giao tiếp qua thư ( tham khảo)

3.2.3 Giao tiếp qua thư tín


Nội dung cơ bản của một bức thư
1.

2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.

Tên tổ chức (công ty, cơ quan...), địa chỉ, điện thoại, fax... Phần này được đặt ở
góc phía trên, bên trái của tờ giấy. Trong trường hợp tổ chức gửi thư có biểu
tượng riêng và được in sẵn trên giấy viết thư thì phần này nằm ngay dưới biểu
tượng của tổ chức.
Địa danh, ngày tháng năm: Phần này nằm ở phía trên hơi lệch về bên phải tờ giấy.
Kính gửi + họ tên, chức vụ, địa chỉ người nhận.
Lời chào đầu thư: Tuỳ theo mối quan hệ và nội dung của lá thư mà chọn lời chào
đầu thư cho phù hợp . Ví đụ: Thưa ông (bà), Chú T kính mến...
Nội dung lá thư: Đây là phần quan trọng nhất của lá thư. Phần này cần trình bày
rõ ràng, hấp dẫn
Lời chào cuối thư: Giống như lời chào mở đầu, lời chào cuối thư mang tính
phong tục, thể hiện phép lịch sự và đồng thời để kết thúc lá thư. Lời chào cuối thư
cẩn phải phù hợp với hoàn cảnh, lời chào đầu thư và tính chất của lá thư.
Chức vụ, chữ ký và họ tên của người gửi
Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp, lá thư còn có thể có thêm phần ghi chú: nêu phụ

lục kèm theo hoặc một vài điều nhắn gửi thêm (tái bút).


Thư đặt hàng
Công ty TNHH
thương mại Kim
Yến
Địa chỉ: 19 Ngọc
Hà, Ba Đình, Hà
Nội
Điện thoại:
0438463757
Fax: 0438692750
Thư số: 12

Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2016
Kính gửi: Ông Lý Hoàng Nam, Giám đốc kinh doanh công ty
LIAN
Thưa Ông,
Tôi là Mai Hà An, Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim
Yến. Công ty tôi có nhu cầu đặt mua mua 30 tấm đệm Kim Đan
loại 160x200x10 và 16 tấm loại 120x200x10 để trang bị cho các
phòng ngủ của cán bộ công nhân viên của công ty. Thời gian
thuận tiện để tiếp nhận lô hàng chuyển đến công ty tôi là vào
8h00’ sáng thứ hai, ngày 28 tháng 11. Giá trị của lô hàng sẽ được
thanh toán đầy đủ bằng tiền mặt theo giá mà công ty ông đã niêm
yết trên báo giá ngay sau khi chúng tôi nhận được đủ hàng. Rất
mong sớm nhận được hồi âm của ông.
Kính chào Ông
Mai Hà An

Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến


Thư trả lời thư đặt hàng
Công ty LIAN
Địa chỉ: 12 Phan
Đình Phùng, Hà Nội
Điện thoại:
0438395727
Fax: 0438472750
Thư số: 13

Hà Nội ngày 02 tháng 11 năm 2016
Kính gửi: Bà Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại
Kim Yến .
Thưa bà,
Chúng tôi rất vui mừng khi nhận được thư đặt hàng của bà ngày
01 tháng 11 năm 2016 để mua 30 tấm đệm Kim Đan loại
160x200x10 và 16 tấm loại 120x200x10. Bà đã có một sự lựa
chon tuyệt vời vì đây là loại sản phẩm có mẫu mã đẹp và đang rất
được ưa chuộng trên thị trường.
Hiện nay, số hàng mà bà đặt mua đã được chuẩn bị và vào 8h30’
ngày 28 tháng 11 năm 2016, những nhân viên có kinh nghiệm
của chúng tôi sẽ chuyển máy đến trụ sở công ty theo yêu cầu của
bà.
Xin cảm ơn sự tín nhiệm của bà và quý công ty, hy vọng rằng
trong tương lai chúng tôi lại có dịp được phục vụ quý công ty.
Trân trọng,
Lý Hoàng Nam
Giám đốc kinh doanh công ty LIAN

Thư từ chối thư đặt hàng
Công ty LIAN
Địa chỉ: 12 Phan
Đình Phùng, Hà
Nội
Điện thoại:
0438395727
Fax: 0438472750
Thư số: 13

Hà Nội ngày 02 tháng 11 năm 2016
Kính gửi: Bà Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại
Kim Yến .
Thưa bà,
Chúng tôi rất vui mừng khi nhận được thư đặt hàng của bà ngày 01
tháng 11 năm 2016 để mua 30 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10
và 16 tấm loại 120x200x10. Bà đã có một sự lựa chon tuyệt vời vì
đây là loại sản phẩm có mẫu mã đẹp và đang rất được ưa chuộng
trên thị trường.
Tuy nhiên, do sự chậm trễ của nhà cung cấp vật liệu sản xuất ra
loại hàng bà đặt nên chúng tôi rất tiếc không thể giao số hàng mà
ông yêu cầu đúng hạn. Để tránh ảnh hưởng tới hoạt động kinh
doanh của quý công ty thì ông có thể tham khảo nhà cung cấp sản
phẩm tương tự của công ty Đệm Việt, số 76 đường Cầu Diễn.
Xin cảm ơn sự tín nhiệm của ông và quý công ty, hy vọng rằng
trong tương lai chúng tôi lại có dịp được phục vụ quý công ty.
Trân trọng,
Lý Hoàng Nam

Giám đốc kinh doanh công ty LIAN


Thư khiếu nại
Công ty TNHH
thương mại Kim
Yến
Địa chỉ: 19 Ngọc
Hà, Ba Đình, Hà
Nội
Điện thoại:
0438463757
Fax: 0438692750
Thư số: 14

Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2016
Kính gửi: Ông Lý Hoàng Nam, Giám đốc kinh doanh công ty
LIAN
Thưa Ông,
Ngày 01 tháng 11, tôi đã đặt mua tai công ty ông 30 tấm đệm
Kim Đan loại 160x200x10 và 16 tấm loại 120x200x10 và đã
thanh toán bằng tiền mặt toàn bộ giá trị của lô hàng. Hôm nay,
tôi có nhận được 20 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10 và 10
tấm loại 120x200x10. Số lượng hàng hóa này đã bị thiếu so với
đơn đặt hàng của tôi.
Chúng tôi cho rằng đây chỉ là một sự nhầm lẫn và hy vọng ông
có thể chuyển cho chúng tôi số hàng còn thiểu trong thời gian
sớm nhất có thể.
Trân trọng,
Mai Hà An

Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến


Thư trả lời thư khiếu nại
Công ty LIAN
Địa chỉ: 12 Phan
Đình Phùng, Hà
Nội
Điện thoại:
0438395727
Fax: 0438472750
Thư số: 13

Hà Nội ngày 29 tháng 11 năm 2016
Kính gửi: Bà Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại
Kim Yến .
Thưa bà,
Ngày 28 tháng 11, tôi có nhận được thư bà về việc công ty chúng
tôi đã giao
cho bà 20 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10 và 10 tấm loại
120x200x10. Số lượng hàng này là thiếu so với đơn đặt hàng của
bà. Tôi đã cho kiểm tra ngay lại quy trình giao nhận hàng tại kho
và xác nhận đây là sự nhầm lẫn của nhân viên giao hàng do ghi
nhầm số lượng trong phiếu xuất hàng.
Chúng tôi sẽ gửi bổ sung đơn hàng cho bà đúng như đặt hàng ban
đầu trong 3 ngày tới. Xin cảm ơn bà đã kịp thời nêu vấn đề để
chúng tôi có thể thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình và thành
thật xin lỗi bà về sự nhầm lẫn đáng tiếc này.
Hy vọng rằng chúng ta sẽ tiếp tục hợp tác tốt đẹp trong tương lai.
Trân trọng,

Lý Hoàng Nam
Giám đốc kinh doanh công ty LIAN