CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

CHƯƠNG TRÌNH TẬP HUẤN VỀ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. SOẠN THẢO VĂN BẢN
2. VĂN THƯ LƯU TRỮ
3. VĂN THƯ ĐIỆN TỬ

ĐÀ NẴNG 01/2011
B01.QT553-02


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

Số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đà Nẵng, ngày

/HC-TH

tháng 3 năm 2010

V/v thực hiện thống nhất thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị

Thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản và phải áp dụng phông chữ Times New Roman để
trình bày văn bản. Ủy ban Nhân dân thành phố đã có quyết định số 82/2005QĐ-UBND ngày 12/7/2005 quy định các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân trên địa
bàn thành phố Đà Nẵng khi soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính, bản sao văn bản phải áp dụng quy định của Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP có hiệu lực từ ngày 01/8/2005. Đại học sư
phạm yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt một số nội dung
sau:
1. Phổ biến Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ nội vụ-Văn phòng Chính phủ và công văn số
82/2005/QĐ-UBND ngày 12/7/2005 đến toàn thể cán bộ của đơn vị
mình để biết và thông nhất thực hiện về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản trong toàn cơ quan kể từ tháng 4/2010.
2. Bộ phận Vi tính có trách nhiệm kiểm tra và cài đặt các phông chữ của
bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt
Nam TCVN 6909:2001 cho các máy vi tính dùng để soạn thảo văn bản
của các phòng.
3. Phòng Hành chính -Tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản các quyết định, công văn do các
đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký.
Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước, Trường Đại học Sư phạm
gửi kèm “Hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức
văn bản” để các đơn vị trong toàn trường được rõ.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh
về Phòng Hành chính –Tổng hợp để được giải quyết./.
HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:
- Như trên;

- Ban giám hiệu;
- Lưu HC-TH.

B01.QT553-02


HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
I. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

1. Chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao
Chữ viết tắt các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính,
bản sao văn bản thống nhất thực hiện như sau:
Stt Tên loại văn bản
Chữ viết tắt
Văn bản quy phạm pháp luật
1 Luật
Lt
2 Pháp lệnh
PL
3 Lệnh
L
4 Nghị quyết
NQ
5 Nghị quyết liên tịch
NQLT
6 Nghị định
NĐ
7 Quyết định
QĐ
8 Chỉ thị

CT
9 Thông tư
TT
10 Thông tư liên tịch
TTLT
Văn bản hành chính
1 Quyết định (cá biệt)
QĐ
2 Chỉ thị (cá biệt)
CT
3 Thông cáo
TC
4 Thông báo
TB
5 Chương trình
CTr
6 Kế hoạch
KH
7 Phương án
PA
8 Đề án
ĐA
9 Báo cáo
BC
10 Biên bản
BB
11 Tờ trình
TTr
12 Hợp đồng
HĐ

13 Công điện
CĐ
14 Giấy chứng nhận
CN
15 Giấy ủy nhiệm
UN
16 Giấy mời
GM
17 Giấy giới thiệu
GT
18 Giấy nghỉ phép
NP
19 Giấy đi đường
ĐĐ
20 Giấy biên nhận hồ sơ
BN
21 Phiếu gửi
PG
22 Phiếu chuyển
PC
Bản sao văn bản
1 Bản sao y bản chính
SY
2 Bản trích sao
TS
3 Bản sao lục
SL
B01.QT553-02

2. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn
Chữ viết tắt tên dơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn để ghi ở
phần số, ký hiệu của công văn, thống nhất thực hiện như sau:
TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO HOẶC CHỦ TRÌ SOẠN THẢO CÔNG VĂN

CHỮ VIẾT TẮT

1

Phòng Hành chính -Tổng hợp

HC-TH

2

Phòng Đào tạo

ĐT

3

Phòng Công tác sinh viên

CTSV

4

Phòng Khoa học, Sau đại học & Hợp tác quốc tế

KH-SĐH&HTQT

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
a) Đối với văn bản không đóng quyển:
Lề trên: cách mép trên 20-25 mm;
Lề dưới:cách mép dưới 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái 30-35 mm;
Lề phải:cách mép phải 15-20 mm.
b) Đối với văn bản đóng quyển:
- Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên 20-25 mm;
Lề dưới:cách mép dưới 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái 30-35 mm;
Lề phải:cách mép phải 15-20 mm.
- Trang mặt sau:

Lề trên: cách mép trên 20-25 mm;
Lề dưới:cách mép dưới 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái 15-20 mm;
Lề phải:cách mép phải 30-35mm.

4. Nội dung văn bản
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến1,27cm (1
defaut tab);
a) Khoảng cách
- Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt;
- Khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu
từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15 pt (exactly)
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4
được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo
Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (Phụ lục I). Vị trí trình bày các thành

phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo
Sơ đồ trên.
Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau:
B01.QT553-02


a) Quốc hiệu
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.
Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ
in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có
độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3.
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và
ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:
Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4,

bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu
phẩy.
Ví dụ: Đà Nẵng, ngày 02 tháng 01 năm 2010
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản
được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,
B01.QT553-02


kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt
“V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1
default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt;
khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách
dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần
căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có
dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu

chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên)
của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của
mục dùng chữ số Ả-rập (1, 2, 3,…). Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số
thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là
dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn
đến nhỏ thì trình bày như sau:
B01.QT553-02


- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số
thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh
giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của
mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có
dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo

thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ
chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”,
“TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại
ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8.
i) Nơi nhận
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được
trình bày như sau:
- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm
cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch
ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
B01.QT553-02


Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và
các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai

chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu
chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm,
tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường
hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn
bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được
đóng vào ô số 11.
Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình chữ
nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong
khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm
x 8mm và 20mm x 8mm.
l) Các thành phần thể thức khác
Các thành phần thể thức khác được trình bày như sau:
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ
“trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình
bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dự thảo” hoặc
cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô
số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu

chữ đứng;
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số
điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số
B01.QT553-02


14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ
nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;
- Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang
giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục
trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy
(phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số Ảrập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh
hoạ tại Phụ lục IV - Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức
bản sao kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP(trong đó, sử dụng
phông chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).
Mẫu trình bày một số loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính được minh hoạ tại Phụ lục V - Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản
kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP(trong đó, sử dụng phông chữ
.VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).
II. QUY TRÌNH DUYỆT VÀ TRÌNH KÝ VĂN BẢN
1. Người soạn văn bản:
Do các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ hoặc chuyên viên đảm nhiệm. Khi
soạn văn bản xong, người soạn thảo văn bản ký nháy vào bên cạnh chữ cuối
cùng phần nội dung văn bản. Thủ trưởng đơn vị ký nháy vào chữ cuối cùng của
phần “nơi nhận”
Trước khi trình ký và đóng dấu, trừ những trường hợp đặc biệt, văn bản

mới soạn thảo phải được cán bộ phụ trách pháp chế kiểm tra tính hợp pháp và
hợp lý của văn bản.
2. Kiểm tra và trình ký văn bản:
Người kiểm tra có trách nhiệm xem xét lại văn bản về thể thức, cấu trúc
văn bản, về hình thức cũng như về văn phong của văn bản trước khi trình ký.
Người trình ký soát lại và chịu trách nhiệm về bản đánh máy đã được kiểm tra.
3. Ký văn bản:
Người (hoặc đơn vị) soạn văn bản trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu
trưởng được phân công phụ trách lĩnh vực công việc trực tiếp ký vào văn bản.

B01.QT553-02


Các trường hợp ký thay (KT), thừa lệnh (TL), thừa uỷ quyền (TUQ),…
được thực hiện theo quy định. Người ký văn bản chịu trách nhiệm về văn bản ký
ban hành. Trong trường hợp thủ trưởng các đơn vị được thừa lệnh Hiệu trưởng
ký tên và đóng dấu các văn bản theo quy định đi vắng, phó trưởng đơn vị ký
phải có chữ “KT” (ký thay).
4. Đóng dấu:
Văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký chính thức của người có
thẩm quyền. Đóng dấu phải rõ ràng, đóng trùm từ 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía
bên trái. Đóng dấu phải sử dụng đúng mẫu mực dấu đã được quy định.
Các văn bản đóng dấu treo phải được cấp có thẩm quyền đồng ý và dấu
phải đóng trên trang đầu, trùm một phần dòng chữ “Trường Đại học Vinh” về
bên trái.
5. Phát hành:
Đối với công văn đi, trước khi đóng dấu phải đăng ký vào sổ ghi số văn
bản, ghi rõ ngày tháng năm và số lượng bản phát hành để nhân bản. Phát hành
văn bản phải lưu lại 01 bản chính (có chữ ký trực tiếp) trước khi phát hành văn
bản đến nơi nhận, phục vụ cho việc lưu trữ.

III.

MỘT SỐ ĐIỂM LƯU Ý VỀ XÁC NHẬN CHỮ KÝ

Các văn bản yêu cầu Nhà trường xác nhận chữ ký và đóng dấu, phải ghi
rõ chức danh, trình độ đào tạo, chức vụ (nếu có, ví dụ: PGS-TS, GVC-TS,
Trưởng khoa, P.Trưởng khoa,…) của người được xác nhận chữ ký. Văn bản xin
xác nhận chữ ký và đóng dấu phải được đánh máy (hoặc viết tay) rõ ràng, sạch
sẽ, trình bày đúng theo thể thức văn bản hành chính. Việc xác nhận chữ ký hoặc
nội dung, lĩnh vực văn bản liên quan đến đơn vị nào thì do thủ trưởng đơn vị đó
ký (lĩnh vực tổ chức cán bộ do P.HC- TH ký, lĩnh vực HS-SV do Phòng CTSV
ký, , lĩnh vực đào tạo do P.Đào tạo ký, lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đào tạo
sau đại học và hợp tác quốc tế do P. KH-SĐH&HTQT ký) Phòng Hành chínhTổng hợp có trách nhiệm xác nhận chữ ký và đóng dấu các văn bản theo đúng
quy định, có mục đích rõ ràng và đúng thẩm quyền. Việc xác nhận và y sao các
văn bản liên quan đến lĩnh vực đào tạo (bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, bảng điểm,
học bạ,…) không thuộc thẩm quyền của Phòng HC-TH.

B01.QT553-02


PHỤ LỤC I
S Ơ ĐỒ B Ố T RÍ C ÁC TH ÀNH PH ẦN T H Ể TH ỨC VĂ N BẢ N
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
20-25 mm

11

2

1

3

4

5b

5a
9a

10a
10b

12

15-20 mm

6

30-35 mm

7a
9b
8

13

7b

14
20-25 mm

B01.QT553-02

7c


Ghi chú:
Ô số
1
2
3
4
5a
5b
6
7a, 7b, 7c
8
9a, 9b
10a
10b
11
12
13
14

B01.QT553-02

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn hành chính
Nội dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật

Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ
Website; số điện thoại, số Telex, số Fax


PHỤ LỤC II
S Ơ ĐỒ BỐ TRÍ CÁ C T HÀ NH P HẦ N TH Ể T H ỨC
BẢ N SAO VĂ N B ẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
20-25 mm

30-35 mm

2

1

3

4

15-20 mm

PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO

5a
7
6

5c
5b

20-25 mm

Ghi chú:
Ô số
1

:
:

2
3
4
5a, 5b, 5c

:
:
:
:

6
7

:

:

B01.QT553-02

Thành phần thể thức bản sao
Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao”
hoặc “sao lục”
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
Số, ký hiệu bản sao
Địa danh và ngày, tháng, năm sao
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

_____________

________________________________

Số:

/QĐ-HCTH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đà Nẵng, ngày

tháng

năm 2011

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………………………………..
___________________

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
Căn cứ …..

;

Theo đề nghị của …

,

QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.

(Nội dung, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)

Điều 2.
Điều 3.

Nơi nhận:
- Như điều 3;
- ĐHĐN;

- BGH;
- Lưu HC-TH.

B01.QT553-02

HIỆU TRƯỞNG


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

Số :369 /QĐ-HC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đà Nẵng, ngày 20 tháng 10 năm 2010

QUYẾT ĐỊNH
Về việc tặng Giấy khen của Hiệu trưởng Trường Đại học Sư phạm cho các
cá nhân năm học 2009 - 2010
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
Căn cứ Nghị định 32/ CP, ngày 04 tháng 4 năm 1994 của chính phủ về
việc thành lập Đại học Đà Nẵng;
Căn cứ Quyết định số 05/TC-CB ngày 06 tháng 01 năm 1996 của Giám
đốc Đại học Đà Nẵng về cơ cấu tổ chức trường Đại học Sư phạm;
Căn cứ biên bản cuộc họp Hội đồng thi đua – khen thưởng trường Đại học
Sư phạm ngày 01 tháng 9 năm 2010 về việc xét các danh hiệu thi đua năm học
2009 - 2010;
Theo đề nghị của ông Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp,

QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay tặng Giấy khen của Hiệu trưởng trường Đại học Sư phạm
cho 52 cán bộ - viên chức của Trường đã có nhiều thành tích xuất sắc trong năm
học 2009 - 2010 (danh sách kèm theo).
Điều 2. Mức tiền thưởng cho mỗi cá nhân là 100.000 đồng (Một trăm
ngàn đồng), trích từ nguồn kinh phí Thi đua - Khen thưởng của Trường.
Điều 3. Các ông (bà) Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp, Đào tạo,
Công tác Sinh viên, Khoa học, Sau đại học & Hợp tác quốc tế, Tổ Tài vụ, Thủ
trưởng các đơn vị liên quan và các cán bộ - viên chức có tên ở điều 1 căn cứ
Quyết định thi hành./.
HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận
- Như Điều 3;
- BGH;
- Lưu HC-TH, Tài vụ.

B01.QT553-02


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

_____________

________________________________

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đà Nẵng, ngày

Số
/……
V/v………………

tháng

Kính gửi:
(Nội dung công văn)

./.

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như trên;
- BGH;
- Lưu HC-TH.

B01.QT553-02

năm 2011


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

_____________

________________________________

Số:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/TB-HCTH

Đà Nẵng, ngày

tháng

năm 2011

THÔNG BÁO
Về việc ………………………………..
___________________

Kính gửi:
(Nội dung Thông báo, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)

./.

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như trên;
- BGH;

- Lưu HC-TH.

B01.QT553-02


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

_____________

________________________________

Số:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/BC-HCTH

Đà Nẵng, ngày

tháng

BÁO CÁO
Về việc ………………………………..
___________________

Kính gửi:
(Nội dung Báo cáo, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)

./.

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như trên;
- BGH;
- Lưu HC-TH.

B01.QT553-02

năm 2011


TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
……………………………………….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU YÊU CẦU
(Về việc sửa chữa CSVC)
Họ và tên người yêu cầu: ……………………………………………………….
Đơn vị: ………………………………………………………………………….
Nội dung yêu cầu:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Những văn bản kèm theo (bản vẽ, báo giá, quy cách)
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Đà Nẵng, ngày……..tháng…….năm 201…
Thủ trưởng đơn vị (của người yêu cầu)

Người yêu cầu

Kết quả kiểm tra

Phòng HC-TH

Hiệu trưởng (duyệt)

B01.QT553-02


TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
…………………………………………..
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU YÊU CẦU
(Về việc cung cấp vật tư, thiết bị)
Họ và tên người yêu cầu:…………………………
Đơn vị: ……………………………………………
Mục đích sử dụng: ………………………………………………………………
Số

Tên vật tư, thiết bị và quy cách

Đơn vị tính

TT

Số lượng

Số lượng

yêu cầu

duyệt

Ghi chú

Những văn bản kèm theo:………………………………………………………
Thủ trưởng đơn vị (của người yêu cầu)

Đà Nẵng, ngày……..tháng…….năm 20…
Người yêu cầu

Kết quả kiểm tra

Phòng HC-TH

Hiệu trưởng (duyệt)

B01.QT553-02

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

Số

/TT- ĐHSP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đà Nẵng, ngày

tháng

năm 2010

TỜ TRÌNH
Về việc đề nghị ký hợp đồng lao động công nhật của Đại học Đà Nẵng
cho các hợp động lao động phổ thông tại Trường Đại học Sư phạm.
Kính gửi:
- Ban Giám đốc Đại học Đà Nẵng
- Ban Tổ chức Cán bộ Đại học Đà Nẵng
Để đảm nhiệm các công việc lao động cần thiết cho công tác chung của nhà
trường như bảo vệ, phục vụ vệ sinh công cộng, phục vụ các phòng nước giáo
viên…, trường Đại học Sư phạm đã ký hợp đồng lao động công nhật với 08
nhân viên. Nhiều chị em trong số này đã tham gia hợp đồng lao động từ rất lâu
(đơn cử chị Nguyễn Thị Minh, ký hợp đồng lần đầu từ 15/11/2001). Thực tế
những lao động công nhật này đảm nhiệm các công việc rất cần thiết hàng ngày

cho nhà trường. Bản thân các chị em lao động cũng làm việc rất chăm chỉ và có
trách nhiệm.
Nhằm tạo điều kiện cho cho các lao động yên tâm công tác và đảm bảo được
quyền lợi tham gia bảo hiểm của các chị em sau khi hết tuổi lao động, Trường
Đại học Sư phạm kính đề nghị lãnh đạo Đại học Đà Nẵng xem xét và ký hợp
đồng lao động công nhật cho 08 hợp đồng lao động của Trường (Danh sách kèm
theo).
Kính mong quý cấp lãnh đạo quan tâmvà chấp thuận đề nghị của Trường.
Trân trọng!
HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu HC-TH.

B01.QT553-02


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SƠ YẾU LÝ LỊCH
I -SƠ LƯỢC BẢN THÂN

Ảnh (3x4)

Họ tên đang dùng:.........................................................................................................................
Họ và tên khai sinh: .....................................................................................................................
Đơn vị công tác:(Khoa, phòng, ban,TT).......................................................................................
Sinh ngày......tháng......năm 19..........Tại (tỉnh,TP):.....................................................................
Quê quán: xã (phường).......................huyện (quận)............................Tỉnh(TP)........................
Nơi ở hiện nay: số nhà............................... đường (tổ dân phố)...................................................
xã (phường).........................huyện (quận).................................Tỉnh(TP)....................................
Số ĐT liên hệ...................................Tôn giáo:.......................Thành phần gia đình: ....................
Trình độ văn hoá: .........................................................................................................................
Trình độ chuyên môn hiện nay:.........................................Chuyên ngành: ..................................
- TN Đại học năm...................Chuyên ngành...............................................................................
Cơ sở đào tạo:.................................................................................Nước đào tạo:.......................
- Bảo vệ Thạc sĩ năm..............Chuyên ngành...............................................................................
Cơ sở đào tạo:..................................................................................Nước đào tạo:....................
- Bảo vệ Tiến sĩ năm..............Chuyên ngành...............................................................................
Cơ sở đào tạo:..................................................................................Nước đào tạo:....................
Học hàm: Phó giáo sư phong năm............................. Giáo sư phong năm.................................
Danh hiệu nhà giáo: Nhà giáo ưu tú năm..............., Nhà giáo nhân dân năm..............................
Trình độ ngoại ngữ (Ghi rõ A,B,C): ............................................................................................
Trình độ lý luận chính trị (Sơ cấp, Trung cấp, Cao cấp)..............................................................
Ngày vào Đoàn TNCS HCM: ......./......../..............
Ngày vào Đảng CSVN:........./........./............Ngày chuyển chính thức:........./........./...................
Ngày bắt đầu làm việc tại ĐHĐN:........./........./...........Ngày tuyển dụng: ........./........./..............
Ngày bổ nhiệm vào ngạch viên chức (hết tập sự) ........./........./...........
Mã ngạch viên chức.........................Hệ số lương: ...................;hưởng từ tháng ............/...........
Công việc đang làm:.....................................................................................................................
Chức vụ đang đảm nhiệm:
Đảng......................................................nhiệm kỳ......................................................................
Chính quyền:....................................................ngày tháng năm bổ nhiệm ........./........./...........
Đoàn thể...............................................nhiệm kỳ.......................................................................

B01.QT553-02


Đã đi nước ngoài (ghi rõ tên nước, thời gian và lý do đi):
TT

Tên nước đến

Thời gian

Lý do

(từ..../..........đến....../.........)

II.QUAN HỆ GIA ĐÌNH
Phần này ghi rõ yêu cầu ghi rõ: Họ, tên, tuổi, nghề nghiệp của Bố, Mẹ, Anh, Chị, em
ruột, Vợ (Chồng):
Quan hệ

Họ tên

Năm sinh

Nghề nghiệp nơi thường trú hiện
nay

Cha đẻ
Mẹ đẻ
Cha vợ (chồng)
Mẹ vợ (chồng)

Vợ (chồng)
Con
Con
Anh, (chị) em
ruột
...
....
....
....
....
Về phần Ông, Bà nội, Bố, Mẹ, Anh,Chị, Em, Vợ (Chồng), nếu có gì đặc biêt như: Đã làm
việc cho địch, tham gia các tổ chức phản động hoặc bị tù đày, bị bắt giam hay vi phạm kỷ
luật, hoặc có người thân, họ hàng hiện đang sinh sống ở nước ngoài ... thì yêu cầu khai thật cụ
thể.
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
III> QUÁ TRÌNH HỌC TẬP VÀ CÔNG TÁC (từ khi đi học đến nay)
Từ tháng/năm
B01.QT553-02

đến tháng/năm

Làm gì? Ở đâu? Chức danh, chức vụ cao nhất đã qua

(Đảng, Chính quyền, Đoàn thể)

IV> KHEN THƯỞNG , KỶ LUẬT ( Nói rõ lý do, hình thức và thời gian)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
V> TỰ NHẬN XÉT ƯU KHUYẾT ĐIỂM
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
VI> LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan những phần khai trên là đúng sự thật, nếu có gì sai trái tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.
Thủ trưởng đơn vị

Ngày ........ tháng.........năm 201...
(Người khai ký tên)

VII. XÁC NHẬN LÝ LỊCH
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
B01.QT553-02


.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

Ngày...... tháng ........năm 201...
TL. HIỆU TRƯỞNG

Trưởng phòng HC-TH

Lưu ý:
• Các đơn vị trực thuộc photocopy 01 bản lưu tại đơn vị
• Bản chính gửi cho Trường ĐHSP để ký xác nhận và lưu trong hồ sơ gốc của cán bộ.

B01.QT553-02