Tải bản đầy đủ (.pdf) (115 trang)

Áp dụng mô hình just in TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ CƠ KHÍ HÀNG HẢI (PTSC M&C

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.76 MB, 115 trang )

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------

TRẦN NGUYÊN GIÁP

ÁP DỤNG MÔ HÌNH JUST IN TIME (JIT) TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY DỊCH
VỤ CƠ KHÍ HÀNG HẢI (PTSC M&C)

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN VĂN NGHIẾN

Hà Nội – 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------

TRẦN NGUYÊN GIÁP

ÁP DỤNG MÔ HÌNH JUST IN TIME (JIT) TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY DỊCH
VỤ CƠ KHÍ HÀNG HẢI (PTSC M&C)

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH



Hà Nội – 2016


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là do tôi tự thực hiện và hoàn thiện dưới sự
hướng dẫn của Thầy giáo TS. Nguyễn Văn Nghiến. Các số liệu sử dụng trong đề tài
hoàn toàn trung thực với thực tế, các tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng, những kết
luận khoa học của luận văn chưa từng được công bố.
Hà nội ngày 03 tháng 08 năm 2016
Tác giả luận văn

Trần Nguyên Giáp

1


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Viện sau đại học, Viện kinh tế và
quản lý cùng các thầy cô giáo Trường Đại học Bách khoa Hà Nội đã tận tình giảng dạy
và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thiện đề tài nghiên cứu này.
Đặc biệt, tôi xin trân trọng và cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo - Tiến sỹ Nguyễn Văn

Nghiến đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thiện
luận văn.
Xin được cảm ơn Ban lãnh đạo, các phòng chức năng của Công ty Dịch vụ cơ
khí hàng hải PTSC M&C đã cung cấp tài liệu và tạo điều kiện giúp tôi trong quá trình
thực hiện đề tài.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình thực hiện đề tài , nhờ đó tôi mới có điều kiện hoàn thành luận văn của mình.
Tôi cũng xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến gia đình đã chia sẻ, động viên, giúp đỡ
tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn.
Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng, song bản luận văn này khó tránh khỏi
những hạn chế, khiếm khuyết nhất định; Kính mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp
chân thành của các thầy giáo, cô giáo, các bạn bè đồng nghiệp để đề tài nghiên cứu
này được hoàn thiện hơn nữa.
Xin trân trọng cảm ơn!

2


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................2
MỤC LỤC .......................................................................................................................3
DANH MỤC CÁC BẢNG ..............................................................................................5
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ .........................................................................................6
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................................7
1.


Tính cấp thiết của đề tài ....................................................................................... 7

2.

Mục đích nghiên cứu đề tài .................................................................................. 7

3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 7

4.

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ............................................................. 7

5.

Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 8

6.

Kết cấu của luân văn............................................................................................. 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ ......................9
1.1 Khái niệm vật tư và phân loại vật tư .................................................................... 9
1.1.1

Khái niệm vật tư ..........................................................................................9

1.1.2


Phân loại vật tư ............................................................................................9

1.2 Khái niệm về quản lý vật tư và nội dung của quản lý vật tư .............................. 10
1.3 Mô hình JIT và quản lý dự trữ vật tư ................................................................. 22
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..............................................................................................27
CHƯƠNG 2 ...................................................................................................................28
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI PTSC M&C .........................28
2.1. Giới thiệu Công ty .............................................................................................. 28
2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển ............................................................28
2.2.2. Lĩnh vực hoạt động ...................................................................................29
2.2.3. Các dự án đã tiến hành ..............................................................................30
2.2.4. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................34
2.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ..............................................35
2.2. Phân tích hiện trạng quản lý vật tư tại Công ty .................................................. 36
2.2.1. Phân loại vật tư tồn kho Công ty theo nguyên tắc ABC ...........................36
2.2.2. Phân tích tình hình mua sắm vật tư tiêu hao cho dự án của Công ty ........40

3


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

2.2.3. Xác định kích thước lô hàng .....................................................................46
2.2.4. Lựa chọn nhà cung cấp..............................................................................49
2.2.5. Kiểm tra hàng hóa đến ..............................................................................51
2.2.6. Thương lượng với nhà cung cấp ...............................................................55
2.2.7. Phân tích thực trạng dự trữ và sử dụng vật tư ...........................................57

2.2.8. Phân tích kiểm soát vật tư tồn kho ............................................................60
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ..............................................................................................63
CHƯƠNG 3 ...................................................................................................................64
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ CÔNG TY
THEO MÔ HÌNH JIT ....................................................................................................64
3.1. Phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty .............................. 64
3.2. Một số yêu cầu đặt ra với công tác quản lý vật tư của Công ty ......................... 65
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư của Công ty theo mô hình JIT . 65
3.3.1. Giải pháp đối với nhóm vật tư có nhu cầu thường xuyên .........................66
3.3.1.1.

Giải pháp xác định lại kích thước lô hàng .............................................66

3.3.1.2.

Giải pháp giao hàng trực tiếp không qua kho ........................................73

3.3.2. Nhóm vật tư đặc thù của từng dự án .........................................................78
3.3.2.1.

Giải pháp thương lượng với nhà thầu để cung cấp trực tiếp .................79

3.3.2.2.

Giải pháp giảm thời gian chờ đợi trong kho ..........................................85

3.4. Nguyên tắc vàng 5S ............................................................................................ 87
3.5. Bố trí kho ............................................................................................................ 92
3.6. Quản lý hệ thống nhà cung cấp .......................................................................... 95
3.7. Xây dựng qui trình mua sắm mới theo JIT......................................................... 96

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ............................................................................................100
KẾT LUẬN .................................................................................................................101
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................................103
PHỤ LỤC ....................................................................................................................104

4


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1: Các dự án do Công ty thực hiện đến nay ......................................................30
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giao đoạn 2010-2014 ...............35
Bảng 2.3: Vật tư dự án MLS được phân loại theo phương pháp ABC .........................37
Bảng 2.4: Lưu đồ qui trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ ...............................................43
Bảng 2.5: Tổng hợp một số yêu cầu mua vật tư với số lượng lớn ................................47
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp thay đổi nhà cung cấp đối với từng loại mặt hàng. ..............49
Bảng 2.7: Vật tư về kho chờ kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng ................................51
Bảng 2.8: Lưu đồ kiểm tra hàng hóa về kho .................................................................53
Bảng 2.9: Tình trạng bảo quản vật tư kho .....................................................................62
Bảng 3.1: Chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng đối với các mặt hàng nhóm A .............66
Bảng 3.2: Chi phí lưu kho tính cho mỗi đơn vị hàng năm ............................................67
Bảng 3.3: Bảng tổng hợp tính toán sản lượng hàng tối ưu cho mỗi đơn hang đối với
các vật tư thuộc nhóm A. ...............................................................................................71
Bảng 3.4: Bảng chi phí theo phương án truyền thống với các vật tư thuộc nhóm A. ...73
Bảng 3.5: Chi phí mua sắm của một số hang hóa theo phương án truyền thống ..........74
Bảng 3.6: Chi phí mua sắm của một số hang hóa theo phương án JIT .........................76
Bảng 3.7: Chi phí mua sắm cho một số loại vật tư theo phương án truyền thống ........79

Bảng 3.8: Chi phí mua sắm cho một số loại vật tư theo phương án truyền thống ........81
Bảng 3.9: Chi phí bọc cách nhiệt cho đường ống dự án MLS theo phương án cũ .......82
Bảng 3.10: Chi phí bọc cách nhiệt cho đường ống dự án MLS theo JIT ......................84
Bảng 3.11: Xác định lại thời gian nhận hàng phù hợp với thời gian xuất kho..............86
Bảng 3.12: Xây dựng lưu đồ qui trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ theo JIT................97
Bảng 3.13: Xây dựng tiêu chí đánh giá và tái đánh giá nhà cung cấp ..........................98

5


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Hệ thống điểm đặt hàng.................................................................................21
Hình 1.2: Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ .....................................................................22
Hình 2.1 Tòa nhà kỹ thuật Công ty PTSC M&C ..........................................................28
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty ............................................................................35
Hình 2.3: Bảo quản vật tư tiêu hao trong kho Công ty .................................................57
Hình 2.4: Bảo quản khí Argon ......................................................................................58
Hình 2.5: Bảo quản Gas.................................................................................................58
Hình 2.6: Bồn dầu trên công trường Công ty ................................................................59
Hình 2.7: Biểu mẫu phiếu nhập kho Công ty ................................................................61
Hình 3.1: Hoạt động 5S và thẻ cải tiến..........................................................................92
Hình 3.2: Mặt bằng nhà kho ban đầu. ...........................................................................92
Hình 3.3: Sơ đồ bố trí lại kho Công ty ..........................................................................94
Hình 3.4: Hoạt động của phân xưởng............................................................................94
Hình 3.5: Sắp xếp vật tư trong kho................................................................................95


6


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trước diễn biến bất lợi của giá dầu thô trên thế giới hiện nay, cùng với xu thế
toàn cầu hoá và cạnh tranh khốc liệt trong những năm sắp tới trong lĩnh vực chế tạo cơ
khí dầu khí của các nhà thầu trong nước và nước ngoài, Công ty Cổ phần Dịch vụ cơ
khí Hàng hải (PTSC M&C) nhận thấy cần có nhiều cải tiến trong các khâu sản xuất
nhằm tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, từ đó nâng cao hiệu quả cạnh tranh của Công
ty. Ngoài các dự án đấu thầu và được chỉ định thầu trong nước, Công ty định hướng
xây dựng cơ chế chính sách phù hợp với tinh hình mới để mở rộng tìm kiếm thêm thị
trường và tăng doanh thu cho Công ty bằng cách tìm kiếm thêm dự án ở nước ngoài
nhằm đảm bảo giá rẻ và cạnh tranh với các nhà thầu trong khu vực Đông Nam Á. Vì
vậy, tôi chọn đề tài “Áp dụng mô hình Just In Time (JIT) trong công tác quản lý vật
tư tại Công ty dịch vụ cơ khí hàng hải (PTSC M&C)” làm đề tài tốt nghiệp. Tác giả
mong có thể đóng góp một phần nhỏ bé của mình cho sự phát triển của Công ty đồng
thời đóng góp vào sự phát triển chung của toàn ngành Dầu khí và nền kinh tế đất nước.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài là: Xây dựng mô hình quản lý vật tư nhằm tránh
gián đoạn sản xuất và giảm chi phí.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu gồm 2 phần:
- Phân tích hiện trạng quản lý vật tư tại PTSC M&C.
- Xây dựng mô hình quản lý vật tư theo nguyên tắc Just-In-Time (JIT).
Đối tượng nghiên cứu là công tác quản lý vật tư tiêu hao các dự án của Công ty.

Phạm vi nghiên cứu: Đánh giá công tác lập kế hoạch mua sắm, quản lý dự trữ,
kiểm soát hàng tồn kho.
4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa khoa học:
- Đề tài sẽ đóng góp cho Công ty cơ sở lý thuyết để từ đó triển khai, áp dụng
vào thực tiễn doanh nghiệp.
7


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Quản lý vật tư tốt góp phần tăng lợi nhuận của doanh nghiệp so với hiện nay.
Thực tiễn của đề tài:
- Một là, xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế đặt ra cho PTSC M&C nhiều yêu cầu
cấp bách phải hoàn thiện, đổi mới hệ thống quản lý. Trong đó, công tác quản lý vật tư
cũng được Công ty quan tâm cải tiến.
- Hai là, trong bối cảnh khó khăn của ngành dầu khí hiện nay, giá dầu thô thế
giới giảm tới mức rất thấp. Từ mức giá kịch trần 140 USD/thùng năm 2008, 113
USD/thùng vào giữa năm 2010, đến tháng quý II và quý III năm 2015, giá dầu thô chỉ
còn dao động quanh mức 40USD/thùng. Việc giá dầu thô giảm mạnh dẫn tới việc các
nhà đầu tư không mặn mà trong việc mở rộng và phát triển thêm các dự án mới. Sự
khan hiếm các dự án mới càng làm tăng thêm mức độ cạnh tranh vốn đã khốc liệt của
các doanh nghiệp cơ khí dầu khí. Do đó, PTSC M&C không ngừng nâng cao hiệu quả
hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa các yếu tố đầu vào nhằm tiết kiệm, giảm chi phí sản
xuất từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh đấu thầu các dự án.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, luận văn có sử dụng các phương pháp nghiên cứu
cơ bản như phương pháp phân tích dữ liệu, số liệu thu thập được có liên quan, tổng

hợp, so sánh và đưa ra các giải pháp quản lý vật tư thích hợp. Các phương pháp này
được sử dụng một cách linh hoạt, hoặc kết hợp riêng lẻ để giải quyết vấn đề một cách
tốt nhất.
Áp dụng lý thuyết về JIT để xây dựng mô hình quản lý vật tư phù hợp với điều
kiện thực tế của Công ty.
6. Kết cấu của luân văn
Luận văn được chia thành 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý vật tư
Chương 2: Phân tích hiện trạng quản lý vật tư tại PTSC M&C
Chương 3: Xây dựng mô hình quản lý vật tư Công ty theo nguyên tắc JIT.

8


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ
1.1 Khái niệm vật tư và phân loại vật tư
1.1.1

Khái niệm vật tư
Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao động và
công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản phẩm hữu ích
cho xã hội.
1.1.2 Phân loại vật tư
Vật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau, để có thể quản lý một cách chặt chẽ,

người ta phân loại vật tư ra thành 3 loại:
- Nguyên vật liệu
- Công cụ, dụng cụ
- Hàng hoá
* Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất
của doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong quá trình đó để tạo ra sản phẩm.
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất và yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể
vật chất của sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác
quản lý, bao gói sản phẩm như: các loại hương liệu, bao bì, vật liệu đóng gói, dầu mỡ
bôi trơn máy móc, giẻ lau…
+ Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng, khí,
rắn như: xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho
các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.

9


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

+ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện
lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại
doanh nghiệp.

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như
phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định.
+ Vật liệu khác là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm
ngoài các loại kể trên.
* Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời
gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như
dụng cụ việc làm, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động...
Toàn bộ dụng cụ , công cụ được chia thành:
+ Công cụ, dụng cụ
+ Bao bì vận chuyển
+ Công cụ, dụng cụ cho thuê
Những công cụ, dụng cụ thuộc loại này cũng phải thay thế thường xuyên nên
xếp vào tài sản lưu động của doanh nghiệp.
* Hàng hoá: Khác với nguyên vật liệu, hàng hoá là những đối tượng mua vào
với mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp. Hàng hoá bao gồm nhiều
loại và được phân theo:
+ Giá trị của hàng hoá
+ Căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại theo các tiêu chí
khác nhau như hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay không... Để phân chúng thành
các nhóm loại khác nhau.
1.2 Khái niệm về quản lý vật tư và nội dung của quản lý vật tư
1.2.1. Khái niệm quản lý vật tư
Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng
quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức. Quản lý
vật tư là quá trình theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra sự cung ứng, dự trữ và sử
dụng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý vật tư bao gồm các
công tác như: Lập kế hoạch, mua sắm, bảo quản, cấp phát và sử dụng vật tư. Nhiệm vụ
10



Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

chính của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo việc cung ứng vật tư
đúng yêu cầu của sản xuất, giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ
quản lý vật tư, triệt để thực hành tiết kiệm vật tư. Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên
công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây:
- Trước hết phải phục vụ đắc lực cho sản xuất. Việc tổ chức cung ứng vật tư kỹ
thuật cho sản xuất phải đảm bảo các nhu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách phẩm
chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch của doanh nghiệp.
- Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vật tư
sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương và trong nước, tích cực sử dụng vật tư
thay thế những loại vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu.
- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế
của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế.
Nội dung của quản lý vật tư

1.2.2.

1.2.2.1. Phân loại vật tư theo nguyên tắc ABC
Sử dụng các hệ thống tồn kho trong Công ty phụ thuộc vào đặc tính của từng loại
tồn kho. Do đó, trong Công ty có thể có cùng lúc nhiều hệ thống tồn kho, ứng với các
mặt hàng khác nhau. Sự lựa chọn hệ thống tồn kho có thể xem xét trên các nhân tố sau:
-

Sự biến đổi của nhu cầu

-


Chi phí điều hành hệ thống tồn kho

-

Chi phí của mặt hàng

Nếu Công ty có nhiều chủng loại mặt hàng sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá
mỗi loại và chọn hệ thống tồn kho thích ứng.
Phương pháp phân loại ABC dựa vào giá trị của các tồn kho trong năm của mỗi
mặt hàng để xác định tầm quan trọng của nó. Các mặt hàng sử dụng nhiều, giá trị cao,
và sử dụng liên tục trong năm sẽ được quan tâm thích đáng. Thủ tục phân loại ABC có
thể gồm các bước sau:
1. Xác định mức sử dụng hàng năm của mặt hàng bằng giá trị:
MSDi = Pi x Di

i = 1,n

MSDi: Mức sử dụng của mặt hàng i bằng giá trị
Pi: Giá đơn vị của mặt hàng i
11


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Di: Nhu cầu hàng năm của mặt hàng i
n: Số mặt hàng tồn kho
2. Lập danh sách theo thứ tự giảm dần mức sử dụng (MSDi), để nhận ra đặc
tính của nó.

3. Đánh số thứ tự (STTi) từ trên xuống theo danh sách: xác định tỷ lệ phần
trăm tích lũy mặt hàng (%MH).
% MH i =

STTi
× 100%
n

4. Bắt đầu từ trên xuống, tính tổng mức sử dụng tích lũy (MSD ∑ i ) đến từng
mặt hàng.
i

MSD ∑ i =

∑ MSD
k =1

k

5. Xác định tỷ lệ phần trăm mức sử dụng (%MSDi) cho từng mặt hàng.
%MSDi =

MSD i
∑ × 100%
n
∑ MSDk
k =1

Kết quả sẽ có chừng 10% đến 20% mặt hàng đầu tiên chiếm tỷ lệ 60% đến 80%
mức sử dụng bằng giá trị, tỷ lệ này tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, các mặt hàng đầu

tiên này xếp loại A. Sự gia tăng quá mức tồn kho gây thiệt hại đáng kể. Loại này
thường được quản lý bằng hệ thống tồn kho số lượng cố định hoặc thời gian định
trước.
Các mặt hàng loại B có mức sử dụng cao thứ hai thường được biểu hiện mức
tăng % mặt hàng tương ứng mức tăng % mức sử dụng. Được quản lý bằng hệ thống
tồn kho thời gian định trước hoặc hệ thống Min – Max.
Các mặt hàng loại C là những mặt hàng còn lại với khoảng trên 50% hàng có tỷ
lệ mức sử dụng không quá ¼ mức sử dụng cả năm. Các mặt hàng loại C có thể là các
mặt hàng rẻ tiền, mức sử dụng thấp không thường xuyên. Có thể sử dụng hệ thống tồn
kho Min – Max hay hệ thống phân bổ ngân sách. Tuy vậy, trong các mặt hàng loại C
có thể cũng có mặt hàng mặc dù chi phí nhỏ song rất quan trọng cần phải tìm ra và đưa
lên loại cao hơn.

12


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

1.2.2.2. Lập kế hoạch mua sắm
Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng của kế hoạch sản xuất và
tài chính doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ
đảm bảo được các yếu tố sản xuất có hiệu quả. Bản thân chất lượng của kế hoạch và sự
phân phối đúng đắn nguồn vật tư trong nền kinh tế quốc dân cũng phụ thuộc vào một
phần kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch là do phòng kế hoạch thực hiện. Đặc điểm của công việc lập
kế hoạch là đa dạng và phức tạp, do tính nghiệp vụ và cụ thể cao, công việc này đòi
hỏi người làm công tác lập kế hoạch vật tư phải có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ kỹ
thuật, hiểu biết về công nghệ sản xuất ở doanh nghiệp. Các nội dung chính cần được

xác định để làm căn cứ lập kế hoạch như sau:
- Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để thâm nhập thị trường, xác định
thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp về số lượng, chất lượng và
giá cả.
- Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch và khả năng tiêu thụ sản
phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo.
- Xác định nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch.
- Xác định thống kê bảng vật tư sử dụng trong năm kế hoạch. Xây dựng và điều
chỉnh các loại định mức tiêu hao vật tư: định mức tiêu hao vật tư, định mức sử dụng
công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ các loại vật tư.
- Xác định nhu cầu vật tư cho toàn doanh nghiệp, tính toán về nguồn vật tư lên
bảng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch chính xác về nhu cầu và nguồn vật tư cho doanh nghiệp có ý
nghĩa rất to lớn trong việc thực hiện tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp cũng như trong
công tác hoạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Vì dựa trên cơ sở đó doanh nghiệp
sẽ đặt mua được hoặc ký hợp đồng mua được những loại vật tư phù hợp với mục đích
sử dụng, tránh được tình trạng thừa, thiếu vật tư trong quá trình sản xuất.
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài
liệu tính toán kế hoạch, là hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu là
đảm bảo vật tư tốt nhất cho sản xuất. Vì vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định
13


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

được lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời
gian. Ngoài ra còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu về vật tư của
doanh nghiệp.

Việc lập kế hoạch cung ứng vật tư của tháng, quý, năm... Trong quá trình lập kế
hoạch người lập kế hoạch phải nắm vững các thông tin về tình hình sản xuất trong
doanh nghiệp cụ thể là:
- Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
- Kế hoạch sửa chữa thiết bị máy móc
- Kế hoạch phát triển và đổi mới công nghệ sản xuất
- Định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm
- Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
- Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư
Sau khi kế hoạch mua sắm vật tư được lập doanh nghiệp cần xác định nhu cầu
vật tư cho kế hoạch, tìm nguồn cung ứng vật tư cho nhu cầu đã được lập.
Trong một doanh nghiệp nếu tổ chức khâu lập kế hoạch về nhu cầu vật tư và
quản lý công tác thu mua vật tư được chính xác, hợp lý và chặt chẽ thì sẽ giúp doanh
nghiệp nâng cao được hiệu quả sử dụng vật tư ngay từ khâu đầu của quá trình sản xuất.
1.2.2.3. Quản lý hàng dự trữ
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế
cao, đòi hỏi phải có một số lượng vật tư cần thiết để dự trữ. Lượng vật tư dự trữ hay
còn gọi là mức dự trữ vật tư là lượng vật tư tồn kho cần thiết, được quy định để đảm
bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không
thừa vì sẽ tốn kém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản xuất
gián đoạn. Nếu dự trữ vật tư hàng hoá, tiền vốn bị thiếu làm cho hoạt động sản xuất
kinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng không
vừa lòng, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp. Ngược lại nếu dự
trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí dự trữ, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Người
quản lý ở các doanh nghiệp, các tổ chức và ở mỗi gia đình đều phải:
- Chú ý xem xét và quyết định thời điểm mua hàng và số lượng mỗi lần mua
hàng.
14



Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Chú ý đến các biện pháp giảm chi phí dự trữ.
Quản lý dự trữ có ý nghĩa sau:
- Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng số lượng, chủng loại chất
lượng vật tư hàng hoá đúng thời điểm mà khách hàng cần.
- Một số trường hợp do dự trữ vật tư hàng hoá mà người ta thu được lợi nhuận
cao.
- Cần có kho vật tư hàng hoá dự trữ để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự
bất thường.
- Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng.
- Quản lý tốt dự trữ vật tư hàng hoá góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Có hai câu hỏi chính mà quản lý dự trữ phải trả lời là khi nào đặt hàng và đặt
hàng bao nhiêu?
Khi nào đặt hàng?
Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện đặt hàng để tái tạo
dự trữ. Có hai hệ thống chính được sử dụng:
- Người ta đặt hàng (hoặc phát lệnh sản xuất) theo chu kỳ cố định: mỗi tuần một
lần, một tháng một lần…
- Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống dưới mức tối thiểu gọi là dự trữ
báo động đặt hàng.
Đặt hàng bao nhiêu?
Trả lời câu hỏi này phụ thuộc vào câu trả lời của câu hỏi trước. Thật vậy, nếu
đặt hàng ở những ngày cố định với mức đặt hàng cố định sẽ khó thích ứng với sự biến
động của các nhu cầu: đặt hàng để tái tạo dự trữ hoặc là yếu tố thời gian thay đổi, hoặc
là số lượng thay đổi. Điều đó dẫn đến sự tồn tại hai hệ thống quản lý dự trữ là:
- Đặt hàng để tái tạo dự trữ chỉ được tiến hàng khi mức dự trữ đạt cực tiểu,

người ta nhập vào một số lượng cố định, ví dụ, khi mức dự trữ còn 50 hay 500 sản
phẩm.

15


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Đặt hàng để tái tạo dự trữ xảy ra theo những chu kỳ cố định, người ta đặt hàng
với những số lượng khác nhau tùy theo từng đợt, bằng mức sản phẩm dự trữ đã tiêu
thụ từ lần đặt hàng trước đến lần này, để duy trì một mức dự trữ gọi là mức tái tạo.
Tóm lại, người ta có thể lựa chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ:
- Hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi là hệ thống điểm đặt hàng.
Hệ thống này nhằm đặt hàng một số lượng xác định Q mỗi khi mức dự trữ giảm xuống
một mức xác định gọi là điểm đặt hàng. Ngày đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu về
sản phẩm giảm điểm đặt hàng đạt mức muộn hơn.
- Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi là hệ thống tái tạo dự trữ
định kỳ.
Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, ngày cuối tháng hay
ngày cuối quý chẳng hạn, người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số
lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt được một mức cố định gọi là mức tái tạo dự
trữ; mức đặt hàng thường bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ ở kỳ trước.
1.2.2.4. Lưu kho và sử dụng vật tư
Doanh nghiệp cấp phát vật tư theo nguyên tắc FIFO (nhập trước, xuất trước)
tránh tình trạng vật tư mua về sau lại được cấp phát trước còn vật tư mua về trước cấp
phát sau dẫn đến tình trạng vật tư để lâu ngày hết hạn sử dụng. Thông thường các nhân
viên bán hàng đều muốn Công ty của mình dự trữ thật nhiều chủng loại sản phẩm để
họ có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Những người sản xuất thường muốn

có trong tay thật nhiều các chi tiết để không bao giờ có nguy cơ phải ngừng dây
chuyền sản xuất vì thiếu các chi tiết. Còn những người dự trữ vật tư thì muốn dự trữ
thật nhiều vật tư để đáp ứng kịp thời cho bảo dưỡng sửa chữa tránh tình trạng ngừng
hoạt động sản xuất và gây tổn thất cho Công ty. Nhiều Công ty ước tính rằng chi phí
cho việc bảo quản vật tư tồn kho hàng năm chiếm tới 25 đến 30% giá trị vật tư. Những
khoản chính của các chi phí này là:
-

Chi phí lưu kho.

-

Hao mòn vô hình.

-

Hư hỏng trong bảo quản.

-

Chi phí do bị kẹt vật tư trong quá trình dự trữ….
16


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Nhìn chung, các Công ty đều duy trì vật tư dự trữ ở mức an toàn, nghĩa là bao
giờ họ cũng có trong tay một số lượng nhất định các mặt hàng để phòng trường hợp

đột xuất. Các mức dự trữ an toàn như vậy có thể điều chỉnh trong những hoàn cảnh
nhất định, nhưng vấn đề ở đây là vốn đầu tư vào dự trữ an toàn sẽ do vốn đầu tư cố
định quyết định, hoàn toàn giống như đầu tư xây dựng. Thường là nếu đảm bảo các
trình tự lên lịch tiến độ tốt, thì sẽ giảm bớt sự cần thiết phải có dự trữ an toàn. Cần phải
có hàng dự trữ trong kho, cố gắng giữ khối lượng dự trữ ở mức thấp nhất để đảm bảo
sản xuất có hiệu quả và phục vụ khách hàng được tốt. Rất khó xác định thế nào là tối
ưu, thước đo phổ biến là tỷ số quay vòng vật tư dự trữ. Tỷ số này bằng giá trị sản
phẩm đã giao chia cho giá trị mức dự trữ trung bình, chỉ số vòng quay càng cao thì
mức dự trữ vật tư càng thấp dẫn đến chi quản lý vật tư dự trữ càng thấp, chỉ số cao có
nghĩa là chu trình sản xuất ngắn hơn và bảo đảm được mọi khoản tiết kiệm vốn nhờ
vậy mà có. Dự trữ vật tư là một khoản đầu tư tài chính: Tiền mua vật tư đã thanh toán,
chi phí lao động đã bỏ ra vào vật tư đang gia công, chi phí cho việc vận chuyển vật tư
và lưu kho. Có thể sử dụng việc xác định tỷ lệ hợp lý mức đầu tư trên lợi nhuận kinh
doanh để xác định mức dự trữ tối ưu cho tất cả các loại vật tư. Việc này có thể thực
hiện trên cơ sở lịch sử hay kinh nghiệm. Mặt khác nó còn là một trong những lĩnh vực
phổ biến nhất để khảo sát bằng cách sử dụng các công cụ nghiên cứu công đoạn. Việc
xây dựng kế hoạch mức dự trữ tối ưu thông qua việc quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải
hợp tác chặt chẽ với chức năng maketing. Phải dự đoán chính xác các xu hướng của thị
trường và điều chỉnh mức dự trữ vật tư.
Việc rà soát cẩn thận và kiểm tra các chi phí dự trữ vật tư như những mục riêng
trong chi phí quản lý nhằm đảm bảo dự trữ vật tư tối ưu. Việc kiểm soát số lượng đặt
hàng kinh tế và kỹ sư thiết kế công việc có thể thường xuyên đưa ra nhiều đề xuất
khác nhau. Người dự trữ vật tư phải tối ưu hóa chi phí cho hệ thống phần mềm máy
tính để quản lý vật tư cũng giống như đối với các chi phí dự trữ vật tư. Phân tích tình
hình sử dụng vật tư vào sản xuất sản phẩm được tiến hành thường xuyên, định kỳ trên
các mặt: khối lượng, định mức tiêu hao vật tư để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Lượng
vật tư dùng vào sản xuất sản phẩm được xác định theo công thức sau:
M = Mi - Mb
17



Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Trong đó: - Mi: là lượng vật tư xuất cho sản xuất sản phẩm.
- Mb: là lượng vật tư còn lại chưa hoặc không dùng đến.
Thông thường lượng vật tư chưa hay không dùng đến, cuối kỳ kiểm kê có sự
chênh lệch không đáng kể hoặc không có.
Phương pháp phân tích: phương pháp so sánh (So sánh tuyệt đối và so sánh
tương đối).
So sánh tuyệt đối: Msdtt - Msdkh
So sánh tương đối: DM = Msdtt - Msdkh×Kht
Trong đó: - DM: là lượng vật tư tiết kiệm hoặc lãng phí.
- Msdtt: là lượng vật tư dùng sản xuất thực tế.
- Msdkh: là lượng vật tư dùng sản xuất kế hoạch.
- Kht: tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản lượng.
Phân tích tình hình sử dụng số lượng vật tư vào sản xuất sản phẩm ta còn sử
dụng chỉ tiêu hệ số đảm bảo vật tư cho sản xuất
K at =

Mdk + Mn
M

Trong đó:
- Kat: là hệ số đảm bảo vật tư cho sản xuất.
- Mdk: là lượng vật tư tồn kho đầu kỳ.
- Mn: là lượng vật tư nhập trong kỳ.
- M: là lượng vật tư dùng cho sản xuất trong kỳ.
Chỉ tiêu trên cần tiến hành tính toán và phân tích từng loại vật tư, nhất là đối với

các vật tư không thay thế được. Hệ số đảm bảo vật tư cho sản xuất lớn hơn 1 được
đánh giá là tốt, được cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất, ngược lại là không tốt làm
sản xuất bị ngừng trệ. Nhưng chỉ tiêu này không được lớn quá vì khi đó lượng vật tư
dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
1.2.2.5. Kiểm soát vật tư tồn kho
Một chính sách tồn kho tốt cũng trở nên vô nghĩa nếu như nhà quản lý không
nắm được số lượng và từng loại hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp. Do đó sự
chính xác trong ghi chép là một yêu cầu quan trọng, nghiêm ngặt trong hệ thống sản

18


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

xuất và tồn kho. Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp các nhà quản lý thoát khỏi tình
trạng hiểu biết một cách chung chung mơ hồ về mọi hàng hóa tồn kho. Chỉ khi nào xác
định một cách chính xác những gì đang có trong tay thì mới có những quyết định
chính xác về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển. Để đảm bảo mức độ chính
xác của các báo cáo về tồn kho, việc thực hiện chế độ kiểm toán là một công việc vô
cùng quan trọng, một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý tồn kho. Hoạt
động kiểm toán sẽ thực hiện kiểm soát các báo cáo về nguồn nhập và xuất hàng tồn
kho đảm bảo việc lưu trữ tốt các báo cáo xuất nhập, thực hiện việc hình thành và bảo
quản các kho dữ liệu về hàng tồn kho. Những hoạt động kiểm toán được thực hiện liên
tục theo một định kỳ nhất định và được gọi là tính toán theo chu kỳ. Theo truyền thống
nhiều doanh nghiệp thực hiện việc tồn kho hiện vật hàng năm và thực hiện việc kiểm
toán được tiến hành chi tiết tỉ mỉ vào mỗi năm.
Tuy nhiên để kiểm tra tốt việc tồn kho, người ta nhận thấy rằng các báo cáo tồn
kho cần được thẩm tra chính xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng

A, B, C. Tùy theo từng nhóm hàng tồn kho mà xác định chu kỳ tính toán khác nhau.
Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A thì việc tính toán phải thực hiện thường
xuyên, thường là một tháng 1 lần. Đối với loại hàng nhóm B sẽ tính toán trong chu kỳ
dài hơn thường là một quý 1 lần. Đối với nhóm C được tính toán 6 tháng 1 lần.
Việc tính toán theo chu kỳ sẽ đem lại những thuận lợi sau:
-

Giảm bớt thời gian ngừng và gián đoạn sản xuất cần thiết cho hoạt động

kiểm tra tồn kho.
-

Giảm bớt những hoạt động điều chỉnh tồn kho hàng năm.

-

Tạo điều kiện phát triển nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên.

-

Phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây ra để có những hoạt động

điều chỉnh kịp thời.
-

Tạo điều kiện thực hiện và duy trì những báo cáo tồn kho chính xác.

1.2.2.6. Hệ thống điểm đặt hàng
Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm
xuống một mức nào đó, mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho

sản xuất đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, dự trữ báo động nhỏ nhất
19


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

là bảng yêu cầu trong thời gian nhận hàng, nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc
thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất. Trong thực tế, mức tiêu thụ và thời
gian nhận hàng dao động quanh một giá trị trung bình. Vì vậy, điểm đặt hàng bằng
mức tiêu thụ trung bình trong một thời kỳ giao nhận trung bình cộng thêm một số
lượng dự phòng khi có sự biến động về yêu cầu và sự dao động về thời gian giao nhận,
phần tăng thêm này được gọi là dự trữ bảo hiểm.
Điểm đặt hàng = Nhu cầu trung bình sản phẩm trong thời gian giao
nhận + Dự trữ an toàn
Hệ thống này yêu cầu người ta phải đặt hàng hoặc đưa vào sản xuất ngay sau
khi đạt tới điểm đặt hàng, điều đó dẫn đến những khó khăn trong các trường hợp sau:
- Nhiều mặt hàng được mua từ một nhà cung cấp mà các mặt hàng đó đạt tới
các điểm đặt hàng tại các thời điểm khác nhau, vì thế ta không thể kết hợp các đơn đặt
hàng lại với nhau mặc dù chúng cùng được mua tại một nơi, điều này làm tăng chi phí
của doanh nghiệp.
- Việc tổ chức sản xuất ở nhà cung cấp khi thực hiện một đơn đặt hàng bị ảnh
hưởng bởi chương trình sản xuất các sản phẩm khác, do vậy thời kỳ giao nhận thường
bị kéo dài. Đặc biệt, đối với các quá trình sản xuất có tính thời vụ, khi ta đặt hàng, nhà
cung cấp không có hàng bán, nhưng lúc nhà cung cấp có hàng bán thì doanh nghiệp lại
chưa có nhu cầu. Vì vậy, áp dụng mô hình điểm đặt hàng rất khó khăn, cần phải có
một cơ cấu sản xuất linh hoạt hoặc phải tồn tại một mức dự trữ lớn ở nhà cung cấp.
- Nắm chắc mức dự trữ tại mọi thời điểm để có thể thông báo ngay khi mức dự
trữ đạt tới điểm báo động làm cho chi phí quản lý dự trữ lớn. Nhưng điều đó có thể

thực hiện được nhờ hệ thống tin học ghi lại mọi sự thay đổi mức dự trữ ở từng thời
điểm và báo ngay khi mức dự trữ đạt điểm cực tiểu.
Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các
yêu cầu:
- Dòng yêu cầu có biến động lớn
- Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm
dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn.
- Hệ thống sản xuất linh hoạt
20


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Có dự trữ ở nhà cung cấp.
Dự trữ
Q1= Q2= Q3
t1 ≠ t2 ≠ t3

Q1 tgn

Q2 tgn

Q3 tgn

Điểm đặt hàng
t1

t2


t3

Thời gian

Hình 1.1: Hệ thống điểm đặt hàng
1.2.2.7. Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ
Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời
gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước. Số lượng
đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho. Cũng như trường hợp trên
chúng ta phải kể đến mức dự trữ bảo hiểm:
Mức tái tạo = Nhu cầu trung bình sản phẩm dự trữ trữ trong khoảng thời gian
một chu kỳ tái tạo và thời gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm.
Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện:
- Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi
- Người ta không thể yêu cầu hay đặt hàng hay đưa vào sản xuất sản phẩm dự
trữ một cách thường xuyên.
- Hàng hóa có giá trị thấp vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí
dự trữ.
Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi
phí bảo quản sẽ lớn. Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp thì mức dự trữ trung bình
thấp nhưng mức độ mạo hiểm về thiếu sản phẩm dự trữ sẽ cao.
21


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Ưu điểm của hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có khả năng ghép các yêu cầu ở

cùng một nhà cung cấp làm giảm chi phí quản lý, chi phí đặt hàng, vận chuyển và giao
nhận. Ngược lại, hệ thống sẽ rơi vào tình trạng “cháy kho” trong nội bộ một chu kỳ khi
có sự thay đổi đột ngột của yêu cầu làm cho hệ thống không thể thích ứng được. Để
tránh điều này, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn.
Dự trữ

t1 = t2 = t3
Q1≠ Q2≠ Q3
Mức tái tạo
Q1 tgn

Q3 tgn

Q2
tgn

t1

t2

t3

Thời gian

Hình 1.2: Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ
Tóm lại, hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau:
- Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi.
- Người ta không thể yêu cầu, hay đặt hàng, hay đưa vào sản xuất sản phẩm dự
trữ một cách thường xuyên.
- Hàng hóa có giá trị thấp vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí

dự trữ.
1.3 Mô hình JIT và quản lý dự trữ vật tư
1.3.1. Khái niệm và lợi ích của JIT
Khái niệm JIT: JIT là hệ thống tồn kho trong đó vật tư chỉ được đưa tới quá
trình sản xuất khi cần đến chúng. JIT xóa bỏ hoặc cắt giảm nhu cầu dự trữ an toàn, như
vậy đồng thời cắt giảm lãng phí và chi phí. Trong JIT, rất quan trọng đối với các nhà
cung ứng là họ phải cung cấp vật tư khi cần thiết. Xu hướng hiện đại là lấp đầy liên

22


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

tục: thông tin tồn kho, dự báo ngắn hạn và kế hoạch sản xuất được cập nhật liên tục,
được chia sẻ giữa nhà sản xuất và nhà cung ứng, trên cơ sở đó nhà cung ứng định kỳ
(hàng ngày, hàng giờ) bổ sung vật tư cho nhà sản xuất.
Lợi ích của JIT: Hệ thống JIT có một số lợi ích quan trọng thu hút sự quan tâm
của các Công ty đang sản xuất bằng nhiều phương pháp truyền thống. Đó là:
- Giảm lượng tồn kho ở tất cả các khâu, từ khâu cung ứng, sản xuất đến tiêu thụ
sản phẩm.
- Giảm nhu cầu về mặt hàng.
- Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm và lượng sản phẩm làm lại.
- Giảm thời gian phân phối trong sản xuất.
- Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất.
- Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn do các công
nhân có nhiều kỹ năng nên họ có thể giúp đỡ lẫn nhau trong trường hợp vắng mặt.
- Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị.
- Có sự tham gia của công nhân trong giải quyết vấn đề.

- Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.
- Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, như người trông coi vật tư.
1.3.2. Điều kiện áp dụng JIT
Để áp dụng được JIT, đòi hỏi các doanh nghiệp cần có các điều kiện như sau:
- Có một hệ thống sản xuất liên tục, các mặt hàng sản xuất có tính lặp lại, dây
chuyền.
- Xây dựng được hệ thống nhà cung cấp ở ngay địa phương hoặc càng gần khu
vực thi công, sản xuất của doanh nghiệp càng tốt.
- Hệ thống dự báo, kế hoạch phải chính xác và khoa học.
1.3.3. Nội dung quản lý vật tư bằng JIT
1.3.3.1. Thiết lập kích thước lô hàng
Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản
xuất và phân phối từ nhà cung ứng. Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số lợi ích cho
hệ thống JIT hoạt động một cách có hiệu quả như sau:

23


×