XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA CÁN BỘ VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ

PHÒNG GD&ĐT

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA CÁN BỘ VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ

Người thực hiện:
Chức vụ: Cán bộ Văn thư
Đơn vị công tác:
SKKN thuộc lĩnh vực (môn): Văn Thư

THANH HOÁ NĂM 2016


MỤC LỤC
1. MỞ ĐẦU.........................................................................................
1.1. Lý do chọn đề tài..........................................................................
1.2. Mục đích nghiên cứu....................................................................
1.3. Đối tượng nghiên cứu..................................................................
1.4. Phương pháp nghiên cứu.............................................................
2. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM........................
2.1. Cơ sở lý luận................................................................................
2.1.1. Văn bản hướng dẫn thực hiện và khái niệm ............................
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.....
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề...........................
2.3.1. Giới thiệu khái quát về sản phẩm............................................
2.3.2. Chức năng cơ bản....................................................................

a) Chức năng lưu trữ thông tin...........................................................
b) Chức năng tìm kiếm thông tin........................................................
c) Chức năng tìm kiếm thông tin theo các TTT riêng biệt và kết hợp
d) Chức năng nhắc nhở công việc.......................................................
2.3.3. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng...................................................
2.4. Hướng dẫn thực hiện các chức năng cơ bản.................................
2.4.1. Chức năng lưu trữ thông tin......................................................
2.4.2. Chức năng tìm kiếm thông tin...................................................
2.4.3. Truy vấn thông tin theo các trường cụ thể.................................
2.4.4 Chức năng nhắc nhở công việc...................................................
2.5. Các vấn đề cần chú ý khi sử dụng chương trình..........................
2.6. Kiểm nghiệm................................................................................
3. KẾT LUẬN – ĐỀ XUẤT................................................................
3.1. Kết luận........................................................................................
3.2. Đề xuất ........................................................................................

1
1
2
3
3
3
3
3
5
6
6
6
6
7

7
7
7
10
10
11
13
15
17
18
19
19
19


1. MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài
Thế giới ngày nay dưới góc nhìn của các nhà khoa học là “thế giới phẳng”
không giới hạn về thời gian và không gian. Điều này là nhờ có sự phát triển
“mạnh mẽ-bùng nổ” của CNTT và việc áp dụng CNTT vào cuộc sống đã làm
nên những điều kỳ diệu, tạo nên kỷ nguyên mới trong lịch sử loài người. CNTT
đã là thâm nhập sâu vào các hoạt động của xã hội luôn đóng vai trò “tiênquyết” trong mọi thành công.
Đặc biệt Việt Nam là một quốc gia đang phát triển nên việc ứng dụng
CNTT vào hoạt động của con người và xã hội với một tần suất rất lớn và cũng là
thị trường tiêu thụ rất mạnh mẽ các sản phẩm ứng dụng của CNTT.
Trong thời gian gần đây Việt Nam đang đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT
và các phần mềm mã nguồn mở vào trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà
nước. Thủ tướng chính phủ đã ký kế hoạch ứng dụng CNTTtrong hoạt động của
các tổ chức hành chính và nhà nước. Bộ trưởng bộ thông tin và truyền thông đã
ra chỉ thị số 07/2008/CT/BTTTT về việc đẩy mạnh sử dụng phần mềm mã

nguồn mở trong hoạt động cơ quan Nhà nước.
Bên cạnh đó trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên
mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, kế hoạch,
thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban
hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói
chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý
hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường
phổ thông nói chung và trường Tiểu học Nga Thuỷ nói riêng, hiệu trưởng trường
học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi
phải có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn
diện. Do đó công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng, tìm ra những
biện pháp ưu việt nhất có thể làm để phục vụ công tác văn thư lưu trữ.
Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư hành chính giữ một
vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu
trưởng thu thập, xử lý thông tin một cách “nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời”
đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà
trường.
Với tất cả những cơ sở trên, suy nghĩ một cách thấu triệt có thể thấy rằng
công tác văn thư là hết sức quan trọng và có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động
của nền hành chính. Việc áp dụng CNTTvào hoạt động quản lý tài liệu là vô
cùng cần thiết. Với những ứng dụng và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học thì
áp dụng CNTT vào hoạt động văn thư là quy luật tất yếu của vòng quay CNTT.
Thực trạng hiện nay công tác văn thư tuy vẫn hoạt động có hiệu quả. Song


chưa thực sự chuyên nghiệp và mang tính “công nghiệp” cao. Hầu hết chỉ mới


dừng lại ở các thao tác thủ công, tài liệu không được số hoá, chưa thực sự

nhanh chóng và khoa học trong truy vấn thông tin đặc biệt là tìm thông tin “hồi
cố”. Khó khăn trong chia sẻ thông tin, …
Mặt khác các hoạt động thông tin hiện nay đã được số hóa một số và hình
thức chuyển qua thư điện tử hoặc chữ ký điện tử. Song văn bản quy phạm pháp
luật và hành chính luôn phải đáp ứng 4 yếu tố sau: Bảo mật, xác thực, sẵn sàng,
chống chối bỏ. Thì văn bản truyền thống (văn bản giấy có dấu đỏ) bỏ trong
phong bì thư là đáp ứng 4 yêu cầu này đơn giản, chính xác và dễ kiểm nghiệm
nhât. Bởi thế dù công nghệ có phát triển mạnh mẽ tới đâu thì cũng thể bỏ qua
hình thức văn bản truyền thống.
1.2. Mục đích nghiên cứu
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
tài liệu, đáng tin cậy phục vụ các mục đích CT-KT-VH-XH. Đồng thời cung cấp
những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt
động quản lý của các cơ quan.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật
quốc gia.
- Đặc biệt với khối lượng thông tin khổng lồ tồn đọng theo thời gian thì
tài liệu cần phải được sắp xếp khoa học rồi sau đó là: tìm kiếm nhanh chóng,
chính xác và đầy đủ thông tin.
Tác dụng của chương trình Winisis được nhấn mạnh bởi một số tính năng
ưu Việt như sau: Thứ nhất là khả năng lưu trữ văn bản điện tử lớn, tìm kiếm
thông tin thông minh, chính xác và nhanh chóng theo các thuật ngữ tìm tin đơn
giản. Thứ hai là khả năng hoạt động trên mọi môi trường máy tính, chương trình
dễ sử dụng, có giao diện tiếng Việt phù hợp với giai đoạn “quá độ” áp dụng
CNTT ở Việt Nam. Thứ ba là chức năng nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh
đạo và nhân viên. Thứ tư là phần mềm này hoàn toàn miễn phí, tính khả thi cao.
Điều quan trọng là chương trình vẫn đảm bảo nguyên tắc nghiệp vụ văn thư.

1.3. Đối tượng nghiên cứu
Chúng ta phải công nhận vài điều rằng CNTT có phát triển tới đâu thì một
số hoạt thủ công của con người cũng không thể bị phủ nhận giá trị. Trên thị
trường cũng như tại các tổ chức hành chính sự nghiệp có rất nhiều các phần
mềm ứng dụng cho công tác quản lý, xong tôi vẫn muốn thực hiện SKKN này
bởi đây là ý tưởng-sức sáng tạo của bản thân và một lần học hỏi về phương pháp
nghiên cứu khoa học và đặc biệt là tính khả dụng của chương trình.
Như vậy với tình hình phát triển chung của CNTT được ứng dụng hết sức
rộng rãi và tình hình trong nước, có thể khẳng định rằng ứng dụng CNTTvào
7


động hành chính là quy luật tất yếu. Đó cũng là lý do viết SKKN này, ứng dụng
phần mềm Winisis để quản lý tài liệu của hoạt động văn thư tại các trường phổ
thông nói chung và tiểu học nói riêng.
Bằng tất cả những lý do trên tôi đã nghiên cứu-sáng tạo ra một chương
trình quản lý tài liệu, một phần mềm tìm kiếm văn bản dựa trên chương trình
Winisis15.3 miễn phí được cung cấp bởi tổ chức Unesco, với tên đề tài “Xây
dựng và sử dụng chương trình quản lý tài liệu của cán bộ văn thư tại trường
trung học cơ sở Nga Thủy”
1.4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện sáng kiến kinh nghiệm tôi đã sử dụng một số
phương pháp nghiên cứu như sau:
Phương pháp nghiên cứu xây dựng cơ sở lý thuyết: Thông qua quy trình
thực tế của công tác văn thư đã hình thành một hệ thống cơ sở lý thuyết cho hoạt
động văn thư, dựa vào đó là nền tảng đầu tiên để tiến hành thiết kế phần mềm.
Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: Tiến hành lập các phiếu điều tra
với các câu hỏi có ý đồ đề lấy thông tin từ người được điều tra. Đối tượng điều
tra là cán bộ giáo viên. Hình thức phỏng vấn sâu đối với một số cán bộ quản lý
để đi tới một số kết luận như: Áp dụng CNTTvào hoạt động văn thư là cấn thiết;

Nhu cầu thông tin của lãnh đạo là cần thiết; Phần mền có tính khả dụng cao;...
Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập những công văn tài liệu dưới
dạng văn bản gốc và văn bản số để tiến hành ứng dụng thực tế với phần mềm.
Bằng tất cả những lý do trên tôi đã nghiên cứu-sáng tạo ra một chương
trình quản lý tài liệu, một phần mềm tìm kiếm văn bản dựa trên chương trình
Winisis15.3 miễn phí được cung cấp bởi tổ chức Unesco, với tên đề tài “Xây
dựng và sử dụng chương trình quản lý tài liệu của cán bộ văn thư tại trường
trung học cơ sở Nga Thủy”
2. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1. Cơ sở lý luận:
2.1.1. Văn bản hướng dẫn thực hiện và khái niệm
Để thực hiện SKKN “Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài liệu”
cần căn cứ vào một số quyết định, nghị định, kế hoạch,…như sau:
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm
2008;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001
- Căn cứ nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của
chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước
- Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ
tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng CNTT vào
hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 về công tác
8


văn thư;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 quy định chi
tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
- Căn cứ nghị định số: 09/2010/NĐ-CP về việc sửa đổi bổ sung nghị định

110/2004/NĐ-CP ban hành về công tác văn thư.
Tiếp theo chúng ta cần làm rõ khái niệm công nghệ thông tin: CNTT
(Information technology, viết tắt là IT) là nghành sử dụng máy tính và các phần
mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông
tin. Ở Việt Nam thì khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết
49/CP ký ngày 04/8/1993 về phát triển CNTT của chính phủ Việt Nam như sau:
“CNTTlà tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ
thuật hiện đại-chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai
thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng
trong mọi hoạt động của con người và xã hội”.
Theo logic của đề tài thì khái niệm tiếp theo cần nhắc tới là “ứng dụng
công nghệ thông tin” nhưng tại đề tài này thiết nghĩ cần nhấn mạnh và thu hẹp
khái niệm lại là ứng dụng CNTT trong hoạt động của nhà trường: Ứng dụng
CNTT vào hoạt động của cơ quan nhà trường nhằm nâng cao chất lượng hoạt
động của nhà trường nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trọng hoạt động nội bộ
của cơ quan nhà trường.
Khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL): CSLD là phần dữ liệu được lưu trong
máy tính theo một quy định nào đó (Database). CSDL là một hệ thống thông tin
thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữu thông tin thứ cấp, để
có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng
hay nhiều chương trình khác nhau. Giảm sự trùng lặp của thông tin xuống mức
thấp nhất do đó đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. Đảm bảo dữ liệu có
thể trích xuất theo nhiều cách khác nhau.
Khái niệm truy vấn thông tin: Là việc sử dụng các thuật toán đơn giản để
tìm kiếm thông tin trên một CSDL hay một hệ thống
Khái niệm trường thông tin: Trường thông tin là một nhóm thông tin có
cùng một chủ để. Được thể hiện bởi một đoạn văn hoặc một từ, một con số.
Nhằm mục đích giúp người sử dụng thông tin có nắm bắt được bản chất cơ bản
của sự vật, hiện tượng.
VD: Trong SKKN này tôi sử dụng 24 trường thông tin khác nhau nhằm

thể hiện rõ hiện trạng, nội dung của tài liệu. Một số trường thông tin cơ bản như
sau: Trường “nhan đề tài liệu” (Tên công văn,…); Trường “từ khóa” (Thể hiện
nội dung TL một cách ngắn gọn); Trường “Người ký” (Người ký văn bản).
Mục đích của trường thông tin là giúp thuận tiện cho tìm kiếm văn bản
theo các nội dung cụ thể bằng các trường thông tin trên.
Khái niệm trường con: Là các trường thông tin thứ cấp của một trường
thông tin lớn, với mục đích làm rõ hơn nội dung của trường thông tin chủ.
9


VD: Tại trường thông tin từ khóa có rất nhiều trường con, với mục đích
một từ khóa khó có thể lột tả hết thông tin cuả một tài liệu nên cần các trường
con để thể hiện rõ nội dung.
Khái niệm từ khóa: Là một từ hoặc một cụm từ khái quát – cụ thể để thể
hiện thông về một sự vật hiện tượng.
VD: Công văn có tên: Hướng dẫn thực hiện kế hoạch tổ chức thi học sinh
giỏi qua mạng Internet lớp 7 năm học 2015-2016. Thì chúng ta có những từ
khóa cơ bản như: Hướng dẫn - Kế hoạch – Học - sinh giỏi – Ineternet – 20152016.
Mục đích chính của từ khóa là giúp hệ thống tìm tin được chính xác và
nhanh chóng. Trong CSDL của SKKN chúng ta nên tìm kiếm thông tin của các
tài liệu theo từ khóa.
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông
tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội
dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và các tài liệu khác, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;
và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong
những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức
một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối
quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục
trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành
và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Công tác văn thư lưu trữ tại trường THCS Nga Thủy có một số thuận lợi
và khó khăn như sau:
- Thuận lợi: Hệ thống CSVC đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ. Có
phòng làm việc lưu trữ tài liệu riêng. Có máy tính kết nối mạng Internet. Có cán
bộ chuyên trách công tác văn thư. Tất cả thuận tiện cho công tác văn thư.
- Khó khăn:
Công tác văn thư chủ yếu là xử lý tài liệu bằng các hình thức thủ công
trên sổ công văn đi và công văn đến. Khi tìm lại tài liệu mất nhiều thời gian và
đôi khi không chính xác. Khai thác, tìm kiếm thông tin hồi cố thông qua sổ ghi
chép công văn. Hệ thống công văn chưa được số hoá. Gây khó khăn và chậm
trong quá trình tìm kiếm và chia sẻ thông tin qua mạng Internet.
Khó khăn trong việc chọn lọc các tài liệu có cùng nội dung hoặc không
cùng chủ đề nhưng có trường thông tin giống nhau trong các thời gian khác nhau
hoặc cùng thời gian là vô cùng khó khăn. Hay tìm các tài liệu có cùng một người
10


ký, cùng cơ quan ban hành,…Tóm lại là việc chọn lọc và tìm kiếm thông tin đặc
thù trong tài liệu là khó khăn và tốn thời gian.
Khó khăn trong việc chọn các tài liệu không còn tính khả dụng hiện thời
để đưa vào kho bảo quản.
Đôi khi cán bộ văn thư không nhớ tới công văn cần phải thực hiện thời
gian nào? Làm những gì? Ai thực hiện?,… dẫn tới hậu quả dây chuyền là công
việc nhà trường và quản lý gặp trở ngại. Thiếu tính kịp thời và chính xác. Đồng

thời vất vả trong việc phải nhớ và ghi chép quá trình công việc cùng một lúc
Khó đáp ứng và theo kịp với xu thế hội nhập và hiện đại hoá hiện nay.
Mặt khác, chúng ta thường không nhớ rõ các thông tin cơ bản về tài liệu
như: Nội dung, thể thức, hiện trạng, tính pháp lý của văn bản, đối tượng văn bản
hướng tới, thời gian thực hiện văn bản, ngày ban hành,.v..v…nhưng không thể
thông qua sổ quản lý văn bản để nắm toàn bộ những thông tin trên. Mà cần phải
lấy bản gốc của văn bản. Gây mất thời gian khó khăn cho quản lý trong quá
trình làm việc.
Đặc biệt riêng trong quá trình làm việc đôi khi cán bộ quản lý không nhớ
chi tiết, nội dung cụ thể công văn? Đối tượng văn bản hướng tới là ai? để có tài
liệu-công văn-chỉ thị,… cụ thể tiếp tục thực hiện công việc.
Từ những thuận lợi, khó khăn và tồn tại hạn chế của hoạt động văn thư
lưu trữ tại trường THCS Nga Thủy. Trên cơ sở thực tế mà bản thân đã trải
nghiệm tôi đã viết phần mềm “Xây dựng và sử dụng chương trình quản lý tài
liệu của cán bộ văn thư tại trường trung học cơ sở Nga Thủy” để giải quyết
những vấn đề trên. Giúp cho công tác văn thư và quản lý được thông suốt.
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề
2.3.1. Giới thiệu khái quát về sản phẩm
WinISIS là hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp mà người sử dụng
có thể thao tác thuận tiện thông qua hệ thống menu và các giao diện thân thiện
cho người dùng. Được thiết kế chủ yếu để quản trị các CSDL dạng văn bản có
cấu trúc. Đây là chương trình được viết dưới dạng mã nguồn mở vì thế thỏa sức
sáng tạo lập trình – thiết kế cho từng đối tượng công việc cần lưu trữ thông tin
khác nhau. Để sử dụng chương trình thì chỉ đòi hỏi người có ít, thậm chí chưa có
kinh nghiệm sử dụng máy tính vẫn có thể sử dụng.
2.3.2. Chức năng cơ bản:
a) Chức năng lưu trữ thông tin:
Một ưu điểm lớn của của hệ thống là có thể thao tác với một số lượng cơ
sở dữ liệu không giới hạn, trong đó mỗi CSDL có chứa các phần tử dữ liệu hoàn
toàn khác nhau. Có thể tạo tới 600 trường thông tin khác nhau. Lưu trữ và sắp

xếp tài liệu một cách khoa học trên giá dựa vào số ký hiệu có thiết lập bởi WIS

11


b) Chức năng tìm kiếm thông tin:
Đây là chức năng chính của chương trình, phương thức tìm kiếm của
Winisis được Unesco đánh giá là một máy siêu tìm kiếm. Có khả năng tìm kiếm
thông tin theo từng từ, không biệt chữ hoa và chữ thường. Kết hợp với các toán
tử tìm tin.
c) Chức năng tìm kiếm thông tin theo các TTT riêng biệt và kết hợp
Căn cứ vào tình hình công việc thực tế tại cơ quan và quy trình xử lý tài
liệu công văn đi và công văn tới cũng như nhu cầu thông tin của cán bộ tôi đã
xây dựng 24 trường thông tin (TTT) khác nhau bám sát các khó khăn nêu trên để
giải quyết vấn đề. Có khả năng tìm kiếm thông tin riêng từng trường và kết hợp
các trường thông tin để có một kết quả biểu ghi chính xác hơn.
d) Chức năng nhắc nhở công việc:
Hằng ngày chương trình có khả năng đưa ra các công việc cần thực hiện
trong ngày hoặc trong tuần phụ thuộc vào nội dung các công văn. Tránh trường
hợp quên- bỏ sót công việc.
2.3.3. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng
a) Các yêu cầu cài đặt
 Yêu cầu về cấu hình máy tính
- CPU: 80MHz
- RAM: 256Mb
- Ổ cứng: 10G
- Ổ đĩa; Ổ cắm USB
- Hệ điều hành Windows XP
- Bộ gõ Tiếng Việt: Vietkey, Unikey
b) Các bước cài đặt

Bước 1: Copy hoặc tải toàn bộ thư mục Winisis và WINISIS_viet vào ổ
đĩa D
Bước 2: Kích đúp chuột vào file cài
đặt : Wisis EN
Thiếu hình biểu tượng
- Xuất hiện hộp thoại Setup
+ Chọn
+ Nhấp vào
nhận được
thông báo tại đây có thể thay đổi thư
mục cài đặt
Ví dụ: C:\winisis có thể thay là
D:\winisis

+

Sau khi chọn đường dẫn
12


xong nhấn vào
và nhận được hộp thoại Detination Group
Nhấn vào
để nhận được thông báo này Nếu ở trên ta chọn
“D:\winisis” thì ở đây xuất hiện “D:\winisis\data”

+ Khi nhấn vào
xuất hiện
giao diện System Settings
Ở đây ta có thể thay đổi ngôn ngữ cho

WinISIS. Nhưng ta nên chọn ngôn ngữ
mặc định là Tiếng Anh (EN)

+ Nhấn vào
để sang bước
tiếp theo
+ Tiếp tục chương trình sẽ được cài đặt

+ Cuối cùng nhận được hai thông báo và nhấn chọn

Bước 3: Mở Folder WINISIS_viet lần lượt làm các thao tác sau:
Tại Folder MENU copy toàn bộ dữ liệu trong thư mục này, sau đó Paste vào File
MENU tại đường dẫn sau: C:\WINISIS\MENU.
Tại Folder MSG copy toàn bộ dữ liệu trong thư mục này, sau đó Paste vào thư
mục MSG tại đường dẫn sau: C:\WINISIS\MSG.
13


Folder syspar.par copy file này sau đó Paste vào thư mục WINISIS theo đường
dẫn sau: C:\WINISIS.
Bước 4: Khởi động WinISIS15_3 EN
Vào Start  Programs  CDS_ISIS for Windows  CDS_ISIS for
Windows.
Kích giữ chuột trái kéo biểu tường ra to Desk Top

Bước 5: Việt hoá phông chữ cho WinISIS
Khi khởi động ta thấy WinISIS bị lỗi font như sau:

+Sửa lỗi font chữ cho WinISIS.
Trên màn hình Desktop ta kích chuột

phải chọn Persoralize xuất hiện giao
diện Personalization ta chọn Window
color và chọn Advanced appearance
setting. Xuất hiện hộp thoại Window
Color and Appearance
Trên giao diện ta kích chọn lần lượt
Inactive Window; Active Window;
Normal; Message Box; Messga Text. chọn font chữ ở mục Font. Ở mục Font
ta chọn font .VnArial
Sau khi chọn xong nhấn “OK” để thiết lập. Tiếp theo nhấn chọn “Apply” và
chọn “OK” để kết thúc việc cài đặt font chữ.
+ Giao diện của WinISIS sau khi cài đặt xong font chữ
Tiêu đề của cửa sổ
Menu Bar
Thanh công cụ

Bước 6: Chúng ta tắt toàn bộ chương trình và Log Off lại máy tính của
mình.
Tới đây là chúng ta hoàn tất quá trình cài đặt WinISIS 15_3EN phiên bản
mã nguồn mở miễn phí của UNESCO được khắc phục và Việt hoá.
14


Sau khi cài đặt xong, các bước tiếp theo là lần lượt là lập CSDL – Nhập
liệu – Khai thác thông tin.
Các bước tạo lập CSDL và nhập liệu là các bước mang tính kỹ thuật tôi đã
có bản hướng dẫn cụ thể tại tài liệu hướng dẫn sử dụng và kèm theo video
hướng dẫn cụ thể tất cả các bước. Tại SKKN này tôi chỉ đề cập tới bước cài đặt
và đặc biệt là các bước khai thác thông tin hay nói cách khác là các chức năng
cơ bản chương trình. Với mục đích làm rõ tính ưu việt của chương trình và

hướng dẫn giải quyết các vấn đề còn tồn tại.
2.4. Hướng dẫn thực hiện các chức năng cơ bản:
2.4.1. Chức năng lưu trữ thông tin:
Một ưu điểm lớn của của hệ thống là có thể thao tác với một số lượng cơ
sở dữ liệu không giới hạn, trong đó mỗi CSDL có chứa các phần tử dữ liệu hoàn
toàn khác nhau. Có thể tạo tới 600 trường thông tin khác nhau. Lưu trữ và sắp
xếp tài liệu một cách khoa học trên giá dựa vào số ký hiệu có thiết lập bởi
Winisis.
VD: Tại trường THCS Nga Thủy hồ sơ của các cấp được ký hiệu nhập tin
lên giá như sau:
Hồ sơ của Bộ ký hiệu là: A
ký hiệu là: D
Hồ sơ của Sở ký hiệu là: B
Hồ sơ của các tổ chức ngang cấp ký
Hồ sơ của Huyện - Phòng ký hiệu là: C hiệu là: G
Hồ sơ của các tổ chức Đoàn-Đội-Hội Hồ sơ của trường được ký hiệu là: H
Toàn bộ hệ thống tài liệu của trường THCS học Nga Thủy trong từ 20112016 đều được lưu dữ trong hệ thống CSDL của Winisis như: Công văn đi –
đến; các hồ sơ giáo viên – học sinh; hồ sơ thông tin của các tổ chức đoàn đội
hội. Có lưu trữ bằng các số thứ tự thiết lập trên Winisis. Tài liệu được gửi qua
mạng nên in ra một bản lưu. Đường dẫn để tài liệu nên hướng dẫn theo hai con
đường trên giá và trên máy tính.
VD: - Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ năm học 2015-2016 của Bộ Giáo
dục và đào tạo. Sẽ có số ký hiệu thể hiện trong biểu ghi là: A/3. Nghĩa là: tài
liệu trên tại giá A và số thứ tự tài liệu thứ 3.
- Công văn hướng dẫn thi giải toán qua mạng cho học sinh lớp 6. Sẽ
có ký hiệu thể hiện trên biểu ghi là: C/12. Nghĩa là: Tài liệu trên giá C và có số
thứ tự tài liệu thứ 12.
- Báo cáo thực hiện tháng ATGT của trường THCS Nga Thủy. Sẽ có
ký hiệu thể hiện trên biểu ghi là: H/13. Nghĩa là: Tài liệu tại giá H thứ tự tài liệu
số 12

Như vậy tất cả các tài liệu nhập về được phân loại khi nhập tin vào CSDL
và được sắp xếp theo thứ tự của thời gian. Công việc duy nhất của nhân viên văn
thư khi tìm lại tài liệu là gõ từ khóa tìm kiếm thông tin.
2.4.2. Chức năng tìm kiếm thông tin:
Đây là chức năng chính của chương trình, phương thức tìm kiếm của
15


Winisis được Unesco đánh giá là một máy siêu tìm kiếm. Có khả năng tìm kiếm
thông tin tùy biến theo từng từ, không biệt chữ hoa và chữ thường. Kết hợp với
các toán tử tìm tin.
Tại Winisis có hai trạng thái tìm tin khác nhau tìm tin trình độ cao và tìm
tin có trợ giúp.
Đặc trưng chung của hai hình thức tìm tin này là tìm kiếm thông tin tài
liệu một cách nhanh nhất bằng các từ khóa kết hợp với các toán tử tìm tin.
Tìm tin trình độ cao ta có thể thực hiện như sau:
Tại Menu Bar chọn Tìm tin  Tìm tin trình độ cao

Toán tử

Nhập từ khóa

Gõ nội dung hoặc
toán tử muốn tìm kiếm
vào ô câu hỏi sau đó ấn nút tìm.
Nguyên tắc tìm tin
Để tìm tin trên các trường theo tệp đảo ta cần dựa vào các biểu thức tìm
tin. Đó là các biểu thức logic bao gồm các thuật ngữ tìm (từ khóa) được liên kết
bởi các phép toán ngôn ngữ.
Các toán tử sẽ liên kết các thuật ngữ để tạo thành biểu thức tìm tin. Các

thuật ngữ tìm được lưu trong từ điển có thể đưa vào các biểu thức tìm tin.
Ngôn ngữ tìm tin
Ngôn ngữ tìm tin trong Winisis (The WinISIS Search Language) được
xây dựng trên cơ sở Logic Bool, nó cung cấp phương tiện thuận tiện để trình bày
các phép toán logic. Do đó sử dụng các phép toán logic liên kết các thuật ngữ
tìm, tạo thành các biểu thức tìm.
Ngôn ngữ tìm tin trên Winisi bao gồm các toán tử logic và một số toán tử
khác:
Các toán tử cơ bản và ý nghĩa của các toán tử
16


Toán tử logic AND (ký hiệu *): Là toán tử giao các nhóm. Kết quả giao
các nhóm chỉ chứa những phần tử chung của cả hai nhóm.
Ví dụ: Internet*lớp 6 thì phần chung của cả hai nhóm chính là Internet và
lớp 6

•
Toán tử OR (ký hiệu +): Là loại toán tử hợp các nhóm kết quả của
toán tử OR là sự hoàn trộn giữa hai nhóm.
Ví dụ: Mỹ thuật+lịch sử các giá trị
Mỹ thuật+lịch sử
Mỹ thuật
Lịch sử
•
Toán tử NOT (ký hiệu ^): Là
loại toán tử loại trừ, kết quả giữa hai
nhóm là tất cả các phần tử thuộc nhóm
thứ nhất mà không thuộc nhóm thứ hai.
Các toán tử lân cận mức trường: Các toán tử này được thu hẹp ở toán tử

AND đặc biệt là khi tìm theo ngôn ngữ. Gồm các toán tử
(G): Kết nối giữa thuật ngữ của một trường
Ví dụ: Trong bài biểu ghi có nhan đề “Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ
giáo dục trường học năm học 2015-2016” sẽ có biểu thức tìm là Hướng (G)
2015-2016 sẽ cho ta tìm được biểu ghi trên và tất cả các biểu ghi có cùng một
trường.
(F): Kết nối các thuật ngữ của một trường hay các tình huống của một
trường lặp.
Ví dụ: Các biểu thức tìm
Giáo.dục
(hai từ Giáo và dục kề sát nhau)
Giáo..công
(có nhiều nhất một từ ở giữa giáo và công)
Giáo … tác
(có nhiều nhất hai từ ở giữa giáo và tác)
Cách thức tìm tin trong WinISIS
Toán tử: Nhấn chuột vào các nút này ta sẽ chèn được các toán tử tương
ứng cho câu hỏi.
Hộp hiệu đính các biểu thức tìm tin (câu hỏi): Chứa các biểu thức tìm tin
hiện tại, có thể gõ trực tiếp trên bàn phím mà không cần dùng đến các nút toán
tử.
Hộp lịch sử tìm kiếm (danh sách câu hỏi): Liệt kê các biểu thức tìm đã
được thực hiện bao gồm các số hiệu biểu thức, tên CSDL, kết quả và nội dung
17


của biểu thức tìm.
Nút từ điển: Nút này có tác dụng chứa các từ điển thuật ngữ tìm tin, các
thuật ngữ này có thể chọn từ từ điển hoặc gõ trực tiếp vào biểu thức tìm.
Nút thuật ngữ ANY: Có tác dụng hiển thị danh sách các điều khoản cho

CSDL.
Nút tìm: Sau khi chọn thuật ngữ xong nhấn chọn nút này để hiển thị kết
quả.
Nút xóa: Dùng để xóa các biểu thức hiện tại.
Trợ giúp: Hiển thị các chủ đề trợ giúp.
Song mỗi hình thức có một cách đặc trưng riêng khá thú vị như sau
Trước tiên là tìm kiếm tìm kiếm thông tin có trợ giúp.
2.4.3. Truy vấn thông tin theo các trường cụ thể:
Đôi khi cần gấp một số
công văn cụ thể nhưng không nhớ
rõ tên công văn mà chỉ nhớ những
nội dung chính của công văn thì
phần mềm sẽ giải quyết vấn đề
này bằng trường cụ thể.
Ví dụ chỉ nhớ thông tin về
trường người ký ta tìm kiếm thông
tin theo trường người ký với tên là
Phạm Đức Anh.
Kết quả: Phần mền sẽ đưa ra tất cả các kết quả trong CSDL có tên Phạm Đức
Anh là người ký trong tất cả các năm. Số biểu ghi tìm được là 3. Ấn vào xem
kết quả để xem biểu ghi chi tiết
Hoặc ta có thể thu hẹp nội
dung tìm kiếm chính xác hơn nếu
nhớ thêm một số thông tin như từ
khóa, năm học. Ta sẽ có cấu trúc từ
lệnh tìm kiếm như:
Phạm Đức Anh*Internet*2012-2013

Kết quả: Các biểu ghi đưa ra
vần là người ký Phạm Đức Anh

nhưng được thu hẹp theo năm học
yêu cầu và nội dung đảm bảo theo từ
khóa. Mục đích tìm tin chính xác, gần như không trùng lặp. Số biểu ghi tìm
được là 01, hạn chế được 2 biểu ghi so với cách tìm tin đơn giản chỉ theo một
trường thông tin người ký
Chương này có khả năng tìm kiếm thông tin linh hoạt kết hợp giữa tất cả các
trường thông tin với nhau theo các thuận ngữ AND; OR, ….như giới thiệu ở
mục 2.2. Tùy thuộc vào từng trường hợp tìm tin.
18


Căn cứ vào tình hình công việc thực tế tại cơ quan và quy trình xử lý tài
liệu công văn đi và công văn tới cũng như nhu cầu thông tin của cán bộ tôi đã
xây dựng 24 trường thông tin (TTT) khác nhau bám sát các khó khăn nêu trên để
giải quyết vấn đề. Sau đây là các TTT cơ bản và chức năng của mỗi trường
thông tin:
-Nhan đề tài liệu: Ghi nhan đề tài liệu; Tìm tài liệu theo nhan đề thông
tin.
- Nội dung: Là nơi ghi tóm tắt những vấn đề cơ bản của tài liệu. Để tìm
kiếm thông tin trên máy có thể biết được nội dung về tài liệu mà không cần tới
văn bản gốc.
- Từ khóa: Nơi ghi các từ ngắn gọn thể hiện bản chất của tài liệu, các vấn
đề là bản chất của tài liệu. Trường này phục vụ đắc lực cho hoạt động tìm tin. Vì
vậy khi nhập tin cán bộ cần lựa chọn chính xác về từ khóa và có những quy ước
riêng-thống nhất về cách nhập tin. Khi nhập tin như thế nào thì tìm tin phải gõ
đúng như thế ấy.
VD: Nếu đã nhập 2001-2002 thì lần sau vẫn phải nhập như thế không nên
nhập 2001 – 2002 (có khoảng trống tại vị trí dấu – ) tránh trường hợp máy tìm
kiếm không chuẩn. Hoặc đã nhập nhập CNTB thì lần sau không nhập Chủ nghĩa
tư bản mà cần phải nhập đúng CNTB.

Nói tóm lại cần thống nhất trong các quy ước nhập tin để khi tìm kiếm
thông tin đạt kết quả tối ưu nhất.
- Cơ quan chủ quản: Ghi tên cơ quan chủ quản. Mục đích tìm kiếm
thông theo cơ quan chủ quản.
- Cơ xuất bản tài liệu: Ghi tên cơ quan xuất bản tài liệu. Mục đích tìm
kiếm theo cơ quan ban hành văn bản
- Công văn tới: Ghi tình trạng vật lý và pháp lý khi nhận tài liệu bằng các
trường con: hiện trạng còn nguyên hay không; Dấu đỏ hay bản photo; Tài liệu là
công văn, kế hoạch,…; mức độ công văn mật, khẩn, thượng khẩn,…
- Ngày ký tài liệu: Mục đích tìm kiếm thông tin theo ngày ký.
- Ngày nhận tài liệu: Mục đích tìm kiếm tài liệu theo ngày nhận. So sánh
thời gian công văn tới nhanh hay chậm.
- Người ký: Ghi tên người ký tài liệu. Mục đích tìm kiếm thông tin theo
trường người ký. Cần phải ghi tên chính xác. Trong TTT người ký có trường
con để ghi chức vụ, với mục đích tìm kiếm tài liệu theo chức vụ như: Trưởng
phòng giáo dục hay chủ tịch huyện. CSLD sẽ cho câu trả lời là tất cả các biểu
ghi trong CSDL có người ký mang chức vụ trưởng phòng hoặc chủ tịch huyện.
- Ngày văn bản hết hiệu lực: Mục đích của trường thông tin này là tìm
kiếm trong năm trước hoặc trong thời gian nào những văn bản không còn hiệu
lực thực hiện mà chỉ mang tính chất tham khảo để chúng ta chọn lọc đưa vào
kho bảo quản tài liệu.
- Ngày thực hiện văn bản: Ghi ngày cần báo cáo hoặc thời gian phải
thực hiện công văn đang nhập liệu. Có thể ghi thêm thời gian thực hiện văn bản
căn cứ theo tình hình công việc nội bộ của cơ quan. Thời gian này không cố
19


định là thời gian ghi trên tài liệu mà do lãnh đạo hoặc cán bộ văn thư chủ động
sắp xếp cho hợp lý. Mục đích xem tại mục 3.4
- Còn một số trường thông tin nữa với mục đích kết hợp để tìm tin chính

xác hơn và làm rõ nội dung – hình thức của tài liệu hơn.
2.4.4 Chức năng nhắc nhở công việc:
Hằng ngày chương trình có khả năng đưa ra các công việc cần thực hiện
trong ngày hoặc trong tuần phụ thuộc vào nội dung các công văn. Tránh trường
hợp bỏ sót công văn quên không thực hiện: Công việc đầu tiên của cán bộ văn
thư khi tới trường làm việc là chúng ta khởi động chương trình và gõ ngày hiện
tại vào trường thông tin ngày thực hiện văn bản là chúng ta có thể kiểm tra được
ngày hôm đó cần làm những gì.
Như vậy khi nhập tin cán bộ văn thư cần thống nhất với lãnh đạo tài liệu
này cần bắt đầu thực hiện khi nào? Để nhập tin vào trường ngày thực hiện văn
bản chứ không phải nhất thiết ghi theo ngày thực hiện văn bản trên công văn.
Bởi có những công văn không có ngày thực hiện hoặc có nhưng để thực hiện
được đúng ngày chúng ta cần chuẩn bị trước.
Bên cạnh đó tại trường đối tượng hướng tới là lãnh đạo có thể biết ai là
người thực hiện? Thực hiện như thế nào?
Các bước thực hiện: Mở CSDL/tìm tin/trình độ cao/gõ ngày hiện thời vào
mục câu hỏi/tìm.
VD: Kiểm tra xem ngày 25/12/2012 có văn bản nào cần thực hiện trong
CSDL hay không ta gõ ngày 25/12/2012 vào mục câu hỏi tại bảng tìm kiếm
trình độ cao hoặc bảng tìm kiếm thông tin có trợ giúp chọn trường thông tin
ngày thực hiện văn bản và gõ 25/12/2012 vào mục thành phần tìm tin.

20


Kết quả tìm kiếm được 1 tài liệu
cần phải thực hiện tại CSDL ANHDAO.
Tài liệu tìm được có đầy đủ 24 trường
thông tin như được thiết lập và kết quả
được bôi màu nâu đỏ.

Chỉ cần những thao tác đơn giản và trong khoảng thời gian 01 giây chúng
ta có thể biết được những công việc cơ bản một cách chính xác và quan trọng là
tiết kiệm thời gian.
Như vậy qua đây một lần nữa chúng ta không thể phủ nhận được những
tính năng vượt trội của chương trình khi có sự góp sức của CNTT. Áp dụng vào
hoạt động quản lý tài liệu khiến cho chúng ta không mất quá nhiều thời gian mà
ngược lại nó giảm bớt cho chúng ta rất nhiều thời gian. Mặt khác còn tăng tính
chính xác và khoa học cho công việc.
Trên đây các các bước hướng dẫn tìm kiếm thông tin song đồng thời cũng
chính là giải pháp để khắc phục các khó khăn tôi đã nêu về mặt kỹ thuật trong
công việc.
Bên cạnh đó còn những khó khăn về quan điểm tôi nêu tại mục 1 của
phần II. Sau đây tôi có một vài giải pháp để khắc phục tình trạng trên.
- Thứ nhất về vấn đề kinh tế chi phí cho hoạt động ứng dụng này:
Chương trình này là hoàn toàn miễn phí.
- Thứ 2 là khả năng ứng dụng công nghệ thông tin: Đề xuất với nhà
trường thường xuyên có các buổi trao đổi chia sẻ kinh nghiệm về CNTT. Riêng
đối với chương trình thì phần cài đặt cán bộ văn thư gặp khó khăn không làm
được có thể đề xuất với phối hợp cùng GV tin học, người có khả năng tin học.
- Thứ 3 là thói quen thủ công: Như tôi đã khẳng định, cho dù khoa học
kỹ thuật có phát triển tới đâu thì tuyệt đối cũng không thể phủ quyết hoàn toàn
được giá trị của các hoạt động thủ công. Như vậy hoạt động văn thư vẫn cần có
sự kết hợp song song hai thao tác nhập liệu – ghi sổ. Cán bộ quản lý cần đôn đốc
– động viên cán bộ văn thư áp dụng CNTT. Tôi thiết nghĩ rằng với thời gian các
và những giao diện đơn giản, tính năng dễ sử dụng thì cán bộ có thói quen thủ
công sẽ sớm bắt nhịp với chương trình
2.5. Các vấn đề cần chú ý khi sử dụng chương trình:
CNTT càng phát triển thì nguy cơ phải đối mặt với các nguy hiểm về sự cố
mạng và máy tính ngày càng lớn. Đơn giản như việc máy tính bị lỗi mà chúng ta
vẫn thường gọi là bị virut. Làm mất dữ liệu đang trở thành nỗi kinh hoàng và lo

21


sợ cho tất cả chúng ta là điều rất dễ hiểu. Để khắc phục lỗi trên tránh mất CSDL
mà phải mất nhiều công sức để nhập liệu hàng ngày có rất nhiều giải pháp song
tôi nêu một số giải pháp đơn giản mà tôi đã áp dụng có hiệu quả như sau:
Trong quá trình cài đặt không nên chọn đường dẫn tạo lập CSDL tại ổ C
như chương trình mặc định. Mà nên chọn ổ D hoặc E.
Đưa CSDL lên mạng. Nén giải file WINISIS sau đó gửi lên địa chỉ Gmail
của trường theo tuần - tháng,…Hoặc dùng một địa chỉ Gmail đăng ký là thành
viên của trang web: sau đó upload CSDL lên đó. Đây
là dịch vụ lưu trữ và chia sẻ file trực tuyến mạnh nhất trên thế giới hiện nay:
100% miễn phí; không giới hạn dung lượng; File upload có thể lên tới 5G; quản
lý File trực quan,…Điều quan trọng là chúng ta có thêm một con đường để bảo vệ
và dự phòng CSDL.
Hiện tại toàn bộ CSDL của trường THCS Nga Thủyđã được tôi Upload lên
mạng với mục đích bảo vệ và chia sẻ thông tin. Hiện nay lãnh đạo và cán bộ
thường xuyên sử dụng smatphone (điện thoại thông minh) và máy tính bảng với
các ứng dụng thông minh trên các thiết bị này thì khi đi xa hay công tác vẫn có
thể điều khiển máy tính của cơ quan như đang trực tiếp ngồi trước máy tính hoặc
có thể lấy tài liệu được upload trên mạng để chia sẻ cho đồng nghiệp hay phục vụ
công việc.
Tuyệt đối phải để tài liệu đúng theo số thứ tự đã thiết lập tại TTT vị trí tài
liệu.
Nên cài đặt trong máy tính một bộ diệt virut.
Điều chúng ta cần đặc biệt chú ý nữa là phải có bảng hệ thống quy ước
nhập liệu. Nghĩa là các cụm từ viết tắt, ký hiệu riêng, cách sử dụng dấu cách để
ghi ngày tháng năm, mà cán bộ hay sử dụng trong quá trình nhập liệu.
Với 2 mục đích sau:
Thứ nhất, đây là máy tìm kiếm thông tin nên giữa việc nhập liệu và các từ

khóa tìm kiếm thông tin cần có sự tương đương nhau. Tạo nên sự chính xác và
thống nhất của hệ thống CSDL
Thứ hai, là khi chuyển giao công tác văn thư thì người tiếp theo không cần
phải tìm hiểu hệ thống ký tự nhập tin mà đã có sẵn và tiếp tục làm như CB trước
tạo nên sự thống nhất của CSDL.
Thuận lợi cho tra cứu thông tin tron mọi giai đoạn tránh trường hợp người
sau không biết người trước làm như thế nào? Không thể tìm kiếm thông tin.

22


2.6. Kiểm nghiệm:
Bảng so sánh công việc trước và sau khi sử dụng Winisis
S
T

Chủ đề

Thời gian

1

Có khả năng nhìn chi tiết
về các VĐ sau: nội dung;
tình trạng vật lý. hình thức
pháp lý;

2

Tìm vị trí để - tên – nội

dung cơ bản-ai đang
mượn tất cả tài liệu về chủ
đề THTTHSTC GĐ 20082013

3

Tìm mọi tài liệu của Đ/c
Phạm Đức Anh trong năm
2010

4

Chưa ứng dụng Winisis
Cách làm

Kết quả

Thời gian

Thành công

1 giây/1000
văn bản

Tìm trên CSDL
Winisis

Thành công

Tìm được vị trí và

4 Giây
Tìm trong sổ tên. Nội dung cơ
Nhanh hơn
CVĐVĐ
bản không rõ.
600 lần
Không biết ai mượn

Tìm trên CSDL
Winisis

Có đầy đủ mọi
thông tin tại mục
chủ đề yêu cầu

Tìm trên CSDL
Winisis

Thành công

Rất lâu.
Trung bình 1 Lấy từng văn
phút/1 văn
bản gốc
bản

40 phút
(2400 giây)

Tùy thuộc

vào hệ thống Tìm trong sổ
Thành công
tài liệu nhiều
CVĐVĐ
hay ít
K thể làm
Nhắc nhở công việc thông minh

5

Tìm tài liệu có dấu đỏ

6

Chia sẻ thông tin tài liệu
– sản phẩm đầu ra

Đã ứng dụng Winisis
Cách
Kết quả
làm

Rất lâu.
Tìm thẳng
(2h cho toàn
tài liệu trong
bộ TL nhà
kho
trường)
Lâu – không Phô tô- thủ

chính xác
công

2 giây

Tìm kiếm tại trường
Ngày thực hiện VB

Chính xác, tiện
ích.

Thành công

4 Giây
Nhanh hơn
1800 lần

Tìm trên CSDL
Winisis

Thành công

Thành công

Nhanh –
chính xác

In-gửi mail. Biểu
ghi mã hóa.

Thành công

Trên đây là bảng so sánh một vài tính năng cơ bản vượt trội của Winisis


SKKN này là kinh nghiệm đúc kết từ quá trình sáng tạo và áp dụng vào
thực tiễn tại trường THCS Nga Thủy hơn 1 năm. Phần mềm này không chỉ
được áp dụng tại trường học mà có thể áp dụng tại tất cả các môi trường làm
việc đòi hỏi nhu cầu tìm kiếm thông tin.
3. KẾT LUẬN – ĐỀ XUẤT
3.1. Kết luận
- Ứng dụng phần mềm Winisis vào công tác quản lý tài liệu là bước
đột phá lớn với công tác văn thư tại các nhà trường nó giúp cho việc quản lý
tài liệu trong công tác văn thư một cách dễ dàng, thuận tiện và không mất
nhiều thời gian công sức. Các biểu ghi trong Winisis có thể sửa hoặc bổ sung
thêm. Tiện ích có thể in các phiếu mô tả trên máy ra giấy dễ dàng. Có mật độ
lưu trữ thông tin cao Thông tin luôn cập nhập dễ dàng. Thông tin có thể lưu
trữ ở nhiều dạng khác nhau (chữ viết, các file văn bản.). Đặc biệt khả năng
tìm kiếm thông tin đơn giản, nhanh chóng, độ chính xác cao.
- Chương trình cài đặt và sử dụng đơn giản - giao diện thân thiện vì
vậy có khả năng ứng dụng rộng rãi. Một số đồng chí cán bộ văn thư sau khi
được tham khảo chương trình đều có những phản hồi mang tính xây dựng
khoa học tích cực ủng hộ phần mền.
- Với những gì tôi đã trình bầy trong sáng kiến thì một lần nữa tôi
khẳng định rằng việc ứng dụng chương trình này vào công tác quản lý tài liệu
là quy luật tất yếu cần phải thực hiện. Với chương trình Winisis là chương
trình khá thích hợp với hiện trạng cơ sở hạ tầng - nhân lực của các nhà trường
trong huyện.
3.2. Đề xuất
Đối với bản thân và các đồng nghiệp: Thay đổi cách tư duy

trong công việc. Không ngừng nâng cao trình độ tin học - nghiệp vụ. Cập
nhập thông tin thường xuyên.
Đối với nhà trường: Tạo điều kiện ủng hộ cơ sở vật chất cho công tác
văn thư ngày càng nâng cấp-hoàn thiện. Đặc biệt là hoạt động ứng dụng
CNTT luôn cần sự đồng thuận của lãnh đạo về “Trí tuệ-tinh thần-CSVC”
Đối với Phòng – Sở: Cần thường xuyên tổ chức các chuyên đề ứng
dụng CNTT cho GV nói chung và VT nói riêng. Có thể nói như một cuộc
cách mạng phương pháp làm việc. Với mục đích tạo ra một không gian giao
lưu chia sẻ kiến thức giữa các đồng nghiệp để cùng tiến bộ. Cao hơn nữa cần
có những buổi hội thảo – hội thi về công tác văn thư.
Với những vấn đề trình bầy trong SKKN, bằng tất cả vốn tri thức nhỏ
bé của mình và với tất cả niềm tin mạnh mẽ, tôi tin rằng việc ứng dụng
CNTT vào hoạt động văn thư đã đang và sẽ diễn ra vô cùng mạnh mẽ. Đây là
quy luật tất yếu không thể bỏ qua. Chính vì lẽ đó không có lý do gì chúng ta
trì hoãn việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài liệu. Mặc dù biết
rằng còn nhiều khó khăn. Cách tốt nhất để giải quyết khó khăn là ta cần phải


bắt tay đi thẳng vào những khó khăn đó. Tôi viết SSKN với kỳ vọng người
cán bộ văn thư và hoạt động văn thư quản lý tài liệu truy tìm thông tin một
trong giai đoạn hiện nay cần phải là người quản lý tài liệu thông thái, đưa
công tác văn thư trở về đúng vị trí quan trọng nó vốn có.
Trong SKKN không tránh khỏi những sai sót. Với tất cả lòng kính
trọng và tinh thần cầu thị tiến bộ tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của
bạn đọc.
Xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Nga Sơn, ngày tháng năm 2016
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình

viết, không sao chép nội dung của người
khác.

Lại Tiến Thành