Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu bằng phần mềm microsoft excel tại văn phòng đảng ủy xã xuân lương

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm
giúp đỡ của Quý thầy, cô, bạn bè.
Trước tiên, xin trâng trọng cảm ơn Ths. Vũ Xuân Nam, ThS. Nguyễn Thu
Hằng; thầy, cô đã định hướng cho chủ đề nghiên cứu về mặt khoa học và tận tình
giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các thầy giáo, cô giáo khoa Hệ
thống thông tin kinh tế - trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông
Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực
hiện khóa luận này.
Xin trân trọng cảm Ban Thường vụ Đảng ủy xã Xuân Lương - huyện Yên
Thế - tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn!

Sinh Viên

Sầm Nam Khánh

1


LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan:
Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài
liệu bằng phần mềm Microsoft Excel tại Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương”, đây
là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều
nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả
nghiên cứu của khóa luận chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu
khóa học nào trước đây.

Xuân Lương, ngày tháng
Sinh viên

Sầm Nam Khánh

2

năm 2016


MỤC LỤC
LỜI
ƠN………………………………………………………………………...

CẢM

LỜI
ĐOAN…………………………………………………………………….

CAM

MỤC
LỤC……………………………………………………………………………
DANH
MỤC
NHỮNG
TẮT………………………………………………

TỪ

VIẾT

DANH MỤC HÌNH
ẢNH……………………………………………………............
LỜI
ĐẦU………………………………………………………………………1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

3

3

1.1.1 Khái niệm văn phòng 3
1.1.2 Chức năng của văn phòng và nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

3

1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng

4

1.2 CÔNG TÁC VĂN THƯ

5

1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư

5

1.2.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 6
1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư 7
1.2.4 Nội dung của công tác văn thư

8

1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
3

8

3

NÓI


1.2.4.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật 9
1.2.4.3 Công tác tổ chứcquản lý và sử dụng cong dấu
1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ
1.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ

9

11

16

1.3.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 16
1.3.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ 16

1.3.3 Tính chất của công tác lưu trữ 17
1.3.4 Chức năng của công tác lưu trữ

18

1.3.5 Nội dung của công tác lưu trữ 18
1.3.6 Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ 18
Chương 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ
TÀI
LIỆU
TẠI
VĂN
PHÒNG
ĐẢNG
ỦY
XUÂN
LƯƠNG……………………………20
2.1. Giới thiệu về Đảng bộ xã Xuân Lương
2.1.1. Ban Chấp hành đảng bộ xã

20

2.1.2. Ban Thường vụ đảng ủy

22

20

2.1.3. Thường trực đảng uỷ 24
2.1.4 Trách nhiệm và quyền hạn của các đ/c Đảng ủy viên

29

2.1.5 Trách nhiệm và quyền hạn của các đ/c BTV Đảng ủy

30

2.1.6 Đối với Thường trực HĐND - UBND
2.1.8 Đối với các chi bộ

33

34

2.1.9 Đối với MTTQ và các đoàn thể

34

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Văn phòng Đảng ủy
xã Xuân Lương
36
4


2.2.1 Thuận lợi36
2.2.2 Khó khăn36
2.3Công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu 37
2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 37
2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

43

2.3.3 Tổ chức lưu trữ tài liệu 47
2.3.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

47

2.3.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

47

2.3.3.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

48

2.3.3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ

49

2.3.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

50

2.3.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

51

2.3.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

53

Chương 3. NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ
TÀI LIỆU BẰNG MICORSOFT EXCEL TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY XUÂN
LƯƠNG
YÊN
THẾ
BẮC
GIANG……………………………...………..……..55
3.1 Quy trình quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu 56
3.1.1 Mục đích 58
3.1.2Phạm vi ứng dụng

59

3.1.3Tài liệu viện dẫn 59
3.1.4Nội dung quy trình giải quyết văn bản59
3.1.4.1Tổ chức quản lý giải quyết văn bản 59
5


3.1.4.2Giải quyết văn bản đến
3.1.4.3Quản lý văn bản đi

60

61

3.1.4.3.1Giải quyết hồ sơ công văn đi

61

3.1.4.3.2Thẩm tra pháp chế hành chính

61

3.1.4.3.3Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu, phát hành 62
3.1.4.3.4Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển cơ quan liên quan 62
3.1.4.4Lưu trữ hồ sơ tài liệu 63
3.1.4.4.1Lập hồ sơ công việc 63
3.1.4.4.2Cán bộ, công chức trong quy trình thực hiện nhiệm vụ được giao
phải có các hồ sơ sau: 63
3.1.4.4.3Chỉ lý hồ sơ công việc
3.1.4.4.4Hồ sơ, tên gọi

64

64

3.1.4.4.5Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu

64

3.1.4.5Bảo quản và nộp lưu, sử dụng hồ sơ tài liệu
3.1.4.6Tiêu hủy tài liệu

65

65

3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong việc nâng cao chất lượng quản lý

văn bản và lưu trữ tài liệu 66
3.2.1 Quản lý văn bản đến

66

3.2.2 Quản lý văn bản đi

69

3.2.3 Lưu trữ tài liệu 71
3.3 Đánh giá thực trạng phần mềm
3.3 Giải pháp khắc phục

73

74

KẾT LUẬN 76

6


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

7


DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

Thuật ngữ

Chữ viết tắt

Ban Chấp hành

BCH

Đảng ủy

ĐU

Ban Thường vụ

BTV

Ban Tổ chức

BTC

Ban Tuyên giáo

BTG

Khối Dân vận

KDV

Ủy ban Kiểm tra

UBKT

Thường trực Đảng ủy

TTĐU

Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy

PBTTTĐU

Ủy viên Ban Thường vụ Đảng ủy

UVBTVĐU

Văn phòng Đảng ủy

VPĐU

Phó Ban Tổ chức Đảng ủy

PBTCĐU

Phó Ban Tuyên giáo Đảng ủy

PBTGĐU

Phó Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra

PCNUBKT

Hội đồng nhân dân

HĐND

Uỷ ban nhân dân

UBND

Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc

UBMTTQ

Cán bộ, công chức

CBCC

Cơ quan, đơn vị

CQĐV
8


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình
2.1
Sơ
đồ
ủy……………………………35

bộ

máy

Hình
3.1
Sơ
đồ
bản…………………………………..57

điều

quy

Hình
3.2
Lưu
dồ
đi……………………………....58

quy

Hình 4.1 Giao diện
đến………………………..66

phần

hành

trình
trình

Hình
4.2
Chọn
chức
liệu……………………………………..67

tệp

tài

liệu

văn

văn

bản

văn

bản

lý

năng

và

lý

lý

Quản

Hình
4.3
Chọn
chèn………………………………….……………..67
Hình 4.4 Chọn
kèm…………………....67

Đảng

quản

quản

mềm

của

chèn
tài

chèn

tệp

tài
liệu

tài

liệu

đính

Hình 4.5 Chọn liên kết đến tệp hoặc để tài liệu hiển thị dạng biểu
tượng…...68
Hình
4.6
Tệp
tài
kèm…………………………….…………68
Hình 5.1 Giao
đi……………………….68

diện

liệu

phần

mềm

Hình
5.2
Chọn
chức
liệu…………………………….……….69

Quản

tệp

tài

liệu

và

lý

năng

Hình
5.3
Chọn
chèn……………………………………………….69
Hình 5.4 Chọn
kèm…………………....69

được

đính
văn

chèn
tài

chèn

tệp

bản
tài
liệu

tài

liệu

đính

Hình 5.5 Chọn liên kết đến tệp hoặc để tài liệu hiển thị dạng biểu
9


tượng…...70
Hình
5.6
Tệp
tài
kèm…………………………………….…71

liệu

Hình
6.1
Giao

diện
liệu……………………………....71

mềm

phần

Hình
6.2
Chọn
chức
liệu……………………………………..71

tệp

tài

liệu

và

lưu

năng

Hình
6.3
Chọn
chèn……………………………………….………..72
Hình 6.4 Chọn

kèm…………………....72

được

đính
trữ

chèn
tài

chèn

tệp

tài
tài
liệu

tài

liệu

đính

Hình 6.5 Chọn liên kết đến tệp hoặc để tài liệu hiển thị dạng biểu
tượng…...73
Hình
6.6
Tệp
tài

kèm……………………………………….73

liệu

được

đính

LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạng mẽ, để đáp ứng được
yêu cầu công việc ngày càng cao, các hoạt động trong cơ quan Đảng cũng dần phải
thay đổi phương pháp làm việc, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lãnh
đạo. Trong công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu đã và đang được áp dụng
rộng rãi vì đây là một công việc hết sức quan trọng, góp phần trực tiếp vào hiệu
quả lãnh đạo của Đảng. Vì vậy, công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu cần
được quan tâm. Việc quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu sẽ đảm bảo cho hoạt động
lãnh đạo của Đảng diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy,
thống nhất chứa đựng bên trong văn bản để giải quyết công việc. Chính vì vậy nên
việc quan tâm đúng mức đến công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu sẽ góp
phần tích cực vào việc tăng cường hiệu quả lãnh đạo của Đảng.
Là một cán bộ văn phòng trong Đảng ủy, tôi ý thức được tầm quan trọng
và sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu khi
được trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên giao đề
10


tài, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu
tại Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang trên cơ sở ứng
dụng phần mềm Microsoft Excel”, hiện nay phần mềm đang được cá nhân áp

dụng trong công việc tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang.
Thông qua đề tài này, tôi xin đề cập đến thực trạng công tác quản lý văn
bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang. Từ đó,
đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lưu
trữ tài liệu tại Đảng ủy và phương pháp sử dụng phần mềm Microsoft Excel trong
quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đề tại tập chung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc quản lý văn bản và
lưu trữ tài liệu của Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương. Từ đó sử dụng phần mềm
Microsoft Excel vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy được
khoa học và hiệu quả hơn.
 Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng ủy
xã Xuân Lương. Trên cơ sở đó phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin và ứng dụng
phần mềm Microsoft Excel vào quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu.
 Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích của đề tài nghiên cứu là giúp Đảng ủy có thể quản lý văn bản và
lưu trữ tài liệu được khoa học, hợp lý hơn đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu ở Đảng ủy, góp
phần nâng cao trình độ cũng như kỹ năng sử dụng máy tính của cán bộ lãnh đạo,
các Ban xây dựng Đảng của Đảng ủy.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài sử dụng phần mềm Microsoft Excel vào quản lý văn bản và lưu trữ
tài liệu tài Đảng ủy có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Giúp Đảng ủy có một phần mềm quản lý khoa học, có một kho lưu trữ an
toàn tài liệu.
 Kết cấu đề tài

11

Nội dung khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1. Tổng quan về công tác văn thư lưu trữ.
Chương 2. Phân tích thực trạng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Đảng
ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang.
Chương 3. Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu bằng
Microsoft Excel tại Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang.

Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong
nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư - Lưu
trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói
chung.
1.1 Tổng quan về công tác văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Văn phòng có thể được hiểu như sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một
12


cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền
chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành
chính.
- Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn
vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,
có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…
- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là

những công văn có liên quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời
đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ
chức, đơn vị đó.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1 Chức năng của văn phòng
Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có
những chức năng cơ bản sau đây:
- Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa
học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được
văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp
cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í
vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo
(tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức
năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng.
- Chức năng tổng hợp:
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
13


đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là
đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo,
quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những
nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động
như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này

không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn
có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính
vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố
và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại
- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt
động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi
lúc, mọi nơi.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức.
Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại
của công tác văn phòng.
1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ và đôn đốc thực hiện chương
trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hằng tuần, tháng, quý, năm của cơ
quan.
- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện
pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
- Thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức
khác, cũng như nhân dân nói chung.
- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn
mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền
14

thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ
trưởng.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an
toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách
một cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hướng dẫn
nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay cơ quan, đơn vị chuyên môn
khi cần thiết.
1.2 Công tác văn thư
1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các
cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công
tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách
hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập
trung đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản
do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh,…) để phục vụ cho
quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến
dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ;
đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà
nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ

chức kinh tế chính trị- xã hội,…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều
khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận
văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công
tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ
15


quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức.
1.2.2Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
* Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn
phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt
động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ
quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan,
được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý Nhà nước.
* Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho
công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến

những thông tin mang tính pháp lý.
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng chế độ,
giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm
bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn
bản để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như
hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản
chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn
bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách
16


chân thực.
- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài
liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho
lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ
chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh,
văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy
nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt
nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không
không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho
công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ
không được hoàn chỉnh.
1.2.3Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ

phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về
nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công
tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu nhanh chóng:
Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh
mọi công việc của mỗi cơ quan.
Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải
quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan,
đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
- Yêu cầu chính xác:
Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác
tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính
xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
17


+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu
tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phảitheo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban
hành, Trung ương ban hành.
+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác
phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn
bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện
trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.
- Yêu cầu bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vây, trong quá trình

tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí
mật.
Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ
quan. về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể
hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa
được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban
hành thành văn bản để phát hành.
- Yêu cầu hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện
đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công
tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất
lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị
văn phòng.
1.2.4 Nội dung của công tác văn thư
1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã
hội, kinh tế, đơn vị vũ trang,… gọi chung là văn bản.
Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:
18


- Soạn thảo văn bản:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục
đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ
thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp soạn thảo
văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên
máy vi tính, viết tay bản thảo,…

- Trình duyệt bản thảo:
Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình
ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản gửi
đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn
phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành.
- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản:
Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng
thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh
máy, in sao văn bản.
- Ký và ban hành văn bản:
Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban
hành, chuyển giao.
1.2.4.2Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật
* Đối với văn bản đi
Văn bản mật được gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng.
Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật:
Mật, tối mật, tuyệt mật. Các bước tiếp theo được tiến hành giống như với văn bản
thường.
* Đối với văn bản mật đến
Văn bản mật đến được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung
vào sổ công văn thường. Đối với phong bì có văn bản mật thì văn thư không được
bóc mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu thì bỏ trống.
Nếu được người có trách nhiệm bóc bì cho phép ghi trích yếu thì văn thư mới được
ghi bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân
19


công thực hiện mới được phép bóc bì công văn mật. Các nghiệp vụ tiếp theo giống
như cách giải quyết với văn bản thường.
1.2.4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn bản.
Trong điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/4/2001 của chính phủ quy
định về quản lý và sủ dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các
cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức
kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và
một số chức danh Nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản,
giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh Nhà nước”. Do đó việc tổ chức
quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần thiết.
Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ
và đóng dấu. Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản. Trường
hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ
định của lãnh đạo cơ quan.
- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài giờ
làm việc. Không được tùy tiện mang con dấu theo người. Trong trường hợp cần
thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi
cơ quan.
- Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ
thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần
nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải
thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức
hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định của
Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ có
hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp
lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
20

- Trong trường hợp tạm đình chỉ việc sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con
dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các công ty
liên quan biết.
- Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ) không
được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó Thủ
trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một cách
chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất dự thảo
quy chế báo cáo Thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện thống nhất.
Nguyên tắc đóng dấu:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
Nghĩa là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra.
- Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp
có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng
dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ (văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm
quyền) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.
Quy định đóng dấu:
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái. Ngoài ra dấu của cơ quan, tổ chức còn được sử dụng đóng vào băn
bản trong những trường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai, dấu lên phụ lục kèm theo
bản chính.
1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ
* Khái niệm
Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề,

một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc
đó.
21


* Tác dụng
- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị sau
khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc nghiên
cứu. Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, có hệ thống
các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày
có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu
trữ cơ quan.
* Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được
đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải
quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi cần, nhanh
chóng tìm được các văn bản.
Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ
quan, quản lý chặt chẽ tài liệu.
Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị
vào lưu trữ.
Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc.
Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, các
nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Việc
lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán bộ tổng hợp.
Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây
- Lập bản danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập

trong năm. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là những hồ sơ
phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước. Cuối mỗi năm
cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan, đơn vị căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác của bản thân, phải dự
kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm. Từ những công việc đó sẽ hình
thành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì.
22


Từ những dự kiến của mỗi cán bộ, sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn
vị, của cơ quan. Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ sơ phải
lập trong năm của cơ quan, do Thủ trưởng ký ban hành. Trên cơ sở đó, bộ phận
hành chính cung câp bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu cho các đơn vị và cá nhân để thực
hiện lập hồ sơ trong năm theo danh mục hồ sơ.
- Mở hồ sơ
Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì
cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm qua mà
viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”.
Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được giao
thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ.
Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung
sự việc, hiện tượng.
Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành.
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy tờ
đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ.
Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ,
không được để lẫn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc
trong hồ sơ.

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ
Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây:
+ Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản:
Các loại Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo… được lập hồ sơ theo đặc trưng này
tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.
Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản.
+ Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề:
23


Là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (bao gồm nhiều tên loại,
nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề.
Đặc trưng này thường theo quá trình giải quyết công việc từ văn bản đề
xuất, khởi xướng, đến văn bản trao đổi giải quyết, đến giấy tờ kết luận, kết thúc
vấn đề. Đặc trưng này thường vận dụng cho các hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật,
khen thưởng…
+ Sắp xếp theo đặc trưng tác giả:
Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng
này là tập hợp vào hồ sơ những công văn giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội
dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc, tên gọi văn bản cũng có
nhiều loại khác nhau.
+ Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch:
Tất cả công văn giấy tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một
tập hồ sơ.
+ Sắp xếp theo đặc trưng địa dư:
Lập hồ sơ theo địa dư tức là tập hợp vào một hồ sơ những công văn giấy tờ
của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý.
+ Sắp xếp theo đặc trưng thời gian:
Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những văn bản giấy tờ có nội dung

cùng một thời gian nhất định thành một hồ sơ.
Tuy có 6 đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ, nhưng trên thực tế hồ sơ lập
không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng rẽ mà là sự kết hợp chặt chẽ nhiều đặc
trưng với nhau trong một hồ sơ.
Nếu có phim, ảnh, băng ghi âm đi kèm thì phải bảo quản riêng, nhưng phải
ghi chú trong hồ sơ và kèm theo ký hiệu tra tìm, khi cần có thể thấy ngay. Khi nộp
hồ sơ cũng phải nộp những thứ trên kèm theo.
- Kết thúc hồ sơ:
Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách
nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét để:
24


+ Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì sưu tầm bổ sung.
+ Loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo
không cần để trong hồ sơ.
+ Kiểm tra lại sự sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị
thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh
trên góc phải của mỗi tờ văn bản.
+ Ghi mục lục văn bản
Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phai ghi “
Mục lục văn bản “ đã được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước.
+ Viết tờ kết thúc
Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, cán bộ lập
hồ sơ phải viết “Tờ kết thúc”. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của
tài liệu trong hồ sơ.
Công việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản,
viết tờ kết thúc thường gọi là công tác bên trong.
- Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu
trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác,
đầy đủ theo quy định chung.
Viết bìa hồ sơ gồm các công việc:
+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức: Đây là đơn vị hình thành phông của
hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt.
Cơ quan cấp dưới phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên của
mình.
+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phẩn và nội dung văn bản có
trong hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ là sự vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ.
Trong tiêu đề hồ sơ có thể dùng các khái nệm : Tập tài liệu, tập văn bản.Dùng chữ
hồ sơ trong tiêu đề hồ sơ khi các văn bản liên quan chặt chẽ với nhau về nội dung
25