Các công cụ xử lý trong Microsoft Project

Nội dung 6: Các công cụ xử lý trong Ms Project
1. Công cụ zoom

Để phóng to (Zoom In) thang thời gian Timescale:
C1: chọn nhanh công cụ Zoom In trên thanh công cụ
C2: tổ hợp phím Ctrl + *
Để thu nhỏ (Zoom Out) thang thời gian Timescale
C1: chọn nhanh công cụ Zoom Out trên thanh công cụ
C2: tổ hợp phím Ctrl + /
Ngoài ra có thể chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom.

Menu View \Zoom

Chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom
2. Công cụ lọc

Sử dụng bộ lọc Filtered: Bộ lọc Filtered cho phép người sử dụng lọc theo các tiêu
chí khác nhau. Đây là công cụ mạnh trong quá trình quan sát, xử lý và lập báo biểu
cho dự án.
Menu Project \Filtered for \Chọn các tiêu chí lọc




All tasks: tất cả các công tác



Completed tasks: các công tác đã hoàn thành



Critical: Các công tác găng



Date range: các công tác nằm trong khoản thời gian



Incompleted tasks: các công tác chưa hoàn thành



Milestores: các công tác mốc



Summary Tasks: các công tác tóm lược



Tasks range: các công tác nằm giữa 2 chỉ số ID



Task with estimated duration: các công tác với thời gian khoảng ước lượng



Using Resources: sử dụng tài nguyên



More Filter: các tiêu chí lọc khác



Auto filter: tự động lọc theo tiêu chí người sử dụng

Lọc theo hộp thoại More Filter Project \Filtered for \More Filters


3. Sắp xếp công việc

Menu Project \Sort \chọn tiêu chí sắp xếp




By start date: sắp xếp theo ngày tháng bắt đầu



By Finish date: sắp xếp theo ngày tháng kết thúc



By priority: sắp xếp theo mức độ ưu tiên



By Cost: sắp xếp theo chi phí



By ID: sắp xếp theo chỉ số công tác



Sort By: sắp xếp theo thiết lập người sử dụng

4. Phân nhóm cộng tác

Công cụ Group cho phép đưa ra nhanh nhóm công tác theo các tiêu chí phân nhóm
khác nhau. Công cụ này cho phép thiết lập nhanh các báo cáo theo yêu cầu thực tế.
Menu Project \ Group by


No group: không phân nhóm
Complete and incomplete task: phân nhóm các công tác hoàn thành và chưa hoàn thành
Constraint type: phân nhóm theo kiểu ràng buộc các công tác
Critical: phân nhóm các công tác găng


Duration: phân nhóm các công tác theo thời khoảng
Duration then priority: phân nhóm các công tác theo thời khoảng sau đó theo mức độ ưu
tiên công tác
Milestores: phân nhóm công tác mốc
Priority: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác
Priority Keeping Outline Structure: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác có thể hiện

cấu trúc công tác tóm lược.
Priority Keeping Outline Structure: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác có thể hiện
cấu trúc công tác tóm lược.
5. Cập nhật tiến độ

1 dự án thường trải qua các giai đoạn khác nhau: Lập dự án, cập nhập, điều chỉnh và quản
lý dự án, kết thúc dự án.
 Tiến độ thực tế của công tác

Để quản lý về khối lượng của các công tác cũng như các thông tin khác khi dự án
đã được thực hiện, ta cần thiết phải thực hiện việc cập nhập và quản lý tiến độ thực tế của
công tác.
Menu Tools \Tracking \Update Tasks


 Name: tên công tác
 % Complete: Phần trăm công tác đã thực hiện
 Actual dur: thời gian thực tế đã thực hiện công tác
 Remaining dur: thời gian còn lại của công tác
 Actual: thời gian bắt đầu và kết thúc thực sự của công tác
 Current: thời gian bắt đầu và kết thúc hiện thời của công tác
 Tiến độ thực tế của dự án

Khi thực hiện 1 dự án lớn việc cập nhập và quản lý từng công tác là khó khăn và không
thuận tiện. Do đó có thể cập nhập và quản lý đồng thời nhiều công tác hoặc toàn bộ dự án
thông qua hộp thoại Update Project.
 Menu Tools \Tracking \Update Project

 Update work as complete through: cập nhập tiến độ thực tế của công tác
 Set 0% - 100% complete: cập nhập tiến độ của công tác theo thời gian chỉ

định hoặc thời gian hiện thời.
 Set 0% or 100% complete only: chỉ cập nhập tiến độ của công tác khi công

tác kết thúc
 Reschedule uncompleted work to start after: thiết lập lại lịch trình cho công

tác chưa kết thúc theo thời điểm thực tế.
 Entire Project: cập nhập cho toàn bộ dự án


 Selected task: chỉ cập nhập cho những công tác được chọn

Chú ý: Tiến độ thực tế của công tác thường được thể hiện thông qua cửa sổ Gantt
Chart, Tracking Gantt
6. Cân đối tài nguyên

Tài nguyên là vấn đề mấu chốt của dự án. Để tránh tình trạng quá tải và thiếu hụt tài
nguyên cần phải có các biện pháp điều chỉnh và phân bổ lại tài nguyên cho hợp lý.
 Menu Tools \Level Resource



Automatic: tự động cân đối tài nguyên



Manual: cân đối tài nguyên bởi người sử dụng



Look for overallocations on a basic: tìm kiếm các tài nguyên quá tải theo các
tiêu chí thời gian từng phút, giờ, ngày, tuần, tháng,



Level entire project: cân đối tài nguyên trên phạm vi toàn bộ dự án



Level from-to: cân đối tài nguyên theo giới hạn thời gia006E


7. Tạo cửa sổ riêng

Menu View \More Views\ New \Combination View \Thiết lập các thông số theo
yêu cầu \OK
More Views

Combination View
Menu View \More Views\ New \Combination View \Thiết lập các thông số theo yêu
cầu \OK