Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng ở viễn thông TPHCM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Nguyễn Bảo Ngọc

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG
Ở VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Nguyễn Bảo Ngọc

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG Ở
VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS PHẠM VĂN DƯỢC

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2015


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán ở Viễn Thông Thành phố Hồ
Chí Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi.Các kết quả trong luận văn là trung
thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Học viên
Nguyễn Bảo Ngọc


MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC HÌNH
PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1.

Tính cấp thiết của đề tài: ............................................................................ .... 1

2.

Tổng quan về các nghiên cứu trƣớc đây về hệ thống kiểm soát nội bộ ....... .... 2

3.

Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... .... 3

4.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: ............................................................. .... 3

5.

Phƣơng pháp nghiên cứu: .......................................................................... .... 4

6.

Kết cấu của luận văn:.................................................................................. .... 4

CHUƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU
TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN ................................................................... 5
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của COSO ........................................ .... 5
1.2. Tổng quan KSNB theo báo cáo COSO 2013 ............................................. .... 7
1.2.1.

Khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2013 ................................................... 7

1.2.2.

Tóm tắt một số nội dung của KSNB theo báo cáo COSO 2013 .................... 7

1.2.3.

Những thay đổi của COSO 2013 so với COSO 1992 ................................... 10

1.3. Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................... .. 11
1.4. Tổng quan về chu trình kinh doanh của đơn vị ........................................ .. 11
1.5. Khái quát chu trình mua hàng – thanh toán ............................................ .. 13
1.5.1

Các chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán..................................... 13

1.5.2

.Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán ...... 16

1.5.3

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng- thanh toán...... 18

1.5.4

Hệ thống chứng từ và báo cáo kế toán trong chu trình mua hàng - thanh toán20

KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 .......................................................................................... 21


CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH ......................................................................................................................... 34
2.1. Giới thiệu Tập Đoàn Bƣu chính Viễn Thông Việt Nam........................... .. 34

2.1.1.

Lịch sử hình thành ............................................................................................ 34

2.1.2.

Lĩnh vực hoạt động ........................................................................................... 38

2.2. Giới thiệu Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh ..................................... .. 38
2.2.1.

Lịch sử hình thành ............................................................................................ 38

2.2.2.

Ngành nghề kinh doanh ................................................................................... 40

2.2.3.

Cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh........................... 40

2.2.4.

Các phương thức mua hàng - thanh toán tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí

Minh

............................................................................................................................. 41

2.3. Hệ thống các văn bản đƣợc áp dụng tại đơn vị để kiểm soát nội bộ ... 44

2.4. Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - thanh toán ........... 45
2.4.1.

Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - thanh toán tại Viễn Thông

Thành phố Hồ Chí Minh ................................................................................................... 45
2.5. Những mặt hạn chế tồn tại trong hệ thống KSNB chu trình mua hàng thanh
toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 61
2.5.1.

Môi trường kiểm soát ....................................................................................... 61

2.5.2.

Thiết lập mục tiêu ............................................................................................. 63

2.5.3.

Nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát.... 63

2.5.4.

Thông tin và truyền thông ................................................................................ 64

2.5.5.

Giám sát ............................................................................................................. 64

KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 .......................................................................................... 65
CHƢƠNG 3:

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH ..............................................................................................................
71
3.1. Cơ sở đƣa ra các giải pháp hoàn thiện ...................................................... .. 71
3.2. Giải pháp hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán ......... .. 71
3.2.1.

Môi trường kiểm soát ....................................................................................... 71

3.2.2.

Thiết lập mục tiêu ............................................................................................. 75


3.2.3.

Nhận dạng sự kiện và đánh giá rủi ro ............................................................. 75

3.2.4.

Đối phó rủi ro .................................................................................................... 77

3.2.5.

Hoạt động kiểm soát ......................................................................................... 78

3.2.6.

Thông tin và truyền thông ................................................................................ 80

3.2.7.

Giám sát ............................................................................................................. 81

3.3. Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đoàn ........................................................... .. 81
3.4. Kiến nghị với Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh ............................... .. 82
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 .......................................................................................... 83
KẾT LUẬN CHUNG ................................................................................................ 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BGĐ

: Ban giám đốc

COSO

: Committeee of Sponsoring Organization

ĐVTT

: Đơn vị trực thuộc

HTPT

: Hạch toán phụ thuộc

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

P.KH

: Phòng kế hoạch

P.M&DV : Phòng mạng và dịch vụ
TTCUVT : Trung tâm cung ứng vật tư
TTKD

: Trung tâm kinh doanh

VT−CNTT : Viễn thông công nghệ thông tin
VT- HH

: Vật tư hàng hóa

VTTP

: Viễn thông Thành phố


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1-1: Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán ....... 15
Bảng 2-1: Bảng tổng hợp các văn bản được áp dụng tại đơn vị để kiểm soát nội bộ ...... 44

DANH MỤC CÁC HÌNH
Sơ đồ 1-1 : Chu trình kinh doanh .............................................................................. 11
Sơ đồ 3-1 Sơ đồ lựa chọn cách thức đối phó rủi ro .................................................. 78


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang diễn biến ngày càng phức tạp,
hàng loạt các doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, việc duy trì sự tồn tại là mục
tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Trước sự cạnh tranh khốc liệt đó các
doanh nghiệp nhà nước nói chung, doanh nghiệp viễn thông di động nói riêng đang
phải đối mặt với rất nhiều rủi ro trong quá trình kinh doanh với mức độ ảnh hưởng
ngày càng tăng cao do sự cạnh tranh, sức ép công việc, trình độ gian lận ngày càng
tinh vi… Phần lớn các doanh nghiệp viễn thông di động đều là doanh nghiệp nhà
nước. Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT) tuy là đơn vị có bề dày
hoạt động lâu dài nhất, với cơ sở hạ tầng đầy đủ nhưng cũng không thể nằm ngoài
vòng xoáy cạnh tranh này. Do vậy, bên cạnh việc nghiên cứu xây dựng các chiến
lược kinh doanh để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp bên ngoài thì việc xây
dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu bên trong doanh nghiệp cũng không
kém phần quan trọng nhằm để kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn vị. Một hệ
thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các
rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính
chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của
luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
được mục tiêu đặt ra. Trong những năm gần đây, một số Tập đoàn, Tổng Công ty lỗ

liên tục qua các năm, hoặc lỗ từ những năm trước đến nay vẫn chưa xử lý được điển
hình là vụ thất thoát hàng chục ngàn tỷ đồng của Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy
Việt Nam Vinashin. Bên cạnh việc chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh
tế, sự quản trị tài chính ở các doanh nghiệp nhà nước còn yếu kém. Điều này được
thể hiện ở hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thực sự hữu hiệu và hiệu quả, chưa phù
hợp với từng đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống kiểm


2

soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển và tăng
trưởng bền vững. Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh là một đơn vị thành viên lớn
của Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT), hoạt động mua hàng hóa
diễn ra với số lượng rất lớn tại đơn vị, đồng thời cũng là hoạt động dễ xảy ra nhiều
gian lận, sai sót. Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Các giải pháp hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán ở Viễn Thông Thành phố
Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ kinh tế trường Đại học Kinh tế Thành
phố Hồ Chí Minh.
2. Tổng quan về các nghiên cứu trƣớc đây về hệ thống kiểm soát nội bộ
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp
đang là vấn đề được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu và đóng góp các giải pháp
nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong quá trình nghiên cứu để viết đề
tài, tác giả đã thu thập, tìm hiểu các luận văn thạc sĩ nghiên cứu trước đây về hệ
thống kiểm soát nội bộ tại các công ty sản xuất trong cơ sỡ dữ liệu của thư viện
Trường đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Danh mục các luận văn đã khảo sát bao
gồm:
Năm
2010

Tên tác

giả

Tên đề tài

Nội dung nghiên cứu chính

Lê Thị Như Hoàn thiện một số quy Hoàn thiện chu trình mua hàng
Vân
trình KSNB tại các doanh –thanh toán tiền và chu trình
nghiệp sản xuất, chế biến bán hàng – thu tiền tại các
doanh nghiệp sản xuất, chế
biến

2012

Bùi Mạnh
Cường

Hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán và kiểm
soát nội bộ trong chu trình
mua nguyên liệu và thanh
toán tiền tại các doanh
nghiệp chế biến thủy sản

Lý luận hệ thống KSNB theo
báo cáo COSO 1992, Đánh giá
và đưa ra giải pháp hoàn thiện
hệ thống thông tin kế toán và
kiểm soát nội bộ trong chu

trình mua nguyên liệu và thanh

trên địa bàn tỉnh Khánh
Hòa

toán tiền tại các doanh nghiệp
chế biến thủy sản trên địa bàn


3

Tên tác
giả

Năm

Tên đề tài

Nội dung nghiên cứu chính
tỉnh Khánh Hòa

2012

Nguyễn

Hoàn

thiện

hệ

thống Lý luận hệ thống kiểm soát nội

Thị
Trúc Anh

KSNB tại Tổng công ty bộ theo COSO 2004, đánh giá
Tín Nghĩa
và đưa ra giải pháp hoàn thiện
hệ thống KSNB tại Tổng công
ty Tín Nghĩa

2013

Nguyễn

Hoàn thiện hệ thống kiểm Lý luận hệ thống kiểm soát nội

Thị Trúc

soát nội bộ tại Công ty cổ bộ theo COSO 1992, đánh giá

Linh

phần Công nghiệp Vĩnh và đưa ra giải pháp hoàn thiện
Tường
hệ thống KSNB tại Công ty cổ
phần Công nghiệp Vĩnh Tường

Các đề tài này đều tập trung vào việc hoàn thiện KSNB tại các doanh nghiệp

sản xuất. Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa tìm hiểu nhiều về hệ thống KSNB
trong chu trình mua hàng – thanh toán tiền tại doanh nghiệp viễn thông nói chung
cũng như là tại Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh.
3. Mục tiêu nghiên cứu
 Mục tiêu chung: hoàn thiện hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng –
thanh toán.
 Mục tiêu cụ thể:
-

Tổng hợp lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động của doanh

nghiệp.
-

Đánh giá thực trạng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình

mua hàng – thanh toán tại viễn thông Thành phố Hồ Chí Minh.
-

Đề xuất giải pháp hoàn hiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua

hàng – thanh toán tại đơn vị;
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
-

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu
trình mua hàng – thanh toán.

-

Phạm vi nghiên cứu:


4



Không gian: tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh.



Thời gian: từ tháng 01/2014 đến tháng 12/2014.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Tổng hợp lý luận về hệ thống KSNB, cụ thể là báo cáo COSO năm 1992,
năm 2004, năm 2013.
Hệ thống các văn bản quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Tập
Đoàn BCVT Việt Nam, Công ty dịch vụ viễn thông (VNP) và các văn bản Viễn
Thông Thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng có liên quan đến chu trình.
Ngoài ra, sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn, tổng hợp, phân tích dữ
liệu dưới dạng thống kê mô tả về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. Thu thập ý
kiến của những thành phần có liên quan đến hệ thống KSNB đối với chu trình
nghiên cứu thông qua bảng câu hỏi khảo sát. Từ đó, tổng hợp, phân tích kết quả
khảo sát để đánh giá những ưu và nhược điểm của hệ thống KSNB đối với chu
trình, xác định nguyên nhân tồn tại, làm căn cứ đưa ra những giải pháp hoàn thiện.
6. Kết cấu của luận văn:
Ngoài lời mở đầu và kết luận đề tài được tổ chức gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng –
thanh toán tại Viễn Thông thành phố Hồ Chí Minh.

- Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng – thanh toán tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh.


5

CHUƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ
CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN
1.1.

Quá trình hình thành và phát triển của COSO
Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa kỳ cũng như nhiều quốc gia

khác phát triển mạnh mẽ. Số lượng các công ty tăng nhanh kể cả các công ty thuộc
quyền sở hữu nhà nước và các công ty kinh doanh quốc tế.
Trong thời gian này cùng với sự phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng
ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế.
Trong quá trình điều tra vụ tai tiếng chính trị Watergate, Quốc hội Hoa kỳ đã phát
hiện rất nhiều các hoạt động vận động tranh cử trái phép và rửa tiền liên quan đến
nước ngoài. Xuất phát từ vấn đề này, SEC (Securities and Exchange Commission:
Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ) đã đề nghị các công ty tự nguyện công bố khoản chi
trả để hối lộ ở nước ngoài. Đáp ứng yêu cầu của SEC hơn 400 công ty đã công bố
các khoản chi trả hối lộ ở nước ngoài là hơn 300 triệu USD trong nhiều năm. Vào
năm 1977, luật về chống hối lộ ở nước ngoài (Foreign Corrupt practies art) ra đời.
Sau đó, SEC đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối
với công tác kế toán ở đơn vị mình (1979). Yêu cầu và báo cáo kiểm soát nội bộ của
công ty cho công chúng cũng là một chủ đề gây nhiều tranh luận. Một trong những
luận điểm của người chống đối là thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của
kiểm soát nội bộ. Các tranh luận cuối cùng cũng đưa đến việc thành lập Ủy ban
COSO. COSO là một ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian

lận về báo cáo tài chính (National Commission of Financial Reporting, hay còn gọi
là Treadway Commission). COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát
nội bộ, cụ thể là nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụcho nhu
cầu của các đối tượng khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị
có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Ủy ban COSO được thành
lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp, mỗi tổ chức này
chỉ định ra một thành viên để lập ra ủy ban COSO. Năm tổ chức đó là:


6

-

Hiệp hội kế toán viên công chứng hoa kỳ (AICPA-American Institute of
Certified Public Accountants)

-

Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA-American Accounting Association)

-

Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA-Institute of Internal Auditors)

-

Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA-Institute of Management Accountants)

-

Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI-Financial Executive Institute)
Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO phát hành báo cáo đầu

tiên. Báo cáo 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về
Kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. COSO đã định nghĩa về kiểm
soát nội bộ, và dùng từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán. Báo
cáo COSO đưa ra 5 thành phần của kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm
soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối
cùng là giám sát.
Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa
về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo
này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó kiểm soát nội bộ
không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn được mở rộng
ra cho các phương diện hoạt động và tuân thủ.
Báo cáo COSO 1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập cơ sở lý
thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. sau đó, hàng loạt nghiên cứu phát triển về
kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau đã ra đời. COSO phát triển về quản
trị, về doanh nghiệp nhỏ, về công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào
các ngành nghề cụ thể và giám sát, cụ thể như sau:
- Phát triển về phía quản trị: 2004 ban hành ERM (Enterprise Risk
Management) hệ thống quản trị rủi ro trong doanh nghiệp. Theo Báo cáo của COSO
năm 2004 thì quản trị rủi ro (QTRR) doanh nghiệp là một quá trình do hội đồng
quản trị, các cấp quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được áp dụng trong
việc thiết lập các chiến lược liên quan đến toàn đơn vị và áp dụng cho tất cả các cấp
độ trong đơn vị, được thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng


7

đến đơn vị và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận được của rủi ro nhằm cung

cấp một sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. ERM gồm 8
bộ phận : môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro,
đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thong tin truyền thông và giám sát.
- Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: 2006 COSO nghiên cứu và ban hành
hướng dẫn “ Kiểm soát nội bộ với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty
đại chúng có quy mô nhỏ” – (Smaller Publicly traded Companies).
- Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: 1996 bản tiêu chuẩn có tên “Các
mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực khác có liên quan”
– COBIT (Control Objectives for information and related Technology) do
hiệp hội về kiểm toán và kiểm soát hệ thống thông tin ban hành (ISACAInformation
system Audit and Control Association).
- Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa
Kỳ cũng sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ.
- Phát triển theo hướng chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể: Lĩnh vực
ngân hàng Basel 1998.
- Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Tháng 05 năm 2013 COSO đã phát hành khuôn mẫu KSNB phiên bản
2013.
1.2.

Tổng quan KSNB theo báo cáo COSO 2013

1.2.1. Khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2013
Theo COSO 2013, KSNB được định nghĩa là:
“ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên
của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt
được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và sự tuân thủ.”
1.2.2. Tóm tắt một số nội dung của KSNB theo báo cáo COSO 2013
Nhiều thay đổi xảy ra trong môi trường kinh doanh kể từ năm 1992. Ví dụ, kì

vọng về tầm nhìn của nhà quản trị tăng, rủi ro và cách tiếp cận với rủi ro được quan


8

tâm nhiều hơn; thị trường toàn cầu và hoạt động có xu hướng gia tăng; mô hình
kinh doanh và cấu trúc doanh nghiệp ngày càng phức tạp; công nghệ ngày càng phát
triển nhanh chóng; nhu cầu và sự phức tạp trong luật, quy định và các chuẩn mực
cũng gia tăng một cách trọng yếu. Chính vì vậy tháng 05 năm 2013 COSO đã phát
hành khuôn mẫu KSNB phiên bản 2013 trong đó cập nhật các nội dung theo các
mục tiêu: phản ánh sự thay đổi trong môi trường hoạt động và kinh doanh; mở rộng
đối tượng hoạt động vào báo cáo; liên kết các nguyên tắc để thiết lập hệ thống
KSNB hiệu quả.
Những người có kinh nghiệm sử dụng COSO 1992 sẽ thấy có nhiều điểm
tương đồng trong COSO 2013, vì nó được xây dựng dựa trên những điều được
chứng minh là có hiệu quả trong COSO 1992. Khuôn mẫu mới vẫn có những định
nghĩa cốt lõi của kiểm soát nội bộ và 5 nhân tố của kiểm soát nội bộ, trong đó nhấn
mạnh vai trò của của người quản lý trong việc thiết kế, vận hành và đánh giá hệ
thống KSNB. Khuôn mẫu KSNB mở rộng mục tiêu lập báo cáo tài chính cho đối
tượng sử dụng bên trong và bên ngoài, các mục tiêu lập BCTC và báo cáo phi tài
chính. Đông thời, cũng hệ thống hóa các nguyên tắc cho việc áp dụng rộng rãi trong
việc sử dụng để triển khai và đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khuôn mẫu theo báo cáo COSO 2013 thiết lập mười bảy nguyên tắc đại diện
năm nhân tố cấu thành. Những nguyên tắc này được rút ra trực tiếp từ các nhân tố,
tổ chức có thể đạt được kiểm soát nội bộ hiệu quả bằng cách áp dụng tất cả các
nguyên tắc này. Tất cả các nguyên tắc áp dụng cho các hoạt động, báo cáo, và các
mục tiêu phù hợp. Các nguyên tắc hỗ trợ các nhân tố của kiểm soát nội bộ, bao
gồm:
•

Môi trường kiểm soát
1. Tổ chức phải chứng tỏ tính cam kết về trung thực và giá trị đạo đức.
2. HĐQT chứng tỏ tính độc lập của nhà quản lý và tiến hành giám sát về việc
triển khai và thực hiện KSNB.
3. Nhà quản lý cùng với sự giám sát của hội đồng thiết lập các cơ cấu, các
loại báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm trong việc theo đuổi các mục tiêu.


9

4. Tổ chức chứng tỏ cam kết về việc thu hút, phát triển và duy trì các cá nhân
có năng lực trong mối liên hệ với các mục tiêu.
5. Tổ chức yêu cầu các cá nhân giải trình về các trách nhiệm của họ trong
KSNB về việc theo đuổi các mục tiêu.
•

Đánh giá rủi ro
6. Tổ chức đưa ra các mục tiêu cụ thể, rõ ràng, đầy đủ để giúp xác định và
đánh giá các rủi ro liên quan đến các mục tiêu.
7. Tổ chức phải xác định các rủi ro trong việc đạt được các mục tiêu của toàn
đơn vị và phân tích các rủi ro như là cơ sở cho việc xác định các rủi ro nào
phải được quản lý.
8. Tổ chức xem xét sự tiềm ẩn về gian lận trong việc đánh giá rủi ro đến việc
đạt được các mục tiêu.
9. Tổ chức xác định và đánh giá những thay đổi có thể ảnh hưởng quan trọng
đến hệ thống KSNB.

•

Các hoạt động kiểm soát

10. Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần làm
giảm rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu ở mức độ có thể chấp nhận được.
11. Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công
nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.
12. Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm soát, thông qua các chính sách mà
thiết lập những gì được mong đợi trong các thủ tục để biến các chính sách
thành hành động.

•

Thông tin và truyền thông
13. Tổ chức tiến hành thu thập hay tạo ra và sử dụng các thông tin thích hợp,
chất lượng nhằm hỗ trợ chức năng của các bộ phận cấu thành khác của
KSNB.
14. Tổ chức phải truyền thông trong nội bộ, gồm các mục tiêu và trách nhiệm
về KSNB, những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng của các bộ phận
cấu thành khác của KSNB.


10

15. Tổ chức phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài về các vấn đề ảnh
hưởng đến chức năng của các bộ phận cấu thành khác của KSNB.
•

Hoạt động giám sát
16. Tổ chức lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục và/hoặc
riêng biệt đến xác định rằng các bộ phận cấu thành của KSNB là hiện hữu
và đang vận hành đúng.
17. Tổ chức đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của KSNB kịp thời

cho các đối tượng có trách nhiệm để có hành động sửa chữa, gồm nhà quản
lý và Hội đồng quản trị khi thích hợp.

1.2.3. Những thay đổi của COSO 2013 so với COSO 1992
So với khuôn mẫu lý thuyết kiểm soát nội bộ ban hành lần đầu vào năm 1992,
khuôn mẫu lý thuyết COSO 2013 có bảy thay đổi quan trọng bao gồm:
- Đầu tiên, khuôn mẫu năm 2013 hệ thống hóa thành 17 nguyên tắc hỗ trợ
cho năm thành phần chính của kiểm soát nội bộ, COSO quyết định thiết lập những
nguyên tắc này nhằm gia tăng sự hiểu biết của nhà quản trị về những gì cấu thành
nên kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
- Thứ hai, khuôn mẫu làm rõ vai trò của thiết lập mục tiêu trong kiểm soát
nội bộ.
- Thứ ba, khuôn mẫu mới phản ánh sự gia tăng tác động của công nghệ đến
các thành phần của kiểm soát nội bộ.
- Thứ tư, khuôn mẫu kiểm soát nội bộ mới kết hợp thảo luận gia tăng các
khái niệm quản trị, trong đó chỉ ra rõ giám sát của hội đồng tác động đến kiểm soát
nội bộ hữu hiệu.
- Thứ năm, khuôn mẫu mới mở rộng danh mục báo cáo bao gồm bốn loại báo
cáo: tài chính, phi tài chính cho nội bộ và bên ngoài.
- Thứ sáu, khuôn mẫu mới gia tăng sự xem xét đến việc ngăn chặn gian lận
tiềm ẩn và xem xét gian lận tiềm ẩn như một nguyên tắc của kiểm soát nội bộ.


11

1.3.

Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn

đạt được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như:
- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được
vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp
vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;
- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;
- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng
của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay
ngoài đơn vị;
- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm
dụng đặc quyền của mình;
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc
hậu hoặc bị vi phạm.
Tổng quan về chu trình kinh doanh của đơn vị

1.4.

Chu trình kinh doanh của doanh của đơn vị là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan
đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh. Chu trình kinh doanh bao gồm: chu
trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài
chính.
Mối liên hệ giữa các chu trình trong chu trình kinh doanh


12

Chu trình tài chính
Chi
tiền

Thu
tiền

Chu trình nhân sự-tiền lương
Chi
tiền

Chu trình chi phí
Chi
tiền

Nhân
công

Hệ thống ghi sổ - Lập báo cáo

Chu trình sản xuất
Nhân công
Hàng
hóa/NVL

Sản phẩm
hoàn thành

Chu trình doanh thu
Hàng
hóa

Thu

tiền

Sơ đồ 1-1 : Chu trình kinh doanh

Nhận hàng
hóa/ NVL


13

Các chu trình trong hoạt động kinh doanh của đơn vị có mối quan hệ mật thiết
với nhau, đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị. Đầu ra của chu trình
trước là đầu vào của chu trình sau. Vì vậy, chỉ cần một chu trình nào đó bị gián
đoạn thì sẽ gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ quá trình kinh doanh. Cụ thể:
Đầu vào của chu trình doanh thu là sản phẩm tạo ra từ chu trình sản xuất, chu
trình này bán sản phẩm và thu tiền. Tiền thu được là đầu vào của chu trình tài chính
để mua máy móc, thiết bị, đầu tư dự án,… để tạo ra lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho
nhu cầu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị, hay nói cách khác là
đáp ứng cho đầu vào của chu trình mua hàng – thanh toán. Đồng thời, tiền tạo ra từ
chu trình tài chính cũng là đầu vào cho chu trình nhân sự để thuê mướn nguồn lao
động cần thiết, đáp ứng cho chu trình sản xuất cùng với các nguyên vật liệu, hàng
hóa, dịch vụ được tạo ra từ chu trình mua hàng – thanh toán. Chu trình sản xuất tạo
ra các sản phẩm là đầu vào của chu trình doanh thu. Quá trình cứ thế tiếp tục tuần
hoàn.
Nếu chu trình mua hàng – thanh toán không đáp ứng đủ lượng nguyên vật liệu,
hàng hóa cho sản xuất, chất lượng hàng không đảm bảo, hoặc đến chậm trễ so với
kế hoạch sẽ làm cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, ảnh hưởng đến việc tạo ra
doanh thu. Từ đó, kế hoạch đầu tư máy móc, thiết bị, mua nguyên vật liệu, trả lương
nhân viên phục vụ quá trình sản xuất tiếp theo sẽ đình trệ theo… Nếu không có
chính sách và biện pháp kịp thời, đơn vị có thể rơi vào tình trạng thua lỗ, phá sản.

Do vậy, quá trình kiểm soát hoạt động của đơn vị nói chung và từng chu trình nói
riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối với các
sai sót hay rủi ro có ý nghĩa rất quan trọng. Do vậy, kiểm soát tốt chu trình mua
hàng – thanh toán nhằm hạn chế các sai sót, rủi ro liên quan đến chu trình cũng như
các chu trình khác xuống mức thấp nhất có thể.
1.5.

Khái quát chu trình mua hàng – thanh toán

1.5.1 Các chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán
Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung
ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh


14

cũng bao gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Như vậy dù ở loại hình doanh
nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào,
quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả
năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của
doanh nghiệp là tốt hay xấu.
Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau,
nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng:
-

Xử lý đơn đặt mua hàng hoá và dịch vụ.

-

Nhận hàng hoá hay dịch vụ.

-

Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán.

-

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Căn cứ vào nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ của các bộ phận hay kế hoạch,
phòng cung ứng sẽ lập duyệt đặt hàng sau đó trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng, bộ phận
này căn cứ vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của
hàng hoá dịch vụ và quy định công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này
vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê duyệt
của công ty và tránh việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết.
Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các
nhu cầu hoạt động thường xuyên nhưng hàng tồn kho ở mức cho phép.
Đơn đạt hàng sẽ được lập thành 3 liên (1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 liên
giao cho phòng kế toán và 1 giao cho bộ phận kho), được đánh số thứ tự, đơn đặt
hàng giao cho người bán phải ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được
giao vào một ngày quy định. Đơn dặt hàng được coi là một chứng từ hợp pháp và
được xem như một đề nghị mua hàng hoá hay dịch vụ. Trong những trường hợp mà
các bên thực hiện các giao dịch lớn thì cần phải lập hợp đồng.


15

Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình
nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối
với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm
tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để ra một báo cáo nhận hàng như một
bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được
gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả thông báo. Để
ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ
khâu nhận hàng đến khi chuyển đi.
Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với
thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao
trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ
kho vào quá trình sản xuất hay đem đi tiêu thụ.
Ghi nhận các khoản nợ người bán
Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi
việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng
đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được
phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của
các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải
trả”. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so
sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn
với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã
về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi
vào hoá đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất
cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, các
chứng khoán thị trường và các tài sản khác.

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán


16

Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản phải trả lưu giữ
cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc
hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một bản được gửi cho người thanh toán,
một bản sao được lưu giữ lại trong hồ sơ theo người được thanh toán,
Các quá trình kiểm soát quan trọng nhất của chức năng này bao gồm việc ký
chi phiếu do đúng cá nhân có trách nhiệm, tách biệt trách nhiệm ký chi phiếu với
thực hiện chức năng trả nợ và xem xét kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh của
người ký chi phiếu vào lúc chi phiếu được ký.
1.5.2 .Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán
Để kiểm soát tốt chu trình này, đơn vị cần nghiên cứu về các rủi ro tìm ẩn
trong các hoạt động trong chu trình để xác định sai phạm có thể xảy ra rất quan
trọng vì sẽ giúp cho đơn vị thiết kế được các thủ tục kiểm soát tương ứng.
Với những đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình mua hàng,
tồn trữ và trả tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau. Dưới đây là
một số sai phạm thường xảy ra trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.
Giai đoạn

Sai phạm có thể xảy ra
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử
dụng hoặc đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí vì số hàng này thường
không sử dụng được.
- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: cũng dẫn đến lãng phí do
số hàng thừa sẽ phải tồn kho, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí

Đề nghị

mua
hàng

lưu kho, lại còn có thể dẫn đến hàng bị giảm phẩm chất.
- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: nếu hàng đặt trễ sẽ dẫn đến thiếu
hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu
đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng
hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa.
- Đặt mua hàng với chất lượng kém và/ hoặc giá cao: sẽ gây thiệt hại
nghiêm trọng nếu kéo dài.
- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua
hàng lần hai đối với hàng đã nhận được.