Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện hiệp hòa

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm
giúp đỡ của Quý thầy, cô, bạn bè.
Trước tiên, xin trâng trọng cảm ơn Ths Mai Ngọc Anh, người thầy đã định
hướng cho chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình giúp đỡ tôi
về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu; các thầy giáo, cô giáo khoa hệ
thống thông tin kinh tế, trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái
Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện
khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ phòng ban của Văn phòng
UBND huyện Hiệp Hòa đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn
thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn!
Sinh Viên

Nguyễn Văn Điền

1


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan:
Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn
bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa”, đây là công trình nghiên cứu độc lập
của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác
nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu của khóa luận
chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khóa học nào trước đây.

Hiệp Hòa, ngày

tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Văn Điền

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM
ƠN………………………………………………………………………..i
LỜI CAM
ĐOAN…………………………………………………………………...ij
MỤC
LỤC…………………………………………………………………………..if
BẢNG CHỮ VIẾ TẮT……………………………………………………........ix
LỜI NÓI
ĐẦU………………………………………………………………………1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN…………….………………..3
1.1.
Khái
quát
về
quản
bản…………………………………………………...3

lý

văn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND&UBND
huyện
Hiệp
Hòa………………………………………………...…4
1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn
bản
tại
văn
phòng
UBND
huyện
Hiệp
Hòa………………………………….…………..6
1.1.4 Các văn bản còn
lại……………………………………………………………6
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND&UBND
huyện
Hiệp
3


Hòa…………………………………………………...9
1.2.1
năng…………………………………………………………………….9

Chức

1.2.2
Cơ
cấu
tổ
chức
Hoà…………………………….10

Hiệp

của

Văn

phòng

huyện

1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn
bản
tại
văn
phòng
UBND
huyện
Hiệp
Hòa…………………………………………….14
Chương 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA……………………………….. 16
2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa………….

16
2.1.1.
Công
tác
quản
đến……………………………………………….16

lý

văn

bản

2.1.2.
Công
tác
quản
đi…………………………………………………20

lý

văn

bản

2.3 Đánh giá………………………………………………………………………
24
2.3.1 Ưu điểm……………………………………………………………………. 24
2.3.2
Hạn

……………………………………………………………………...24

chế

2.4. Hiện trạng cơ sở hạ tầng CNTT để phục vụ cho ứng dụng công nghệ thông
tin………………………………………………………………………………..…2
5
2.4.1.
Hạ
mạng………………………………………………………………..25
2.4.2.
Cơ
sở
dữ
ngành………………………………………………...27

4

liệu

tầng
chuyên


2.5. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ Văn phòng UBND
huyện
Hiệp
Hòa……………………………………………………………………27
2.6. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của văn phòng UBND huyện trong
việc

phục
vụ
người
dân,
Doanh
nghiệp……………………………………………28
2.7. Hiện trạng nguồn nhân lực CNTT của Văn phòng UBND huyện Hiệp
Hòa………………………………………………………………………….….28
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP
HÒA…………………………..29
3.1 Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng phần
mềm…………………………………29
3.1.1 Đăng nhập sử dụng phần
mềm………………………………………………29
3.1.2.
Đổi
khẩu………………………………………………………………..30

mật

3.1.3Thoát
khỏi
mềm………………………………………………………...31

phần

3.1.4.
Tìm
kiếm

bản…………………………………………………………...31

văn

3.2. Hướng dẫn dành cho văn
thư…………………………………………………32
3.2.1. Vào sổ văn bản
đến………………………………………………………….32
3.2.2. Vào sổ văn bản phát hành (sổ đi)
…………………………………………...34
3.2.3. Văn bản chờ ban
hành………………………………………………………35

5


3.2.4. In sổ văn
bản………………………………………………………………...37
3.2.5. Gửi, nhận văn bản qua thư điện
tử…………………………………………..38
3.3.
Hướng
dẫn
dành
đạo…………………………………………………41

cho

lãnh

3.3.1.
Phân
bản………………………………………………………………...41

văn

3.3.2. Thu hồi văn bản đã
chuyển………………………………………………….42
3.3.3. Theo dõi xử
lý………………………………………………………….……43
3.4. Phần hướng dẫn dành cho chuyên
viên……………………………………….54
3.4.1. Xử lý văn bản
đến…………………………………………………………...54
3.4.2. Phối hợp xử
lý……………………………………………………………….56
3.4.3. Xử lý công
việc……………………………………………………………...57
3.5.
Đánh
giá
hiện
mềm……………………………………………..…65

trạng

3.6.
Giải
pháp
phục………………………………………………………..….67

phần
khắc

KẾT
LUẬN……………………………………………………………………..….68
TÀI LIỆU THAM
KHẢO………………………………………………………….69

6


7


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Nguyên văn

1

HĐND&UBND

Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

2

TT HĐND

Thường trực HĐND

3

TT UBND

Thường trực UBND

4

HĐND

Hội đồng nhân dân

5

UBND

Ủy ban nhân dân

6

VTLT

Văn thư lưu trữ

7

CNTT

Công nghệ thông tin

8

CVP

Chánh Văn phòng

9

PVP

Phó Văn phòng

10

TTHC

Thủ tục hành chính

8

Ghi chú


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà

Hình 2.1: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến.
Hinh 2.2 : Lưu đồ quy trinh xử lý văn bản đi.
Hình 3.1 : Đăng nhập sử dụng phần mềm
Hình 3.1.2: Đổi mật khẩu
Hình 3.1.3. Thoát khỏi phần mềm
Hình 3.1.4. Tìm kiếm văn bản
Hình 3.2.1: Vào sổ văn bản đến
Hình:3.2.2: Vào sổ văn bản phát hành (sổ đi)
Hình: 3.2.3: Văn bản chờ ban hành
Hình: 3.2.4: In sổ văn bản
Hình3.2.5. Gửi, nhận văn bản qua thư điện tử
Hình3.2.6 Gửi văn bản qua email
Hình 3.3.1 Chọn người nhận, gõ ý kiến và nhấn nút Gửi văn bản
Hình 3.3.2. Thu hồi văn bản đã chuyển
Hình 3.3.3. Theo dõi xử lý
Hình 3.3.4: Duyệt dự thảo
Hình.3.3.5: Ký duyệt phiếu trình
Hình.3.4.1. Xử lý văn bản đến
Hình. 3.4.2. Phối hợp xử lý
Hình 3.4.3. Xử lý công việc( Dự thảo, Phiếu trình, Phiếu yêu cầu)

9


LỜI NÓI ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã
hỡ trợ đắc lưc cho nhu cầu truyền tin và khai thức thông tin dữ liệu của nhân loại.
Cùng với đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi phương diện đã trở nên
rất phổ biến và vô cùng cần thiết.

Đối với công tác văn thư thì nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa
các khâu nghiệp vụ. Bởi vì công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung
công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và
các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện
hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Công
tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý.
Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu
mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác công tác văn bản là một
nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công
tác văn thư từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ,
góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao
năng xuất lao động của cán bộ văn thư.
Ứng dụng công nghệ thông tin là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất
quan tâm, đã được cụ thể hóa bằng các văn bản Quy phạm pháp luật như: Chỉ thị
số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông
tin phục vụ sự nghiệp hiện đại hóa, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin là một
tỏng các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”. Nghị quyết TW7 khóa VIII
đã nhấn mạnh” “Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế
Quốc dân…”, Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
lĩnh vực hành chính nhà nước cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu
10


trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”.
Trên cơ sở đó tôi đã chọn đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
việc quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa”. Văn phòng UBND
huyện Hiệp Hòa là cơ quan có thể mạnh về tin học và công nghệ thông tin trong tổ
chức hoạt động, quản lý hành chính, đặc biệt là trong công tác văn thư của mình.

Đồng thời Văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình nghiên cứu và tìm
hiểu thực tiễn.
 Mục đích nghiên cứu
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Nhằm nâng cao nhận
thức của bản thân về vị trí, vai trò của công nghệ thông tin một xu hướng phát triển
mới của xã hội, đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và
đặc biệt là trong công tác quản lý văn bản hay công tác văn thư nói riêng của cơ
quan. Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn
đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo.
Mục tiêu của đề tài là khảo sát thực trạng, kinh nghiệm thực tế việc triển
kai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan như thế nào, từ đó đề xuất các biện
pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản, giấy tờ trong các khâu nghiệm vụ
văn thư tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa.
Mục tiêu của đề tài là khảo sát thực trạng, kinh nghiệm thực tế việc triển
khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan như thế nào, từ đó đề xuất các biện
pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản, giấy tờ trong các khâu nghiệm vụ
văn thư tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa.
 Đối tượng nghiên cứu
Là chương trình phần mềm “Hệ thống hỗ trợ điều hành BGnetOffice
 Phạm vi nghiên cứu.
- Đánh giá thực trạng công tác qu lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện
Hiệp Hòa.
- Ứng dụng CNTT vào hoạt động công tác quản lý văn bản tại Văn phòng
UBND huyện Hiệp Hòa.
- Đề tài giới hạn việc quản lý ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản.
- Đề tài tiến hành khảo sát, điều hành trong phạm vi: Văn phòng UBND
11


huyện Hiệp Hòa.

12


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm và yêu cầu của việc quản lý văn bản

 Khái niệm văn bản
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, gồm một hay
nhiều câu, nhiều đoạn và có những đặc điểm cơ bản sau: thể hiện và triển khai chủ
đề một cách trọn vẹn, các câu liên kết chặt chẽ, văn bản được xây dựng với kết cấu
mạch lạc, biểu hiện tính hoàn chỉnh của nội dung nhằm thực hiện một hoặc một số
mục đích giao tiếp nhất định.
Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt
động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Yêu cầu của việc quản lý văn bản
* Thống nhất
- Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuần theo những quy định
chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng
của mình.
* Chính xác
- Yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các
nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn.
Nhanh chóng, kịp thời
- Hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương và đạt kết quả
cao. Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian, tranh thủ từng giờ, từng phút, không

để lãng phí.
* An toàn
13


- Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật
(đối với văn bản mật).

1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức
đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước
thể hiện ở những đặc điểm sau:
Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước,
người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng
thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý.
Không phải chủ thể nào cũng được ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Tổng cục, cục, Vụ thuộc Bộ không có thẩm quyền ban hành Thông tư mà chỉ có
Bộ chủ quản mới có quyền đó.
* Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm
mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước.
* Đối với áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền,
được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan
trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
* Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: văn bản quản lý nhà nước đòi
hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định. Mỗi loại văn
bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình
bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về
nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc
nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.
* Về bảo đảm thi hành:

Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể
khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ
chức trực tiếp hoặc cưỡng chế.
* Về văn phòng
14


Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh
từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó
không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phòng riêng, khác với văn phong
nghệ thuật. Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và
không cần quá chi tiết như văn bản khoa học.

* Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản đảm bảo các nguyê
nguyên tắc sau:
Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản
lý nhà nước của UBND huyện Hiệp Hòa.
Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất,
xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật
nhà nước.
* Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh văn phòng UBND huyện tổ
chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi;
sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện.
Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý
văn bản tại các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng UBND huyện; tổng hợp báo cáo
tình hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban hàng tuần của phòng, đơn vị mình.
Các Trưởng phòng, đơn vị, các chuyện viên chịu trách nhiệm trước Chánh

Văn phòng về tình hình, xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và báo cáo
thống kê tình hình, xử lý văn bản hàng tuần của phòng, cỏa đơn vị mình.
Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập
phiếu trình giải quyết công việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn
và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu
và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.
Các phòng, đơn vị, chuyên viên được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong
15


thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về những ý kiến của mình đối với vấn đề
được hỏi/
Trung tâm Công báo và tin học có trách nhiệm hướng dẫn chương trình
quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; phân quyền truy cập phục vụ
hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại văn phòng UBND
huyện.

1.1.3. Tiếp nhận và chuyển giao văn bản.
* Tiếp nhận văn bản
Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn
bản gửi UBND huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng
UBND huyện.
Cán bộ, chuyên viên khi nhận được những văn bản do Chủ tịch, các phó
Chủ tịch UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng UBND huyện chuyển lại hoặc trực
tiếp nhận từ các cơ quan cá nhân bên ngoài đều phải chuyển ngay cho Phòng Hành
chính - Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy định xử lý chung
của Văn phòng UBND huyện.
* Xử lý ban đầu đối với văn bản
Phòng hành chính - tổ chức xử lý ban đầu đối với văn bản như sau:
a) Đối với điện mật

Phòng hành chính - tổ chức làm thủ tục và chuyển ngay cho Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chánh Văn phòng UBND huyện xử lý.
Sau hi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, chánh
văn phòng UBND huyện, chuyển ngay cho phòng, đơn vị có trách nhiệm xử lý
theo ý kiến của người có thẩm quyền.
Xử lý xong, các phòng, đơn vị chức năng chuyển lại cho phòng Hành
chính - Tổ chức để làm thủ tục hoàn trả cho cơ yếu theo chế độ bảo mật.
b) Đối với bì công văn đóng dấu Mật Tối Mật, tuyệt mật gửi đích danh
16


hoặc những bì công văn thường dùng nhưng ghi “chỉ người có tên trên phong bì
mới được bóc” không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người có tên hoặc
có trách nhiệm xử lý.

 Các văn bản còn lại
Bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày,
tháng; đóng dấu “đến” lên gốc phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn
đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến” để chuyển cho người có trách nhiệm phân văn
bản đến.
* Phân loại văn bản
+ Phòng Hành chính - Tổ chức quân sơ bộ văn bản thành hai loại: văn bản
phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND huyện, chánh văn phòng UBND huyện.
+ Văn bản phải làm thủ tục trả lại.
Văn bản phải làm thủ tục trả lại gồm những văn bản gửi không đúng địa
chỉ, văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện, Văn phòng UBND huyện, văn bản trình không đúng trình tự trình
vượt cấp, lý và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi
ngày, tháng, năm, dấu đến (trừ bản faxx, văn bản trong hồ sơ kèm theo), v.v...

Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.
+ Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện, đúng trình tự, thủ tục, phòng Hành chính - Tổ chức chuyển các văn
bản này đến cho Chánh văn phòng UBND huyện phấn phối và ghi cụ thể tên cá
nhân, hoặc phòng, đơn vị xử lý văn bản vào dấu “Đến”; nhập vào máy tính tên các
phòng, đơn vị, cá nhân để chuyển cho các phòng, đơn vị, cá nhân trong ngày.
+ Phòng Hành chính - Tổ chức cập nhật vào máy tính theo chương trinh
quản lý văn bản các bì có dấu dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh và
toàn bộ văn bản, tài liệu sau khi được phân phối, trước khi chuyển giao cho phòng,
đơn vị hoặc cá nhân xử lý.
+ Xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp
luật về khiếu nại, tố cáo
* Chuyển giao văn bản
17


Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:
+ Các phòng, đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị
mình tại phòng hành chính - Tổ chức; cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết
để phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản của từng chuyên viên trong phòng, đơn
vị.
+ Khi chuyển giao văn bản đến, phòng Hành chính - Tổ chức lập Sổ giao
nhận công văn, người nhận kiểm tra và ký vào Sổ giao nhận công văn
+ Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, phòng Hành
chính - Tổ chức chuyển trực tiếp cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
+ Đối với tài liệu phục vụ các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp do
Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì, phòng Hành chính – Tổ chức chuyển
đến các phòng, đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp hoặc các
thành phần họp theo Quy chế làm việc của UBND huyện.

+ Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các phòng,
đơn vị, các chuyên viên trả lại ngay cho phòng Hành chính – Tổ chức để kịp thời
chuyển đúng địa chỉ.
1.1.5. Phát hành văn hóa
* Đầu mối phát hành văn bản
Văn bản của UBND huyện, chủ tịch, các phó chủ tịch UBND huyện, Văn
phòng UBND huyện tập trung vào một đầu mối là phòng Hành chính - Tổ chức để
làm thủ tục phát hành.
* Soạn thảo, đánh mát văn bản
+ Chuyên viên tham mưu có trách nhiệm soạn thảo, rà soát văn bản dự
thảo của cơ quan chuyên môn trình về nội dung, thẩm quyền ban hành đảm bảo
văn bản dự thảo phải tuân thủ theo quy định của Quyết định số 25/2011/QĐUBND ngày 19/10/2011 của UBND tỉnh ban hành quy định về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản hành chính của tỉnh Bắc Giang.
+ Văn bản có nội dung mật do Chủ tịch, các phó chủ tịch UBND huyện
ký, chuyên viên soạn thảo trên máy riêng không nối mạng.
18


* Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản
+ Chuyên viên soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về
độ mật, độ khẩu, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có),
chuyển cho phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành.
+ Phòng hành chính - Tổ chức kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số,
ngày tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch
sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa.
+ Văn bản sau khi phát hành, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm
cập nhật vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc lên mạng nội bộ của
Văn phòng (trừ văn bản mật); đồng thời chuyển 01 bản đến Trung tâm Công báo
và Tin học để cập nhật trên website tỉnh/ Cổng Thông tin điện tử của tỉnh (trừ văn

bản MẬT). Tất cả các văn bản báo cáo, trình Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, văn
phòng chính phủ, ngoài văn bản giấy phải đính kèm file điện từ toàn bộ hồ sơ
trình.
* Gửi văn bản
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”.
Việc chuyển văn bản phát hành ra các có quan ngoài của Văn phòng được thực
hiện bằng đường công văn (Bưu điện hệ 1). Trường hợp trực tiếp, phải có giấy giới
thiệu của cơ quan được nhận văn bản hoặc được đồng ý của lãnh đạo văn phòng
hoặc trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Người nhận tiếp phải ký nhận vào sổ
giao nhận văn bản.
* Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến
Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong Trung tâm, tất cả các văn
bản đi, đến trung tâm đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn
bản. Những văn bản chuyển giao qua bưu điệm, cán bộ đi họp mang về hoặc văn
bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan.
Cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các
khâu: Tiếp nhận, phân lợi, chuyển giao (phân công thực hiện), soạn thảo, trình
duyệt, ký, in ấn, phát hành và nộp lưu.
- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.
- Văn bản đến phải qua Trưởng phòng hành chính, tổng hợp và truyền
19


thông ghi ý kiến giải quyết, trình Giám đốc/ Phó giám đốc ký duyệt, trước khi phân
phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa
1.2.1 Chức năng
Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà có vị trí quan trọng trong sự
nghiệp phát triển của HĐND và UBND, văn phòng huyện là cơ quan trực thuộc

của UBND huyện, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, phục vụ các hoạt
động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành HĐND&UBND huyện, trực tiếp là Thường trực
HĐND và UBND huyện.
Văn phòng UBND và HĐND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và
tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của
HĐND và UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Hiệp Hoà
- Chánh Văn phòng
- Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp
- Phó Chánh Văn phòng phụ trách “Một cửa”
- Phó Chánh Văn phòng Hành chính - Quản trị
- Các bộ phận chuyên môn khác.

20


Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp
Hoà

1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND
- Xây dựng chương trình làm việc kế hoạch công tác
- Thừa lệnh Chủ tịch đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiên sự chỉ đạo của
TT HĐND và UBND huyện
Cụ thể:
Chánh Văn phòng (Nguyễn Văn Thắng)

21

- Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND&UBND huyện,
phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND huyện về mọi hoạt động
của Văn phòng
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác nội chính, quản lý
tài chính. Trực tiếp thẩm dịnh các văn bản quan trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn của
các chỉ thị, kế hoạch, chương trình, quyết định,…trên các lĩnh vực kinh tế, văn xã
trước khi trình Thường trực HĐND, UBND huyện ký ban hành.
Các Phó Chánh Văn phòng
* Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp
Phụ trách công tác thông tin tổng hợp
- Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận tổng hợp và
chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác thông tin tổng hợp. Chỉ đạo chuyên viên
trong bộ phận tổng hợp thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các loại thông tin.
- Dự thảo các báo cáo,xây dựng chương trình công tác, công văn chỉ đạo
của HĐND&UBND huyện.
- Dự, ghi chép nội dung các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện
và tham mưu ban hành kết luận hoặc thông báo, kết luận sau mỗi phiên họp.
- Tham mưu công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của
công dân; đôn đốc các cơ quan chức năng trong việc giải quyết đơn thư; tiếp dân
theo đúng quy định của pháp luật.
- Giúp TTHĐND, lãnh đạo UBND huyện thẩm định, kiểm tra các loại văn
bản của các ngành, cơ quan do TT HĐND, lãnh đạo UBND huyện ký ban hành.
Trực tiếp thẩm định các báo cáo, kế hoạch, chương trình, quyết định,… thuộc lĩnh
vực nội chính. Ký các công văn của HĐND&UBND huyện và một số văn bản của
Văn phòng HĐND&UBND huyện khi được uỷ nhiệm.
- Thay Chánh văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh văn phòng đi vắng.
Phó Chánh Văn phòng Hành chính Quản trị
- Trực tiếp giúp Chánh văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận hành chính

quản trị và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hành chính quản trị như: kế toán,
thủ quỹ, văn thư, lưu trữ, lái xe, bảo vệ, hành chính, tạp vụ, hậu cần,…
22


- Theo đõi, đôn đốc việc thực hiện nội quy, giờ giấc làm việc các chính
sách và thực hành tiết kiệm chống lãng phí đối với mọi cán bộ, công chức trong cơ
quan.
- Quản lý, gìn giữ, đảm bảo các điều kiện vật chất, trang thiết bị, phương
tiện làm việc của HĐND&UBND huyện, tham mưu cho Chánh văn phòng và
TTHĐND, lãnh đạo UBND huyện để từng bước trang bị, hiện đại hoá điều kiện và
phương tiện làm việc của HĐND&UBND và Văn phòng HĐND&UBND huyện.
- Thay Chánh Văn phòng điều hành công việc khi được uỷ nhiệm.
* Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách bộ phận “ Một cửa”
- Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ, công chức thuộc bộ
phận Tiếp nhận và Trả kết quả và cán bộ công chức của cơ quan được trưng tập
làm việc tại Bộ phận Một cửa.
- Theo dõi nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của cán bộ, công chức
thuộc Bộ phận Một cửa và phối hợp với các thủ trưởng cơ qua, đơn vị, chủ tịch
UBND các xã, thị trấn kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc có thể xảy ra,
đặc biệt với những hồ sơ liên quan đến nội dung làm việc của nhiều cơ quan, đơn
vị.
- Báo cáo Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòng HĐND&UBND
huyện về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận “Một cửa” bằng văn bản theo
định kỳ tuần, tháng, quý, năm và chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận
“Một cửa” trước Văn phòng HĐND&UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện.
* Bộ phận tổng hợp
- Chịu sự chỉ đạo của Phó Chánh Văn phòng tổng hợp và Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND huyện. Mỗi chuyên viên được phân công theo dõi một khối( một mảng
công việc) khác nhau, trực tiếp tổng hợp, tham mưu cho Thường trực HĐND, lãnh đạo

UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng trên lĩnh vực được phân công, phụ trách.
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ
thường xuyên, đột xuất theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ
tịch UBND huyện và lãnh đạo văn phòng. Lưu hồ sơ công việc theo đúng quy định.
- Trực tiếp soạn thảo, kiểm duyệt, thẩm định các văn bản do các cơ quan
khác tham mưu thuộc lĩnh vực được phân công, ký tắt vào các văn bản trước khi
trình lãnh đạo ký ban hành.Trường hợp cần thiết thì xin ý kiến của Phó chánh văn
23


phòng tổng hợp, Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo HĐND&UBND huyện. Nếu văn
bản nào không được thẩm định trước khi ban hành thì thuộc lĩnh vực nào chuyên
viên đó phải chịu trách nhiệm.
- Đôn đốc.thẩm định các nội dung trên lĩn vực được phân công phụ trách
phục vụ các kỳ họp của HĐND, các phiên họp của UBND và của BTV, BCH
Đảng bộ huyện theo đúng nội dung và thời gian quy định. Nếu để chậm thời gian
theo quy định hoặc sai xót về nội dung, thể thức phải chịu trách nhiệm trước lãnh
đạo Văn phòng, Chuyên viên văn phòng phải dự phiên họp UBND huyện nếu có
nội dung thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi. Chủ động phối hợp với bộ phận
hành chính quản trị để chuẩn bị phòng họp và các điều kiện phục vụ hội nghị trên
lĩnh vực phân công nhiệm vụ.
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Văn phòng.
* Bộ phận “Một cửa”:
- Thực hiện tốt việc tiếp nhận và trả hồ sơ cho các tổ chức và công dân
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và những quy định hiện hành. Không gây sách
nhiễu, gây trở ngại, phiền hà cho nhân dân.Phải có thái độ đúng mực khi tiếp xúc
với công dân.
* Bộ phận thường trực ATGT:
- Tham mưu cho UBND huyện, Ban chỉ đạo ATGT huyện, chỉ đạo công
tác đảm bảo trật tự ATGT trên địa bàn. Thưòng xuyên tổng hợp tình hình, báo cáo

kết quả thực hiện theo quy định. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chức năng, các xã,
thị trấn, các thành viên Ban chỉ đạo ATGT huyện trong quá trình tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ.
* Bộ phận văn thư, lưu trữ
- Văn thư: Thực hiện tốt những quy định về công tác văn thư, quản lý các
văn bản của HĐND&UBND huyện và các văn bản đi, đến theo đúng quy định và
theo chương trình công nghệ thông tin;
- Lưu trữ: tổ chức tiếp nhận tất cả các loại văn bản từ các nguồn gửi đến,
thống nhất quản lý, bố trí sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ khoa học, gọn gàng,
ngăn nắp theo đúng quy định. Hàng năm tổ chức thu hồi, chỉnh lý, bảo quản, khai
thác tài liệu lưu trữ của HĐND&UBND huyện, bảo quản tốt các tài liệu trong
phòng kho lưu trữ của HĐND&UBND huyện. Việc khai thác, sử dụng tài liệu
trong phòng kho lưu trữ phải theo đúng quy định.
24


* Bộ phận công nghệ thông tin
- Cán bộ quản trị mạng có trách nhiệm thực hiện, kiểm tra đôn đốc cán bộ
sử dụng máy vi tính để thực hiện tốt quy định của HĐND&UBND huyện về xây
dựng, quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản mạng thông tin.
- Cung cấp thông tin, khai thác thông tin trên mạng phục vụ tốt cho công
tác lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND&UBND huyện. Thường xuyên kiểm tra, duy tu,
bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin của cơ quan ( mỗi tháng một
lần phải kiểm tra định kỳ, diệt vi rýt tất cả các máy tính trong cơ quan)
- Kịp thời phát hiện và đề xuất với lãnh đạo Văn phòng những sự cố để có
thể khắc phục kịp thời. Thường xuyên học tập, nghiên cứu cập nhật kiến thức về
công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật mới đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác.
Tham mưu triển khai các ứng dụng về công nghệ thông tin trong cơ quan, nhất là
triển khai ứng dụng các phần mềm dùng chung đã được trang bị.
1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa.
Tại văn phòng HĐND&UBND huyện, nếu như vài trước, khi đó việc ứng
dụng CNTT còn rất nhiều hạn chế, chỉ đơn thuần ứng dụng CNTT trong khâu soạn
thảo văn bản và gửi nhận văn bản điện tử thì chúng ta thấy rằng khối lượng công
việc cho công tác văn thư rất lớn. Đơn cử như trong việc quản lý văn bản đến, tất
cả các văn bản đều phải phải vào sổ theo cách truyền thống, Chánh văn phòng bút
phê, lãnh đạo UBND phê duyệt, sao và gửi rất nhiều cơ quan, cá nhân, cho đến
việc theo dõi việc giải quyết văn bản cũng là một vấn đề khó khăn đòi hỏi những
cá nhân được theo dõi giải quyết văn bản phải thực sự linh hoạt, có trí nhớ tốt để
đôn đốc giải quyết văn bản mà không có hệ thống nhắc việc nào. Hiện nay vấn đề
này đang được cải thiện một cách rõ rệt nhờ phần mềm quản lý văn bản, phần
mềm này là công cụ đắc lực hỗ trợ cho xử lý thông tin. Không đơn thuần là phần
mềm để có thể gửi nhận thông tin mà phầm mềm này còn trực tiếp tham gia vào
quá trình theo dõi việc giải quyết văn bản của các cơ quan, cá nhân được giao việc.
Vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản là thực sự cần thiết.
Trước hết là nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, đồng thời góp phần bào
việc giải phóng một phần sức lao động của cán bộ, công chức. CNTT giúp thực
hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Điều này có thể nhận thấy rõ ở việc toàn bộ văn bản đến của cơ quan sẽ được hiển
thi trên máy tính để quản lý, và thông qua đây cá nhân có thể thống kê, tra tìm một
cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, phát huy tối đa
25