi chó bàn giám đốc. Ngược lại bộ phận này phải
kiểm tra lại trước khi lập báo cáo.
BÀI TẬP NHÓM – Phát triển HTTT Kinh tế
Page 24
