Quy trình ban hành văn bản hành chính tại ủy ban nhân dân tỉnh thanh hóa (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

……/……

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ MINH

QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THANH HĨA

Chun ngành

: Quản lý hành chính cơng

Mã số

: 60 34 82

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG

Hà Nội - Năm 2016


Cơng trình được hồn thành tại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

Người hướng dẫn khoa họcPGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân:
Phản biện 1: ……………………………………………………………..........
……………………………….……………………………................................
Phản biện 2: ……………………………………………………………...........
………………………………..……………………………..............................
Phản biện 3: ……………………………………………………………..........
………………………………….…………………………................................

Luận án sẽ được bảo vệ trước Hội đồng đánh giá luận án cấp Học viện
Địa điểm: Phịng

Nhà ……, Học viện Hành chính Quốc gia. Số: 77 - Đường Nguyễn
Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội

Thời gian: vào hồi ……… giờ ….. ngày … tháng …. Năm ………

Có thể tìm hiểu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam hoặc thư viện của Học viện
Hành chính Quốc gia.


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản được thể hiện tính
quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nước,
của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương
đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý
để điều hành cơng việc. Văn bản hành chính nhà nước không những là
phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan hệ
giữa cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ

chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ
quan.
UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lượng văn bản hành
chính được ban hành rất lớn (năm 2015 là 22.214 văn bản). Tuy nhiên,
UBND tỉnh Thanh Hóa chưa xây dựng được quy trình ban hành văn
bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, cơng tác ban hành văn
bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chưa phát
huy hết hiệu lực, hiệu quả. Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng
thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh
Hóa, phục vụ tốt cho cơng tác quản lý nhà nước tại địa phương, nâng
cao hiệu lực, hiệu quả trong cơng tác quản lý nhà nước thì việc nghiên
cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa
là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực
quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục
hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tư góp phần xây dựng tỉnh Thanh
Hóa phát triển hơn nữa. Đó chính là lý do tơi lựa chọn đề tài: “Quy
trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Thanh Hóa”.
1


2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong những năm gần đây có nhiều cơng trình nghiên cứu, sách,
giáo trình, sách chuyên khảo, các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sỹ
nghiên cứu về vấn đề này.
Nhìn chung, các cơng trình và tài liệu khoa học đều có chất
lượng khoa học và giá trị sử dụng, ứng dụng cao. Tuy nhiên, hầu hết
các cơng trình trên cịn mang tính khái qt cao, chưa tập trung giải
quyết các vấn đề thực tiễn tại các đơn vị. Đặc biệt, chưa có cơng trình

nào nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban
nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, việc nghiên cứu quy trình ban
hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa là hết
sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh Thanh Hóa
đang tiến hành cải cách hành chính cũng như đang cải cách thủ tục
hành chính để thu hút các nhà đầu tư về tỉnh.
3. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đưa ra những
phương hướng và giải pháp hồn thiện quy trình ban hành văn bản
hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi
mới và cải cách hành chính tại tỉnh Thanh Hóa.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính
tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Căn cứ vào đề tài luận văn, tác giả chủ
yếu nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh
Thanh Hóa.
2


- Phạm vi thời gian: Trong điều kiện nghiên cứu và thời gian có
hạn, phạm vi đề tài tập trung nghiên cứu việc ban hành văn bản hành
chính nhà nước của UBND tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn 2012 2015 và 6 tháng đầu năm 2016.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1 Phương pháp luận
Đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lê
nin về Nhà nước và Pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định
hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp đổi mới; đồng thời xuất

phát từ thực tiễn tình hình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban
nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
5.2 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử
dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp nghiên
cứu được sử dụng chủ yếu để xây dựng cơ sở lý luận của luận văn.
Thơng qua phân tích các tài liệu, tác giả có thể hình thành hệ thống cơ
sở lý luận theo cách tiếp cận riêng và cung cấp cơ sở cho việc đánh giá
thực trạng, đề xuất các giải pháp cho việc ban hành văn bản hành
chính.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phương pháp này được
thực hiện nhằm xử lý theo trình tự khoa học, logic các thơng tin, số
liệu đã thu thập được về việc ban hành văn bản hành chính, sau đó tiến
hành tổng hợp để đưa ra kết luận phù hợp.
+ Phương pháp quan sát: Phương pháp này được sử dụng nhằm
thu thập thông tin tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Những thơng tin thu
thập được thơng qua phương pháp quan sát được tác giả phân tích,
3


đánh giá để làm rõ thực trạng về việc ban hành văn bản hành chính tại
UBND tỉnh Thanh Hóa.
+ Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng trên
cơ sở phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc của UBND tỉnh
Thanh Hóa, thống kê những văn bản đã được ban hành qua các năm,
qua đó nắm rõ những loại văn bản nào là đối tượng nghiên cứu của
luận văn, thống kê số lượng văn bản qua từng năm, cung cấp thông tin
cho luận văn được đầy đủ hơn.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về quy
trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
6.2 Ý nghĩa thực tiễn: Phân tích thực trạng quy trình ban hành
văn bản hành chính, rút ra những ưu điểm, hạn chế trong quy trình ban
hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, từ đó đưa ra các
giải pháp trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban
nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
7. Kết cấu của luận văn
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và
phần phụ lục, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao
gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành
chính tại UBND cấp tỉnh.
Chương 2: Thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính
tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình ban hành văn
bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

4


Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Khái qt về văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính
1.1.1.1. Khái niệm văn bản
“Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ hay một loại ký hiệu nhất định” theo quan điểm của Giáo trình kỹ
thuật xây dựng và ban hành văn bản [15, tr.8].

1.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản
lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được
Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm
điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[15, tr.9].
1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước
văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định hoặc những
thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý
hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình
thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà
nước giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ
quan hành chính nhà nước với các tổ chức và cơng dân.
1.1.1.4. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành
trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng
như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội - nghề
nghiệp). Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá
5


biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các cơng
việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức. Văn bản hành chính
bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thơng thường.
1.1.2. Các loại văn bản hành chính
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư quy định các hình thức văn
bản hành chính gồm 23 loại văn bản. Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02
năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc

sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP đã
bổ sung thêm một số loại văn bản hành chính, tổng cộng gồm 32 loại
văn bản.
1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính
1.1.3.1. Yêu cầu về nội dung
Để đảm bảo các yêu cầu về nội dung, văn bản phải đảm bảo một
số yêu cầu: tính mục đích, tính hợp pháp, tính khoa học, tính khả thi.
1.1.3.2. u cầu về thể thức
Theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và
các yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản được quy định tại các
điều từ điều 6 đến điều 15 Chương II, cụ thể như: Quốc hiệu; tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn
bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận.
- Các thành phần bổ sung có những yếu tố: dấu chỉ mức độ mật;
dấu chỉ mức độ khẩn; chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

6


1.1.3.3. u cầu ngơn ngữ của văn bản hành chính
Việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải
đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích
ban hành văn bản và đảm bảo các nội dung như:
a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ
đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc
hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nước và nhân dân; hạn
chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng,
nghiêm túc của văn bản....

b) Viết câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức
là có đầy đủ hai thành phần nịng cốt: chủ ngữ và vị ngữ; diễn đạt câu
chính xác, rõ ràng, mạch lạc; đảm bảo tính logic, nhất quán giữa các
vế, các mệnh đề của câu, các đoạn văn cần được thực hiện sao cho văn
bản phản ánh trung thành và trọn vẹn nội dung thông tin của tác giả.
1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND
cấp tỉnh
1.2.1. Vai trị của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại
UBND cấp tỉnh
Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh có
vai trò rất quan trọng, thể hiện cụ thể như sau:
- Thứ nhất, văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung và
văn bản hành chính nói riêng có vai trị đảm bảo thơng tin cho hoạt động
quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức;
- Thứ hai, văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết
định quản lý;
- Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ
quan, tổ chức;
7


- Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản
quản lý hành chính nhà nước.
1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp
tỉnh
Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh
Hóa có thẩm quyền ký các văn bản về những vấn đề thuộc thẩm quyền
quyết định của tập thể UBND tỉnh; các văn bản chỉ đạo điều hành thuộc
lĩnh vực do Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách; quyết định đình chỉ
thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các sở, UBND cấp

huyện; quyết định đình chỉ thi hành văn bản trái pháp luật của HĐND
cấp huyện và đề nghị HĐND tỉnh bãi bỏ; tờ trình, báo cáo của UBND
tỉnh gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, HĐND tỉnh và các văn bản
khác theo thẩm quyền.
Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các
văn bản thuộc lĩnh vực được phân cơng phụ trách, trường hợp Phó
Chủ tịch đi vắng, Chủ tịch ký hoặc chỉ định Phó chủ tịch khác ký văn
bản thuộc lĩnh vực được phân cơng của Phó Chủ tịch đi vắng.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh được ký thừa lệnh Chủ tịch
UBND tỉnh các văn bản như: giấy mời họp, thơng báo kết luận của
Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tại các cuộc họp của
UBND tỉnh, cuộc họp, buổi làm việc do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
UBND tỉnh chủ trì; văn bản thơng báo ý kiến và kết quả xử lý các
công việc cụ thể của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh để các cơ
quan liên quan biết và thực hiện; các văn bản khác theo quy định của
Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phịng UBND tỉnh có thể uỷ quyền
cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân
cơng nhiệm vụ của Văn phịng UBND tỉnh.
8


1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh
Hệ thống văn bản hành chính
tại UBND tỉnh Thanh Hóa

Văn bản cá biệt

Văn bản hành chính
thơng thường

Quyết định

Cơng văn

Chỉ thị

Thơng báo

Báo cáo
Tờ trình

Kế hoạch
Giấy mời
Phiếu chuyển

……….

Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản
của UBND tỉnh Thanh Hóa
1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính
1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành
chính
1.3.1.1 Quy trình
Hiện nay, trong thực tế, khi bàn về quy trình, có nhiều quan niệm
khác nhau về quy trình. Theo các nhà nghiên cứu hành chính: Quy trình
là thuật ngữ được sử dụng khi nói về”Một loạt liên tục các hoạt động
theo trình tự thống nhất, hợp lý với các bước phải tuân theo một cách
9

thứ tự, lần lượt (do Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành) bắt
buộc các chủ thể có liên quan phải thực hiện đúng khi tiến hành một
công việc xác định nào đó”[21, tr162].
1.3.1.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính
Thuật ngữ quy trình ban hành văn bản cũng được khá nhiều các
nhà nghiên cứu, đặc biệt là các nhà nghiên cứu hành chính đề cập tới và
đưa ra những quan niệm của mình về thuật ngữ này. có thể hiểu một
cách chung nhất như sau: Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là
trình tự các bước mà cơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quá trình
soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử
dụng của văn bản được ban hành.
1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính
Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có văn bản nào quy định về trình tự,
thủ tục ban hành các văn bản hành chính thật cụ thể theo từng loại
hoặc nhóm loại văn bản mà chỉ dừng ở mức quy định ra một quy trình
chung cho tất cả các loại văn bản. Tại điều 6,7,8,9,10 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư
và các quy định được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 trong đó có các quy định về quy trình ban
hành các loại văn bản (trừ văn bản quy phạm pháp luật) trong đó có
văn bản hành chính như sau:
“Điều 6. Soạn thảo văn bản
Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Điều 8. Đánh máy, nhân bản
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Điều 10. Ký văn bản”
1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành
văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh
10

Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đưa ra các chiến lược phát
triển kinh tế - xã hội, chính vì vậy, địi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý nhà nước. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp
tỉnh là làm sao văn bản hành chính được ban hành có chất lượng, có giá
trị thực tế, khơng mang tính hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành
chính có hiệu lực pháp lý thì mới đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà
nước ở địa phương. Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đưa ra một quy
trình ban hành văn bản hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy
định hiện hành của pháp luật sẽ đạt được hiệu quả cao trong trong công
tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, từ đó nâng cao hiệu lực,
hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh.
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình
ban hành văn bản hành chính
Trong việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính, các
yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như:
- Các quy chế, quy định; Đội ngũ cán bộ, công chức; Bộ máy
làm việc; Thiết bị, cơ sở vật chất; Ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
Chương 2
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HĨA
2.1. Khái qt chung về tỉnh Thanh Hóa
2.1.1. Điều kiện tự nhiên
Thanh Hố là một tỉnh lớn của Bắc Trung Bộ, có lãnh thổ rộng
lớn: 11.129,48 km2, là tỉnh có diện tích lớn thứ 5 trong cả nước. Thanh
hố nằm ở vị trí trung chuyển giữa các tỉnh phía Bắc và các tỉnh phía
11


Nam nước ta. Trong lịch sử nơi đây từng là căn cứ địa vững chắc

chống ngoại xâm, là kho nhân tài vật lực phục vụ tiền tuyến.
Thanh Hoá là một trong số ít các tỉnh ở nước ta có nguồn tài
ngun khống sản rất phong phú và đa dạng, có những tiền đề địa
chất khá thuận lợi cho các quá trình tạo khống. Kết quả điều tra đến
nay cũng đã cho thấy lãnh thổ Thanh Hố có nhiều loại hình khoáng
sản khác nhau.
2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội
2.1.2.1 Điều kiện kinh tế
Tỉnh Thanh Hóa trong những năm gần đây đã có những bước đột
phá, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt cao nhất từ trước đến nay, năng lực
sản xuất và quy mô nền kinh tế ngày càng tăng thể hiện ở nhiều điểm:
Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân hằng năm giai đoạn 2011 - 2015
ước đạt 11,4%, mức cao nhất so với các giai đoạn trước. GDP năm
2015 theo giá so sánh năm 1994 ước đạt 34.891 tỷ đồng, gấp 1,7 lần
năm 2010, xếp thứ 8 cả nước và đứng đầu các tỉnh Bắc Trung bộ.
2.1.3. Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa
Theo Khoản 1 Điều 20 Luật Tổ chức chính quyền địa phương
quy định “Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm các Ủy viên là người
đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy viên
phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách Cơng an”. Theo đó, hiện tại Ủy
viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm: 19 đồng chí là giám đốc các sở, cơ
quan ngang sở và Giám đốc Công an tỉnh, Chỉ huy trưởng Chỉ huy
quân sự ( riêng Sở Giao thông Vận tải và Sở Tài ngun và Mơi
trường chưa có giám đốc nên hiện tại 02 sở này vẫn chưa có Ủy viên
trong danh sách tổng số Ủy viên UBND tỉnh Thanh Hóa).
Bộ máy giúp việc của chính quyền địa phương gồm Văn phịng
UBND tỉnh Thanh Hóa và các sở, cơ quan ngang sở gồm: Sở Nội vụ,
12

Sở Tư pháp, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Cơng thương,
Sở Giao thơng vận tải, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở
Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền
thông, Sở Lao động- Thương binh và Xã hội, Sở Văn hóa, Thể thao và
Du lịch, Sở Khoa học và Cơng nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế;
Thanh tra tỉnh, Sở Ngoại vụ, Ban Quản lý Khu Kinh tế Nghi Sơn và
các Khu Công nghiệp, Ban Dân tộc.
2.2. Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn
bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa
2.2.1. Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa
Văn bản
25.000
20.077
20.000
15.626

21.201

17.212

15.000

12.114

10.000

Năm

5.000
2012

2013

2014

2015

2016

2.2.2. Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành
chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa
Qua nghiên cứu, tác giả đã khái quát quy trình ban hành văn bản
hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh như sau:
Bước 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự
thảo)
Bước 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Bước 3: Phát hành văn bản và nhân bản
Bước 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của
tỉnh, gửi và lưu văn bản

13


2.3. Thực trạng tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành
chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa
Theo khảo sát thực tế, có thể nêu những lỗi trong quy trình ban
hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa như sau:
- Thứ nhất, do chưa có văn bản quy định cụ thể và chi tiết về quy
trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa nên dễ
xảy ra tình trạng lúng túng, đùn đẩy trách nhiệm;

- Thứ hai, việc xác định tên loại văn bản đối với một số chuyên
viên còn lúng túng, xác định sai tên loại văn bản (xem phụ lục);
- Thứ ba, việc xử lý thông tin (kiểm tra nội dung dự thảo) phục
vụ cho quá trình soạn thảo văn bản còn chưa cẩn thận dẫn đến soạn
thảo nội dung sai sót;
- Thứ tư, quy trình ban hành văn bản hành chính thực hiện chưa
tốt nên dẫn đến việc làm dàn ý của cơng văn chỉ đạo cịn trùng thừa,
thiếu ý, thừa chữ, chưa tạo nên một dàn ý, kết cấu hoàn chỉnh trong
nội dung văn bản (xem phụ lục);
- Thứ năm, vẫn cịn những văn bản hành chính ban hành tại
UBND tỉnh Thanh Hóa có bố cục, kết cấu, ngơn ngữ chưa đúng quy
định;
- Thứ sáu, vẫn còn tồn tại một số văn bản Lãnh đạo Văn phòng
UBND tỉnh trước khi ký nháy văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND tỉnh ký khơng kiểm tra, rà sốt lại nội dung dẫn đến khi
văn bản đã được ký rồi mới phát hiện có sai sót;
- Thứ bảy, do thực hiện khơng đúng quy trình nên sau khi văn
bản đã được ký, có sai sót, dẫn đến việc nhân viên bộ phận phát hành
văn bản tự ý sửa lỗi bằng bút mực trong nội dung văn bản gây sự phản
cảm, mất tính uy nghiêm, sự trang trọng trong văn bản do bị sửa lỗi.
14


2.4. Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất
lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa
Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, tác giả chọn mỗi năm khoảng 1000
văn bản để khảo sát về tần suất mắc lỗi trong các văn bản hành chính đã
được ban hành. Thông qua thống kê các lỗi về văn bản, tác giả tổng hợp
kết quả như sau:
2.4.1. Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND

tỉnh Thanh Hóa
Thứ nhất, tên loại văn bản khơng phù hợp với nội dung thông tin
mà văn bản chứa đựng.
Thứ hai, trong khi soạn thảo văn bản một số chuyên viên tham
mưu vẫn sử dụng các từ viết tắt sai quy định.
Thứ ba, trong khi soạn thảo văn bản một số chuyên viên tham mưu
chưa kiểm tra, rà soát lại lỗi chính tả, thiếu từ, sai tên trong văn bản nên
vẫn còn nhiều văn bản mắc lỗi.
Thứ tư, tại UBND tỉnh Thanh Hóa vẫn cịn tình trạng dùng Cơng
văn của Văn phịng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết
định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhưng
sai sót về nội dung.
Thứ năm, một số văn bản có trích yếu chưa phản ánh được nội
dung cô đọng của tác giả cần nêu trong công văn.
Thứ sáu, một số văn bản căn cứ Luật sai hoặc ghi sai số quyết định
cần đính chính trong trích yếu văn bản.
Thứ bảy, một số văn bản hành chính ban hành khơng ghi rõ chủ
thể chỉ đạo điều hành trong nội dung công văn hoặc chủ thể là Văn
phòng UBND tỉnh nhưng lại ký “TL. CHỦ TỊCH” là chưa đúng.

15


Thứ tám, một số văn bản ban hành trong nội dung có giao cho đơn
vị thẩm định các quy định, sau đó trình Chủ tịch UBND tỉnh nhưng ở
phần “Kính gửi” và “Nơi nhận” lại không gửi cho đơn vị đó.
Thứ chín, chưa có quy định của cấp có thẩm quyền đối với công
văn (nội dung văn bản là UBND nhưng thẩm quyền ký là Chủ tịch).
2.4.2. Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh
Thanh Hóa

Từ năm 2012 đến 30/6/2016, UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành
86.230 văn bản hành chính thuộc đối tượng khảo sát của luận văn này,
tác giả đã chọn 5000 văn bản để khảo sát cụ thể nội dung và thể thức
(như trên đã mô tả). Tuy nhiên, trên thực tế vẫn cịn nhiều văn bản hành
chính được ban hành tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cịn chưa
đúng quy định, tỷ lệ văn bản hành chính sai về thể thức, nội dung vẫn
còn.
2.5. Nhận xét chung
Từ thực trạng xây dựng và tn thủ quy trình ban hành văn bản
hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, chúng tơi xin đưa ra
một số đánh giá về ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại
như sau:
2.5.1. Về ưu điểm
Thứ nhất, hầu hết các văn bản hành chính được ban hành đúng quy
định của pháp luật hiện hành.
Thứ hai, phần lớn các văn bản hành chính được ban hành tại Ủy
ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa đều có đầy đủ thể thức, thành phần bắt
buộc.
Thứ ba, nhận thức được tầm quan trọng của công tác ban hành văn
bản cũng như được sự quan tâm của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh
Thanh Hóa, chính vì thế Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa đã
16


giao cho Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa xây dựng quy định về lập
hồ sơ trình giải quyết cơng việc, phát hành văn bản, lưu trữ và tra cứu hồ
sơ của Văn phịng UBND tỉnh.
Thứ tư, các cán bộ, cơng chức cơng tác tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Thanh Hóa đã có nhận thức đúng đắn về cơng tác ban hành văn bản.
Công chức làm tại bộ phận phát hành văn bản nắm vững quy định của

pháp luật về thể thức văn bản.
2.5.2. Về một số tồn tại
Thứ nhất, mặc dù đã ban hành quy định về lập hồ sơ trình giải
quyết cơng việc, phát hành văn bản, lưu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn
phòng UBND tỉnh. Tuy nhiên, trong quy định chưa nêu rõ quy trình ban
hành văn bản hành chính.
Thứ hai, tình trạng văn bản hành chính chưa được sử dụng đúng
chức năng, khơng phù hợp với nhiệm vụ mà văn bản cần giải quyết nên
dẫn đến tình trạng trong thực tế có nhiều văn bản chưa phát huy hết hiệu
lực của văn bản.
Thứ ba, khi văn bản đã được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
tỉnh ký, công chức tại bộ phận phát hành văn bản mới kiểm tra thể thức,
lỗi chính tả và phát hành văn bản.
Thứ tư, bên cạnh việc chưa có quy trình cụ thể, chi tiết về ban hành
văn bản hành chính, tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cũng chưa nêu
rõ quy trình cụ thể ban hành văn bản hành chính trong Quy chế hoạt
động.
Thứ năm, nhiều văn bản vừa mới ban hành được vài ngày đã phải
đính chính về nội dung văn bản như lỗi về số tiền, sai sót về nội dung
văn bản...

17


2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại
Thứ nhất, tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh chưa có quy định cụ thể
quy trình ban hành văn bản hành chính, chưa quy định chức năng của
từng loại văn bản.
Thứ hai, mặc dù đã có sự quan tâm của Lãnh đạo song mức độ ưu
tiên chưa tương xứng với yêu cầu của công tác này.

Thứ ba, vẫn cịn một số ít cán bộ, cơng chức ảnh hưởng tính bảo
thủ, trì trệ, khơng chịu tiếp thu, coi thường hình thức, thể thức văn bản,
coi nội dung mới là quan trọng nên dẫn đến còn một số văn bản hành
chính ban hành cịn sai thể thức.
Thứ tư, do số lượng văn bản hành chính được ban hành tại Ủy ban
nhân dân tỉnh Thanh Hóa quá nhiều.
Thứ năm, Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản cũng chưa nắm hết
được quy định về thể thức văn bản hành.
Thứ sáu, tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa khi văn bản hành
chính đã ký xong mới chuyển bộ phận phát hành văn bản kiểm tra là
không đúng, ngược quy trình.
Thứ bảy, chúng ta cũng chưa có những chế tài đủ mạnh và xác
định trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban vi phạm các quy
định pháp luật liên quan đến công tác ban hành văn bản.
Thứ tám, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của nước ta
liên quan đến công tác ban hành văn bản cịn thiếu nên gây lúng túng
cho nhiều cơng chức trong công tác ban hành văn bản.

18


Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HĨA
3.1. Cơ sở để đề xuất các giải pháp xây dựng Quy trình ban
hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cần xây dựng một quy
trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Thanh Hóa
Nếu khơng có quy trình ban hành văn bản, khơng có quy định cụ

thể về việc soạn thảo và ban hành văn bản, văn bản hành chính trên
thực tế sẽ khơng mang lại hiệu quả cao, quy trình rườm rà, văn bản
hành chính phát hành sai thể thức, nội dung khơng chặt chẽ...sẽ dẫn
đến hiệu quả quản lý không cao. Xuất phát từ thực tế trên, việc xây
dựng một quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh
Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đáp ứng được những đòi hỏi thực tiễn
trong hoạt động quản lý của UBND tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn
hiện nay.
3.1.2. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan
đến quy trình ban hành văn bản hành chính
UBND tỉnh Thanh Hóa là một tỉnh rộng, người đơng, với diện
tích tự nhiên 11.116 km2, dân số trên 3,5 triệu người; có 27 đơn vị hành
chính cấp huyện, gồm 01 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện với 635 xã,
phường, thị trấn. Chính vì vậy, số lượng văn bản hành chính thực sự rất
lớn, cần thiết để ban hành một quy trình ban hành văn bản hành chính.
3.2. Các giải pháp
3.2.1. Xây dựng lại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân
tỉnh và Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa
19


Có thể nói, trong Quy chế làm việc của UBND tỉnh và Văn phịng
UBND tỉnh Thanh Hóa đã nêu các quy định, cách thức giải quyết công
việc, quy định thời gian giải quyết hồ sơ công việc. Tuy nhiên, 02 Quy
chế này đều chưa nêu rõ được quy trình ban hành văn bản hành chính tại
UBND tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, xây dựng lại Quy chế làm việc
của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh là cần thiết.
3.2.2. Xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại
Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
Bước

Nội dung cơng việc

Người

thực hiện

thực hiện

Bước 1

Chuẩn bị và dự thảo văn bản

Bước 2

Kiểm tra thể thức và nội dung
văn bản dự thảo

Chuyên viên
soạn thảo
Chuyên viên pháp chế (bộ phận
phát hành văn bản)
Trưởng phòng

Kiểm tra tại
Phịng Hành chính - Tổ chức

Hành chính - Tổ chức

Trình duyệt dự thảo, ký nháy

và ký ban hành

văn thư trình hồ sơ cho Chủ

Bộ phận
Bước 3

tịch, các Phó Chủ tịch và Lãnh
đạo Văn phòng ký

Bộ phận phát hành văn bản và

Bước 4

Phát hành văn bản
và nhân bản

Bước 5

Chọn văn bản đăng lên trang QPPL
của tỉnh, gửi và lưu văn bản

bộ phận photocopy
Trưởng phịng
HC-TC và nhân viên
văn thư

Quan hệ chuyển, trình dự thảo
Quan hệ phản hồi ý kiến, đề nghị chỉnh sửa văn bản
Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính ( khơng cần lấy

ý kiến dự thảo văn bản)
Tuy nhiên, đối với một số nội dung thì quy trình soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bản hành chính cần thêm bước xin ý kiến của các
đồng chí Ủy viên UBND tỉnh, xin ý kiến các đồng chí trong Ban Cán
sự, xin ý kiến các đồng chí trong Thường vụ Tỉnh ủy..v..v. có thể hiểu
quy trình như sau:
20


Bước

Nội dung công việc

Người

thực hiện

thực hiện
Chuyên viên

Chuẩn bị và dự thảo văn bản

soạn thảo

Bước 1

Lãnh đạo VP,

Lãnh đạo VP, Trưởng ban, Phó
Trưởng ban kiểm tra nội dung

Trưởng ban, Phó Trưởng ban

dự thảo

kiểm tra nội dung dự thảo

Lấy ý kiến dự thảo văn bản

Các đồng chí thành viên Ban Cán sự, Ủy
viên UBND tỉnh, Thường vụ Tỉnh ủy
Chuyên viên pháp chế

Kiểm tra thể thức và nội dung
văn bản dự thảo

(bộ phận phát hành văn bản)

Kiểm tra tại
Phịng Hành chính - Tổ chức

Hành chính - Tổ chức

Bước 2

Bước 3

Trưởng phịng

Trình duyệt dự thảo, ký nháy

và ký ban hành

Bộ phận văn thư trình hồ sơ cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch
và Lãnh đạo Văn phòng ký

Phát hành văn bản
và nhân bản

Bộ phận phát hành văn bản

Chọn văn bản đăng lên trang QPPL
của tỉnh, gửi và lưu văn bản

HC-TC và nhân viên

Bước 4

và bộ phận photocopy
Trưởng phịng

Bước 5

văn thư

Quan hệ chuyển, trình dự thảo
Quan hệ phản hồi ý kiến, đề nghị chỉnh sửa văn bản
(trong trường hợp cần xin ý kiến dự thảo các đồng chí Thành viên Ban
Cán sự, Ủy viên UBND tỉnh và Thường vụ Tỉnh ủy...)
Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính ( cần lấy ý kiến

cho dự thảo văn bản)
3.2.3. Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác
soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức
công tác tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo,
ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức, đặc biệt là cán
bộ, công chức phụ trách công tác văn bản cần liên tục cập nhật thông
tin văn bản mới để phổ biến, hướng dẫn kịp thời đến các phòng, ban
giúp cho công tác ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Đồng
21


thời, thể chế hóa thành trách nhiệm kỷ luật thực thi các quy định về
quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đối với
các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định.
3.2.4. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quy trình ban hành
văn bản hành chính để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn
thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh
Thanh Hóa
- Mẫu hóa các văn bản và đưa vào cơ sở dữ liệu của mạng nội
bộ, hướng dẫn cho tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức sử dụng
thống nhất trong toàn cơ quan UBND tỉnh.
- Trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đang
được áp dụng tại UBND tỉnh Thanh Hóa có thể chuyển dự thảo văn
bản cho Lãnh đạo UBND tỉnh xem, duyệt dự thảo, sau đó chuyển lại
chun viên hồn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo có thể sửa trực tiếp
trên dự thảo), sau đó chuyển lại chun viên các phịng hồn thiện lại,
tiếp tục các bước trình ký theo quy định.
3.2.5. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo,
ban hành và quản lý văn bản hành chính

Ngồi việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn
bản, các cán bộ, cơng chức cơng tác tại UBND tỉnh Thanh Hóa cần
rèn luyện nhiều kỹ năng khác như kỹ năng văn phòng hiện đại, kỹ
năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng sử dụng các phương tiện hiện đại
trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa như sử dụng thành thạo
máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan; hơn nữa, công chức,
viên chức cũng cần rèn luyện phẩm chất đạo đức chính trị, nhanh
nhẹn, cẩn thận, chính xác, có trách nhiệm cao trong công việc; thường
xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới, các văn bản liên
22


quan tới công tác chuyên môn và các quy định pháp luật khác có liên
quan tới cơng tác văn bản hành chính...
3.2.6. Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh
Thanh Hóa
Trên cơ sở quy trình đã xây dựng lại ở trên, hệ thống hóa tồn bộ
quy trình ban hành văn bản hành chính và tất cả các mẫu văn bản hành
chính đưa vào cơ sở dữ liệu dùng chung, đưa lên mạng nội bộ của
UBND tỉnh Thanh Hóa để tất cả cán bộ, công chức, viên chức sử
dụng. Có thể nói, giải pháp này vừa giảm thời gian soạn thảo văn bản
của chuyên viên vừa đảm bảo tính thống nhất và quy chuẩn về thể
thức văn bản.

23