ứng dụng phần mềm essential pim để quản lý công việc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM
ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI UBND XÃ
BẢN NGOẠI - ĐẠI TỪ - THÁI NGUYÊN
Họ tên sinh viên
Lớp
Giảng viên hướng dẫn

Thái Nguyên, năm 2016

: LỤC VĂN DƯƠNG
: QTVP – K12A
: TS. NGUYỄN LỆ NHUNG


LỜI CẢM ƠN
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Lệ Nhung – người đã tận tình
hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiện đề tài thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế
đã tận tình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học
tập vừa qua.
Trong thời gian học tập và rèn luyện của bản thân tại Trường Đại học Công nghệ
thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên vừa qua, có được kết quả như ngày
hôm nay chính là nhờ sự giúp đỡ và truyền tải kiến thức nhiệt tình của các thầy cô giáo
trong nhà trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trong nhà trường đã tạo điều
kiện để em hoàn thành tốt đề tài thực tập này.

Em cũng xin chân thành cảm ơn UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ -Thái Nguyên, cán
bộ và nhân viên trong UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ -Thái Nguyên đã tạo điều kiện và
giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại xã.
Cuối cùng, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến bạn bè và đặc biệt là gia đình những người luôn kịp thời động viên và giúp đỡ em vượt qua khó khăn trong cuộc sống.
Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thành đề tài với tất cả sự nố lực của bản thân nhưng
chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự thông cảm,
góp ý và tận tình chỉ bảo của quý Thầy Cô và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện

Lục Văn Dương

năm 2016


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung đề tài thực tập “Ứng dụng phần mềm
Essential PIM để quản lý công việc tại UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên”
này là do bản thân em tìm hiểu, khảo sát, nghiên cứu và thu thập thông tin thực tế. Nội
dung đề tài thực tập này là chính bản thân tự nghiên cứu và xây dựng.
Mọi tham khảo dùng trong đề tài này đều được trích dẫn rõ ràng.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình.

Sinh viên

Lục Văn Dương


MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức UBND xã Bản Ngoại
Hình 2.2. Quy trình quản lý công việc tại UBND xã Bản Ngoại
Hình 3.1. Giao diện phần mềm Essential PIM
Hình 3.2. Giao diện của EPIM hôm nay……………………………………………….………
Hình 3.3. Giao diện tổng quan của Lịch
Hình 3.4. Giao diện tổng quan của Việc cần làm
Hình 3.5. Giao diện tổng quan của Ghi chú
Hình 3.6. Giao diện tổng quan của Liên hệ
Hình 3.7. Giao diện tổng quan của Thư
Hình 3.8. Giao diện tổng quan của Mật khẩu
Hình 3.9. Giao diện tổng quan của Rác
Hình 3.10. Bảng chọn cài đặt phần mềm
Hình 3.11. Giao diện ban đầu khi mở phần mềm
Hình 3.11. Giao diện Cuộc hẹn mới/ Việc cần làm mới
Hình 3.12. Các công việc của UBND xã Bản Ngoại tháng 02/2016
Hình 3.13. Quản lý công việc theo tuần
Hình 3.14. Quản lý công việc theo từng ngày
Hình 3.15. Giao diện lựa chọn công việc đã hoàn thành


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể nói, thời đại ngày nay công nghệ thông tin phát triển vô cùng mạnh mẽ. Và
đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công

cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết tất cả các lĩnh
vực của mỗi quốc gia. Việc ứng dụng rộng rãi tin học đã đem lại những thành tựu vô
cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý
và lưu trữ.
Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người,
tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với
việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hóa giúp thu hẹp không gian
lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hóa và cụ thể hóa các thông tin theo
nhu cầu con người.
Tin học sẽ góp phần vào quá trình phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi nhu
cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng cuộc sống con người. Thông qua tin học con
người sẽ tiết kiệm sức lao động và nâng cao năng suất, chất lượng lao động.
Đối với sinh viên nói chung và đối với chính bản thân em - một sinh viên ngành
Quản trị văn phòng nói riêng thì đợt thực tập này là một cơ hội, một thời điểm để bản
thân tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch được trong thời gian học tập tại trường, là nền
tảng vững chắc cho công việc sau này.
Với đợt thực tập chuyên ngành này, được sự đồng ý của các thầy cô bộ môn và
các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin
và Truyền thông cùng với sự hướng dẫn của TS Nguyễn Lệ Nhung em đã mạnh dạn nhận
đề tài: “ Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý công việc tại UBND xã Bản
Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên”.


-

2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Tin học hóa trong quá trình quản lý công việc tại UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái

-

Nguyên.
Đưa ra những phương pháp quản lý công việc khoa học và hiện đại nhằm đáp ứng yêu
cầu về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, khả năng trình độ và thích nghi trong mọi hoàn

-

cảnh để hoàn thành xuất sắc công việc.
Giúp sắp xếp, quản lý công việc và cập nhật thông tin về công việc một cách chính xác,
tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công tác tại UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái

-

Nguyên.
3. Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát hiện trạng quá trình quản lý và giải quyết công việc tại UBND xã Bản Ngoại –

-

Đại Từ - Thái Nguyên.
Thu thập số liệu liên quan đến công việc tại UBND xã Bản Ngoại từ đó đánh giá, phân

-

loại, giải thích vấn đề, xây dựng giải pháp.
Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Essential PIM để phục vụ đề tài.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu về quy trình quản lý công việc tại
UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái Nguyên và ứng dụng phần mềm EssentinalPIM để

-

giải quyết bài toán quản lý công việc.
Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu thực hiện quá trình quản lý công việc
như: tên công việc, nội dung công việc, thời gian giải quyết dự kiến, thời gian hoàn

-

thành, cơ quan chịu trách nhiệm chính…
5. Nội dung đề tài
Chương 1. Tổng quan về lý thuyết quản lý công việc
Chương 2. Quy trình quản lý công việc tại UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên
Chương 3. Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý công việc tại UBND xã Bản
Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên.


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
1.1. Những vấn đề chung về quản lý
1.1.1. Những quan niệm về quản lý
Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Quản lý được định
nghĩa là một công việc mà một người lãnh đạo học suốt đời không thấy chán và cũng là
sự khởi đầu của những gì họ nghiên cứu. Quản lý được giải thích như là nhiệm vụ của
một nhà lãnh đạo thực thụ, nhưng không phải là sự khởi đầu để họ triển khai công việc.
Như vậy, mỗi nhà lãnh đạo sẽ có cách định nghĩa và giải thích khác nhau về quản lý.
Vậy suy cho cùng quản lý là gì? Định nghĩa quản lý là yêu cầu tối thiểu nhất của
việc lý giải vấn đề quản lý dựa trên lý luận và nghiên cứu quản lý học. Xét trên phương
diện nghĩa của từ, quản lý được hiểu là chủ trì hay phụ trách một công việc nào đó.
Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa rộng
và nghĩa hẹp. Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp nên quản

lý cũng có nhiều giải thích, lý giải khác nhau. Cùng với sự phát triển của phương thức xã
hội hoá sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận
thức và lý giải khái niệm quản lý trở nên rõ rệt hơn.
Quản lý theo định nghĩa của các trường phái quản lý học
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, rất nhiều học giả trong và ngoài
nước đã giải thích khác nhau về quản lý. Cho đến nay, vẫn chưa có một định nghĩa thống
nhất về quản lý. Đặc biệt là kể từ thế kỷ 21, các quan niệm về quản lý lại càng phong phú.
Các trường phái quản lý học đã đưa ra những định nghĩa về quản lý như sau:
-

-

Theo Tailor định nghĩa: "Làm quản lý phải biết rõ: muốn người khác làm việc gì và hãy
chú ý đến cách tốt nhất, kinh tế nhất mà họ làm ".
Theo Fayel: "Quản lý là hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ)
đều có, gồm 5 yếu tố tạo thành: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản
lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát”.
Hard Koont cho rằng: "Quản lý là xây dựng và duy trì một môi trường tốt giúp con người
hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định".
Theo Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn. Bản chất của nó không nằm ở
nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó không nằm ở sự logic mà ở thành quả;
quyền uy duy nhất của nó là thành tích".
7


-

Theo Peter. F. Dalark: "Định nghĩa quản lý phải được giới hạn bởi môi trường bên ngoài
nó. Theo đó, quản lý bao gồm 3 chức năng chính là: Quản lý doanh nghiệp, quản lý giám
đốc, quản lý công việc và nhân công".

Tư tưởng triết học về quản lý của Peter F. Dalark
Quản lý doanh nghiệp phải theo nguyên tắc: "lấy hiệu quả kinh tế thực tế làm
nguyên tắc hoạt động, đây là một cách nhìn tổng thể lấy thành tích làm cốt lõi".
Nguyên tắc quản lý dành cho giám đốc cần có động lực mạnh mẽ quản lý mục tiêu
và kiểm soát bản thân để họ trở thành một người giám đốc giỏi.
Quản lý công việc thì nhấn mạnh: công việc cần có sức sản xuất và phải thông qua
những công cụ phân tích, tổng hợp, kiểm soát và thí nghiệm.
Quản lý nhân công coi trọng nguồn nhân lực, làm cho họ có cơ hội, chủ động phát
huy ưu điểm của mình, thoả mãn nhu cầu về chức năng và địa vị xã hội của họ trong công
việc, đưa đến cho họ cơ hội, quyền lợi như nhau để mỗi người thể hiện giá trị, hoài bão
của mình.
Vậy, làm thế nào để khái quát khái niệm quản lý một cách đơn giản và toàn diện?
Từ đó quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất và được nhiều người sử dụng nhất
là: “Quản lý là điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay một quá trình theo những quy luật,
định luật hay những quy tắc tương ứng để cho hệ thống hay quá trình đó vận động theo ý
muốn của người quản lý nhằm đạt được những mục đích đã định trước”.
1.1.2. Đặc điểm của quản lý
Thứ nhất, hoạt động quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thụật, là một
nghề của xã hội
Hoạt động quản lý là một khoa học bởi vì:

-

Hoạt động quản lý phải nhận thức và vận dụng đúng quy luật, nắm vững đối tượng, có
thông tin đầy đủ chính xác, có khả năng thực hiện (tính khả thi).
Phải tuân theo các quy luật khách quan, gạt bỏ những tình cảm và giá trị khác, phải dựa
trên những phương pháp quản lý khoa học và trên những phương pháp quản lý cụ thể
(phương pháp này bao gồm: diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê).
Hoạt động quản lý là nghệ thuật, bởi vì:

8


-

-

Trong hoạt động quản lý luôn xuất hiện những tình huống bất ngờ. Kinh nghiệm cho thấy
không người lãnh đạo nào, quản lý nào có thể chuẩn bị sẵn tất cả tình huống
Hoạt động của người lãnh đạo đòi hỏi sự nhanh nhạy, quyết đoán, khả năng tư duy sáng
tạo, sự cảm hứng, tính linh hoạt cao trước vấn đề đặt ra. Hoạt động này có tính tuỳ cơ và
tính linh hoạt; có tính đặc thù và tính ngẫu nhiên; biết dùng người đúng vị trí,
Hoạt động quản lý là một nghề trong xã hội, bởi vì:
Có quá trình đào tạo, có tích luỹ kinh nghiệm thực tiễn.
Đòi hỏi có năng khiếu, say mê.
Nó có đối tượng cụ thể: đối tượng đó là con người và tổ chức.
Sản phẩm của hoạt động quản lý là các quyết định, nó có ảnh hưởng và tác động tới quá
trình phát triển xã hội.
Thứ hai, quản lý là một dạng hoạt động phức tạp và có tính chuyên biệt
Tính phức tạp của hoạt động quản lý được quy định bởi đặc điểm của đối tượng
quản lý, của các mối quan hệ xã hội mà nó đụng chạm tới. Đối tượng quản lý là con
người và tổ chức với những đặc điểm và tâm lý phức tạp khác nhau.
Tính chất chuyên biệt thể hiện trong yêu cầu về đào tạo người quản lý, lãnh đạo
(phẩm chất, kiến thức, kỹ năng) với kiến thức sâu rộng và đặc biệt là quá trình tự đào tạo
của nhà quản lý.
Thứ ba, hoạt động quản lý là hoạt động gián tiếp

-

Sản phẩm của hoạt động quản lý được đánh giá qua sự phát triển của từng cá nhân, tập

thể, qua kết quả, hiệu quả hoạt động của tập thể do cá nhân phụ trách.
Người quản lý, lãnh đạo giải quyết các nhiệm vụ chủ yếu thông qua tổ chức bằng cách
điều khiển, tác động tới con người và tổ chức.
Các hoạt động cụ thể thường được tiến hành trên cơ sở những kiến thức chuyên môn, kỹ
thuật tác nghiệp được tiến hành theo một quy trình nhất định đó là: lập kế hoạch, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra.
Thứ tư, hoạt động của người quản lý được tiến hành qua hoạt động giao tiếp

-

Hoạt động quản lý là hoạt động tổ chức điều khiển con người, nên thường xuyên giao tiếp
quan hệ với con người.
Hoạt động giao tiếp có mặt ở tất cả các khâu của hoạt động quản lý thông quan bằng lời
nói, hoặc không bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng người khác.
Thứ năm, hoạt động quản lý là một hoạt động có tính sáng tạo cao

9


-

Trong mọi lĩnh vực của hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể phải có năng lực sáng tạo, tư
duy linh hoạt mềm dẻo. mỗi một tình huống xảy ra đòi hỏi phải có cách xử lý thích hợp.
Mặt khác tất cả các văn bản chỉ thị các quy chế …là quy định chung. Việc vận dụng nó
vào các trường hợp cụ thể vào thực tiễn đa dạng, muôn màu, muôn vẻ rất cần tư duy linh
hoạt, mềm dẻo, nhạy bén và sáng tạo.
Thứ sáu, hoạt động quản lý là hoạt động căng thẳng hay thay đổi, tiêu phí
nhiều năng lượng thần kinh và bắp thịt
Hoạt động quản lý thường xuyên nắm bắt và theo dõi công việc, giải quyết nhiều
vấn đề trong những điều kiện về thời gian, không gian và thông tin eo hẹp, có nhiều vấn

đề giải quyết trong cùng thời gian, đòi hỏi luôn phải thay đổi tâm thế và tư duy. Có những
công việc phải suy nghĩ trong nhiều giờ, thậm chí nhiều tháng, nhiều năm.
1.1.3. Các cách tiếp cận quản lý
• Tiếp cận theo kinh nghiệm hoặc theo trường hợp
Cách tiếp cận này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm quản lý từng trường hợp. Dựa vào
sự tin tưởng, thông qua những thành công hoặc sai lầm trong các trường hợp của những
người quản lý, kế hoạch khắc phục của họ để giải quyết những vấn đề tương tự.
Cách tiếp cận này có ích khi việc nghiên cứu kinh nghiệm được hướng vào việc
xác định “một cách căn bản” là tại sao một điều gì đó xảy ra hoặc không xảy ra. Nhiều
trường hợp cảm tính sẽ dẫn đến sự nguy hiểm, sai lệch cho sự hiểu biết quản lý.
 Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân
Công việc được hoàn thành thông qua sự lao động của con người, việc nghiên cứu
nó tập trung vào các mối quan hệ giữa con người với con người.
Cách tiếp cận này hay nhưng trên thực tế khó có thể thực hiện tốt một cách triệt để.
Rất có thể tất cả các nhà quản lý của một công ty am hiểu về tâm lý học mà vẫn không có
hiệu quả trong quản lý.
• Tiếp cận hành vi nhóm
Liên quan đến hành vi của một nhóm người. Có xu hướng dựa trên tâm lý học xã
hội, xã hội học.
• Tiếp cận theo hệ thống hợp tác xã hội

10


Cách tiếp cận theo hành vi cá nhân, theo hành vi nhóm đã đòi hỏi phái tập trung
hơn vào việc nghiên cứu mối quan hệ giữa con người với con người như là những hệ
thống hợp tác xã hội.
• Tiếp cận theo các hệ thống kỹ thuật - xã hội
Nếu chỉ tiếp cận xã hội thôi chưa đủ, kết quả làm việc của con người còn phụ
thuộc vào yếu tố khoa học kỹ thuật. (Hệ thống máy móc và phương pháp). Yếu tố này có

ảnh hướng đến cá nhân, nhóm, hệ thống kỹ thuật trong đó có con người làm việc.
• Tiếp cận theo lý thuyết quyết định
Cách tiếp cận này cho rằng, quản lý được đặc trưng bởi việc ra quyết định, cho nên
trung tâm của vấn đề quản lý là tập trung vào việc ra quyết định, phần còn lại của tư
tưởng quản lý có thể được xây dựng xung quanh nó.
• Tiếp cận hệ thống
Hệ thống là một bộ phận hoặc một tập hợp các sự vật có liên hệ tương hỗ hoặc phụ
thuộc lẫn nhau để hình thành lên một thể thống nhất, hoàn chỉnh. (Hệ thống có thể mang
tính lý thuyết, quan niệm, nguyên tắc, kỹ thuật trong một lĩnh vực như quản lý).
• Tiếp cận toán học hoặc khoa học quản lý
Xem xét công việc quản lý như là một sự sử dụng các quá trình, khái niệm, ký hiệu
và mô hình toán học.
• Tiếp cận theo điều kiện hoặc theo tình huống
Cách tiếp cận này chú trọng vào thực tế: một điều kiện, một tình huống cụ thể đã
xảy ra mà người lãnh đạo có thể quản lý một cách hiệu quả nhất.
• Tiếp cận theo vai trò quản lý
Cách tiếp cận này quan sát những thực tế mà nhà quản lý làm từ đó đi tới các kết
luận xác định hoạt động. Tiếp cận theo 3 nhóm vai trò: quan hệ cá nhân( người đại diện,
lãnh đạo và liên lạc); vai trò thông tin (Người nhận, người truyền đạt, và người phát
ngôn); vai trò quyết định (Vai trò phụ trách kinh doanh, điều phối, xác định nguồn,
thương lượng đàm phán).
• Tiếp cận tác nghiệp

11


Cách tiếp cận này nhằm tập hợp những kiến thực về quản lý bằng cách liên hệ với
nghề nghiệp, công việc mà những người quản lý làm (VD: Bác sỹ, kỹ sư, ...).
1.2. Những vấn đề chung về quản lý công việc
1.2.1. Những quan niệm về công việc

Có rất nhiều quan niệm nói về công việc ở nhiều khía cạnh khác nhau được đưa ra.
Công việc có thể là:
Công ăn việc làm (tiếng Anh là: job hay jobs).
Công việc chuyên môn (tiếng Anh là work), là các việc làm mang tính chất chuyên
nghiệp được thực hiện bởi nguồn nhân vật lực chuyên nghiệp. Trong phương thức sản
xuất dây chuyền công nghiệp, thì công việc chuyên môn này chính là một dây chuyền đơn
chuyên thực hiện một công đoạn của sản phẩm sản suất hàng loạt.
Công việc (công tác) (tiếng Anh là activity (work), hay task), là những hoạt động
công việc chuyên môn do các tổ đội thực hiện trên từng phân đoạn của dự án . Nếu dự án
được tổ chức theo phương pháp dây chuyền thì một loạt các công tác có cùng chuyên
môn, do các tổ đội chuyên nghiệp, được liên tục thực hiện lần lượt trên từng phân đoạn
của dự án thì hợp thành một dây chuyền đơn tức là một công việc chuyên môn.
Ví dụ cùng là công việc chuyên môn là đúc bê tông trong một dự án xây dựng có
thể chia ra thành công tác đổ bê tông móng, hay công tác đổ bê tông cột tầng thứ 5, hay
công tác đổ bê tông dầm sàn trên phân đoạn thứ 2 của tầng thứ 5.

1.2.2. Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
Quản lý công việc hiệu quả không chỉ đòi hỏi người làm phải có được những kỹ
năng chuyên môn cần thiết, mà còn phải có được cả những kỹ năng điều phối, phân tích,
hệ thống từng nội dung cụ thể. Một ngày chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc
liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người. Để tránh tình trạng quá
tải bạn cần có kỹ năng quản lý công việc. Và để làm được điều này, người quản lý nên

12


dành ra một chút thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải
quyết công việc đó.
Người sáng lập hãng máy tính lớn nhất thế giới, Micheal Dell, đã từng nói: “Nếu
không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, sẽ không thể nào có những

thăng tiến cao hơn, vì vậy, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất”.
Thứ nhất, quản lý công việc cần xác định từng mục tiêu cụ thể
Mọi người thường hay nói đùa với nhau rằng, một nhân viên làm việc mà không có
mục tiêu, không có kế hoạch, không có quy trình… thì công việc của người đó cũng như
trò bịt mắt bắt dê mà thôi. Mục tiêu sẽ định hướng cho mọi hoạt động và cũng là động lực
để ta hoàn thành tốt công việc của mình.
Sau khi xác định mục tiêu, hãy viết ra giấy tất cả những lí do vì sao điều này quan
trọng. Chỉ khi những lí do này đủ mạnh, chúng mới có thể thúc đẩy hoàn thành được mục
tiêu đó.
Thứ hai, quản lý công việc gắn liền với các quy trình thực hiện
Kế hoạch giúp xử lý tốt các tình huống trong quá trình giải quyết công việc. Giảm
thiểu những sai sót và sự cố bất ngờ. Để lập được kế hoạch cần xác định được những
thông tin cần thiết và nguồn lực.
Khi đã xác định được mục tiêu và lên kế hoạch thì bước còn lại là thực hiện nó
theo quy trình nào. Nên đi từ bước nào đến bước nào cho hiệu quả và nên làm công việc
gì trước. Người nào làm nhiệm vụ gì để tránh chồng chéo và khai thác được điểm mạnh
cũng như kỹ năng của họ.
Thứ ba, khi quản lý công việc cần chú ý những điểm đặc biệt
Không nên làm việc quá sức, ôm đồm mọi việc: sức khỏe là vấn đề quan trọng để
hoàn thành tốt công việc. Một cơ thể khỏe mạnh sẽ là nền tảng để theo đuổi công việc
hàng ngày mà không ảnh hưởng đến khả năng làm việc. Nên dành một vài phút để đứng
dậy đi lại trong văn phòng khi ngồi trước màn hình máy tính 2-3 tiếng để cân bằng lại.

13


Có thể, sự thích thú và sảng khoái với nơi làm việc hơn nếu như nó thật sự ngăn
nắp và sạch sẽ. Vì vậy, mỗi ngày hay mỗi tuần nên dành thời gian để sắp xếp đống hồ sơ
tài liệu, vứt bỏ những giấy tờ không cần thiết. Và đặc biệt, ở cạnh máy tính có thể để một
cây xương rồng nhỏ. Nó vừa tạo cảm giác thẩm mỹ mà vừa rất hiệu quả trong hấp thụ bức

xạ, giảm bớt tác động đến cơ thể. Ngoài ra, cũng không nên đặt các vật xung quang máy
tính bằng kim loại để tránh tái phát xạ sóng điện từ.
Ngày nay sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin có
thể khiến con người từ bất ngờ này sang bất ngờ khác. Việc áp dụng máy móc hay phần
mềm bổ trợ là rất có lợi cho công việc ở bất cứ lĩnh vực nào. Một chiếc máy tính tốc độ
cao, dung lượng lớn sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Đăc biệt xu thế áp dụng
phần mềm trong quản lý công việc diễn ta rất mạnh mẽ ở nhiều đơn vị hiện nay, sử dụng
phần mềm để quản lý công việc, hay lưu trữ tài liệu đang rất phổ biến.
1.2.3. Quản trị hiệu quả công việc toàn diện
Quản trị hiệu quả công việc toàn diện vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Nó đòi
hỏi các nhà quản trị cần phải hiểu đúng về công tác quản trị, linh hoạt điều chỉnh và thích
ứng các mô hình phù hợp.
Quản trị hiệu quả công việc toàn diện là một quy trình trong đó việc lãnh đạo, định
hướng và quản lý tổ chức được thực hiện thông qua việc định rõ một cách có hệ thống
tầm nhìn, sứ mạng, giá trị, chiến lược, mục tiêu của tổ chức, xác định các nhân tố thành
công quyết định và chỉ số hiệu quả công việc nhằm đưa ra những hành động để hoàn thiện
và phát triển theo đúng định hướng.
Mô hình quản trị hiệu quả công việc toàn diện bao gồm 3 quá trình:
• Giai đoạn 1: Thiết kế mô hình quản trị hiệu quả công việc toàn diện bao gồm việc thiết
lập cấu trúc trách nhiệm nhất quán, xác định các viễn cảnh, định rõ tầm nhìn, sứ mạng,
chiến lược và mục tiêu của tổ chức và hoạc định chiến lược.
• Giai đoạn 2: Thiết kế mô hình kiểm soát hiệu quả công việc bao gồm: phát triển các nhân
số thành công quyết định, chỉ số hiệu quả công việc; phát triển các dạng báo cáo hiệu quả

14


công việc, phát triển bảng chấm điểm cân đối, thiết lập hệ thống kiến trúc công nghệ
thông tin quản lý và thiết lập các quy trình then chốt.
• Giai đoạn 3: Thiết kế mô hình hành vi thúc đẩy hiệu quả công việc toàn diện bao gồm:

thiết lập hệ thống hành vi thúc đẩy, thống nhất mục tiêu cá nhân với mục tiêu chiến lược,
kết nối quản trị hiệu quả công việc với quản trị năng lực.
1.2.4. Kỹ năng quản lý thời gian trong công việc
Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, vì vậy trước khi làm việc gì nên có
kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian
một cách vô bổ. Tuy nhiên nhiều người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không biết tận
dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho phù hợp nhất. Vậy thời gian quan trọng
thế nào và làm sao để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
• Xác định mục tiêu: là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng ta sẽ
biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó
bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành
mục tiêu. Khi đó sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng
phí.
• Liệt kê những công việc cần phải làm: liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm
trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp dễ dàng quản lý được quỷ thời
gian quý giá của mình. Nó giúp xác định việc cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy sẽ
không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì
tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: sau khi liệt kê những công việc cần làm, hãy dành
chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc
nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm
bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc
còn lại.
• Tổng kết lại công việc: trước khi kết thúc một ngày làm việc, nên tổng kết lại công việc
vào cuối ngày để xem đã làm được những gì và chưa làm được gì, đã mất bao nhiêu thời
gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian dành cho
những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý
15

do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để
dành cho việc khác.
• Tính kỹ luật và thói quen: để sử dụng thời gian một cách khoa học thì phải tập cho mình
tính kỹ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc
riêng và làm theo những quy tắc đó. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn sẽ thấy
rằng mình có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình
trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được
như ý.
• Tập trung: là cách rất tốt để không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó hãy tập
trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc
cao mà còn giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
• Lên thời gian cụ thể cho công việc: để tiết kiệm thời gian, nên lên thời gian cụ thể cho
từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời
gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu.
• Sắp xếp nơi làm việc khoa học: sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp không mất thời gian
tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài
liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ cảm thấy rối mắt mà nó
còn làm mất nhiều thời gian khi cần tìm một loại tài liệu gì đó.

CHƯƠNG 2
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI UBND XÃ
BẢN NGOẠI – ĐẠI TỪ - THÁI NGUYÊN
2.1. Tổng quan về UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái Nguyên
2.1.1. Quá trình hình thành UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái Nguyên
Trước Cách mạng Tháng Tám năm 1945 xã Bản Ngoại thuộc tổng Phú Lạc, phủ
Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên. Tổng Phú Lạc gồm có 5 xã: xã Bản Ngoại (làng Bản Ngoại
xưa) có 13 xóm: Cầu Bào, khu đồn điền, Ba Giăng, xóm Phố, Khâu Giang, Ninh Giang,
16

Rừng Lâm, Đồng Ninh, La Dạ, Rừng Vần, Cao Khản, Đầm Bàng, La Mận; xã Khâu Giáo
có 3 xóm: Khâu Giáo 1, Khâu Giáo 2, Đầm Mua; xã Phú Lạc Hạ có 3 xóm: Phú Hạ, Vai
Cày, Đồng Ngõ; xã Phú Lạc (nay là xã Phú Lạc); xã Phú Thịnh (xã Phú Thịnh ngày nay).
Đầu tháng 3-1945, để thuận lợi cho việc quản lý về mặt hành chính của Việt Minh, dưới
sự chỉ đạo của cấp trên, một số xã được sáp nhập và đổi tên như xã Bản Ngoại đổi tên là
xã Hùng Chung, xã Khâu Giáo, và xã Phú Lạc Hạ sáp nhập lấy tên là xã Tự Do.
Đến tháng 6-1946, sau khi tổng tuyển cử, xã Tự Do và xã Hùng Chung sáp nhập
thành một xã và lấy tên là xã Hiệp Hòa, trụ sở đặt ở cây đa xóm Chùa.
Đầu năm 1951, xã Hiệp Hòa, Phú Thịnh, Phú Lạc sáp nhập lại lấy tên là xã Vinh
Hòa, trụ sở đặt ở xóm Đồng Ninh (xã Bản Ngoại ngày nay).
Cuối năm 1953, theo chủ trương của cấp trên về việc tách các xã lớn thành các xã
nhỏ, xã Vinh Hòa lại được tách ra 3 xã như cũ: xã Hiệp Hòa, Phú Thịnh, Phú Lạc. Xã
Hiệp Hòa được đổi tên là xã Hùng Cường. Đến năm 1976, xã Hùng Cường được đổi tên
thành xã Bản Ngoại và giữ nguyên tên gọi cho đến ngày nay.
Bản Ngoại trước kia có diện tích khoảng 3km 2, dân số khoảng 600 khẩu, vốn là xã
trung du miền núi thấp. Sau khi được khai phá trở thành một lòng chảo lớn, tạo tạo ra
những cánh đồng phì nhiêu như cánh đồng Quang Trung, Ba Giăng, Lê Lợi, Ninh Giang,
xóm Phố… Do điều kiện tự nhiên thuận lợi nên từ xa xưa, cư dân từ nhiều nơi khác đến
sinh cơ lập nghiệp. Sau đó, một bộ phận người Hoa từ Trung Quốc đến vào cuối thế kỉ
XIX, giữa thế kỉ XX cư dân ngày càng tập trung đông chủ yếu là vùng Bắc Giang, Phổ
Yên (Thái Nguyên)…
Ngày nay, xã có diện tích đất tự nhiên là 1.246,62 ha trong đó đất sản xuất nông
nghiệp là 905,54 chiếm 72,64%. Tổng số hộ trong xã là 2.229 hộ với 7.911 khẩu, trong
đó: hộ nghèo 2014 là 314 hộ chiếm 14,99%; hộ dân tộc là 920 hộ = 3155 khẩu chiếm
40% số dân trong toàn xã, có 19 xóm và 7 dân tộc cùng sinh sống: Kinh, Tày, Nùng,
Mường, H.Mông, Sán Chí, Sán Dìu…
Bản Ngoại là xã được nhà nước công nhận xã ATK hưởng Chương trình 135 của
Chính phủ, xã Anh hùng lực lượng vũ trang trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân
Pháp. Xã có di tích lịch sử “Nơi ở và làm việc của Chủ tịch Hồ Chí Minh từ tháng 8 đến
tháng 10 năm 1954” tại đồi Thành Trúc xóm Đầm Mua.

Về tình hình chính trị, trong xã luôn ổn định và giữ vững với truyền thống đoàn kết
các dân tộc, tôn giáo, hòa thuận bên nhau và chấp hành tốt các chủ trương chính sách của

17


Đảng, pháp luật của Nhà nước. Hệ thống tổ chức chính trị xã có 1 Đảng bộ với 24 chi bộ
trực thuộc gồm 260 đảng viên (trong đó có 5 chi bộ cơ quan).
Trong những năm qua được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước đầu tư cho xã đặc
biệt khó khăn thực hiện các Chương trình 134 – 135 tới nhân dân: xã đã được nhận các
nguồn đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng Chương trình 135, hỗ trợ phát triển sản xuất
Chương trình 135, hỗ trợ sách giáo khoa và chi phí học tập cho học sinh, hỗ trợ tiền điện
thắp sáng, hỗ trợ trực tiếp theo khẩu cho nhân dân thuộc hộ nghèo… thực hiện theo Quyết
định 112 và Quyết định 102. Hỗ trợ sách báo, tạp chí cho các thôn xóm, hỗ trợ cán bộ
công tác tại xã đặc biệt khó khăn theo Quyết định 116/CP… Vì vậy, đời sống vật chất và
tinh thần của cán bộ và nhân dân xã Bản Ngoại ngày càng được nâng lên và góp phần
giảm nghèo của địa phương.
Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ xã lần thứ XXIII nhiệm kỳ 2010 – 2015;
kinh tế - xã hội của xã từ đầu cho đến nay thu được những chuyển biến mạnh mẽ.
Xã Bản Ngoại là một xã thuộc trung du miền núi phía Bắc, nằm ở phía tây bắc của
huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên, cách trung tâm huyện Đại Từ 5km về phía tây, có trục
Quốc lộ 37 chạy qua. Phía đông, đông bắc giáp xã Phú Lạc, Tân Linh; phía đông, đông
nam giáp xã Tân Linh, Tiên Hộ; phía tây, tây bắc giáp xã Phú Thịnh, Phú Xuyên, La
Bằng; phía tây, tây nam giáp xã Hoàng Nông, Tiên Hội.
Ngày nay, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, đời sống vật chất và tinh thần
của nhân dân xã Bản Ngoại đã thực sự được khởi sắc. Nhân dân xã hăng hái tham gia lao
động sản xuất, không ngừng nâng cao đời sống.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái Nguyên
 Chức năng của UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái Nguyên
UBND xã Bản Ngoại do HĐND xã Bản Ngoại bầu ra, là cơ quan chấp hành của

HĐND xã Bản Ngoại, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND xã Bản Ngoại và UBND huyện Đại Từ.
UBND xã Bản Ngoại chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp và pháp luật, các
công văn của UBND huyện Đại Từ và Nghị quyết của HĐND xã Bản Ngoại nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Bản Ngoại.
UBND xã Bản Ngoại thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, tổ chức
và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
18


UBND xã Bản Ngoại thực hiện chức năng của mình theo Hiến pháp, pháp luật và
các công văn của UBND huyện Đại Từ, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan liêu, của
quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ,
công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
 Nhiệm vụ của UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên
•

Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND xã Bản Ngoại
thông qua để trình lên UBND huyện Đại Từ phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn xã Bản Ngoại; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán điều chỉnh ngân
sách trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách trình HĐND xã Bản Ngoại
quyết định và báo cáo UBND huyện Đại Từ;
Tổ chức thực hiện ngân sách xã, phối hợp với UBND huyện Đại Từ trong quản lý
ngân sách nhà nước trên địa bàn xã Bản Ngoại và báo cáo về ngân sách nhà nước;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu

công ích tại xã Bản Ngoại; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao
thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình
kết cấu hạ tầng của xã Bản Ngoại trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý các
khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục
đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
•

Trong lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng
dẫn nông dân trong xã Bản Ngoại chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản
xuất theo quy hoạch và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng, vật nuôi;

19


Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê
điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp
thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều tại địa xã Bản Ngoại;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn xã Bản Ngoại theo
quy định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống tại
xã Bản Ngoại và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các
ngành, nghề mới.
•

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại xã Bản Ngoại; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc
văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường
mầm non trong xã Bản Ngoại; phối hợp với UBND huyện Đại Từ quản lý trường tiểu
học, trường trung học cơ sở trên địa bàn xã Bản Ngoại.
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được
giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức
các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh
lam thắng cảnh của xã Bản Ngoại theo quy định của pháp luật;
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân trong xã Bản Ngoại
giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách trong
địa bàn xã Bản Ngoại theo quy định của pháp luật;
•

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội

20


Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản
lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực
lượng dân quân tự vệ tại xã Bản Ngoại;
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong
trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng chống tội
phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác tại xã Bản Ngoại;
Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước
ngoài tại xã Bản Ngoại.

•

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

UBND xã Bản Ngoại có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính
sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân trong xã
Bản Ngoại theo quy định của pháp luật.
•

Trong thi hành pháp luật

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và
tranh chấp nhỏ của nhân dân xã Bản Ngoại theo quy định của pháp luật;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân trong xã
Bản Ngoại theo thẩm quyền. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng
trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông
thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý
vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,
cầu, cống trong địa bàn xã Bản Ngoại theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong địa bàn xã Bản
Ngoại theo phân cấp;
21


2.1.3. Cơ cấu tổ chức UBND xã Bản Ngoại
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 của Quốc hội, UBND xã

Bản Ngoại do HĐND xã Bản Ngoại bầu ra gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và Uỷ viên.
Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại là đại biểu HĐND xã Bản Ngoại. Các thành viên khác của
UBND xã Bản Ngoại không nhất thiết phải là đại biểu HĐND xã Bản Ngoại.

Chủ tịch UBND xã

Phó Chủ tịch UBND xã

Bộ phận
công an

Bộ phận
quân sự

Phó Chủ tịch UBND xã

Bộ phận Bộ phận
văn
tài chính
phòng
kế toán

Bộ phận
địa chính
xậy dựng

Bộ phận
hộ tịch
tư pháp

Bộ phận
văn hóa
xã hội

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức UBND xã Bản Ngoại
Dựa vào cơ cấu tổ chức xác định được chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:
 Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại
Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại lãnh đạo công tác của UBND xã Bản Ngoại, các
thành viên của UBND xã Bản Ngoại và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã
Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại là ông Mai Công Bình - người lãnh đạo và điều
hành các công việc của UBND xã Bản Ngoại, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của mình cùng với tập thể UBND xã Bản Ngoại chịu trách nhiệm về
hoạt động của UBND xã Bản Ngoại trước HĐND xã Bản Ngoại và trước UBND huyện
Đại Từ. Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
22


Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã Bản
Ngoại trong việc thực hiện Hiến pháp, luật, các công văn của UBND huyện Đại Từ, nghị
quyết của HĐND xã Bản Ngoại và quyết định cũng như chỉ thị của UBND xã Bản Ngoại.
Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý và điều hành bộ máy
hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranh chống các biểu hiện quan liêu,
vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực
khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy UBND xã Bản Ngoại.
Tổ chức việc tiếp dân, xét và giải quyết kiến nghị, tố cáo, khiếu nại của nhân dân
trong địa bàn xã Bản Ngoại theo quy định của pháp luật. Chủ tịch UBND xã triệu tập và
chủ trì các cuộc họp của UBND xã Bản Ngoại.
Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết công việc đột xuất, khẩn cấp trong
phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự và báo cáo UBND xã Bản
Ngoại trong phiên họp gần nhất. Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại ra quyết định, chỉ thị để

thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
 Phó Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại
UBND xã Bản Ngoại bao gồm hai Phó Chủ tịch là ông Nguyễn Hữu Đông và ông
Phạm Đình Bắc - là hai người thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và
sự phân công của Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại; chịu trách nhiệm trước pháp luật và
trước Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
cùng với Chủ tịch và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề
UBND xã Bản Ngoại quyết định;
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch UBND xã phân
công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực
được phân công trên địa bàn; được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch UBND xã khi giải
quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm
quyền thì phải báo cáo Chủ tịch UBND xã quyết định;
Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải
quyết công việc của thành viên UBND xã Bản Ngoại khác thì chủ động trao đổi, phối hợp

23


với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo
Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại quyết định;
Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện các chủ trương, chính sách, công
việc thuộc lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật. Phó Chủ tịch UBND xã Bản
Ngoại thay mặt Chủ tịch xã Bản Ngoại điều hành các hoạt động của UBND xã Bản Ngoại
khi Chủ tịch đi công tác;
Theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003, ngoài Chủ tịch UBND xã
Bản Ngoại và Phó Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại còn có các bộ phận như: bộ phận
chuyên trách công an, bộ phận chuyên trách quan sự, bộ phận chuyên trách địa chính –
xây dựng, bộ phận tài chính – kế toán, bộ phận tư pháp hộ tịch, bộ phận chuyên trách văn
hóa – xã hội và bộ phận chuyên trách văn phòng. Các bộ phận này chịu trách nhiệm trước

Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại, có nhiệm vụ giúp việc cho Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại
hoàn thành các công việc của UBND xã Bản Ngoại.
2.2. Quá trình quản lý công việc tại UBND xã Bản Ngoại
Tại UBND xã Bản Ngoại công việc được thông báo bằng văn bản. Việc chuyển
văn bản thông báo tới các bộ phận trong UBND xã Bản Ngoại được Bộ phận văn phòng
UBND xã Bản Ngoại thực hiện vào tuần đầu tiên mỗi tháng. Cuối tháng trước Bộ phận
văn phòng tiến hành tập hợp những công việc sẽ giải quyết của UBND xã Bản Ngoại
trong tháng tới. Những công việc này bao gồm các công việc mà cả UBND xã Bản Ngoại
sẽ giải quyết, diễn ra trong vòng một tháng hoặc có thể kéo dài sang tháng tiếp theo tùy
vào nội dung và tính chất của từng công việc.

Tiếp nhận

Phân loại

Trình lãnh

Chuyển giao

Vào sổ

công việc

công việc

đạo duyệt

công việc

lưu

Hình 2.2. Quy trình quản lý công việc tại UBND xã Bản Ngoại
Quy trình này được mô tả cụ thể như sau:
•

Bước 1: Tiếp nhận công việc
24


Công việc tại UBND xã Bản Ngoại được tiếp nhận từ rất nhiều nguồn khác nhau,
có thể là các thông báo và quyết định từ UBND huyện Đại Từ gửi tới, các yêu cầu của
nhân dân trên địa bàn xã hoặc những việc cần giải quyết của UBND xã Bản Ngoại.
Cán bộ văn phòng sẽ trực tiếp tiếp nhận công việc và lập kế hoạch để lựa chọn
hình thức giải quyết các công việc trên.
•

Bước 2: Phân loại công việc

Sau quá trình tiếp nhận công việc, cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm phân loại
công việc theo mức độ quan trọng, thời gian, địa điểm và người chịu trách nhiệm giải
quyết công việc.
•

Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt

Kết thúc quá trình tiếp nhận và phân loại công việc, cán bộ văn phòng sẽ trình lên
Chủ tịch UBND xã Bản Ngoại xem xét và phê duyệt. Đồng thời, Chủ tịch sẽ là người
kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc khi công việc đó kết thúc thông qua báo
cáo của cán bộ văn phòng.
•

Bước 4: Chuyển giao công việc

Sau khi danh sách công việc được Chủ tịch UBND xã phê duyệt, cán bộ văn phòng
tiến hành gửi tới các bộ phận trong UBND xã để giải quyết.
•

Bước 5: Vào sổ lưu

Bộ phận văn phòng thực hiện vào sổ để lưu công việc giúp theo dõi quá trình giải
quyết công việc được dễ dàng.
Trong những năm gần đây, quá trình quản lý công việc tại UBND xã Bản Ngoại có
nhiều thay đổi theo hướng tích cực nên các công việc được giải quyết nhanh chóng và
hiệu quả. Tuy nhiên, còn gặp phải hạn chế cần khắc phục để nâng cao công tác quản lý.

25