THỰC TRẠNG GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT CÁC HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG: ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA: THƯƠNG MẠI-DU LỊCH

-------*****--------

CHUYÊN ĐỀ MÔN HỌC:

QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG
ĐỀ TÀI:

TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN, GIAO DỊCH, KÍ
KẾT, TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TRONG KINH
DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: TH.S NGỤY THỊ SAO CHI
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10, năm 2012.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 1


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin được gửi đến toàn thể các thầy cô trường Đại Học Công Nghiệp

Thành Phố Hồ Chí Minh lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất. Các thầy cô đã truyền
đạt cho chúng em những kiến thức bố ích cùng những kinh nghiệm thực tế có ích để
chúng em có được một nền tảng kiến thức cơ bản vững vàng giúp chúng em tự tin trong
quá trình tiếp xúc thực tế.
Và đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Th.S Ngụy Thị Sao Chi – Giáo viên hướng dẫn
trực tiếp của em, cô là người đã chỉ dẫn nhiệt tình và chi tiết trong suốt quá trình học lý
thuyết và thực tế để em có thể hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.
Với những năm học tập tại trường, em đã tiếp thu được nhiều kiến thức quý báu về
nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt là nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu hàng hóa trong môn quản trị ngoại thương, môn học đã cho em nhiều kiến thức
nền tảng của chuyên nghành em đang học, nên em quyết định chọn làm đề tài chuyên đề
môn học. Bài viết là bản tổng kết về những kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực tập
mà em đã trải qua về quá trình làm môi giới thương mại đối với mặt hàng sợi tại công ty
TNHH Làn Sóng Vàng mà em có dịp được tham gia. Trong quá trình thực hiện đề tài, do
hạn chế thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế nên không thể tránh khỏi thiếu sót. Kính
mong được sự góp ý, nhận xét của quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn chỉnh và sâu sắc
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 2


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................

MỤC LỤC
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 3


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương

LỜI MỞ ĐẦU
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 4


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
•

Lý do chọn đề tài :

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay, ngành Xuất Nhập Khẩu mà đặc biệt là
công việc môi giới thương mại trở thành một trong những công việc rất hấp dẫn hiện nay.
Đây là công việc đòi hỏi vốn ngoại ngữ , khả năng giao tiếp tốt để có thể giao tiếp với
khách hàng nước ngoài, kỹ năng tin học văn phòng thành thạo cũng như là những nghiệp
vụ xuất nhập khẩu thật vững vàng.
Công việc môi giới thương mại, trung gian thương mại đòi hỏi những người nhanh nhạy,
năng động nhưng phải thật kiên nhẫn để có thể đàm phán với các bên.
Đối với riêng em, công việc môi giới thương mại không chỉ cho em cơ hội để hoàn thiện
và ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tế mà còn giúp em phát triển và hoàn thiện
những kỹ năng còn thiếu sót của mình, cũng như được tham gia vào môi trường thương
mại quốc tế để phát triển vốn ngoại ngữ của mình cũng như giúp em am hiểu hơn về văn
hóa, kinh tế các nước và cách để nhìn thấy các cơ hội kinh doanh.
Đó chính là lý do để em đi đến quyết định chọn đề tài nghiên cứu của mình : “THỰC
TRẠNG GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT CÁC HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
HÀNG HÓA TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ”.
•
Đối tượng nghiên cứu : Công việc đàm phán với các bên để đi đến ký kết hợp
đồng xuất khẩu các loại sợi được sản xuất trong nước.
•
Giới hạn nghiên cứu: Trong phạm vi quá trình đàm phán xuất khẩu thực tế những
lô hàng sợi các loại thuộc phòng TRADING của công ty TNHH LÀN SÓNG VÀNG.
•

Mục tiêu nghiên cứu: Bồ sung và thực hành các kiến thức đã học ở trường về công
việc làm trung gian thương mại cũng như công việc đàm phán thực tế với đối tác trong
nước và nước ngoài.
•

Phương pháp nghiên cứu : kết hợp các cơ sở lý luận và khảo sát thực tiễn.

Bản báo cáo được chia làm 3 phần:
Chương 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ đàm phán, giao dịch, kí kết, tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu hang hóa trong kinh doanh thương mại quốc tế.
Chương 2: Thực trạng đàm phán, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
tại công ty TNHH LÀN SÓNG VÀNG.

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 5


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao quá trình đàm phán, kí kết và tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa.

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 6


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương

Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT
VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TRONG
KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
1.1.Khái niệm và tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu đối với hoạt động kinh
doanh.
1.1.1Khái niệm về hợp đồng xuất nhập khẩu:
Hợp đồng xuất nhập khẩu hay còn gọi là hợp đồng thương mại quốc tế là sự thoả thuận
giữa bên mua và bên bán ở các nước khác nhau. Trong đó quy định bên bán phải có nghĩa
vụ cung cấp hàng hoá, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hoá và quyền sở
hữu hàng hoá. Còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và tổ chức nhận hàng.
Một số đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu:
- Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là những cá nhân, những tổ chức nước ngoài có
tư cách pháp nhân, có trụ sở của doanh nghiệp đóng ở các nước khác nhau. Các đại diện
của các doanh nghiệp này có thể cùng quốc tịch và cũng có thể khác quốc tịch, thông
thường là những người có quốc tịch khác nhau.
- Luật điều chỉnh hợp đồng xuất nhập khẩu là luật của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu
và những luật pháp trong điều ước quốc tế mà các bên thoả thuận hoặc cam kết thực hiện.
- Ngôn ngữ trong hợp đồng xuất nhập khẩu có thể là ngôn ngữ của nước xuất khẩu, của
nước nhập khẩu hoặc của nước thứ ba. Thông thường ngôn ngữ trong hợp đồng thương
mại quốc tế là tiếng Anh.
- Đồng tiền và phương tiện thanh toán: Thông thường là những đồng tiền mạnh có khả
năng chuyển đổi toàn phần. Hiện nay chủ yếu dùng đồng dollaz Mỹ làm đồng tiền tính
giá và thanh toán.
- Phương thức thanh toán chủ yếu gồm: Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ,
phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền. Phương thức ghi sổ.
1.1.2. Tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu trong kinh doanh thương mại quốc
tế:

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN

MSSV: 10255751

Page 7


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Hợp đồng mua bán ngoại thương có một vai trò hết sức quan trọng trong thương mại
quốc tế, đối với quan hệ mua bán hàng hoá, sau khi các bên mua bán tiến hành giao dịch
đàm phán có kết quả thì phải tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Như vậy hợp đồng mua
bán ngoại thương sẽ ghi nhận những kết quả của việc giao dịch, đàm phán giữa các bên
mua và bán trong đó nội dung của hợp đồng phải thể hiện đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ
cụ thể của các bên tham gia ký kết.
Mặt khác hợp đồng xuất nhập khẩu được thể hiện dưới hình thức văn bản và cũng là
hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nước ta. Vì vậy, nó sẽ bảo
đảm quyền lợi một cách tốt nhất cho các bên mua cũng như bên bán. Hơn nữa trong kinh
doanh thương mại quốc tế lại có sự khác nhau về ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, văn hoá,
tôn giáo... do vậy hợp đồng dưới hình thức văn bản sẽ giúp cho các bên thống nhất được
về mặt ngôn ngữ, tập quán, luật pháp...
Ngoài ra kinh doanh thương mại quốc tế là một lĩnh vực kinh doanh phức tạp, chịu
nhiều ảnh hưởng của các yếu tố kinh doanh trong và ngoài nước, ảnh hưởng của khả
năng thực hiện, thiện trí của các bên tham gia ký kết mà có thể dẫn tới nhiều rủi ro, nhiều
tranh chấp. Khi đó hợp đồng xuất nhập khẩu sẽ trở thành một bằng chứng quan trọng để
tiến hành giải quyết các tranh chấp về mua bán xảy ra giữa các bên, đồng thời hợp đồng
xuất nhập khẩu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra thống kê việc
thực hiện hợp đồng theo quy định chung của quản lý nhà nước.
1.2. Nghiệp vụ đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.
1.2.1 Khái niệm về đàm phán:
Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến giữa các chủ thể của một xung đột, nhằm đi tới
thống nhất về một quan niệm biện pháp và cách xử lý những bất đồng nào đó.
1.2.1.1. .Đặc điểm của đàm phán:

Đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau giữa các chủ thể có lợi ích chung và lợi ích xung
đột, nhằm tối đa hoá lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột về lợi ích giữa hai bên để đề
ra được các giải pháp có thể chấp nhận cho các chủ thể đó. Nó vừa mang tính khoa học
vừa mang tính nghệ thuật.
Hoạt động đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bên cạnh những đặc điểm
chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác thì cũng có những đặc điểm
riêng biệt, đó là:

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 8


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
- Các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của một
hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống
pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.
- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế luôn chịu sự chi phối, tác động của các
quy luật kinh tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ
thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến
động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.
- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố
chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia
khác nhau.
1.2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hoạt động đàm phán:
- Bối cảnh đàm phán là tổng hợp các yếu tố khách quan có liên quan trực tiếp và gián tiếp
tới hoạt động đàm phán và thường bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị… Trong
đó thời gian, địa điểm và ngôn ngữ đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng ảnh

hưởng đến việc đàm phán.
- Năng lực đàm phán là yếu tố thuộc về cá nhân người đàm phán nhưng có ảnh hưởng rất
lớn và có tính chất quyết định tới tiến trình và kết quả đàm phán.
- Đối tượng của đàm phán là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoạt
động đầu tư, chuyển giao công nghệ và các hoạt động liên quan tới quyền sở hữu trí
tuệ… có tính chất quốc tế.
- Nội dung đàm phán là việc tiến hành các hoạt động bàn bạc, thỏa thuận để đi đến thống
nhất giữa các bên về các vấn đề chủ yếu của hợp đồng như đối tượng hợp đồng, số lượng,
chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao – nhận hàng hóa, dịch vụ,
quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên.
- Mục đích đàm phán là những vấn đề liên quan đến lợi ích mà các bên hướng tới.
1.2..1.3. Các hình thức đàm phán:
Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:
Là việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau rõ
hơn để dễ dàng đi đến thống nhất những bất đồng.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 9


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Hai bên gặp gỡ nhau trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến
việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán, là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng.
Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều
khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà
không có kết quả. Nhiều khi đàm phán qua thư từ kéo dài nhiều tháng mới đi đến được
việc ký kết hợp đồng. Trong khi đó đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp chỉ 2-3 ngày là đã
có kết quả. Hình thức đàm phán này thường được dùng khi hai bên có nhiều điều khoản
phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những

hợp đồng có tính chất phức tạp.
Đàm phán qua điện thoại:
Là việc sử dụng điện thoại để giao dịch. Ưu điểm của hình thức này là nhanh chóng
giúp người đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trương đúng thời cơ cần thiết,
kịp thời nhưng tốn kém thường phải hạn chế về thời gian. Do vậy, các bên không thể trao
đổi chi tiết. Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là hình thức giao dịch miệng nên
không có căn cứ pháp lý như văn bản thư từ. Do vậy, chỉ dùng điện thoại trong những
trường hợp thật cần thiết, khẩn cấp, sợ lỡ thời cơ. Khi sử dụng phương thức giao dịch này
thì cần phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách
chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có văn bản xác nhận nội dung đã đàm
phán thoả thuận. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý nếu đối tác xác nhận lại.
Thuận lợi:
+ Nhanh chóng, đúng thời cơ cần thiết
bất lợi:
+ Chi phí điện thoại rất cao
+ Mọi thoả thuận chỉ bằng miệng không được coi là bằng chứng pháp lý nếu xảy ra tranh
chấp.
Đàm phán qua thư từ, điện tín:
Là việc sử dụng thư, điện tín để giao dịch với khách hàng. Ưu điểm của hình thức này
là đỡ tốn kém nhất, thường được sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét tính toán, tham
khảo ý kiến của nhiều người khác, thậm chí cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều nơi,
gửi thư, gửi điện tín cho nhiều người. Nhưng nhược điểm của giao dịch bằng thư từ, điện
tín là chậm, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ bị lỡ. Việc sử dụng điện tín, fax khắc phục phần
nào nhược điểm này.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 10

Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Thư từ, điện tín, fax là những văn bản có tính pháp lý về thương mại. Các bên quan
tâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ mạnh để có đối sách có lợi cho mình. Có thể
dùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng cứ khi cần phải đưa ra xét xử trước pháp luật.
Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để đối phương lợi dụng sơ hở để khai thác.
1.2..1.4. Việc giao dịch đàm phán tiến hành theo các bước:
Bước 1: Hỏi giá: là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các
điều kiện để mua hàng.
Bước 2: Chào hàng: Là lời đề nghị ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Trong
chào hàng cần ghi rõ tên hàng, quy cách, chất lượng, khối lượng, mẫu mã, bao bì, giá cả,
thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và các dịch vụ kèm theo. Có hai loại chào hàng
là chào hàng cố định và chào hàng tự do.
Bước 3: Đặt hàng: lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra
dưới hình thức đặt hàng.
Bước 4: Hoàn giá: khi nhận được đơn chào hàng nhưng người nhận không chấp nhận
hoàn toàn đơn chào hàng thì họ sẽ đưa ra đề nghị mới thì lời đề nghị này gọi là hoàn giá
Bước 5: Chấp nhận: Đây là kết quả của quá trình hoàn giá. Khi đã chấp nhận thì có nghĩa
là hợp đồng đã được thành lập.
Bước 6: Xác nhận: Hai bên sau khi thống nhất thoả thuận với nhau về các điều kiện giao
dịch nếu cần thì có thể ghi lại mọi điều đã thoả thuận gửi cho bên kia. Đó là văn kiện xác
nhận có cả chữ ký của cả hai bên.
Sau khi hai bên mua bán tiến hành giao dịch và đàm phán có kết quả thì tiến hành ký kết
hợp đồng. Hợp đồng xuất khẩu là những thoả thuận về các điều kiện mua bán hàng hoá
như tên hàng, khối lượng, chất lượng, giá cả, thanh toán…giữa doanh nghiệp xuất khẩu
với khách hàng cụ thể. Về mặt pháp lý, hợp đồng xuất khẩu là căn cứ pháp luật ràng buộc
các trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Vì vậy, khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, doanh
nghiệp phải xem xét lại các điều khoản thoả thuận trước khi ký kết hợp đồng.
1.2.2. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu:
Giai doạn đàm phán là bàn đạp để đi đến việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Nếu đàm
phán có kết quả thì các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Nhưng

trước khi ký kết hợp đồng thì chủ thể của hợp đồng cần phải nắm được nội dung và các
điều khoản chủ yếu của hợp đồng, các loại hợp đồng xuất nhập khẩu, trình tự ký kết hợp
đồng xuất nhập khẩu để đạt được hiệu quả cao.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 11


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
1.2.2.1. Triển khai thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá.
Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết doanh nghiệp cần phải tiến hành triển khai các
công việc để thực hiện hợp đông xuất khẩu hàng hoá đúng với những điều khoản đã quy
định trong hợp đồng.
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các khâu công
việc sau:
-Kiểm tra thư tín dụng (nếu thanh toán bằng L/C): Sau khi ký hợp đồng, nhà xuất khẩu
nước ngoài sẽ mở L/C tại một ngân hàng có ngân hàng thông báo tại Việt Nam. Bản chất
của L/C là sự thoả thuận cam kết của ngân hàng với nhà xuất khẩu. L/C độc lập với hợp
đồng xuất khẩu nhưng lại dựa trên các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu. Ngân hàng
chỉ dựa vào L/C và việc thực hiện các quy định trong L/C để trả tiền cho nhà xuất khẩu.
Vì vậy nhà xuất khẩu cần kiểm tra kỹ, dựa vào hợp đồng. Nừu có gì chưa hợp lý cần báo
lại cho phía nước ngoài để hai bên thống nhất sửa lại.
-Xin giấy phép xuất khẩu: Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước
quản lý xuất khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng xuất khẩu doanh nghiệp phải xin giấy
phép xuất khẩu hàng hoá để thực hiện hợp đồng đó.
Theo nghị định 57/CP ngày 31/07/1998 của Chính Phủ. Thương nhân là doanh nghiệp
thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quy định của pháp luật được xuất khẩu, nhập
khẩu hàng hoá theo ngành nghề đã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi
đã đăng ký mã số tại cục Hải quan tỉnh, thành phố thì không phải xin giấy phép kinh

doanh xuất nhập khẩu.
-Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với
nước ngoài và hoặc L/C. Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm ba khâu chủ yếu:
+Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu: Doanh nghiệp xuất khẩu tổ chức thu
gom hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau như mua nguyên liệu về gia công, sản xuất
thành hàng xuất khẩu, mua đứt bán đoạn với đơn vị sản xuất, đại lý thu mua. Đây là một
khâu rất quan trọng đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu theo
đúng điều khoản đã quy định trong hợp đồng.
+Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu: Là căn cứ theo yêu cầu hợp đồng đã ký kết. Bao bì vẫn
phải bảo đảm được phẩm chất của hàng hoá, vừa thuận tiện cho quá trình vận chuyển bốc
xếp hàng hoá, tạo điều kiện cho việc nhận biết hàng hoá.

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 12


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
+Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu: Ký hiệu bằng số hay chữ, hình vẽ được ghi ở mặt ngoài
bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc nhận biết, giao nhận, bốc dỡ và
bảo quản hàng hoá. Ký mã hiệu phải đảm bảo những nội dung, cần thông báo cho người
nhận hàng đồng thời phải sáng sủa, rõ ràng.
-Thuê tàu: Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở
hàng được tiến hành dưạ vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua
bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.
-Kiểm nghiệm hàng hoá: Trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra
hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì… Đây là công việc cần thiết, qua đó
quyền lợi của khách hàng được bảo đảm và nâng cao uy tín của doanh nghiệp xuất khẩu.
Việc kiểm nghiệm và kiểm định được tiến hành ở hai cấp: Kiểm tra ở cơ sở do phòng

KCS tiến hành và kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng kiểm tra lại kết quả kiểm tra lần trước
đó.
-Làm thủ tục hải quan: Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia để xuất khẩu, nhập
khẩu đều phải làm thủ tục hải quan.Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu sau
đây:
+Khai báo hải quan:chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan hải
quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo với
một số chứng từ khác, mà chủ yếu là giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói,
bảng kê chi tiết.
+Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho
việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.
+Thực hiện các quyết định của hải quan:Sau khi kiểm soát giấy tờ hàng hoá, hải quan sẽ
ra quyết định và chủ hàng có nghĩa vụ thực hiện các quyết định đó.
-Giao hàng lên tàu: Tuỳ theo thoả thuận về điều kiện cơ sở giao hàng mà việc giao hàng
lên phương tiện vận chuyển sẽ thuộc trách nhiệm bên nào. Nếu hàng hoá được giao bằng
đường biển chủ hàng phải tiến hành các công việc sau:
+Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu lập bản đăng ký hàng chuyên chở.
+Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng.
+Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng.
+Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 13


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
+Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn
đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng và phải chuyển nhượng được. Vận
đơn cần phải chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.

-Mua bảo hiểm: Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế
bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.Việc
lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên bốn căn cứ sau: Điều khoản hợp đồng, tính
chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở.
-Làm thủ tục thanh toán: thanh toán là khâu trọng tâm và kết quả cuối cùng của tất cả các
giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Trong thanh toán, nhà kinh doanh phải chú ý đến các
vấn đề: Đồng tiền thanh toán, tỷ giá thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức và hình
thức thanh toán, điều kiện đảm bảo hối đoái.
Có nhiều phương thức thanh toán được sử dụng nhưng hiện nay người ta thường sử dụng
rộng rãi hai phương thức thanh toán là thanh toán bằng thư tín dụng và thanh toán bằng
phương thức nhờ thu.
-Giải quyết khiếu nại (nếu có): Trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhập
khẩu có thể xảy ra những vấn đề phức tạp làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hợp đồng
trong những trường hợp đó, hai bên cần thiện chí trao đổi, thảo luận để giải quyết. Nếu
giải quyết không thành thì tiến hành các thủ tục kiện đối tác lên trọng tài. Việc khiếu nại
phải tiến hành một cách kịp thời tỷ mỉ dựa trên các căn cứ của các chứng từ kèm theo.
1.2.2.2. Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương.
Nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương bao gồm:
Phần mở đầu: gồm có
- Tên và số hiệu của hợp đồng.
- Ngày và nơi ký kết hợp đồng.
- Tên và địa chỉ của các bên ký kết: Tên đơn vị, địa chỉ thư, tên điện tín, số điện thoại, số
Fax, tên và chức vụ của người ký hợp đồng.
- Cam kết ký hợp đồng.
Các điều khoản của hợp đồng: Có hai loại điều khoản

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 14

Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
+ Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản nếu một bên trong hợp đồng không thực hiện thì
bên kia có quyền huỷ hợp đồng và bắt phạt bên gây thiệt hại. Theo điều 50 luật thương
mại Việt nam. Các điều khoản chủ yếu là:
-

Tên hàng

-

Chất lượng

-

Giá cả

-

Thời hạn giao hàng

-

Địa điểm giao hàng

-

Thanh toán

+ Điều khoản thứ yếu: Tức nếu một bên vi phạm hợp đồng thì bên kia không có quyền
huỷ hợp đồng mà chỉ có quyền đòi hỏi bên kia thực hiện và bắt phạt. Gồm các điều
khoản: Số lượng, bao bì ký mã hiệu, điều kiện bảo hành, bảo dưỡng, điều kiện bất khả
kháng, điều kiện khiếu nại trọng tài.
Phần ký kết:
- Hợp đồng làm thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản, có hiệu lực pháp lý như nhau.
-

Hiệu lực của hợp đồng từ lúc nào.

-

Bên bán, bên mua ký.

1.2.2.3.

Các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương.

Điều khoản về tên hàng (Commodity):
Nêu tên hàng, đặc tính và chủng loại hàng là đối tượng của hợp đồng.
Tên hàng thường gọi, tên khoa học, nơi sản xuất, hãng sản xuất (vd: Tủ lạnh MitshubishiNhật), nhãn hiệu (vd: TV Hitachi- Nhật), công dụng của hàng (vd: Máy sấy tóc FujiNhật). Có thể ghi số hạng mục của hàng in trong danh mục hàng thống nhất hoặc có thể
ghi kết hợp một số điểm ở trên.
Điều khoản về số lượng (Qualtity of Goods):
Xác định bằng các đơn vị số lượng (number), trọng lượng (weight), khối lượng, chiều
dài, diện tích (area)...
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 15

Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
- Trọng lượng (weight) để tính các loại hàng như ngũ cốc, cao su, đường, than, quặng,
kim loại...
-

Khối lượng dùng để tính các mặt hàng như gỗ.

- Số lượng thường được tính bằng chiếc, cái đối với các mặt hàng máy móc, quần áo,
thiết bị, đồng hồ...
-

Nếu đóng trong bao thì tính bằng chai, hộp, kiện, hòm.

Điều khoản về chất lượng (Quality of Goods):
Chất lượng hàng ghi trong hợp đồng là tổng các đặc tính, các quy cách, tác dụng, công
suất, hiệu suất... nói lên mặt "chất" của hàng, nghĩa là xác định các tính chất hữu ích bên
trong và hình thái bên ngoài của hàng hoá, bao gồm các thuộc tính tự nhiên và ngoại hình
của hàng đó.

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 16


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Chương 2:
THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN, KÍ KẾT, TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH LÀN SÓNG VÀNG.

2.1. Công tác giao dịch đàm phán với các đối tác của công ty :

2.1.1. Quy trình đàm phán với đối tác nước ngoài của công ty TNHH Làn Sóng Vàng :
Quy trình đàm phán với đối tác nước ngoài của công ty TNHH Làn Sóng Vàng được thực
hiện thông qua hình thức thương mại điện tử ( chủ yếu ) và liên hệ trực tiếp thông qua
điện thoại cố định của công ty ( khi cần thiết ).
Các công cụ được sử dụng chủ yếu tại công ty đối với thương mại điện tử là trang web
Alibaba.com ( chủ yếu ), Linkedin.com, ec21.com, các công cụ hỗ trợ chat với đối tác là
Trade manager của trang Web Alibaba, Skype ( chủ yếu ) và Window Live Messenger.
Hình thức liên hệ bằng điện thoại thường do đối tác nước ngoài gọi đến công ty để hỏi
thông tin và để tiết kiệm thời gian của họ.
Quy trình chung :

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 17


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
1. Công ty và khách hàng tiềm năng sử dụng các trang web thương mại điện tử từ đó
công ty xác định nhu cầu của khách hàng có phù hợp với năng lực sản xuất của các nhà
máy sản xuất trong nước không.
2. Khi có nhu cầu phù hợp thì hỏi xin những contacts của khách hàng như tên công ty của
đối tác, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, số fax, địa chỉ email ( quan trọng ) và các công cụ
chat như Skype và Windows Live Messenger ( quan trọng ).
3. Đàm phán các vấn đề như các chi tiết kĩ thuật của sản phẩm ( sợi ), chất lượng, giá cả
và điều kiện thương mại quốc tế, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, điều
khoản bao bì đóng gói thông qua :
Email : nếu khác biệt về múi giờ là quá lớn, cho đối tác có thời gian để cân nhắc. Khi đi

đến việc chốt giá thì phía khách hàng phải xác nhận (confirm ) bằng email để công ty
kiểm soát tránh các tranh chấp xảy ra sau này.
Các công cụ chat : Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tránh nhược điểm khi mail đàm
phán có thể bị đối tác bỏ sót khi họ có quá nhiều công việc. Rủi ro nhiều nên khi đi đến
thống nhất phải có email xác nhận của phía đối tác.
4. Khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết để công ty chuẩn bị hợp đồng.
* Đối với đối tác Ai Cập :
Múi giờ của họ : GMT + 2
Múi giờ của Việt Nam : GMT +7
Khác biệt múi giờ khá lớn dẫn đến việc đối tác Việt Nam và đối tác Ai Cập chỉ có thể
dùng công cụ chat hay gọi điện thoại vào 1 buổi trong ngày. ( buổi chiều ở Việt Nam và
buổi sáng ở Ai Cập).
Giờ làm việc của Các công ty thương mại: từ chủ nhật đến thứ 5: từ 8:00 đến 16:00. Các
công ty Ai Cập thường nghỉ vào thứ sáu và thứ bảy hoặc thứ 5 và thứ 6.
Tác phong làm việc của người Ai Cập rất chậm mùa đông làm việc ít hơn mùa hè nhưng
thường trong quá trình giao dịch với công ty thì họ thích đi thẳng vào vấn đề không thích
vòng vo.
Khi giao dịch cần hết sức tránh sử dụng tiếng lóng và những thành ngữ không phù hợp
với văn hoá nơi đây.
Tuyệt đối không được viết sai tên của đối tác trên mail hay khi chat.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 18


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Đối tác Ai Cập mua nhiều loại sợi nhưng với sản lượng sản xuất vải cotton chiếm 55%
sản lượng toàn cầu nên họ rất cần mua các loại sợi cotton, đăc biệt là các loại sợi cotton
của Việt Nam để xuất đi những thị trường cần loại vải cotton chất lượng cao như Châu

Âu hay Mỹ, Nhật Bản.
Khi đàm phán với các đối tác Ai Cập cần thể hiện mình là 1 nhà cung cấp đáng tin cậy và
phải chuẩn bị sẵn các tài liệu kĩ thuật cần thiết cho họ tham khảo khi cần.
Việc đàm phán với đối tác Ai Cập phụ thuộc lớn vào các điều kiện đưa ra của nhà máy cụ
thể là :
Điều kiện số lượng :
Khi nhà cung cấp sợi vải ở tại TPHCM thì số lượng tối thiểu phải là 1 container 40’ vì
nơi đây là khu kinh tế năng động, số lượng xuất khẩu hàng tháng lớn nên các nhà máy sợi
sẽ không nhượng bộ khi số lượng ít hơn 1 container 40’ đặc biệt là đối với các loại sợi
100% cotton, 100% polyester, sợi trộn polyester cotton, sợi trộn polyester viscose.
Trường hợp đặc biệt đối với sợi Spandex vì đây là loại sợi mảnh dùng kết hợp với các
loại sợi khác nên khách hàng thường không mua nhiều nên công ty TNHH Làn Sóng
Vàng có thể đàm phán số lượng ít hơn như 1 container 20’ hay thậm chí là hàng lẻ chỉ
cần trên 10 kg.
Khi nhà cung cấp sợi vải tại những nơi khác như Hải Phòng thì có thể đàm phán số lượng
ít hơn đối với mọi loại sợi do họ chủ trương bán bao nhiêu cũng được miễn là có lợi
nhuận.
Điều kiện thanh toán phải là T/T 30/70 trả trước 30% và trả sau 70% vì theo điều kiện
thanh toán này trước khi sản xuất hàng để giao cho khách hàng thì họ đã trả trước 30%
tiền hàng như là hình thức ràng buộc khách hàng phải lấy hàng, khoản tiền 70% khách
hàng sẽ phải chuyển xong cho người bán thì mới nhận được B/L để lấy hàng. Ngoài ra
hình thức thanh toán L/C trả ngay cũng thường được áp dụng nhưng không phổ biến
bằng hình thức T/T 30/70.
Điều kiện giao hàng phải là điều kiện CIF và chỉ đi 2 cảng là Alexandria và Sokhna vì
cước phí đối với hai cảng này tương đối thấp hơn so với các cảng khác của Ai Cập và
tuyến đường đi Ai Cập tới hai cảng này lại khá phổ biến nên các nhà cung cấp sợi vải
thường chọn 2 cảng này tại Ai Cập. Tuy nhiên nếu người mua muốn 1 cảng khác thì họ
có thể lo việc vận chuyển nội địa trong nước hay có thể đàm phán với người bán để vận
chuyển đến tận kho của họ.

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 19


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Điều kiện đóng gói có thể thỏa thuận nhưng thường là do người bán đóng gói và thường
là khoảng 26 cuộn lớn ( full cones) mỗi cuộn có trọng lượng khoảng 2kg, đóng trong 1
bao PP, khoảng 490 bao PP như vậy trong 1 container 40’.
Nếu khách hàng yêu cầu đóng gói vượt ngoài khả năng của nhà cung cấp thì sẽ không
được như mỗi cuộn có trọng lượng 5 kg hay chỉ khoảng 500 gram hoặc 1 loại bao bì đặc
biệt nào đó nhưng việc này thường ít xảy ra do người bán là người hiểu rõ sản phẩm của
mình nhất nên họ sẽ đóng gói, bao bì cho sản phẩm một cách tốt nhất cho quá trình vận
chuyển bằng đướng biển.
Khi đối tác đã đồng ý với tất cả các điều khoản trên thì sẽ đề nghị họ gửi cho công ty 1
mail xác nhận ( confirmation email ) có sự đồng ý mua hàng cùng các điều khoản đã thỏa
thuận sau đó gửi các thông tin này qua cho phía nhà máy để họ làm hợp đồng và thực
hiện hợp đồng đó.
* Đối với đối tác Thổ Nhĩ Kỳ :
Múi giờ của họ : GMT + 3
Múi giờ của Việt Nam : GMT + 7
Khác biệt múi giờ khá lớn dẫn đến việc đối tác Việt Nam và đối tác Thổ Nhĩ Kỳ cũng chỉ
có thể dùng công cụ chat hay gọi điện thoại vào 1 buổi trong ngày. ( buổi chiều ở Việt
Nam và buổi sáng ở Ai Cập ).
Khi đàm phán với đối tác Thổ Nhĩ Kỳ cần lưu ý :
Người Thổ Nhĩ Kỳ khi trao đổi thông tin, thường muốn nghe tận tai, thấy tận mắt, vì vậy,
khi trình bày, ngoài thông tin bằng văn bản ( các tài liệu kĩ thuật liên quan đến sợi ), cần
có thêm hình ảnh về các cuộn sợi, nhãn mác, đóng gói. Nếu có thể thì chuẩn bị thêm cả
catalogue để gửi cho họ vì công ty chỉ gửi mẫu khi chắc chắn khách hàng đã mua hàng.

Người Thổ thích làm việc với những người họ cảm thấy quý mến, tin tưởng, có thể duy
trì quan hệ lâu dài. Vì vậy, việc đầu tư thời gian và nỗ lực ngay từ đầu nhằm tạo lập mối
quan hệ tin tưởng, thân thiện là rất quan trọng để đi tới thành công.
Người Thỗ Nhĩ Kỳ ngày nay rất thích cách làm việc đi thẳng vào vấn đề, họ không thích
kiểu nói chuyện vòng vo.
Ngoài ra, Người Thổ theo đạo Hồi giáo nhiều nên có thể khi đang đàm phán với đối tác
họ có thể ngắt lời vì đến giờ thực hiện 1 nghi thức hằng ngày nào đó khoảng 1 đến vài
tiếng nên buộc đối tác phải có sự thông cảm nhất định.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 20


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Trước khi đàm phán, cần nắm rõ mục tiêu cần đạt được của mình, tiến từ từ đến mục tiêu
đó song song với việc đưa ra những nhân nhượng nhất định. Khi nhân nhượng, cần tỏ cho
đối tác thấy đó là một thuận lợi thực sự mà mình dành cho đối tác, theo ý của đối tác. Chỉ
nhân nhượng khi mình đã đạt được thỏa thuận trên cơ sở có đi có lại. Cần hết sức kiên trì
trong suốt quá trình đàm phán. Không nên đưa ra áp lực về thời gian như ‘thời hạn chót’,
‘thời hạn cuối cùng’ trong đàm phán. Quyết định cuối cùng thường được đưa ra bởi
người có địa vị cao nhất trong tổ chức của đối tác, dù đàm phán với cấp dưới của họ.
Việc đàm phán với đối tác Thổ Nhĩ Kỳ cũng phụ thuộc lớn vào các điều kiện đưa ra của
nhà máy cụ thể là :
Điều kiện số lượng : Cũng tương tự như điều kiện số lượng tại thị trường Ai Cập :
Khi nhà cung cấp sợi vải ở tại TPHCM thì số lượng tối thiểu phải là 1 container 40’ vì
nơi đây là khu kinh tế năng động, số lượng xuất khẩu hàng tháng lớn nên các nhà máy sợi
sẽ không nhượng bộ khi số lượng ít hơn 1 container 40’ đặc biệt là đối với các loại sợi
100% cotton, 100% polyester, sợi trộn polyester cotton, sợi trộn polyester viscose.
Trường hợp đặc biệt đối với sợi Spandex vì đây là loại sợi mảnh dùng kết hợp với các

loại sợi khác nên khách hàng thường không mua nhiều nên công ty TNHH Làn Sóng
Vàng có thể đàm phán số lượng ít hơn như 1 container 20’ hay thậm chí là hàng lẻ chỉ
cần trên 10 kg.
Khi nhà cung cấp sợi vải tại những nơi khác như Hải Phòng thì có thể đàm phán số lượng
ít hơn đối với mọi loại sợi do họ chủ trương bán bao nhiêu cũng được miễn là có lợi
nhuận.
Điều kiện thanh toán phải là T/T 30/70 trả trước 30% và trả sau 70% vì theo điều kiện
thanh toán này trước khi sản xuất hàng để giao cho khách hàng thì họ đã trả trước 30%
tiền hàng như là hình thức ràng buộc khách hàng phải lấy hàng, khoản tiền 70% khách
hàng sẽ phải chuyển xong cho người bán thì mới nhận được B/L để lấy hàng. Ngoài ra
hình thức thanh toán L/C trả ngay cũng thường được áp dụng nhưng không phổ biến
bằng hình thức T/T 30/70.
Điều kiện giao hàng phải là điều kiện CIF Istanbul, Mersin, Izmir, Gemlik vì cước phí
đối với các cảng này tương đối thấp hơn so với các cảng khác của Thổ Nhĩ Kỳ và tuyến
đường đi Thổ Nhĩ Kỳ tới các cảng này lại khá phổ biến nên các nhà cung cấp sợi vải
thường chọn các cảng này tại Ai Cập. Tuy nhiên nếu người mua muốn 1 cảng khác thì họ
có thể lo việc vận chuyển nội địa trong nước hay có thể đàm phán với người bán để vận
chuyển đến tận kho của họ.

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 21


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Điều kiện đóng gói có thể thỏa thuận nhưng thường là do người bán đóng gói và thường
là khoảng 26 cuộn lớn ( full cones) mỗi cuộn có trọng lượng khoảng 2kg, đóng trong 1
bao PP, khoảng 490 bao PP như vậy trong 1 container 40’.
Nếu khách hàng yêu cầu đóng gói vượt ngoài khả năng của nhà cung cấp thì sẽ không

được như mỗi cuộn có trọng lượng 5 kg hay chỉ khoảng 500 gram hoặc 1 loại bao bì đặc
biệt nào đó nhưng việc này thường ít xảy ra do người bán là người hiểu rõ sản phẩm của
mình nhất nên họ sẽ đóng gói, bao bì cho sản phẩm một cách tốt nhất cho quá trình vận
chuyển bằng đướng biển.
Khi đối tác đã đồng ý với tất cả các điều khoản trên thì sẽ đề nghị họ gửi cho công ty 1
mail xác nhận ( confirmation email ) có sự đồng ý mua hàng cùng các điều khoản đã thỏa
thuận sau đó gửi các thông tin này qua cho phía nhà máy để họ làm hợp đồng và thực
hiện hợp đồng đó.
* Đối với đối tác Hàn Quốc :
Múi giờ của họ : GMT + 9
Múi giờ của Việt Nam : GMT + 7
Khác biệt múi giờ không lớn dẫn đến việc đối tác Việt Nam và đối tác Hàn Quốc có thể
dùng công cụ chat hay gọi điện thoại để đàm phán với nhau. Tuy nhiên, vẫn có thể dùng
email để đàm phán để cho đối tác có thời gian để cân nhắc.
Với đối tác Hàn Quốc, cần phải xây dựng mối quan hệ kinh doanh chắc chắn, tốt đẹp
ngay từ đầu.
Với đối tác Hàn Quốc, khi đàm phán cần lịch sự, bình tĩnh, khiêm tốn và tôn trọng lẫn
nhau.
Nên sử dụng các công cụ chat hay điện thoại để đàm phán với đối tác Hàn Quốc vì họ rất
chậm trong việc trả lời email.
Người Hàn Quốc thường đánh giá rất cao người Nhật Bản nên đối với những lô hàng nào
xuất khẩu sang Nhật Bản thành công thì có thể yêu cầu đối tác Nhật Bản xác nhận chất
lượng hàng hóa thì đối tác Hàn Quốc có thể lấy ngay hàng mà không cần kiểm tra gì
thêm.
Người Hàn Quốc ngày nay có phong cách làm việc khá giống phương tây nên họ cũng
thường đi thẳng vào vấn đề.

SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 22


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Việc đàm phán với đối tác Hàn Quốc cũng phụ thuộc lớn vào các điều kiện đưa ra của
nhà máy cụ thể là :
Điều kiện số lượng : Cũng giống như điều kiện số lượng tại 2 thị trường trên.
Khi nhà cung cấp sợi vải ở tại TPHCM thì số lượng tối thiểu phải là 1 container 40’ vì
nơi đây là khu kinh tế năng động, số lượng xuất khẩu hàng tháng lớn nên các nhà máy sợi
sẽ không nhượng bộ khi số lượng ít hơn 1 container 40’ đặc biệt là đối với các loại sợi
100% cotton, 100% polyester, sợi trộn polyester cotton, sợi trộn polyester viscose.
Trường hợp đặc biệt đối với sợi Spandex vì đây là loại sợi mảnh dùng kết hợp với các
loại sợi khác nên khách hàng thường không mua nhiều nên công ty TNHH Làn Sóng
Vàng có thể đàm phán số lượng ít hơn như 1 container 20’ hay thậm chí là hàng lẻ chỉ
cần trên 10 kg.
Khi nhà cung cấp sợi vải tại những nơi khác như Hải Phòng thì có thể đàm phán số lượng
ít hơn đối với mọi loại sợi do họ chủ trương bán bao nhiêu cũng được miễn là có lợi
nhuận.
Điều kiện thanh toán phải là T/T 30/70 trả trước 30% và trả sau 70% vì theo điều kiện
thanh toán này trước khi sản xuất hàng để giao cho khách hàng thì họ đã trả trước 30%
tiền hàng như là hình thức ràng buộc khách hàng phải lấy hàng, khoản tiền 70% khách
hàng sẽ phải chuyển xong cho người bán thì mới nhận được B/L để lấy hàng. Ngoài ra
hình thức thanh toán L/C trả ngay cũng thường được áp dụng nhưng không phổ biến
bằng hình thức T/T 30/70.
Điều kiện giao hàng phải là điều kiện CIF Busan vì cước phí đối với cảng này tương đối
thấp hơn so với các cảng khác của Hàn Quốc và tuyến đường đi Hàn Quốc tới cảng này
lại khá phổ biến nên các nhà cung cấp sợi vải thường chọn các cảng này tại Hàn Quốc.
Tuy nhiên nếu người mua muốn 1 cảng khác thì họ có thể lo việc vận chuyển nội địa
trong nước hay có thể đàm phán với người bán để vận chuyển đến tận kho của họ.
Điều kiện đóng gói có thể thỏa thuận nhưng thường là do người bán đóng gói và thường

là khoảng 26 cuộn lớn ( full cones) mỗi cuộn có trọng lượng khoảng 2kg, đóng trong 1
bao PP, khoảng 490 bao PP như vậy trong 1 container 40’.
Nếu khách hàng yêu cầu đóng gói vượt ngoài khả năng của nhà cung cấp thì sẽ không
được như mỗi cuộn có trọng lượng 5 kg hay chỉ khoảng 500 gram hoặc 1 loại bao bì đặc
biệt nào đó nhưng việc này thường ít xảy ra do người bán là người hiểu rõ sản phẩm của
mình nhất nên họ sẽ đóng gói, bao bì cho sản phẩm một cách tốt nhất cho quá trình vận
chuyển bằng đướng biển.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 23


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Khi đối tác đã đồng ý với tất cả các điều khoản trên thì sẽ đề nghị họ gửi cho công ty 1
mail xác nhận ( confirmation email ) có sự đồng ý mua hàng cùng các điều khoản đã thỏa
thuận sau đó gửi các thông tin này qua cho phía nhà máy để họ làm hợp đồng và thực
hiện hợp đồng đó.
* Đối với những đối tác khác :
Trung Quốc : là một thị trường lớn nhưng nguồn cung cấp sợi trong nước của họ lớn đủ
cung cấp trong nước và hướng đến xuất khẩu nên họ không mua sợi thường xuyên chỉ
mua vào những lúc họ cần trữ hàng để ép giá hoặc giá sợi trong nước của họ đang cao
hơn sợi nhập khẩu hoặc nguồn cung sợi của họ gặp vấn đề.
Nói chung khi đàm phán với đối tác Trung Quốc cần cứng rắn, chỉ nhượng bộ khi họ thật
sự cần mua sợi, và đặc biệt hạn chế việc gửi mẫu vì họ chỉ thường kiểm tra chất lượng sợi
chứ không mua, chỉ gửi mẫu khi họ thanh toán tiền mua mẫu hoặc gửi mẫu khi họ đã
chắc chắn mua hàng.
Đàm phán với khách hàng Trung Quốc khó nhất là ở khâu đàm phán về giá cả kiểm tra
giá cả nhiều nơi nhất là Ấn Độ nên họ thường xem giá sợi của Việt Nam là cao và thường
xuyên kỳ kèo và không sẵn lòng mua sợi tại Việt Nam.

Ấn Độ, Pakistan, Sri Lanka, Bangladesh : Đây là những nước ít khi mua sợi của Việt
Nam vì nguồn cung sợi trong nước của họ mạnh giá cả cũng thấp hơn Việt Nam do họ
chủ động được nguồn nguyên liệu đầu vào. Nên họ thường muốn hợp tác để công ty
TNHH Làn Sóng Vàng làm đại lý bán sợi cho họ tại Việt Nam và các khu vực lân cận.
Tuy nhiên. Các cộng ty trung gian thương mại cũng mua loại sợi chất lượng cao của Việt
Nam để bán đi các nước khác.
Thái Lan : Cũng như Trung Quốc, Thái Lan có đủ nguồn sợi để xuất khẩu nên họ cũng
không thường xuyên mua sợi của Việt Nam, chỉ có những công ty trung gian của Thái
Lan có nguồn khách hàng ở các nước khác thì mua sợi của Việt Nam để bán lại, hay mua
giùm để hưởng hoa hồng.
Đối tác Thái Lan thường mua sợi chất lượng cao của Việt Nam nên họ rất kĩ càng về chất
lượng và họ coi trọng sự uy tín của đối tác trong làm ăn kinh doanh.
Đối tác Nhật Bản : Khi muốn mua 1 mặt hàng nào đó, đối tác Nhật Bản thường cân nhắc
rất kỹ, rất lâu kể cả đối với những đối tác đã từng làm ăn với họ. Khi ký kết hợp đồng họ
có thể bay tới Việt Nam để trực tiếp xem quy cách kỹ thuật cũng như ký kết hợp đồng
ngay tại Việt Nam.
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 24


Chuyên đề môn học: Quản trị Ngoại Thương
Khi làm việc với đối tác Nhật cần thể hiện sự lịch sự và tôn trọng tuyệt đối, không nên
nóng vội, mà phải kiên nhẫn để tạo được sự uy tín, tin cậy.
Nội dung đàm phán :
Điều kiện về số lượng : tối thiểu là 1 container 40’. Đối với sợi spandex thì có thể ít hơn.
Điều kiện về thanh toán : L/C trả ngay hoặc T/T 30/70.
Điều kiện về giao hàng :
Trung Quốc : Các cảng thường đi là QINGDAO, SHANGHAI, NINGBO.

Ấn Độ : Các cảng thường đi là Chennai, Magalore, Mumbai.
Sri Lanka : Cảng Colombo. Bangladesh : Cảng Chittagong. Pakistan : Cảng Karachi.
Thái Lan: Cảng Laem Chabang, Cảng Bangkok.
Nhật Bản : Cảng Tokyo, Yokohama.
Điều kiện về đóng gói : Mỗi cuộn sợi khoảng 1.89 kg, khoảng 26 cuộn trong 1 bao PP,
khoảng 490 bao đóng trong 1 thùng carton.
2.1.2. Quy trình đàm phán với đối tác trong nước :
Đối tượng mà công ty TNHH Làn Sóng Vàng nhắm đến là các nhà máy sản xuất sợi như
Phong Phú, Thành Công, Thắng Lợi, Đông Quang, Thiên Nam, Vinatex, Anh Phát,
Phước Thịnh. Ngoài ra còn có những nhà máy sản xuất sợi của nước ngoài nhưng đặt tại
Việt Nam : Như Tainan nhà máy sợi của Đài Loan tại khu công nghiệp sóng thần 2.
Đàm phán với đối tác trong nước thường khó hơn rất nhiều so với việc đàm phán với các
đối tác nước ngoài.
Đàm phán với các đối tác trong nước thường chỉ có hiệu quả bằng hình thức gặp mặt trực
tiếp với người có quyền quyết định giá cả tại văn phòng của họ trong trường hợp đối tác
mới. Với các đối tác đã có quan hệ tốt với công ty thì việc gặp mặt trực tiếp là rất quan
trọng để thành công, các hình thức đàm phán khác như qua điện thoại hay email thì khả
năng thành công thấp hơn.
Lý do :
- Văn hóa làm việc ở Việt Nam đòi hỏi sự quen biết lẫn nhau, nhưng phải quen những
người có trách nhiệm trực tiếp như trưởng phòng xuất nhập khẩu của các nhà máy hay
SVTH: NGUYỄN THỊ NHÀN
MSSV: 10255751

Page 25