20 thủ thuật excel mọi kế toán viên cần biết

1. Chọn tất cả dữ liệu
Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết
rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu
sẽ được chọn.

Thủ thuật Excel để chọn tất cả dữ liệu

2. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều
bảng tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn
phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.

Share by: />

Thủ thuật Excel để mở nhiều bảng tính

3. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau
Khi bạn đã mở được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể
khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính
một cách dễ dàng. Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa các tab Windows khác
nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows 7.

4. Tạo một Shortcut Menu mới
Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn
muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau:
File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và
lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.

Share by: />

5. Cách thêm một đường chéo trong ô

Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các
thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn
chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút đường chéo như
hình dưới đây.

Thủ thuật Excel để thêm đường chéo trong ô

6. Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

Share by: />

Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu
bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn
kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống.

7. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng
Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó,
sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng
mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.
Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới
sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

Thủ thuật Excel để di chuyển và sao chép dữ liệu

8. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy
trì độ chính xác của các dữ liệu khác - đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh

Share by: />

nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn
chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter. Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và
chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để
xóa các ô trống này.

9. Tìm kiếm với Will Card
Có thể bạn đã biết cách nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về
kết quả tìm kiếm thì có thể sử dụng tìm kiếm mơ hồ.
Bạn có thể sử dụng dấu ? để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi
dữ liệu mà bạn muốn tìm.
Chẳng hạn, bạn cần tìm ô có nội dung Van.vn nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là Van.vn hay
Val.vn thì bạn có thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ: Va?.vn.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ, chẳng
hạn bạn không rõ là Van.vn hay Van.com thì có thể tìm kiếm dạng Van.*.

Share by: />

10. Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột
Để lọc được giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, bạn vào Data->Advanced. Khi đó, một cửa sổ
hiện ra, và như ảnh dưới đây, bạn đánh dấu vào ô copy to another location và chọn cột muốn
chứa dữ liệu được chọn, sau đó chọn ô Unique records only và nhấn OK.

11. Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào.
Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến
60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không được nhập vào, bạn vào Data->Data
Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập
thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau: "Vui lòng
nhập vào tuổi từ 18 đến 60".

Share by: />

Thủ thuật Excel để thiết lập giá trị hợp lệ cho ô

12. Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên
Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các
cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ
liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.

13. Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Share by: />

Để làm được như vậy, hãy chọn khối dữ liệu mà bạn muốn chuyển, sau đó vào Home-> Paste->
Transpose.

Kết quả thu được như sau:

Thủ thuật Excel để chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

14. Ẩn hoàn toàn dữ liệu
Hầu hết người dùng đều biết một hàng, một cột ẩn dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng Hide,
nhưng làm cách nào để ẩn một ô dữ liệu? Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để ẩn dữ liệu đó là sử
dụng tính năng Format Cells.
Hãy chọn vùng dữ liệu cần ẩn và vào Home->Font->Open Format Cells->Number Tab>Custom->Type, sau đó gõ ;;; và nhấn OK.

Share by: />

15. Ghép nối văn bản với &
Để ghép các ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự, bạn có thể sử dụng dấu &. Trong ví

dụ dưới đây, bạn có thể sử dụng công thức =A2&B2&C2&D2 và có được kết quả LizaUSA25@
trong ô F2.

Thủ thuật Excel hay để ghép nối các chuỗi văn bản từ nhiều cột

16. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Bạn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:




Upper: Viết hoa tất cả
Lower: Viết thường tất cả
Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi

Share by: />

Thủ thuật Excel để chuyển chữ hoa, chữ thường

17. Nhập vào giá trị bắt đầu với 0
Khi nhập vào một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Thay vì phải định dạng
trong Format Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn
trước chuỗi kí tự cần nhập.

18. Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct
Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau thì thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất là
bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi
chính xác.
Chẳng hạn, bạn có thể gõ LZ thì Excel sẽ tự động thay bằng Liza Brown. Để thiết lập được như
vậy, bạn hãy vào File->Options->Proofing->AutoCorrect Options và nhập giá trị thay thế cùng

giá trị đúng trong hình chữ nhật như dưới đây, sau đó nhấn OK.

Share by: />

Thủ thuật Excel hay giúp tăng tốc độ nhập liệu

19. Xem thống kê về số liệu
Hầu hết mọi người đều biết cách xem thống kê về số liệu ở dưới cùng của bảng tính Excel, như
trung bình, tổng giá trị của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem nhiều hơn thì có thể di chuyển
con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải và nhấn chuột phải và chọn một thống kê như
Minimum hay Maximum.

Share by: />

Có rất nhiều cách để đổi tên một sheet, hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải và chọn Rename,
tuy nhiên có một cách tiết kiệm thời gian hơn nhiều đó là nhấn đúp vào tên sheet để đổi tên.

Thủ thuật Excel giúp đổi tên sheet nhanh chóng
Trên đây là 20 Thủ thuật Excel hay và cực hữu ích mà bạn nên nắm rõ và học cách sử dụng
thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.

Share by: />