PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA ĐỐI VỚI HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN VẬN TẢI VÀ BẢO HIỂM HÀNG HÓA
TRONG NGOẠI THƯƠNG

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CÁ TRA
PHI LÊ ĐÔNG LẠNH SANG SINGAPORE CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN THỦY HẢI SẢN
HIỆP THANH

Giảng viên hướng dẫn:
HÀ NGỌC MINH
Nhóm sinh viên thực hiện:
TRẦN THANH VY
- MSSV: 71306480
TRƯƠNG THƯ ANH - MSSV: 71306014
CHÂU THANH HUY - MSSV: 71306120

TP HCM, THÁNG 11 NĂM 2015


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ THỊ TRƯỜNG GIAO NHẬN VẬN TẢI:
1.1: Giới thiệu sơ lược về thị trường vận tải – Vận tải đường biển
1.2: Giới thiệu về sản phẩm cá Basa đông lạnh của công ty cổ phần Hiệp Thanh
1.3: Giới thiệu về Singapore và thị trường vận tải từ Việt Nam qua Singapore
1.4: Đôi nét về hãng tàu APL
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN

VẬN TẢI:
Phương án 1
2.1: Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Cổ phần chế
biến thủy hải sản Hiệp Thanh
2.2: Phân tích quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu
2.2.1: Đàm phán, kí kết hợp đồng với khách hàng
2.2.2: Lên kế hoạch sản xuất và chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
2.2.3: Đăng kí kiểm tra, kiểm dịch
2.2.4: Thuê tàu và nhận Booking Cofirmation.
2.2.5: Mượn cont & đóng hàng tại kho
2.2.6: Đăng kí cấp chứng nhận với đơn vị kiểm tra
2.2.7: Chuyển cont ra CY
2.2.8: Chuẩn bị thủ tục thông quan xuất khẩu và khai báo hải quan
2.2.9: Giao hàng cho người chuyên chở, lấy B/L
2.2.10: Làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
2.2.11: Giao nhận bộ chứng, lập thanh toán và kết thúc hợp đồng
2.2.12: Khiếu nại (nếu có)
2.2.13: Thanh lý hợp đồng với đối tác
Phương án 2
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH 2 PHƯƠNG ÁN VÀ CHỌN PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU:
3.1: Nhận xét phương án 1
3.2: Nhận xét phương án 2
3.3: Lựa chọn phương án tối ưu
KẾT LUẬN


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Tiếng Anh

Tiếng Việt

B/L

Bill of Lading

Vận đơn

C/O

Certificate of Origin

Chứng nhận xuất xứ

cont

container

container

D/P

Documents against Payment

Nhờ thu kèm chứng từ

DOC

Document

Chứng từ

ETA

Estimated Time Arrial

Ngày dự kiến tàu đến

ETD

Estimated Time Departure

Ngày dự kiến tàu đi

FCL

Full container Load

Hàng nguyên container

CIF

Cost, Insurance and Freigh

Giá thành, bảo hiểm và cước phí

L/C

Letter of Credit

Thư tín dụng

Mã HS

Harmonized Symtem Code

Mã phân loại hàng hóa

NAFIQAD

Nation Agro – Forestry –
Fisheries Quality Assurance
Department

Cục quản lý chất lượng nông lâm
và thủy sản

APL

American President Lines Ltd

Hãng tàu APL

T/T

Telegraphic Transfer

Điện chuyển tiền

CP
CY

Cổ phần
Container Yard

TPHCM

Bãi chứa container
Thành phố Hồ Chí Minh

VCCI

Vietnam chamber of
Commerce and Industry

Phòng thương mại và Công
nghiệp Việt Nam

VICT

Vietnam International
Container Terminals

Cảng container Quốc tế Việt Nam


LỜI MỞ ĐẦU
Quá trình toàn cầu hóa kinh tế dẫn đến sự xâm nhập và phụ thuộc về kinh tế giữa
các quốc gia trên thế giới. Đồng thời hoạt động giao thương cũng không còn bị trói

nuộc trong lãnh thổ của một quốc gia. Những lề lối kinh doanh cũ như “tự cung tự cấp”
hay “bế quan tỏa cảng” đã bị thay thế bởi hình thức kinh doanh hiện đại , mở cửa thị
trường, tự do trao đổi buôn bán giữa các nước với nhau, góp phần nâng cao vị thế quốc
gia trên trường quốc tế.
Sự gia tăng thương mại một cách mạnh mẽ giữa các quốc gia và các châu lục đã
kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các phương thức hàng hóa, điển hình là phương
thức giao nhận hàng hóa bằng Container đường biển.Riêng đối với Việt Nam, khi đã là
thành viên của hiệp hội thương mại Quốc Tế (WTO), chúng ta lại càng phải chuẩn bị
thật tốt về nghiệp vụ ngoại thương, buôn bán quốc tế và các phương pháp vận tải, đặc
biệt là phương thức giao nhận hàng hóa bằng Container đường biển, để có thể theo kịp
tốc độ phát triển của các nước trong tương lai.
Hòa cùng xu hướng thế giới, công ty Cổ phần chế biến thủy hải sản Hiệp thanh đã
góp một phần công sức vào sự phát triển ngành xuất khẩu, đặc biệt là mặt hàng thủy
hải sản cho đất nước bằng phương thức vận tải hàng hóa bằng container đường biển.
Trong thời đại hiện nay, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu có rất nhiều hình
thức. Tuy nhiên nếu một doanh nghiệp muốn xuất khẩu hàng hóa một cách thuận lợi
thì cần phải nắm rõ các quy trình tổ chức thực hiện giao nhận vận tải. Đó được coi là
cái sườn trong việc xuất khẩu hàng hóa.
Nhận thức được tầm quan trọng đó cùng với quá trình tìm hiểu và tiếp xúc thực
tiễn, nhóm chúng em đã lựa chọn đề tài “PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU
CÁ TRA ĐÔNG LẠNH SANG SINGAPORE CỦA CÔNG TY CP CHẾ BIẾN
THỦY HẢI SẢN HIỆP THANH” qua việc tìm hiểu bộ chứng từ xuất khẩu thủy hải
sản đông lạnh theo hợp đồng xuất khẩu số 15123, với mong muốn tìm hiểu quy trình tổ
chức thực hiện giao nhận vận tải và đưa ra phương án tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả,
tổ chức giao nhận hợp lí.
Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức có hạn, nhóm chúng em chưa thể đi sâu vào
phân tích mọi khía cạnh của vấn đề. Vì vậy, em rất mong nhận được ý kiến đánh giá và
nhận xét của thầy cô để giúp em nắm vững hơn về vấn đề này.
Bố cục của bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về thị trường giao nhận vận tải:

Chương 2: Phân tích quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu nguyên
container (FCL) tại công ty CP chế biến thủy hải sản Hiệp Thanh.
Chương 3: Phân tích và lựa chọn phương án tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công tác
giao nhận hàng xuất đối với công ty.


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU CHUNG THỊ TRƯỜNG GIAO NHẬN VẬN TẢI VÀ HỢP ĐỒNG
NGOẠI THƯƠNG
1.1 SƠ LƯỢC VỀ THỊ TRƯỜNG VẬN TẢI – VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN
Sự phát triển của nền sản xuất đòi hỏi sự phát triển tương xứng của lưu thông,
thương mại. Trong đó vận tải và giao nhận vận tải chiếm một vị trí rất quan trọng.
Trong mọi nền kinh tế của từng quốc gia hay nền kinh tế toàn cầu, vận tải đường biển,
đường không, đường sắt và đường bộ được ví như mạch máu đối với một cơ thể sống.
Tuy nhiên mỗi loại hình vận tải có vị trí, vai trò khác nhau đối với một nền kinh tế, nó
có mối quan hệ hữu cơ với nhau cùng thúc đẩy phát triển tạo nên sức mạnh tổng hợp
cho nền kinh tế.
Vận tải đường biển ra đời khá sớm so với các phương thức khác. Hiện nay vận tải
đường thuỷ chiếm vị trí chủ chốt trong việc chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu, gồm
80% tổng khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế.
Việt Nam là quốc gia có vị trí địa lý thuận lợi, nằm trên đường hàng hải quốc tế, có
bờ biển dài 3260km. Đây là điều kiện thuận lợi để phát triển ngành vận tải biển. Đặc
biệt, trong những năm gần đây, ngành vận tải biển của Việt Nam đã không ngừng phát
triển và đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của đất nước.
1.2: GIỚI THIỆU VỀ SẢN PHẨM CÁ TRA ĐÔNG LẠNH CỦA CÔNG TY CP
CHẾ BIẾN THỦY HẢI SẢN HIỆP THANH:
Được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ năm 1989, ban đầu Hiệp Thanh
vốn nổi tiếng trong cả nước là nhà chế biến lương thực xuất khẩu hàng đầu, với công

suất nhà máy lên đến hơn 1 triệu tấn/năm, dung tích kho 120.000 tấn. Đến năm 1999
Công ty mới bắt đầu thử nghiệm nuôi cá tra ở diện tích nhỏ.
Nhận thấy năng suất của đối tượng nuôi này rất lớn, có thể lên đến 500 tấn/ha, hiệu
quả cao, Hiệp Thanh đã đẩy mạnh việc đầu tư mua đất đào ao nuôi cá. Đến nay, vùng
nuôi của Công ty đã lên đến 90 ha, sản lượng thu hoạch cá nguyên liệu 35.000 –
40.000 tấn/năm.
Hiệp Thanh cũng là một trong những đơn vị đầu tiên đạt được chứng nhận nuôi
trồng thủy sản bền vững GlobalG.A.P. Trong suốt thời gian nuôi, tất cả các đầu vào
chính như con giống, thức ăn, thuốc thú y,… đều được kiểm soát theo những tiêu
chuẩn nghiêm ngặt. Nhờ đó, Công ty luôn đảm bảo được nguồn cá tra nguyên liệu ổn
định, dồi dào và chất lượng tốt nhất để phục vụ chế biến XK. Cá nguyên liệu cho nhà


máy chế biến chủ yếu do vùng nuôi của Công ty cung cấp, phần còn lại mua từ các
vùng nuôi liên kết với nông dân.
1.3: GIỚI THIỆU VỀ SINGAPORE VÀ THỊ TRƯỜNG VẬN TẢI TỪ VIỆT
NAM QUA SINGAPORE:
Singapore là một trong những nền kinh tế mở nhất và cũng độc lập nhất trên thị
trường quốc tế; đứng thứ 14 về xuất khẩu và đứng thứ 15 về nhập khẩu. Với thu nhập
bình quân đầu người 54.713 đô la Mỹ, Singapore cũng là một trong những thị trường
tiêu thụ lớn các mặt hàng giá trị cao của Việt Nam.
Hợp tác kinh tế, thương mại song phương Việt Nam - Singapore cũng không
ngừng phát triển với mức tăng trưởng bình quân trong 3 năm qua đạt 12,7%/năm. Các
mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Việt Nam sang Singapore bao gồm các sản phẩm như
máy vi tính, sản phẩm điện tử và linh kiện; phương tiện vận tải và phụ tùng; thuỷ tinh
và sản phẩm từ thủy tinh; các mặt hàng nông sản và thủy sản... Đặc biệt, dung lượng
thị trường của Singapore đối với nhu cầu hàng nông sản, thủy sản từ Việt Nam còn rất
lớn, kim ngạnh xuất khẩu nông sản, thủy sản của Việt Nam sang Singapore tăng bình
quân gần 20%/năm. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp Việt Nam tăng cường xuất
khẩu mặt hàng này sang thị trường Singapore.

Vận tải Việt Nam sang Singapore có 2 hình thức: vận tải qua đường hàng không và
qua đường biển. Tuy nhiên, với mặt hàng thủy sản đông lạnh dường như không phù
hợp để sử dụng phương thức này, nên hợp đồng ngoại thương số 15123 chọn phương
thức vận tải xuất khẩu bằng đường biển là lựa chọn hợp lý nhất.
Tại Việt Nam có rất nhiều hãng tàu đi Singapore như: APL, Wanhai, HuynDai
,..v..v.. Trong đó không thể không nhắc đến hãng tàu APL.
1.4: ĐÔI NÉT VỀ HÃNG TÀU APL:
Hãng tàu APL, tên tiếng Anh là American President Lines Ltd, đứng ở vị trí thứ 5
trong số các hãng tàu lớn nhất trên thế giới.Hãng tàu này cung cấp dịch vụ trên 140
quốc gia với một mạng lưới hoạt động rộng khắp, bao gồm cả vận tải đa phương thức,
được hỗ trợ bởi công nghệ thông thin và thương mại điện tử.
APL hiện là công ty con của NOL (Neptune Orient Lines), tập đoàn vận tải và
logistics toàn cầu có trụ sở tại Singapore.
Tại Việt Nam, APL là một trong 3 hãng tàu đầu tiên (cùng Maersk Line và MOL)
thành lập doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, mang tên Công ty APL - NOL Việt
Nam.


CHƯƠNG 2
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO HÀNG HÓA Ở ĐẦU XUẤT
KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN THỦY HẢI SẢN HIỆP THANH
 PHƯƠNG ÁN 1:

2.1: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HIỆP THANH:
Đàm phán, kí kết hợp đồng
Lên kế hoạch sản xuất và chuẩn bị hàng

Đăng kí kiểm tra, kiểm dịch
Thuê tàu -> Lấy Booking

Tiến hành khai hải
quan điện tử

Mượn container & đóng hàng
Đăng kí cấp chứng nhận với đơn vị ktra

Chuyển container ra CY
Tiến hành khai báo hải quan
Giao hàng cho người chuyên chở, lấy B/L
Làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Giao nhận bộ chứng, lập thanh toán
và kết thúc hợp đồng
Khiếu nại (nếu có)

Thanh lý hợp đồng

2.2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN:


2.2.1: Đàm phán, kí kết hợp đồng:
Trong kinh doanh, có rất nhiều hình thức để bên bán và bên mua đàm phán, kí kết
hợp đồng với nhau như đối mặt trực tiếp, qua điện thoại, email, internet…
Tại công ty Cổ phần chế biến Thủy hải sản Hiệp Thanh, khách hàng chủ động liên
hệ với công ty qua email hoặc điện thoại (thông thường là email) để gửi yêu cầu về
chủng loại và số lượng mà khách hàng mong muốn cùng với thời gian nhận hàng.
Nhân viên giao dịch sẽ xem xét về những yêu cầu của khách hàng như:
- Những loại hàng mà khách yêu cầu công ty có sản xuất hay thu mua được không
cũng như số lượng hàng có đủ để cung cấp không?
- Với thời gian khách yêu cầu, công ty có thể sản xuất hoặc thu mua để kịp giao

hàng hay không?
Sau khi kiểm tra những yêu cầu của khách hàng, nếu công ty có thể đáp ứng đủ
mặt hàng và số lượng cũng như thời gian để giao hàng đúng hẹn thì nhân viên sẽ gửi
mail hồi âm chấp nhận cho khách hàng và đưa ra những yêu cầu về điều kiện giao
hàng, thời gian và phương thức thanh toán đính kèm vào hợp đồng sơ thảo, khách hàng
đồng ý thì công ty bắt đầu chuẩn bị hàng còn nếu khách hàng không đồng ý sẽ hồi âm
để đàm phán và thỏa thuận lại với công ty, khi cả hai bên đã thống nhất thì nhân viên
giao dịch sẽ soạn hợp đồng chính thức và gửi cho khách hàng.
Ngược lại nếu công ty không thể đáp ứng được hết những yêu cầu của khách hàng,
nhân viên sẽ tiến hành gửi mail để đàm phán với khách về những gì công ty có và có
thể đáp ứng, nếu khách hàng đồng ý tiếp tục giao dịch thì sẽ tiến hành giống như
những bước nêu trên.
Một mẫu hợp đồng của công ty: Hợp đồng số 15123 như sau:
- Hợp đồng ngoại thương (SALES CONTRACT)
- Số 15123 kí ngày 18/05/2015
- Bên người bán: CÔNG TY CP CHẾ BIẾN THỦY HẢI SẢN HIỆP THANH
͟ Địa chỉ: Quốc lộ 91, xã Thới An, phường Thuận An, tỉnh Thốt Nốt, TP.Cần
Thơ, Việt Nam.
͟ Wedsite: www.hiepthanhgroup.com
͟ EU code: DL69, DL432
͟ Số điện thoại: +84713845888
͟ Số fax: +84713855889
͟ Người đại diện: Ông Nguyễn Văn Phấn – Tổng Giám đốc
- Bên người mua: FRIEDDS CATERING SERVICES PTE LTD.


CO. REG. NO. 200720830N
͟ Địa chỉ: Số 348, JALAN BOON LAY
BLK C#02-1 HANWELL BUILDINGS (S) 619529, SINGAPORE.
͟ Số điện thoại: +65 6778 9085

͟ Số fax: +65 6777 7872
– Quản lý nhập khẩu Các điều khoản chính trong hợp đồng gồm có:
 Giới thiệu về lô hàng xuất:
_ Công ty Cổ phần chế biến thủy hải sản Hiệp Thanh mua bán và xuất khẩu chủ yếu là
các loại thủy hải sản như cá basa, cá tra..
_ Trong hợp đồng số 15123 đính kèm là hợp đồng xuất khẩu cá tra đông lạnh. Tùy theo
hợp đồng mà sẽ có những yêu cầu khác nhau về sản xuất hàng như nguyên con, cắt
khúc hay phi lê. Theo hợp đồng này bao gồm các mặt hàng sau:
1. Cá tra phi lê đông lạnh cắt miếng:
- Thịt trắng, cắt tỉa gọn gàng, không da, không xương, thịt không đỏ, không dè
bụng, không mỡ.
- Kích thước: 55-65 gam/gói
- Khối lượng tịnh 80%, mạ đông 20%
- Đóng gói: IQF, 5kg/túi với giấy nhãn Farmpride x 2/thùng xốp.
2. Cá tra đông lạnh cắt khoanh:
- Có da, có xương, chưa xử lý, bỏ đầu, bỏ nội tạng, bỏ đuôi.
- Kích thước: 40-80 gam/gói
- Khối lượng tịnh 90%, mạ đông 10%
- Đóng gói: IQF, 1kg/túi với giấy nhãn x 10/thùng xốp.
 Điều khoản giao hàng:
- Thời gian gửi hàng: ngày 01/06/2015
- Điều khoản giao hàng: CFR Singapore.
- Cảng bốc hàng: Cảng Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Cảng dỡ hàng: Singapore.
- Điểm đến cuối cùng: Singapore.
- Qui định về chuyển tải: không cho phép chuyển tải
- Phần gửi hàng: không được cho phép.
- Phương tiện gửi hàng: cho phép.
 Điều khoản thanh toán:
Thanh toán bằng phương thức TTR 100% theo bộ chứng từ được fax qua.

- Hưởng nhận: Công ty hải sản Hiệp Thanh tham gia vào thị trường chứng khoáng.
- A/C No: 10202-000018493-8


- Ngân hàng hưởng lợi: Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam
(Vietinbak)- Chi nhánh Đồng Tháp.
- Địa chỉ ngân hàng: 87, đường Nguyễn Huệ, Quận 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng
Tháp, Việt Nam
- Mã Swift của ngân hàng: ICBVVNVX720.
 Minh họa đóng gói :
- Ảnh minh họa đóng gói phải được gửi và xác nhận bởi người mua trước 5 ngày làm
việc sau khi kí kết hợp đồng buôn bán.
- Thùng cạc-tông màu trắng hoàn toàn ( 5 plies) được in ảnh minh họa theo sự yêu cầu
của người mua và phải phù hợp theo ấn định nơi nhập khẩu.
 Các chứng từ yêu cầu:
Theo như tài liệu ban đầu được cung cấp cho 2 bên đàm phán như sau:
- Hóa đơn thương mại.
- Danh sách đóng gói hàng.
- Một bộ đầy đủ gốm 3 bảng gốc và 3 bảng phụ của vận đơn.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của phòng thương mại và nông nghiệp Việt Nam.
- Chứng nhận về tình trạng của hàng hóa được đưa ra bởi Nafiqad.

Các điều khoản khác:
- Người mua phải chịu bảo hiểm.
- Chữ ký và dấu mộc của hai bên công ty tham gia hợp đồng.
2.2.2: Lên kế hoạch sản xuất và chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu:
 Kiểm tra số lượng hàng trong kho:
Sau khi có thông tin về hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên giao dịch
liên hệ với nhân viên phụ trách nhập – xuất kho để tiến hành kiểm tra số lượng hàng
hóa hiện đang có trong kho của công ty gồm có những mặt hàng nào, số lượng bao

nhiêu, đáp ứng được bao nhiêu theo yêu cầu của khách.
Nếu còn thiếu mặt hàng nào thì liên hệ nhân viên phụ trách tại xưởng sản xuất tiến
hành thu mua và sản xuất. Do công ty xuất khẩu là hàng thủy hải sản chủ yếu là khai
thác đánh bắt nên còn tùy thuộc vào thời tiết, khí hậu mà lượng hàng hóa thu mua được
sẽ dao động như thế nào. Do đó, nhân viên công ty phải đồng thời ước tính khả năng
thu mua và sản xuất trong đợt này có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng không? Nếu
không thì phải thông báo cho khách hàng và tìm hướng giải quyết thích hợp.
Theo hợp đồng số 15123, khách yêu cầu mua cá tra đông lạnh, công ty đều chuẩn
bị và đáp ứng đủ số lượng hàng yêu cầu.


 Thu mua và sản xuất:

Thông qua thu mua thủy hải sản của ngư dân và các thương lái (các nhà cung ứng)
ở các tỉnh ven biển gần thành phố Hồ Chí Minh như Bình Thuận, Ninh Thuận, Vũng
Tàu…để mua các loại thủy hải sản biển hay tỉnh Tiền Giang và các tỉnh lân cận như
An Giang, Long An, Vĩnh Long...để mua các loại thủy sản nước ngọt.
Công ty Hiệp Thanh xuất khẩu liên tục và xuất với số lượng nhiều nên ngoài việc
thu mua trực tiếp từ ngư dân, công ty còn thu mua thủy sản từ các doanh nghiệp sản
xuất nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu xuất khẩu thủy sản. Thông thường công ty thu mua
cá basa, cá tra fillet từ các doanh nghiệp sản xuất.
Sau khi thu mua thủy hải sản, công ty tiến hành đưa hàng vào xưởng để sản xuất.
Cách thức sản xuất hàng sẽ tùy theo yêu cầu của khách về sản phẩm như là nguyên con
làm sạch, fillet, cắt khúc, cắt miếng, cắt tam giác, cắt đôi, còn da, lạng da…
 Đóng gói bao bì:
Tổ chức đóng gói bao bì, kí hiệu hàng hóa theo các thỏa thuận trong hợp đồng, phù
hợp với tính chất của hàng hóa và qui định của nhà nước.
2.2.3: Đăng kí kiểm định chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm:
Nhân viên của công ty sẽ gửi mail cho Cơ quan giám định – Trung tâm Chất lượng
Nông Lâm Thủy sản vùng 6 (NAFIQAD 6) tại TP Cần Thơ để yêu cầu kiểm định về

chất lượng, số lượng, mẫu mã, bao bì hoặc những tiêu chuẩn mà khách hàng yêu cầu
kiểm định của lô hàng thủy sản xuất khẩu.
Sau khi cơ quan giám định đã nhận được mail sẽ xem xét lên kế hoạch giám định
lô hàng của công ty. Nhưng trước đó, công ty phải gửi yêu cầu về thời gian mong
muốn để cơ quan giám định cử nhân viên xuống kho tiến hành kiểm tra. Nếu thời gian
phù hợp, cơ quan giám định sẽ gửi mail trả lời là đồng ý, ngược lại nếu không đồng ý,
cơ quan giám định sẽ gửi lại lịch kiểm tra cho công ty để công ty sắp xếp.
Nhân viên kiểm định sẽ theo lịch xuống xưởng/kho để kiểm tra hàng hóa. Kiểm tra
hồ sơ sản xuất và quản lý chất lượng theo quy định ISO tại Việt Nam về hàng thủy hải
sản đông lạnh cho việc áp dụng HACCP trong quá trình sản xuất.
Sản phẩm được kiểm tra cẩn thận từ hình thức đóng gói (màu sắc và thông tin ghi
trên thùng carton, bao bì sản phẩm sạch, kín, đã được hút chân không, khả năng giữ
lạnh,…theo yêu cầu của khách hàng nhưng vẫn phải đúng quy định của Việt Nam) đến
chất lượng sản phẩm (dựa vào ngoại quan và cảm quan kiểm tra độ tươi, sạch, đẹp mắt
của sản phẩm; lấy mẫu thử phản ứng với vi sinh vật sẽ thực hiện nếu nhân viên kiểm
định thấy cần thiết…) và số lượng xuất khẩu.


2.2.4: Thuê tàu và nhận Booking Cofirmation:
Sau khi có một số thông tin sơ lược về số lượng hàng xuất, khả năng đáp ứng hàng,
thời gian giao hàng…nhân viên phụ trách việc thuê tàu sẽ tiến hành đặt tàu.
Về lý thuyết thì nhân viên sẽ lên các trang web của các hãng tàu hoặc các công ty
giao nhận để tham khảo lịch tàu và giá giao dịch. Sau đó xem xét cái nào phù hợp với
khả năng tài chính và thời gian hàng đến cảng nhập khẩu thì sẽ liên lạc và đàm phán
giá cả, nếu phù hợp thì tiến hành đặt tàu và nhận Booking confirmation.
Trên thực tế, do công ty Hiệp Thanh đã xuất khẩu nhiều lần và là khách hàng quen
của một số hãng tàu hay công ty giao nhận đồng thời nhân viên thuê tàu cũng nắm bắt
được giá của các hãng như thế nào, dao động ra sao theo từng thời điểm. Vì vậy khi có
nhu cầu đặt tàu, nhân viên chỉ cần gọi điện cho công ty giao nhận (người mà hay giao
dịch với công ty) và đưa ra yêu cầu về trọng lượng container, thời gian tàu đến cảng

xuất và cảng nhập, giá cả… Từ đó bên đối tác sẽ tiến hành đặt chỗ trên tàu và gửi
email cho nhân viên đính kèm Booking.
Theo hợp đồng số 15123 ký theo điều kiện thương mại CFR thì công ty CP Hiệp
Thanh chịu trách nhiệm về hàng từ kho đến khi hàng được vận chuyển qua đến cảng
người mua.
Nhân viên công ty dự tính được số lượng hàng hóa sẽ được xuất khẩu là khoảng
23,500.00 KGS trong 2,350 thùng cartoon thì cần container lạnh 40’ để chất đủ lượng
hàng. Với đặc tính là sản phẩm đông lạnh nên yêu cầu với container là container lạnh (18 độ C). Sau đó nhân viên sẽ tiến hành liên hệ đặt chỗ tàu.
Nhân viên sẽ thông qua forwarder là công ty SONG AN tiến hành đặt chỗ tàu.
Forwarder kiểm tra những thông tin theo yêu cầu và tiến hành đặt chỗ tại hãng tàu
APL. Nhận được yêu cầu, APL đặt tàu và gửi mail “Booking Acknowledgement” cho
SONG AN. Nhận được mail, forwarder gửi “Booking Acknowledgement”cho Công ty
CP Thủy hải sản Hiệp Thanh với những thông tin cần lưu ý:
- Số xác nhận đặt chỗ tàu: 74929100
- Ngày đặt tàu: 12/05/2015
- Địa chỉ liên hệ để được cấp container rỗng: Phòng thương vụ cảng VICT
• Sđt liên lạc: 093 417 2566
• Nội dung: Lấy cont + seal
- Tên và số hiệu tàu: HANSA FYN V002S
- Cảng chất hàng: Cảng VICT tại TPHCM
• Ngày dự kiến tàu đến cảng (ETA): 28/05/2015


•

Công ty CP Hiệp Thanh phải chuẩn bị xong hàng, vận chuyển cont ra cảng (FCL
container delivery cut-off) trước 4h ngày 29/05/2015.
• Hãng tàu yêu cầu hoàn thành chi tiết của vận đơn đường biển và gửi cho hãng tàu
APL (DOC cut-off) trước 17h ngày 29/05/2015 theo địa chỉ email để APL lập Vận
đơn gốc.

• Ngày dự kiến tàu đi (ETD) tại Việt Nam: 29/05/2015
- Cảng chuyển tải: Singapore
• Ngày đến dự kiến: 01/06/2015
- Cảng dỡ hàng (Cảng nhập khẩu): Singapore
• Ngày dự kiến tàu đến: 01/06/2015
- Một số thông tin về container và lô hàng:
• Nguyên container lạnh 40’ (FCL 40RH -18 độ C)
• Tên hàng : Thủy hải sản đông lạnh (Frozen Seafood)
- Ngày nhận container rỗng vận chuyển về kho đóng hàng: ngày 22/05/2015
- Nơi nhận cont rỗng : Cảng VICT
- Nơi trả cont đầy (Cảng xuất khẩu): Cảng VICT
Nhân viên Công ty Hiệp Thanh kiểm tra lại toàn bộ thông tin và các yêu cầu, nếu
hợp lý thì tiến hành làm các bước tiếp theo.
2.2.5: Làm thủ tục mượn container rỗng và đóng hàng:
 Mượn container rỗng:
Hãng tàu APL quy định ngày gửi chi tiết B/L cho hãng tàu là 17h ngày 29/05/2015
vì vậy công ty phải đảm bảo tập hợp đầy đủ lượng hàng xuất khẩu của hợp đồng số
15123 và đặt tại nơi công ty chọn để đóng hàng (2,350 thùng carton = 23,500.00 kgs
tại kho lạnh) vào ngày 28/05/2015 nhằm xác định đúng số lượng hàng xuất khẩu và lập
Draft bill (Bill nháp) gửi forwarder SONGAN để forwarder gửi cho APL đúng thời
gian quy định.
Công ty Hiệp Thanh liên lạc với hãng tàu APL để làm thủ tục mượn container rỗng
do hãng tàu APL cung cấp vào ngày 22/05/2015, hãng tàu sẽ fax cho nhân viên giao
nhận lệnh cấp container rỗng, trong đó ghi rõ nơi đổi lệnh ở đâu và số điện thoại liên
lạc để lấy seal.
Công ty Hiệp Thanh thuê đầu kéo cont và tài xế lái xe cont của công ty thương mại
dịch vụ vận tải Quỳnh Vy đến nơi cấp container rỗng (cảng VICT) lấy và kéo cont về
kho để đóng hàng. Công ty này sẽ đem “Lệnh cấp container” và “Giấy giới thiệu” của
công ty Hiệp Thanh đến cảng VICT để mượn container lạnh 40’ của hãng tàu APL

Line có số hiệu CXRU 1071088 và lấy seal có số hiệu AV4003823 đặt tại bãi chứa
cont của cảng. Sau khi kiểm tra các tiêu chuẩn đối với cont lạnh, nếu không có vấn đề
gì thì kéo container về khu vực đóng hàng (kho lạnh/xưởng) và tiến hành đóng hàng.
Theo hợp đồng số 15123, trong Booking Acknowledgement có đề nghị công ty
giao nhận liên hệ với Phòng thương vụ cảng VICT (Điện thoại liên hệ: 0934172566) để
lấy cont rỗng và seal từ ngày 22/05/2015.
 Đóng hàng container:
Mỗi loại hàng có quy cách đóng hàng và chất hàng vào container khác nhau. Lô
hàng theo hợp đồng số 15132 là mặt hàng thủy hải sản. Vì vậy trước khi tiến hàng
đóng cont, nhân viên đã liên hệ với cơ quan kiểm định hàng thủy hải sản để kiểm tra lô
hàng. Sau khi các cơ quan kiểm tra xong và đã xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn thì
công ty cho nhân viên của kho/xưởng đóng hàng vào cont.
Một số quy tắc đóng hàng của công ty:
• Là mặt hàng thực phẩm tươi sống, để có thể vận chuyển đi đường xa, các sản phẩm
đều được làm sạch sẽ và đóng gói kĩ bằng loại túi nylon có độ dày khoảng 0,1mm,
đóng kín miệng túi và hút chân không rồi đem đi đông lạnh. Từng loại hàng sẽ
được chất đầy vào các thùng carton. Sử dụng dây nylon buộc chặt thùng để đảm
bảo trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển không bị tụt dây.
• Khi xếp hàng vào cont, xếp theo từng mặt hàng, hết mặt hàng này mới chất mặt
hàng khác vào.
• Hàng thủy hải sản đông lạnh yêu cầu nhiệt độ nơi lưu trữ phải luôn đảm bảo -180C
vì vậy không chất hàng quá vạch đỏ trong container để đảm bảo lượng khí lạnh lưu
thông trong container.
• Do kích thước các thùng hàng của các loại hàng khác nhau (vì có hàng là công ty
sản xuất và có hàng là thu mua từ các cơ sở sản xuất khác) nên sắp xếp sao cho tiết
kiệm diện tích nhất và được càng nhiều hàng càng tốt.
• Cách thức xếp hàng (thứ tự/tên các mặt hàng từ trong ra ngoài) như thế nào sẽ
được nhân viên ghi lại, vẽ sơ đồ chất hàng để phòng khi cơ quan Hải quan có kiểm
tra thì trình báo.

• Đối với hàng xuất khẩu ngay khi đóng hàng xong thì sau khi sắp xếp, đếm và kiểm
tra số lượng, ước tính chất hàng khoảng 2/3 container thì có thể dự đoán được số
lượng hàng sẽ xuất khẩu, gửi số liệu (số lượng hàng, số container, số seal) về cho
nhân viên phụ trách chứng từ tại công ty để tiến hành khai báo Hải quan trực
tuyến.


•

Lô hàng theo hợp đồng số 15132 được Hải quan phân luồng vàng do đó khi đóng
container xong thì nhân viên trực tiếp bấm seal tại xưởng/kho. Sau đó kéo
container ra cảng để đặt tại bãi để kiểm tra chứng từ và chuẩn bị thực hiện thủ tục
thanh lý tờ khai Hải quan để xuất khẩu.
• Hàng thủy hải sản là hàng được khuyến khích xuất khẩu nên thường được phân
luồng xanh hoặc vàng (đối với xuất khẩu có cá basa, cá tra). Chỉ khi xuất khẩu đến
một số quốc gia có yêu cầu cao về hàng nhập khẩu (Autraslia) thì mới bị phân vào
luồng đỏ để kiểm hóa hàng. Nếu lô hàng thuộc luồng đỏ thì đóng container và kéo
container ra cảng đặt tại bãi kiểm hóa. Sau đó liên lạc với nhân viên phụ trách kiểm
hóa (đã được thông báo cho công ty trước đó) đến kiểm tra hàng. Sau khi kiểm hóa
không có gì bất thường thì nhân viên bấm seal tại cảng và thực hiện thanh lý tờ
khai Hải quan.
 Làm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói (Commercial Invoice & Packing List)
Sau khi đóng hàng, nhân viên phụ trách kiểm tra đóng hàng sẽ gửi thông tin về số
lượng, trọng lượng, số thùng cartoon của từng mặt hàng cho nhân viên chứng từ để
nhân viên này soạn bộ chứng từ đầy đủ với thông tin trùng khớp với số lượng hàng
được đóng để xuất khẩu.
Lập hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói với các nội dung chính như:
- Số và ngày phát hành (Ngày phát hành trùng với ngày tàu chạy)
o INV HT-FRE/15132, 29/05/2015
o PL HT-FRE/15132, 29/05/2015

- Tên công ty nhập khẩu (Applicant): Công ty CP Thủy hải sản Hiệp Thanh (Địa chỉ,
điện thoại, fax)
- Tên cảng đi: Cảng VICT, Việt Nam
- Tên cảng đến: Singapore,Singapore.
- Tên tàu và số hiệu: HANSA FYN V002S
- Số container và số seal: CXRU1071088/ AV40038233
- Số vận đơn: APLU 074929100
- Ngày tàu chạy: 29/05/2015
- Mã cơ sở sản xuất: DL 69, DL 432
- Bảng mô tả hàng hóa:
o Tên từng mặt hàng (tên tiếng anh, tên khoa học), số lượng thùng carton, bao
bì, kí mã hiệu…
o Trọng lượng (N.W và G.W) – Phiếu đóng gói
o Đơn giá theo điều kiện xuất khẩu CFR, tổng giá trị từng mặt hàng và cả lô
hàng 45,580USD – Hóa đơn thương mại.


- Xuất xứ hàng hóa: Việt Nam
- Tổng cộng: 2,350 thùng carton trong một container lạnh 40 feet (40’RF)
- Tổng số tiền bằng chữ “Bốn mươi lăm nghìn năm trăm tám mươi đô la Mỹ” –

Hóa đơn thương mại.
- Điều kiện thương mại: USD/KG CFR Hồ Chí Minh – Hóa đơn thương mại.
Hai chứng từ này do người bán lập nên rất thuận tiện, nhanh chóng và dễ chỉnh
sửa.
2.2.6: Đăng kí cấp chứng nhận với đơn vị kiểm tra:
Các chứng từ như Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Chứng nhận xuất xứ, Tờ
khai hải quan thông thường đều được thực hiện sau khi đã đóng hàng bởi vì khi giao
dịch với khách hàng thì số lượng trên hợp đồng chỉ là số lượng mà nhân viên ước tính,
dự đoán, còn thực tế thu mua, sản xuất được bao nhiêu thì phải tới khi đóng hàng đầy

đủ vào container mới có số liệu chính xác. Do đó để không bị các cơ quan kiểm tra và
bắt lỗi về lượng hàng xuất khẩu thực tế với chứng từ thì các chứng từ này đều được
thực hiện sau khi đóng hàng để đảm bảo sự hợp lý của chứng từ.
 Giấy phép xuất khẩu:
Nếu là công ty mới thành lập, chưa xuất khẩu lần nào thì phải thực hiện xin giấy
phép xuất khẩu tại cơ quan Hải quan. Công ty muốn xuất khẩu phải photo toàn bộ
chứng từ liên quan đến doanh nghiệp để trình với cơ quan Hải quan. Cơ quan Hải quan
kiểm duyệt và lưu thông tin vào hệ thống của Hải quan. Từ đó công ty có thể xuất khẩu
mà không cần phải xin giấy phép.
Công ty CP Chế biến thủy hải sản Hiệp Thanh từ khi mới thành lập đã là công ty
xuất khẩu và công ty đã có nhiều lần xuất khẩu, thông tin xuất khẩu đã được lưu trong
hệ thống của Hải quan nên khi tiến hành xuất khẩu không cần xin giấy phép.
 Đăng kí cấp chứng thư – Health Certificate:
Người nhập khẩu ở Singapore có yêu cầu cấp Giấy chứng nhận CL &VSATTP
riêng– Chứng thư (Health Certificate) do đó công ty Hiệp Thanh sẽ phải cung cấp đầy
đủ thông tin để xin Cơ quan kiểm định NAFIQAD 6 cấp Chứng thư không muộn hơn 1
ngày làm việc kể từ ngày xuất hàng. Tức là ngày tàu chạy là 29/05/2015 thì chậm nhất
là ngày 28/05/2015 công ty Hiệp Thanh phải gửi thông tin để xin cấp Chứng thư.
Nhân viên phụ trách chứng từ gửi email cho Trung tâm Chất lượng Nông Lâm
Thủy sản vùng 6 (NAFIQAD 6) để yêu cầu cấp giấy Chứng thư cho Giấy Chứng nhận
CL & VSATTP số YD…/15/CH.


NAFIQAD 6 nhận được mail sẽ tiến hành cấp Chứng thư cho công ty ngay sau đó
khoảng 1 ngày. Nhân viên công ty lên Chi cục NAFIQAD 6 nhận Chứng thư và nộp lệ
phí.
2.2.7: Chuyển container ra CY:
Sau khi đóng hàng, công ty Hiệp Thanh giao cont cho công ty vận tải Quỳnh Vy để
vận chuyển ra CY của cảng VICT trước Closing Time (4h00 ngày 29/05/2015).
2.2.8: Chuẩn bị thủ tục thông quan xuất khẩu và khai báo hải quan:

 Chuẩn bị bộ chứng từ:
Căn cứ vào quyết định số: 3046/QĐ –TTHQ về việc ban hành qui trình thủ tục hải
quan đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu thương mại. Kể từ ngày 27/12/2013 tất cả các
doanh nghiệp khai báo hải quan sẽ chuyển qua hình thức khai báo điện tử và công ty
CP Hiệp Thanh cũng áp dụng hình thức khai báo này.
Theo “Booking Acknowledgement” số 74929100 thì ngày dự kiến tàu đến (ETA)
là 28/06/2015 và hạn cuối của ngày kéo container ra cảng là 04h00 29/05/2015 –
Closing time. Do đó công ty Hiệp Thanh phải đóng hàng và kéo cont ra cảng trước thời
gian hết hạn.
Trước khi cont được kéo ra cảng, nhân viên chứng từ tiến hành khai hải quan trực
tuyến thông qua phần mềm VNACCS Thái Sơn song song với quá trình đóng hàng.
Thực hiện khai Tờ khai Hải quan trực tuyến trước 17h hàng ngày để đảm bảo thông tin
tờ khai đã được lưu trong hệ thống thông tin của Hải quan. Theo “Tờ khai Hải quan”
số 300406510630 thì công ty Hiệp Thanh thực hiện khai hải quan trực tuyến cho lô
hàng hợp đồng số 15123 vào lúc 09h26’ ngày 28/05/2015.
Nhân viên chứng từ nhập hết tất cả dữ liệu vào phần mềm một cách chính xác, ghi
lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Sau khi lập tờ khai hải quan điện tử, một số giấy tờ cần chuẩn bị để làm thủ tục
xuất như sau:
• Giấy giới thiệu: 1 bản chính
• Phiếu tiếp nhận làm thủ tục hải quan: 2 bản chính
• Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu màu hồng: 2 bản chính
• Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao y
• Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y
• Hợp đồng mua bán ngoại thương: 1 bản sao y
• Giấy phép xuất khẩu của cơ quan chuyên ngành: 1 bản sao y
Khi giao hàng cho APL và được cấp B/L, SONGAN thay mặt công ty Hiệp Thanh
tiến hành làm thủ tục hải quan.

Trên “Tờ khai Hải quan” số 300406510630, hàng hóa được phân luồng vàng thể
hiện qua chữ “thông quan” trong ngoặc đơn, kế bên tên bản khai “Tờ khai
hàng hóa xuất khẩu” và trên tờ khai sẽ thể hiện chữ “cơ quan Hải quan thực hiện”.
Đối với mặt hàng cá tra đông lạnh khi xuất khẩu luôn được phân luồng Vàng –
kiểm tra chứng từ miễn kiểm tra hàng hóa. Bởi vì các vụ bán phá giá ảnh hưởng đến
người bán và người tiêu dùng nên Hiệp hội cá tra Việt Nam (Vietnam pangasius
association) phát hành “Giấy phép xuất khẩu cá tra” nhằm bảo vệ quyền lợi của người
bán và người mua. Do đó, các doanh nghiệp muốn xuất khẩu cá tra đều phải có giấy
phép này và Hải quan kiểm tra chứng từ chính là kiểm tra giấy phép này.
 Đăng kí mở tờ khai:
Tùy theo lệnh cấp cont rỗng chỉ định hạ cont tại CY nào thì tiến hành mở tờ khai
tại cảng đó. Trong trường hợp này, ta tiến hành mở tờ khai tại cảng VICT. Sau khi
hoàn thành hồ sơ, nhân viên sẽ nộp vào phòng tiếp nhận hồ sơ của hải quan . Cán bộ
hải quan sẽ đối chiếu nợ thuế trong danh sách các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế
thuế, nếu doanh nghiệp nợ thuế sẽ không được đăng kí thủ tục hải quan.
Đồng thời dựa vào đó, cán bộ hải quan sẽ đối chiếu giữa nội dung khai báo và sự
thật hàng hóa muốn xuất khẩu để từ đó xác định hàng khai báo có được xuất hay
không.
Sau khi đối chiếu xong, doanh nghiệp không bị nợ thuế, đối chiếu tờ khai không
mâu thuẫn, cán bộ hải quan sẽ nhập dữ liệu lô hàng vào hệ thống máy vi tính.
Nhân viên công ty đem tờ khai hải quan đã mở đến đội quản lý tàu ở cảng VICT để
tiến hành vô sổ tàu nhằm xác nhận với hãng tàu công ty Hiệp Thanh đã hoàn thành thủ
tục hải quan xuất khẩu và hàng đã sẵn sàng lên tàu.
2.2.9: Giao hàng cho người chuyên chở và lấy vận đơn:
Người nhập khẩu đặt tàu thông qua forwarder SONGAN và forwarder đặt chỗ tàu
của hãng tàu APL Line. Vì vậy sau khi công ty Hiệp Thanh gửi chi tiết B/L (Draft bill
– Bill nháp) cho forwarder SONGAN khi đóng hàng xong thì forwarder sẽ gửi Draft
bill cho hãng tàu APL trước 17h ngày 29/05/2015.
Hãng tàu APL nhận được Draft bill thì kiểm tra và phát hành Master Bill of
Lading, sau đó gửi cho forwarder SONGAN. Forwarder nhận được Master B/L thì phát

hành House Bill of Lading và gửi cho công ty Hiệp Thanh sau ngày tàu chạy
29/05/2015.


Công ty Hiệp Thanh nhận được House B/L của forwarder SONGAN thì tiến hành
lập bộ chứng từ thương mại đầy đủ cho lô hàng thủy hải sản đông lạnh xuất khẩu số
hợp đồng 15123.
2.2.10: Làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O)
Công ty CP thủy hải sản Hiệp Thanh thường sử dụng loại kê khai Form D (thực
hiện Hiệp định ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung CEPT giữa các nước ASEAN).
Form này đều được Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam – VCCI chi nhánh
TPHCM cấp.
Đăng ký cấp C/O cần có mã số HS và số Tờ khai hải quan, do đó đăng ký C/O sẽ
thực hiện sau khi thực hiện khai Hải quan trực tuyến. Thông thường, C/O là chứng từ
được làm cuối cùng trong bộ chứng từ hàng xuất.
Thực chất làm C/O online chủ yếu là lấy mã vạch để cán bộ tiếp nhận dựa vào mã
vạch đó quản lý và kiểm tra hồ sơ.
- Chú ý:
• C/O online làm cuối cùng khi đã đảm bảo các thông tin khác đã chính xác vì
dựa vào đây mà nhân viên VCCI kiểm tra và cấp C/O.
• Đơn xin cấp C/O phải làm online, trường hợp thông tin đúng nhưng do hệ
thống VCCI chưa cập nhật hoặc có lỗi xảy ra, hệ thống online không xác nhận thì
phải làm tay thông qua mẫu C/O làm tay.
• Đơn C/O gốc sẽ được nhân viên chứng từ soạn bằng word với mẫu có sẵn (đã
được căn chỉnh sao cho khi in ra các dữ liệu khớp với các ô trống trên form gốc).
Mẫu đơn bản gốc của các form đã được công ty mua trước đó tại VCCI.
Sau khi làm online, in toàn bộ giấy tờ, kiểm tra lại thông tin trên tất cả chứng từ
xem có phù hợp chưa, sau đó đem lên nộp tại ô tiếp nhận C/O ở VCCI.
Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự:
• Phiếu ghi chép hồ sơ khai C/O

• Đơn đăng ký C/O online (có mã vạch)
• Công văn cam kết
• Bảng kê thu mua không hoá đơn
• Tờ khai Hải quan (1 bản sao y)
• Vận đơn đường biển (Bản sao y)
• Trọn bộ C/O mẫu D (1 bản gốc, 3 bản copy)


• Hoá đơn thương mại bản gốc
• Tờ khai Hải quan (1 bản gốc)
Nộp hồ sơ C/O cho cán bộ tiếp nhận để kiểm tra hồ sơ. Khi hồ sơ kiểm tra xong và
không có vấn đề gì, nhân viên công ty Hiệp Thanh chuyển “Phiếu nộp/ Nhận hồ sơ”
cho cán bộ tiếp nhận C/O để ký xác nhận là đã nhận hồ sơ và nhận lại “Phiếu nộp/Nhận
hồ sơ” cùng với lịch hẹn để nhận lại C/O.
Bộ hồ sơ xin C/O mẫu D sau khi đáp ứng đủ yêu cầu của VCCI, cán bộ VCCI sẽ
đóng dấu ký tên vào C/O và trả lại doanh nghiệp 1 bản C/O gốc, 2 bản copy và các
giấy tờ chứng từ gốc.
Chỉ có cán bộ có thẩm quyền mới được ký tên lên C/O, vì chữ ký xác nhận trên
C/O phải được đăng ký quốc tế, khi Consignee xuất trình C/O xin miễn giảm thuế hàng
nhập, chữ ký của cơ quan thẩm quyền trên C/O sẽ được so sánh với chữ ký đã đăng ký
quốc tế, phải khớp thì mới được xem xét miễn giảm thuế.
2.2.11: Giao nhận bộ chứng, lập thanh toán và kết thúc hợp đồng:
Sau khi tàu chạy, công ty đem toàn bộ hồ sơ chứng từ của lô hàng xuất khẩu đến
ngân hàng mà công ty đăng kí tài khoản để xin thanh toán quốc tế. Toàn bộ nội dung
của bộ chứng từ phải hoàn toàn chính xác thì việc thanh toán sẽ đỡ mất thời gian của
doanh nghiệp.
Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam (Vietinbak)- Chi nhánh
Đồng Tháp sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp ngân hàng sẽ tiến hành
thanh toán cho công ty Hiệp Thanh và chuyển bộ chứng từ sang cho ngân hàng bên
Singapore để ngân hàng này giao cho bên nhập khẩu (FRIENDS CATERING

SERVICES PTE LTD) và nhận tiền thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán từ bên nhập
khẩu.
Công ty thường áp dụng thanh toán TTR đối với khách hàng thường xuyên giao
dịch, thân quen, hợp tác dựa trên sự tin tưởng và tín nhiệm.
Thông thường TTR áp dụng cho khách hàng ASEAN.
2.2.12: Khiếu nại (nếu có):
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp
đồng. Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu bên xuất/nhập khẩu bị khiếu nại đòi bồi
thường thì phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét các yêu cầu của
bên đối tác có cơ sở không, hợp lý, hợp pháp không,... Giải quyết khiếu nại phải nhanh


chóng, kịp thời và hợp lý, thỏa mãn cả hai bên đối tác. Dựa trên tinh thần hợp tác lâu
dài và bền vững để giải quyết khiếu nại.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty CP Hiệp Thanh luôn duy trì những
mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và tạo được sự tin tưởng hợp tác lâu dài của các
đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, đôi khi giữa các bên vẫn xảy ra những tranh chấp nhỏ
và công ty luôn tìm cách giải quyết ổn thỏa và hợp lý nhất.
Đối với hợp đồng số 15123 kí kết với khách hàng bên Singapore ngày 18/05/2015
thì không xảy ra tranh chấp hay khiếu nại nào. Vì đây là một khách hàng lâu năm của
công ty, hợp tác trên sự tin tưởng và lâu dài do đó họ không yêu cầu khắt khe những
quy định (kiểm định CL & VSATTP) và linh hoạt trong việc thay đổi khi cần thiết (số
lượng hàng cung ứng).
2.2.13: Thanh lý hợp đồng với đối tác:
Theo tập quán thương mại quốc tế, tùy theo điều kiện giao hàng mà trách nhiệm
của người xuất khẩu đối với hàng hóa của mình sẽ kết thúc tại thời điểm nào. Thông
thường trách nhiệm của người xuất khẩu đối với hàng hóa sẽ kết thúc khi hàng được
giao cho người chuyên chở hoặc người nhập khẩu.
Theo điều lệ về chế độ hợp đồng kinh tế có quy định: Sau khi ký kết hợp đồng kinh
tế, các bên ký kết có nghĩa vụ hợp tác chặt chẽ, thường xuyên theo dõi giúp đỡ lẫn

nhau để thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh các điều đã cam kết. Hết thời hạn có hiệu
lực của hợp đồng kinh tế thì các bên ký kết phải thanh lý hợp đồng.
Các bên tham gia hợp đồng sẽ kết thúc giao dịch khi các bên thực hiện xong quyền
và nghĩa vụ của mình (gồm giải quyết ổn thõa khiếu nại phát sinh (nếu có). Khi đó hợp
đồng chính thức sẽ hết hiệu lực và cũng mặc định các bên đã tiến hành thanh lý hợp
đồng với đối tác
Thực tế là như vậy, nhưng công ty nên xem xét thực hiện thanh lý hợp đồng với
đối tác (có giấy tờ, ký tên của người đại diện và đóng dấu) để tránh phiền phức về sau.
 ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN 2:
Hiện nay trên thị trường cũng có nhiều công ty xuất hàng không nhờ đến dịch vụ
Fowarding mà trực tiếp liên lạc với hãng tàu để đặt chỗ và giao hàng trực tiếp ra cho
hãng tàu. Vì lí do đó, chúng em muốn đề xuất phương án vận tải mới cho công ty cổ
phần chế biến thủy hải sản Hiệp Thanh là tự đóng hàng, xuất hàng trực tiếp ra cho APL
và làm tất cả các giấy tờ, thủ tục thông quan xuất khẩu mà không cần nhờ đến sự hỗ trợ
của SONGAN.
Thực hiện phương án 2:


Về cơ bản, trình tự các bước ở phương án 2 cũng tương tự phương án 1, chỉ có 1 số
thay đổi như sau:
2.2.1: Chuẩn bị hàng hóa và đặt tàu lưu cước:
Công ty Hiệp Thanh chuẩn bị hàng hóa, làm các giấy tờ..v.v... sau đó nhân viên
giao nhận của công ty trực tiếp tiến hành tổ chức đặt chỗ tàu, tàu báo giá, đồng ý thì
APL sẽ gửi Booking Confirmation cho nhân viên công ty để và tiến hành đi nhận cont
về đóng hàng.
2.2.2: Giao hàng ra CY của VICT:
Nhân viên giao nhận của công ty Hiệp Thanh sẽ trực tiếp sắp xếp thời gian, vận
chuyển cont ra CY của cảng VICT trước Closing Time (trước 4h00 29/05/2015). Giao
cho APL kèm một số chứng từ cần thiết. APL kiểm tra hàng sau đó cấp vận đơn,
trường hợp này hàng giao là tốt nên sẽ được cấp vận đơn sạch (Clear Bill of Landing).

Nội dung vận đơn tương tự như ở phương án 1, tuy nhiên khoản mục “Forwarding
agent” sẽ không có sự xuất hiện của SONGAN.
2.2.3: Làm thủ tục thông quan xuất khẩu:
Tất cả các công việc phải làm đều giống như phương án 1. Tuy nhiên thay vì giao
cho SONGAN thì nhân viên công ty Hiệp Thanh sẽ trực tiếp đảm nhận hết số công
việc đó.
Hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận của công ty cũng đến phòng Thương
mại và Công nghiệp Việt Nam xin cấp C/O, sau đó công ty Hiệp Thanh sẽ gửi bộ
chứng từ cho Vietinbank và nhận thanh toán, kết thúc hợp đồng.


CHƯƠNG 3
PHÂN TÍCH ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẢ 2 PHƯƠNG ÁN VÀ CHỌN
PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU
3.1: NHẬN XÉT PHƯƠNG ÁN 1:

Ưu điểm:
Nhờ có SONGAN, việc thuê tàu trở nên dễ dàng hơn, quy trình giao nhận được
cung cấp đầy đủ và dễ hiểu về các bước thực hiện để tổ chức vận tải hàng xuất khẩu.
Forwarder SONGAN có quan hệ tốt với hãng tàu APL nên được giá cước tốt hơn,
giảm chi phí cho công ty.
SONGAN còn giúp công ty tránh được khó khăn khi làm việc hãng tàu và dễ dàng
hơn đối với các thủ tục hải quan.
Phương án này phù hợp với các công ty còn non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm và
mối quan hệ với các hãng tàu, chưa thành lập được một bộ phận vận tải nội bộ trong
công ty.
Thông qua Forwarder SONGAN, thời gian cộng nợ của công ty được kéo dài lên
đến 45-60 ngày thay vì phải trả tiền ngay nhận B/L cho hãng tàu khi làm việc trực tiếp
với hãng tàu.


Nhược điểm:
Nhược điểm là công ty sẽ còn phụ thuộc nhiều vào các công ty Forwarder để tìm
kiếm tàu cho quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
3.2: NHẬN XÉT PHƯƠNG ÁN 2:

Ưu điểm:
Công ty sẽ hoàn toàn làm chủ được toàn bộ quá trình xuất khẩu hàng hóa và ngày
càng xây dựng được mối quan hệ hợp tác với các hãng tàu.

Nhược điểm:
Nếu theo phương án này, công ty sẽ phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm hãng tàu
phù hợp với tuyến đường xuất khẩu.
Không phải công ty cứ book tàu thẳng qua hãng tàu thì luôn luôn được giá tốt
ngoại trừ trường hợp hàng xuất số lượng lớn đến những cảng là thế mạnh của hãng tàu
(trường hợp hàng trải đều tất cả các thị trường và không tập trung). Vì các Forwarder
như những đại lý sỉ sẽ đi gom nhu cầu của nhiều công ty gộp lại thành số lượng lớn để
cung cấp cho hãng tàu, đồng thời các Forwarder cũng đã làm việc lâu năm với các


hãng tàu trong công tác vận tải hàng hóa nên sẽ có mối quan hệ tốt và sẽ nhận được giá
cước phí ưu đãi, từ đó tiết kiệm được chi phí cho các công ty xuất khẩu.
Nếu công ty gặp khó khăn, rắc rối xảy ra với hãng tàu hay tại cảng thì không được
các công ty Forwarder hỗ trợ.
Công ty phải trả tiền ngay khi nhận B/L từ hãng tàu.
Phương án này sẽ không phù hợp với các công ty xuất nhập khẩu còn khá non trẻ, chưa
có nhiều kinh nghiệm.
3.3: LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU:
Với tình hình thực tế của công ty Hiệp Thanh hiện nay, công ty chưa có quan hệ
tốt với các hãng tàu, vì thế muốn tiến hành giao nhận trực tiếp với các hãng tàu để có
được cước phí ưu đãi là tương đối khó khăn. Đồng thời, hàng công ty xuất thường chỉ

vài cont, hiếm đạt được số lượng cont sỉ tối thiểu mà hãng tàu yêu cầu để nhận cước
phí ưu đãi.
Những ưu điểm mà phương án 1 mang lại thật sự là điều kiện mà công ty cần. Chính vì
thế, công ty CP Hiệp Thanh quyết định lựa chọn phương án 1 để phù hợp với tình hình
xuất khẩu của công ty.