Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm microsoft excel 2007 tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi lục nam

LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học
công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, được sự đồng ý của cô giáo
hướng dẫn Ths. Trần Thu Phương tôi đã thực hiện đề tài “Nâng cao hiệu quả
quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác
công trình thủy lợi Lục Nam”.
Để hoàn thành khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo
đã tận tình hướng dẫn giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn
luyện tại trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên. Đặc
biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô giáo hướng dẫn Ths. Trần Thu Phương
đã tận tình chu đáo hướng dẫn tôi thực hiện khóa luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo các phòng ban và tập thể cán bộ công
nhân viên chức Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam đã tạo điều kiện
tốt nhất cho tôi trong suốt thời gian học tập và làm khóa luận tốt nghiệp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.
Song do kiến thức cũng như kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên không tránh
khỏi những thiếu sót .Tôi rất mong nhận được góp ý của quý Thầy, Cô giáo để
khóa luận được hoàn chỉnh hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Thái nguyên, ngày 14 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Bùi Thị Thơm


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan, đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả quản lý
văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác công trình
thủy lợi Lục Nam” chuyên ngành quản trị văn phòng là đề tài nghiên cứu của
tôi trong thời gian qua. Những kết quả và các tài liệu trong khóa luận được thực
hiện tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam, không sao chép bất kỳ

nguồn nào khác. Các thông tin tài liệu trong khóa luận được ghi rõ nguồn gốc.
Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này.

Thái nguyên, ngày 14 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Bùi Thị Thơm


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................2
MỤC LỤC..........................................................................................................1
DANH MỤC HÌNH ẢNH..................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................1
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ............1
1.1. Khái quát chung về văn bản ............................................................................... 1
1.1.1. Khái niệm về văn bản ............................................................................1
1.1.2. Phân loại văn bản..................................................................................1
1.1.3. Chức năng của văn bản .........................................................................2
1.2. Tổng quan về quản lý văn bản............................................................................ 3
1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản ....................................................................3
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản...................................................................4
1.3. Quản lý văn bản đến ............................................................................................ 4
1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................4
1.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến ......................................................5
1.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến. ..................................................5
1.3.4. Đăng ký văn bản đến .............................................................................7
1.3.5. Trình và chuyển giao văn bản đến. ......................................................12
1.3.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ................13

1.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi...................................................................... 16
1.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản...................................................................................................16
1.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật .......................................17
1.4.3. Đăng ký văn bản đi..............................................................................17
1.4.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi ......20
1.4.5. Lưu văn bản đi.....................................................................................24


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI XÍ
NGHIỆP KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI LỤC NAM – BẮC GIANG
…………………………………………………………………………………..26
2.1. Giới thiệu về Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam.................. 26
2.1.1. Vị trí, chức năng..................................................................................26
2.1.2. Nhiệm vụ .............................................................................................26
2.1.3. Tổ chức bộ máy ...................................................................................27
2.1.4. Cơ chế hoạt động.................................................................................31
2.2. Công tác quản lý văn bản tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục
Nam ............................................................................................................................. 31
2.2.1. Quản lý văn bản đến tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam ..31
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi ...............................................................34
2.2.3. Vấn đề tồn tại ......................................................................................36
2.2.4. Hướng giải quyết .................................................................................36
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL 2007 VÀO
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ................................................................38
3.1. Vai trò của CNTT trong công tác quản lý văn bản ....................................... 38
3.2. Khái quát về phần mềm Microsoft Excel........................................................ 40
3.3. Chương trình quản lý văn bản tại đơn vị........................................................ 42
3.3.1. Quy trình thiết kế chương trình quản lý văn bản. .................................42
3.3.2. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi..........................................44

3.3.3. Một số chức năng chính của chương trình quản lý văn bản. ................49
3.3.4. Kết quả đạt được .................................................................................62
KẾT LUẬN......................................................................................................63
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................64


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Mẫu dấu đến. .......................................................................................6
Hình 1.2. Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến .......................................8
Hình 1.3. Phần đăng ký văn bản đến....................................................................9
Hình 1.4. Phần đăng ký đơn thư.........................................................................11
Hình 1.5. Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến...................................15
Hình 1.6. Phần đăng ký văn bản đi. ...................................................................19
Hình 1.7. Bì chuyển giao văn bản đi. .................................................................21
Hình 1.8. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi..........................................................23
Hình 2.1. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến tại Xí nghiệp Khai thác công
trình thủy lợi Lục Nam ......................................................................................33
Hình 2.2. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi tại Xí nghiệp Khai thác công trình
thủy lợi Lục Nam...............................................................................................35
Hình 3.1. Giao diện chính chương trình quản lý văn bản. ..................................43
Hình 3.2. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi.........................................44
Hình 3.3. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (đã nhập văn bản) ............48
Hình 3.4. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi. ........................................50
Hình 3.5. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (Từ liên kết hiperlink ở giao
diện chính) ........................................................................................................54
Hình 3.6. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (liên kết hyperlink tới bản
Word) ................................................................................................................54
Hình 3.7. Giao diện bản Word từ liên kết văn bản đi .........................................55
Hình 3.8. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi (sử dụng chức năng lọc văn
bản) ...................................................................................................................56

Hình 3.9. Giao diện chính của chương trình quản lý văn bản. ............................59
Hình 3.10. Giao diện chương trình quản lý văn bản đến ....................................60
Hình 3.11. Giao diện chương trình quản lý văn bản đến (liên kết tới bản word).61
Hình 3.12. Giao diện Bản scan từ liên kết văn bản đến ......................................62


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1.
2.
3.
4.
5.

BHYT – BHTN: Bảo hiểm y tế - Bảo hiểm tự nguyện.
CNTT & TT: Công nghệ thông tin và truyền thông
CNV: Công nhân viên
ĐH: Đại học
TNHH MTV KTCTTL : Trách nhiệm hữu hạn một thành viên khai
thác công tình thủy lợi Cầu Sơn
6. UBND: Ủy ban nhân dân
7. PCLB: Phòng chống lụt bão.


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới Đất nước hiện nay, vấn đề đào tạo
đội ngũ tri thức trẻ là một trong những vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quan tâm
hàng đầu. Vì vậy, thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để
xây dựng và phát triển đất nước, sánh vai với các cường quốc trên thế giới. Đặc

biệt, trong những năm gần đây đất nước ta đang thực hiện cải cách nền hành chính
Quốc gia, việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Hành chính Văn phòng đã đóng góp
một phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới, phát triển đất nước.
Xác định được tầm quan trọng của cán bộ làm công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu
trữ trong các giai đoạn hiện nay. Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền
thông Thái nguyên đã thực hiện đúng chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà
nước. Trường đã đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cán bộ Hành chính Văn
phòng, Văn thư và Lưu trữ.
Với ý nghĩa và vị trí to lớn đó, Khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc
Trường Đại học CNTT& TT là cái nôi đào tạo ra một đội ngũ đông đảo những
sinh viên có năng lực và trình độ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công
tác quản lý văn bản, đã đáp ứng yêu cầu to lớn của phần lớn các cơ quan hiện nay.
Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, ngày nay xã hội ngày càng
phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng và công việc sổ sách giấy tờ cũng
được hiểu cụ thể hơn. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng
của mình trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói
riêng. Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước. Công tác văn thư đảm bảo ghi lại đầy đủ hồ sơ, tài
liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động khác nhau nên có cơ cấu
chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá
trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Do đó, công tác văn
thư là vấn đề quan trọng tất yếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Được sự phân công của Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường ĐH Công
nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên và được sự đồng ý của lãnh đạo Xí


nghiệp KTCTTL Lục Nam, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsof Excel 2007 tại cơ
quan trong thời gian từ ngày 10/4/2016 đến ngày 14/6/2016. Tôi nhận thấy Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản mang lại nhiều lợi ích
góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công cuộc cải cách hành chính. Đồng thời
giúp người làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ cho đơn vị tìm kiếm và cập
nhật văn bản nhanh và chính xác; đổi mới quy trình cách thức làm việc với phong
cách hiện đại; giảm chi phí văn phòng phẩm (giấy, bút...).
Mục đích:
Đề tài tập trung vào các nội dung quản lý văn bản tại Xí nghiệp KTCTTL
Lục Nam với các mục tiêu cụ thể:
- Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trong quản lý văn bản tại
tại Xí nghiệp KTCTTL Lục Nam.
- Nghiên cứu ứng dụng của phần mềm Microexcel 2007 để quản lý văn bản.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin,
tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử;
Theo tôi “Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft
Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam” là một đề tài sát
với thực tế và công việc tôi đang làm. Thông qua ứng dụng phần mềm Microsoft
Excel nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại cơ quan. Nâng cao tri thức và
nhận thức cho xã hội và các cán bộ quản lý về vai trò, vị trí của Công nghệ thông
tin đưa công nghệ thông tin phục vụ phát triển kinh tế xã hội.


CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát chung về văn bản
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này
đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng
lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những
hình thức và nội dung khác nhau.

1.1.2. Phân loại văn bản
- Văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành
văn (văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý
nhà nước.
-Văn bản quản lý hành chính Nhà nước
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn
bản quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan
hành chính ) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp
hành và điều hành.
-Văn bản quy phạm pháp luật
Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy
tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội.
- Văn bản cá biệt
Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành
chính Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy
phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình
nhằm giải quyết các công việc cụ thể.

1


- Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản
ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức
1.1.3. Chức năng của văn bản

- Chức năng thông tin
- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức
năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan
trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện.
- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính
chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động
do Nhà nước đặt ra.
- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá
khứ, hiện tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước. Nó làm căn cứ cho
các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ
quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ
thể quản lý lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Văn bản quản lý Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là
hình thức pháp luật của quản lý (Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ).
- Chức năng quản lý
- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường
quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào
tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.
- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ
chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên
khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội

2


hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy

văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.
- Chức năng văn hóa – xã hội
- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng
làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao
động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có
chức năng văn hóa.
- Văn bản làm chức năng văn hóa bắt buộc mọi người sử dụng văn bản
phải làm cho văn bản có tính văn hóa.
- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa
của văn bản càng cao bấy nhiêu.
- Các chức năng khác
- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động
giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người,
cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại.
- Chức năng thống kê: Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những
con số, sự kiện, những vấn đề…
- Chức năng sử liệu: Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử
của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…
1.2. Tổng quan về quản lý văn bản
1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Quản lý văn bản đi, đến là những nội dung quan trọng của công tác văn thư.
Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công
tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy
chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ văn thư trong cơ quan thực hiện nghiêm
túc quy định đó.

3

1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ
quan, tổ chức gọi tắt là văn thư.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng các dấu độ khẩn, hoả tốc, thượng khẩn, và khẩn phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Văn bản, tài liệu mang tính bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.3. Quản lý văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính văn bản chuyên ngành và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến.
1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư
của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong
trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ,
phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu hiệu niêm phong, đối
với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay cho
người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công
tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc

báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

4


1.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn
thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân
nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiện các độ mật.
Đối với văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư
số 12/2002/TT-BCA ( A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết
kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu
văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi
trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,

xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
1.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến.
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán.

5


Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
đến, ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết. Đối
với văn bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, đối với văn bản đến
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu đến.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không
phải đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo
dõi, giải quyết.
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký
hiệu đối với những văn bản có ghi tên loại, dưới trích yếu nội dung đối với công
văn hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu đến được quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng
7 năm 2015 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:

ĐẾN

............................
Ngày:

.......................
............................

Chuyển:
.............................................
Hình 1.1. Mẫu dấu đến.
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên.
* Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
-Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
-Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng
1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04,
21/7/05, 31/12/05.

6


Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc”
(kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những
trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./.
1.3.4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm
thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật).
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một
năm, nên lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành, cơ quan trung ương.
- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất
định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận đơn, thư khiếu nại, tố cáo có
thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì
sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức
hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công
hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm
các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

7


* Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.
……….…... (1) ……………
………...... (2) …………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

Hình 1.2. Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến

8


Ghi chú:
(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6) Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền
và đóng dấu trước khi sử dụng.
- Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm
x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Số,
Ngày

Số

Tác

Ngày

đến

đến

giả

ký
hiệu

(1)

(2)

(3)

(4)

tháng

(5)

Tên loại và
trích yếu nội
dung

Đơn vị hoặc

Ký

Ghi

người nhận

nhận

chú

(7)

(8)

(9)

(6)

Hình 1.3. Phần đăng ký văn bản đến
-

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa
chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.

9


Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,
tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không
phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích
yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì
người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không
có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
* Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến
(loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau
cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn
bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7
“Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn
bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu
nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
*Sổ đăng ký đơn thư.
Mẫu sổ đăng ký đơn thư được thực hiện theo mẫu sau:
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.

-Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

10


Ngày Số

Họ tên, địa Ngày

đến

chỉ người gửi

tháng

dung

(3)

(4)

(5)

(1)

đến

(2)

Trích yếu nội

Đơn vị hoặc Ký

Ghi

người nhận

chú

(6)

nhận

(7)

(8)

Hình 1.4. Phần đăng ký đơn thư.
* Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự
đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số
đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu
đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,
số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối

với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi
bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi
ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú
cụ thể.
Cột 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn,
thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội
dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư
căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 7: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột 8: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ
…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...).

11


Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thưlưu trữ.
+ Việc đăng ký cập nhật văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng.
1.3.5. Trình và chuyển giao văn bản đến.
- Trình văn bản đến.
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người đựơc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm

việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị
hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục chuyển trong dấu đến. Ý kiến
chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến cần đựơc ghi vào phiếu
riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký
văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu
văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn
cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm
bảo những yêu cầu sau:

12


- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao đúng người nhận.
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “ Thượng
khẩn” và “ Hoả tốc” thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết. Căn cứ
vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển giao cho cá nhân trực

tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải đóng dấu đến, ghi số và ngày đến và chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan tổ chức quyết định
việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năn
thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản.
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần
lập sổ chuyển giao văn bản đến.
1.3.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải
quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn
vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn
vị, cá nhân.
Đối với văn bản có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy ý kiến

13


của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp

luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức điều hành phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư có nhiệm
vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số công văn đến, văn bản đến
đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo
cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần
lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
+ Mẫu sổ như sau:
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng:

14


SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.
Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột:

Số đến

(1)

Tên loại;

Đơn vị

Số, ký hiệu;

ngày tháng
và tác giả

(hoặc)
người

văn bản

nhận văn
bản

(2)

(3)

Thời hạn
Tiến độ
giải
quyết

giải
quyết

Số,ký
hiệu
văn
bản

Ghi
chú

trả lời

(4)

(5)

(6)

(7)

Hình 1.5. Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến
Hướng dẫn đăng ký.
Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “Đến”.
Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản.
Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối của
người có thẩm quyền.
Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ
quan, của người có thẩm quyền.
Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy định.
Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời.
Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác.
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu tài liệu thu hồi cán bộ văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

15


1.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi
1.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng

của văn bản.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
- Ghi số và ngày, tháng văn bản.
- Ghi số văn bản:
Tât cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn
thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a) khoản 1
điều 8 chương II của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuât trình bày văn bản hành chính.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
- Ghi ngày, tháng văn bản.
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b)
khoản 1 điều 9 chương II của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ
ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
- Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc
nhân bản văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

16


1.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định tại điểm a),
b) khoản 1 điều 15 Chương II của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV
Việc đóng dấu các độ mật tuyệt mật, tối mật và mật, dấu tài liện thu hồi
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA ( A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại điểm a),b) khoản 2 điều 15 chương II của Thông tư số: 01/2011/TTBNV
1.4.3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi.
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chi ra thành nhiều phần
để đăng ký các loại văn bản tùy theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi.
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường).
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.

17