tài liệu tự học excel 2007 chuẩn

Bài 3
BẢNG TÍNH EXCEL
Microsoft Excel (Excel) là một phần mềm bảng tính điện tử nằm trong gói
phần mềm Microsoft Office của hóng phần mềm Microsoft. Microsoft Excel
chạy trên môi trường Windows và được dùng phổ biến trong công tác văn
phũng, trong quản lý bởi tính đơn giản, trực quan và dễ sử dụng của nó.
Microsoft Excel đó phỏt triển qua nhiều phiờn bản nhằm đáp ứng nhu cầu
sử dụng ngày càng cao của người dùng: Excel 1.0, Excel 95, Excel 97, Excel
2000, Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010,… Hiện nay, Excel 2007 được sử
dụng phổ biến nhất. Trong giỏo trỡnh này, chỳng tụi trỡnh bày cỏc thao tỏc cơ
bản với Microsoft Excel dựa trên nền Excel 2007.
I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN MICROSOFT EXCEL
1. Khởi động và thoát khỏi Excel
a. Khởi động Excel
Để khởi động Excel, có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Cách 1: Kích chuột lên Menu Start → Chọn All Program → Chọn
Microsoft Office → Chọn Microsoft Office Excel 2007.
- Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng đường tắt (Shortcut) của
chương trỡnh Excel trờn màn hỡnh nền của Windows (nếu cú).
b. Thoát khỏi Excel
Để thoát khỏi Excel, có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Cỏch 1: Bấm vào nỳt cú ký hiệu “X”ở gúc trờn bờn phải màn hỡnh.
- Cách 2: Dùng tổ hợp phím Alt+F4.
Khi đóng Excel, nếu bảng tính chưa được lưu trữ thỡ Excel sẽ xuất hiện
thông báo (Hỡnh 3.1):

Hỡnh 3.1: Hội thoại lưu văn bản

1

"Do you want to save the change…?" (Bạn có lưu lại những thay đổi trên
tập tin “Book1” không?)
- Nếu chọn Yes: Lưu tập tin rồi đóng Excel lại
- Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin
- Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel
2. Cấu trúc bảng tính
a. Các thành phần chính trong cửa sổ Excel
Sau khi khởi động xong, cửa sổ làm việc chính của Excel (Hỡnh 3.2) xuất
hiện và có dạng như sau:

Bộ công cụ
Ribbon

Nút
Office

Thanh công
thức

Tiêu đề hàng

Ô hiện hành

Vùng bảng tính

Tiêu đề cột

Hỡnh 3.2: Cửa sổ làm việc chính của Excel

Cửa sổ làm việc chính của Excel cũng gồm các thành phần cơ bản của cửa

sổ chương trỡnh:
- Nút Office: Chứa các lệnh làm việc với tập tin: Open, New, Save,
Print…(Hỡnh 3.3)
2


Hỡnh 3.3: Nút Office
- Thanh tiêu đề (Hỡnh 3.4)

Hỡnh 3.4: Thanh tiờu đề
- Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,
Reviews, View.(Hỡnh 3.5)

Hỡnh 3.5: Ribbon
3


- Thanh công thức (Formula bar): Chứa tên địa chỉ ô và ô công thức
(Hỡnh 3.6)

Hỡnh 3.6: Thanh cụng thức
- Vùng bảng tính: Dùng để nhập dữ liệu tính toán (Hỡnh 3.7)

Hỡnh 3.7: Vựng bảng tớnh.
b. Cấu trúc bảng tính Excel
Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị,…
và lưu trữ dữ liệu. Một Workbook có thể chứa nhiều Sheet, do vậy có thể tổ
chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin.
Mỗi Workbook chứa rất nhiều Worksheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.
Worksheet: Có khi được gọi là "Sheet" hay "bảng tính", là nơi lưu trữ

và làm việc với dữ liệu. Một Worksheet cú nhiều ụ và cỏc ụ cú chứa cỏc cột và
dũng. Worksheet được lưu trong workbook. Trong Excel 2007, một Worksheet
chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dũng, thay vỡ 256 cột và 65,536 dũng của
phiờn bản cũ.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dưới
4


của cửa sổ Workbook. Bạn có thể di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác bằng
thao tác đơn giản là kích chuột vào tên Sheet cần đến trong thanh Sheet tab.
(Hỡnh 3.8)

Hỡnh 3.8: Sheet tabs

Ô (cell): Là giao của cột và dũng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa
các ô có lưới phân cách. Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột
và số thứ tự dũng. Vớ dụ: C2 nghĩa là ụ ở cột C và dũng thứ 2.

Hỡnh 3.4: ễ

Con trỏ ô: Là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành.

Hỡnh 3.5: Con trỏ ụ

3. Các lệnh làm việc với tệp tin bảng tính
a. Mở 1 tệp tin mới
Thực hiện một trong các cách sau:
- Cách 1: Chọn nút Office | New.
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
5

b. Mở tập tin đó cú trờn đĩa
Thực hiện lần lượt theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn nút Office | Open hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+O. Xuất
hiện hộp thoại Open:

Hỡnh 3.6: Hộp thoại Open

- Bước 2: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin muốn mở. Nội dung của thư
mục được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới.
- Bước 3: Chọn tệp tin muốn mở.
- Bước 4: Kích nút Open (hoặc ấn Enter) để mở tệp. (Kích đúp chuột vào
tập tin muốn mở).
c. Ghi lại (lưu) tệp tin bảng tính
Thực hiện lần lượt theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn nút Office | Save hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+S hoặc kích
chuột vào nút Save trên thanh tiêu đề. Xuất hiện hộp thoại Save as:

6


Hỡnh 3.7: Hộp thoại ghi tệp Save As

- Bước 2: Chọn ổ đĩa và thư mục sẽ chứa tệp tin cần ghi.
- Bước 3: Trong hộp File name: Gừ vào tờn tệp tin cần ghi.
- Bước 4: Ấn nút Save (hoặc ấn Enter) để ghi tệp tin.
d. In tài liệu
Bước 1: Lựa chọn vùng văn bản muốn in
Bước 2: Mở hộp thoại Print (Hỡnh 3.8) với lệnh Ctrl+P hoặc Office

button | Print

Hỡnh 3.8: Hộp thoại Print

Trong đó:
- Khung Printer: Cho phép chọn máy in cần in
- Nút Properties: Cho phép người dung thiết lập thuộc tính máy in
7


- Khung Pape range: Cho phép thiết lập phạm vi trang in.
+All: In toàn bộ trang trên tệp tài liệu.
+Trong Pages(s): From: Trang bắt đầu in, To: Kết thúc in
-Khung Copies: Chỉ ra số bản in trong hộp Number of Copies
-Khung Print what: Chọn in cỏi gỡ.
+ Selection: Chỉ in những vùng đó lựa chọn
+ Active sheets: Chỉ những vùng chứa dữ liệu
+ Entire workbook:
+ Table:
II. Hàm và sử dụng hàm trong Excel
1. Tên, địa chỉ của ô và vùng
a. Địa chỉ ô
Ô là giao giữa cột và hàng, địa chỉ ô có dạng cột và hàng. Gồm có các loại
địa chỉ sau:
- Địa chỉ tương đối
Có dạng <tên cột><chỉ số dũng>
Ví dụ: A1, B5, H6
Trong quỏ trỡnh sao chộp cụng thức thỡ cỏc địa chỉ tương đối này sẽ tự
động thay đổi tương ứng với vị trí đích. Sao chép theo chiều ngang: thay đổi chỉ
số cột. Sao chép theo chiều dọc: thay đổi chỉ số dũng.

- Địa chỉ tuyệt đối
Có dạng $<tên cột>$<chỉ số dũng>.
Ví dụ: $A$1, $B$5, $H$6
Địa chỉ tuyệt đối không thay đổi khi sao chép công thức.
- Địa chỉ tuyệt đối hỗn hợp
Tuyệt đối cột: $<tên cột><chỉ số dũng>
Ví dụ: $A1.
Tuyệt đối dũng: <tên cột>$<chỉ số dũng>
Ví dụ: A$1.
Ấn phím F4 để chuyển đổi giữa các kiểu địa chỉ trên.
b. Địa chỉ vùng
8


Vùng bao gồm một ô hoặc nhiều ô kế cận nhau. Địa chỉ vùng có dạng như
sau: Địa chỉ ô đầu : Địa chỉ ô cuối
Ví dụ: A2:B4 là địa chỉ vùng bao gồm các ô A2, A3, A4, B2, B3, B4.(Hỡnh
3.9)

Hỡnh 3.9: Địa chỉ vùng

Địa chỉ vùng có thể là tương đối, tuyệt đối hay hỗn hợp như địa chỉ ô.
c. Tên của ô hoặc vùng
Thay vỡ gọi theo địa chỉ của ô hoặc vùng, ta có thể đặt tên cho ô hoặc tên
cho vùng.
Ví dụ: Từ công thức = C3*F3. Có thể đặt tên cho ô F3 là LUONGCB và
sửa lại công thức là = C3*LUONGCB
Đặt tên cho ô hoặc vùng:
- Bước 1: Chọn ô hoặc vùng cần đặt tên
- Bước 2: Gừ tờn cần đặt trong hộp Name rồi nhấn phím Enter hoặc chọn

Formulas | Define Name → Đặt tên vào ô Names | OK.(Hỡnh 3.10)

9


Hỡnh 3.10: Đặt tên cho ô

Chỳ ý: Khi đó ô hoặc vùng sẽ có hai cách gọi, bằng địa chỉ hoặc bằng tên
vừa mới đặt. Tên sẽ tương ứng với địa chỉ tuyệt đối.
2. Nhập và sửa đổi dữ liệu trong bảng tính
a. Phân loại dữ liệu
Dữ liệu khi nhập vào Excel được phân ra làm các loại sau:
- Kiểu số (Number)
Phải bắt đầu bằng 1 số hoặc các dấu +,-,$
Dữ liệu kiểu số tự động căn phải ô.
Dữ liệu số có thể là 1 trong các dạng sau: General, Number, Currency,
Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific.
Nếu độ rộng của ô không đủ chứa số sẽ được hiển thị ở dạng ##### hoặc
dạng khoa học.
- Kiểu chuỗi (Text)
Phải bắt đầu bằng 1 ký tự.
Nếu chuỗi là 1 dóy số thỡ ký tự đầu tiên phải là dấu nháy đơn (‘).
Dữ liệu kiểu chuỗi được Excel tự động canh trái.
Nếu độ rộng của ô không đủ chứa chuỗi sẽ được hiển thị sang ô bên cạnh
10


(nếu ô bên cạnh không có dữ liệu).
- Kiểu công thức (Formula)
Phải bắt đầu bởi dấu =

Giá trị hiển thị trong ô không phải là công thức mà là kết quả của công
thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông
báo lỗi).
Công thức gồm các phép toán và các toán hạng. Toán hạng có thể là dữ
liệu số, chữ, công thức, hàm, địa chỉ.
Các phép toán trong công thức:
+ Phép toán số học (Trả về số): +, - , *, /, ^, %
+ Phép toán so sánh (Trả về giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)) : >,
<,=, >=, <=, <>
+ Phép toán nối 2 chuỗi (trả về 1 chuỗi): &
Toán tử

Tên

Ví dụ

Kết quả

+

Cộng

= 8+8

16

-

Trừ

= 8- 1

7

*

Nhân

= 8* 2

16

/

Chia

= 8 /2

4

^

Mũ

= 2^3

8

%

Phần trăm

= 7*2%

0.14

>, >=, <, <=, <>, =

So sánh

= 8> 8

False

&

Nối

=“Tin” & “Học”

“TinHọc”

b. Cách nhập liệu vào một ô
Để nhập dữ liệu vào một ô trong bảng tính, thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập.
- Bước 2: Nhập dữ liệu vào ô.
- Bước 3: Kết thúc quỏ trỡnh nhập bằng phớm Enter, hủy bỏ dữ liệu đang
nhập bằng phím Esc.
Chỳ ý: Để hiệu chỉnh dữ liệu có thể kích đúp trực tiếp vào ô, hoặc chọn ô
và nhấn phím F2

c. Định dạng bảng tính
11


- Định dạng font chữ
Chọn vùng cần định dạng → Kích phải chuột chọn Format Cells… →
Font. Hoặc chọn Font trên tab Home.(Hỡnh 3.11)

Hỡnh 3.11: Định dạng Font

- Căn chỉnh vị trí dữ liệu trong ô
+ Chọn vùng chứa dữ liệu cần căn chỉnh vị trí → Kích phải chuột chọn
Format Cells… → Aligment (Hỡnh 3.12)

Hỡnh 3.12: Căn chỉnh vị trí

+ Chọn căn chỉnh theo chiều ngang trong ô tại nút lệnh Horizontal: Left,
Right, Center.
+ Chọn căn chỉnh theo chiều dọc trong ô tại nút Vertical.
+ Mặc định dữ liệu số được căn phải, dữ liệu text được canh trái.
- Kẻ khung
+ Chọn vùng muốn kẻ khung → Kích phải chuột chọn Format Cells…
12


→ Border (Hỡnh 3.13)

Hỡnh 3.13: Định dạng khung

+ Chọn dạng đường kẻ trong Style.

+ Chọn màu đường kẻ.
+ Kích OK.
- Định dạng nền dữ liệu
+ Chọn vùng cần địng dạng màu nền → Kích phải chuột chọn Format
Cells… → Fill.(Hỡnh 3.14)

Hỡnh 3.14: Đinh dạng nền

+ Chọn màu nền
+ Kích OK.
3. Sử dụng một số hàm thông dụng
a. Khái niệm và cú pháp chung
13


- Khái niệm
Hàm (Function) được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiện
các tính toán chuyên biệt.
Mỗi hàm có công dụng để giải quyết một công việc nhất định.
Mỗi hàm trả về một giá trị duy nhất.
- Cú pháp chung
= Tên hàm ([Danh sách đối số])
Trong đó:
Tên hàm: là một từ tiếng Anh, mô tả chức năng của hàm đó.
Danh sách đối số: là dữ liệu đầu vào mà hàm dùng để tính toán. Sau khi
tính toán xong hàm sẽ trả về một giá trị tùy theo chức năng của hàm. Nếu hàm
có nhiều đối số thỡ giữa cỏc đối số phải được phân cách bằng ký hiệu phân cách
được quy định trong Windows (thường sử dụng dấu phẩy).
Đối số của hàm có thể là:
+ Các giá trị số:

=SUM(10, 12, 6, 8, -7)

+ Địa chỉ ô, địa chỉ vùng:=MAX(A2, A4, C3, D2:D5, 6)
+ Một chuỗi ký tự: =RIGHT(“Trung tõm tin học”, 8)
+ Một biểu thức logic:

=IF(A4 >= 5, “Đậu”, “Rớt”)

+ Một hàm khác: =IF(C2>=0,SQRT(C2),“Số âm không có căn bậc hai!”)
+ Tên của một vùng:

=A4 * DON_GIA

- Cách sử dụng hàm:
Nếu công thức bắt đầu là một hàm, thỡ phải cú dấu = (hoặc dấu @, hoặc
dấu +) ở phớa trước. Nếu hàm là đối số của một hàm khác thỡ khụng cần nhập
các dấu trên.
Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím
+ Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm.
+ Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +).
+ Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp.
+ Nhấn Enter để kết thúc
Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function
+ Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm.
14


+ Kích chuột Tab Fomulas → Inser Function hoặc gừ tổ hợp phớm
Shift+F3. Hộp thoại Paste Function xuất hiện (Hỡnh 3.15):

Hỡnh 3.15: Hộp thoại nhập hàm

+ Chọn nhóm hàm trong danh sách Or select a category.
+ Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Select a function.
+ Kích OK để chọn hàm.
Tuỳ theo hàm được chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập
các đối số. Tiến hành nhập các đối số.
+ Kích OK để kết thúc.
b. Một số hàm thông dụng
- Hàm SUM: Tính tổng
Cú pháp: =SUM(Number1, Number2,…Number n): Tính tổng các số
trong danh sách tham số.
Ví dụ: =SUM(1,2,3,4) = 10
- Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện
Cú pháp: =SUMIF (cột chứa giá trị điều kiện, điều kiện, cột cần tính
tổng): Tính tổng các giá trị trong cột cần tính tổng mà những giá trị trong cột
chứa giá trị điều kiện thoả món điều kiện.
Ví dụ: Tính tổng doanh thu đối với mặt hàng ti vi.(Hỡnh 3.16)
= SUMIF(B2:B7,"Ti vi",D2:D7)
C9
A

∇

fx

= SUMIF(B2:B7, “Ti vi”, D2:D7)

B

C

15

D

E


1

STT

Tên hàng

Ngày bán

Giá

2

1

Quạt điện

12/03/2014

300000

3

2

Ti vi

13/03/2014

2300000

4

3

Tủ lạnh

14/03/2014

3500000

5

4

Ti vi

15/03/2014

2300000

6

5

Ti vi

16/03/2014

2400000

7

6

Tủ lạnh

17/03/2014

3600000

8
9

Tổng tiền bán Ti vi

7000000

Hỡnh 3.16: minh họa Hàm Sumif

- Hàm AVERAGE: Trả về giỏ trị trung bỡnh

Cú pháp: =AVERAGE (Number1, Number2,…, Number n): Tớnh giỏ trị
trung bỡnh cỏc số trong danh sỏch tham số.
Ví dụ: =AVERAGE(1,2,3,4)= 2.5
- Hàm MIN: Trả về giá trị nhỏ nhất
Cú pháp: =MIN (Number1, Number2,…Number n): Cho giỏ trị nhỏ nhất
trong dóy số
Ví dụ: =MIN(2,3,1,9,4,5) = 1
- Hàm MAX: Trả vê giá trị lớn nhất
Cú pháp: =MAX(Number1, Number2,…Number n): Cho giỏ trị lớn nhất
trong dóy số
Ví dụ: =MAX(2,4,6,8,9) = 9
- Hàm COUNT: Đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số
Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, …): Hàm COUNT đếm các ô chứa
dữ liệu kiểu số trong dóy.
Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dóy dữ liệu.
Ví dụ: =COUNT(1,2,3,4,“A”,5) = 5
- Hàm COUNTIF: Đếm các ô có điều kiện
Cú pháp: =COUNTIF (vùng cần đếm, điều kiện đếm): Đếm trong vùng
cần đếm xem cú bao nhiờu giỏ trị thoả món vựng điều kiện đếm.
Ví dụ: Đếm số SV thi lại (Hỡnh 3.17)
16


= COUNTIF(D2:D6,"<5")

Hỡnh 3.17: Minh họa Hàm Countif

+ Hàm RANK: Trả về thứ hạng của số trong khối
Cú pháp: =RANK(x, khối, n): Trả về thứ hạng cho giá trị x trong khối.
Trong đó n là tham số quy định cách sắp xếp:

Khối: Phải là địa chỉ vùng tuyệt đối.
Nếu n = 0 (Hoặc khụng cú tham số này) thỡ kết quả sắp xếp theo kiểu lớn
đứng trước, nhỏ đứng sau
Nếu n<>0 thỡ kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau.
Vớ dụ minh họa về hàm RANK (Hỡnh 3.18)

Hỡnh 3.18: Minh họa hàm RANK

+ Hàm LEFT:
Cú pháp: =LEFT(s,n): Trớch ra n ký tự của chuỗi s kể từ bờn trỏi
Ví dụ: =LEFT(“Excel”,2) = Ex
=LEFT(“Excel”,4) = Exce
17


+ Hàm RIGHT:
Cú pháp: =RIGHT(s,n): í nghĩa: Trớch ra n ký tự của chuỗi s kể từ bờn phải
Ví dụ: =RIGHT(“Excel”,2) = el
+ Hàm MID:
Cú pháp: =MID(s,m,n): Trớch ra n ký tự của chuỗi s kể từ vị trớ m
Ví dụ: =MID(“Excel”,3,2) = ce
=MID(“Excel”,1,2) = Ex
- Hàm AND: và
Cú pháp: = AND (biểu thức lôgic1, biểu thức lôgic2,…, biểu thức lôgic n)
Nếu tất cả các biểu thức đều đúng thỡ trả về giỏ trị “TRUE” Nếu 1 trong
các biểu thức logic sai thỡ trả về giỏ trị “FALSE”
Vớ dụ minh họa về hàm AND (Hỡnh 3.19)

Hỡnh 3.19: Minh họa hàm AND

Hàm AND có thể kết hợp với hàm IF như sau:
Ví dụ: Điền vào cột Học bổng với điều kiện là: Nếu ĐTB lớn
hơn hoặc bằng 7.5 và không bị thi lại môn nào thỡ đạt học bổng 200000.
= IF(AND(G2>=7.5,D2>=5,E2>=5,F2>=5),200000,0)
- Hàm OR: hoặc
Cú pháp: =OR(biểu thức lôgic1, biểu thức lôgic2, …,biểu thức lôgic n)
Nếu 1 trong các biểu thức logic đúng thỡ trả về giỏ trị “TRUE” Nếu tất cả
cỏc biểu thức đều sai thỡ trả về giỏ trị “FALSE ”
Vớ dụ minh họa về hàm OR (Hỡnh 3.20)

18


Hỡnh 3.20: Minh họa hàm OR

Hàm OR có thể kết hợp với hàm IF như sau:
Ví dụ: Điền vào cột Điểm ưu tiên với điều kiện: Nếu hoàn cảnh là
con em thương binh hoặc là con em liệt sĩ thỡ được ưu tiên 1 điểm.
=IF(OR(E2="TB",E2="LS"),1,0)
- Hàm IF: Kiểm tra biểu thức kiện
Cú pháp: = IF(Biểu thức điều kiện, Kết quả khi giả thiết đúng, Kết quả
khi giả thiết sai)
Kiểm tra biểu thức điều kiện, nếu biểu thức điều kiện đúng (True) thỡ kết
quả của hàm IF bằng Kết quả khi giả thiết đúng, cũn lại thỡ kết quả của hàm IF
bằng Kết quả khi giả thiết sai
Ví dụ: Kiểm tra kết quả Điểm TB.(Hỡnh 3.21)
=IF(G2>=5.0,"Lên lớp","Lưu ban")

Hỡnh 3.21: Minh họa hàm IF

Hàm IF cho phép lồng nhau tối đa là 7 cấp
Ví dụ: Dùng công thức điền vào cột xếp loại. Tại ô H2, nhập công thức
sau: = IF(G2>=9,"Xuất sắc", IF(G2>=8,"Giỏi", IF(G2>=7,"Khỏ",
IF(G2>=6.5,"TB Khỏ", IF(G2>=5,"Trung bỡnh","Yếu")))))
- Hàm VLOOKUP: Tỡm kiếm theo chiều dọc
Cú pháp: = VLOOKUP(X, vùng tham chiếu, cột lấy giá trị, kiểu dũ tỡm)
19


X: Giá trị mang ra để tỡm kiếm trờn cột đầu tiên của vùng tham chiếu
Vùng tham chiếu (bảng phụ): Bảng lấy dữ liệu, cột bên trái nhất được tính
là cột 1,vùng tham chiếu phải dùng địa chỉ tuyệt đối.
Cột lấy giá trị: Cột tham chiếu để lấy giá trị, thứ tự cột này tính theo cột
bên trái nhất của vùng tham chiếu (bảng phụ).
Kiểu dũ tỡm: 0 | 1 Xác định việc tỡm kiếm là chớnh xỏc hay gần đúng
Ngầm định là 1: Range_lookup =1 (TRUE) Hàm sẽ dũ tỡm giỏ trị bằng
với giỏ trị X trong Vùng tham chiếu, nếu khụng tỡm thấy, hàm sẽ trả về giỏ trị
lớn nhất tiếp theo mà nhỏ hơn X (lookup_value). Điều kiện là cột đầu tiên trong
Vùng tham chiếu (table_array) phải sắp xếp tăng dần.
Nếu chọn 0: Range_lookup = 0 (FALSE) Hàm sẽ dũ tỡm giỏ trị bằng với
giỏ trị X (lookup_value) trong Vùng tham chiếu.
Ví dụ: Yêu cầu điền dữ liệu vào cột Chức vụ với điều kiện cho trong
bảng dưới.(Hỡnh 3.22)
=VLOOKUP(C2,$A$12:$B$15,2,0)= Giám đốc

Hỡnh 3.22: Hàm tỡm kiếm theo chiều dọc VLOOKUP

- Hàm HLOOKUP: Tỡm kiếm theo chiều ngang
Cú pháp: =HLOOKUP(X, vựng tham chiếu, cột lấy giỏ trị, kiểu dũ tỡm)
í nghĩa cỏc tham số tương tự như trong hàm Vlookup

20


Ví dụ: Yêu cầu tính số tiền phụ cấp mà mỗi người được hưởng,
mức phụ cấp tương đương được cho trong bảng phụ phía dưới.(Hỡnh
3.23)
=HLOOKUP(D2,$E$11:$H$12,2,0) = 300000

Hỡnh 3.23: Hàm tỡm kiếm theo chiều ngang HLOOKUP

III. Xử lý dữ liệu
1. Sắp xếp dữ liệu
Điều kiện để sắp xếp là trong vùng dữ liệu không được chứa ô dữ liệu hoà
trộn ô (trừ dũng tiờu đề).
Các bước để sắp xếp dữ liệu bao gồm:
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
- Bước 2: Vào Tab Data | Sort, hộp thoại Sort xuất hiện (Hỡnh 3.24):

21


Hỡnh 3.24: Hộp thoại sắp xếp

Hỡnh 3.25: Sắp xếp dữ liệu

Excel cung cấp ràng buộc (điều kiện) cho việc ưu tiên sắp xếp. Nếu dữ
liệu trong mục Sort by giống nhau thỡ Excel ưu tiên sắp xếp theo điều kiện
trong cột Then by.
- Sort by: Cột ưu tiên thứ nhất trong khoá sắp xếp.
- Then by: Cột ưu tiên thứ hai và thứ ba trong khoá sắp xếp

- A to Z: Sắp xếp tăng dần
- Z to A: Sắp xếp giảm dần
- My data has header: Chứa dũng tiờu đề trong việc sắp xếp

Hỡnh 3.26: Kết quả sau khi sắp xếp

22


2. Lọc dữ liệu
Mục đích là lấy ra những dữ liệu có ích thoả món một vài điều kiện nào
đó nhằm phục vụ cho việc thống kê, lập báo cáo chi tiết… Excel cung cấp 2
dạng lọc là lọc tự động và lọc nâng cao.
a.Lọc tự động (AutoFilter)
Sử dụng phương pháp lọc tự động, những bản ghi thoả món điều kiện lọc
sẽ được hiển thị, cũn những bản ghi khụng thoả món điều kiện sẽ bị ẩn đi.
Phương pháp này áp dụng khi điều kiện lọc nằm trên một trường (cột). Các bước
thực hiện.
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc.
- Bước 2: Vào Tab Data | AutoFilter, bên cạnh tên các trường xuất hiện
các mũi tên màu đen.
- Bước 3: Chọn mũi tên chứa tên trường muốn đặt điều kiện lọc. Trường
hợp lọc có 2 điều kiện trở lên, Chọn mũi tên chọn Text filter chọn Custom
filter, hộp thoại Custom AutoFilter hiện ra.

Hỡnh 3.27: Hộp thoại lọc tự động

Ràng buộc

í nghĩa

equals

=

does not Equals

<>

is greater than

>

is greater than or equals to

>=

is less than

<

is less than or equals to

<=
23


end with

kết thúc với

does not end with

không kết thúc với

begin with

bắt đầu với

does not begin with

không bắt đầu với

contains

có chứa

does not contain

không chứa

And: Điều kiện và (điều kiện xảy ra đồng thời)
Or: Điều kiện hoặc (điều kiện xảy ra không đồng thời)
Huỷ lọc bằng cách vào Tab Data chọn Filter.
b.Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Lọc nâng cao dùng để lọc các bản ghi thoả món cỏc điều kiện phức tạp
hơn và có nhiều hơn 1 trường điều kiện. Chức năng này ứng với các điều kiện
trực tiếp hoặc gián tiếp.
Sử dụng chức năng này yêu cầu phải lập bảng phụ hay vùng tiêu chuẩn
(vùng điều kiện).

- Điều kiện trực tiếp: Là những điều kiện không chứa công thức ở trong.
Tiêu đề của bảng phụ phải trùng với tiêu đề của cơ sở dữ liệu
Với một trường (cột) có từ 2 điều kiện trở lên thỡ:
+ Điều kiện xảy ra đồng thời AND (và) được thể hiện trờn cựng 1 dũng
(cùng 1 bản ghi). Ví dụ: Lập vùng điều kiện là Điểm trung bỡnh lớn hơn 6.5 và
nhỏ hơn hoặc bằng 7.

24


Hỡnh 3.28: Vùng điều kiện xảy ra đồng thời

+ Điều kiện xảy ra không đồng thời OR (hoặc) được thể hiện trên các
dũng khỏc nhau. Ví dụ: Vùng điều kiện cho những SV thuộc diện gia đỡnh
chớnh sỏch hoặc là dõn tộc ớt người.

Hỡnh 3.29: Vùng điều kiện xảy ra không đồng thời

- Điều kiện gián tiếp: Là những điều kiện có chứa công thức bên trong,
giá trị của vùng điều kiện này là giá trị logic (TRUE hoặc FALSE)
Tiêu đề vùng điều kiện không được trùng với tiêu đề của bất kỳ trường nào.
Ví dụ: Vùng điều kiện để lọc ra những khách hàng đi trước ngày 15.
∇
fx

Criteria
A

= DAY (E2)<15

B

Số phũng

D

E

F

Ngày đến

Ngày đi

Tiền thuê

1

STT Khách

2

1

Cộng

A01

14/2/2015

12/3/2015

3

2

Hũa

B01

15/2/2015

13/3/2015

4

3

Xó

A02

16/2/2015

14/3/2015

5

4

Hội

C01

17/2/2015

15/3/2015

6

5

Chủ

B02

18/2/2015

16/3/2015

7

6

Nghĩa

A01

19/2/2015

17/3/2015

25