PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HẸ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SAO KIM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
------------

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
Tên đề tài:

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HẸ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DƯỢC PHẨM SAO KIM

Sinh viên thực hiện

:

Đặng Thị Ngọc

Giáo viên hướng dẫn

:

TS. Trương Văn Tú

HÀ NỘI, 5/2015


LỜI MỞ ĐẦU

Lý do lựa chọn đề tài
Công ty Sao Kim chuyên sản xuất và cung cấp một số lượng lớn các dược
phẩm cho thị trường trong nước và một số đối tác nước ngoài, vì vậy công việc đòi

hỏi yêu cầu chính xác về số lượng, chủng loại thuốc và dược liệu để kịp thời đáp
ứng nhu cầu thị trường. Tuy công việc không phức tạp nhưng lại dễ gây nhầm lẫn,
không đảm bảo độ tin cậy do ghi chép nhiều, thao tác chủ yếu là thủ công, giấy tờ
dễ bị thất lạc. Do đó cần thiết phải xây dựng được một hệ thống thông tin trong
công tác quản lý kho để đảm bảo công tác quản lý được chính xác và nhanh chóng.
Công việc theo dõi lượng thuốc xuất – nhập – tồn tốt rất nhiều công sức khi
phải quản lý thông qua sổ sách, báo cáo, bảng biểu, phiếu viết tay. Sau đó, cử cán
bộ chuyên trách thống kê xử lý số liệu. Điều này không những ảnh hưởng đến sai
sót trong việc quản lý một khối lượng thuốc và dược liệu lớn mà còn dẫn đến hơi
lãng phí về sử dụng cán bộ. Với những lý do trên, việc xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý kho cho công ty là rất cần thiết.
Một hệ thống thông tin quản lý kho mới sẽ giúp nhà quản lý có thể hoạch định
chính sách sản xuất, nhập khẩu phù hợp đáp ứng nhu cầu thị trường, tránh tình trạng
sản xuất và nhập khẩu quá nhu cầu sẽ gây thiệt hại về kinh tế và không đảm bảo
chất lượng.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần
Dược phẩm Sao Kim, các hoạt động xuất – nhập – tồn tại công ty.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được ứng dụng trong nội bộ của công ty, bao
gồm các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin quản lý kho như: việc xuất – nhập
– tồn; các giấy tờ liên quan và việc xuất ra cáo báo cáo định kỳ, báo cáo tổng hợp…
Mục đích của đề tài
• Tìm hiểu được quy trình xuất nhập kho tại một doanh nghiệp.

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


• Phần nào giúp giải quyết khó khăn mà công ty cổ phần Dược phẩm Sao Kim
đang gặp phải, giúp mọi người có thể giảm khối lượng công việc và tăng hiểu suất

quản lý giảng đường.
• Từ đó mở rộng đề tài nghiên cứu, nâng cấp phần mềm ngày càng hoàn thiện
để có thể đáp ứng tốt cho công việc quản lý tại đây.
Kết cấu của đề tài
Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được
kết cấu thành ba chương:
Chương 1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Dược phẩm Sao kim.
Chương 2. Cơ sở phương pháp luận về phân tích thiết kế ệ thống thông tin.
Chương 3. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty cổ
phần Dược phẩm Sao Kim.

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
DƯỢC PHẨM SAO KIM
1.1 Giới thiệu chung
Công ty cổ phần dược phẩm Sao Kim là một đơn vị kinh tế hạch toán độc
lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có quan hệ đối nội đối ngoại tốt và có con dấu
riêng. Công ty luôn bình đẳng trong kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc mọi
thành phần kinh tế khác. Công ty được phép mở tài khoản giao dịch tại các ngân
hàng theo quy định của pháp luật.
Tên công ty

: Công ty Cổ phần Dược Phẩm Sao Kim

Lô gô của công ty
Tên giao dịch : sao kim pharmaceutical joint stock company
Tên viết tắt

: saokim pharma

Tài khoản số : 102010000033439
Mở tại

: Sở giao dịch số 1 Ngân hàng công thương Việt Nam

Mã số thuế

: 2500169960

* Trụ sở giao dịch chính của công ty :
Khu công nghiệp Quang Minh, huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội
* Văn phòng đại diện tại công ty:
Phòng 1608, tòa nhà 27 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội
* Chi nhánh miền Nam
319/A8 Lý Thường Kiệt, Phường 15, Quận 11, TP. Hồ Chí Minh

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


* Điện thoại liên hệ :
- Điện thoại trụ sở chính : 043 5841213
- Số FAX
: 043 5840788
Lĩnh vực hoạt động: sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trong lĩnh vực dược
phẩm.
1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Giai đoạn 1: từ tháng 5 năm 1999 đến tháng 11 năm 2017

SaoKim pharma được thành lập ngày 24/5/1999 theo giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh số: 1902000358 do phòng ĐKKD – sở kế hoạch và đầu tư Vĩnh Phúc
cấp ngày 24/5/1999. Là Công ty TNHH gồm hai sáng lập viên:
Giám đốc

: Đường Ngọc Hà với vốn góp 600 triệu ( VNĐ )

Phó giám đốc : Đường Ngọc Vân với vốn góp 400 triệu ( VNĐ )
Hình thức hoạt động: Công ty TNHH Dược phẩm Sao Kim.
Ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất và kinh doanh dược liệu: Artemisinin và các dẫn chất bao gồm:
Artesunate, Dihydroartemisinin, Artemethe, Arteether dưới dạng nguyên liệu bột và
thành phẩm dạng viên.
Thời gian đầu thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn:
+ Xây dựng nhà xưởng văn phòng, đầu tư trang thiết bị máy móc
+ Vốn còn quá thiếu
+ Bộ máy quản lý cũng như sản xuất còn rất trẻ
Tháng 6 năm 2000 công ty chính thức đi vào sản xuất, tuy bước đầu còn nhiều
những hạn chế do chưa có những kinh nghiệm sản xuất, quản lý và chưa có nhiều
những bạn hàng ... xong với sức trẻ, sự năng động, sáng tạo lòng quyết tâm của ban
giám đốc công ty đã từng bước khởi sắc và thu được nhiều thắng lợi, sản phẩm làm
ra không chỉ tiêu thụ trong nước và còn xuất khẩu hàng chục tấn nguyên liệu thuốc
chữa sốt rét và bán tổng hợp các dẫn chất của Artesunate, Dihydroartemisinin,
Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


Artemethe, Arteether ... cho các công ty dược phẩm hàng đầu của Châu Âu, Châu á
và Châu Phi. Công ty trở thành một trong những công ty dẫn đầu thế giới về sản
xuất và xuất khẩu mặt hàng này.
Doanh thu tăng dần mỗi năm và lợi nhuận những năm đầu đạt 5 đến 6 tỷ

đồng/năm, nhất là giải quyết việc làm cho hàng ngàn người dân lao động trồng cây
dược liệu để cung cấp cho công ty lúc bấy giờ, giúp vào công cuộc xóa đói giảm
nghèo của đất nước, liên tục được UBND tỉnh Vĩnh Phúc và sở y tế Vĩnh Phúc tặng
bằng khen.
Tháng 3/2005 công ty chính thức xây dựng Nhà máy sản xuất dược phẩm với
những thiết bị, dây chuyền bào chế thế hệ mới nhất tại KCN Quang Minh, Mê
Linh, Hà Nội.
Tháng 10/2006, Nhà máy tiếp nhận chứng chỉ thực hành tốt sản xuất thuốc
GMP (Good Manufacturing Practice) theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới do
Bộ Y tế Việt Nam cấp.
Tháng 11/2006, nhà máy đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 do tổ chức BVQI
Vương quốc Anh cấp. Nhà máy chính thức sản xuất những sản phẩm chất lượng cao
đầu tiên theo tiêu chuẩn GMP/GLP/GSP-WHO. Hệ thống kinh doanh trên toàn
quốc chính thức đi vào hoạt động cung cấp những sản phẩm chất lượng được giới
chuyên môn và người tiêu dùng đánh giá cao.
Giai đoạn 2: từ 11/2017 đến nay.
Hình thức hoạt động: Công ty Cổ phần Dược phẩm Sao Kim.
Cuối năm 2007 do có sự chuyển đổi từ công ty TNHH dược phẩm Sao Kim
sang công ty cổ phần dược phẩm Sao Kim, có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số: 1903000359 do phòng đăng ký kinh doanh – sở kế hoạch đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc
cấp ngày 19 tháng 11 năm 2007.
* Ngành nghề kinh doanh :
- Sản xuất thuốc tân dược chữa bệnh cho người.
Vốn điều lệ

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp

: 85.000.000.000 đồng

Mệnh giá cổ phần
Số cổ phần đăng ký mua

:

10.000 đồng

:

8.500.000

Đường ngọc Hà số cổ phần :

4.675.000

Đường ngọc Vân số cổ phần:

3.400.000

Đinh thị Nga số cổ phần

:

425.000

Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Ông Đường ngọc Hà - Chức danh : Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng
giám đốc công ty.
Tháng 10/2008, công ty vinh dự là công ty dược phẩm đầu tiên tại Việt Nam nhận
Chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc GMP-WHO nguyên liệu dược theo

khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới do Bộ Y tế Việt Nam cấp.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
Là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh dược phẩm nên mọi mục tiêu
của ngành y tế đều chi phối, ảnh hưởng đến công ty như các nhu cầu về cung ứng
đầy đủ các loại dược phẩm để phục vụ cho công tác phòng bệnh và chữa bệnh, phục
vụ việc chăm sóc sức khỏe cho người dân.
Song song đó công ty dần dần phát triển, nghiên cứu nâng cao chất lượng, kỹ
thuật sản xuất để đảm bảo thuốc đạt chất lượng tốt và đảm bảo luôn đạt tiêu chuẩn
GMP & WHO.
1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Bộ máy quản lý của công ty cổ phần dược phẩm Sao Kim được tổ chức theo
một cấp
Công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân
trực tiếp quan hệ với ngân hàng, với các khách hàng và chịu trách nhiệm trước nhà
nước về quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Bộ máy quản lý của công ty tổ
chức theo phương thức trực tuyến chức năng với mô hình tập trung, khép kín thống
nhất từ hội đồng quản trị tới các phòng ban, phân xưởng để đáp ứng nhu cầu chuyên
môn hoá sản xuất, thuận tiện cho công tác quản lý và tổ chức hạch toán kinh tế.

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


 Đại hội đồng cổ đông
Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất
của công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông có quyền Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm
thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát.
Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, thông qua báo cáo tài chính
hàng năm, thông qua định hướng phát triển của công ty, quyết định bán tài sản có
giá trị lớn.
 Hội đồng quản trị (HĐQT)

Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định
mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh,
phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của công ty đồng thời quyết định
giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán,
vay, cho vay và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quan
trọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ
quản lý đó.
Quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành
lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn.
Chủ tịch hội đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT.
Chủ tịch HĐQT là người lập chương trình và kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn
bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc
họp HĐQT.
 Giám đốc công ty
Là người lãnh đạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động chung của công ty,
trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, chính sách, pháp
luật của Nhà nước, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra. Là
người kiến nghị phương án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty,
có quyền đề xuất lên HĐQT bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công
ty, đề xuất lên HĐQT nâng lương, phụ cấp đối với người trong công ty.
 Phó giám đốc kỹ thuật
Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


Kiêm trưởng phòng kỹ thuật phụ trách kinh tế kỹ thuật, giám sát thực hiện kế
hoạch sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhu cầu về vật tư hàng hoá cho sản xuất. Điều
hành việc thực hiện các kế hoạch phục vụ cho việc sản xuất như: Tiến độ, kỹ thuật
làm mặt hàng mới, kế hoạch công tác dược chính, kế hoạch an toàn lao động. Báo
cáo thường xuyên, định kỳ về tiến độ sản xuất cho giám đốc.
 Phó giám đốc kinh doanh

Là người thiết lập các chiến lược kinh doanh của công ty, điều chỉnh các
chiến lược phù hợp với cơ chế kinh tế.
 Phòng kế hoạch kinh doanh
Chịu sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc kinh doanh - kiêm trưởng
phòng kế hoạch.
Phòng kế hoạch – Kinh doanh gồm 12 cán bộ, trong đó có 6 dược sỹ đại học
và 6 dược trung làm các công tác và chức năng sau:
- Cung tiêu, quản lý và cung ứng các dụng cụ lao động nhỏ cần thiết cho đến
nguyên vật liệu… cho sản xuất, đồng thời làm các thủ tục xuất kho thành phẩm, ban
hành các lệnh sản xuất đến các phân xưởng.
- Nhóm kho: Gồm 4 cán bộ làm nhiệm vụ quản lý số lượng, chất lượng cũng
như cấp phát theo định mức vật tư, định mức các nguyên liệu, hoá chất đồng thời
nêu ý kiến điều chỉnh những bất hợp lý trong định mức vật tư.
- Nhóm Marketing: Gồm những cán bộ có nhiệm vụ khai thác nguồn hàng, mua
NVL, hoá chất, phụ liệu bao bì cho sản xuất, đồng thời tìm bạn hàng để ký hợp
đồng với các khách hàng lớn của công ty.
- Nhóm cửa hàng: Giới thiệu và bán sản phẩm của công ty
 Phòng tổ chức hành chính
Phòng gồm 6 cán bộ chính thức. Trưởng phòng là một Dược sỹ cao cấp, điều
hành toàn bộ công việc chung, phòng có một cán bộ làm công tác tiền lương, chế độ
lao động, định mức lao động và các chế độ chính sách khác gồm: theo dõi, kiểm tra,

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


xét duyệt, lưu trữ tất cả các khoản chi tiêu trong quỹ lương, đồng thời lên kế hoạch
lương và kế hoạch quỹ lương thực hiện hàng tháng. Giải quyết chế độ theo qui định
của Nhà nước cho cán bộ công nhân viên.
Ngoài ra còn có 1 người phụ trách an toàn lao động và phụ trách mảng hành
chính, một nữ y sỹ làm công tác chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong

toàn công ty. Công tác lễ tân, tổng đài, phiên dịch do 2 nữ nhân viên đảm nhận.
 Phòng kế toán
Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty, tức hạch toán
kinh doanh sản xuất. Phòng gồm 5 cán bộ chịu sự giám sát điều chỉnh của Giám
đốc, có chức năng tổ chức công tác tài chính kế toán quản lý Tài sản, vốn của công
ty, cung cấp thông tin cho việc điều hành quản lý Công ty, và cho cơ quan bên
ngoài. Trích lập, sử dụng các quỹ tiền lương, tiền thưởng…cho công nhân viên.
 Phòng kiểm nghiệm
Gồm 8 cán bộ làm công tác kiểm tra NVL và phụ liệu trước khi đưa vào sản
xuất, kiểm nghiệm các bán thành phẩm, thành phẩm đảm bảo sản phẩm cuối cùng
đạt tiêu chuẩn.
 Phòng nghiên cứu
Đây là bộ phận có vai trò quan trọng nhất đối với bộ phận sản xuất. Phòng
gồm 6 người trong đó 2 cán bộ phụ trách chung là trưởng phòng và phó phòng, 4
người còn lại vừa nghiên cứu vừa là trợ lý kỹ thuật tại phân xưởng có nhiệm vụ:
Giám sát, kiểm tra liên tục về mặt kỹ thuật đối với từng công đoạn, nghiên cứu sản
xuất thử, xin phép đăng ký mặt hàng mới.

 Phòng kỹ thuật bảo trì
Gồm 5 thợ lành nghề có nhiệm vụ tổ chức tiến hành bảo dưỡng định kỳ và
đột xuất cho các đơn vị máy, tổ chức lắp đặt các đơn vị máy khác kịp thời đưa vào
sản xuất.

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


 Tổ bảo vệ
Gồm 8 người phụ trách công tác bảo vệ, đảm bảo sự an toàn cho sản xuất và
an ninh cũng như công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty.
 Phân xưởng

Trong sản xuất công ty có 2 phân xưởng, các sản phẩm của từng phân xưởng
được sản xuất riêng biệt, không có mối quan hệ với nhau.
Phân xưởng thuốc viên: Là một phân xưởng lớn của công ty, phân xưởng
chuyên sản xuất các loại thuốc tân dược dưới dạng viên nang cứng, viên nén bao
phim, viên pellet, dạng thuốc giải phóng tại đích, các loại thuốc phun, sấy, cốm,
bột, viên đặt thuốc đạn.
Phân xưởng Thực phẩm chức năng: Là phân xưởng chuyên sản xuất các loại
thực phẩm chức năng không có tác dụng chữa bệnh nhằm bổ dưỡng cho cơ thể
người ví dụ như: Daylymin (B1- B6 - B12) tăng cường đề kháng cho cơ thể,
Đại hội đồng cổ đông
Orcflu có tác dụng bù nước sau khi sốt, Nicomphor cho giấc ngủ sâu…
Do tính chất cơ giới hoá trong sản xuất nên lực lượng lao động trong công ty
Hộiđộ
đồng
trị Tổng số cán bộ công nhân viên
không nhiều nhưng phần lớn có trình
đạiquản
học.
trong công ty là 80, trong đó công nhân sản xuất là 40 người, cán bộ quản lý là 10
người còn lại là ở các phòng ban khác.
Ban giám đốc

Nhìn chung cách bố trí tổ chức của công ty là tương đối gọn nhẹ. Tất cả các
bộ phận phục vụ trực tiếp cho sản xuất đều gắn liền trong biên chế các phòng chức
năng. Việc gắn liền các nhóm này vào phòng hành chính là nối trực tiếp các mắt
xích cuối cùng của dây chuyền sản xuất vào với hệ thống điều hành của công ty,
tạoPhòng
điềutổkiện cho
quanKếhệ giữaPhòng
phòng điều

hành với Phòng
các phân xưởng
khítbảo
Phòng
Phòng
Phòngkhăng Đội
kiểm
chức
hoạch
–
nghiên
kế
toán
kỹ
thuật
vệ
thành một mối và việc điều hành sản xuấtnghiệm
được xuyên suốt hơn, nhờ đó sản xuất
Hành chính
Kinh
cứu
BT
tương đối ổn định,doanh
nhịp nhàng, điều hoà, rất thuận lợi cho việc khảo sát và định
mức. Sau đây là cách phân bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần dược phẩm Sao Kim
Kho công
ty

Các cửa

hàng

Các phân
xưởng

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp
FX thuốc

FX thực
phẩm

Tổ sản
xuất


Nguồn: Phòng hành chính nhân sự

 Những thành tích đã đạt được
• Nhà xuất khẩu lớn nhất Việt Nam nhóm Artemisinin
• Giải thưởng thường niên 6 năm liên tục (2001 – 2005, 2006-2011) do UBND
tỉnh Vĩnh Phúc trao cho các doanh nghiệp tiêu biểu trong tỉnh.
• Bằng khen của Bộ trưởng Bộ tài chính năm 2006
• Bằng khen của Thủ tướng chính phủ năm 2006
• Giải thưởng Ngôi sao Việt Nam năm 2007

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


• Thương Hiệu Vàng 2008 - Golden Brand Awards 2008
• Công ty Dược phẩm đầu tiên tại Việt Nam sở hữu 02 Chứng nhận GMPWHO: Thực hành tốt sản xuất thuốc GMP-WHO nguyên liệu dược và

Chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc GMP/GLP/GSP-WHO

Nguồn: www.saokimpharma.com
Hình 1.1 Các thành tích công ty đã đạt được
1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh
• Tầm nhìn: Giữ vững vị thế công ty sản xuất, phân phối dược phẩm chất
lượng cao, ứng dụng những công nghệ tiên tiến vào sản xuất, cung cấp nguyên vật
liệu dược phẩm cho các tập đoàn dược phẩm trong nước và quốc tế. Trở thành tập
đoàn Y-Dược hàng đầu trong nước.
• Sứ mệnh:
- Áp dụng một cách hiệu quả những công nghệ bào chế dược phẩm mới nhất
và tiên tiến nhất để sản xuất ra các dược phẩm thiết yếu – chất lượng cao để
góp phần giảm giá thành phục vụ cho cộng đồng Việt Nam và khu vực.
- Tăng hiệu quả kinh tế xã hội thông qua phát triển ngành xuất khẩu dược
phẩm và nguyên liệu ra thế giới.
- Cung cấp các dịch vụ y dược hàng đầu Việt Nam trong tương lai gần.
1.5 Chiến lược kinh doanh và phát triển
- Mở rộng quy mô sản xuất, nâng công suất sản xuất lên 4 tỉ viên(dạng viên và
dạng bột) các loại/năm.
- Mở rộng thị trường sang các nước thuộc khối ASEAN (Lào, Campuchia,..)
và các nước Trung-Nam Phi
- Tối đa hóa giá trị công ty, tăng thu nhập cổ đông.

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


1.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
Việc ứng dụng công nghệ thông tin luôn luôn được ban lãnh đạo công ty quan
tâm. Với sự phát triển lớn mạnh của công ty trong thời đại công nghệ thông tin đang
phát triển như vũ bão hiện nay, công ty nhận thức được rằng cần phải chú trọng đến

chiến lược ứng dụng hệ thống thông tin một cách triệt để nhất. Trước tiên, chuyển
đổi cách quản lý từ mô hình thủ công sang tin học hóa., nhằm giảm chi phí, hỗ trợ
quá trình ra quyết định, nâng cao năng suất lao động.
 Về phần cứng
Hiện tại công ty đang sở hữu một hệ thống thông tin gồm 2 máy chủ, trong đó
1 máy chủ đặt tại phòng hành chính và một máy chủ đặt tại phòng kế toán; 40 máy
tính để bàn cho mỗi nhân viên trong cá phòng ban của công ty; 10 máy tính xách
tay cho Tổng giám đốc, phó giám đốc, giám đốc, phó giám đốc và các trưởng
phòng.
Các thiết bị phần cứng khác như 2 máy in màu, một máy đặt tại phòng nghiên
cứu và một máy đăt tại phòng kiểm nghiệm; 3 máy in thường đặt tại phòng kế
hoạch – kinh doanh, phòng kế toán và phòng tổ chức- hành chính., máy fax 3 chiếc,
máy Scan 2 chiếc…
 Về phần mềm
Công ty đang sử dụng bộ phần mềm ứng dụng của Microsoft gồm có: hệ soạn
thảo văn bản Word, bảng tính Excel, PowerPoint… để phục vụ quá trinh tạo lập văn
bản, thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu phục vụ cho quá trình quản lý của công
ty. Ngoài ra, công ty còn sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt.
Hệ điều hành sử dụng là Windows XP và Windows 7.
Các máy tính được kết nối nội bộ với nhau thông qua mạng Lan và kết nối với
máy chủ trong công ty. Nhân viên sẽ nhận thông báo, báo cáo, thông tin khách hàng
qua đường truyền dữ liệu nội bộ một cách nhanh chóng. Công ty cũng có website
riêng để giới thiệu về công ty, sản phẩm.
1.7 Trình độ ứng dụng tin học của nhân viên
Công ty có đội ngũ cán bộ, công nhân viên sử dụng cơ bản tin học văn phòng.
Sử dụng tốt các phần mềm soạn thảo văn bản Word, bẳng tính Excel. Đội ngũ trong
công ty đã làm quen với các công cụ ảo chẳng hạn như phần mềm, có thể xử lý các
vấn đề cơ bản khi sử dụng máy tính.
Bảng 1.1 Số lượng và trình độ nhân viên

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


Như vậy, khi được hướng dẫn sử dụng thì đội ngũ nhân viên hoàn toàn có khả
năng đáp ứng được hệ thống thông tin quản lý kho mới.
1.8 Thực trang quản lý kho tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sao kim
1.8.1 Thực trạng quản lý hoạt động xuất nhập kho hàng
• Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán. Nhưng phần mềm quản lý kho vẫn
chưa chuyên biệt, vẫn còn phải ghi sổ sách nên đôi khi vẫn có sai sót trong quá trình
kiết xuất thông tin và việc lưu trữ thông tin còn chưa cập nhật kịp thời.
• Các phép tính số học chựa được tính toán tự động dẫn đến độ chính xác
không cao.
• Việc lưu trữ, tìm kiếm tốn nhiều thời gian.
• Chưa quản lý được những khách hàng thân thiết và nhà cung cấp uy tín.
1.8.2 Đề xuất giải pháp
Từ thực trạng trên cho thấy công ty cần có một phần mềm chuyên biệt để giúp
việc quản lý kho tốt hơn, giải quyết được các vấn đề mà hiện nay dùng phần mềm
Microsft excel gặp phải như cập nhật dữ liệu nhanh hơn, giảm thiểu thời gian tra
cứu thông tin phòng máy, độ tin cậy tăng lên…. Cũng như có thể nâng cấp thêm
một số chức năng khác như kiểm tra được số lượng thuốc sắp hết hạn, lô thuốc nào
lâu không dung đến,… để có thể lên kế hoạch sản xuất sao cho hiệu quả nhất, việc
quản lý kho hàng cũng trở nên nhanh nhanh chóng và chính xác hơn. Đề tài được để
xuất là “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Cổ phần
Dược phẩm Sao Kim”.
1.8.3 Công cụ thực hiện đề tài
Ngôn ngữ lập trình Visual basic

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008 R2
Microsoft SQL server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ do Microsoft
phát triển. SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ lieu quan hệ mạng máy tính hoạt
động theo mô hình khách chủ cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dung
truy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của từng
người dùng trên mạng.
Windows Server 2008 R2 là HĐH máy chủ mới nhất của Microsoft, được thiết
kế với mục đích tăng hiệu năng sử dụng, giảm chi phí vận hành với những tính năng
nổi bật như cải tiến quản lý năng lượng, truy cập, quản lý máy chủ từ xa, ảo hóa.
Các phiên bản của Microsoft SQL Server là 4.2 sau đó được nâng cấp thành
4.21, 6.0, 6.5, 7.0 và hiện giờ là Microsoft SQL Server 2000, 2005, 2008 và mới
nhất là Microsoft SQL Server 2012.
Ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008 R2:
- Hỗ trợ mạnh các hệ thống phần cứng mới
- Cải tiến quản lý năng lượng
- Ảo hóa máy chủ và máy trạm
- Khả năng mở rộng và đáng tin cậy
- Có nhiều tính năng được thiết kế đặc biệt để làm việc với máy tính khách
đang chạy Windows 7.

CHƯƠNG 2
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.1
Tổng quan về hệ thống thông tin
2.1.1 Định nghĩa về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau
cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin và
cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước.
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và

được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.
Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào
kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


Sơ đồ 2.1 Mô hình hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được phân loại theo hai cách:
Cách 1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Theo cách này có năm loại bao gồm:
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ những nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó, hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ
sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể hiểu hệ thống chuyên gia như là sự mở
rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc
như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc
trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu
là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và cá quy tắc được
chuyên gia sử dụng.
Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết định ở mức sâu, có thể đưa ra những
quyết định có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị
cảm nhận thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia từ đó giúp
doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới.
- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support
System)
Là hệ thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp các hoạt động ra quyết
định. Nó thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết
định kịp thời và chính xác để dành ưu thế cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.

Thêm nữa, hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phải có khả năng mô hình hóa để
có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.
Một số ví dụ về hệ thống hỗ trợ ra quyết định: hệ quản lý sản xuất, hệ thống
thông tin hỗ trợ ra quyết định Hàng không, hệ thống thông tin địa lý,…

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý
của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản
lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Nói chung, các hệ thống thông tin tạo ta các báo
cáo một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tóm lược tình
hình về một lĩnh vực chức năng nào đó của một tổ chức. Các báo cáo này thường có
tính so sánh, chúng làm cơ sở để so sánh tình trạng hiện tại với một dự báo, dữ liệu
hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện
thời với các dữ liệu lịch sử.
Vì các hệ thống thông tin quản lý chuyên biệt phần lớn dựa vào các dữ liệu
sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra
phụ thuộc rất nhiều vào sự vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch.
Một số hệ thống thông tin quản lý được kể tên như hệ thống phân tích năng
lực bán hàng, hệ thống thông tin nghiên cứu về thị trường, hệ thống thông tin quản
lý nhân sự, …
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)
Là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết
bị để ghi nhận giao dịch đã hoàn thành. Các hệ thống này được đưa vào sử dụng với
mục đích chính là giảm chi phí giao dịch bằng cách tự động hóa nhiều hệ thống
nghiệp vụ.
Các giao dịch sản sinh ra các giấy tờ, tài liệu (đơn đặt hàng, hóa đơn xuất bản,
…) thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp

tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các
hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể tên một số hệ thống thuộc loại này như: hệ
thống xử lý đơn hàng, hệ thống xử lý giao dịch mua hàng, hệ thống theo dõi khách
hàng, theo dõi nhà cung cấp,…
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi
nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc
cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ
đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ
giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng
cạnh tranh, được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức,
có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của
cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có
mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức
cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là
HTTT chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các
lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp
cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một
ngành công nghiệp.
Cách 2. Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ
- Hệ thống thông tin tài chính
Hệ thống thông tin tài chính cung cấp các thông tin tài chính cho tất cả những
người làm công tác quản lý tài chính và giám đốc tài chính trong tổ chức doanh
nghiệp, hỗ trợ quá trình ra quyết định liên quan đến sử dụng tài chính, phân bố và
kiểm soát các nguồn tài chính trong doanh nghiệp.

Ví dụ:

Hệ thống
Mô tả
Cấp tổ chức
- Hệ
thống
Quản lý công nợ
Giám sát các khoản công Tác nghiệp
thông tin
ty cho vay
marketing
Phân tích danh mục Thiết kế danh mục vốn
Chuyên môn và
Hệ
vốn đầu tư
đầu tư của công ty
văn phòng
thống
thông tin Ngân quỹ
Chuẩn bị ngân sách ngắn Chiến thuật
marketing
hạn
hỗ trợ các
Hoạch định lợi
Hoạch định lợi nhuận dài Chiến lược
hoạt động
nhuận
hạn

quản lý ở
các lĩnh vực như phát triển sản phẩm, phân phối và định giá sản phẩm, hiệu quả
khuyến mại và dự báo bán hàng. Hệ thống này nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác
nhau, thực hiện xử lý các dữ liệu đó và cung cấp những thông tin hữu ích cho các nà
quản lý marketing
Ví dụ:

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


Hệ thống

Mô tả

Xử lý đặt hàng

Nhập dữ liệu, xử lý và Tác nghiệp
theo dõi đặt hàng

Phân tích giá cả

Định giá cho sản phẩm Chiến thuật
hoặc dịch vụ

Phân tích
trường

Cấp tổ chức

thị Phân tích khách hàng và Chuyên môn và văn

thị trường sử dụng dữ liệu phòng
về nhân khẩu, thị trường,
thái độ của người tiêu
dùng, và các xu hướng.

Dự báo chiều Chuẩn bị kế hoạch 5 năm Chiến lược
hướng
dự báo doanh số
- Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh
Là hệ thống trợ giúp cá hoạt động của chức năng sản suất, bao gồm việc lập kế
hoạch và điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ.
Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh cũng sử dụng các thông tin đa dạng
khác từ những hệ thổng xử lý giao dịch nghiệp vụ để thực hiện chức năng cung cấp
thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định sản xuất.
Ví dụ:
- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tổ chức nhân sự, phản ánh
đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người, của
những con người trong cùng một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất
lượng trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai.
Ví dụ:
Hệ thống
Hoạch
nhân sự

Mô tả

Cấp tổ chức

định Hoạch định nhu cầu về Chiến lược

nhân lực lâu dài của
doanh nghiệp

Đào tại và phát Giám sát đào tạo, kỹ Tác nghiệp
triển
năng, đánh giá thành
tích
Định hướng sự Thiết kế con đường sự Chuyên môn và
Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


nghiệp

nghiệp cho nhân viên

văn phòng

Phân tích chế độ Điều khiển phạm vi và Chiến thuật
đãi ngộ
phân bổ tiền lương,
thưởng và phúc lợi

Cách 3. Phân loại hệ thống thông tin theo cấp quản lý

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


- Cấp chiến lược: xác định các mục tiêu chiến lược, đường lối chính sách
thực hiện mục tiêu đó. Hoạt động quản lý được thực hiện bởi ban quản lý cấp cao:
hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc,…

- Cấp chiến thuật: xác định mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược,
sách lược ngắn hạn đê thực hiện mục tiêu đó. Hoạt động quản lý được thực hiện bởi
cấp quản lý trung gian: phụ trách chi nhánh, phụ trách các bộ phận sản xuất kinh
doanh…
- Cấp tác nghiệp: Chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ
thể. Hoạt động quản lý được thực hiện bởi các tổ trưởng, giám sát viên,…
- Xử lý tác nghiệp: là các hoạt động bình thường của tổ chức
2.1.2 Vai trò hệ thống thông tin trong tổ chức
Trong tổ chức hiện đại ngày nay, các hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt
và đương nhiên phải được sự đánh giá cáo từ các nhà quản lý. Quản lý có hiệu quả
của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin
chính thức sản sinh ra. Trong môi trướng kinh doanh đầy biến động, hệ thống thông
tin cần được sử dụng như một vũ khí cạnh tranh. Các hệ thống thông tin thường
đem đến sự thay đổi đối với tổ chức, đối với các sản phẩm và dịch vụ và các thủ tục
nghiệp vụ của nó. Dễ nhận thấy, nếu có bất kỳ sự hoạt động kém nào của một hệ
thông tin cũng sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.
Các hệ thống tin có thể gia tăng giá trị cho tổ chức bằng nhiều cách: cải tiến
sản phẩm và cải tiến các quá trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất ra các sản
phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình
quyết định.
Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ mà nó hỗ trợ.
Nó làm cho quá trình thực hiện được hiệu quả hơn, cải tiến sự phối hợp của quá
trình, tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và giảm thiểu lỗi.
Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho sản phẩm bằng cách cải tiến phương
thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng. Một ví dụ như hệ thống đặt vé máy bay.
Với hệ thống này việc đặt chỗ và mua vé máy bay có thể được thực hiện nhanh
chóng và thuận tiện chỉ bằng một cuộc điện thoại.
Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm bằng nhiều cách,
mà tiêu biểu là gia tăng giá trị cho bản thân các sản phẩm bằng cách đổi mới hoặc
nâng cao chất lượng các quá trình và các sản phẩm đó.

2.1.3 Mô hình biểu diễn của một hệ thống thông tin trong tổ chức
Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin rất quan trọng, nó là nên tảng của
phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống. Cùng một hệ thống thông tin có

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


thể được mô tả khác nhau tùy mỗi người. Có 3 mô hình được sử dụng để mô tả
cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý
trong.

Ba mô hình của hệ thống
- Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó
phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và
những thông tin mà nó sản sinh ra. Mô hình trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm
gì?”. Nó là mô hình ổn định nhất, không quan tâm đến phương tiện được sử dụng
cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
- Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống. Mô
hình này chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, là những thời điểm mà các hoạt động
xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời các câu hỏi: “Cái gì?” “Ai? Ở đâu?” và
“Khi nào?”.
- Mô hình vật lý trong: là mô hình hay biến đổi nhất, liên quan tới những khía
cạnh vật lý của hệ thống, dưới góc nhìn kỹ thuật. Mô hình giải đáp câu hỏi: “Như
thế nào?”.
2.2
Phát triển hệ thống thông tin
2.2.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin quản lý là cung cấp
cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Việc đầu tiên cần
làm nếu muốn phát triển hệ thống thông tin là phân tích hệ thống cũ, xác định

những bất cập còn tồn tại so với yêu cầu mới của tổ chức, tìm ra những nguyên
nhân thực sự của những bất cập đó để đưa ra giải pháp phù hợp, thiết kế hệ thống
thông tin mới theo giải pháp đó, sau đó thực hiện xây dựng kỹ thuật và đưa hệ
Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


thống thông tin mới vào cài đặt và tích hợp với hoạt động của tổ chức thay thế hệ
thống thông tin cũ.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển hệ thống thong tin mới là những nguyên
nhân nào bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin. Để
trả lời câu hỏi đó, cần nghiên cứu một số nguyên nhân sau:
- Công việc quản lý có vấn đề
- Lợi nhuận suy giảm
- Sự thay đổi của công nghệ
- Có cơ hội mới
- Hiệu quả hoạt động kinh doanh thấp
- Sự yếu thế trong cạnh tranh
- Sự thay đổi sách lược chính trị
-…
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự
án phát triển một hệ thống thông tin mới. những luật mới của chính phủ mới ban
hành (chẳng hạn luật về thuế), việc ký két một hợp tác mới, đa dạng hóa các sản
phẩm mới hoặc dịch vụ mới.
Việc các công nghệ mới xuất hiện cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải
xem lại những thiết bị đang hiện có của công ty mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ
liệu ra đời nhiều tổ chức phỉa rà soát lại các hệ thống thông tin của tổ chức mình để
quyết định phải cài đặt những gì nếu muốn sử dụng công nghệ mới này.
Một hành động mới trong hệ thống thông tin của tổ chức cạnh tranh cũng có
thể tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng.
Đôi khi, tổ chức quản lý cấp trên ra lệnh phải nâng cấp hệ thống thông tin thì

đương nhiên các tổ chức cấp dưới cũng phải tiến hành nâng cấp hệ thống thông tin
của mình.
Vai trò của những thách thức chính trị cũng rất quan trọng. Nó cũng có thể là
nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin. Chẳng hạn một người
quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình vì ông ta biết răng thông tin là một
phương tiện thực hiện điều đó.
2.2.2 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
Phương pháp có thể được hiểu là tập hợp các bước tạo thành một quy trình,
các công việc trong mỗi bước và các công cụ cho phép để thực hiện một công việc
nào đó. Vì hệ thống thông tin là một hệ thống phức tạp, vận động trong một môi
trường cũng phức tạp. Nếu không có phương pháp thì sẽ có nguy cơ lớn là không
đạt được những mục tiêu các, đặc biệt là các dự án phát triển hệ thống thông tin lớn.

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp


Phương pháp được đề nghị ở đây được tuân thủ theo sáu nguyên tắc cơ bản để phát
triển hệ thống thông tin đó là:
Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình
Hệ thống thông tin là một hệ thống phức tạp cần phải trừu tượng nó, chỉ giữ
lại những yếu tố cần thiết. Do đó cần phải sử dụng ba loại mô hình sau để mô tả về
đối tượng: mô hình logic, mô hình, vật lý trong, mô hình vật lý ngoài. Cùng một đối
tượng thì ba mô hình sẽ thể hiện ba góc độ nhìn khác nhau. Mô hình logic là góc
nhìn của nhà quản lý, mô hình vật lý ngoài là mô hình của người sử dụng, mô hình
vật lý trong là mô hình của chuyên gia tin học.
Nguyên tắc 2. Đi từ các chung sang cái riêng
Để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải xem xét mặt chung trước khi hiểu chi
tiết. Nguyên tắc đi từ các chung đến các riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa.
Nguyên tắc 3. Đi từ mô hình vật lý sang mô hình logic
Thực chất của nguyên tắc này chính là “đi từ trực quan sinh động sang tư duy

trừu tượng, rồi từ tư duy trừu tượng quay về phục vụ thực tế”. Nghiên cứu phát triển
hệ thống thông tin cũng sẽ chuẩn mực hơn nếu ứng dụng nguyên tắc trên, tức là đi
từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic về vật lý khi thiết kế.

Tổng quan về phát triển hệ thống thông tin quản lý
Nguyên tắc 4. Tính toán chi phí – lợi ích
Tính toán hiệu quả là nguyên tắc quan trọng trong việc phát triển hệ thống
thông tin. So sánh chi phí bỏ ra và mục tiêu đạt được để thấy rõ lợi ích thu được.
Nguyên tắc 5. Làm việc tập thể
Một hệ thống thông tin lớn có rất nhiều thành viên tham gia. Nguyên tắc làm
việc tập thể là nguyên tắc bắt buộc trong quá trình phát triển hệ thống thông tin.
Nguyên tắc 6. Tiếp cận hệ thống

Đăng Thị Ngọc – Chuyên đề tốt nghiệp