Chương 5 + 6 + 7 môn nguyên lý kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

GV. PHẠM THANH LIÊM
1


CHƯƠNG 5
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
VÀ KIỂM KÊ

2


MỤC TIÊU HỌC TẬP
1. Khái niệm và ý nghóa của chứng từ kế
2. Tác dụng và tính chất pháp lý của chứng
toán;
3. Phân loại chứng từ;
4. Tổ chức lập và xử lý chứng từ kế toán;
5. Khái niệm và tác dụng của kiểm kê;
6. Phân loại kiểm kê;
7. Phương pháp kiểm kê.

toán;
từ kế

3

5.1 Khái niệm
1. Khái niệm
Theo điều 4 chương 1 “Luật kế toán Việt Nam”:
 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin
phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và
đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
 Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để ghi
nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và
thực sự hoàn thành theo thời gian, theo đòa điểm
phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin
theo quy đònh của pháp luật.
4


Nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ:

– Ghi chép đầy đủ, trung thực và kòp thời các
nghiệp vụ liên quan đến tài sản, nguồn
vốn của doanh nghiệp và sự vận động của
chúng.
– Thông tin kòp thời tình trạng của từng đối
tượng và sự vận động của chúng theo yêu
cầu quản lý.
Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ:
 Hệ thống chứng từ kế toán.
 Kế hoạch luân chuyển chứng từ.
5

5.2 Ý nghóa, tác dụng và tính chất pháp lý của

chứng từ kế toán

 Lập chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài
chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Dó đó,
chứng từ là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp
lệ của nghiệp vụ kinh tế;
 Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán;
 Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý không thể thiếu
cho mọi cuộc thanh tra, kiểm tra, mọi sự khiếu nại,
khiếu tố, là bằng chứng của kiểm toán;

6


 Chứng từ là căn cứ xác đònh trách nhiệm vật chất
các đơn vò và cá nhân liên quan đến nghiệp vụ kinh
tế đã phát sinh.
 Chứng từ là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình
hình nộp thuế.
 Chứng từ còn là phương tiện giúp lãnh đạo doanh
nghiệp truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các chỉ
thò, mệnh lệnh trong công tác. Ví dụ như: lệnh chi,
lệnh xuất kho, lệnh điều động lao động.

7


5.3 Phân loại chứng từ kế toán

1. Phân loại theo nội dung kinh tế
Hiện nay hệ thống chứng từ kế toán nước ta bao gồm
các nội dung:
- Chứng từ về lao động tiền lương
- Chứng từ về hàng tồn kho
- Chứng từ về bán hàng
- Chứng từ về tiền tệ
- Chứng từ về tài sản cố đònh

8


9


2. Phân loại theo tính chất pháp lý
a. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.
 Là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh
tế giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt
chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.
 Áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp.

10


b. Hệ thống chứng từ hướng dẫn
Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của
đơn vò. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước chỉ
hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vò, các
ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó có thể

vận dụng vào hoàn cảnh cụ thể của mình, thêm hoặc
bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế biểu
mẫu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội
dung phản ánh, nhưng vẫn phải bảo đảm tính chất
pháp lý của chứng từ. Chẳng hạn như phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

11


3. Phân loại theo trình tự xử lý và công
dụng của chứng từ
a. Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu, chứng
từ
trực tiếp)
Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là bước ghi chép đầu tiên
của kế toán – còn gọi là chứng từ ban đầu, như: hóa
đơn bán hàng, hóa đơn giá trò gia tăng, phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…

12


Chứng từ gốc

Theo công dụng, chứng từ gốc được chia thành:
 Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ có tác dụng
truyền đạt các chỉ thò, mệnh lệnh công tác nào đó.
Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, giấy đề nghò tạm

ứng…
 Chứng từ thực hiện: là chứng từ chứng minh
nghiệp vụ đã được thực hiện như: hóa đơn, phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai,
biên bản kiểm kê…
 Chứng từ liên hợp: là chứng từ kết hợp đặc điểm
của 2 loại chứng từ kể trên như : Lệnh kiêm phiếu xuất
kho, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ…

13


Các yếu tố cơ bản của một chứng từ gốc
Theo nội dung quy đònh trong khoản 1,
điều 17, mục I chương 2 của Luật kế
toán, bất kỳ một chứng từ gốc nào cũng
bao gồm các yếu tố cơ bản dưới đây:

14


1. Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
3. Tên và đòa chỉ của đơn vò và cá nhân lập chứng từ
kế toán.
4. Tên và đòa chỉ của đơn vò và cá nhân nhận chứng
từ kế toán.
5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế

tài chính ghi bằng số. Riêng tổng số tiền của
chứng từ dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và
bằng chữ.
7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và
những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
15


b. Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng
kê chứng từ gốc)

Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng hợp số
liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp
vụ để ghi chép vào sổ kế toán được đơn giản, nhanh
chóng, không phải lập lại nhiều lần những bút toán
giống nhau.
Mẫu chứng từ ghi sổ – Xem trang 134 Giáo trình.

16


5.4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ
1. Tổ chức lập chứng từ kế toán
Theo luật kế toán:
 Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế
toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
 Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu,
phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ

kinh tế, tài chính phát sinh.
 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy
đònh cho mỗi chứng từ.
17


Ký chứng từ
 Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký mới có giá
trò thực hiện. Ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không
được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc đóng dấu
bằng chữ ký khắc sẳn. Chữ ký trên chứng từ kế
toán của một người phải thống nhất và phải giống
với chữ ký đã đăng ký theo quy đònh.
 Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền
hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Nghiêm cấm
ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ
theo trách nhiệm của người ký (ký khống).
 Chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng
liên.

18


 Chứng từ hợp pháp là chứng từ lập theo mẫu quy
đònh, ghi chép đúng nội dung, bản chất của NVKT
phát sinh (đúng luật pháp).
 Chứng từ hợp lệ là chứng từ được ghi chép đầy đủ,
kòp thời các yếu tố, và theo quy đònh phương pháp
lập từng loại chứng từ.

19


2. Trình tự xử lý chứng từ kế toán
a. Kiểm tra chứng từ
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra
chặt chẽ nhằm bảo đảm tính trung thực, tính hợp
pháp và hợp lệ của chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ
có ý nghóa quyết đònh đối với chất lượng công tác kế
toán.

20


Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của
các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ
kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài
liệu khác có liên quan (Chữ ký có thực không,
có đầy đủ số liên theo quy đònh không?...).
 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ
phát sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ về
quản lý kinh tế, tài chính hiện hành không?
 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin
trên chứng từ kế toán.

21


 Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có

hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy đònh
về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ
chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất
kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh
nghiệp biết để xử lý kòp thời theo pháp luật hiện
hành.
 Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng
thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì
người chòu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải
trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau
đó mới làm căn cứ ghi sổ.
22


b. Hoàn chỉnh chứng từ
Là ghi bổ sung các yếu tố cần thiết của
chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
Bao gồm: Ghi số tiền vào chứng từ, phân
loại, sắp xếp chứng từ kế toán, đònh
khoản…

23


c. Luân chuyển chứng từ
Luân chuyển chứng từ là xác đònh trình tự luân
chuyển của chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên
quan để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển của mỗi loại chứng từ sẽ khác
nhau tùy theo tổ chức kế toán và tổ chức hệ thống

thông tin trong nội bộ từng đơn vò.

24


d. Bảo quản và lưu trữ chứng từ
 Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
 Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung
kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn
theo quy đònh của pháp luật. Mục đích: khi cần
thiết đem ra đối chiếu, kiểm tra.
 Cơ quan có thẩm quyền niêm phong, tạm giữ hoặc
tòch thu chứng từ kế toán phải sao chụp chứng từ bò
tạm giữ, bò tòch thu hoặc niêm phong và ký xác
nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên
bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế
toán bò niêm phong, tạm giữ và ký tên, đóng dấu.
25