Đề cương nôn: Tổ chức thông tin

Tổ chức thông tin
1. Trình bày các khái niệm : Tổ chức thông tin ; Hệ thống tra cứu
2. Trình bày các nguyên tắc của tổ chức thông tin. Cho ví dụ.
3. Trình bày vai trò của hệ thống tra cứu thông tin.
4. Phân loại hệ thống tra cứu thông tin.
5. Trình bày những yêu cầu đối với hệ thống tra cứu thông tin.
6. Trình bày đặc điểm của hệ thống tra cứu thông tin truyền thống
7. Phân loại mục lục truyền thống.
8. Trình bày về các bộ phiếu truyền thống.
9. Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo tác giả.
10.Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo phân loại.
11.Trình bày về hạ tầng công nghệ thông tin để xây dựng bộ máy tra cứu hiện đại
12.Trình bày khái quát cấu trúc của khổ mẫu biên mục MARC.
13.Phân tích cấu trúc của một trường trong khổ mẫu biên mục
14.Trình bày khái quát về khổ mẫu biên mục Dublin core.
15.Trình bày khái niệm cơ sở dữ liệu, phân loại cơ sở dữ liệu.
16.Trình bày khái niệm dữ liệu và đặc trưng dữ liệu trong tổ chức
thông tin tự động hoá.
17. Phân tích các cấp độ tổ chức dữ liệu trong CSDL.
18. Trình bày khái niệm mục lục điện tử, ưu điểm của mục lục
19.Trình bày những vấn đề cần quan tâm khi tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục
20.Trình bày những vấn đề cần quan tâm trong cấu hình và quản trị mục lục
21. Trình bày về các bước tạo lập Cơ sở dữ liệu toàn văn.

1


Trả lời
Câu 1 : Trình bày các khái niệm : Tổ chức thông tin ; Hệ thống tra cứu
•

•

K/n Tổ chức thông tin
-

Xét về bản chất, tổ chức TT là việc sắp xếp và lưu trữ các TT về tài liệu ( TT
thư mục, siêu dữ liệu, TT cấp 2…) theo 1 nguyên tắc, trật tự nào đó nhằm quản
lý và sử dụng chúng 1 cách tốt nhất

-

Tổ chức TT đc thực hiện trong các TV và các cơ quan TT

-

Tổ chức TT là 1 khâu công tác quan trọng gắn liền vs công tác xử lý TT và biên
mục

-

Mục đích : tạo lập nên bộ máy tra cứu vs các thành tố : các loại mục lục hộp
phiếu, CSDL, mục lục điện tử, mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC

K/n Hệ thống tra cứu
-

Hệ thống : có thể đc định nghĩa như 1 tập hợp các phần tử , các phần tử có liên
hệ vs nhau để tạo thành 1 tổng thể chung

-

Hệ thống TT : là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận
các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm TT là
yếu tố đầu ra

-

Hệ thống tra cứu TT : xét về bản chất hệ thống tra cứu TT là tập hợp các công
cụ tra cứu mà trong đó người ta tổ chức, sắp xếp và lưu trữ các yếu tố siêu dữ
liệu theo những trật tự nhất định nhằm tạo lập ra các điểm truy cập để người
dùng tin có thể tìm kiếm, tiếp cận khai thác TT

Câu 2 : Trình bày các nguyên tắc của tổ chức thông tin. Cho ví dụ.
Tổ chức TT dựa trên các đặc trưng cơ bản của vốn tài liệu. Đó là các đặc trưng về hình
thức và nội dung của TL
-

Về hình thức : TL có thể đc nhận dạng qua 1 số đặc trưng tiêu biểu : tác giả,
nhan đề TL, khổ cỡ… những đặc trưng này đc rút ra từ quá trình mô tả thư mục
TL

-

Về nội dung : TL có thể đc nhận dạng qua 1 số đặc trưng : chủ đề, từ khóa,
KHPL, tóm tắt ndung… những đặc trưng này đc rút ra từ quá trình xử lý ndung
TL

 Từ đặc trưng về hình thức và ndung có thể thấy đc 4 nguyên tắc đc áp dụng :
-

Tổ chức TT dựa trên đặc trưng về hình thức của vốn TL

2


+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu,
nhận dạng về hình thức TL
VD : mục lục chữ cái : tác giả, nhan đề…
-

Tổ chức TT dựa trên đặc trưng về ndung của vốn TL
+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu,
nhận dạng về ndung của VTL
VD : mục lục chủ đề, mục lục phân loại

-

Nguyên tắc hỗn hợp :
+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu,
nhận dạng cả về hình thức cũng như ndung của TL
VD : mục lục kiểu từ điển

-

Tổ chức TT theo nguyên tắc tuần tự ngẫu nhiên
Áp dụng chủ yếu trong việc xây dựng các CSDL. Các TL đc nhập vào CSDL sẽ
đc gán 1 số nguyên dương duy nhất tăng dần hay còn gọi là số hiệu biểu ghi file
chủ, tệp chủ ( MFN – master file number)

Câu 3 : Trình bày vai trò của hệ thống tra cứu thông tin.

•

Đối với cơ quan TT :
-

Giúp cơ quan TT có thể thực hiện đc nhiều khâu công việc

-

Các bình diện thể hiện :
+ kiểm soát đc nguồn lực TT trên nhiều phương diện khác nhau : quy mô, thành
phần cơ cấu, đặc điểm ndung, hình thức….

•

-

Cung cấp công cụ để cán bộ TT truy cập, tìm kiếm, khai thác TT, phục vụ các
yêu cầu của NDT

-

Tạo cơ sở để cơ quan TT có thể định hướng trong công tác phát triển nguồn lực
TT, tổ chức các dịch vụ

Đối với NDT
-

Hệ thống tra cứu TT cung cấp cho NDT phương tiện tra cứu, tìm kiếm TT

-

Các bình diện thể hiện :
+ NDT có thể nắm bắt đc các đặc trưng của nguồn lực TT
+ là cầu nối giữa NDT và nguồn lực TT

-

Cung cấp cho NDT tấm gương phản ánh nguồn lực TT

-

NDT có thể tra tìm theo nhiều dấu hiệu khác nhau

-

Định hướng cho NDT khai thác nguồn lực TT hiệu quả

3


-

Các hệ thống tra cứu ứng dụng CNTT có thể hỗ trợ NDT liên kết, khai thác các
TT cấp 1 thông qua máy tính hay môi trường mạng

Câu 4 : Phân loại hệ thống tra cứu thông tin
Căn cứ vào phương tiện và trình độ kỹ thuật để xây dựng hệ thống tra cứu TT đc chia
thành:

•

-

Hệ thống tra cứu TT truyền thống

-

Hệ thống tra cứu TT bán tự động

-

Hệ thống tra cứu TT tự động hóa

Hệ thống tra cứu TT truyền thống
Đc xây dựng bằng phương pháp thủ công gồm :

•

•

-

Kho TL tra cứu truyền thống

-

Hệ thống mục lục truyền thống

-

Các bộ phiếu truyền thống

-

Hồ sơ câu trả lời cho bạn đọc

Hệ thống tra cứu bán tự động
-

Đc xây dựng với sụ hỗ trợ 1 phần của máy móc vào thập niên 70 của thế kỷ 20

-

Điển hình của hệ thống tra cứu TT bán tự động là hệ thống phiếu lỗ

-

Khi CNTT đc áp dụng vào hệ thống tổ chức TT hệ thống này không tồn tại

Hệ thống tra cứu TT tự động hóa
-

TT đc tổ chức 1 cách tự động hóa bằng máy tính điện tử

-

TT đc lưu trữ trong máy tính hay những vật mang tin mà máy tính điện tử có
thể đọc đc

-

Hạt nhân của hệ thống tra cứu TT tự động là các CSDL gồm nhiều loại khác
nhau :
+ CSDL thư mục
+ CSDL dữ kiện
+ CSDL toàn văn

-

Các CSDL này đều cung cấp 1 giao diện để người sử dụng có thể tìm kiếm khai
thác TT

Câu 5 : Trình bày những yêu cầu đối với hệ thống tra cứu thông tin
Có 4 yêu cầu : + khả năng bao quát
+ tính linh hoạt

4


+ tính hiệu quả
+ khả năng liên kết chia sẻ
•

Khả năng bao quát
-

Hệ thống tra cứu phải đảm bảo đc khả năng bao quát ở những phạm vi khác
nhau
+ bao quát 1 bộ sưu tập trong nguồn lực TT của cơ quan TT

+ bao quát toàn bộ nguồn lực TT
+ mở rộng liên kết đến các nguồn lực TT của cơ quan TT khác

-

Yêu cầu :
+ thường xuyên tiến hành ktra, cập nhật, chỉnh lý, loại bỏ TT nhằm đảm bảo sự
tương thích giữa hệ thống tra cứu và nguồn lực TT
+ đảm bảo khả năng kết nối liên thông giữa các thành tố trong hệ thống tra cứu,
giữa các hệ thống tra cứu

•

Tính linh hoạt
-

Linh hoạt trong cập nhật và loại bỏ TT
+ Lý do : nguồn lực TT luôn biến động, hệ thống tra cứu phải linh hoạt để phản
ánh đc đầy đủ sự thay đổi, biến động của nguồn lực TT
+ Yêu cầu : hệ thống tra cứu phải đc tổ chức linh hoạt đảm bảo cho việc cập
nhật bổ sung loại bỏ TT đc thuận tiện, dễ dàng. Việc cập nhật bổ sung, loại bỏ,
sửa đổi TT không đc ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thống

•

Linh hoạt trong việc di chuyển và sử dụng

Tính hiệu quả


Hiệu quả trong việc tra cứu
Hệ thống tra cứu phải đc tổ chức khoa học, thuận tiện đảm bảo phát huy
hiệu quả tốt nhất cho việc tra cứu của NDT



Hiệu quả kinh tế
+ tính kinh tế thể hiện qua chi phí xây dựng hệ thống tra cứu
+ thể hiện qua giá thành mỗi TT đc cung cấp

•

Khả năng liên kết chia sẻ
-

Hệ thống tra cứu phải đảm bảo đc khả năng liên kết chia sẻ

-

Lý do :
+ xu hướng toàn cầu hóa cơ quan TT không thể tồn tại đơn lẻ
+ tăng khả năng đáp ứng của các cơ quan TT
+ tiết kiệm chi phí

5


+ nâng cao chất lượng hệ thống tra cứu
-

Yêu cầu :
+ hệ thống tra cứu phải tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý và lưu trữ TT
+ HTTC phải tuân thủ các tiêu chuẩn về CNTT
+ HTTC cần đảm bảo có thể truy cập dễ dàng bất cứ đâu và bất cứ khi nào
+ phải có cơ chế phù hợp để đảm bảo khả năng liên kết, chia sẻ, trao đổi

Câu 6: Trình bày đặc điểm của hệ thống tra cứu thông tin truyền thống
•

•

Xuất hiện sớm
-

Mục lục dạng sách xuất hiện gần như cùng vs sự ra đời của thư viện

-

Mục lục dạng phiếu xuất hiện đầu thế kỷ 19

Đc tạo ra chủ yếu bằng phương pháp thủ công
-

Thời kỳ đầu hoàn toàn do con người thực hiện

-

Khi CNTT đc áp dụng vào TV 1 số khâu công việc đc hỗ trợ bằng máy tính

-

VD : + tạo và in phiếu mô tả
+ tạo lập các sản phẩm thư mục tự động

•

Gồm nhiều thành tố và đa dạng về hình thức
-

Nhiều thành tố : + các loại mục lục
+ các bộ phiếu truyền thống
+ các bản thư mục

•

Đa dạng về hình thức : dạng sách, dạng phiếu, dạng tờ rơi

Đầu tư về kinh phí ít nhưng tốn nhiều công sức xây dựng
-

Chi phí về vật tư trang thiết bị ít

-

Do XD bằng phương pháp thủ công nên tốn nhiều tgian công sức
+ biên tập
+ tổ chức
+ sắp xếp

•

Có nhiều hạn chế trong việc sử dụng
-

Mỗi thành tố chỉ cung cấp cho người dùng 1 cách tiếp cận, tra cứu TT

-

Hạn chế về số lượng người truy cập trong 1 thời điểm

-

Bị giới hạn về không gian, tgian

-

Tốc độ tìm kiếm chậm

6


Câu 7: Phân loại mục lục truyền trống
•

Căn cứ vào đặc trưng của VTL
-

Mục lục chữ cái : + mục lục chữ cái tác giả
+ mục lục chữ cái tên TL

•

•

•

-

Mục lục phân loại

-

Mục lục chủ đề

-

Mục lục kiểu từ điển

Căn cứ vào đối tượng sử dụng
-

Mục lục độc giả : phục vụ bạn đọc, cung cấp TT có sự lựa chọn

-

Mục lục công vụ : dành cho cán bộ; phản ánh toàn bộ nguồn lực TT của TV;
kèm theo các ghi chép nghiệp vụ

Căn cứ vào phạm vi phản ánh kho TL
-

Mục lục kho sách riêng : phản ánh 1 kho sách cụ thể

-

Mục lục tổng quát : p/á toàn bộ TL của 1 TV

-

Mục lục liên hợp : p/á TL của 2 TV trở lên

Căn cứ vào ngôn ngữ TL
Mục lục theo từng ngôn ngữ :
+ mục lục TL Tiếng Việt
+ mục lục TL Tiếng Anh
+ mục lục TL Tiếng Nga

•

Căn cứ vào hình thức TL
-

Mục lục sách

-

Mục lục báo và tạp chí

-

Mục lục luận án

-

Mục lục bản đồ….

•

Căn cứ vào tgian xuất bản và biên mục : lấy mốc tgian để phân chia

•

Căn cứ vào dấu hiệu địa lý
Mục lục địa chí : + mục lục phân loại
+ mục lục chữ cái
+ hộp phiếu xuất bản phẩm địa phương
+ hộp phiếu nhân vật địa phương
+ hộp phiếu tra cứu địa lý địa danh

•

Căn cứ vào hình thức của mục lục

7


-

Mục lục dạng sách : khó cập nhật, loại bỏ TT ; dễ sử dụng

-

Mục lục hộp phiếu : dễ cập nhật, loại bỏ TT ; sử dụng bị phụ thuộc vào không
gian, tgian

-

Mục lục dạng khác : tờ rơi, quay, áp phích

Câu 8 : Trình bày về các bộ phiếu truyền thống
•

Hộp phiếu chuyên đề
-

Tổ chức theo 1 chủ đề hoặc 1 số chủ đề nào đó đc người đọc và người dùng tin
của TV quan tâm

-

Tổ chức, xây dựng theo 3 bước :
+ chọn đề tài
+ xđịnh nguồn TL bổ sung vào hộp phiếu
+ lựa chọn và xử lý TT

•

•

Bộ phiếu dữ kiện

-

Là tập hợp các phiếu chứa TT về sự kiện, đối tượng cụ thể đc sắp xếp theo 1
trật tự nhất định, nhằm đáp ứng các nhu cầu tin về dữ liệu, dữ kiện

-

Bộ phiếu dữ kiện không chỉ cung cấp các TT cụ thể mà còn cung cấp các nguồn
tin, địa chỉ của các TT đó

Bộ phiếu bài trích
-

Phản ánh các bài trích đăng trong báo, tạp chí, tập san hoặc 1 số TL chuyên
khảo. Giúp người đọc và NDT khai thác sử dụng sâu vốn TL

-

Hộp phiếu bài trích thường đc tập hợp theo chủ đề mà người đọc và NDT
thường quan tâm

Câu 9: Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo tác giả.
-

Trong hệ thống tra cứu TT truyền thống để tạo lập ra các điểm truy cập theo tác
giả các TV và CQTT tạo lập ra mục lục chữ cái tác giả

-

Mục lục chữ cái tác giả trả lời cho câu hỏi tìm tim : có bao nhiêu tác phẩm của

1 tác giả trong HTTC TT ?

Các bước tiến hành :
•

Bước 1 : thiết lập phiếu tiêu đề
-

Mục đích của phiếu tiêu đề dùng để phân hoạch các phiếu mô tả

-

Định hướng cho người dùng trong việc tìm kiếm TT và giúp cán bộ TV dễ dàng
trong việc tổ chức HTTC

8


-

Có 2 loại phiếu tiêu đề :
+ phiếu tiêu đề chính : p/á vần chữ cái của 1 ngôn ngữ nhất định
+ phiếu tiêu đề phụ : p/á vần chữ cái đc ghép vs nguyên âm or phụ âm

•

Bước 2 : thiết lập phiếu hướng dẫn
-

Phiếu hướng dẫn giúp NDT khắc phục hiện tượng mất tin, nhiễu tin trong quá

trình tìm kiếm

-

Trong mục lục chữ cái tác giả phiếu hướng dẫn “ xem “ chỉ dẫn cho người đọc
tìm TL trong các trường hợp sau :
+ tác giả cá nhân có nhiều tên bút danh
+ tác giả tập thể có tên gọi thay đổi

•

Bước 3 : sắp xếp phiếu mô tả
-

Sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả trong các phiếu mô tả

-

Trong các tiếng giống nhau thì sẽ xếp theo thứ tự vần : tiếng k dấu xếp trc rồi
đến tiếng có dầu huyền, sắc, hỏi, ngã, nặng

-

Cách xếp :
+ phân chia sơ bộ các phiếu theo chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả
+ phân chia chi tiết trong từng nhóm chữ cái tiếp theo
+ xếp phiếu theo thứ tự vào trong hộp phiếu mục lục

•

•

Bước 4 : thiết lập nhãn hộp phiếu
-

Giúp bạn đọc nắm đc ndung các phiếu đc lưu trữ trong hộp

-

Cách ghi : chữ cái đầu tiên của phiếu tiêu đề trong hộp, dấu (-) chữ cái cuối
cùng của phiếu tiêu đề trong hộp

Bước 5 : định vị hộp phiếu trong tủ mục lục
Định vị hộp phiếu ở trong tủ mục lục bằng cách đánh số thứ tự của hộp phiếu và vị
trí của các hộp phiếu đó ở trên tủ mục lục

Câu 10: Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo phân loại.
-

Trong HTTC TT truyền thống mục lục phân loại cung cấp cho NDT điểm truy
cập tìm kiếm từ đặc trưng ndung của TL

-

Mục lục phân loại giúp cho người đọc có thể tra cứu TL theo môn ngành tri
thức

Các bước tiến hành :
•

Bước 1 : thiết lập phiếu tiêu đề
-

Phiếu tiêu đề trong MLPL p/á các cấp phân chia của bảng PL

-

Có 2 loại :

9


+ phiếu tiêu đề chính(cấp 1) : p/á lớp phân chia đầu tiên của bảng PL
+ phiếu tiêu đề phụ : bao gồm các phiếu tiêu đề từ cấp 2 trở lên : p/á các mục
chia, các cấp phụ thuộc của các môn loại chính
•

Bước 2 : thiết lập phiếu hướng dẫn
-

p/á mối quan hệ giữa các đề mục. có 3 loại :
+ phiếu hướng dẫn chung
+ phiếu chỉ chỗ “ xem ”
+ phiếu chỉ dẫn tham khảo “ cũng xem ”

•

•

-

phiếu dướng dẫn chung : giúp người đọc nắm đc những quy định theo cơ cấu,
cấu trúc bảng PL

-

phiếu chỉ chỗ “ xem ” : dùng hướng dẫn người đọc đi tìm TL có cùng ndung
nhưng đc đề cập dưới 1 góc độ khác

-

phiếu chỉ dẫn tham khảo “ cũng xem ” : dùng hướng dẫn cho người đọc đi tìm
TL ở các mục khác có ndung liên quan

bước 3 : sắp xếp phiếu mô tả
-

phân chia sơ bộ các phiếu mô tả theo môn loại chính

-

trong mỗi môn loại nếu số lượng phiếu lớn hơn 30 or 50 phiếu, chia phiếu mô
tả theo cấp nhỏ hơn

-

nguyên tắc sắp xếp : theo 2 nguyên tắc PL và chữ cái : trong cùng môn loại
thuộc 1 phiếu tiêu đề xếp theo chữ cái tiêu đề mô tả chính . Trong cùng môn
loại có nhiều ngôn ngữ, sử dụng phiếu màu ngăn cách giữa các ngôn ngữ

bước 4 : thiết lập nhãn hộp phiếu
nhãn hộp phiếu trong MLPL trình bày môn loại đầu tiên và môn loại cuối cùng đc
xếp trong hộp, giữa chúng có dấu gạch ngang

•

bước 5 : định vị hộp phiếu trong tủ mục lục

Câu 11:Trình bày về hạ tầng công nghệ thông tin để xây dựng bộ máy tra
cứu hiện đại
•

•

Hệ thống máy tính :
-

Máy chủ đc sử dụng để quản trị CSDL lưu trữ thư mục, dữ kiện và toàn văn

-

Máy trạm đc sử dụng để cập nhật và khai thác các TT có trong CSDL đc lưu trữ
trong máy chủ

Hệ thống phần mềm
-

Hệ thống phần mềm cơ bản gồm : hệ điều hành…

10

-

Hệ thống phần mềm ứng dụng:
Để lưu trữ TT trong hệ thống lưu trữ TT cần phải có các hệ quản trị CSDL
+ phần mềm tư liệu
+ phần mềm tích hợp
+ phần mềm TV số
+ phần mềm cổng TT…..

•

Hệ thống mạng
-

Hạ tầng CN mạng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hệ thống lưu trữ
TT tự động của mỗi TV

-

Tùy theo đkiện của các TV có thể thiết lập trên các quy mô khác nhau : internet,
intranet….

-

Các yếu tố cấu thành hạ tầng mạng gồm :
+ đường truyền tín hiệu
+ các thiết bị kết nối dây dẫn
+ các loại hệ điều hành mạng

Câu 12:Trình bày khái quát cấu trúc của khổ mẫu biên mục MARC.
-

Cấu trúc khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu đc sắp xếp
trong các trường, có độ dài thay đổi or cố định

-

Các trường của MARC đc mã hóa và trình bày theo 1 quy định chặt chẽ, bảo
đảm khả năng lưu giữ và truy xuất TT

-

Cấu trúc biểu ghi của MARC 21 tuân theo chuẩn quốc tế về format trao đổi TT
ISO.2790 gồm các thành phần :
+ đầu biểu
+ danh mục
+ các trường dữ liệu

•

•

Đầu biểu : là trường đầu tiên của 1 biểu ghi thư mục
-

Các dữ liệu đầu biểu này thông thường do máy tính tự sinh ra

-

Đầu biểu cho biết TT về trạng thái và thuộc tính của biểu ghi như độ dài biểu
ghi, loại hình TL, cấp thư mục, mức độ mã hóa, quy tắc mô tả đc sử dụng
(AACR, ISBD)

Danh mục : là phần tiếp theo của đầu biểu giúp cho việc tiếp cận các trường trong
biểu ghi

11


•

-

Danh mục chứa 1 loạt những mục trường có cấu trúc giống nhau, mỗi mục
trường tương ứng vs 1 trường có trong biểu ghi

-

Danh mục do máy tính tạo ra căn cứ vào ndung của biểu ghi thư mục đã thiết
lập

Các trường điều khiển : chứa các TT mã hóa như : mã số biểu ghi (001), mã cơ
quan tạo biểu ghi(003), các chỉ số phân loại : DDC, BBK….
-

Các trường dữ liệu : chứa các TT thư mục, các TT về thuộc tính của đối tượng
cần quản lý

-

Các thành phần của 1 trường trong biểu ghi MARC
+ nhãn trường
+ chỉ thị về trường ( nếu có )
+ trường con và mã trường con
+ dữ liệu trong các trường
+ mã kết thúc trường

Câu 13: Phân tích cấu trúc của một trường trong khổ mẫu biên mục
•

Nhãn trường
-

Giúp nhận biết = các trường

-

Nhãn trường là 1 mã gồm 3 chữ số

-

Các trường của MARC 21 đc chia thành 10 khối từ 0XX – 9XX
+ khối trường điều khiển : có nhãn 0XX
+ khối trường dữ liệu : có nhãn 1XX, 2XX,…,9XX

•

•

•

Chỉ thị trường
-

Trong biểu ghi MARC, 1 số trường còn đc xđịnh = các chỉ thị

-

Mỗi chỉ thị là 1 con số từ 0-9. Một trường có 2 chỉ thị, có thể 1 trong 2 chỉ thị
đó không đc xđịnh

-

Nhiều trường trong MARC k có chỉ thị

Trường con và mã trường con
-

1 trường có thể chia thành nhiều trường con

-

Trường con xđịnh các yếu tố riêng biệt của trường dữ liệu

-

Trường con đc nhận biết bởi mã trường con, đó là 1 ký tự = chữ in thường, đặt
sau dấu ngăn cách $ or dấu /

Dữ liệu trong các trường

12


•

-

Bao gồm các TT thư mục đc rút ra trong quá trình xử lý TT : tên sách, tên tác
giả, KHPL….

-

Các dữ liệu trình bày trong các trường theo quy định chung của khổ mẫu biên
mục và quy định của các tiêu chuẩn mô tả : ISBD, AACR2…

Mã kết thúc trường
-

Mỗi trường trong MARC kết thúc bởi mã kết thúc trường

-

Mã kết thúc trường trong MARC quy định là dấu : ^

Câu 14:Trình bày khái quát về khổ mẫu biên mục Dublin core.
-

Dublin core là 1 chuẩn siêu dữ liệu đc sử dụng để biên mục các TL số các
nguồn tài nguyên trên mạng Internet

-

Dublin core đc mã hóa dưới cấu trúc XML vì vậy nó sẽ dễ dàng trong việc sử
dụng chuẩn hóa siêu dữ liệu OAI-PMH để chia sẻ dữ liệu giữa các TV, CQTT
và các học liệu mở

-

Dublin core bao gồm 2 cấp độ mã hóa
+ đơn giản
+ đầy đủ

•

Cấp độ đơn giản :
-

Nhan đề

-

Tác giả

-

Chủ đề : nên đc kiểm soát = các công cụ như bộ ĐMCĐ, có thể mở rộng = việc
sử dụng KHPL

-

Mô tả

-

Xuất bản

-

Tác giả phụ

-

Ngày tháng : có liên quan đến việc tạo lập xuất bản hay công bố tư liệu

-

Loại hình : hình thức của ndung TL

-

Mô tả vật lý

-

Định danh tư liệu : là 1 dãy ký tự or số nhằm thể hiện tính đơn nhất của tư liệu
như : URL, ISBN, ISSN…

-

Nguồn gốc

-

Ngôn ngữ

-

Liên kết

-

Bao quát : những đặc tính về không gian or tgian của tư liệu

13


•

Bản quyền

Cấp độ đầy đủ
Khổ mẫu biên mục Dublin core cho phép mở rộng 1 số yếu tố nhằm giúp cho việc
tìm kiếm TT đc chính xác hơn

Câu 15:Trình bày khái niệm cơ sở dữ liệu, phân loại cơ sở dữ liệu
1. Khái niệm
-

CSDL là 1 tập hợp các biểu ghi có cấu trúc đc tổ chức theo tiêu chuẩn về ndung
và hình thức, đc lưu trữ = bất cứ phương tiện nào mà máy tính điện tử có thể
đọc đc

-

CSDL là tập hợp 1 số tệp máy tính có quan hệ vs nhau, thống nhất vs nhau về
cấu trúc và đc quản lý theo 1 cơ chế thống nhất

-

CSDL là 1 trong những bộ phận cấu thành tạo nên bộ máy tra cứu hiện đại

-

CSDL đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của TV hiện đại

-

CSDL thông thường đc lưu trữ trên các đĩa CD – ROM, các bộ nhớ máy tính or
trực tuyến

-

CSDL đc tạo lập và quản lý bởi 1 hệ quản trị CSDL

2. Phân loại
•

Căn cứ vào loại hình TL
CSDL :
- sách
- báo/ tạp chí
- vi phim/ vi phiếu
- TL nghe nhìn

•

•

Căn cứ vào ndung của TL mà CSDL đó quản trị
-

CSDL chuyên ngành

-

CSDL đa ngành

-

CSDL chuyên đề

Căn cứ vào tính chất của dữ liệu đc quản trị
-

CSDL thư mục : chứa đựng các TT cấp 2 về TL, giúp người dùng có thể tiếp
cận TL gốc

-

CSDL dữ kiện : chứa đựng các TT cấp 1 về đối tượng nào đó đc thể hiện dưới
dạng dữ kiện : con số, đồ thị, hình ảnh…. Là 1 công cụ hữu ích cho các nhà
quản lý, các nhà KH và người làm công tác nghiên cứu…..

14


-

CSDL toàn văn : chứa đựng TT cấp 1 của TL, là bản sao hoàn chỉnh của TL
gốc có thể dưới nhiều dạng : văn bản, âm thanh, hình ảnh… giúp người sử dụng
có thể dễ dàng đọc toàn bộ ndung TL thông qua việc sử dụng máy tính or kết
nối mạng mà k cần đến TV

Câu16:Trình bày khái niệm dữ liệu và đặc trưng dữ liệu trong tổ ch ức thông
tin tự động hoá.
1. Khái niệm
-

Dữ liệu là sự biến đổi TT dưới dạng các dấu hiệu hay các ký hiệu có thể thao
tác đc trên máy tính điện tử

-

Dữ liệu là 1 TT : p/á các thuộc tính của các đối tượng cần quản lý

-

Dữ liệu có thể biến đổi : đc xử lý lưu trữ và lưu truyền trong các hệ thống và
mạng lưới TT

2. Đặc trưng dữ liệu
Có 3 đặc trưng cơ bản :

•

•

-

Loại dấu hiểu sử dụng ( kiểu dữ liệu )

-

Độ dài dữ liệu

-

Số lượng giá trị sử dụng

Loại dấu hiệu sử dụng
-

Kiểu chữ : chỉ bao gồm các giá trị là các chữ cái

-

Kiểu số : chỉ bao gồm các giá trị là chữ số

-

Kiểu hỗn hợp : gồm cả chữ và số

-

Kiểu logic : chỉ nhận 1 trong 2 giá trị (đúng/sai, nam/nữ…)

-

Kiểu khuôn mẫu : là những dữ liệu mà giá trị của chúng phải đáp ứng đồng thời
2 đkiện : có độ dài cố đinh; đc mô tả nhất quán trong mọi trường hợp

Độ dài dữ liệu
Độ dài dữ liệu quy định số lượng ký tự đc phép đưa vào trong mỗi dữ liệu

•

-

Độ dài cố định : dữ liệu mà giá trị của các dữ liệu khác nhau nhưng luôn chiếm
1 dung lượng bộ nhớ cố định,có độ dài cố định(trường ngày tháng)

-

Độ dài thay đổi : k hạn chế số lượng ký tự nhập vào. Độ dài ký tự tối đa của
loại này phụ thuộc vào độ lớn của bộ nhớ (trường tóm tắt)

Số lượng giá trị sử dụng

-

Dữ liệu có giá trị lặp : những dữ liệu mà ở 1 thời điểm nhất định vs 1 đối tượng
cụ thể có thể nhận nhiều giá trị khác nhau(số lượng giá trị >1)

15


-

Dữ liệu k lặp : dữ liệu tại 1 thời điểm vs 1 đối tượng cụ thể chỉ có thể nhận đc 1
giá trị(trường mã biểu ghi)

-

Dữ liệu có giá trị phân chia(trường con)

Câu 17: Phân tích các cấp độ tổ chức dữ liệu trong CSDL.
Có 4 cấp độ tổ chức dữ liệu :

•

-

Trường dữ liệu

-

Biểu ghi

-

Tệp

-

CSDL

Trường dữ liệu
-

Trường là cấp độ tổ chức dữ liệu đơn giản nhất, phản ánh và quản lý các thuộc
tính của đối tượng

-

Mỗi trường tương ứng vs 1 yếu tố mô tả trong hệ thống lưu trữ TT truyền thống
(trường nhan đề,trường từ khóa…)

-

Trường đc chia ra:
+trường khóa chính : trường quan trọng,có ý nghĩa xđịnh đối tượng
+trường khóa phụ : trường p/á các thuộc tính đơn lẻ của đối tượng

•

•

•

Biểu ghi
-

Là cấp độ tổ chức dữ liệu cao hơn cấp độ trường

-

Biểu ghi là tập hợp các trường đc tổ chức có cấu trúc

-

1 biểu ghi về TL gồm các trường dữ liệu p/á các đặc điểm, tính chất của TL :
trường tên sách, trường tác giả…

-

1 biểu ghi tương đương vs phiếu mô tả trong hệ thống lưu trữ TT truyền thống

Tệp : là cấp độ tổ chức dữ liệu cao hơn cấp độ biểu ghi
-

1 tệp dữ liệu đc cấu tạo bởi nhiều biểu ghi có cùng đặc điểm, tính chất về cấu
trúc và ngữ nghĩa

-

Mỗi tệp dữ liệu p/á đầy đủ đặc điểm,tính chất của 1 tập hợp đối tượng,1 nhóm
nhiều đối tượng

-

Có nhiều cách tổ chức tệp khác nhau, tuy nhiên có 2 cách tổ chức tệp chính :
tệp chủ và tệp đảo

CSDL
-

Là cấp độ tổ chức dữ liệu cao hơn cấp độ tệp. mỗi CSDL tạo thành bởi 1 or 1 số
tệp dữ liệu có liên quan đến nhau

16


-

CSDL tương đương vs 1 mục lục or 1 hệ thống mục lục trong hệ thống lưu trữ
TT truyền thống

-

CSDL đc tạo lập, quản lý bởi 1 hệ quản trị CSDL

Câu 18: Trình bày khái niệm mục lục điện tử, ưu điểm của mục lục
•

•

Khái niệm :
-

Mục lục điện tử là danh mục về TL trong các cơ quan TT – TV, đc lưu trữ trên
các phương tiện cho phép NDT có thể sử dụng máy tính tra cứu

-

Các CSDL thư mục do các cơ quan TT – TV tạo lập là tiền đề để mục lục điện
tử hoạt động

Ưu điểm
-

Tra tìm TL nhanh chóng, chính xác

-

Linh hoạt trong mở rộng và thu hẹp phạm vi tìm kiếm, sử dụng các giao diện
tìm kiếm, toán tử giới hạn trường

-

Cập nhật hiệu đính TT dễ dàng linh hoạt

-

Dễ dàng chia sẻ TT giữa các hệ thống

-

Cung cấp TT khái quát và chi tiết về TL

-

K bị giới hạn về không gian và tgian

-

K bị giới hạn về lượng người truy cập

-

Việc tổ chức k mất nhiều tgian như mục lục truyền thống

-

Hỗ trợ nhiều tiện ích khác cho người dùng

Câu 19:Trình bày những vấn đề cần quan tâm khi tạo lập cơ sở dữ liệu thư
mục
•

•

Xđịnh danh mục các trường dữ liệu
-

Đây là việc xđịnh những thuộc tính nào của đối tượng sẽ quản trị trong các
trường nào của CSDL

-

Số lượng các trường dữ liệu phụ thuộc vào đối tượng quản lý(sách, tạp chí…)

-

Các khổ mẫu biên mục như MARC có thể hỗ trợ việc xđịnh các trường dữ liệu

Xây dựng biểu mẫu nhập tin
-

Đây là việc căn cứ trên các trường dữ liệu đã lựa chọn tạo ra các biểu mẫu dạng
trên giấy or trên máy để hỗ trợ cho cán bộ biên mục

-

Với mỗi đối tượng có biểu mẫu nhập tin khác nhau

-

Có nhiều hình thức biểu mẫu nhập tin : trên máy, trên giấy

17


•

•

Định chỉ mục CSDL ( tạo tệp đảo )
-

Đây là việc lựa chọn các thuộc tính để tạo lập điểm truy cập

-

Chỉ lựa chọn các thuộc tính NDT thường xuyên quan tâm : trường tác giả, nhan
đề, chủ đề, KHPL…

Biên mục
-

Có nhiều đ/n khác nhau về biên mục

-

Trong tổ chức TT tự động cần hiểu đây là hoạt động vs mục đích tạo ra các biểu
ghi thư mục, các CSDL làm tiền đề cho mục lục đtử hoạt động

-

Biên mục TL trong hệ thống lưu trữ TT tự động có thể áp dụng 2 phương thức :
+ biên mục sao chép : là việc biên mục dựa trên các kết quả biên mục có sẵn
của 1 TV hay trung tâm xử lý TT khác
+ biên mục gốc : áp dụng cho những TL k thể tìm kiếm thông qua giao thức
Z39.50

Câu 20:Trình bày những vấn đề cần quan tâm trong cấu hình và quản trị
mục lục
•

Cấu hình mục lục :
-

Các giao diện tìm kiếm : cung cấp cho người dùng các phương thức tìm kiếm
khác nhau
Mục lục điện tử chuẩn thường hỗ trợ người dùng các giao diện để có thể tìm
kiếm theo 4 phương thức :
+ tìm cơ bản
+ tìm nâng cao
+ tìm theo biểu thức
+ tìm liên TV

-

Định dạng hiển thị kết quả tìm kiếm : là việc thể hiện kết quả tìm kiếm của
NDT dưới các dạng khác nhau trên mục lục điện tử
+ 1 hệ quản trị CSDL áp dụng cho mỗi TV có thể sẽ có các định dạng hiển thị
kết quả khác nhau
+ thông thường MLĐT hỗ trợ người dùng các định dạng hiển thị kết quả tìm
kiếm : tóm tắt, đầy đủ, MARC, sơ đồ

•

Quản trị MLĐT
-

Phân quyền cho những người tham gia vào hệ thống

-

Cập nhật, loại bỏ, hiệu chỉnh TT

18


-

Khả năng kết nối

-

An toàn TT dữ liệu

Câu 21: Trình bày về các bước tạo lập Cơ sở dữ liệu toàn văn.

•

•

-

Tạo lập CSDL toàn văn thực chất là quá trình biên mục TL số

-

Quá trình biên mục TL số, xây dựng CSDL toàn văn gồm những bước cơ bản
sau

Bước 1 : xử lý kỹ thuật
-

Copy và ktra file dữ liệu gốc : copy dữ liệu từ các nguồn vào máy tính phục vụ
cho quá trình chuyển đổi

-

Định dạng TL số : TL số có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau. Để dễ dàng
cho việc tổ chức, quản trị, TL số cần đc định dạng về 1 số chuẩn nhất định

Bước 2 : xử lý hình thức
Lựa chọn các yếu tố mô tả về hình thức của TL : tác giả, cơ quan tạo lập, yếu tố
xuất bản, loại hình TL…

•

Bước 3 : xử lý ndung
Tìm hiểu ndung của TL, tạo ra các điểm truy nhập TT cho 1 TL số : ĐMCĐ, từ
khóa, KHPL…

•

Bước 4 : tạo lập biểu ghi biên mục
Căn cứ trên các siêu dữ liệu đã có đc qua các khâu xử lý trên, dựa vào các khổ mẫu
biên mục, các chuẩn biên mục và sự hỗ trợ của giao diện biên mục của phần mềm
thư viện số, tạo ra các biểu ghi thư mục và CSDL toàn văn

19