Bài Giảng Kỹ Năng Tiến Hành Cuộc Họp

Thùc hiÖn: PGĐ TT Ph¹m Ph­¬ng Dung


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

1. Mở đầu
2. Sự cần thiết của cuộc họp
3. Những cuộc họp thường gặp
4. Các buốc tiến hành cuộc họp
5. Xác định và chuẩn bị cuộc họp
6. Tiến hành chính thức cuộc họp
7. Giám sát kiểm tra giải quyết các vấn đề phát sinh
theo nghị quyết của cuộc họp
8. Câu hỏi đánh giá cuộc họp
9. Vai trò của người chủ toạ
10. Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng
11. Kết quả của cuộc họp tồi.
12. Kết luận


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

I. Mở đầu: Cuộc họp là hoạt động cần thiết cho sự tồn
tại và phát triển của một tổ chức, cuộc họp là nơi để
trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trạng
trọng.
Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo, kỹ
càng trở nên kém hiệu quả và mất thời gian, tiền
của. Song kết quả cuộc họp phụ thuộc rất lớn vào
vai trò của người chủ trì cuộc họp.

Năng lực chủ trì cuộc họp là năng lực quan trọng
của người cán bộ, đòi hỏi người cán bộ phải chịu
khó học hỏi, rèn luyện và trải qua kinh nghiệm trong
hoạt động thực tế. Do vậy người cán bộ điều hành
cuộc cần có những kỹ năng cơ bản nhất về tổ chức
một cuộc họp thành công.


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

II. Sự cần thiết của cuộc họp
1.Phát huy sức mạnh
tổng hợp của tập thể
2. Giải quyết các vấn đề về:
- Tư tưởng, đường lối, nhận thức, chủ
trương.
- Giải pháp cho các hoạt động của tổ chức.
3. Giải quyết những vấn đề mà một cá nhân
không thể thực hiện được.


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP
III. Các cuộc họp thường gặp:
1. Phân loại theo quy mô cuộc họp:
- Cuộc họp lớn: Đại hội, Hội nghị, Hội thảo có quy mô lớn,
đông người.
- Cuộc họp có quy mô nhỏ: Họp Ban chỉ đạo, Ban chấp
hành các đoàn thể, CLB, họp tổ dân...
2. Phân loại theo hình thức họp:
- Họp bàn: Nội dung chuẩn bị trước chưa được đầy đủ,

chưa thống nhất...
- Họp triển khai: Nội dung cuộc họp đã được chuẩn bị trước
đầy đủ, thường được họp ở những cuộc họp cấp dưới để
triển khai nội dung họp của cấp trên.
3. Phân loại theo tính thường quy:
- Cuộc họp chính thức
- Cuộc họp không chính thức


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

IV. Các bước tiến hành cuộc họp:
1. Lên chương trình cuộc họp
2. Thông báo mời họp
3. Điều hành cuộc họp
4.Tổng kết cuộc họp
5. Giám sát, kiểm tra và giải quyết các
vấn đề phát sinh theo Nghị quyết của
cuộc họp


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP
V. Xác định và chuẩn bị cuộc họp
1. Lựa chọn mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp: căn cứ theo:
- Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức
- Mục tiêu, kế hoạch đề ra của tổ chức, chủ trương, kế hoạch của
cấp trên
- Tình hình thực tế: Khả năng về nhân sự, trang thiết bị và kinh phí,
điều kiện ngoại cảnh
- Bài học kinh nghiệm đã có, dự đoán tương lai

2. Lựa chọn thành phần cuộc họp:
- Là những cá nhân có thẩm quyền, có khả năng giải quyết vấn đề
của cuộc họp
- Những thành phần ngoài quy định có lý do chính đáng
Thành phần cuộc họp gồm
- Chủ tọa
- Thành phần tham dự chính thức
- Thư ký cuộc họp
- Khách mời, các thành phần phục vụ cuộc họp (có thể có hoặc
không)


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

3. Lựa chọn tên cuộc họp
- Đặt tên theo thành phần
cuộc họp
- Đặt tên theo mục đích,
nhiệm vụ cuộc họp
- Đặt tên theo tính chất
cuộc họp
4. Lựa chọn thời gian, địa điểm cuộc họp
- Phù hợp với thành phần tham dự
- Phù hợp với khả năng tổ chức


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP
5. Chuẩn bị về nội dung cuộc họp:
- Xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến cuộc họp như điều kiện
khách quan, tình hình thực tế, các văn bản liên quan đến cuộc

họp…
- Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết vấn đề, phân
tích rõ ưu, nhược điểm của từng phương án.
- Trao đổi, xin ý kiến, hội ý với các các nhân có trách nhiệm hoặc
liên quan trực tiếp, mang tính quyết định tới kết quả cuộc họp.
- Dự kiến chương trình, diễn biến cuộc họp, cách lấy ý kiến
phù hợp với điều kiện của cuộc họp và đặc điểm thành phần
tham dự (nếu có thể)
- Dự đoán và đưa ra các biện pháp khắc phục những tình
huống ngoài ý muốn.
6. Chuẩn bị các điều kiện vật chất cho cuộc họp.
7. In ấn, lập danh sách thành phần tham dự cuộc họ, viết giấy
mời (nếu có)


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP
VI. Tiến hành chính thức cuộc họp:
1. Mời hoặc gửi giấy mời
- Chỉ tiến hành khi đã chuẩn bị xong bước "Lên chương trình cuộc
họp".
- Nội dung ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích, nhiệm
vụ cuộc họp.
- Lưu ý tránh thay đổi nội dung ghi trong giấy mời.
- Mời họp trước ít nhất một ngày trước ngày tổ chức họp để mọi
người có sự chuẩn bị
2. Đón tiếp đại biểu:
- Người tổ chức hoặc chủ trì cuộc họp phải đến trước thời gian
để đón tiếp đại biểu.
- Có thể ủy thác cho người có đủ thẩm quyền.
3. Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu:

- Nêu yêu cầu, nhiệm vụ của cuộc họp.
-Giới thiệu thành phần tham dự (đã mời những ai, vắng ai, có lý
do, không có lý do).
- Thông báo chương trình làm việc của cuộc họp.


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

4. Nêu và xin ý kiến:
- Trình bày các vấn đề cuộc họp cần giải
quyết.
- Rà soát lại các phần việc của cuộc họp.
- Kết luận cuộc họp: Nội dung thống nhất
thuộc về đa số tán thành, phần chưa thống
nhất cũng được thể hiện khi kết luận.
- Xin ý kiến cuộc họp về kết luận.
- Thư ký cuộc họp đọc công khai biên bản
cuộc họp. Biên bản được thông qua nếu có
100% ý kiến tán thành.


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

VII. Giám sát kiểm tra giải quyết các vấn đề
phát sinh sau cuộc họp:
1. Chỉ tiến hành sau khi cuộc họp tiến hành
chính thức.
2. Thực hiện Nghị quyết cuộc họp một cách
sẽ nghiêm túc. Trường hợp đặc biệt không
đúng với Nghị quyết cuộc họp cần nghiên

cứu, lấy ý kiến tập thể.
3. Đảm bảo một cá nhân không được tùy
tiện thay đổi những nội dung đã được thống
nhất trong cuộc họp.


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

VIII. Câu hỏi đánh giá chất lượng cuộc họp:
1. Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì? Vấn đề đó có
thực sự cần thiết không? Có cần phải họp không?
2. Những ai sẽ tham gia cuộc họp? Tại sao lại là
những người này? Có thể mở rộng hơn hoặc thu hẹp
thành phần không?
3. Ai là người chủ trì cuộc họp? Tại sao? Ai là thư ký
cuộc họp? Tại sao?
4. Cuộc họp được tiến hành ở đâu? Thời gian nào?
Có phù hợp với thành phần tham gia và khả năng tổ
chức không? Tại Sao?
5. Làm thế nào để cuộc họp là kết quả lao động trí
tuệ cao nhất của các thành phần tham dự?


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

6. Làm thế nào để hoàn thành yêu cầu, nhiệm vụ đề
ra trong thời gian của cuộc họp?
7. Có cần trao đổi trước với người nào không? Tại
sao? Những văn bản, tài liệu nào cần cho cuộc họp?
8. Có thể xảy ra những tình huống ngoài ý muốn nào

không? Biện pháp khắc phục là gì?
9. Cần chuẩn bị về bàn ghế, âm thanh, ánh sáng,
trang trí, nước uống, hoa quả, kinh phí… như thế
nào?
10. Cuộc họp đã hoàn thành yêu cầu nhiệm vụ đề ra
chưa? Tại sao?
11. Kết quả có đem lại giá trị thiết thực nào không?
Có (hay không)? Tại sao?


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

IX. Vai trò của người chủ tọa cuộc họp:
1. Chuẩn bị trước cuộc họp:
- Các phần việc cụ thể của từng người, người dẫn chương
trình đã nắm bắt được toàn bộ nội dung cuộc họp chưa?
- Thời gian chương trình, thời gian nghỉ như thế nào?
- Các vấn đề hành chính, tài liệu?
- Người viết biên bản cuộc họp như thế nào? Có đảm bảo
được yêu cầu không?
- Bố trí cuộc họp, chỗ ngồi đại biểu.
(Nên viết tất cả lên giấy để làm cơ sở điều hành cuộc họp)
- Cần nắm trước ý kiến đóng góp của các thành viên cuộc
họp.
- Chuẩn bị về cá nhân: Về trang phục, diện mạo, kiểm soát
cảm xúc, …(Không quá diện, quả lôi thôi, hoặc có cử chỉ quá
điệu, cáu gắt… làm giảm hiệu quả cuộc họp).


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

2. Trong cuộc họp:
- Kiểm soát cuộc họp cả về nội dung và thời gian.Không
nên có quá nhiều nội dung trong một cuộc họp và bố trí
thời gian không cân đối và hợp lý.
- Tạo cơ hội cho mọi người trình bày những ý kiến hữu
ích, không để người nào nói dài dòng hoặc lấn át người
khác.
- Ứng xử với các tình huống xảy ra trong cuộc họp.
- Hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm của cuộc họp.
- Có tiếng nói quyết định trong một số trường hợp cần
thiết.
- Đảm bảo các quyết định đạt được bằng hình thức xin ý
kiến, bỏ phiếu… và được hiểu thấu đáo.
- Hình thức, ngôn ngữ, cử chỉ cần tự tin, thân thiện…


KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP

X. Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng:
1. Ấn tượng đầu tiên:
- Tin tưởng
- Tin cậy
- Hưởng ứng
-Một ấn tượng lâu dài,
- cảm mến.
2. Ấn tượng cuối cùng:
- Một cơ hội khác
- Sự ủng hộ, giúp đỡ…
3. Quy luật 7: Cần chú ý: 7 giây đầu tiên và 7 giây

cuối cùng là khoảnh khắc gây ấn tượng mạnh nhất
cho người dự họp.


XI. Kết luận:
Trong bài viết đã phần nào trình
bày những kỹ năng cơ bản, cần thiết
để tiến hành cuộc họp.
Mong rằng tài liệu này góp một
phần nhỏ vào việc hình thành kỹ
năng cho người cán bộ chủ trì cuộc
họp.
Xin cảm ơn đã chú ý lắng nghe.
Chúc thành công!