Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS hương gián, huyện yên dũng, tỉnh bắc giang bằng phần mềm PMIS

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã nhận
được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô, sự giúp đỡ, động viên của bạn
bè, đồng nghiệp và gia đình.
Nhân dịp hoàn thành khóa luận, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và
biết ơn sâu sắc TS. Nguyễn Lệ Nhung ( Trưởng bộ môn Quản trị văn phòng – Khoa
Hệ thống thông tin kinh tế) đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian
và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô giáo trong Khoa hệ
thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông –
Đại học Thái Nguyên đã hết lòng dậy dỗ về kiến thức chuyên môn và truyền đạt
kinh nghiệm quý báu để tôi có được kiến thức thực hiện đề tài tốt nghiệp của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức trường THCS
Hương Gián đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi
điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn
thành khóa luận.
Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài,
song do thời gian có hạn trong việc thu thập thông tin thực tế, tập hợp tài liệu, đồng
thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của
cô giáo hướng dẫn cùng toàn thể các thầy, cô giáo trong Khoa để tôi học hỏi thêm
được nhiều kinh nghiệm và giúp cho bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn./.
Bắc Giang, ngày 12 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện

Nghiêm Quỳnh Trang
1


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan:
1. Những nội dung trong báo cáo này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của
giáo viên hướng dẫn.
2. Những tham khảo trong bài báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác
giả, thời gian, địa điểm công bố.
3. Những sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hoặc gian trá tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Bắc Giang, ngày 12 tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Nghiêm Quỳnh Trang

2


MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ ........................................................................................................... 8
1.Lí do chọn đề tài ................................................................................................... 11
2.Mục đích nghiên cứu ............................................................................................ 13
3. Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu của đề tài. .................................. 13
4. Nhiệm vụ đề tài.................................................................................................... 14
5. Bố cục của đề tài ................................................................................................. 14
Chương 1: Tổng quan về trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc
Giang.................................................................................................................16
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Gián- huyện Yên
Dũng- tỉnh Bắc Giang.......................................................................................16
2. Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũngtỉnh Bắc Giang……………………………………....................................................................19
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián-huyện

Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang.......................................................................................21
1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ ................................................................. ......21
1.1. Vai trò của việc quản lý hồ sơ............................................................................22
1.2. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ.........................................................24

3


1.3. Kỹ năng lập hồ sơ.............................................................................................26
2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián-huyện Yên
Dũng-tỉnh Bắc Giang..............................................................................................33
3. Những thuận lợi và khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS
Hương Gián.............................................................................................................39
4 Một số giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng
công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián.......................................42
Chương 3: Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis......................................47
1. Lựa chọn phần mềm...........................................................................................48
2. Mô tả p/m....................................................................................................49
3. Chạy chương trình.......................................................................................51
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 63

4


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Chụp màn hình làm việc chính của phần mềm Pmis
Hình 2: Mở chương trình quản lý cán bộ giáo viên ngành Giáo dục và đào tạo.
Hình 3: Nội dung trong phần mềm.

Hình 4: Thông tin trong phần mềm
Hình 4.1: Thông tin trong phần mềm
Hình 4.2: Thông tin trong phần mềm
Hình 4.3: Thông tin trong phần mềm

5


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CNTT

Công nghệ thông tin

CTVT

Công tác văn thư

CB, CC, VC

Cán bộ, công chức, viên chức

HK

Hạnh kiểm

HL

Học lực

TLLT

Tài liệu lưu trữ

THCS

Trung học cơ sở

TTSX

Tiên tiến xuất sắc

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

UBND

Ủy ban nhân dân

6


ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, hồ sơ cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ nói chung. Do đó,
vai trò của công tác văn thư (CTVT) ngày càng được tăng cường trong xã hội
thông tin hiện nay bởi lẽ nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày

càng cao và bức thiết.
Quản lý hồ sơ là một trong những khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư
cần được tổ chức hợp lý và tự động hoá nhằm nâng cao chất lượng quản lý.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ (TLLT) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả
các lĩnh vực hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng
những thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
“Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các
phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn
thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông
tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã
hội” (Theo Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin của Chính phủ Việt
Nam). “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ
thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin
số”. (Theo Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng
06 năm 2006) CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ
liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì
CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ,
bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu
nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa... của con người.
Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý
hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin
7


bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công
tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính
văn phòng.
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các

lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Ứng dụng CNTT trong
CTVT là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ
sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đến, đi và tra tìm thông tin trong văn
bản, tài liệu được tìm nhanh chóng chính xác;nâng cao năng suất hiệu quả công
tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa
các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu
trữ lịch sử.
Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của
các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành lưu
tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là
sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Chất lượng lập
hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ
quan, là một trong những nội dung hoạt động quản lý nhà nước. Hồ sơ được lập
khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan,
tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh
chóng, chính xác; từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và
lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ
quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai

8

trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm
đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần
tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư
bao gồm các nghiệp vụ: Quản lý hồ sơ, Tiếp nhận và xử lý công văn đi, công văn
đến, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản…
Trong xu thế phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa
học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị
thế vô cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Chính vì vậy, công
tác Văn thư Lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Quản lý văn
bản tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm
bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý
hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Do đó, công tác
Văn thư Lưu trữ và nhất là công tác quản lý văn bản đang ngày càng phát triển theo
hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước nói
chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, góp phần to lớn đối với sự phát
triển chung của đất nước.
1. Lí do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông
tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao
hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công
nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu
quản lý văn bản, quản lý hồ sơ và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được
nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ
chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua
mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia.
Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý
hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin
bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào

côngtác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành
chính văn phòng.
9


Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ
trong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu
hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
Ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã
được cụ thể hoá bằng các văn bản quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW
ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự
nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin là
một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”. Trong Nghị quyết Đại
Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các
lĩnh vực kinh tế quốc dân…”. Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công
tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác định là
một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”.
Dựa trên cơ sở pháp lý “Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong
chiến lược phát triển kinh tế - xã hội”. (Chỉ thị 58/CT/TW của Bộ Chính trị khoá
VIII) Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông
tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị
định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước Hướng dẫn 9584/BGDĐT-CNTT
ngày 07/9/2007 thực hiện nhiệm vụ năm học 2007–2008 về CNTT và phát động lấy
năm học 2008–2009 sẽ là năm học CNTT và nêu rõ: “Triển khai tin học hóa quản lý
đến từng trường phổ thông” . Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà
trường 4 Văn bản số 12966/BGD-ĐT-CNTT ngày 10/12/2007 của Bộ GD-ĐT về
việc đẩy mạnh triển khai một số hoạt động về CNTT Chỉ thị số 47/2008/CTBGDĐT ngày 13/8/2008 về nhiệm vụ trọng tâm năm 2008 – 2009 của Bộ Giáo dục
và Đào tạo xác định năm học 2008 – 2009 là “Năm học đẩy mạnh ứng dụng CNTT

và nêu rõ: “… đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục”
Trong công tác Văn thư công tác quản lý hồ sơ là một khâu rất quan trọng nó
đóng góp một phần không nhỏ vào những kết quả đạt được tại đơn vị. Đặc biệt là
quản lý hồ sơ nhân sự. Yếu tố con người có một ý nghĩa đặ biệt. Nhận thức được
tầm quan trọng đó lãnh đạo nhà trường đã ngày càng quan tâm và chú trọng đến côn
tác văn thu mà cụ thể là khâu lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ tài chính, hồ sơ cán bộ công nhân
10


viên trong nhà trường để qua đó khai thác triệt để nguồn nhân lực sẵn có một cách
hiệu quả nhất. Phân công công việc đúng trình độ đúng chuyên môn, hợp tình hợp
lý từ đó khích lệ cá nhân mỗi người yêu công việc của mình hơn, hăng say phấn
đấu một cách nhiệt huyết.
Nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong quá trình làm việc tại
các cơ quan hành chính nói chung và trường THCS Hương Gián thành phố Bắc
Giang nói riêng nên trong bài báo cáo khóa luận cho khóa học lớp Đại học Quản trị
văn phòng em lựa chọn việc ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ nhân sự của Cán
bộ, giáo viên và nhân viên tại nhà trường để nghiên cứu với tên đề tài như sau:
“Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián – huyện Yên
Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis".
2. Mục đích nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lưu trữ hồ sơ
nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Quản trị
văn phòng nói chung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin - một xu hướng phát
triển mới của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói
chung và đặc biệt trong công tác văn thư nói riêng của cơ quan. Việc nghiên cứu đề
tài này đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên
quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo.
Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về công tác Quản lý hồ sơ, quản lý
hồ sơ nhân sự của trường THCS Hương Gián, đưa ra các giải pháp cụ thể để làm

tốt hơn việc ứng dụng CNTT trong qua trình làm việc, việc triển khai về ứng dụng
công nghệ thông tin như thế nào để xây dựng và nâng cao hiệu quả công tác quản
lý hồ sơ tại nhà trường.
3. Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu của đề tài
Đối tượng: Các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự
của nhà trường trên phần mềm Pmis
Phạm vi nghiên cứu: Trường THCS Hương Gián
Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp
phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể.

11


Trong quá trình thực hiện đề tài bản thân em có được những thuận lợi như:
Đã có một số những anh chị đi trước nghiên cứu về vấn đề này, được sự quan
tâm của Khoa, cũng như Ban giám hiệu trường THCS Hương Gián đã tạo điều
kiện cho em được nghiên cứu tại trường. Tuy nhiên cũng gặp phải một số khó
khăn như: Vốn kiến thức còn hạn chế và chương trình nghiên cứu còn khá
mới mẻ, thời gian nghiên cứu còn hạn chế… Do vậy sẽ không tránh khỏi nhưng
sai sót. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung
đã hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và
các bạn đặc biệt là các cô chú, anh chị của trường THCS Hương Gián đã giúp em
hoàn thành đề tài.
4. Nhiệm vụ đề tài
- Thông qua việc nghiên cứu đề tài giới thiệu tổng quan về trường THCS
Hương Gián, Huyện Yên Dũng, Tp. Bắc Giang.
- Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián
và từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
quản lý hồ sơ nhân sự tại đơn vị.
- Ứng dụng phần mềm Pmis trong quản lý hồ sơ nhân sự tại trường THCS

Hương Gián, Huyện Yên Dũng, tp Bắc Giang.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận của đề tài, phần nội dung của đề tài gồm
3 phần:
Chương 1: Tổng quan về trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc
Giang
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Gián- huyện Yên
Dũng- tỉnh Bắc Giang
2.2. Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện Yên
Dũng- tỉnh Bắc Giang
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên tại trường THCS
Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang

12


2.1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ
2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Hương Gián.
Chương 3: Quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên trong trường THCS Hương Gián huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm Pmis.
1.1. Lựa chọn phần mềm
2.2. Mô tả p/m
3.3. Chạy chương trình

13


Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG THCS HƯƠNG GIÁN – HUYỆN YÊN DŨNG –
TỈNH BẮC GIANG
* Địa giới hành chính.

Hương Gián nằm về phía Đông Bắc Huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang, cách
khu trung tâm Huyện 8 Km về phía Đông Bắc.
Phía Đông Bắc giáp Thị trấn Tân Dân.
Phía Tây giáp xã Dĩnh Trì - Huyện Lạng Giang.
Phía Nam Giáp dòng sông Thương và xã Tân Liễu.
Phía Bắc giáp 2 xã Dĩnh Trì và Thái Đào - Huyện Lạng Giang.
Xã Hương Gián có tổng diện tích đất tự nhiên là: 863,67 ha.
Dân số hiện nay là: 9.316 nhân khẩu.
Với diện tích đất canh tác là: 520,18 ha.
Tổng diện tích đất canh tác bình quân là 418,7 m2/nhân khẩu.
Số diện tích còn lại là đất thổ cư và đất chuyên dùng khác.
Tóm lại: Hương gián là xã có địa dư thuận lợi cho việc phát triển kinh tế
nông nghiệp, phát triển ngành nghề như: Kinh doanh, dịch vụ và nghề phụ khác phù
hợp với cơ chế kinh tế thị trường.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường THCS Hương Giánhuyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang.
a. Chức năng của trường
Trường THCS Hương Gián là cơ sở giáo dục phổ thông của hệ thống giáo
dục quốc dân. Trường có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
Trường THCS Hương Gián là cơ quan chuyên môn, giúp UBND huyện thực
hiện quản lý nhà nước về giáo dục ở địa phương theo quy định của chính phủ. Đồng
thời trường THCS Hương Gián chịu sự quản lý của phòng giáo dục huyện về
chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật giáo dục và điều lệ trường phổ thông
của Bộ giáo dục và đào tạo.
14


Chức năng văn bản:
+ Chức năng thông tin
- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng
thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì

thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện.
- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính
chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do
Nhà nước đặt ra.
- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ,
hiện tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xâc, kịp thời.
+ Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước.Nó làm căn cứ cho các
hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan Nhà
nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý
lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Văn bản quản lý Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là
hình thức pháp luật của quản lý ( Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ).
+ Chức năng quản lý
- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản
lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả
các giai đoạn của quá trình quản lý.
- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ
chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên
khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội hiện
đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là
một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.

15


+ Chức năng văn hóa – xã hội
- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng

làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động
sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức nâng
văn hóa.
- Văn bản làm chức năng văn hóa bát buộc mọi người sử dụng văn bản phải
làm cho văn bản có tính văn hóa.
- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa
của văn bản càng cao bấy nhiêu.
+ Các chức năng khác
- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao
tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan
với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại.
- Chức năng thống kê : Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những
con số, sự kiện, những vấn đề…
- Chức năng sử liệu : Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử
của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trường THCS Hương Gián có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu,
chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THCS và cấp THPT do Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo
dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục.
- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật.
- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý
học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo.
- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công

16


- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục. Phối

hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục.
- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định
của Nhà nước.
- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội.
- Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
2. Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của trường THCS Hương Gián- huyện
Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang
a. Cơ cấu tổ chức trường THCS Hương Gián

b. Lề lối làm việc
Trường THCS Hương Gián làm việc theo chế độ Thủ trưởng; Hiệu trưởng là
Thủ trưởng cơ quan; giúp việc cho Hiệu trưởng có các Phó Hiệu trưởng. Các Phó
Hiệu trưởng được Hiệu trưởng phân công nhiệm vụ hoặc ủy quyền giải quyết một
số công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng.

17


* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Trường THCS Hương Gián được tổ chức theo mô hình trực tuyến:
Người lãnh đạo cao nhất là Hiệu trưởng trường, trực tiếp chỉ đạo hoạt động
tới 2 Hiệu phó trường phụ trách mảng văn hóa – xã hội và chuyên môn. 2 hiệu
phó cùng điều hành hoạt động của các tổ, Toán, Văn, Ngoại ngữ, Văn phòng....
Bên cạnh đó Hiệu trưởng cũng trực tiếp chỉ đạo các tổ, Toán, Văn, Ngoại ngữ,
Văn phòng ....và kế toán trong một vài vấn đề cụ thể. Quan hệ trong Trường
THCS Hương Gián là mối quan hệ hai chiều. Cấp trên chỉ đạo cấp dưới và cấp
dưới được phản hồi lại khi cần thiết, cấp dưới có thể đề xuất ý kiến phù hợp vớii
tình hình thực tế thay vì chỉ nhận ý kiến chỉ đạo của cấp trên
Hai Phó hiệu trưởng cùng phối hợp với nhau để thực hiện chỉ đạo của Hiệu

trưởng trong những vấn đề có liên quan.
Các tổ cùng phối hợp để hoàn thành chỉ đạo của hai Phó hiệu trưởng và Hiệu
trưởng.

18


Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TẠI TRƯỜNG THCS HƯƠNG GIÁN – HUYỆN YÊN DŨNG – TỈNH BẮC
GIANG

1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ
Hồ sơ là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề
sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như
cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ
thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….)
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét laị các văn bản,
hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý , bảo
quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. Có một số nguyên tắc phải tuân
thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có
thể nhanh chóng tìm ra khi cần. Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận
hành, nếu không, có thể có sự.
Quản lý hồ sơ giáo viên: Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bì
giấy, trong đó các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá cán
bộ công chức, các chứng nhận khen thưởng, thi đua. Trong quá trình lưu trữ tôi sắp
xếp theo tổ chuyên môn, mỗi tổ ở một vị trí nhất định, đồng thời hồ sơ của một cán
bộ giáo viên công nhân viên tôi đánh mật mã, để khi vào sử dụng tiện việc tìm kiếm

kịp thời. Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm Vnedu (
phân hệ quản lý nhân sự) trên máy vi tính, dựa vào chương trình này, tôi cập nhật
thường xuyên những thay đổi của mỗi giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số
lương, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo, nơi ở. Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn
thận, không để thất lạc

19


Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ
sơ trong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản,
tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
1.1. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
Giảm chi phí mua sắm thiết bị
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận,
nghỉ việc…
Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin
trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công
việc kịp thời, hiệu quả.
Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà
nước, cơ quan, đơn vị.
Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với
công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập
đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc,
nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác.
Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc

của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật. Lập hồ sơ và quản lý
tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng
nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các
khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu.
- Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước:
+ Phân loại hồ sơ:

20


Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được giữ lại, xác định giá trị và
chuyển vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽ nộp về lưu trữ lịch sử; Hồ
sơ nguyên tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở giải quyết các công việc hàng ngày của cán
bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản lý nhân
sự phục vụ cho việc quản lý con người trong cơ quan, tổ chức, khi có sự luân
chuyển công tác hoặc nghỉ hưu thì hồ sơ sẽ được chuyển qua cơ quan, đơn vị mới
để tiếp tục theo dõi hoặc chuyển về lưu trữ theo quy định của Nhà nước…Chính vì
những đặc trưng cơ bản của các loại hồ sơ khác nhau nên đòi hỏi cách quản lý cũng
khác nhau, vì vậy cần có sự phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục
vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ:
Việc đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra. Mục đích của việc
xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là:
+ Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;
+ Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử
bảo quản vĩnh viễn;
+ Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.
+ Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ: Đây là sự kết hợp một
cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ chức một

cách khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng có
hiệu quả nhất.
+ Thống kê hồ sơ:
Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ
để nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ
sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ
chức.
+ Bảo quản hồ sơ, tài liệu:
Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện
pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ
21


nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt và lâu dài. Các
biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ trong phạm vi cơ quan, tổ chức:
 Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ
 Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ
 Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất
 Xây dựng nội quy phòng hỏa
 Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.
 Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu
Đây là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ
chức để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
1.2. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ:
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.
Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự
nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý

đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính
có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với
khoảng trống sẵn có.
Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ
sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung
của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác.
Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ
tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.

22


Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu
chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ
không bị tụt lại phía sau.
Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài
liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về
danh mục sắp xếp.
Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp
với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi,
đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản
trị hiện đại.
Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại
hồ sơ khác nhau.
Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với
một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn.Tài liệu sau cùng
được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn

được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp
sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu
thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại
hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ
kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ.Cũng nên
tránh dùng từ đồng nghĩa.
Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu
trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A
đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu
trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác.
1.3. Kỹ năng lập hồ sơ
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp
23


quy định. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được
thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đó giải quyết xong,
thường vào dịp cuối năm khi sắp kết thúc một năm công tác, chuẩn bị kế hoạch,
chương trình công tác của năm mới. Trong thực tế việc lập hồ sơ cũng được tiến
hành một cách phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước bởi do việc
lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư các cơ quan, đơn vị làm chưa tốt, khi chuyển về lưu
trữ thường dưới dạng tài liệu bó gói nên trong giai đoạn lưu trữ vẫn phải tiến hành
lập hồ sơ.
- Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ :
+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của quá trình công tác. Mọi sự việc, mọi
vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài.
Nói cách khác đều có khởi đầu và kết thúc hay có quá trình phát sinh, phát triển, kết
thúc vấn đề.

+ Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một
sự việc, một con người cụ thể. Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một
trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa thông tin được kê khai.
+ Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch
qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã có qua đào tạo, bồi dưỡng; những
quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp
lương, nghỉ hưu… Hồ sơ lập ra phải đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản
thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong
của hồ sơ. Có như vậy mới giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được
dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết
phân định hồ sơ cho hợp lý, không xé lẻ những văn bản có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc.
- Các bước lập hồ sơ, ở đây chỉ đề cập đến các bước lập hồ sơ công việc.

+ Bước 1: Mở hồ sơ

24


Đối với cơ quan đã có danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên
căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ,
những hồ sơ gì thì cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề vào bìa 1
Trường hợp cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên căn cứ
vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu
hình thành mà mở hồ sơ.
+ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi giải quyết công việc Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng,
từng cán bộ nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu
thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc
hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác.

+ Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Kết thúc hồ sơ:
Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu (quá 200 tờ) thì phải phân chia thành các
đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản.
Phân chia đơn vị bảo quản
Cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân
chia cho hợp lý.
Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản
Có tác dụng cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn
bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp
cho việc nghiên cứu thuận tiện. Tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn
cách sắp xếp cho phù hợp. Thông thường có các cách sau:
 Theo thứ tự thời gian
 Theo số văn bản
 Theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả
 Sắp xếp theo vần chữ cái
-

Biên mục hồ sơ:Nội dung của việc biên mục hồ sơ bao gồm:

25