Thuyết trình hiệu quả với Power Point

Presentation
Presentation skills
skills


Nội
Nội dung
dung thảo
thảo luận
luận
1.1.Vai
Vaitrò
tròccủ
ủaaPower
PowerPoint
Point
2.2.Thi
ThiếếttkkếếvvớớiiPower
Power Point
Point
3.3. Tr
Trướ
ướcckhi
khittttvvớớiipp
pp
4.4.Trong
Trongkhi
khittttvvớớiipp
pp

1.
1. Vai
Vai trò,
trò, mục
mục đích
đích của
của PP
PP


Mục đích của NTT khi sử dụng PPT để TT:
o

Trình bày dàn bài

o

Làm sáng sủa các ý tưởng

o

Nhấn mạnh các vấn đề then chốt

o

Thể hiện các mối liên hệ

o

Cung cấp các thông tin hiển thị: mô phỏng, video

o

Tiết kiệm thời gian

o

Tăng cường thảo luận với cử toạ

Improve the distribution of information


2.
2. Thiết
Thiết kế
kế với
với Power
Power Point
Point


Power Point chỉ hỗ trợ cho NTT chứ không thể là
chính bài TT.
o Hãy nhớ, chỉ NTT giỏi mới có thể không để mình bị “Chết”
vì power point
o Tất cả những yếu tố trên giúp NTT thuyết trình bằng PP
hay hơn



NHƯNG…NTT phải làm cho nó:
o Hấp dẫn
o Mang thông tin hữu ích


Khi
Khi thiết
thiết kế
kế PP
PP nên
nên


Sáng tạo nhưng đơn giản



Kích thích cử toạ



Sử dụng màu sắc, đồ hoạ, khôn ngoan



Không làm cử toạ rối trí về nội dung



Giữ thiết kế ổn định và đẹp mắt



Sử dụng “Slide Master” để bài trình bày được thống
nhất


Thiết
Thiết kế
kế pp
pp với
với các
các thành
thành phần
phần


Văn bản, chữ viết



Đồ hoạ và âm thanh



Hình ảnh, mô phỏng, video



Bảng biểu và sơ đồ



Màu sắc và nền



Hiệu ứng


Các
Các lỗi
lỗi thiết
thiết kế
kế với
với PP
PP chung
chung


Cấu trúc không rõ ràng



Các slide quá nhiều chữ và thông tin
o Chuyển từ đọc chép sang nhìn chép



Nền (background) không phù hợp hay quá nhiều kiểu

nền trong một bài TT



Sử dụng màu, cỡ, kiểu chữ không đúng



Lạm dụng hay sử dụng không khôn ngoan các hiệu
ứng của power point



Dùng hình ảnh, video, mô phỏng minh họa không hiệu
quả


Tổ
Tổ chức
chức và
và nội
nội dung
dung


Tổ chức: logic và rõ ràng
o Sample 1
o Sample 2



Nội dung:
o chọn lựa
o ngắn gọn
o xúc tích



Quan trọng: luôn nghĩ về
o Mục tiêu của bài TT


Chữ
Chữ viết
viết


Không nhồi nhét các slide.



Giới hạn văn bản theo quy tắc “7-7”.
o Nếu nhiều chữ quá cử toạ sẽ không quan tâm đến slide



Tránh sử dụng các đoạn dài.
o Đối với mỗi một gạch đầu dòng, cần duy trì các chữ trong
vòng một dòng hoặc tối đa là hai dòng



Sử dụng các bullet.



Giới hạn ý tưởng chính cho mỗi slide.
o Mỗi slide chỉ trình bày 1 ý chính


Chữ
Chữ viết
viết


Không dùng tất cả chữ in:
o CHỮ IN SẼ KHÓ ĐỌC HƠN
o Chỉ sử dụng để NHẤN MẠNH



Chữ nghiêng được dùng khi “trích dẫn”
o Hay được dùng để làm nổi rõ những ý kiến hay ý tưởng



Sử dụng đúng các cỡ chữ và kiểu chữ
o Các kiểu chữ khác nhau sẽ làm cho cử toạ bị rối


Hạn chế đổi kiểu font

o Tránh sử dụng các kiểu chữ có chân.
o Sử dụng cỡ chữ thích hợp (24 – 40)


Chữ
Chữ viết
viết


Tựa đề chính và phụ của các slide



Xuất hiện các điểm bullet theo từng thời điểm



Thống nhất một kiểu chuyển chữ



Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả


Khi
Khi dùng
dùng hình
hình ảnh

ảnh


Cần liên quan với nội dung của thông điệp và
giúp làm cho thông điệp được rõ hơn



Nếu không liên quan đến thông điệp sẽ làm cho
cử toạ bị phân tán



Hình ảnh là kênh truyền thông điệp hữu hiệu



Các hình ảnh nên có dung lượng nhỏ hơn 2MB và
format ở dạng JPG


Đồ
Đồ họa,
họa, âm
âm thanh,
thanh, mô
mô phỏng,
phỏng, video
video


Nên thêm đồ hoạ và âm thanh vào nội dung



Âm thanh phải phù hợp



Nếu hiệu ứng âm thanh được sử dụng, đợi đến khi
âm thanh kết thúc hãy nói



Đồ hoạ phải hiệu quả



Nên dùng mô phỏng, video để tăng hiệu quả
o Ngôn ngữ điện ảnh
o Diễn tả những cái trừu tượng phức tạp
o Cử toạ hứng thú, nhớ lâu


Bảng,
Bảng, đồ
đồ thị,
thị, sơ
sơ đồ
đồ



Bảng, đồ thị và sơ đồ nên đơn giản



Sử dụng các đồ thị hình thanh (bar graph) và biểu đồ
hình bánh (pie) thay vì các bảng dữ liệu thô.



Không sử dụng quá 4 màu trên cùng 1 đồ thị


Màu
Màu và
và nền
nền


Sử dụng màu hạn chế;
tối đa là 2-3 màu



Sử dụng nền đơn giản,
làm nổi chữ



Thống nhất màu, nền
cho tất cả các slide


Màu
Màu sắc
sắc


Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng
khó giữ tập trung



Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những
màu dịu hơn



Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng
cách > 6 m



Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp


Hiệu
Hiệu ứng
ứng



Chọn một kiểu chuyển ( đây không phải là phim)



Thu hút sự quan tâm của cử toạ bằng cách xuất hiện
từng nội dung ở từng thời điểm


3.
3. Trước
Trước khi
khi TT
TT với
với powerpoint
powerpoint


Nên có thời gian diễn tập đúng mức



Tính toán thời gian cho bài TT



Nên sử dụng quen thuộc các thiết bị có liên quan như
máy chiếu, laptop…



Công tác chuẩn bị quyết định sự thành công


4.
4. Trong
Trong quá
quá trình
trình TT
TT với
với PP
PP


Không nên đọc slide.



Nói rõ ràng và thoải mái



Giới thiệu ngắn gọn khi bắt đầu.



Sau đó là phần nội dung



Cuối cùng tổng kết lại những điểm quan trọng.


Trong
Trong khi
khi TT
TT với
với PP
PP


Sử dụng thiết bị điều khiển từ xa để NTT có thể di
chuyển khi nói.



Không dùng tay chỉ vào màn hình



Nếu sử dụng thiết bị chỉ laser, NTT không di chuyển
quá nhanh.



NTT không chỉ bút laser vào cử toạ



Nếu nội dung phức tạp, hãy in các slide ra giấy để
cho cử toạ có thể ghi chú (take notes).


Presentation
Presentation skills
skills