Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước

Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực hành chính


Mục lục
Trang 1: Mục lục
Trang 2: Khái quát thực tiễn của ngành CNTT
Trang 2: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý
hành chính nhà nước.
Trang 7: Ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính

2


Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
hành chính nhà nước

I.

Khái quát thực tiễn của ngành CNTT

Chúng ta đang sinh sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của
công nghệ thông tin. Đây là một ngành được đánh giá là non trẻ tại Việt Nam nhưng
đang có sức phát triển và lan rộng mạnh mẽ. Do đó: “Công nghệ thông tin là một trong
các động lực quan trọng của sự phát triển, ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở
nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân
tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế,
tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình
hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh
quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp
hóa, hiện đại hóa”. (CT số 58-CT/TW ngày 17- 10- 2000 của BCT khoá VIII).
Với những điều kiện và bước tiến như vậy, công nghệ đang trở thành một thứ

không thể thiếu của thế giới hiện đại. Ứng dụng công nghệ thông tin giờ đây đã len lỏi
vào mọi lĩnh vực, mọi ngóc ngách của cuộc sống hiện đại. Từ kinh tế, văn hóa, chính trị,
quốc phòng cho đến giáo dục, tất cả đều ứng dụng tối đa các tính năng ưu việt của công
nghệ. Và dĩ nhiên, lĩnh vực quản lý nhà nước cũng không phải là ngoại lệ. “Tin học hoá
hoạt động của các cơ quan nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền
hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng
lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả”, đó chính là kết luận của Ban
Chấp hành Trung ương tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng
và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
I.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý hành chính nhà
nước.

3


Có thể nói "Tin học hóa hành chính Nhà nước vừa là phương tiện, vừa là áp lực đối
với cải cách hành chính Nhà nước".
"Là phương tiện", vì thông qua các hệ thống công nghệ thông tin ứng dụng, bộ
máy hành chính Nhà nước có thể liên kết với nhau khi thực hiện các hoạt động và các
thủ tục hành chính. Chính Phủ cũng thông qua đó điều hành bộ máy một cách hiệu quả,
nhanh, chính xác, và kiểm soát tốt. Mọi hành động của cơ quan công quyền, do vậy có
thể đáp ứng kịp thời những biến động phức tạp của thực tiễn nền kinh tế thị trường
trong thời hội nhập, thông qua việc ứng dụng tin học.
"Là áp lực" vì mọi trì trệ, ách tắc của bộ máy sẽ lộ diện dễ dàng qua hệ thống
"gương phản chiếu" của môi trường điện tử hóa. Các hoạt động của bộ máy công quyền
khi được thực hiện trên môi trường điện tử sẽ được kiểm soát theo các chuẩn mực, tính
kỷ cương của nền hành chính, nhờ đó mà sẽ được giám sát. Nếu dịch vụ công được cung
ứng thông qua hệ thống công nghệ thông tin, ở đó sẽ không có ranh giới giữa các cơ

quan, các cấp chính quyền, mà chỉ thấy các loại dịch vụ được cung ứng. Người dân,
doanh nghiệp không cần biết ai là người giải quyết thủ tục cho họ, chỉ biết thủ tục đó
được giải quyết như thế nào và khi gặp những vướng mắc, họ có được ai đó quan tâm,
giải quyết không. Cách thức này đòi hỏi sự liên kết, phối hợp giữa các cơ quan, các cấp
chính quyền trong giải quyết thủ tục hành chính.
Do đó, việc áp dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính đang diễn ra
trên quy mô rộng với nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, trong bài tiểu luận này, vì thời gian cũng
như kiến thức có hạn, nên chúng em chỉ xin phép được thảo luận về một chủ đề nhỏ của
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính đó là việc ứng dụng Hệ
thống một cửa điện tử.
Hiện nay, đơn vị đi đầu trong việc nghiên cứu và phát triển “hệ thống một cửa
điện tử” là Viện Công Nghệ Viễn Thông đã cho ra đời và triển khai hệ thống ở nhiều địa
phương trên cả nước. Tính đến năm 2013, phần mềm một cửa điện tử đã được Viện
Công Nghệ Viễn Thông xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ mã nguồn mở, triển khai
đại trà ở các tỉnh miền Tây, Đông Nam Bộ.
“Một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm
quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến
trả lại kết quả thông qua một đầu mối là “bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả” tại cơ quan hành chính nhà nước. Từ đó có thể hiểu “một cửa điện
tử” là một hệ thống làm nhiệm vụ “một cửa” với nền tảng là ứng dụng
công nghệ thông tin.

4


*Hệ thống một cửa điện tử gồm có hai phần:
-

Phần làm việc tại phòng một cửa và các phòng ban: nhận hồ sơ, giải quyết hồ sơ
và trả hồ sơ.

-

Phần dành cho tổ chức, cá nhân: tra cứu và tìm hiểu thủ tục hành chính.

Mục tiêu của hệ thống này đó là:
-

Tích hợp các dịch vụ công nhằm phục vụ người dân trong các giao dịch hành
chính.
Tạo môi trường làm việc nhất quán, đơn giản, minh bạch.
Từng bước cho phép các cơ quan hành chính nhà nước phối hợp giải quyết thủ
tục hành chính trên môi trường mạng.
Xây dựng và tin học hóa các quy trình theo hướng tin học.
Tạo điều kiện cho các tổ chức, công dân có thêm một Cơ sở dữ liệu về Thủ tục
hành chính để tìm hiểu, trao đổi, tương tác với các đơn vị hành chính
Nhằm thực hiện mục tiêu "ân cần, tận tình, đúng hẹn". Xóa bỏ căn bản của các
Thủ tục hành chính quan liêu, rườm rà, gây phiên hà cho người dân và doanh
nghiệp.

Thực tế:

*Đạt được:
“Một cửa điện tử” cung cấp thông tin một cách tự động và trực tuyến về tình trạng giải
quyết hồ sơ cấp phép. Người dân có thể dùng phương tiện liên lạc thông dụng nhất hiện
nay là điện thoại để được trả lời tự động về tình trạng hồ sơ bằng thoại, tin nhắn qua
“Một cửa điện tử”. “Một cửa điện tử” là công cụ hữu hiệu để người dân và lãnh đạo
giám sát các dịch vụ công. Đến nay đã có 19 quận, huyện tham gia hệ thống “Một cửa
điện tử”. Ngoài việc truy cập website và sử dụng điện thoại qua hệ thống một cửa điện
tử người dân có thể tra cứu thông tin trực tiếp tại các quận huyện, sở ngành qua các hệ

thống mã vạch hoặc kiosk với màn hình cảm ứng.
Như vậy người dân được cung cấp thông tin ở mọi nơi, 24/7 và không phụ thuộc
vào tinh thần làm việc hay thái độ của cán bộ nhà nước.
Các báo cáo được cung cấp bởi “Một cửa điện tử” là trung thực nhất vì được
thực hiện hoàn toàn tự động và không thể bị thay đổi. Tình hình giải quyết hồ sơ chung
của toàn thành phố cũng được công khai trên “Một cửa điện tử”. Người dân có thể biết
được tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn của toàn thành phố và của từng quận- huyện, sởngành.
5


Cụ thể cho việc ứng dụng “Hệ thống một cửa điện tử” đang làm thay đổi bộ mặt của nền
hành chính nhà nước, chúng em xin lấy ví dụ đó là tại thị xã Đồng Xoài tỉnh Bình Phước.
Mô hình “Một cửa điện tử” tại thị xã Đồng Xoài chính thức hoạt động từ tháng 12-2012
tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả (còn gọi là bộ phận một cửa điện tử thị xã).
Mô hình xử lý công việc trên máy vi tính có kết nối intenet và được triển khai áp dụng ở
5 lĩnh vực: Tài nguyên và môi trường, đăng ký kinh doanh, quản lý đô thị, tư pháp, lao
động - thương binh và xã hội. Đây là những công việc thường xuyên phải tiếp xúc với
nhân dân. Với mô hình này, người dân đến làm các thủ tục hành chính ở những lĩnh vực
trên, chỉ cần nộp hồ sơ tại một cửa giao dịch và nhận kết quả cũng tại cửa giao dịch đó.
Sau hơn 6 tháng hoạt động, bộ phận này đã phát huy hiệu quả và nhận được
những đánh giá, nhận xét tích cực từ người dân. Ông Trần Văn Long ở phường Tân Bình
nói: “Tôi thấy ở đây giống như ngân hàng, có người hỏi làm gì rồi hướng dẫn bốc số, chờ
đến lượt gọi tên, rất văn minh và lịch sự. Cả khi phải chờ đợi cũng rất thoải mái”. Ông Võ
Phấn ở phường Tân Phú thì bất ngờ, vì “Tôi thấy khác quá, nơi làm việc hiện đại, thoáng
mát, lịch sự. Nhân viên ai cũng có máy vi tính và thái độ vui vẻ, nhiệt tình”. Còn chị Phạm
Thị Hải ở phường Tân Bình cho biết: “Muốn theo dõi hồ sơ của mình chỉ cần mở intenet
là biết ngay. Tôi biết là hồ sơ của mình xong từ hôm kia, nhưng theo giấy hẹn thì hôm
nay mới trả”.
Hiệu quả đầu tiên từ mô hình này là giảm phiền hà cho dân, không phải mất thời
gian đi lại nhiều lần khi đến giải quyết thủ tục hành chính. Người dân có thể gọi điện

thoại, tra cứu thông tin trên intenet để biết tiến độ giải quyết hồ sơ, thủ tục của mình.
Cơ chế quản lý, giải quyết thủ tục hành chính của Nhà nước cũng đã có sự chuyển biến
quan trọng từ mệnh lệnh cửa quyền sang phục vụ người dân. Ông Nguyễn Minh Cư,
Chánh văn phòng HĐND, UBND thị xã Đồng Xoài cho rằng: “Thực hiện mô hình này, cán
bộ, nhân viên thực thi nhiệm vụ có ý thức và trách nhiệm hơn; làm việc văn minh, khoa
học, hiệu quả hơn. Tình trạng chậm trễ hồ sơ cũng từng bước được khắc phục, vì phải
tuân thủ các bước, quy trình qua phần mềm máy vi tính có kết nối intenet. Đặc biệt là
thông qua quy trình một cửa điện tử lãnh đạo thị xã sẽ giám sát được hoạt động của bộ
phận này”.
Hiện UBND thị xã và Chi cục Thuế thị xã đang xem xét, bố trí cán bộ thuế làm việc
tại bộ phận một cửa điện tử, trực tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trong lĩnh vực thuế,
nâng việc giao dịch tại đây lên 6 lĩnh vực. Đồng Xoài cũng đang phấn đấu tiến tới thực
hiện cơ chế một cửa điện tử liên thông.
*Hạn chế:

6


Việc hệ thống “Một cửa điện tử” ra đời và áp dụng rộng rãi và được nhiều ý kiến
khen ngợi là một trong những thành công lớn của công cuộc cải cách hành chính. Dẫu
vậy, như đã nói ở trên, đây cũng là một áp lực.
Cho dù là cơ sở hiện đại đến đâu thì dấu ấn của con người trong đó là không thể
thiếu. Vì thế, trong một bộ phận cán bộ công chức vẫn còn làm việc theo lối thủ công,
chưa chịu tiếp thu kiến thức về công nghệ, khoa học, kĩ thuật nên việc áp dụng hệ thống
gặp khó khăn. Hơn nữa, nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin còn thiếu
và yếu, chưa đáp ứng được nhu cầu trong hiện tại lẫn tương lai. Và từ đó dẫn đến không
ứng dụng tối đa công nghệ thông tin vào nhu cầu thực tế. Đây là sự lãng phí rất lớn.
Tiếp đến là việc phát triển thiếu đồng bộ cơ sở hạ tầng kĩ thuật. Hạ tầng bưu
chính, viễn thông phát triển không đồng đều, mạng lưới Internet băng thông rộng đa
dịch vụ, và các dịch vụ viễn thông khác chưa đáp ứng với nhu cầu thực tiễn. Hạ tầng kỹ

thuật, trang thiết bị còn thiếu và lạc hậu. Năm 2015, Hiệp hội Viễn thông Quốc tế xếp
Việt Nam đứng thứ 102 về chất lượng Internet của Việt Nam. Vị trí này phần nào phản
ánh bức tranh chung của nền công nghệ viễn thông của nước nhà.
Một vấn đề nữa, tối quan trọng đó là việc điều hành của lãnh đạo. Việc quan tâm,
đôn đốc công việc của lãnh đạo là một trong những bước then chốt để “một của điện
tử” có thể thực hiện được một cách hiệu quả.

*Ý kiến đóng góp:
- Phải đồng bộ hóa cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin một cách tối ưu
và hợp lý, vừa tiết kiệm, tránh lãng phí mà đạt được hiệu quả cao.
- Tăng cường công tác cải tiến, thực hiện chuẩn hóa nghiệp vụ, sơ đồ hóa quy trình
nghiệp vụ để công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin được thuận lợi, hiệu quả
hơn và giám sát được tiến độ, chất lượng thực thi công vụ của cán bộ, công chức, viên
chức.
- Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo kĩ năng, tạo cơ chế đãi ngộ phù hợp thu hút và nâng
cao khả năng làm việc của cán bộ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin.
- Phải có cơ chế duy trì, bảo dưỡng hạ tầng công nghệ thông tin đã đầu tư, thường
xuyên rà soát, đầu tư nâng cấp, nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu phát triển ứng dụng
công nghệ thông tin; phải có đội ngũ cán bộ có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tiếp
nhận mã nguồn các phân hệ phần mềm đã triển khai để kịp thời hỗ trợ người dùng
trong quá trình cập nhật, chỉnh sửa, thay đổi theo quy định mới.
- Tăng cường công tác tuyên truyền rộng rãi nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức về các
7


lợi ích trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Đảng,
chính quyền và các tổ chức chính trị - xã hội.
- Nâng cao, đầu tư cho công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức, hiểu biết cho người
dân, giúp người dân nhận thức được quyền lợi của việc cải cách hành chính nhà nước.
- Lãnh đạo các cơ quan cần chú tâm, giám sát, đôn đốc cũng như ra các cơ chế phù hợp

để “một cửa điện tử” được phát triển ngày càng mạnh mẽ, góp phần vào thành công
của công cuộc cải cách hành chính nhà nước.
III.

Ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính

Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động quản lý hành chính nhà
nước, hướng đến xây dựng một nền hành chính hiện đại và hiệu quả là một trong những
điểm trọng tâm trong quá trình xã hội hóa thông tin, phát triển dân chủ và củng cố bộ
máy chính quyền các cấp. Hiện nay, mô hình Chính phủ điện tử (e-government) đã được
áp dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho xã
hội. Tại Việt Nam, mô hình "chính phủ điện tử" đã được đưa vào ứng dụng nhằm cải
thiện phương thức quản lý hành chính, giúp giới doanh nghiệp và người dân tiếp cận
được với các chính sách, cơ chế của Đảng và Nhà nước một cách nhanh nhất. Sáng kiến
này tìm ra những nguyên nhân, đồng thời đưa ra một số giải pháp khắc phục những
khuyết điểm còn tồn tại.
Là sinh viên của Học viện Hành chính Quốc gia, chúng ta phải tự bổ sung kiến
thức và kĩ năng cho bản thân, từ đó đáp ứng được nhu cầu của thực tiễn việc cải cách
hành chính và chuẩn bị cho những bước tiến trong tương lai. Trong thời kì hội nhập sâu
rộng, việc bổ sung kiến thức là vô cùng quan trọng, từ đó tạo ra nền tảng để cạnh tranh
và phát triển, sánh bước với bạn bè quốc tế.
Với nguồn kiến thức và kinh nghiệm có hạn, bài tiểu luận không khỏi có những
hạn chế, mong các bạn và thầy đóng góp những ý kiến, góp ý bổ ích để chúng em hoàn
thiện hơn. Chân thành cảm ơn!

*(Tài liệu tham khảo: Cổng thông tin một cửa Quốc gia, trang thông tin Viện Công nghệ
Viễn thông, trang thông tin điện tử thị xã Đồng Xoài).

8

Họ và tên
Đinh Gia Viễn

Nhiệm vụ

Đánh giá

Trưởng nhóm, editor,
powerpoint.

10

Võ Đặng Việt Hà

Tổng hợp thông tin

10

Nguyễn Văn Thái

Tổng hợp thông tin

10

Dương Thị Phương

Tổng hợp thông tin

10

Đặng Hoài Phong

Tổng hợp thông tin

10

Trần Kim Bản

Tổng hợp thông tin

9

Huỳnh Tất Phú

Tổng hợp thông tin

9

Nguyễn Mỹ Duyên

Tổng hợp thông tin

10

Trần Huy Hoàng

Tổng hợp thông tin

9

Châu Phú Lộc

Tổng hợp thông tin

9

9