LyThuyetAccessNC kho sach blogspot com

Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

PHẦN 2:
MICROSOFT ACCESS NÂNG CAO
CHƯƠNG I
TẠO BÁO BIỂU (REPORTS)
I.

Giới thiệu:
Báo biểu là một công cụ thuận lợi để tổ chức in dữ liệu của một bảng hoặc truy vấn
được dùng để:
 Tổ chức in dữ liệu dưới dạng biểu như: hóa đơn, giấy mời,…
 In dưới dạng bảng như: lương, danh sách,…
 Sắp xếp và in dữ liệu theo từng nhóm, in theo trang,…
 Sắp xếp phân nhóm và thực hiện các phép tính trên mỗi nhóm như: tổng, cao
nhất, thấp nhất, trung bình,…
 In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan với nhau trên cùng một trang.

II.





III.

Đặc điểm của báo biểu:
Báo biểu có 5 thành phần giống như mẫu biểu. Ngoài ra nó còn có thêm đầu
nhóm, cuối nhóm, đầu nhóm con và cuối nhóm con

Điều khiển Text Box của báo biểu có thuộc tính Running Sum cho phép tạo
thêm cột số thứ tự trên toàn bộ hoặc trên từng nhóm của báo biểu
Cửa sổ Reports có 3 mục: Preview, Design và New
Báo biểu có 3 chế độ hiển thò: Design View (thiết kế), Print Preview (xem
và kiểm tra báo biểu trước khi in) và Print (in báo biểu ra giấy)

1.






Xây dựng báo biểu:
Các dạng báo biểu:
Báo biểu chi tiết (Detail Report): là dạng đơn giản, các dữ liệu trong 1
hoặc nhiều bảng cơ sở được trình bày đầy đủ trong báo biểu
Báo biểu dạng danh sách (Tabular): dữ liệu được trình bày theo dạng bảng
bao gồm các dòng và cột
Báo biểu dạng cột (Columnar): dữ liệu được trình bày theo dạng trên 1 cột
kèm với phần tên của mỗi trường dữ liệu bên trái
Báo biểu nhóm/tổng (Group/Total): là dạng có tính chất thống kê, tổng hợp
dữ liệu trong bảng theo từng nhóm
Báo biểu dạng đồ thò (Chart): dữ liệu liệu được trình bày dưới dạng biểu đồ
(đồ thò)

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 1

Trung Tâm GTVL Long An
2.








Xây dựng báo biểu tự động:
Chọn dạng
Từ cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Reports,
chọn nút New, hiện cửa sổ New Report
(Hình 78)
Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn
dữ liệu trong khung “Choose the table
or query where the objects data comes
Chọn nguồn
from”
Nhấp chọn 1 trong 2 dạng báo biểu tự
động:

AutoReport: Columnar và chọn
Hình 78
OK được báo biểu dạng cột

AutoReport: Tabular và chọn OK được báo biểu dạng dòng
Thiết lại báo biểu:




3.

Microsoft Office Access

Vào View chọn Design View hoặc biểu tượng
Thực hiện chỉnh sửa thương tự như mẫu biểu và lưu lại

Xây dựng báo biểu bằng Wizard:

Trong cửa sổ New Report (Hình 78) chọn chức năng Report
Wizard và chọn OK, hiện cửa sổ thứ nhất

Hình 79
Chọn bảng hoặc truy vấn nguồn trong khung Tables/Queries


(Hình 79)


Chọn các trường đưa vào mẫu biểu tương tự như chọn trong
mẫu biểu bằng Wizard và chọn Next hiện cửa sổ thứ 2

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 2

Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

Hình 80
Chọn dạng hiển thò báo biểu và chọn Next (Hình 80) hiện hộp


thoại thứ 3

Hình 81

Chọn trường dùng để phân nhóm nếu cần thiết chọn Next
(Hình 81) hiện hộp thoại thứ 4

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 3


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

Hình 82

Chọn các trường dùng để sắp xếp nếu cần thiết. Để tính tổng
dữ liệu trên nhóm nhấp chọn nút Summary Options (Hình 82), hiện hộp thoại

Hình 83


Chọn trường cần tính tổng và nhấp đánh dấu chọn hàm cần
tính (Hình 83), chọn OK, trở về cửa sổ hộp thoại thứ tư, nhấp chọn Next hiện
hộp thoại thứ 5

Hình 84
Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 4


Trung Tâm GTVL Long An


Microsoft Office Access

Chọn dạng hiển thò báo biểu khi in trong khung Layout và
chọn hướng in trong khung Orientation (Hình 84), chọn Next hiện hộp thoại
thứ 6

Hình 85

Hình 86

Chọn một trong các dạng trang trí của báo biểu (Hình 85),
chọn Next hiện cửa sổ thứ 7

Nhập vào tiêu đề cho báo biểu và chọn Finish (Hình 86)


4.

Xây dựng báo biểu bằng Design:
Báo biểu trung chế độ Design gồm các thành phần sau:
 Report header: Tiêu đề đầu báo biểu
 Page header: Tiêu đề đầu trang
 Detail: Chi tiết báo biểu
 Page footer: Tiêu đề cuối trang
 Report footer: Tiêu đề cuối báo biểu
Ngoài ra có thể có:
 Group header: Tiêu đề đầu nhóm
 Group footer: Tiêu đề cuối nhóm
a.
Các bước tạo báo biểu bằng Design:

Tạo báo biểu bằng chức năng Wizard

Chọn tên báo biểu cần thiết kế lại và chọn nút Design

Cho hiển thò thanh công cụ Toolbox

Dùng thanh công cụ Toolbox thiết kế lại báo biểu theo ý
muốn

Các biểu tượng chức năng trên thanh công cụ Toolbox trong
báo biểu được dùng tương tự như trong mẫu biểu
b.
Thao tác tạo Label và Text Box trong Deesign View:

Tại cửa sổ thiết kế mẫu biểu, chọn biểu tượng Label

hoặc Text
Box

trong hộp công cụ Toolbox

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 5


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

Rê chuột vẽ một vò trí trên báo biểu, xuất hiện hộp Label hoặc Text
Box, nhập vào tên nhãn hoặc hộp văn bản

Để nhập vào 1 biểu thức hoặc hàm tính toán trong Text Box, ta nhấp
chuột vào Text Box và nhập vào biểu thức hoặc hàm cần tính toán, phía
trước các biểu thức hoặc hàm này phải đặt dấu bằng (=)
Ví dụ:
Ngày lập hóa đơn: =Date()
Thành tiền: =[SoLuong]*[DonGia]
Tổng thành tiền: =Sum([SoLuong]*[DonGia])


IV.

V.

Lưu báo biểu:
Tương tự như mẫu biểu và truy vấn trong thiết kế Forms và Queries.

1.

2.

3.

4.

Tổng hợp dữ liệu trên báo biểu:
Các hàm dùng tổng hợp trên báo biểu:
Gồm các hàm giống như các hàm tính tổng trong truy vấn như: Sum, Avg,
Max, Min,…
Tổng hợp dữ liệu trên nhóm:
Tạo các điều khiển Text Box ở đầu hoặc cuối nhóm và đặt vào ô điều
khiển các hàm dùng để tổng hợp.
Tổng hợp dữ liệu
trên toàn báo biểu:
Thực hiện tương tự như tổng hợp trên
nhóm nhưng các ô điều khiển đặt ở đầu
hoặc cuối báo biểu.
Tạo cột số thứ tự
trong báo biểu:
Hình 87

Tạo
một
điều khiển Text box không buộc (Unbound)


Gán số 1 cho điều khiển bằng cách nhập trực tiếp
=1 vào ô điều khiển hoặc thuộc tính Control Source

Nhấp chuột vào Text Box cần tạo số thứ tự và
nhấp phải chuột hiện menu chọn chức năng Properties hiện hộp thoại (Hình
87)

Nhấp chọn thẻ Data

Trên dòng Control Source nhập vào =1 (Nếu chưa
nhập)

Trên dòng Running Sum nhấp chọn 1 trong các
dạng:
• Over Group: nếu muốn đánh số thứ tự cho từng nhóm
• Over All: nếu muốn đánh số thứ tự cho toàn báo biểu

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 6


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

• No: nếu không tạo số thứ tự

Đóng cửa sổ thuộc tính và xem thử

5.
Tổng hợp dữ liệu trên các phần của nhóm:

Tạo các điều khiển tại đầu hoặc cuối mỗi phần để nhận dữ liệu tổng
hợp trên các phần. Sử dụng thuộc tính Name trong Properties của điều khiển
đặt tên cho ô điều khiển

Dùng các ô điều khiển để thực hiện các phép tính tổng hợp trên các
phần của báo biểu bằng cách tạo các ô điều khiển mới tại vò trí bất kỳ trên
báo biểu và đặt vào đó các biểu thức chứa tên các ô điều khiển ở trên.
VI.
Sắp xếp và tập
hợp dữ liệu theo nhóm:
1.
Sắp xếp dữ
liệu:

Mở báo biểu ở chế độ Design
View (thiết kế)
Nhấp chọn biểu tượng
hoặc
vào View chọn Sorting and
Hình 88
Grouping hiện hộp thoại (Hình 88)

Đưa các trường và biểu thức dùng để sắp xếp vào cột Field/Expression
(Mỗi trường, biểu thức được đặt trên 1 dòng)

Chọn thứ tự sắp xếp tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending) ở cột Sort
Order (Thứ tự ưu tiên dược lấy từ trên xuống)

2.
Tạo đầu nhóm và cuối nhóm:

Mở cửa sổ Sorting and Grouping

Chọn trường hoặc biểu thức cần phân nhóm
Chọvớ
n sắ
p xếp nằ
m ngang

Đặt thuộc tính nhóm (Group Properties)
i Group
Header
là Yes để thêm
phần đầu nhóm hoặc No để bỏ phần đầu nhóm

Tương tự đặt thuộc tính Group Footer là Yes hoặc No để thêm hoặc bỏ
phần cuối nhóm

Ta có thể đặt bất kỳ điều khiển nào của báo biểu trên phần đầu hoặc cuối
nhóm.
VII.
Tạo báo biểu chính và phụ: (Main/Sub Report)

Tạo một báo biểu chính và các báo biểu phụ một cách độc lập
chưa có quan hệ với nhau

Mở báo biểu chính ở chế độ thiết kế và vào Window chọn Title
Vertically để sắp xếp theo chiều ngang


Kéo báo biểu phụ từ cửa sổ cơ sở dữ liệu vào cửa sổ thiết kế
báo biểu chính, khi đó Access tạo một điều khiển Sub Report buộc vào báo biểu
chính và một nhãn đi kèm (Hình 89)


Giáo viên: Võ Minh Ké
Dũonbá
go biểu

phụ đưa vào báo
biểu chính

Trang 7


Trung Tâm GTVL Long An



Microsoft Office Access

Hình 89
Tạo sự liên kết của báo biểu chính và phụ (Nếu chưa tạo)

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 8

Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

CHƯƠNG II
TẠO TẬP LỆNH (MACROS)
I.




Giới thiệu:
Macro là một đoạn chương trình gồm một dãy các hành động
dùng để tự động hóa các thao tác và tổ chức giao diện chương trình.
Cấu trúc một hành động như một lời gọi thủ tục gồm tên hành
động và các tham số.

II.

Tạo một Macro:
Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Macros và chọn nút New hiện


cửa sổ Macro

Nhập chú
thích

Chọn hành
động

Nhập tham
số









III.

Hình 90
Chọn một trong các dạng hành động ở cột Action bằng cách
nhấp chuột vào hộp liệt kê thả vào chọn 1 hành động trong danh sách (Hình 90)
Nhập vào chú thích cho hành động ở cột Comment
Xác đònh các đối tượng tham số tương ứng cho hành động nếu
có ở khung bên dưới (Action Arguments) bằng cách nhấp chuột chọn hoặc nhấn
phím F6
Lưu và đặt tên cho Macro
Đóng cửa sổ thiết kế Macro
Thực hiện Macro bằng cách chọn Macro cần thực thi và nhấp
nút Run

Một số thao tác trên Macro:
1.
Chuyển một hành động đến vò trí mới:


Đánh dấu chọn hành động cần di chuyển bằng cách nhấp chuột
vào một ô phía trước hành động

Nhấp giữ chuột và rê kéo đến vò trí mới
2.
Chèn hành động:

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 9


Trung Tâm GTVL Long An


Microsoft Office Access

Nhấp chuột vào vò trí muốn chèn hành động mới

Nhấp chọn biểu tượng
hoặc vào Insert chọn Row
Hiện một dòng trống và đưa vào một hành động mới
3.
Xóa hành động:
Đánh dấu chọn hành động cần xóa và nhấn phím Delete
4.
Lưu hành động:
Tương tự như lưu Queries hoặc Forms



IV.

Các hành động của Macro:

Action (hành động)

AddMenu

ApplyFilter

Beep
CancelEvent

Close

FindNext
FindRecord

Action Arguments (Tham số)
Thêm menu dọc vào menu ngang
Các tham số:
–
Menu name: Tên thực đơn
–
Menu macro name: Tên macro
làm menu dọc cho một chức năng menu ngang
–
Status Bar Text: Chuổi văn bản
ghi chú sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái khi thực đơn

được chọn
Lọc dữ liệu khi xử lý bảng, mẫu biểu, báo biểu
Các tham số:
–
Filter Name: Tên truy vấn dùng
để lọc dữ liệu
–
Where Condition: Điều kiện
lọc dữ liệu
Phát ra tiếng kêu “bíp” của loa trong máy tính
Ngừng sự kiện đang được thực thi
Đóng một đối tượng chỉ đònh hiện đang mở
Các tham số:
–
Object Type: Kiểu đối tượng
–
Object Name: Tên đối tượng
–
Save: Lưu lại các thay đổi khi
đóng đối tượng
Tìm mẫu tin kế tiếp thỏa điều kiện dò tìm trong hành động
FindRecord trước đó
Tìm kiếm mẫu tin đầu tiên thỏa điều kiện tìm kiếm
Các tham số:
–
Find What: Giá trò cần tìm kiếm
–
Match: Xác đònh vò trí dò tìm
của dữ liệu trong cột có thể là một phần, cả một cột hoặc
bắt đầu của một cột

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 10


Trung Tâm GTVL Long An
Action (hành động)

GotoControl

GotoRecord

Maximize
Minimize
Restore
MoveSize
MsgBox

Microsoft Office Access

Action Arguments (Tham số)
–
Match Case: Có phân biệt dữ
liệu chữ hoa và chữ thường
–
Search: Phạm vi dò tìm tuỳ
thuộc vào vò trí của mẫu tin hiện hành hoặc sẽ đi lên, đi
xuống hoặc dò tìm tất cả các mẫu tin
–

Search as Formated: Có phân
biệt tìm theo đúng đònh dạng dữ liệu đã được đònh dạng
khi hiển thò
–
Only Current Field: Tìm trên
cột hiện hành hay phải tìm trên tất cả các cột của một
dòng
–
FindFirst: Vò trí tìm kiếm bắt
đầu từ mẫu tin đầu tiên hay mẫu tin hiện hành
Cho phép điều khiển con nháy trỏ đến một điều khiển chỉ đònh
trên biểu mẫu
Tham số:
Control Name: Tên điều khiển có trên biểu mẫu
Di chuyển mẫu tin hiện hành trên các biểu mẫu, truy vấn,
bảng.
Các tham số:
–
Object Type: Kiểu đối tượng
–
Object Name: Tên đối tượng
–
Record: Vò trí di chuyển là
trước, sau, đầu, cuối, mới hoặc mẫu tin số mấy
–
Offset: Vò trí thứ mấy của mẫu
tin trên dãy các nút di chuyển (Navigation Buttons)
Phóng to cửa sổ hiện hành
Thu nhỏ cửa sổ hiện hành
Trả lại kích thước cửa sổ hiện hành

Di chuyển và thay đổi kích thước cửa sổ hiện hành
Các tham số:
–
Width: độ rộng cửa sổ
–
Height: chiều cao cửa sổ
Xuất hiện hộp thoại thông báo ra màn hình
Các tham số:
–
Message: Nội dung thông báo
–
Beep: Phát tiếng kêu “bip” của
máy hay không
–
Type: Kiểu đối tượng kèm theo
hộp thoại

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 11


Trung Tâm GTVL Long An
Action (hành động)

OpenForm

OpenModule

OpenQuery

OpenReport

OpenTable

Microsoft Office Access

Action Arguments (Tham số)
–
Title: Tiêu đề cho hộp thoại
Mở một mẫu biểu
Các tham số:
–
Form Name: Tên biểu mẫu cần
mở
–
View: Chọn chế độ hiển thò
mẫu biểu
–
Filter Name: Tên vấn tin sẽ
làm bộ lọc dữ liệu nguồn cho biểu mẫu
–
Where Condition: Biểu thức,
điều kiện lọc dữ liệu
–
Data Mode: Chế độ hiển thò dữ
liệu là cho phép thêm mới, hiệu chỉnh, hoặc chỉ đọc
–
Windows Mode: chế độ cửa sổ
bình thường, ẩn, thu nhỏ, hộp thoại

Mở một Module ở chế độ thiết kế
Các tham số:
–
Module Name: Tên của
Module cần mở
–
Procedure Name: Tên của thủ
tục hoặc hàm
Mở một truy vấn/vấn tin
Các tham số:
–
Query Name: Tên vấn tin cần
mở
–
View: Chế độ hiển thò thiết kế,
in xem trước, cập nhật dữ liệu
–
Data Mode: chế độ hiển thò
thêm mới, hiệu chỉnh hoặc chỉ đọc
Mở một báo biểu
Các tham số:
–
Report Name: Tên báo biểu
cần mở
–
View: Chế độ hiển thò báo biểu
in ra máy in, ra màn hình hoặc thiết kế
–
Filter Name: Tên vấn tin làm
bộ lọc nguồn cho báo biểu

–
Where Condition: Biểu thức,
điều kiện lọc dữ liệu
Mở một bảng

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 12


Trung Tâm GTVL Long An
Action (hành động)

Quit

Requery
Restore
RunApp
RunCode

RunMacro

Save

SetValue

ShowToolbar

StopAllMacro
StopMacro

Microsoft Office Access
Action Arguments (Tham số)

Các tham số:
–
Table Name: tên bảng cần mở
–
View: chế độ hiển thò cập nhật
dữ liệu, thiết kế, in xem trước
–
Data Mode: chế độ hiển thò
thêm mới, hiệu chỉnh hoặc chỉ đọc
Thoát khỏi Microsoft Access
Tham số:
Options: Các hành động trước khi thoát nhắc nhở lưu lại
(Prompt), lưu không cần hỏi và thoát(Save All), không lưu và
thoát (Exit)
Cập nhật dữ liệu cho đối tượng đang thực thi
Phục hồi lại kích thước cửa sổ hiện hành
Gọi thực thi một trình ứng dụng trong Windows
Gọi thực hiện 1 hàm của Visual Basic Access
Cho thực thi một tập lệnh (Macro) khác
Các tham số:
–
Macro Name: Tên tập lệnh
–
Repeat Count: Số lần lặp lại
–
Repeat Exprestion: Biểu thức

chỉ đònh điều kiện tập lệnh tiếp tục thực hiện
Lưu lại một đối tượng
Các tham số:
–
Object type: Kiểu đối tượng
–
Object Name: Tên đối tượng
Gán giá trò vào các điều khiển, thuộc tính của các điều khiển
Các tham số:
–
Item: Tên điều khiển, thuộc
tính của điều khiển
–
Exprestion: Giá trò cần gán vào
Hiện hoặc ẩn các thanh công cụ
Các tham số:
–
Toolbar Name: Tên thanh công
cụ
–
Show: Hiện hoặc ẩn
Dừng tất cả các tập lệnh đang chạy
Dừng tập lệnh đang chạy

V.

Chọn kéo
vào

Thực hiện Macro

từ 1 nút lệnh trên mẫu biểu:

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 13
Hình 91


Trung Tâm GTVL Long An
1.

Microsoft Office Access
Cách 1:
Nhấp chuột chọn Macros trong cửa sổ cơ


sở dữ liệu


Chọn một Macro từ cửa sổ này và kéo
vào mẫu biểu đang ở chế độ thiết kế (Hình 91), khi đó Access tạo một nút
lệnh có tiêu đề là tên của Macro được kéo vào (Ta có thể thay đổi tiêu đề
này nếu cần thiết)

2.

Cách 2:
Mở



mẫu

biểu ở chế độ thiết kế
Bật thanh


công cụ Toolbox

Tắt



chức

năng trợ giúp Control Wizard







Hình 92
Nhấp chọn
nút Command Button trên hộp Toolbox
Nhấp vẽ nút lệnh tại 1 vò trí trên mẫu
biểu
Mở bảng thuộc tính của nút lệnh bằng
cách nhấp phải chuột vào nó chọn Properties hoặc nhấp đôi chuột vào nút

lệnh hiện hộp thoại (Hình 92)
Trên dòng thuộc tính Caption đặt lại tiêu
đề cho nút lệnh
Trên dòng thuộc tính On Click đưa vào
tên Macro cần thực thi hành động

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 14


Trung Tâm GTVL Long An
VI.

Microsoft Office Access

Nhóm Macro:
1.
Giới thiệu:
Nhóm Macro là tập hợp nhiều Macro được chứa trong cùng một Macro. Nó
giúp ta quản lý các Macro được thuận tiện và dễ dàng hơn.
2.

Thao tác thực hiện:
Trong cửa sổ Macros chọn nút New, hiện


cửa sổ thiết kế Macro


Nhấp chọn biểu tượng
hoặc vào
View chọn Macro Name khi đó trong cửa sổ thiết kế xuất hiện thêm cột
Macro Name (Hình 93)

Hình 93
Nhập tên Macro muốn tạo tại cột Macro


Name

Chọn hành động cho Macro ở cột Action
Nhập vào chú thích cho hành động tương



ứng trong cột Comment

Lập lại các bước trên cho các Macro tiếp


theo trong nhóm

Lưu lại nhóm Macro vừa tạo


3.

Gọi thi hành một Macro trong nhóm:
Thực hiện tương tự như Cách 2 của mục


V

Trong cửa sổ Properties chọn trang Event
Chọn dòng thuộc tính cần gọi thực thi
nhóm Macro và nhập vào theo cú pháp sau:
<Tên_nhóm_Macro>.
<Tên_Macro>
Ví dụ:
TongHop.ThoatAccess
Lưu ý: Nếu ta chỉ gọi thực thi Tên nhóm Macro khi đó Access chỉ gọi thực thi
Macro đầu tiên



Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 15


Trung Tâm GTVL Long An
4.

Microsoft Office Access
Tạo

Macro điều kiện:
a.
Giới thiệu:


Để thực thi một
hành động mà phải xét đến một
điều kiện nào đó ta sử dụng Macro
có điều kiện. Nếu điều kiện thỏa thì
Hình 94
thực thi một số hành động, nếu điều
kiện không thỏa thì thực thi các hành động khác

Điều kiện được nhập vào là một biểu thức luận lý, có
kết quả là đúng hoặc sai (True hoặc False, -1 hoặc 0)
b.
Thao tác thực hiện:

Trong cửa sổ thiết kế Macro nhấp chọn biểu tượng
hoặc vào View chọn Conditions (Hình 94)

Nhập biểu thức điều kiện vào ô Condition tương ứng
với hành động muốn qui đònh điều kiện

Trường hợp một điều kiện tương ứng nhiều hành động,
các hành động ở những dòng tiếp theo phải nhập vào dấu ba chấm (…)
vào ô Conditions tương ứng

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 16


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

CHƯƠNG III
CẢI TIẾN FORMS VÀ REPORTS
I.





II.

Các bước thiết kế mẫu/báo biểu bằng Design:
Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Forms hoặc Reports vào
chọn New hiện hộp thoại
Chọn bảng hoặc truy vấn nguồn cho mẫu biểu và chọn
Design View và chọn OK, hiện cửa sổ thiết kế mẫu/báo biểu
Ta dùng các biểu tượng trong hộp công cụ Toolbox để
thiết kế lại mẫu/báo biểu
Trường hợp muốn thiết kế lại mẫu/báo biểu đã tạo bằng
Wizard, thực hiện như sau:
–
Nhấp chọn nút Forms/Reports
–
Chọn mẫu/báo biểu cần thiết kế lại, hiện cửa sổ thiết kế
Forms/Reports
–
Ta dùng thanh công cụ Toolbox để thiết kế lại mẫu/báo
biểu này

Hộp công cụ Toolbox:
1.
Gới thiệu:
Hộp công cụ Toolbox (Hình 95) là một bảng hình chữ nhật có chứa nhiều
nút biểu tượng, mỗi nút trong hộp công cụ ứng với một loại điều khiển nào đó.
Nó được dùng để tạo các ô điều khiển thuộc loại tương ứng và nó cũng là
phương tiện chính để xây dựng các mẫu/báo biểu.
Hình 95
2.

Cách sử dụng các loại điều khiển trong

Toolbox:
Ta có thể dùng các ô điều khiển theo 3 cách sau:

Điều khiển buộc vào 1 trường (Bound)
được dùng để truy xuất đến trường đó, các giá trò buộc có thể là: hình
ảnh (Picture), hộp văn bản (Text Box),…

Điều khiển không buộc (Unbound) là
loại điều khiển không liên quan đến một trường nào cả, được dùng để
nhập dữ liệu vào từ bàn phím, trình bày tiêu đề, trang trí hình vẽ, hình
hộp,…

Điều khiển tính toán (Calculated) được
dùng để thể hiện giá trò của một biểu thức và điều khiển này chỉ dùng
để hiển thò dữ liệu.

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 17


Trung Tâm GTVL Long An

3.

III.
1.

2.

Microsoft Office Access

Đánh dấu chọn đối tượng trong thiết kế

Forms/Reports:

Đánh dấu chọn một đối tượng, nhấp
chuột lên ngay đối tượng đó

Đánh dấu đồng thời nhiều đối tượng,
nhấn giữ phím Shift và nhấp chuột vào các đối tượng cần đánh dấu

Một đối tượng được chọn sẽ có một
khung hình chữ nhật bao quanh xuất hiện cùng với các nút vuông cho phép
thu nhỏ hoặc mở rộng đối tượng tương tự như tạo Text Box trong Word

Di chuyển đối tượng, nhấp chuột chọn

đối tượng cần di chuyển, trỏ chuột vào đối tượng này đến khi con trỏ chuột
đổi kiểu thành bàn tay xòe và rê chuột theo ý muốn.

Xóa một đối tượng, đánh dấu chọn đối
tượng cần xóa và nhấn phím Delete
Thao tác tạo một số điều khiển trong mẫu/báo biểu:
Label (Nhãn):
Dùng để nhập chuỗi văn bản trong mẫu/báo biểu, thao tác như sau:

Nhấp chuột chọn biểu tượng Label
trong Toolbox

Rê vẽ chuột tại một vò trí trên
mẫu/báo biểu

Nhập nội dung vào nhãn

Đònh dạng nhãn trên thanh công cụ
Format
Text Box (Hộp văn bản):
Dùng để hiển thò, hiệu chỉnh hoặc nhập dữ liệu vào một trường của bảng,
mẫu/báo biểu nguồn, thao tác như sau:
a.
Cách 1:

Nhấp chọn biểu tượng
hoặc vào View chọn Field List để
hiển thò danh sách chứa các trường nguồn

Chọn trường nguồn và kéo vào mẫu/báo biểu, khi đó sẽ xuất

hiện các hộp văn bản được chọn

Mỗi Textbox gắn với một nhãn tương ứng, ta có thể sữa các tên
nhãn này theo ý muốn
b.
Cách 2:

Nhấp chọn biểu tượng Text Box trên hộp Toolbox

Rê chuột vẽ tại một vò trí trên cửa sổ thiết kế mẫu/báo biểu

Nhập vào tên trường hoặc nhấp phải chuột chọn Properties hoặc
nhấp đôi chuột hiện hộp thoại, chọn trang Data

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 18


Trung Tâm GTVL Long An


Microsoft Office Access

Trên dòng Control Source nhấp chọn tên trường trong danh sách

3.

Command Button (Nút lệnh):
Thao tác bằng thuộc tính như sau:


Mở mẫu biểu ở chế độ thiết kế

Bật thanh công cụ Toolbox

Tắt chức năng trợ giúp Control Wizard

Nhấp chọn nút Command Button trên hộp
Toolbox

Nhấp vẽ nút lệnh tại 1 vò trí trên mẫu
biểu

Mở bảng thuộc tính của nút lệnh bằng
cách nhấp phải chuột vào nó chọn Properties hoặc nhấp đôi chuột vào
nút lệnh hiện hộp thoại

Chọn trang Event

Trên dòng tham số On Click chọn đối
tượng thực thi (Macro) khi nhấp chuột vào nút lệnh

4.

Combo Box (Hộp liệt kê thả):
Cho phép người sử dụng chọn một mục nào đó trong danh sách, thao tác như
sau:
a.
Tạo với sự trợ giúp của Wizard:


Bật chức năng trợ giúp Control Wizard trên hộp Toolbox

Nhấp chọn biểu tượng Combo Box trên hộp Toolbox

Rê vẽ chuột tại một vò trí trên màn hình thiết kế mẫu biểu, hiện
hộp thoại thứ nhất
Nhấp

chọn

Chọn

Hình 96


Chọn chức năng “I want the combo box to lookup…”, chọn Next
hiện hộp thoại thứ hai (Hình 96)

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 19


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

Chọn
bảng,
truy

vấn
nguồn
Chọn

Hình 97

Chọn bảng hoặc truy vấn nguồn chứa giá cho Combo Box, nhấp
chọn Next hiện hộp thoại thứ ba (Hình 97)

Chọn
trường

Chọn

Hình 98

Chọn trường chứa giá trò cho Combo Box, chọn Next hiện cửa sổ
thứ tư (Hình 98), chọn thứ tự sắp xếp tăng (Ascending) hoặc giảm
(Descending) và chọn Next hiện cửa số thứ năm

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 20


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

Chọn

Hình 99

Chỉnh độ rộng phù hợp cho Combo Box, chọn Next hiện cửa sổ
thứ sáu (Hình 99)
Chọn
trường
hiển thò

Chọn

Hình 100

Chọn trường để nhập giá trò vào khi chọn Combo Box, chọn Next
hiện cửa sổ thứ bảy (Hình 100)

Nhập tên
nhãn
Chọn

Hình 101
Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 21


Trung Tâm GTVL Long An


b.












Microsoft Office Access

Nhập vào tên nhãn cho Combo Box và chọn Finish (Hình 101)
Tạo bằng thuộc tính:
Trên màn hình thiết kế mẫu/báo biểu, tắt chức năng trợ giúp Control
Wizard
Nhấp chọn Combo Box trên
Toolbox và rê chuột vẽ trên màn hình
thiết kế
Mở bản thuộc tính combo box chọn
trang Data vào chọn giá trò cho 2 tham
Hình 102
số Row Source Type và Row Source
(Hình 102)
Trên Row Source Type chọn các giá trò
o
Table/Query khi đó các giá trò Combo Box là một trường nào
đó trong bảng hoặc truy vấn
o

Nhấp chọn giá trò cho tham số Row Source bằng cách nhấp vào
nút có dấu 3 chấm (…) hiện cửa sổ Show Table vào chọn bảng chứa dữ
liệu cho Combo Box
o
Chọn trường cho Combo Box và đóng cửa sổ này lại hiện hộp
thoại chọn Yes
Value List: nhập trực tiếp giá trò cho Combo Box. Tham số Row
Source nhập vào các giá trò cho Combo Box, các giá trò nhập vào được
cách nhau bởi dấu phẩy
Field List: giá trò của combo box là tên các trường của 1 bảng hoặc
truy vấn. Tham số Row Source, nhấp chọn tên bảng hoặc truy vấn chứa
tên trường làm giá trò cho Combo Box

5.

List Box (hộp danh sách):
Dùng để hiển thò 1 cửa sổ danh sách các giá trò cho phép người dùng chọn
một giá trò. Sử dụng tương tự như Combo Box nhưng nó chiếm diện tích trên
màn hình lớn hơn
Thao tác tạo List Box bằng Wizard và thuộc tính tương tự tạo Combo Box

6.

Tab Control (Điều khiển trang):
Cho phép ta tạo một điều khiển có nhiều trang khác nhau cùng hiển thò trên
một mẫu biểu, thao tác như sau:
 Trong màn hình thiết kế mẫu biểu nhấp chọn biểu tượng Tab Control trong
hộp Toolbox
 Rê vẽ chuột tại một vò trí trên mẫu biểu
 Đổi tên các tiêu đề của trang Tab bằng cách nhấp chọn trang cần đổi tên

và nhấp phải chuột vào trang tab chọn Properties hiện cửa sổ thuộc tính
 Chọn trang All

Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 22


Trung Tâm GTVL Long An






IV.

1.

Microsoft Office Access

Tại tham số Name nhập tên mới cho trang Tab
Dòng Caption nhập tiêu đề của Tab
Thêm vào 1 trang mới, nhấp phải chuột tại Tab Control chọn Insert Page
Xóa một trang, thao tác tương tự như thêm trang vào chọn Delete Page
Trên mỗi trang của Tab Control ta có thể tạo các điều khiển tương tự như
tạo trong mẫu biểu
Một số thuộc tính của điều khiển và Form:
Mở bảng thuộc tính của 1 ô điều khiển

hoặc Form:

Chọn điều khiển hoặc Form cần mở bảng thuộc
tính

Vào View chọn Properties hoặc nhấp phải chuột
chọn Properties hoặc nhấp đôi chuột vào Điều
khiển/Form hiện bảng thuộc tính của điều
khiển gồm 5 nhóm chính: (Hình 103)
 Format: Đònh dạng
 Data: Dữ liệu
Hình 103
 Event: Biến cố thực thi khi điều khiển
được chọn
 Other: Một số thuộc tính khác
 All: Tất cả thuộc tính của điều khiển
2.
Một số thuộc tính sử dụng trong điều
khiển:
a. Điều khiển Command Button:

Caption: Hiển thò chuỗi ký tự trên nút lệnh

Picture: Hiển thò hình ảnh trên nút lệnh

On Click: Thực thi một thao tác khi nhấp nút lệnh
b. Điều khiển Text Box:

Thuộc tính Format: (Hình 104)


Back Color: Màu nền của điều
khiển

Special Effect: Điều khiển nổi bật,
chìm, có bóng,…

Border Style: Khung viền của điều
khiển

Border Color: Màu khung viền
điều khiển

Border Width: Kích cở khung viền
Hình 104
Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 23


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

Fore Color: Màu của ký tự điều khiển
Font Name/Font Size/Font Weight/Font Italic/Font Underline:
Kiểu chữ/Cở chữ/In đậm/In nghiêng/Gạch dưới

Text Align: Canh lề ký tự

Thuộc tính Data: (Hình 105)


Control Source: Dữ liệu nguồn hiển thò
trên mẫu/báo biểu

Input Mask: Mặt nạ nhập liệu

Default Value: Giá trò mặc đònh trên
Hình 105
Textbox

Validation Rule: Biểu thức qui đònh
hợp lệ dữ liệu nhập

Enabled: Điểm nháy có thể/không
thể vào Textbox

Locked: Có thể/Không thể hiệu chỉnh
giá trò trong Textbox

Thuộc tính Event: (Hình 106)

Before Update: Cập nhật dữ liệu
Hình 106
trước khi thực thi

After Update: Cập nhật
dữ liệu trước khi thực thi

Thuộc tính Other: (Hình 107)


ControlTip Text: Xuất
hiện chuỗi hướng dẫn khi đưa
trỏ chuột vào Textbox

Name: Tên của Textbox

Thuộc tính All: (Hình 108)

Format: Đònh dạng dữ
Hình 107
Hình 108
liệu

Decimal Places: Chỉ đònh số chữ số thập phân
c. Điều khiển Combo Box và List Box: (Hình 109)

Name: Tên điều khiển

Control Source: Dữ liệu
nguồn

Format: Đònh dạng

Row Source Type: Chọn
giá trò của điều khiển từ bảng hoặc truy
vấn nguồn hoặc nhập vào

Row Source: Dữ liệu
nguồn của điều khiển




Hình 109
Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 24


Trung Tâm GTVL Long An

Microsoft Office Access

Column Count: Số cột trong điều khiển
Column Width: Độ rộng của cột trong điều khiển
Bound Column: Số cột buộc vào một điều khiển
3.
Một số thuộc tính trong Form:
a. Thuộc tính Format: (Hình 110)
Dùng để đònh dạng hình thức trình bày bên ngoài mẫu biểu khi hiển thò trên
màn hình.
 Caption: Nhập tiêu đề cho biểu mẫu
 Default View: Hiển thò mặc đònh
 View Allowed: Chọn thuộc tính hiển
thò biểu mẫu

Form: Chỉ hiển thò dạng đã
chọn trong Default View

Datasheet: Dạng bảng dữ
liệu


Both: Di chuyển qua lại giữa
hai dạng Form và Datasheet
 Scroll Bars : chọn các thanh cuộn

Horizontal Only: Chỉ hiển thò
thanh cuộn đứng

Vertical Only: Chỉ hiển thò
thanh cuộn ngang

Both: Hiển thò cả 2 thanh
cuộn
Hình 110

Neither: Không hiển thò các
thanh cuộn
 Record Selector: Hiển thò/Không hiển thò thanh chọn mẫu tin
 Navigation Buttons: các nút di chuyển mẫu tin (Đầu, Cuối, Trước, Sau,
Mới)
 Dividing Lines: Đònh dạng đường phân cách các thành phần trong biểu
mẫu (Header, Footer, Detail)
 Auto Resize: Tự động thay đổi kích thước của mẫu biểu khi kích thước
không đủ
 Auto Center: Tự động canh mẫu biểu giữa màn hình
 Border Style: Chọn kiểu đường viền cho biểu mẫu
 Control Box: Hiển thò/Không hiển thò hộp điều khiển
 Min/Max Button: Các nút phóng to, thu nhỏ biểu mẫu

None: Không hiển thò các nút


Min Enabled: Hiển thò nút thu nhỏ

Max Enabled: Hiển thò nút phóng to

Both: Hiển thò cả 2 nút trên




Giáo viên: Võ Minh Dũng

Trang 25