Nghiên cứu và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc vào công tác văn bản hành chính tại bệnh viện lao và bệnh viện phổi bắc giang

LỜI CẢM ƠN
Sau 2 tháng thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa
Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của Giáo viên
hướng dẫn Thầy Nguyễn Văn Giáp, tôi đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và
chương trình đúng thời gian quy định.
Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, tôi rất
mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để hoàn thiện hơn
khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Bệnh viện
Lao và Bệnh phổi Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ tôitrong quá trình thực tập, thu thập
tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến Bệnh viện.
Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin
Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái
Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Văn Giáp đã chỉ bảo,
hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm khóa luận để tôi hoàn thành tốt chương trình và
khóa luận tốt nghiệp này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 4 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Ngọc Anh


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC VÀO CÔNG
TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH
PHỔI BẮC GIANG” là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Giáo viên
hướng dẫn thầy Nguyễn Văn Giáp - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại
học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán
bộ nhân viên trong Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang. Mọi trích dẫn và tài

liệu tham khảo mà tôi sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc.
Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do tôi tự tìm
hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn. Nội dung khóa luận tốt
nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào.
Nếu những lời cam đoan trên không đúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn
toàn trước pháp luật.
Chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 4 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Phạm Thị Ngọc Anh


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................2
MỤC LỤC...................................................................................................................3
DANH MỤC HÌNH ẢNH ...........................................................................................5
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................1
CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ............3
1.1.

Khái niệm văn bản..........................................................................................3

1.2.

Quản lý văn bản..............................................................................................3

1.3.

Quy định của Nhà nước về công tác quản lý văn bản......................................3

1.4. Khái quát và ý nghĩa của công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến ..........4
1.5. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi .............................................4
1.5.1. Khái niệm văn bản đi...................................................................................4
1.5.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi.....................................................................4
1.5.3. Công tác quản lý văn bản đi ........................................................................5
1.6. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................15
1.6.1. Khái niệm văn bản đến ..............................................................................15
1.6.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến ................................................................15
1.6.3. Quy trình quản lý văn bản đến...................................................................15
CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH PHỔI
BẮC GIANG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH .....................................................................................................................23
2.1.

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức ........................................................23

2.1.1.

Giới thiệu về Bệnh viện.........................................................................23

2.1.2.

Chức năng, nhiệm vụ............................................................................23

2.2.

Đặc điểm của cơ quan.................................................................................28

2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện Lao và
Bệnh phổi Bắc Giang............ ................................................................................29
2.3.1.

Công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.................................29

2.3.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi
Bắc Giang ...........................................................................................................29


2.3.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản.........................................................30
2.4.

Ưu điểm .......................................................................................................39

2.5.

Nhược điểm..................................................................................................40

2.6. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tro g công tác quản lý văn bản........41
CHƯƠNG III. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN
LÝ VĂN BẢN...........................................................................................................42
3.1.

Giới thiệu về phần mềm................................................................................42

3.1.1.

Cập nhật văn bản đến ............................................................................43

3.1.2.

Cập nhật văn bản đi ...............................................................................47

3.1.3.

Tiện ích ..................................................................................................49

3.2.

Hiệu quả đem lại khi sử dụng: ......................................................................56

3.3.

Một số kiến nghị đề xuất: .............................................................................56

KẾT LUẬN ...............................................................................................................58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................60


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Bảng 2.1. Bảng thống kê số lượng văn bản đến từ năm 2011-2015 ............................31
Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản đi từ năm 2011-2015...............................36
Hình 1.1. Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi ......................................................................8
Hình 1.2. Mẫu nội dung sổ đăng kí văn bản đi .............................................................8
Hình 1.3. Mẫu bì thư gửi văn bản ..............................................................................10
Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi ..................................................................12
Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho cơ quan tổ chức khác .............................13

Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện .................................................................13
Hình 1.7. Mẫu dấu đến...............................................................................................18
Hình 1.8. Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến .................................................................18
Hình 1.9. Nội dung bên trong sổ đăng kí văn bản đến ................................................19
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang...............................28
Hình 2.2. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến.......................................................32
Hình 2.3. Quy trình quản lý văn bản đi ......................................................................37
Hình 3.1. Giao diện chung của phần mềm..................................................................42
Hình 3.2. Tạo văn bản đến từ văn bản giấy ................................................................43
Hình 3.3. Lựa chọn để đưa văn bản thành văn bản đến ..............................................44
Hình 3.4. Tạo văn bản đến từ email ...........................................................................45
Hình 3.5. Lựa chọn hòm thư ......................................................................................45
Hình 3.6. Cách tạo văn bản đến từ email....................................................................45
Hình 3.7. Thông tin của văn bản đến..........................................................................46
Hình 3.8. Cập nhật các trường thông tin thiếu để hoàn thiện quá trình tạo văn bản đến
..................................................................................................................................47
Hình 3.9. Tạo văn bản đi............................................................................................47
Hình 3.10. Chọn đơn vị nhận văn bản điện tử ............................................................48
Hình 3.11. Tìm văn bản đến.......................................................................................49
Hình 3.12. Tìm văn bản đi .........................................................................................49
Hình 3.13. In sổ văn bản đến .....................................................................................50
Hình 3.14. In sổ văn bản đi ........................................................................................50


Hình 3.15. Thao tác in sổ văn bản đi..........................................................................51
Hình 3.16. Điều chỉnh số văn bản ..............................................................................51
Hình 3.17. Giao diện điều chỉnh số văn bản...............................................................52
Hình 3.18. Thao tác điều chỉnh số văn bản.................................................................52
Hình 3.19. Thống kê báo cáo .....................................................................................52
Hình 3.20. Thống kê số lượng theo thời gian xử lý ....................................................53

Hình 3.21. Thao tác thống kê .....................................................................................53
Hình 3.22. Tạo mới danh bạ.......................................................................................54
Hình 3.23. Nhắc việc .................................................................................................55


BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT

Cụm từ viết tắt

Cụm từ viết đầy đủ

1

QLVB

Quản lý văn bản

2

ĐHCV

Điều hành công việc


LỜI NÓI ĐẦU
* Lý do chọn đề tài
Hiện nay, văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng là phương
tiện quan trọng để các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiến hành mọi hoạt động của mình. Văn

bản quản lý nhà nước cũng là tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch
sử hoạt động, phát triển của ngành nói chung và đơn vị nói riêng. Vì vậy, quản lý tốt
văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của đơn vị được tốt chính là yếu tố
quan trọng quyết định hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, thời đại bùng nổ công nghệ
thông tin đang diễn ra trên toàn cầu, đất nước ta cũng đang trên đường tiến hành công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, yêu cầu cấp thiết về ứng dụng công nghệ thông tin
trong mọi hoạt động hàng ngày là hết sức cần thiết. đặc biệt là công tác quản lý văn
bản và điều hành công việc. Đứng trước yêu cầu của thời đại mới, mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị cần nghiên cứu, phát triển hoặc ứng dụng những phần mềm, chương trình
quản lý văn bản để chuyên nghiệp hóa công việc hàng ngày đồng thời nâng cao chất
lượng hoạt động.
Nắm bắt được những nhu cầu trên đồng thời dựa vào tình hình thực tế của Bệnh viện
Lao và Bệnh phổi Bắc Giang, tôi đã mạnh dạn ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều
hành công viêc vào công việc hàng ngày của mình. Hi vọng với kết quả đạt được sau báo
cáo này, công tác quản lý văn bản và điều hành công việc tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi
sẽ được chuyên nghiệp hóa, chất lượng công việc được nâng cao.
* Mục tiêu nghiên cứu:
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng dụng
công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính trong công tác
văn thư tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang, và nhận thức của bản thân nói
riêng cũng như của sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung về vị trí vai trò của
công nghệ thông tin trong nhu cầu phát triển mới của xã hội trong tất cả các lĩnh vực .
Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu nghiên cứu một vấn đề
liên quan trực tiếp với chuyên ngành mình được đào tạo.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại bệnh viện Lao và Bệnh
phổi tỉnh Bắc Giang và Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

1

Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, sử dụng trực tiếp
chương trình, tác nghiệp cụ thể.
Để hoàn thành đợt thực tập này ngoài những kiến thức mình học hỏi được tôi
còn nhận được sự quan tâm tại điều kiện của Ban lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ,
các y bác sĩ … trong bệnh viện, sự hướng dẫn của các thây cô giáo trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế và đặc biệt là của giáo viên hướng dẫn Nguyễn Văn Giáp.
Do kiến thức và thời gian nghiên cứu có hạn nên báo cáo không tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp từ các thầy cô cũng như các cán bộ,
y bác sĩ của Bệnh viện Lao và bệnh phổi Bắc Giang để công tác quản lý văn bản hành
chính ngày càng hoàn thiện hơn.
Bắc Giang, ngày

Xin chân thành cảm ơn!

tháng

năm 2016

Sinh viên

Phạm Thị Ngọc Anh

2


CHƯƠNG I.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu

hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông
tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế.
theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ
quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án, công văn, tờ trình,
báo cáo... đều được gọi là văn bản.
1.2. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,
tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày
của cơ quan.
Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp
nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản được gửi đến cơ quan, tổ chức nhắm mục
đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả
hiện tại và tương lai lâu dài.
1.3. Quy định của Nhà nước về công tác quản lý văn bản
Quản lý văn bản là công tác quan trọng của tất cả các cơ quan nhà nước cũng
như doanh nghiệp tư nhân. Do vậy, Nhà nước đã ban hàn rất nhiều các văn bản quy
định về quản lý văn bản, công tác văn thư, cụ thể như sau:
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định về công tác văn thư.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3

1.4. Khái quát và ý nghĩa của công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ
được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến
- Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế
được bệnh quan lưu giấy tờ.
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng
minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
1.5. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
1.5.1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng
có liên quan gọi là văn bản đi. Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ
do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công
việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết
của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị,
Quyết định của UBND... cũng như các văn bản thông thường khác như: Đề án, Kế
hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường.... Ngoài ra văn bản đi còn
có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan
cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn
bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát
chúng thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có
liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.

1.5.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
4


Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi
đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy
định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối
với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về
một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ
quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan
được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
Tất cả văn bản đi đều được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi.
1.5.3. Công tác quản lý văn bản đi
1.5.3.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của
văn bản, vào sổ đăng kí văn bản
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống
nhất quản lý.
Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ
quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký
văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có

thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có
thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản
hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất định
5


(nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm
công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên
đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm
; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn
10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản
có hiệu lực.
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
1.5.3.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
* Đóng dấu cơ quan
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản
thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân.
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức
là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung, tính chất quan trọng của văn
bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống).
Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung
của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần ba chữ ký về

phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế
hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị... muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có
thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái
phía trên văn bản (dấu treo).
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của

6


phụ lục. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy.
* Đóng dấu độ khẩn, mật:
Tùy theo tính chất khẩn, mật của văn bản, văn thư cơ quan đóng theo quy định.
1.5.3.3. Đăng ký văn bản đi:
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đi trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ, lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập
nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại
văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp
dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ
nên lập hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có
thể lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị

(cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần
lập ít nhất các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
Sổ đăng ký công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
7


Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
NĂM…………………….
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số………………đến số…………
Từ ngày…………….đến ngày……...
Quyển sổ:
Hình 1.1. Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi
Nội dung bên trong sổ gồm:
Số, ký
hiệu văn

Ngày tháng
năm văn

Tên loại và

trích yếu nội

Nơi
nhận

Số
lượng

Nơi lưu Ghi chú
văn

bản

bản

dung văn bản

văn bản

văn bản

bản

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Hình 1.2. Mẫu nội dung sổ đăng kí văn bản đi
Hướng dẫn đăng ký
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản
(2) Ghi ngày, tháng vản bản. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải
thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản.
(4) Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
(5) Ghi số lượng vản bản phát hành
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản
(7) Ghi những điều cần thiết khác
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn
một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng
8


bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn,
khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ,
ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo...
* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện
theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành
kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ
Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức
cung cấp chương trình phần mềm đó.
1.5.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan
phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm
lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu
lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối
tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào
yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ,
quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ
vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để
tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn
bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều
phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản
phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại
bì được quy định như sau:
9


+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.

+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau.
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan
hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh
chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
- Trình bày bì và viết bì:
Mẫu trình bày

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
(8)

ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2)
ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3)
E-Mail: ............................ Website: ……..…….…….. (4)

Số: …………………………(5)

Kính gửi:

………………………………...……………(6)
………………………………..….………… (7)
………………………………..….………… (7)

Hình 1.3. Mẫu bì thư gửi văn bản
Viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.
10


(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.
- Vào bì và dán bì:
Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị
trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ.
Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm bì
phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong,
hồ dán phải dính, khó bóc.
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức
độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ
người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức
độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản.
Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:
+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật
+ C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật
- Vào bì và dán bì
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán
dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ
dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.

* Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại
văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan,
11


tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao
văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ
chuyển giao riêng . Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”
Phần đăng ký bên trong:
Ngày

Số, ký hiệu văn

chuyển

bản

(1)

(2)

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

(3)

(4)

(5)

Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi
Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày
nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì...
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ
đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột
(5) “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn
bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ Mẫu sổ chuyển giao
giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:
12

Số, ký

Ngày

Tên loại

Người

Nơi

Ký

Đơn vị,

Số

Ghi

hiệu

tháng

và trích

ký

nhận

nhận

người

lượng

chú

văn

văn

yếu nội

văn

nhận

bản

bản

bản

dung

bản

bản lưu

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho cơ quan tổ chức khác
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng
ký vào sổ. Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là:
“SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”
Phần đăng ký bên trong:
Ngày

Số, ký hiệu Nơi nhận văn Số lượng Ký nhận và dấu Ghi

chuyển

văn bản

bản

bì

bưu điện

chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện
Hướng dẫn cách ghi các cột
Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi)
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điện
Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên.

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

13


Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối
với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người
ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do
thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra,
xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.5.3.5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký
trực tiếp của người có thẩm quyền.

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn
bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng
ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng,
theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ,
bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.

14


Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử
dụng bản lưu kèm theo Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các
độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.6. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
1.6.1. Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn
bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
1.6.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến đều phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư;
- Quản lý văn bản đến cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình
chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, giải quyết văn bản;
- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn;
- Văn bản đến có nội dung mang tính bí mật Nhà nước phải được đăng ký, quản
lý theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.6.3. Quy trình quản lý văn bản đến

1.6.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu
văn bản Đến.
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công
chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Chú ý khi phân loại có 02 loại: Loại không
bóc bản gửi đích danh các cá nhân, hay phong bì có đóng dấu chỉ mức độ Mật và loại
được bóc bì là loại văn bản gửi cho tập thế.

15


Khi bóc bì văn bản cần lưu ý những bì có đóng dấu chỉ độ khẩn cần được bóc
trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với với văn bản trong bì; không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để
sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi
nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi văn bản và gửi trả lại cho nơi
gửi văn bản.
Sau khi đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến
là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
1.6.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
*Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan

đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ
quan, tổ chức.
*Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc và trình trước để
giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,
ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp
phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
16


- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng
của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
1.6.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”;
ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn
bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp
hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không
phải đóng dấu “Đến”.

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
1.6.3.4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng
để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản
đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,
tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

17


- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức
và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không
viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: …………………………………..
Ngày: ………………………………….
Duyệt chuyển: …………………………

Hình 1.7. Mẫu dấu đến
Đăng ký văn bản đến bằng sổ

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày……….đến ngày……..…
Từ số……….…đến số……………
Quyển số:……
Hình 1.8. Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến

18