Phân tích và phát triển hệ thống quản lý kho và bán hàng

Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo
Trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh
Khoa Tin Học Quản Lý

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI : PHÂN TÍCH VÀ PHÁT
TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO
VÀ BÁN HÀNG

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết
SVTH : Võ Quốc Bảo
Lớp TH02 Khóa : 34
Niên Khóa: 2008 - 2012

TP Hồ Chí Minh – Năm 2012

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 1


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Lời Cảm Ơn

Bốn năm học đã trôi qua,quảng đời sinh viên tại ngôi trường Đại Học Kinh
Tế Tp Hồ Chí Minh cũng đã sắp hết.Những năm học tại ngôi trường này là
khoảng thời gian đặt biệt quan trọng đối với tôi,nới đây tôi đã được học và được
thầy cô truyền đạt những kiến thức vô cùng quý báu.Những kiến thức ấy sẽ là
hành trang đi suốt cuộc đời của tôi,hành trang ấy sẽ giúp tôi vượt qua những khó
khăn trước mắt và trong cuộc đời,giúp tôi trở thành một người có ít cho xã hội.
Em xin gửi lời cảm ơn đến mẹ, chị và những người thân xung quanh em đã
luôn ở bên em, động viên em ,giúp em vượt qua những khó khăn trong cuộc sống,
để em có được những điều tốt đẹp như ngày hôm nay.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô của trường Đại Học
Kinh Tế Tp Hồ Chí Minh , đặc biệt là các thầy cô của khoa Tin Học Quản Lý
đã hết mực tân tình chỉ bảo và truyền đạt cho e những kiến thức vô cùng quý báo
về lĩnh vực Tin Học – Hệ Thống Thông Tin Quản Lý.
Em đặc biệt gửi lời cảm ơn đến TS. Trần Minh Thuyết là giáo viên trực
tiếp hướng dẫn em làm đề tài tốt nghiệp này,người đã luôn theo sát từng bước
chân của em trong suốt quá trình em hoàn thành đề tài này,tạo mọi điều kiện thuận
lợi giúp em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất.
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả mọi người,những người đã
giúp e hoàn thành đề tài tốt nghiệp này.
Chân Thành Cảm Ơn

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 2


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết
Mục Lục

Chương 1 : Tổng Quan ................................................................................................................................. 6
I.

Lý do chọn đề tài : ............................................................................................................................ 6

II.

Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu : .................................................................................................. 7
1.

Mục tiêu: ...................................................................................................................................... 7

2.

Đối tượng nghiên cứu : ................................................................................................................. 7

Chương 2 : Phương Pháp Nghiên Cứu ........................................................................................................ 8
Tổng quan hệ thống : ........................................................................................................................ 8

I.
1.

Quản Lý Hàng Hóa : ..................................................................................................................... 8

2.

Quản Lý Nhập Xuất kho : ............................................................................................................. 9

3.

Quản Lý Kho : .............................................................................................................................. 9

4.

Quản Lý Thông Tin Khách Hàng : ............................................................................................. 10

5.

Quản Lý Nhân Viên : .................................................................................................................. 10

6.

Quản Lý Khuyến Mãi : ............................................................................................................... 10

7.

Chiếc Khấu Thanh Toán : ........................................................................................................... 10

8.

Bán Hàng : .................................................................................................................................. 11

9.

Quản Lý Kinh Doanh : ................................................................................................................ 11
Định hướng nghiên cứu và giải pháp : ............................................................................................ 11

II.

Chương 3: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống ............................................................................................ 13
Biểu đồ nghiệp vụ : ......................................................................................................................... 13

I.
1.

Biểu đồ phân rã chức năng :........................................................................................................ 14

2.

Biểu đồ chức năng chéo : ............................................................................................................ 15
Biểu đồ DFD : ................................................................................................................................. 36

II.
1.

Biểu đồ ngữ cảnh : ...................................................................................................................... 36

2.

DFD mức 0: ................................................................................................................................ 36

3.

DFD Mức 1: ................................................................................................................................ 38

1.

DFD 1.2.0 Bán Hàng : ................................................................................................................ 39

2.

DFD 1.3.0 Thu Tiền : .................................................................................................................. 40

3.

DFD 1.4.0 Thu Tiền : .................................................................................................................. 40

III.

Mô Hình Dữ Liệu Mức Quan Niệm :.......................................................................................... 41

IV.

Mô Hình Dữ Liệu Mức Vật Lý : ................................................................................................. 42

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 3


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Mô Hình Dữ Liệu Mức Cài Đặt : .................................................................................................... 43

V.
1.

Mô Hình Dữ Liệu Mức Cài Đặt : ................................................................................................ 43

2.

Mô Tả Chi Tiết Các bảng :.......................................................................................................... 44

Chương 4 : Kết Luận Và Kiến Nghị ........................................................................................................... 55
1.

Kết quả đạt được : ........................................................................................................................... 55

2.

Hạn Chế : ........................................................................................................................................ 55

3.

Kiến Nghị :...................................................................................................................................... 55

4.

Cảm nghĩ : ....................................................................................................................................... 56

Phụ Lục Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống ................................................................................................... 57
1.

Danh Sách hàng Hóa :................................................................................................................. 57

2.

Thêm hàng mới : ........................................................................................................................ 58

3.

Sửa Giá : .................................................................................................................................... 59

4.

Nhóm hàng : ............................................................................................................................... 60

5.

Phiếu Nhập :................................................................................................................................ 61

6.

Hóa Đơn : .................................................................................................................................... 62

7.

Phiếu Thu : ................................................................................................................................. 63

8.

Phiếu Xuất : ................................................................................................................................. 64

9.

Tạo Khuyến Mãi : ........................................................................................................................ 65

10.

Chiếc Khấu Thanh Toán : ......................................................................................................... 66

11.

Tính Công Nợ : ........................................................................................................................ 67

12.

Tính Tồn Kho: .......................................................................................................................... 68

13.

Tìm Hàng Trong Kho : ............................................................................................................. 69

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 4


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

SVTH : Võ Quốc Bảo

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Trang 5

Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Chương 1 : Tổng Quan
I.

Lý do chọn đề tài :
Trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần đang phát triển mạnh mẽ của

nước ta,các hệ thống bán hàng đang ngày càng phát triển 1 cách mạnh mẽ giúp sự
lưu thông hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn từ đó tạo đà cho nền kinh tế
nhiều thành phần phát triển mạnh mẽ hơn.
Cùng với lượng hàng hóa lưu thông lớn, và mạng lưới các điểm bán lẻ ngày
càng phát triển rộng lớn,thì các nhà phân phối,các công ty thương mại cũng ngày
càng phát triển và to lớn hơn.Các nhà phân phối,công ty thương mại với vai trò
chuyển tiếp hàng hóa từ các nhà sản xuất,các công ty xuất nhập khẩu đến người
tiêu dùng thì các nhà phân phối và các công ty thương mại hiện đang là những
điểm mấu cực kỳ quan trọng của việc lưu thông hàng hóa.Một nhà sản xuất muốn
phát triển mạnh không phải chỉ quan trọng là sản phẩm của họ tốt mà còn phải
cần 1 hệ thống phân phối mạnh mẽ và rộng khắp.
Các nhà phân phối và các công ty thương mại đang giữ vai trò rất quan
trọng trong nền kinh tế thị trường,vì vậy việc quản lý hệ thống ,kho bãi ,khách
hàng,hàng hóa,công nợ của họ ngày càng trở nên phức tạp và khó kiểm soát.Với
việc tin học đang phát triển và chi phối nhiều mặt của cuộc sống,vấn đề đặt ra là
làm sao áp dụng tin học vào việc hỗ trợ cho các nhà phân phối và các công ty
thương mại quản lý được hệ thống của họ,giúp cho việc luân chuyển hàng hóa tiền
tệ trở nên càng thuận lợi.
Với những điều trên em nghĩ việc phát triển 1 hệ thống giúp cho việc quản
lý hệ thống của các nhà phân phối và các công ty thương mại là 1 điều thiết yếu,và

em đã chọn đề tài :” Quản Lý Kho Và Bán Hàng ” làm đề tài tốt nghiệp của
mình.

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 6


Quản Lý Kho Và Bán Hàng
II.

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu :
1. Mục tiêu:
Hệ thống phải giải quyết được những yêu cầu cơ bản của một nhà
phân phối như :
 Quản lý thông tin về hàng hóa , giá cả , thuế ,nhóm hàng hóa.
 Quản lý thông tin nhập , xuất hàng hóa, cũng như chuyển
hàng hóa từ kho này sang kho khác.
 Quản lý thông tin về kho bãi,hàng trong kho.
 Quản lý thông tin của nhà cung cấp.
 Quản lý thông tin của nhân viên.
 Quản lý thông tin của khách hàng, công nợ .
 Quản lý thông tin bán hàng bao gồm hóa đơn và phiếu thu.
 Quản lý thông tin hàng tồn kho.
 Quản lý thông tin khuyến mãi,giá trị khuyến mãi.
 Tính giá sản phẩm khi xuất kho.
 Tính Doanh Thu.
 Quản lý chiếc khâu thanh toán.

2. Đối tượng nghiên cứu :
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những chức năng chính yếu và
cần thiết của những hệ thống phân phối hàng hóa, những công ty thương
mại đang hiện hữu.

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 7


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Chương 2 : Phương Pháp Nghiên Cứu
I.

Tổng quan hệ thống :
Tùy theo thực tế của nhà phân phối mà có ta có những yêu cầu cho hệ
thống phù hợp,trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghệp này thì hệ thống sẽ có
những chức năng chính sau :
1. Quản Lý Hàng Hóa :

 Quản lý thông tin sản phẩm : nhân viên sẽ tạo ra danh sách
những sản phẩm mới bao gồm giá cá,nguồn gốc, nhà cung
cấp , mã sản phẩm , loại thuế.Nhân viên có thể cập nhật
thông tin sản phẩm trong quá trình sử dụng. Nhân viên có thể
xem lịch sử giá của một mặt hàng và có thể cập nhật giá cho
sản phẩm ở một thời điểm xác định trong tương lai.
 Quản lý thông tin nhà cung cấp : mỗi sản phẩm phải thuộc

vào một nhóm sản phẩm xác định, nhằm tạo sự dễ dàng và
hợp lý trong quá trình quản lý và phân phối ,nhân viên có thể
thêm nhóm mới và cập nhật thông tin nhóm hàng .

 Quản Lý thông tin nhà cung cấp : thông tin nhà cung cấp
là điều bắt buộc phải có,nhầm tạo thuân lợi để thống kê và
xác định được một mặt hàng là của nhà cung cấp nào cung
cấp.Nhân viên có thể tạo mới một nhà cung cấp và có thể cập
nhật thông tin nhà cung cấp đó.

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 8


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

2. Quản Lý Nhập Xuất kho :
 Nhập kho : khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên quản kho sẽ lập
phiếu nhập kho cho đợt hàng đó, ghi rõ số lượng nhập và giá nhập
cho từng sản phẩm.
 Xuất kho : khi khách hàng đem đến một hóa đơn, nhân viên quản
kho sẽ tùy thuộc vào lượng hàng trong các kho mà xuất hàng,mỗi
kho có số lượng hàng của một mặt hàng xác định nên một hóa đơn
có thể có nhiều phiếu xuất, mỗi phiếu xuất kho chỉ lập cho một kho
duy nhất.
 Chuyển kho : trong quá trình hoạt động sẽ xảy ra tình trạng chuyển
hàng từ kho này sang kho khác,mỗi lần chuyển kho phải lập một

phiếu chuyển kho ghi rõ kho đi , kho đến ,mã hàng , số lượng hàng
và lý do chuyển .

3. Quản Lý Kho :
 Quản lý kho : trong quá trình hoạt động việc doanh nghiệp (nhà
phân phối ) có nhu cầu mở rộng thêm kho việc lập thêm kho mới và
ghi rõ chức năng của kho là điều rất quan trọng. Trong quá trình hoạt
động không thể tránh khỏi việc hàng hóa bị hư hỏng hay mất mác,vì
vậy sẽ có 3 loại kho, loại thứ nhất là kho thực có tên là Bình
Thường hàng hóa trong kho này là háng hóa dùng để bán,loại thứ
hai là kho thực có tên là Hư Hỏng hàng hóa trong đang là những
sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình hoạt động,loại thứ ba là kho
Mất đây là kho ảo kho lưu lại tên hàng số lượng bị mất, và bị mất
khi nào ở kho nào.
 Tìm hàng : trong quá trình nhập xuất việc xác định được lượng hàng
đang có trong một kho xác định hay một mặt hàng đang có ở những
kho nào số lượng bao nhiêu là điều rất cần.
SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 9


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

4. Quản Lý Thông Tin Khách Hàng :
 Thông Tin Khách Hàng : Nhân viên sẽ lưu lại thông tin cơ bản
của những khách hàng đang hợp tác , nhân viên có thể cập nhật
thông tin của khách hàng .

 Nhóm Khách Hàng : Sẽ có những nhóm khách hàng khách
nhau,mỗi khách hàng phải thuộc 1 nhóm khách hàng xác định,nhóm
khách hàng xác định %giảm giá trên mỗi hóa đơn của khách hàng,
và xác định thời gian tối đa để thanh toán 1 hóa đơn của khách hàng
đó.
 Hạn mức nợ : mỡi khách hàng sẽ có 1 hạn mức nợ khách nhau,nhân
viên sẽ cập nhật hạng mức nợ này cho mỗi khách hàng.Việc tạo ra 1
hạn mức nợ hay cập nhật nó là điều phải làm.
5. Quản Lý Nhân Viên :
Người quản lý sẽ quản lý các thông tin của nhân viên bằng cách lưu
chúng lại và sẽ cập nhập thông tin khi có sự thây đổi.
6. Quản Lý Khuyến Mãi :

 Tạo Dợt Khuyến Mãi : Trong quá trình hoạt động nhầm thu hút
khách hàng và tăng lượng tiêu thu sản phẩm,nhà cung cấp sẽ tạo ra
các đợt khuyến mãi , có 2 loại khuyến mãi theo sản phẩm là giảm giá
tiền và tặng sản phẩm khi khách hàng mua một mặt hàng đến số
lượng xác định, ngoài ra còn khuyến mãi theo nhóm hàng hóa.
7. Chiếc Khấu Thanh Toán :
Nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm các hóa đơn, nhà
cung cấp sẽ cung cấp cho mỗi hóa đơn 1 mã chiếc khấu thanh toán,mã
này được xác định dựa vào giá trị hóa đơn,chiếc khấu sẽ xác định
khoảng thời gian mà khách hàng có thể thanh toán để hưởng chiếc khấu
và giá trị chiếc khấu.
SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 10


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

8. Bán Hàng :

 Hóa Đơn : Khi khách hàng tới mua hàng,nhân viên phải lập hóa đơn
cho khách hàng,hóa đơn phải ghi đầy đủ các mặt hàng ,số lượng
hàng mà khách mua.Ngoài ra còn ghi rõ các khuyến mãi ,chiếc khấu
mà khách hàng được hưởng.
 Phiếu Thu : nhân viên sẽ thu 1 khoảng tiền nhằm mục đích thanh
toán hóa đơn,công nợ của khách hàng. Khách hàng có thể xác định
cụ thể hóa đơn mình muốn thanh toán,hoặc không khách hàng có thể
trả nợ theo khách hàng,nhân viên sẽ chọn ra những hóa đơn của
khách hàng chưa thanh toán và ưu tiên thanh toán cho những hóa
đơn lập trước và sắp hết hạn.
9. Quản Lý Kinh Doanh :
 Tính Giá Xuất Sản Phẩm : nhà quản lý sẽ tính giá xuất của sản
phẩm tại 1 thời điểm xác định,dựa vào các đợt nhập xuất hàng ,và
giá xuất hàng này được tính bằng phương pháp bình quan gia quyền
theo kỳ.
 Quản lý giá trị khuyến mãi : nhà quản lý sẽ xem giá trị của 1 đợt
khuyến mãi,hoặc giá trị khuyến mãi của 1 trong 1 thời điểm xác
định.
 Tính Doanh Thu : doanh thu sẽ được xác định dựa vào giá trị các
hóa đơn trong kỳ,giá trị khuyến mãi trong kỳ và giá xuất trong kỳ .
II.

Định hướng nghiên cứu và giải pháp :
Tìm hiểu về các hoạt động của các nhà phân phối hiện hữu,nhu cầu
của người sủ dụng và nhà quản lý.

Tìm hiểu quy trình xử lý, những nghiệp vụ ở các nhà cung cấp,ứng
dụng tin học vào những quá trình nào để giảm tải thời gian và chi cho nhà
phân phối.

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 11


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Thăm dò ý kiến những người xung để làm rõ những vấn đề chưa rõ
từ đó tìm cách tối ưu cho hệ thống.
Tìm hiểu các hệ thống quản lý kho và bán hàng hiện hữu để tìm ra
những ưu nhược điểm từng hê thống.

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 12


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

Chương 3: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống

I.

Biểu đồ nghiệp vụ :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 13


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

1. Biểu đồ phân rã chức năng :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 14


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

2. Biểu đồ chức năng chéo :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 15

Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

1. Quản Lý Thông Tin Hàng Hóa :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 16


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

2. Quản Lý Thông Tin Nhóm Hàng :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 17


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

3. Quản lý nhà cung cấp :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 18


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

4. Lập Phiếu Nhập :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 19


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

5. Lập Phiếu Xuất :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 20


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

6. Lập phiếu chuyển kho :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 21


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

7. Quản lý thông tin khách hàng :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 22


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

8. Quản Lý Nhóm Khách Hàng :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 23


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

9. Quản lý hạn mức :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 24


Quản Lý Kho Và Bán Hàng

GVHD : TS.Trần Minh Thuyết

10. Chiếc khấu thanh toán :

SVTH : Võ Quốc Bảo

Trang 25