Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty hệ thống thông tin FPT

Khóa luận tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Nguyễn Hằng Giang là
Th.S – Giảng viên Bộ môn Tin học đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực
hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
bán hàng tại công ty hệ thống thông tin FPT”.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sắc đến những thầy cô giáo đã giảng dạy em trong
những năm ngồi trên ghế giảng đường trường Đại học Thương Mại. Thầy cô đã cho
em những kiến thức là hành trang giúp em vững bước trên con đường tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn Phó Giám đốc trung tâm Tech 1- Nguyễn Văn Mạnh
cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty Hệ thống Thông tin FPT đã tạo điều
kiện và tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Khoa hệ thống thông tin và các thầy cô
trong Thư viện trường đã tạo điều kiện giúp em nghiên cứu tài liệu quý báu trong thời
gian qua để hoàn thành đề tài.
Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi và
khả năng bản thân nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong
nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để bài làm hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thu

1
SVTH: Nguyễn Thị Thu

1

Mã SV: 12D190090

Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC

2
SVTH: Nguyễn Thị Thu

2

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT

Tên bảng biểu, hình vẽ, sơ đồ

Trang

1

Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng

20

2

Hình 3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

22

3

Hình 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

24

4

Hình 3.4. Chức năng quản lý giao dịch khách hàng

26

5
6

Hình 3.5. Chức năng quản lý dự án
Hình 3.6. chức năng quản lý công nợ khách hàng

27
28

7

Hình 3.7. chức năng lập tra cứu báo cáo

29

8

Hình 3.8. Mô hình quan hệ

33

3
SVTH: Nguyễn Thị Thu

3

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
ADA
CNTT
CASE
ERP
FIS
FPT
FPT IS
HOOD

Nghĩa của từ
Augusta Ada Bryon
Công nghệ thông tin

Từ viết tắt

HTTT
MERISE

Computer- Aided
System Engineering
Enterprise Resource
Planning
Financing Information
System
Financing Promoting
Technology
FPT Information
System
Hierarchical Object
Oriented Design

4
SVTH: Nguyễn Thị Thu

OMT
QA
RDD

Nghĩa của từ
Hệ thống thông tin
Method pour Rassembler
les Idees Effort
Object Modelling
Technique
Quality Assurance

TNHH

Responsibility Driven
Design
Structured Analysis and
Design Technie
Trách nhiệm hữu hạn

VPĐD

Văn phòng đại diện

SADT

4

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1.

Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý bán hàng
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thay
đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường, các tổ chức cũng
như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng, quản lý
nguồn thông tin cho chính mình. Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một

hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm
đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh
trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra.
Khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ... được tin học hoá thì việc
nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ dàng
hơn. Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các
nước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư,
cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng, phần mềm cho doanh nghiệp nhằm
nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh. Việc phát triển ứng dụng
CNTT vào quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu
thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang ứng dụng các sản phẩm
phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình.
Trong các HTTT quản lý của doanh nghiệp thì HTTT quản lý bán hàng có tầm quan
trọng và ý nghĩa to lớn. Hệ thống quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ của doanh
nghiệp. Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của doanh
nghiệp. Đồng thời, Hệ thống quản lý bán hàng cũng cho biết tình hình tồn kho hàng
hóa của doanh nghiệp, từ đó có hướng giải quyết và phương án sản xuất hàng hóa phù
hợp. Hệ thống tổng hợp cho doanh nghiệp lượng thông tin khách hàng cần thiết, đây là
thông tin mang tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác
quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý bán
hàng. Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian, chính
xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác. Cơ sở
dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hàng hoá:
5
SVTH: Nguyễn Thị Thu

5

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
số lượng bán số lượng tồn kho,.... Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưu trữ
trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn.
1.2.
Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng
1.2.1. Tổng quan của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng
Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin
của các chức năng cần phát triển trong hệ thống thông tin quản lý.
Phân tích thông tin gồm các công việc như:
+ Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin, là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp
vụ và quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và
vấn đề phát triển HTTT mới.
+ Phân tích hệ thống về chức năng nhằm xác định vấn đề tổng quát xem hệ thống đó làm
gì, xác định các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác định mỗi ràng buộc của
mỗi chức năng trong hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng.
+ Phân tích hệ thống về dữ liệu nhằm xây dựng mo hình dữ liệu quan niệm. Mô hình
này mô tả súc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dứ liệu sử dụng
trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng. Đây là cơ sở của việc
thiết lập cơ sở dữ liệu hệ thống.
Qua phân tích hệ thống, người phân tích tìm ra được các giải pháp cho thiết kế ban đầu
để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn được giải pháp tốt nhất, đáp ứng các
yêu cầu về chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép.
Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về dữ
liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phương
pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống.
Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềm nào,
nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.

Thiết kế vật lý là quá trình chuyển hóa mô hình logic trừ tượng thành các bản thiết kế
hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào các thao
tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra các
thông tin cần thiết cho tổ chức.
Thiết kế hệ thống bao gồm:
+ Thiết kế kiến trúc hệ thống.
+ Thiết kế các modun chương tình.
6
SVTH: Nguyễn Thị Thu

6

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
+ thiết kế giao diện chương trình.
+ Thiết kế các báo cáo.
+ Lập tài liệu thiết kế hệ thống.
Các giai đoạn thiết kế hệ thống:
- Giai đoạn 1: Thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thống và mỗi
quan hệ giữa chúng.
- Giai đoạn 2: Thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối
quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng.
Thiết kế là việc áp dụng các công cụ phương pháp thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống
cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn
tại trên thực tế sao chô nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành
chương trình và cấu trúc hệ thống.
Từ những lý luận trên cho thấy phân tích thiết kế hệ thống có vai trò vô cùng quan
trọng đối với một hệ thống thông tin quản lý. Đặc biệt trong HTTT quản lý bán hàng,

Phân tích thiết kế hệ thống là bước đầu để đưa ra thực trạng, yêu cầu của hệ thống, từ
đó phát triển hệ thống hoàn thiện qua từng ước, từng pha của quá trình thiết kế hệ
thống.
1.2.2. Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng

Các hệ thống thông tin quản lý không còn xa lạ với các doanh nghiệp khi nhu cầu quản
lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng không nhỏ
đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của
doanh nghiệp. Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tài này
nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ
trong doanh nghiệp:
Ngoài nước:
+ Vicki A.Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis & design to
improve business quality”, Chron online newspaper. Bài báo khẳng định những lợi ích
mà việc phân tích và thiết kế HTTT quản lý mang lại cho doanh nghiệp, đặc biệt là
doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design and

7
SVTH: Nguyễn Thị Thu

7

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”,
library.uis.edu. Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung
bao gồm cả quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giải

quyết vấn đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp.
Trong nước:
+ Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4”, Viện
Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội. Đề tài xây dựng
HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn kho theo ngày
nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, lập báo
cáo… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triển Công
nghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặt
chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách hàng mua hàng
của Công ty một cách hệ thống.
+ Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệ thống
thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại. Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTT
quản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bản
của phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việc
phân tích và thiết kế gần gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấu
thông tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làm giảm
chi phí, hệ thống có tính mở. Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đối
tượng đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp.
+ Trần Văn Mộc, Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán
hàng nội thất của công ty F.GOUP ”, Khoa công nghệ thông tin, Đại học giao thông
vận tải. Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủ thông
tin cần thiết gióp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo, tổng
hợp dữ liệu của người sử dụng. Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng,
thống nhất trên tất cả các chức năng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hết
các chức năng.

8
SVTH: Nguyễn Thị Thu

8

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
+ Nguyễn Thị Thuỳ Dương , Luận văn : “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản
lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, Khoa tin học kinh
tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân. Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty
cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản
trong hệ thống quản lý bán hàng. Chương trình đã quản lý được các giao dịch trong
ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch của
từng nhân viên. Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tim về
khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thời
chương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại khách
hàng thực hiện giao dịch.
Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu tư,
xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cả trong
và ngoài nước. Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thương mại
đặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chính được
đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năng cạnh
tranh. Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng hóa
và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh vực
hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực con
người có hiệu quả như mong đợi. Trước những đòi hỏi chung của thời điểm mà mọi
doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng cao chất
lượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trình quản lý bán
hàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn.
1.3. Mục tiêu của đề tài

Hệ thống hóa kiến thức về HTTT quản lý bán hàng nói chung và của công ty HTTT
FPT nói riêng.
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT,
nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ đó đưa ra một
số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp
và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu quả trong
công việc.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
9
SVTH: Nguyễn Thị Thu

9

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT
Phạm vi nghiên cứu
-

Không gian
+ Về mặt lý luận: Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý thông qua
các tài liệu, các công trình nghiên cứu.
+ Về mặt thực tiễn: Tiến hành nghiên cứu các hoạt động bán hàng và hệ thống thông

-

tin bán hàng tại công ty HTTT FPT.
Thời gian

+ Về mặt lý luận: Nghiên cứu các tài liệu về hoạt động bán hàng và hệ thống thông tin
bán hàng tại công ty HTTT FPT giai đoạn 2012- 2014.
+ Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu cấu trúc, thực trạng của hoạt động bán hàng, ứng dụng CNTT
vào HTTT quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT trong giai đoạn 2012- 2014.
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài
Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website), tin tức
trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông tin hữu
ích, khá chính xác và đa dạng.
Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất. Phương
pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quan đến quá
trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty HTTT FPT.
Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề cần nghiên
cứu một cách thực tế nhất.
Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc nghiệm,
quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu, phương
pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng.
Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thập thông tin,
làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn.
1.6. Kết cấu khóa luận
Khóa luận được chia thành 3 phần chính:
Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công
ty hệ thống thông tin FPT.
Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty hệ thống
thông tin FPT.
10
SVTH: Nguyễn Thị Thu

10

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.1. Một số khái niệm về quản trị kinh doanh
 Khái niệm Quản trị
Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản trị hành chính
(trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế). Có rất nhiều
quan niệm về quản trị:
+ Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc
qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các
hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức.
+ Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được
mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động.
+ Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu
hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc
thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị
trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ
phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau
phát triển.
 Khái niệm quản trị kinh doanh
Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị
nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất...
Quản trị kinh doanh là tập hợp các hoạt động có liên quan và tương tác mà một chủ thể
kinh doanh tác động lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp để sử dụng
một cách tốt nhất mọi nguồn lực, tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp trong hoạt
động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lệ kinh

doanh.
Quản trị nhân lực là hệ thống các quan điểm, chính sách và hoạt động thực tiễn được
sử dụng trong quản trị con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả
tổ chức và nhân viên.

11
SVTH: Nguyễn Thị Thu

11

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Quản trị tài chính doanh nghiệp là các hoạt động nhằm phối trí các dòng tiền tệ trong doanh
nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị tài chính bao gồm các hoạt
động làm cho luồng tiền tệ của công ty phù hợp trực tiếp với các kế hoạch.
Quản trị quan hệ khách hàng là quá trình lựu chọn những khách hàng mà một doanh
nghiệp có thể phục vụ một cách sinh lời nhất và thiết lập những tương tác riêng biệt
giữa doanh nghiệp với từng khách hàng.
2.1.2. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
- Dữ liệu (Data) là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan.
Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp
các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng.
- Thông tin (Information) là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý
(phân tích, tổng hợp, ...), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. Thông tin có
thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một
đối tượng cụ thể,trong một ngữ cảnh cụ thể.
- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc
lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Phần tử có thể là vật chất

hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc,
quy trình xử lý.
- Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,
truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu
dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa
dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của
tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và
phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo
các quyết định trong tổ chức.
2.1.3. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin
2.1.3.1. Các phương pháp phân tích thiết kế
Phương pháp phân tích thiết kế bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ
sung, tạo sinh, kiểm thử xác định, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ
liệu, cài đặt.
12
SVTH: Nguyễn Thị Thu

12

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa
đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.
Các phương pháp hướng chức năng:
- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theo
phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Nó có hệ
thống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữa

các hệ con. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu
(Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhưng SADT chưa
quan tâm một cách thích đáng đối với mo hình chức năng của hệ thống.
- Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Effort) của Pháp dựa trên
các mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tin như mức quan niệm,
mức tổ chức, mức vật lý và có kết hợp với mô hình.
- CASE (Computer- Aided System Engineering) – phương pháp phân tích và thiết kế
tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính.
Các phương pháp hướng đối tượng:
- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phương pháp
được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực. Phương pháp này yêu cầu các
phần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA. Do vậy, phương pháp này
chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa
và phân lớp.
- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa hệ
thống thành các lớp. các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia
ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các
thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phương pháp RDD hỗ trợ cho
các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng.
- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được xem là mới
nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng. Phương pháp này khắc phục được một số
nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải.
Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triển hơn so
với tiếp cận hướng chức năng. Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệ thống
theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp nhiều khó khăn vì chưa có nhiều các công cụ
13
SVTH: Nguyễn Thị Thu

13

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế đối tượng. Chính vì vậy cách tiếp cận này vẫn chưa
được phát triển rộng rãi.
2.1.3.2 . Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng
Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng quan tâm chủ yếu tới những thông
tin mà hệ thống sẽ giữ gìn, xem người dùng sẽ cần những thông tin nào, rồi thiết kế
ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in
báo cáo để trình bày các thông tin. Nói một cách khác là tập trung vào thông tin và
không mấy để ý đến những gì có thể xảy ra với những hệ thống đó và cách hoạt động
của hệ thống là ra sao. Đây là lối tiệm cận xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng để
tạo nên hàng ngàn hệ thống trong suốt nhiều năm.
Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu
và nắm bắt thông tin. Một trong những thách thức lớn là yêu cầu đối với các hệ thống
thường xuyên thay đổi. Một hệ thống xoay quanh dữ liệu có thể dể dàng xử lý việc
thay đổi ngân hàng dữ liệu, nhưng lại khó thực thi những thay đổi trong nguyên tắc
nghiệp vụ hay cách hoạt động của hệ thống.
Phương pháp tiếp cận:
- Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành
nhiều chương trình con nhằm đến thực một công việc xác định.
- Cách tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng phần mềm dựa vào việc phân rã phần mềm
theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó. Cách tiếp cận hướng
hành động lại tập trung phân tích hệ thống trên các hoạt động thực thi các chức năng
của phần mềm đó.
- Cách thực hiện : Phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down). Phương pháp này
tiến hành phân rã các bài toán thành bài toán nhỏ hơn đến khi nhận được các bài toán
có thể cài đặt được.
Đặc trưng đóng gói:

- Phương pháp này có đặc trưng là dữ liệu được đóng gói để hạn chế truy nhập tự do,
trực tiếp vào dữ liệu.
- Cho phép sử dụng lại mã nguồn để tiết kiệm tài nguyên và công sức lập trình.
Ưu điểm:
+ Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng.
14
SVTH: Nguyễn Thị Thu

14

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
+ Chương trình sáng sủa dễ hiểu.
+ Phân tích được các chức năng của hệ thống .
+ Dễ theo dõi luồng dữ liệu.
Nhược điểm:
+ Không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ
vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại modul nào đó trong
phần mềm này cho phần mềm khác với các yêu cầu về dữ liệu khác.
+ Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn.
+ Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như
khó kiểm thử và bảo trì.
Lĩnh vực áp dụng: Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bài toán
nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải tư duy giải thuật rõ ràng và người lập trình có
khả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình.
Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng gồm các giai đoạn cơ bản sau:
- Giai đoạn 1. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Thu thập thông tin, tài liệu, nghiên
cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực,

từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới (hệ thông tin quản lý).
- Giai đoạn 2. Phân tích hệ thống: Phân tích sâu hơn các chức năng và dữ liệu của hệ
thống cũ để đưa ra mô tả của hệ thống mới (giai đoạn thiết kế logic).
- Giai đoạn 3. Thiết kế hệ thống nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để
sao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng
thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế.
- Giai đoạn 4. Cài đặt hệ thống gồm 2 công việc chính là lập trình và kiểm định nhằm
chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được.
- Giai đoạn 5. Khai thác và bảo trì: Là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời
thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công
ty HTTT FPT
2.2.1 Giới thiệu về công ty
Tên công ty: Công ty Hệ thống Thông tin FPT
Tên viết tắt: FPT IS
15
SVTH: Nguyễn Thị Thu

15

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Tên tiếng anh: FPT Information System
Địa chỉ:Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark Tower - E6 Phạm Hùng, Hà Nội
Điện thoại: +84 4 35626000
Email:
Website: www.fis.com.vn
Trung tâm giải pháp & Phát triển phần mềm FPT- Công ty TNHH Hệ thống thông tin

FPT (FPT Information System – FPT IS) là thành viên của tập đoàn FPT. Hiện tại,
FPT IS gồm 10 công ty thành viên và 1 liên doanh với Nhật Bản. Hoạt động chuyên
sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụ ERP, dịch vụ công nghệ
thông tin, tích hợp hệ thống, dịch vụ điện tử và cung cấp thiết bị CNTT. Giúp các doanh
nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh bằng những hệ thống công nghệ thông tin toàn diện.
Đội ngũ kỹ sư am hiểu nghiệp vụ khách hàng, chuyên sâu trong từng ngành kinh tế,
chia sẻ kinh nghiệm để cùng phát triển là giá trị quan trọng mà FPT IS tích lũy trong
nhiều năm.
Sứ mệnh: “FPT IS nỗ lực trở thành nhà cung cấp giải pháp phần mềm và dịch vụ công
nghệ thông tin có uy tín trên toàn cầu, sáng tạo các giá trị vì khách hang, đem lại thành
công cho các thành viên, đóng góp cho cộng đồng”.
2.2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng của công ty
2.2.2.1 Quy trình quản lý bán hàng tại công ty
Hiện đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều doanh nghiệp, tổ chức thuộc chính
phủ và cả tư nhân với các quy mô khác nhau. Đặc thù là một công ty phần mềm, các
sản phẩm mang tính chất là các giải pháp, dịch vụ, phần mềm… Quá trình quản lý bán
hàng liên hệ mật thiết với quá trình triển khai dự án. Sau khi tiếp nhận các đơn hàng,
các dự án từ phía khách hàng, bộ phận chuyên môn sẽ làm việc với khách hàng để nắm
bắt yêu cầu khách hàng, thành lập đội dự án làm theo đúng kế hoạc dự án đề ra, đồng
thời làm việc với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lý chi phí, phòng
hành chính để quản lý thông tin khách hàng thường xuyên.
Trong quá trình triển khai các dự án, song song với các hoạt động kỹ thuật có rất nhiều
việc quản lý cần được thực hiện để đảm bảo thành công của dự án.

16
SVTH: Nguyễn Thị Thu

16

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Quá trình triển khai phải đảm bảo các hoạt động theo dõi và kiểm soát quy trình được
thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả bao gồm các hoạt động chính sau:
- Quản lý phạm vi dự án :Quản lý sản phẩm, quản lý yêu cầu và thay đổi yêu cầu.
- Quản lý chi phí bao gồm: Chi phí nhân công, Chi phí triển khai.
- Quản lý tiến trình: Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn, kiểm soát kế hoạch chi tiết.
- Quản lý chất lượng :Thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, thực hiện các hoạt
động kiểm soát chất lượng.
- Quản lý nguồn nhân lực: Xây dựng đội dự án và quản lý đội dự án.
- Quản lý rủi ro: Thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá lại
các rủi ro.
- Quản lý truyền thông: Thực hiện các hoạt động truyền thông và quản lý các bên liên
quan.
- Quản lý mua sắm: Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch.
Quy trình quản lý bán hàng hiện tại của công ty bao gồm các hoạt động chính:
Quản lý khách hàng dự án:
+ Cập nhật thông tin khách hàng.
+ Tiếp nhận phiếu yêu cầu dự án.
+ Gửi phiếu yêu cầu dự án đến ban giám đốc và phòng kỹ thuật.
+ Gửi thông tin phản hồi.
+ Lập hợp đồng.
Quản lý chi phí dự án:
+ Cập nhật thông tin danh mục dự án
+ Quản lý thu cho dự án.
+Quản lý chi cho dự án.
+ Theo dõi công nợ và chuyển khoản.
Thống kê, báo cáo:

+ Báo cáo danh mục dự án đã hoàn thiện
+ Báo cáo danh mục dự án đang triển khai
+Báo cáo các khoản thu của dự án.
+ Báo cáo chi của dự án.
+Báo cáo thông tin chi tiết dự án.
17
SVTH: Nguyễn Thị Thu

17

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Mô hình tổ chức quản lý dự án công ty đang sử dụng là mô hình tổ chức quản lý dự án
theo các bộ phận chức năng. Khi nhận được hợp đồng mới, đội dự án sẽ được thành
lập. Thành viên của đội dự án đến từ các phòng ban khác nhau, đảm bảo cho mọi hoạt
động của dự án được xuyên suốt và thống nhất. Giám đốc trực tiếp kí quyết định thành
lập đội dự án.
Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng.
Phòng kinh doanh:
Nhân viên kinh doanh tìm kiếm và gặp gỡ các khách hàng tiềm năng trong khu vực
mình quản lý, trao đổi, tìm hiểu thông tin và gửi cho họ các thông tin về các thiết bị
công ty cung cấp và thông tin của công ty.
Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng kinh doanh của
công ty. Nhân viên kinh doanh tiếp nhận và tổng hợp các thông tin cần thiết để trình
lên ban giám đốc và phòng dự án.
Nếu Ban giám đốc chấp nhận dự án thì nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành viết hợp
đồng với khách hàng. Nếu không sẽ thông báo cho khách hàng là dự án không được
chấp nhận.

Phòng tổ chức hành chính:
Phòng dự án xem xét yêu cầu của khách hàng và đưa ra các thông số kỹ thuật cũng
như tính khả thi của dự án.
Nếu hợp đồng được ký kết, dự án được thiết lập và nhóm phụ trách dự án được thành
lập.
Bộ phận kế toán:
Nhận các thông tin về dự án từ phòng dự án, sau đó dự toán kinh phí cho dự án, quản
lý các khoản mục chi phí cho dự án và thu tiền từ các khách hàng, đối tác.
Khi cần nhập về các thiết bị cần thiết cho dự án, nhóm phụ trách dự án gửi các bảng
dự toán chi phí đến bộ phận kế toán. Nếu đồng ý chi, nhân viên kế toán sẽ viết phiếu
chi và lưu lại thông tin. Khi khách hàng chi trả các chi phí cho dự án, kế toán sẽ lập
phiếu thu. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng.
Đồng thời theo dõi công nợ của khách hàng thông qua các tài khoản đó.
Ban giám đốc:
- Xem xét báo cáo quản lý các công việc thường niên.
18
SVTH: Nguyễn Thị Thu

18

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
- Lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình quản trị dự án.
2.2.2.2

-

-

Thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT
Phần mềm công ty sử dụng
Cài đặt hệ điều hành Windows
Phần mềm văn phòng
+ Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi
chiếc máy tính văn phòng.
+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey
+ Các trình duyệt web: chrome, firefox , Cốc Cốc
+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar
Phần mềm tài chính kế toán: Sử dụng Phần mềm kế toán FTS Accounting phù hợp cho
doanh nghiệp theo mô hình mẹ con và có nhiều cơ quan trực thuộc. Dễ dàng hợp nhất
các báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thông tin tài chính, kế toán nhanh chóng,

chính xác. Đảm bảo thống nhất nghiệp vụ kế toán giữa các công ty con.
- Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng
- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
- Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực
- Phần mềm quản lý nhân sự
 Trang thiết bị phần cứng tại công ty.
Là một công ty chuyên về hệ thống thông tin, công nghệ thông tin nên công ty hết sức
chú trọng đầu tư cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT. Cụ thể như sau:
- Số lượng máy trạm là hơn 3200 chiếc
- Số lượng máy chủ là 380 chiếc
- Số lượng máy in là 30 chiếc.
- Số liệu máy chiếu là 25 chiếc.
 Cơ sở hạ tầng mạng truyền thông
Toàn công ty có 380 máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows và Linux là nền tảng
cho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin các dự án, thông tin của công ty. Hạ
tầng được đầu tư mạnh mẽ có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho cán bộ nhân viên

công ty.
Máy chủ được đặt tại tầng 21 trụ sở chính, luôn luôn đảm hệ thống điện, hệ thống làm
mát (điều hòa), hệ thống camera theo dõi, hệ thống báo cháy…
Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết nối các
thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong công ty. Các thiết bị trong
công ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Ethernet, Token
Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,...

19
SVTH: Nguyễn Thị Thu

19

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho công ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề
an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng như kết nối
với cơ sở dữ liệu nhanh chóng.
 Nguồn nhân lực

Năm 2014, FPT IS có hơn 3.200 nhân viên trong đó có trên 2.500 kỹ sư trình độ cao,
am hiểu nghiệp vụ khách hàng và chuyên sau trong từng ngành kinh tế.
Số lượng cán bộ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực CNTT:
-

Cán bộ, nhân viên phần cứng là hơn 300 người.
Cán bộ, nhân viên phần mềm:
+ Dịch vụ là 500 người.

+ Phát triển phần mềm là 2700 người.
Năng lực của chuyên gia FPT IS được công nhận với hơn 2000 chứng chỉ công nghệ
quốc tế được cấp bởi các nhà cung cấp giải pháp và dịch vụ dẫn đầu thế giới như: hãng

Cisco, IBM, Microsoft, Oracle, HP, SAP, Juniper,Checkpoint, PMI.
 Dữ liệu
Thông tin quản lý khách hàng được lưu trữ trên máy chủ của công ty đặt tại tầng 21
tòa nhà Keangnam và ở các chi nhánh của công ty.
Nguồn dữ liệu này cho phép một số bộ phận liên quan truy cập bằng user của mỗi
nhân viên công ty và phải được sự cho phép của quản trị viên.
Đánh giá chung về hiệu quả của hệ thống thông qua khảo sát thực trạng tại công ty:
Những thành tựu đạt được
 Quy trình thực hiện hoàn thiện

Việc triển khai dự án tuân thủ theo quy trình đề ra thực sự đem lại hiệu quả. Tuân thủ
theo quy trình không có nghĩa là rập khuôn cứng nhắc mà việc tuân thủ theo quy trình
nhằm đảm bảo tính nhất quán, thống nhất không bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết trong
quá trình triển khai. Đồng thời cũng đòi hỏi Quản trị dự án, cán bộ triển khai phải linh
hoạt, nhạy bén trong quá trình xử lý các tình huống phát sinh khi triển khai dự án đến
với khách hàng. Tính chất khoa học của hệ thống quy trình đã được chứng minh bằng
chính những dự án đã được triển khai thành công.
 Thực hiện tốt công tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dự án

Bộ phận tài chính kế toán của công ty theo dõi chi phí của dự án, nhân lực tham gia và
nguồn lực của dự án hàng tuần. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc kiểm
soát chi phí của dự án mà nó còn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí phù hợp
20
SVTH: Nguyễn Thị Thu

20

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Còn về nhân lực, có những người cùng một lúc tham
gia vào nhiều dự án thì lịch trình và công việc của họ rất linh hoạt, có thể có những sự
chậm trễ nào đó trong giới hạn cho phép đối với một dự án để có thể tập trung đẩy nhanh
tiến độ cho dự án khác để kết thúc dự án sớm. Đảm bảo ngân sách cho dự án có ý nghĩa
rất quan trọng, không chỉ ảnh hưởng tới việc huy động nguồn lực ảnh hưởng tới chất
lượng tiến độ thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của dự án.
 Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và hiện đại

Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của công ty hoàn toàn đáp ứng được khả năng tin học
hóa hệ thống thông tin quản lý dự án, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp ứng
được nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của công ty.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với kiến thức tin học căn bản là nền tảng để có thể đào
tạo sử dụng hệ thống sau khi tin học hóa.
Những hạn chế:
 Khó khăn trong giao tiếp giữa các thành viên trong đội dự án

Lịch làm việc của nhân viên được lưu ở dạng các file excel. Lịch làm việc hàng tuần
được mỗi nhân viên gửi cho nhóm trưởng, nhóm trưởng tổng hợp gửi cho bộ phận
Hành chính, bộ phận Hành chính tổng hợp gửi cho toàn công ty. Công việc tra cứu lịch
làm việc phục vụ cho việc quản lý dự án diễn ra không thuận lợi.
Giao tiếp giữa các thành viên trong một dự án gặp khó khăn, phụ thuộc vào việc gặp
mặt trực tiếp trao đổi công việc. Nhân lực chính của một dự án là nhân viên của phòng
Dự án, điều này dẫn đến việc tại cùng một thời điểm, một nhân viên tham gia vào
nhiều dự án. Điều này dẫn đến trong một số trường hợp, nhân viên tham gia đồng thời
hai dự án A và B, phải xuống thực tế nghiệm thu dài ngày dự án A, đội dự án B cần

thông tin, nhưng thông tin này lại chỉ do thành viên kia hiểu rõ, gây chậm trễ thông tin.
 Khó khăn khi làm việc với CSDL

Khi cần tìm kiếm thông tin liên quan đến dự án, việc tra cứu rất khó khăn và mất thời
gian do phải chờ quản trị hệ thống thông tin cho phép truy cập vào CSDL.
Công ty cũng gặp phải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý dự án như trễ
tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực…

21
SVTH: Nguyễn Thị Thu

21

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT
3.1. Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng
3.1.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích
yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ,
chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các
chức năng cũng như hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.
Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD) là loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần các chức năng
từ tổng quát đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, quan hệ giữa các
chức năng là các cung có quan hệ bao. Biểu đồ cho cái nhìn khái quát, dễ hiểu về các
chức năng của hệ thống, dễ dàng thành lập, có tính chất tĩnh (chỉ thấy chức năng mà
không có trình tự xử lý), thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chức năng.

Mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng nhằm xác định phạm vi của hệ thống. Cho
phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp khách
quan, có thể phát hiện chức năng thiếu, trùng lặp. Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và
người sử dụng trong khi phát triển hệ thống.
Trong bài sử dụng phương pháp Topdown để phân tích và thiết kế hệ thống về mặt
chức năng.
Với cơ cấu tổ chức gồm: Ban giám đốc, phòng quản lý giao dịch khách hàng, phòng
quản lý công nợ khách hàng.
Mô tả chức năng của hệ thống quản lý bán hàng:
 Quản lý giao dịch khách hàng: Phòng kinh doanh quản lý thông tin của khách hàng,

nhận đơn hàng đặt sản phẩm và lập hợp đồng.
 Quản lý dự án: Đội thực hiện dự án nhận các sản phẩm của công ty, xuất và chuyển

sản phẩm cho khách hàng, nhận sản phẩm khách trả và chỉnh sửa theo yêu cầu.
 Quản lý công nợ khách hàng: Quản lý thu - chi, công nợ đối với khách hàng, lập các
hóa đơn thanh toán cho khách hàng, thu tiền khách trả, thu tiền khách nợ.
 Lập tra cứu báo cáo: Các phòng ban lập tra cứu báo cáo về sản phẩm, về khách hàng,
về dự án, các danh mục tra cứu báo cáo để ban giám đốc tra cứu và đưa ra quyết định
chỉ thị khi cần.
22
SVTH: Nguyễn Thị Thu

22

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp

Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng

3.1.2. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD – Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệ
thông tin giữa các công việc.
Sơ đồ luồng dữ liệu bổ xung khiếm khuyết của sơ đồ phân rã chức năng bằng việc bổ
xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. Cho ta cái nhìn đầy
đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống. Là một trong số các đầu vào cho quá trình
thiết kế hệ thống.
Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu gồm có chức năng, luồng dữ liệu, kho dữ liệu,
tác nhân ngoài, tác nhân trong.

23
SVTH: Nguyễn Thị Thu

23

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp
- Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin
như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một
chức năng không có thông tin mới sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong DFD.
- Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng. Các luồng dữ liệu phải
chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý, các luồng thông tin khác
nhau phải có tên gọi khác nhau.
- Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử
dụng chúng.
- Tác nhân ngoài là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có

trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố nà trên sơ đồ chỉ ra giới hạn
của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
- Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng
được trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao
gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được
chỉ ra nhờ kí hiệu này.
3.1.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Sơ đồ dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống
đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống. Các
luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống.

24
SVTH: Nguyễn Thị Thu

24

Mã SV: 12D190090


Khóa luận tốt nghiệp

Hình 3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

25
SVTH: Nguyễn Thị Thu

25

Mã SV: 12D190090