Xây dựng bản mô tả công việc bản tiêu chuẩn thực hiện công việc một số chức danh tại công ty cổ phần khu công nghiệp hiệp phước
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.61 MB, 85 trang )
ỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊUCHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC”
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH TẾ PHÁT TRIỂN
----- oOo -----
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
& BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
MỘT SỐ CHỨC DANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
KHU CÔNG NGHIỆP HIỆP PHƯỚC
Mở đầu
Giáo viên hướng dẫn
:
Thầy VŨ HẢI ANH
Sinh viên thực hiện
:
NGUYỄN THANH DUY
MSSV
:
1098130006
Lớp
:
NL01
Khóa
:
K12 – VB2
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2011
Trang 0
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
LỜI CẢM ƠN
Đối với sinh viên văn bằng 2 thì đây là lần thứ hai ngồi lại ghế giảng đường.
Không còn sự rụt rè của một sinh viên mới bước vào giảng đường đại học. Thầy cô giờ
đây như những người anh, người chị luôn hết lòng chia sẻ và truyền đạt những kiến
thức, kinh nghiệm trong công việc thực tế. Với lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ
lòng tri ân đến Ban Giám Hiệu và Quý thầy cô Khoa Kinh tế Phát triển - Trường Đại
học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh. Đặc biệt là thầy Nguyễn Trần Minh Thành đã
hết lòng truyền đạt những kiến thức cơ bản trong suốt thời gian học tập tại trường và
thầy Vũ Hải Anh đã trực tiếp, tận tình hướng dẫn, góp ý để tôi có thể hoàn thành
chuyên đề đạt kết quả tốt nhất.
Thông qua chuyên đề thực tập, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể
cán bộ nhân viên Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước đã hết lòng tạo
điều kiện cho tôi thu thập số liệu cũng như tiếp xúc làm quen với thực tế, chia sẻ
những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt thời gian thực tập. Xin được
biết ơn đến những người thân, bạn bè đã động viên, khích lệ, ủng hộ và giúp đỡ tôi
trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp này.
Tuy đã cố gắng để hoàn thành tốt nhất khóa luận này nhưng do sự hạn chế về
kiến thức cũng như kinh nghiệm về ngành quản trị nhân sự nên khóa luận tốt nghiệp
này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong sự cảm thông và đóng góp ý
kiến của bạn bè, cùng sự chỉ dẫn thêm của Quý thầy cô.
Xin chân thành cảm ơn.
SV. Nguyễn Thanh Duy
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG NGHIỆP HIỆP PHƯỚC
Địa chỉ
:
Khu B, đường số 1, Khu công nghiệp Hiệp Phước – Xã Hiệp
Phước, huyện Nhà Bè, Tp.Hồ Chí Minh
Điện thoại
:
(08) 37800345
Nhận xét:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Tp.Hồ Chí Minh, ngày ……. tháng …… năm 2011
CÔNG TY CP KHU CÔNG NGHIỆP
HIỆP PHƯỚC
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Tp.Hồ Chí Minh, ngày ……. tháng ……. năm 2011
Giáo viên hướng dẫn
Vũ Hải Anh
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 1
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ...............................3
1. KHÁI NIỆM ...........................................................................................................3
1.1-Bản mô tả công việc......................................................................................... 3
1.2-Bản tiêu chuẩn công việc ................................................................................. 3
2. VAI TRÒ, Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ..................................................................4
2.1-Vai trò của phân tích công việc........................................................................ 4
2.1.1- Dự báo số lượng và chất lượng lao động cần thiết ..................................... 4
2.1.2- Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân sự ............................................... 4
2.1.3- Xác định những kỹ năng cần đào tạo và phát triển..................................... 4
2.1.4- Căn cứ để đánh giá kết quả làm việc .......................................................... 5
2.1.5- Cơ sở xác định mức lương, thưởng ............................................................. 5
2.2-Ý nghĩa của phân tích công việc ...................................................................... 6
2.3-Tầm quan trọng của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc . 6
3. NỘI DUNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG
VIỆC.......................................................................................................................7
3.1-Bản mô tả công việc......................................................................................... 7
3.2-Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ................................................................. 8
3.2.1- Phần yêu cầu về chuyên môn công việc: ..................................................... 8
3.2.2- Phần tiêu chuẩn kết quả công việc:............................................................. 8
4. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN
THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ....................................................................................9
1.1-Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.. 9
1.2-Các phương pháp thu thập thông tin .............................................................. 12
1.2.1- Thực hiện mẫu ........................................................................................... 12
1.2.2- Quan sát..................................................................................................... 12
1.2.3- Phỏng vấn .................................................................................................. 13
1.2.4- Nhật ký các trường hợp sai lỗi .................................................................. 14
1.2.5- Bảng câu hỏi .............................................................................................. 14
CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG NGHIỆP
HIỆP PHƯỚC ...............................................................................................................15
1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ................................................15
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
1.1-Thông tin chung ............................................................................................. 15
1.2-Khái quát về quá trình hình thành công ty..................................................... 15
1.3-Chức năng nhiệm vụ của công ty................................................................... 15
1.4-Phương hướng phát triển công ty................................................................... 16
2. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 17
2.1-Cơ cấu tổ chức quản lý và chức năng ............................................................ 17
2.1.1- Cơ cấu tổ chức quản lý: ............................................................................ 17
2.1.2- Chức năng các phòng ban, đội/ trạm:....................................................... 18
2.2-Thực trạng về nguồn nhân lực của Công ty ................................................... 20
1.1.1- Quy mô nguồn nhân lực: ........................................................................... 20
1.1.2- Chất lượng nguồn nhân lực: ..................................................................... 21
2.3-Công tác quản lý, đánh giá nhân lực.............................................................. 26
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CÁC
CHỨC DANH CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG NGHIỆP
HIỆP PHƯỚC ...............................................................................................................27
1. CƠ SỞ THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ................................................27
1.1-Quy chế tổ chức và hoạt động các bộ phận ................................................... 27
1.1.1- Phạm vi trách nhiệm và quyền hạn: .......................................................... 27
1.1.2- Mối quan hệ công tác: ............................................................................... 32
1.2-Bản mô tả công việc một số chức danh tại Công ty ...................................... 34
2. BẢN MÔ TẢ CHỨC VỤ MỘT SỐ CHỨC DANH TIÊU BIỂU .........................36
3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC .............47
3.1-Tổ chức thực hiện phân tích công việc .......................................................... 47
3.1.1- Ưu điểm: .................................................................................................... 47
3.1.2- Nhược điểm : ............................................................................................. 48
3.2-Hình thức bản mô tả công việc ...................................................................... 48
3.2.1- Ưu điểm: .................................................................................................... 48
3.2.2- Nhược điểm: .............................................................................................. 48
CHƯƠNG IV: CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC MỘT SỐ CHỨC DANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG
NGHIỆP HIỆP PHƯỚC ..............................................................................................50
1. MỤC TIÊU KHẢO SÁT ......................................................................................50
2. ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT ...................................................................................50
3. TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC.....................................51
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ..........................................53
4.1-Thông tin cần thu thập ................................................................................... 53
4.2-Phương pháp thực hiện .................................................................................. 53
4.2.1- Lập bảng câu hỏi khảo sát: ....................................................................... 53
4.2.2- Phương pháp chuyên gia:.......................................................................... 55
5. KẾT QUẢ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC..........................................55
5.1-Mẫu bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc ........................ 55
5.2-Xây dựng bản mô tả công việc một số chức danh ở HIPC ............................ 57
KẾT LUẬN..................................................................................................................... 64
PHỤ LỤC 1: TRÍCH TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC............................................................. 65
PHỤ LỤC 2: BẢNG CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.................................... 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 76
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
DANH MỤC BẢNG
Số
hiệu
bảng
2.1
Nội dung
Trang
Cơ cấu giới tính
21
2.2
Cơ cấu tuổi đời của CNVC
22
2.3
Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn
23
DANH MỤC HÌNH VẼ - SƠ ĐỒ
Số
hiệu
hình
1.1
Nội dung
Trang
Ứng dụng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc trong quản
trị nguồn nhân lực
5
1.2
Các bước phân tích công việc
10
2.1
Vị trí chiến lược Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước
16
2.2
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Khu công
nghiệp Hiệp Phước
18
2.3
Biểu đồ cơ cấu giới tính theo thành phần chức năng
21
2.4
Biểu đồ tỷ lệ lao động theo thành phần chức năng
22
2.5
Biểu đồ tỷ lệ lao động theo độ tuổi
23
2.6
Biểu đồ tỷ lệ lao động theo trình độ học vấn
24
4.1
Sơ đồ tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực
hiện công việc
52
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG
Từ viết tắt
Diễn giải
TGĐ/ BTGĐ
Tổng Giám đốc/ Ban Tổng Giám đốc
HĐQT
Hội đồng Quản trị
KCN
Khu công nghiệp
HIPC
Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước
TNMT
Tài nguyên Môi trường
GCNQSDĐ
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
HTQLCL
Hệ thống quản lý chất lượng
XLNT
Xử lý nước thải
CBNV
Cán bộ - Nhân viên
CNVC
Công nhân viên chức
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh Việt Nam đang chuyển mình, hối hả cho hội nhập kinh tế quốc tế
thì nguồn nhân lực chất lượng cao, hơn bao giờ hết đang là mối quan tâm hàng đầu của
Nhà nước, xã hội, mà sâu sát hơn là công việc của những nhà hoạt động chính sách,
chiến lược, những chuyên gia, nhà phân tích.
Theo khảo sát của PTI, tại nhiều công ty Việt Nam “tầm cỡ”, do dành quá nhiều
thời gian cho các vấn đề sự vụ, Ban lãnh đạo đã quên đi vai trò quan trọng của mình là
“chỉ dẫn kèm cặp nhân viên” và “đào tạo đội ngũ kế thừa”. Điều đó dẫn đến việc Ban
Giám đốc không có nhân sự giỏi để giao việc, và vì vậy ngày càng phải tham gia nhiều
vào các vấn đề sự vụ của cấp dưới. Càng phải tham gia nhiều vào các vấn đề sự vụ lại
càng không có thời gian đào tạo nhân viên, vì vậy lại càng không thể có nhân sự giỏi.
Do đó hơn ai hết cấp lãnh đạo cao nhất càng phải nhận thực được việc phát triển nguồn
nhân lực là một trong những công việc quan trọng nhất của mình để có thể giành thời
gian cho công việc này một cách đúng mức.
“Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm
và quan trọng nhất, vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của
quản trị con người”.
Để thực hiện những chức năng quản trị nguồn nhân lực một cách có hiệu quả thì
phân tích công việc có một tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn như cung cấp tài liệu, kiến
thức quản lý cơ bản để quản trị con người một cách thành công. Các thông tin từ bản
phân tích công việc được sử dụng để:
Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên.
Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương.
Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả
năng làm việc lâu dài cho nhân viên.
Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo.
Phân tích công việc rõ ràng, mang tính cập nhật và dễ hiểu, sẽ tạo ra một lợi thế
cạnh tranh cho mỗi doanh nghiệp sử dụng chúng. Những tài liệu phân tích công việc sẽ
hỗ trợ cho chức năng quản trị nguồn nhân lực trong toàn bộ doanh nghiệp, và bảo đảm
Phần mở đầu
Trang 1
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
cung cấp các thông tin chính xác về “con người” và “chức năng” rất cần thiết cho các
quyết định về hoạt động và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước được thành lập từ năm 2007 với cơ
cấu tổ chức công việc rất đa dạng. Vì vậy, việc phân tích công việc để xác định rõ chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, từng vị trí chức danh là vô cùng quan
trọng nhưng cũng rất khó khăn. Hiện nay bộ phận nhân sự của Công ty đang cố gắng
hoàn thành công tác này để làm cơ sở xây dựng bảng đánh giá thang lương hợp lý. Từ
những suy nghĩ về ý nghĩa công việc trên đây, cộng với sự hỗ trợ của lãnh đạo phòng
Nhân sự Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng
bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc một số chức danh tại Công ty cổ phần
Khu công nghiệp Hiệp Phước” làm chuyên đề tốt nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp thống kê mô tả;
Sử dụng những thông tin có sẵn;
Phương pháp chuyên gia.
Giới hạn đề tài:
Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc một số chức danh tại
Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước.
Kết cấu chuyên đề:
Nội dung chuyên đề xây dựng tài liệu phân tích công việc gồm 4 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích công việc;
Chương 2: Tổng quan về Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước;
Chương 3: Thực trạng công tác phân tích công việc các chức danh chủ yếu
tại Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước;
Chương 4: Các biện pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc một số
chức danh tại Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước.
Phần mở đầu
Trang 2
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1. KHÁI NIỆM
Có nhiều cách hiểu về phân tích công việc. Có ý kiến cho rằng phân tích công
việc là một quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành
các nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và phẩm chất kỹ năng
nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Tuy nhiên, trong đề tài này chúng ta sẽ thống nhất về khái niệm phân tích công
việc như sau:
Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc
một cách có hệ thống;
Phân tích công việc được tiến hành nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi
công việc đó và các kỹ năng, năng lực, trách nhiệm cụ thể cần có để thực hiện
công việc đó một cách thành công.
Một điều cần lưu ý là phân tích công việc chỉ tập trung vào những thông tin có
liên quan đến công việc được phân tích chứ không phải vào đặc điểm của các cá nhân
người thực hiện công việc đó (vì đó là công việc của nhà tuyển dụng, sử dụng và giữ
chân nhân viên). Do đó, phân tích công việc chỉ tìm hiểu tính chất công việc và các kỹ
năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc mà không phân tích đặc điểm tính cách
của người thực hiện công việc đó.
Sau khi hoàn thành việc thu thập và xử lý các thông tin về công việc, cần xây
dựng hai tài liệu cơ bản là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
1.1- Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ
trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn
cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội
dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công
việc.
1.2- Bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân
như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng
khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc
giúp chúng ta hiểu được Công ty cần những nhân viên như thế nào để thực hiện công
việc tốt nhất.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc gồm hai phần: yêu cầu về chuyên môn công
việc và tiêu chuẩn kết quả công việc.
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 3
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Yêu cầu chuyên môn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về kiến thức, các
kỹ năng và năng lực mà một cá nhân cần có để có thể hoàn thành tốt công việc.
Tiêu chuẩn kết quả công việc là các thước đo trên cơ sở những kỳ vọng về kết
quả thực hiện một công việc cụ thể.
2. VAI TRÒ, Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
2.1- Vai trò của phân tích công việc
Các tài liệu về bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là các tài liệu nền
tảng cơ bản không thể thiếu để thực hiện những chức năng quản trị nguồn nhân lực một
cách có hiệu quả, cụ thể đối với từng chức năng nhân sự như sau:
2.1.1- Dự báo số lượng và chất lượng lao động cần thiết
Lập kế hoạch nhân sự là quá trình mà nhờ đó doanh nghiệp có thể bảo đảm đủ số
lượng và loại lao động cho từng công việc cụ thể trong một thời gian nhất định để đạt
hiệu quả kinh tế cao nhất.
Mặc dù doanh nghiệp hiểu được lợi ích của việc lập kế hoạch nhân sự nhưng ít
khi thực hiện phân tích công việc cần thiết để xác định nhu cầu nhân sự, dẫn tới dự báo
không chính xác về nhu cầu nhân sự. Việc dự báo nhiều quá hay ít quá so với nhu cầu
thực tế sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp hoặc bất ổn về nguồn nhân lực, từ đó ảnh
hưởng đến việc đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi lập kế hoạch nhân sự trước hết cần phải căn cứ vào mục tiêu kinh doanh, các
mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lại (2-5 năm) để dự
báo những công việc cần thực hiện. Tiếp đó sẽ phân tích các công việc này để xác định
nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong thời gian tới.
2.1.2- Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân sự
Căn cứ vào những yêu cầu chuyên môn trong bản tiêu chuẩn công việc, nhà tuyển
dụng chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn, và các phương thức đánh giá kiến thức, kỹ năng
và kinh nghiệm các ứng viên để lựa chọn người thích hợp cho công việc cần tuyển.
Căn cứ vào bản tiêu chuẩn công việc để người quản lý hoặc người giám sát công
việc sẽ trao đổi và thống nhất với người được tuyển dụng về những kết quả công việc
cần đạt được.
2.1.3- Xác định những kỹ năng cần đào tạo và phát triển
Phân tích công việc sẽ làm tài liệu cho doanh nghiệp căn cứ để thực hiện hoạt
động đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn:
Xác định mục đích của đào tạo và phát triển là giúp người thực hiện công việc phải
có đủ khả năng để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể nêu trong bản mô tả công việc;
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 4
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Xác định nội dung đào tạo và phát triển là trang bị kiến thức và kỹ năng đáp ứng
các yêu cầu nêu trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc;
Xác định kết quả đào tạo và phát triển người thực hiện công việc phải đạt được
những kết quả mong muốn nêu trong bản mô tả công việc.
2.1.4- Căn cứ để đánh giá kết quả làm việc
Nhiều doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách
không hiệu quả. Có nhiều nguyên nhân nhưng một nguyên nhân thường gặp là do doanh
nghiệp không có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, dễ rơi vào tình trạng đánh giá chung
chung chỉ dựa trên việc có mặt trong thời gian làm việc, hoặc có thẻ chấm công đầy đủ,
trong khi kết quả làm việc chưa chắc đã đạt kết quả.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ để xác định tiêu
chuẩn đánh giá kết quả làm việc của nhân viên.
2.1.5- Cơ sở xác định mức lương, thưởng
Kết quả phân tích công việc sẽ cung cấp cơ sở để doanh nghiệp xác định chế độ
lương, thưởng công bằng, phù hợp; xác định chế độ trả lương theo thời gian hoặc trả
theo sản phẩm.
Trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc là cơ sở xác định mức lương;
Tiêu chuẩn kết quả công việc làm căn cứ để xác định mức khen thưởng;
Điều kiện làm việc làm căn cứ để tính phụ cấp.
Dự báo số lượng, chất lượng
lao động cần thiết
Cung cấp thông tin cho
tuyển dụng nhân sự
Công việc
Bản mô tả công việc
và tiêu chuẩn thực
hiện công việc
Xác định các kỹ năng cần đào
tạo và phát triển
Căn cứ để đánh giá kết quả
thực hiện công việc
Cơ sở xác định mức lương,
thưởng cho nhân viên
Sơ đồ 1.1: Ứng dụng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc trong quản trị
nguồn nhân lực
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 5
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Ngoài ra, các thông tin từ bản phân tích công việc còn giúp doanh nghiệp hoàn
thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc
lâu dài cho nhân viên.
2.2- Ý nghĩa của phân tích công việc
Sau khi hoàn thành việc thu thập và xử lý thông tin một cách có hệ thống về công
việc, việc cuối cùng là viết bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung yêu cầu của công việc
và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiệc công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần
tiêu chuẩn nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
2.3- Tầm quan trọng của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc
Mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng và cập nhật sẽ vạch ra
các yêu cầu cho việc thực hiện công việc, phạm vi và mức độ của nó.
Mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đúng đắn rõ giúp cho việc
tuyển dụng, thuê nhân viên bởi vì thông qua bản yêu cầu về trình độ công việc người
quản lý có thể xác định một cách chính xác các tính chất, tiêu chuẩn đào tạo, kỹ năng và
kinh nghiệm của người xin việc cần có để hoàn thành xuất sắc công việc. Nó cũng giúp
cho nhà quản lý có được các bản câu hỏi cần thiết khi thực hiện phỏng vấn trực tiệp.
Mô tả công việc rất có ích cho hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực bằng cách
so sánh những yêu cầu hiện có với các kỹ năng và công việc cần thiết trong tương lai.
Mặt khác nó cũng có ích trong hoạt động đào tạo và phát triển vì chất lượng của người
làm công việc hiện tại có thể được đem so sánh với mức lý tưởng và khoảng cách giữa
chúng sẽ được sử dụng để thiết kế chương trình đào tạo. Mô tả công việc cũng giúp cho
việc xác định các định mức kết quả công việc, đo lường kết quả công việc so với định
mức sẽ là cơ sở cho việc đánh giá kết quả công việc một cách định kỳ.
Như vậy, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc là công cụ cơ
bản nhất trong mọi giai đoạn quản trị nhân lực: hoạch định; đánh giá; tuyển chọn tuyển
mộ; đào tạo; phát triển; đánh giá hoàn thành công việc; lương bổng – phúc lợi; an toàn
và y tế; quan hệ lao động; quan hệ nhân sự và tuyển dụng bình đẳng.
Đặc biệt hơn nữa là: Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc là
công cụ rất hữu hiệu giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập, đang cần có sự
cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh.
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 6
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Tóm lại: Chúng ta hãy bảo đảm rằng các tài liệu về phân tích công việc cần:
Được xác định và áp dụng một cách nhất quán đối với mỗi công việc trong phạm
vi doanh nghiệp;
Được xác định cho một vị trí công việc cụ thể chứ không phải cho một người cụ
thể;
Luôn được hoàn chỉnh và cập nhật;
Được sử dụng một cách hữu ích cho chức năng quản trị nguồn nhân lực trong
doanh nghiệp.
3. NỘI DUNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN
CÔNG VIỆC
3.1- Bản mô tả công việc
Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và do
mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống
nhất cho bản mô tả công việc. Tuy nhiên, các bản mô tả công việc thường có nội dung
chủ yếu sau đây:
Nhận diện công việc gồm có: tên công việc, mã số công việc, cấp bập công việc,
nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện
công việc, mức tiền lương trả cho nhân viên thực hiện công việc, người thực hiện
là người phê duyệt bản mộ tả công việc.
Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.
Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên nêu rõ mối quan hệ của người
thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.
Chức năng, trách nhiệm trong doanh nghiệp: nên liệt kê từng chức năng nhiệm
vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm
vụ, trách nhiệm chính đó. Một trong số những nhiệm vụ của trưởng phòng nhân
sự là “chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới” sẽ được
giải thích như sau:
+ Phát triển tinh thần hợp tác và hiểu biết trong công việc.
+ Đảm bảo cho nhân viên cấp dưới có được sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầu
cầu cần thiết của công việc.
+ Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm cả giảng dạy, hướng dẫn và cố vấn cho nhân
viện cấp dưới.
Quyền hành của người thực hiện công việc: nên xác định rõ phạm vi hay giới hạn
hay phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự.
Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ người
thực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về khối lượng sản phẩm hay
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 7
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán, mức tiêu hao
nguyên vất liệu, chất lượng sản phẩm, v.v…
Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba,
thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc, v.v…
Đặc điểm của một bản mô tả công việc tốt:
Các nhiệm vụ được liệt kê theo mức độ quan trọng, bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi
hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang trách nhiệm lớn nhất;
Các nhiệm vụ chính phải được liệt kê đầy đủ;
Các nhiệm vụ chính cần phải được cập nhật và linh hoạt. Nên kết thúc danh sách
liệt kê các nhiệm vụ chính với câu: “thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác
theo yêu cầu”;
Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt rõ ràng và ngắn gọn;
Người thực hiện được khuyến khích được phát huy khả năng;
Mô tả công việc chứ không phải mô tả người thực hiện;
Công việc mô tả một cách khách quan và chính xác.
3.2- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
3.2.1- Phần yêu cầu về chuyên môn công việc:
Do công việc rất đa dạng nên yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công
việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính thường đề cập trong bản yêu cầu chuyên
môn công việc là:
Trình độ học vấn;
Kiến thức chuyên môn;
Kỹ năng;
Kinh nghiệm hoặc đào tạo;
Thái độ;
Hành vi ứng xử và giao tiếp;
Tuổi tác, thể lực và khả năng thích ứng đối với điều kiện làm việc;
Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực,
khả năng hoà đồng với mọi người, tham vọng sở thích, nguyện vọng cá nhân…
Lưu ý: Các yêu cầu liệt kê là ở mức độ thiết yếu đối với công việc. Nếu yêu cầu cao hơn
mức cần thiết sẽ ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đề bạt, tính toán tiền lương và thù lao.
3.2.2- Phần tiêu chuẩn kết quả công việc:
Tiêu chuẩn kết quả công việc được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành
công việc thực tế so với kỳ vọng. Nói cách khác các tiêu chuẩn đánh giá đó chính là kết
quả mong muốn đạt được nếu người thực hiện công việc hoàn thành tốt công việc.
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 8
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Đối với hầu hết các vị trí công việc, kết quả công việc được đánh giá ở ba khía cạnh:
Chất lượng;
Số lượng hoặc năng suất lao động;
Thời gian.
Để có được các tiêu chuẩn kết quả công việc bước đầu tiên là phải xác định
được những nhiệm vụ chính có thể đo lường được của vị trí công việc (lưu ý không nhất
thiết phải xác định tiêu chuẩn kết quả công việc cho tất cả các nhiệm vụ của công việc).
Các nhiệm vụ công việc có thể đo lường được là những nhiệm vụ mà kết quả đầu ra của
công việc có thể lượng hóa hoặc đánh giá định tính được. Tiêu chuẩn kết quả công việc
đối với từng nhiệm vụ được xác định theo các tiêu chuẩn cụ thể sau:
Tiêu chuẩn về số lượng;
Tiêu chuẩn về chất lượng hoặc năng suất lao động;
Tiêu chuẩn về thời gian.
Đối với những tiêu chuẩn khó có thể có những thước đo cụ thể, chúng ta nên gắn
chúng với những quy định hoặc yêu cầu của quy trình thực hiện.
Tóm lại: Các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng, mang
tính cập nhật và dễ hiểu sẽ giúp chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý nhân sự dễ dàng
thực hiện các chức năng quản trị nhân sự như:
Dự báo số lượng và chất lượng lao động cần thiết;
Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân sự;
Xác định những kỹ năng cần đào tạo và phát triển;
Làm căn cứ để đánh giá kết quả làm việc;
Làm cơ sở xác định mức lương, thưởng.
Nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng này sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh
nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh và phát triển bền vững.
4. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN
THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1.1- Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc là hai nội dung chính trong quá
trình phân tích công việc. Do đó, để xây dựng được bản mô tả công việc và tiêu chuẩn
công việc chúng ta phải dựa trên trình tự của quá trình phân tích công việc.
Để tiến hành phân tích công việc thì thành phần chính tham gia vào phân tích tối
thiểu phải có nhà phân tích, nhân viên và cấp quản trị trực tiếp. Trong các tổ chức lớn,
thường có một hay nhiều nhà phân tích lớn, nhưng đối với cơ quan nhỏ thì cấp quản đốc
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 9
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
chịu trách nhiệm việc phân tích này. Các công ty thiếu chuyên viên có thể nhờ các
chuyên viên từ bên ngoài giúp.
Trước khi thực hiện phân tích công việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ công
việc càng nhiều càng tốt bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với các cá nhân
quen thuộc với công việc đó. Trước khi bắt đầu, giám đốc hay các trưởng phòng nên
giới thiệu chuyên viên phân tích với nhân viên, và giải thích lý do của phân tích công
việc. Mặc dầu thái độ của nhân viên không ảnh hưởng gì đến nhà phân tích, nhưng nhà
phân tích cố gắng tạo một mối tin tưởng hỗ trợ với nhân viên. Thất bại trong việc này dễ
làm trì trệ công việc.
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau
trong các doanh nghiệp, công ty. Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích công việc
gồm các bước sau:
Xác định mục đích sử dụng thông tin
phân tích công việc
Thu thập thông tin
cơ bản
Lực chọn các công
việc tiêu biểu
Thu thập thông tin PTCV
Kiểm tra lại thông tin với các thành viên
Xây dựng bản mô tả công việc và
tiêu chuẩn thực hiện công việc
Sơ đồ 1.2: Các bước phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc
Trước khi bắt đầu tiến hành phân tích công việc chúng ta cần phải xác định thông
tin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì? (Trả lời câu hỏi: Tại sao
chúng ta phải phân tích công việc?)
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 10
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Nắm rõ mục đích của việc phân tích công việc sẽ giúp chúng ta xác định những
thông tin cần thu thập về công việc, hình thức thu thập thông tin và thiết kế mẫu thu
thập thông tin phù hợp.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản
Thông tin cơ bản đầu tiên cần thu thập là sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp, giúp
chúng ta hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nhìn thấy các công việc trong tổ chức
có mối quan hệ với nhau như thế nào.
Nếu doanh nghiệp chưa lập sơ đồ tổ chức, chúng ta có thể tự xây dựng theo nhu cầu
và cơ cấu của tổ chức. Cụ thể:
Liệt kê tất cả các vị trí có trong doanh nghiệp theo chức vụ công việc;
Nhóm các vị trí công việc có cùng nhiệm vụ với nhau để tạo ra các nhóm công
việc;
Vẽ các đường nối giữa các nhóm để chỉ ra mỗi nhóm báo cáo với ai, mối quan hệ
với các vị trí chức danh, bộ phận khác.
Việc kiểm tra lại sơ đồ tổ chức có thể giúp phát hiện sự thiếu nhất quán trong hệ
thống báo cáo của doanh nghiệp. Khi các đường biểu thị không rõ ràng, trao đổi thông
tin sẽ gặp khó khăn, và các chỉ thị này sẽ gây nhầm lẫn, thiếu hiệu quả đối với nhân
viên.
Ngoài sơ đồ tổ chức chúng ta cũng cần xem xét các thông tin phân tích công việc
trước đây, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cũ (nếu có). Điều này sẽ
giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, không phải tiến hành công tác phân tích công việc lại
từ đầu mà có thể chỉ cần cập nhật lại thông tin công việc cần thiết.
Bước 3: Lựa chọn các công việc, đối tượng tiêu biểu để phân tích
Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện công việc nhằm
làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc tương tự như nhau.
Xác định chọn ai để thu thập thông tin phân tích công việc? Một nguyên tắc cần lưu
ý là: phân tích công việc nhằm thu thập những nhu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng
và năng lực cần có để thực hiện công việc. Do vậy, ta cần chọn những người thực hiện
công việc ở mức đạt yêu cầu, không nên chọn những người thực hiện xuất sắc.
Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc
Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ
theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại
hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết
hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn; bản
câu hỏi và quan sát…
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 11
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Bước này cần thực hiện:
Xác định các thông tin về công việc cần thu thập;
Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin;
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin;
Tiến hành khảo sát, thu thập thông tin phân tích.
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin
Chúng ta cần phải thẩm định lại những thông tin thu thập được với những người
thực hiện khác và người quản lý hay giám sát công việc. Việc thẩm định sẽ giúp chúng
ta:
Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc;
Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch.
Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và những kết luận
phân tích công việc.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
1.2- Các phương pháp thu thập thông tin
Có nhiều phương pháp thu thập thông tin để tiến hành xây dựng bản mô tả công
việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Tuy nhiên các nghiên cứu chỉ ra rằng không có
phương pháp nào thu thập đủ thông tin cho quá trình xây dựng bản mô tả công việc và
tiêu chuẩn thực hiện công việc. Vì lẽ đó, nên kết hợp vài phương pháp để thu thập thông
tin, nhằm có thông tin đầy đủ hơn về tính chốt công việc cũng như các yếu tố về quan
hệ nội bộ, bên ngoài và các yêu cầu về môi trường của công việc. Sau đây là một số
phương pháp thông thường để thu thập thông tin cho quá trình xây dựng bản mô tả công
việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
1.2.1- Thực hiện mẫu
Khi sử dụng phương pháp này, người phân tích trực tiếp thực hiện nghiên cứu về
các yêu cầu của công việc.
1.2.2- Quan sát
Người phân tích quan sát nhân viên hay một số nhân viên làm việc và chép lại
công việc mà họ thực hiện, tại sao lại thực hiệc những công việc như vậy và mức độ đa
dạng của công việc. Phương pháp này thường áp dụng cho những công việc đơn giản, ít
thay đổi, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống. Tuy
nhiên, phương pháp này có thể cung cấp thông tin thiếu chính xác do hội chứng
Hawthone (khi biết mình đang được quan sát, nhân viên có thể làm việc với phương
pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình
thường), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát, vừa phỏng
vấn nhân viên thực hiện công việc.
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 12
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:
Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật.
Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh.
Nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều
chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
1.2.3- Phỏng vấn
Phỏng vấn thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực
hiện công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực
hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.
Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực
thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị công
việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mội quan
hệ quan trọng trong xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc mà
các phương pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội đổ
giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc.
Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn là người bị phỏng vấn có thể cung cấp
thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn.
Nhân viên thường cảm thấy rằng việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực
hiện công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảm
biên chế, nâng cao định mức, v.v… do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao trách
nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình, ngược lại, giảm thấp mức độ và
tầm quan trọng công việc của người khác. Thêm vào đó phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu
thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm với từng nhân viên.
Để khắc phục những nhược điểm trên thì nên chú ý:
Nghiên cứu công việc trước khi thự hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng
các câu hỏi cần thiết.
Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tả
quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất.
Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người bị phỏng vấn và giải thích cho
họ rõ ràng về mục đích của phỏng vấn.
Đặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vẫn dễ trả lời.
Cơ cấu các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không sót
những thông tin quan trọng.
Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn.
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 13
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
1.2.4- Nhật ký các trường hợp sai lỗi
Phương pháp này nhằm thống kê, phân tích và chỉ ra sai sót làm ảnh hưởng đến
thái độ làm việc của nhân viên. Khi một số lượng lớn sai lầm thu thập được sẽ chỉ ra
rằng công việc đó đòi hỏi phải thực hịên chính xác như thế nào. Tuy nhiên phương pháp
này khó có thể hoàn thành tốt. Vì khó có đủ lượng thông tin.
1.2.5- Bảng câu hỏi
Đây là phương pháp được đánh giá là hữu hiệu nhất để thu thập thông tin cho
quá trình xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản câu hỏi
liệt kê đầy đủ những thông tin liên quan đến thao tác thực hiện công vịêc, thái độ làm
việc. Danh sách các thao tác thực hiện tập trung vào các nhiệm vụ phải hoàn thành nên
là phương pháp tiếp cận hướng về công việc
Trái lại, thái độ làm việc lại tập trung vào công việc được hình thành như thế
nào, đó lại là cách tiếp cận theo bản thân người thực hiện công việc.
Bản câu hỏi mô tả công việc thông thường được thự hiện theo phương pháp câu
hỏi định vị mộ tả công việc, tập trung chủ yếu vào thông tin sau:
Thông tin đầu vào: người nhân viên nhân lệnh thực hiện công việc ở đâu và như
thế nào.
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công việc đó như thế nào.
Thực hiện công việc: thể lực, kỹ năng sử dụng công việc và thao tác.
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Trang 14
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KHU CÔNG
NGHIỆP HIỆP PHƯỚC
1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
1.1- Thông tin chung
- Tên công ty:
Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước
(HIPC)
- Trụ sở:
Khu B, Đường số 1, Khu công nghiệp Hiệp Phước –
Xã Hiệp Phước, huyện Nhà Bè, Tp.Hồ Chí Minh
- Điện thoại:
(08) 3780 0345
- Fax:
(08) 3780 0341
- Website:
- Email:
- Logo:
1.2- Khái quát về quá trình hình thành công ty
Công ty TNHH một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC) là
doanh nghiệp Nhà nước được Ủy Ban Nhân Dân thành phố Hồ Chí Minh giao nhiệm
vụ đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng Khu công nghiệp Hiệp Phước thuộc
địa bàn hai xã Long Thới và Hiệp Phước, huyện Nhà Bè, thành phố Hồ Chí Minh.
Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước (HIPC) chính thức được thành lập
vào tháng 6/2007 từ một bộ phận trực thuộc dự án KCN Hiệp Phước của Công ty
TNHH một thành viên Phát triển công nghiệp Tân Thuận, kế thừa mọi nghĩa vụ và
quyền lợi của IPC đối với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động của khu
công nghiệp Hiệp Phước giai đoạn 1 – 332 ha từ trước đến nay.
Công ty được thành lập bởi 02 cổ đông chính có uy tín và quy mô lớn là:
Công ty TNHH một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC)
Quỹ đầu tư Jaccar của Pháp.
1.3- Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty cổ phần Khu công nghiệp Hiệp Phước (HIPC) được thành lập với mục
tiêu đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng Khu công nghiệp Hiệp Phước, đáp
ứng yêu cầu:
Chương II: Khái quát về Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước
Trang 15
Chuyên đề “Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc”
+ Một khu công nghiệp đa ngành nghề với cơ sở hạ tầng hiện đại, đồng bộ và
các dịch vụ tiện ích phong phú, đa dạng.
+ Một hệ thống cảng biển có thể đón nhận tàu có trọng tải trên 50.000 DWT,
công suất thông qua khoảng 130 triệu tấn hàng hóa mỗi năm.
+ Một hệ thống kho bãi, dịch vụ hậu cần chuyên nghiệp, hiệu quả luôn đáp ứng
kịp thời các nhu cầu của khách hàng.
1.4- Phương hướng phát triển công ty
Khu công nghiệp Hiệp Phước có tổng diện tích quy hoạch là 2.000 ha, được chia
làm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1 (311,4ha), Giai đoạn 2 (597ha) và Giai đoạn 3 (hơn
1.000ha).
Bên cạnh đó, khoảng 1.600ha cũng sẽ được quy hoạch và xây dựng thành khu đô
thị cảng – tạo nên một phức hợp Khu công nghiệp và Khu đô thị lớn nhất thành phố
Hồ Chí Minh.
Nằm ở xã Long Thới và Hiệp Phước, Huyện Nhà Bè, thành phố Hồ Chí Minh.
So với các khu công nghiệp khác tại TP. HCM cũng như ở các tỉnh lân cận, Khu công
nghiệp Hiệp Phước có vị trí hết sức thuận lợi:
Hình 2.1: Vị trí chiến lược Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước
Khu công nghiệp Hiệp Phước giai đoạn I có tổng diện tích 311,4 ha đã hoàn
chỉnh cơ sở hạ tầng với đầy đủ các dịch vụ tiện ích.
Chương II: Khái quát về Công ty cổ phần KCN Hiệp Phước
Trang 16
