BÀI GIẢNG CHI TIẾN môn NHÀ nước và PHÁP LUẬT CHUYÊN đề CÁCH SOẠN THẢO văn bản QUẢN lý NHÀ nước

KẾ HOẠCH BÀI GIẢNG
Môn học: Quản lý nhà nước
Bài: Văn bản quản lý nhà nước
Đối tượng:

phần 1: Ý ĐỊNH BÀI GIẢNG
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
Nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về nội dung và
hình thức của văn bản quản lý nhà nước, yêu cầu cơ bản và các bước tổ chức
quản lý, sử dụng văn bản quản lý nhà nước từ đó tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra,
nâng cao chất lượng hoạt động soạn thảo văn bản của cơ quan, đơn vị mình.
2. Yêu cầu
- Người học nắm vững những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước.
- Vận dụng tốt vào thực tiễn công tác.
II. NỘI DUNG (gồm 3 phần)
Phần 1. Khái niệm, vai trò và phân loại văn bản quản lý nhà nước
Phần 2. Xây dựng văn bản quản lý nhà nước.
Phần 3. Quản lý, sử dụng văn bản quản lý nhà nước.
III. THỜI GIAN (4 tiết)
IV. ĐỊA ĐIỂM (giảng đường)
V. TỔ CHỨC, PHƯƠNG PHÁP
1. Tổ chức: Lên lớp tập trung.
2. Phương pháp: Thuyết trình, kết hợp gợi mở nêu vấn đề.
VI. VẬT CHẤT BẢO ĐẢM
Giáo án, tài liệu, phấn bảng…


2
VII. TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Soạn thảo văn bản, Nxb QĐND, H.2010.

2. Giáo trình Quản lý nhà nước, Nxb QĐND, H. 2011.
3. Soạn thảo và xử lý văn bản, NXB CTQG, H.1995, tr.128-167.
4. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.

Phần 2 : THỰC HÀNH BÀI GIẢNG
I. THỦ TỤC LÊN LỚP
- Nhận báo cáo, kiểm tra công tác chuẩn bị học tập.
- Báo cáo cấp trên (nếu có).
II. TRÌNH TỰ GIẢNG BÀI
Thứ tự,

Thời gian

Phương pháp

Nội dung
Phần 1
Phần 2
Phần 3

60 phút
60 phút
40 phút

Thuyết trình
Thuyết trình
Thuyết trình

III. KẾT THÚC
Định hướng nội dung ôn tập.

Nhận xét kết quả buổi học.

Vật chất
Giáo án
Giáo án
Giáo án


3
I. Khái niệm, vai trò và phân loại VBQLNN
1. Khái niệm và vai trò của VBQLNN
a. Khái niệm VBQLNN
- Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở
những khoảng không gian cách biệt vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp
bằng ngôn ngữ luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản.
Là sản phẩm của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (lời
nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết (văn bản).
Như vậy, VB là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Với cách hiểu đó, VB còn có thể gọi là vật mang
tin được ghi bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu.
- VB là một chỉnh thể được cấu tạo nên bởi những quy tắc nhất định,
gồm những đơn vị ngôn ngữ liên kết với nhau nhằm chuyển tải một thông tin
trọn vẹn nào đó, đáp ứng mục đích giao tiếp.
- VBQLNN là loại VB do chủ thể quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định. Chủ thể ban hành VB là các cơ
quan, cá nhân trong bộ máy nhà nước. Mỗi chủ thể được ban hành một số loại
VB nhất định theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định.
- VBQLNN phản ánh ý chí của nhà nước. Nhà nước sử dụng VB để
chuyển tải các quy phạm pháp luật, quyết định quản lý, thông tin quản lý đến đối
tượng quản lý và ngược lại.

- VBQLNN được nhà nước bảo đảm việc thực hiện bằng nhiều biện
pháp khác nhau như: giáo dục thuyết phục, tổ chức, hành chính, kinh tế, dân
sự, hình sự. Việc ban hành, sửa đổi, bổ sung VBQLNN phải tuân theo những
quy trình, thủ tục do pháp luật quy định nhằm bảo đảm tính hệ thống, thống
nhất và tính pháp lý của VB, đặc biệt là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.
Như vậy, VBQLNN là văn bản do các chủ thể quản lý nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, thể hiện ý chí
của nhà nước nhằm truyền đạt thông tin hay ghi nhận các sự kiện cần thiết,
phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước.


4
b. Vai trò của VBQLNN trong quản lý nhà nước
- VBQLNN là phương tiện quan trọng để ghi nhận và truyền đạt các
quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, phương tiện điều
chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước.
- VBQLNN là phương tiện quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt
động quản lý nhà nước. Giá trị của VBQLNN được bảo đảm bởi giá trị của
thông tin chứa trong văn bản mang lại cho các chủ thể quản lý.
- VBQLNN ghi nhận, truyền đạt thông tin trong hệ thống bộ máy nhà nước,
từ cơ quan nhà nước tới các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, công dân và ngược lại.
- VBQLNN ghi nhận và truyền đạt thông tin quản lý cần thiết cho hoạt
động quản lý của các cơ quan nhà nước và nhu cầu sử dụng của nhân dân.
- VBQLNN là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý nhà nước, yếu tố
kiến tạo nên thể chế bộ máy nhà nước. VBQLNN là phương tiện chủ yếu nhằm
thể chế hoá đường lối, quan điểm của Đảng, công cụ để Nhà nước quản lý các
lĩnh vực của đời sống xã hội.
- VBQLNN ghi nhận và truyền đạt các quy phạm pháp luật, quyết định
hành chính, thông tin quản lý, đó là cơ sở pháp lý vững chắc để Nhà nước giải
quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết sức phức tạp của mình.

2. Phân loại VBQLNN
VBQLNN được phân loại căn cứ vào các tiêu chí khác nhau, như:
- Phân loại theo cơ quan ban hành. (Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước,
Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, HĐND, UBND…)
- Phân loại theo tên loại VB. (VB luật, nghị quyết, nghị định, quyết định,
thông tư, chỉ thị, báo cáo, thông báo…)
- Phân loại theo nội dung của VB. (về hộ tịch, công chứng, XNK…)
- Phân loại theo mục đích biên soạn của VBQLNN. (VB lãnh đạo chung, tổ
chức bộ máy, quản lý cán bộ, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công tác thống kê…)
- Phân loại theo địa danh ban hành VBQLNN. (Hà Nội, Hải Phòng…)
- Phân loại theo thời gian ban hành VBQLNN. (năm, kỳ họp, khoá…)
- Phân loại theo hiệu lực pháp lý của VBQLNN. Đây là cách phân loại
chủ yếu trong các cơ quan nhà nước hiện nay. Theo tiêu chí này gồm:


5
1) Văn bản quy phạm pháp luật:
- Là VB do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật, năm 2008.
- VBQPPL là một hệ thống bao gồm:
Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội;
Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;
Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
Nghị định của Chính phủ; quyết định của Thủ tướng Chính phủ;
Thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND….
2) Văn bản hành chính
- Là loại VBQLNN mang tính thông tin, giao dịch, trao đổi, giải quyết
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức trên

cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật.
- VB hành chính gồm: công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản,
đề án, phương án, diễn văn, công điện, các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường,
giấy uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo…)
3)Văn bản cá biệt: Là VB do các chủ thể quản lý nhà nước có thẩm
quyền ban hành, trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự riêng nhằm đưa ra
những mệnh lệnh cụ thể trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật.
4)Văn bản chuyên môn, kỹ thuật:
- Là hệ thống VB đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ
quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
- VB chuyên môn được sử dụng trong các lĩnh vực tài chính, tư pháp,
ngoại giao…
- VB kỹ thuật được sử dụng trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắc
địa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn…
→ Mỗi phương pháp phân loại VBQLNN có tiện ích sử dụng riêng.
Trong quản lý, sử dụng VBQLNN các cơ quan, đơn vị thường kết hợp nhiều
cách phân loại, với một phương pháp được coi là cơ bản, phù hợp với điều
kiện của mỗi cơ quan, đơn vị, tiện lưu trữ, tra tìm và sử dụng.


6
II. Xây dựng văn bản quản lý nhà nước
1. Yêu cầu chung của VB QLNN
* Thứ nhất: Nắm vững chủ trương đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước, VB của cấp trên để thể chế hoá, cụ thể hoá.
Yêu cầu:
- Giải quyết hợp lý mối quan hệ giữa Đảng với Nhà nước, giữa đường
lối của Đảng với pháp luật của Nhà nước, giữa tập thể với cá nhân, giữa cấp
trên với cấp dưới.
- Tránh khuynh hướng sao chép đường lối, quan điểm của Đảng vào VB

QLNN, hoặc ban hành VB trái với VB cấp trên.
* Thứ hai: Ban hành VB QLNN đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, phạm vi hoạt động và mối quan hệ của cơ quan. (theo luật và theo quy chế)
Yêu cầu:
- Đúng thẩm quyền ban hành, đúng thủ tục.
- VB cấp dưới không được trái VB cấp trên. (VB có tính pháp lý cao hơn).
- Bảo đảm tính thống nhất theo quy định của pháp luật.
* Thứ ba: Nắm vững nội dung cần soạn thảo, mục đích, yêu cầu, đối
tượng tác động của VB, thời gian cho phép, sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan,
đơn vị.
Yêu cầu:
- Nắm vững nội dung cần soạn thảo VB (Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo…),
nội dung truyền đạt thông tin gì? ban hành VB nhằm mục đích gì?
- Tìm hiểu đặc điểm của đối tượng thi hành VB, về trình độ, nhận thức…
- Tuyệt đối tuân thủ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Đặc biệt là
người ký VB quyết định.
* Thứ tư: Người soạn thảo VB phải có nghiệp vụ và kỹ thuật cần thiết.
Yêu cầu:
- Nắm vững thể thức và quy trình soạn thảo VB QLNN.
- Nắm vững các phương pháp diễn đạt, nắm vững cách sử dụng từ, câu,
đoạn văn trong soạn thảo VB QLNN (về ngôn ngữ, văn phong).


7
- Biết sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện có như: máy vi tính, máy
in, máy photocopy...
2. Những yêu cầu cơ bản về nội dung và hình thức của VB QLNN
a. Yêu cầu về nội dung
* Một là: Bảo đảm đúng về chính trị
Đây là yêu cầu có vai trò đặc biệt quan trọng khi ban hành một VB QLNN.

- Cơ sở:
Chức năng của một VB QLNN bao giờ cũng là thể chế hoá, cụ thể hoá chủ
trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Do đó, nội dung của VB bắt buộc phải phù hợp với chủ trương, đường lối
của Đảng, chính sách, pháp luật của của Nhà nước về vấn đề mà VB đề cập.
Ví dụ: Trường hợp VB ban hành không phản ánh đúng chủ trương, đường
lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước thì VB đó không hoàn thành
chức năng của mình, không đạt được mục đích của VB.
- Nội dung:
+ Thứ nhất: Phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, phục vụ đắc lực
cho việc đưa đường lối, chính sách, pháp luật vào cuộc sống, bảo đảm sự ổn
định phát triển bền vững đất nước.
→ Khi ban hành VB về vấn đề gì cũng cần nghiên cứu nắm chắc đường lối
của Đảng, chính sách và luật pháp nhà nước và các VB của cấp trên để thể chế hoá.
Ví dụ: Bộ Quốc phòng ban hành VBQLNN quy định về quyền hạn,
trách nhiệm của người chính uỷ, chính trị viên, Bộ Quốc phòng phải nghiên
cứu kỹ Nghị Quyết số 51/NQ-TW, ngày 20/7/2005 của Bộ Chính trị.
→ VB không được phản ánh sai lệch hoặc xa rời đường lối chính trị của Đảng.
+ Thứ hai: Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
→ Nội dung của VB phải gắn sát với nhiệm vụ chính trị của đơn vị, phải
căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao để ban hành VB cho phù hợp.
Ví dụ: Đơn vị huấn luyện chiến sỹ mới: VB phải đặt trọng tâm vào chỉ đạo
về nội dung, chương trình, yêu cầu huấn luyện, chất lượng huấn luyện, an toàn
trong huấn luyện...
→ Để bảo đảm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị đơn vị, cần nắm chắc
nhiệm vụ trên giao, đồng thời bám sát Nghị quyết của cấp uỷ Đảng, nghiên
cứu kỹ đặc điểm tình hình đơn vị. Có như vậy, VB mới có tính hiện thực.


8

+ Thứ ba: Bảo đảm không gây thiệt hại đến lợi ích của nhà nước, của
tập thể, đến quyền, lợi ích hợp pháp của công dân
* Hai là: Bảo đảm tính khoa học
Đây là yêu cầu cơ bản khi ban hành VB QLNN. quản lý phải dùng nhiều
phương tiện nhưng VB là công cụ hữu hiệu nhất, truyền đạt một mệnh lệnh,
chỉ thị phải dựa trên cơ sở khoa học.
- Cơ sở:
→ Xuất phát từ tầm quan trọng của thông tin trong VB QLNN.
Chúng ta biết rằng; Các cơ quan nhà nước sử dụng VB QLNN để truyền
đạt các thông tin quản lý (mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định…) từ cơ quan này đến
cơ quan khác. Các thông tin này là cơ sở để các cơ quan nhà nước thực hiện
chức năng quản lý của mình. Việc tiếp nhận thông tin quản lý một cách gián
tiếp (thông qua VB QLNN) đòi hỏi những thông tin đó phải được tổ chức khoa
học, bảo đảm truyền đạt chính xác, đầy đủ các nội dung quản lý.
Nếu thông tin trong VB QLNN không được tổ chức một cách khoa học,
sẽ giảm hiệu quả của VB, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
→ Hoạt động quản lý nhà nước là một hoạt động phức tạp, vừa mang
tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật - đối tượng của hoạt động quản lý là
con người với đầy đủ tính phức tạp của nó.
- Nội dung:
+ Một là: Thông tin cần đầy đủ, chính xác.
→ Đầy đủ: để đủ sức thuyết phục, để giải quyết vấn đề toàn diện, triệt để.
Đầy đủ là bao quát được mọi khía cạnh, chủ thể, vấn đề mà nội dung VB đề cập.
→ Chính xác: để không hiểu sai vấn đề, mọi người hiểu vấn đề thống
nhất, tránh tình trạng cùng một quy định nhưng mọi người lại hiểu khác nhau.
Thông tin sai trong hoạt động quản lý thì hết sức nguy hiểm.
Yêu cầu: phải phản ánh khách quan, trung thực như thực tế diễn ra,
không tô hồng, bôi đen, xuyên tạc; sử dụng từ ngữ chính xác, nên lựa chọn từ
đơn nghĩa, nếu bắt buộc phải dùng từ đa nghĩa thì phải định nghĩa lại, tránh
trường hợp phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau về từ đó.

+ Hai là: Ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể.


9
→ Ngắn gọn: để tiết kiệm thời gian, vật chất. Hoạt động quản lý là hoạt
động cần bảo đảm yêu cầu về thời gian. Nên thông tin trong VB càng ngắn gọn
càng tiết kiện được thời gian, công sức.
→ Rõ ràng: để khi gửi VB đi không hỏi lại nhiều lần.
Ví dụ: khi ra một VB yêu cầu cấp dưới thực hiện một công việc nhất
định, cần chỉ rõ nội dung cấp dưới cần thực hiện; yêu cầu cần đạt được; thời
gian hoàn thành; chế độ báo cáo...Các nội dung cần rõ ràng, tránh quy định
không rõ gây khó khăn cho cấp dưới trong việc lĩnh hội nội dung VB.
→ Cụ thể: để áp dụng được ngay, không cần phải hướng dẫn.
Nội dung VB cần hết sức cụ thể, tránh quy định một cách chung chung.
Ví dụ: …Các VB trước đây, trái với quy định trong VB này đều bị bãi
bỏ, mà không chỉ ra bãi bỏ cụ thể VB nào.
Thực tế hiện nay; trong nhiều VB tồn tại nhiều quy định mang tính
chung chung. Nên mặc dù đã có VB, nhưng trên thực tế thì chưa thực hiện
được, vì phải chờ VB hướng dẫn. Tình trạng “Luật chờ Nghị định”; “Nghị
định chờ Thông tư” vẫn tồn tại như một nghịch lý.
Ví dụ: Luật Sĩ quan QĐND Việt Nam năm 1999 có hiệu lực năm 2000,
nhưng phải đến năm 2005 mới có Nghị định hướng dẫn, cụ thể hoá.
+ Ba là: Kịp thời, đúng thời điểm, đáp ứng nhu cầu thực tiễn.
VB ban hành là để giải quyết những vấn đề mà thực tiễn phát sinh trong
quá trình thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước.
Ví dụ: Số vụ việc vi phạm kỷ luật gia tăng, tình hình tai nạn giao thông
trong đơn vị. Nếu ban hành VB quy định không kịp thời sẽ giảm tác dụng.
Người quản lý giỏi phải thực hiện tốt điều này, như việc ban hành Chỉ thị
cấm đốt pháo trước đây của Thủ tướng Chính phủ. (Chỉ thị 406)
+ Bốn là: Nội dung VB kết cấu logic, hợp lý, các thông tin cần sắp xếp,

xử lý một cách khoa học.
Có nhiều cách kết cấu khác nhau: theo tầm quan trọng của vấn đề, theo
logic thời gian, theo tính chất công việc...
* Ba là: Bảo đảm tính pháp lý
Đây là yêu cầu bắt buộc, mang tính đặc trưng của VB QLNN.


10
- Cơ sở:
+ Tính pháp lý: là một yêu cầu thể hiện khi ban hành VB QLNN, chủ
thể ban hành phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật (không được làm
trái). Pháp luật quy định cơ quan, cá nhân nào có thẩm quyền ban hành? ban
hành giải quyết vấn đề gì? giới hạn đến đâu, trình tự, như thế nào? → phải
tuyệt đối tuân thủ.
+ Một VB QLNN không bảo đảm tính pháp lý thì VB đó không có hiệu lực
thi hành, và có thể phát sinh trách nhiệm của cơ quan, cá nhân ban hành ra VB đó.
- Nội dung:
Để VB QLNN bảo đảm tính pháp lý, cần chú ý:
+ Thứ nhất: Đúng thẩm quyền ban hành, đúng thủ tục, đúng mẫu quy định.
+ Thứ hai: Bảo đảm tính thống nhất và chính xác theo quy định của PL.
+ Thứ ba: VB cấp dưới không được trái VB cấp trên. (VB có tính pháp
lý cao hơn).
+ Thứ tư: Đúng, đủ các căn cứ pháp lý.
Các căn cứ pháp lý có vai trò rất quan trọng, chỉ rõ cơ sở pháp lý chứng
minh việc ban hành VB là thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành, thông qua
việc trích dẫn các VB của cơ quan cấp trên.
Khi đưa ra các căn cứ, trích dẫn cần ghi chính xác, đầy đủ tên, số, ký
hiệu VB, ngày tháng năm ban hành, cơ quan ban hành và trích yếu của VB.
Ví dụ: Căn cứ vào Nghị định số 124/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25
tháng 4 năm 2004 về tổ chức bộ máy Văn phòng Chính phủ.

+ Thứ năm: Tôn trọng các điều ước quốc tế mà VN đã ký kết hoặc tham gia.
Việt Nam đã ký kết, tham gia nhiều các Điều ước Quốc tế, đa phương và
song phương (nhất là sau khi Việt Nam ra nhập WTO), khi ban hành VB có
liên quan cần chú ý bảo đảm tôn trọng các điều ước quốc tế.
* Bốn là: Bảo đảm tính đại chúng
- Cơ sở:


11
Một VB khi ban hành cần phù hợp với đa số quần chúng, có thể không phù
hợp với tất cả mọi người, nhưng phải bảo đảm phù hợp với lợi ích của số đông.
* Nội dung:
+ Thứ nhất: Phù hợp với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớ.
→ Đối tượng chịu sự tác động của VB bao gồm tầng lớp khác nhau,
trình độ nhận thức khác nhau.....do đó nội dung VB phải phù hợp với trình độ
nhận thức, đặc điểm đối tượng, bảo đảm dễ hiểu, dễ nhớ để ai cũng có thể hiểu.
Vì hiểu được mới thực hiện được.
→ Khi ban hành VB, người soạn thảo phải nghiên cứu kỹ đặc điểm của đối
tượng thi hành, về trình độ, nhận thức để lựa chọn kết cấu, ngôn ngữ cho phù hợp.
+ Thứ hai: Phản ánh đầy đủ nguyện vọng, lợi ích chính đáng của nhân
dân.
→ Nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân, vì dân, do đó VB do nhà
nước ban hành phải lấy phục vụ lợi ích nhân dân là mục đích cao nhất để phản
ánh. Quá trình phản ánh phải bảo đảm tính chân thực, khách quan, thể hiện
được mong muốn của nhân dân. Làm được điều đó, VB sẽ được nhân dân ủng
hộ và dễ dàng triển khai thực hiện trong thực tế.
→ Khi ban hành VB cần tham khảo, lắng nghe ý kiến của đối tượng
chịu sự điều chỉnh của VB, có điều kiện thì tham khảo ý kiến một cách rộng
rãi, nhất là các VB có tầm quan trọng đặc biệt.
Ví dụ: Một đơn vị khi ban hành quy định cấm quân nhân từ cấp 3/ trở

xuống không được đi xe máy. Cần nghiên cứu kỹ đặc điểm của đơn vị, tham khảo
ý kiến rộng rãi......vì qua quá trình tham khảo, nghiên cứu, người soạn thảo sẽ
nắm chắc được tình hình và định ra những quy định phù hợp với thực tế.
* Năm là: Bảo đảm tính khả thi
Đây là một yêu cầu thể hiện sự kết hợp các yêu cầu trên.
- Cơ sở:
Một VB phải có tính khả thi, vì nó được ban hành ra là để giải quyết các
vấn đề mà thực tiễn đặt ra trong hoạt động quản lý nhà nước. Nếu thiếu tính
khả thi thì VB đó chỉ là giấy tờ, không có giá trị.
- Nội dung:


12
+ Thứ nhất: VB ban hành phải xuất phát và đáp ứng được nhu cầu của
cuộc sống, giải quyết được các vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra.
→ Thực tiễn cuộc sống luôn nảy sinh các vấn đề mà các cơ quan nhà
nước cần phải quản lý, điều chỉnh, giải quyết. Do đó, các VB ban hành là để
giải quyết các vấn đề này, phải luôn tìm ra những biện pháp hữu hiệu để giải
quyết vấn đề.
→ Khi ban hành VB, cần chú ý bảo đảm nội dung VB phù hợp với điều
kiện kinh tế - xã hội hiện tại.
Ví dụ: Khi đơn vị triển khai kế hoạch làm mô hình học cụ huấn luyện đầu năm.
Nếu yêu cầu cao quá: Trong khi quỹ vốn của đơn vị có hạn, khó có khả
năng thi hành được sẽ làm giảm uy tín, tính nghiêm minh của đơn vị.
Nếu yêu cầu thấp quá: Thì thể hiện coi nhẹ nhiệm vụ, không kích thích
được tính năng động của cấp dưới, lãng phí nguồn lực.
Thực tế, nhiều VB khi ban hành không bảo đảm yếu tố này, xuất phát từ
việc không phản ánh khách quan.
Ví dụ: Để giải quyết ùn tắc giao thông trong khu vực nội thành, có thời kỳ
TP. Hà Nội ra VB quy định cấm đăng ký xe gắn máy ở các quận nội thành. Tuy

đã có VB thực hiện nhưng tình trạng ùn tắc vẫn diễn ra, người ở nội thành nhờ
người khác đăng ký hộ ở các tỉnh. Sau đó tháng 02/2006 phải bãi bỏ.
+ Thứ hai: Khi ban hành VB phải tính đến khả năng thi hành trong thực tế.
Khả năng tổ chức, cán bộ, công chức; trình độ dân trí; phong tục tập quán.
Ví dụ: Trong Luật Tố tụng Hình sự 2003 giao cho Toà án cấp huyện có
thẩm quyền xét xử những tội phạm có khung hình phạt đến 15 năm tù. Thì phải
nghiên cứu, trình độ, số lượng của đội ngũ thẩm phán, thư ký Tòa án xem có
đủ khả năng thực hiện được không.
+ Thứ ba: Khi ban hành phải có VB hướng dẫn thực hiện, tính đến cả
các quy định về giải quyết hậu quả do các quy định trong VB đặt ra.
Giải pháp: Soạn thảo VB chính và VB hướng dẫn đồng thời.
Quy định quyền và nghĩa vụ phải tương xứng nhau.
Chú ý: Khi quy định thời gian có hiệu lực của VB, cơ quan ban hành
phải tính toán thời gian để vừa thực hiện đúng quy định của cấp trên, vừa bảo


13
đảm cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành có thời gian chuẩn
bị đủ các điều kiện thực hiện.
b. Yêu cầu về hình thức
VB là một thể thống nhất có tính chất hoàn chỉnh về nội dung và hình thức.
Hình thức: Là cách sắp xếp, thứ tự sắp xếp nội dung VB theo một trật tự
nhất định và có vai trò quan trọng ảnh hưởng đến giá trị VB.
VB còn được xem là sản phẩm, là bộ mặt của cơ quan nhà nước. Vì vậy,
hình thức phải trang nghiêm, có tính thẩm mỹ cao, với các yêu cầu sau:
* Một là: Lựa chọn hình thức VB phải phù hợp với nội dung VB.
Tuỳ loại VB mà lựa chọn hình thức cho phù hợp. Phải nghiên cứu ban
hành VB nhằm mục đích gì? nội dung truyền đạt thông tin gì? để lựa chọn hình
thức VB cho phù hợp. Cần xem xét thông tin dùng trong VB, truyền đạt một
mệnh lệnh, một quyết định hay để hướng dẫn cấp dưới thực hiện; hoặc để đôn

đốc, nhắc nhở cấp dưới.
Ví dụ: Nội dung thông tin là việc điều động cán bộ từ vị trí A sang vị trí
B. Do thông tin truyền đạt mang tính mệnh lệnh, dứt khoát cho nên hình thức
VB được chọn phải là hình thức: Quyết định.
* Hai là: Bố cục VB chặt chẽ, cân đối, hài hoà.
- Chặt chẽ: Các nội dung liên kết logic với nhau.
- Cân đối: Các phần hài hoà với nhau (không có nghĩa là bằng nhau).
- Hài hoà: Các ý, đoạn văn được sắp xếp khoa học.
- Đúng quy định: Bố cục của VB khi soạn thảo cần căn cứ vào nội dung,
căn cứ vào quy định của cấp trên: gồm mấy phần, mấy mục, bao nhiêu cột.
Ví dụ: Bố cục của một báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Tập trung vào việc trình bày đặc điểm, tình hình có liên quan
đến việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị (đặc điểm, thuận lợi, khó khăn).
Phần 2: Nêu và phân tích kết quả, nguyên nhân của những tồn tại, kinh
nghiệm rút ra…
Phần 3: Nêu phương hướng và các giải pháp lớn để giải quyết vấn đề,
đồng thời trình bày các kiến nghị…
* Ba là: Đúng thể thức VB do Nhà nước quy định. (phần II làm rõ).


14
* Bốn là: Đánh máy, in, sao, sạch sẽ, rõ ràng, không tẩy xoá.
* Năm là: Giấy có chất lượng tốt, đúng kích thước, để cho bảo quản,
lưu giữ lâu dài.
VB hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các VB như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm).
3. Thể thức VBQLNN
* Khái niệm: Thể thức VB là tập hợp các thành phần cấu thành VB, bao
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại VB và các thành phần bổ

sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại VB nhất định.
- Thể thức nghiên cứu ở đây là thể thức của các VB QLNN, văn bản loại
khác không áp dụng: như VB của Đảng, các tổ chức chính trị xã hội...
- Thể thức VB ở đây được vận dụng theo Thông tư số 01/2011/TTBNV(viết tắt là Thông tư 01) có hiệu lực áp dụng ngày 05-3-2011. Những quy
định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 nếu
trái với Thông tư 01 bị bãi bỏ.
* Các thành phần của thể thức VB.
1) Quốc hiệu (ô số 1)
a. Vị trí: Trên cùng, trang đầu tiên của VB.
b. Mục đích: Dùng để xác nhận tính pháp lý của VB.
Bao gồm: Chỉ tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu phấn đấu của nhà nước.
c. Cách trình bày:
Quốc hiệu được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải, bao gồm 2 dòng chữ:
- Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ


15
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw,
không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB (ô số 2)
a. Vị trí: Viết bên trái, ngang với quốc hiệu.
b. Mục đích: Cho biết tên cơ quan ban hành VB.
c. Cách trình bày:
- Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn
phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91
không ghi cơ quan chủ quản.
Ví dụ:
BỘ QUỐC PHÒNG

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm
từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND),
Việt Nam (VN). Ví dụ:
UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN

SỞ NỘI VỤ

VIỆN DÂN TỘC HỌC

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in
hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan,
tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng


16
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp
tên cơ quan, tổ chức ban hành VB dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Ô số thứ tự trong thể thức VB QLNN như sau:
Ô số
1
2
3
4
5a
5b
6
7a, 7b, 7c
8
9a, 9b
10a
10b
11
12
13
14

:
:

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

15

:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn hành chính
Nội dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức

Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ
Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
Logo. in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành VB


17
20-25 mm

11(dấu thu hồi, Pvi lưu)

2 (tên CQ bh)
hànhhành)
15logo
3 (Số, ký hiệu vb)

1 (quốc hiệu)
4 (Địa danh, ngày tháng)

5b (TY nd CV)

5a(Tên loại và TY ndvb)
9a (nơi nhận)

10a(Mật)

mn)

15-20 mm

12DT
vvvvv

10b(Khẩ

6 (Nội dung VB)

30-35 mm

7a (Chức vụ)
9b (Nơi nhận)
13

8
7c (ký)
d
d
7b
d (Họ tên)
d
d
14 Đ/c CQ, số đt, số fax…
d
d
20-25 mm

18
3) Số, ký hiệu của VB (ô số 3)
a. Vị trí: Ghi dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành VB.
b. Mục đích: Tạo sự thống nhất, thuận tiện trong quản lý, lưu trữ, tra tìm.
c. Cách trình bày:
- Số của VB: là số thứ tự đăng ký VB tại văn thư của cơ quan. Số của
VB được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của VB: là chữ viết tắt tên loại VB và chữ viết tắt tên cơ quan,
tổ chức ban hành VB.
Ví dụ: Hướng dẫn của phòng chính trị Lữ đoàn ghi: Số: 123/HD-CT.
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi: Số: 234/CT-TTg.
- Ký hiệu của công văn: là chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành
công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban) soạn thảo công văn đó.
Ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính
phủ soạn thảo: Số: 134/CP-HC.
- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu VB có dấu gạch chéo (/), giữa
các nhóm chữ viết tắt ký hiệu VB có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
4) Địa danh và ngày tháng năm ban hành VB (ô số 4)
a. Vị trí: Dưới quốc hiệu, trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu VB.
b. Mục đích: Chỉ rõ trụ sở cơ quan ban hành VB ở đâu, để thuận tiện
cho việc liên hệ công tác. Thời gian ban hành để làm căn cứ đánh số, lưu trữ,
cơ sở tính hiệu lực pháp lý của VB.
Ngày tháng năm ban hành VB: là ngày VB được thông qua hay ký ban
hành. (VB QPPL do QH, UBTVQH, HĐND là ngày VB được thông qua; VB
khác là ngày VB được ký ban hành).

c. Cách trình bày:
- Địa danh ghi trên VB: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.


19
+ Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
VB của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại
thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
+ Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
VB của UBND quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng,
ban thuộc quận: Gò Vấp,
+ Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân
dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Quốc phòng. (với Bộ Quốc phòng thực hiện
theo quyết định 206/2005/QĐ-BQP về việc ban hành quy định ban hành và quản
lý văn bản hành chính).
- Ngày, tháng, năm ban hành VB: là ngày, tháng, năm VB được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành VB phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 02 năm 2011
- Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng;
các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh
và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
5) Tên loại và trích yếu nội dung VB (ô số 5)
a. Vị trí: Được trình bày giữa VB, dưới địa danh, ngày tháng năm.

b. Mục đích: Chỉ rõ tầm quan trọng của VB, của công việc được đề cập.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, sắp xếp hồ sơ.
c. Cách trình bày:
- Tên loại VB: là tên của từng loại VB do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành VB đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Tên loại VB được trình bày tại ô số 5a, (như: Nghị quyết, Quyết định,
Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình…) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm. ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ


20
- Trích yếu nội dung của VB là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của VB.
Trích yếu nội dung VB được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại VB, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân
đối so với dòng chữ.
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
dưới số, ký hiệu VB. ví dụ:
Số: 72/VTLTNN
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2011
6) Nội dung VB (ô số 6)
a. Vị trí: Được trình bày ở chính giữa VB.
b. Mục đích: Dùng để trình bày những vấn đề cần đề cập.
c. Cách trình bày:
- Nội dung VB là thành phần chủ yếu của VB, bảo đảm những yêu cầu

cơ bản, (như yêu cầu về nội dung ở phần I).
+ Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và
từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn
cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong VB.
+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn
ngữ tiếng Việt dễ hiểu.
+ Khi viện dẫn lần đầu VB có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu VB, ngày, tháng, năm ban hành VB, tên cơ quan, tổ chức ban hành VB,
trích yếu nội dung VB (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của
luật, pháp lệnh).
Ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn
tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của VB đó.


21
- Bố cục của VB
Tùy theo thể loại và nội dung, VB có thể có phần căn cứ pháp lý để ban
hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định, cụ thể:
+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
Đối với các hình thức VB được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì
phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
- Phần nội dung VB được trình bày bằng chữ in thường (dàn đều cả hai
lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (lời văn trong VB phải dùng cùng một
cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1
default tab); khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

(ô số 7a, 7b, 7c).
a. Vị trí: Trình bày ở góc phải, trang cuối.
b. Mục đích: Chỉ rõ người chịu trách nhiệm về nội dung VB. Thể hiện
giá trị pháp lý của VB.
c. Cách trình bày:
- Quyền hạn, chức vụ của người ký trình bày tại ô số 7a.
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ
viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH

KT. BỘ TRƯỞNG

PHÓ CHỦ TỊCH
THỨ TRƯỞNG
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG

TL. CHỦ TỊCH


22
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
CHÁNH VĂN PHÒNG
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
(các chữ viết tắt: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức
vụ của người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm).
Chức vụ của người ký VB: Chức vụ ghi trên VB là chức vụ lãnh đạo
chính thức của người ký VB trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như: Chủ
tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Lữ đoàn trưởng, Phó lữ đoàn
trưởng Tham mưu trưởng v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước
không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi
lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các VB liên tịch, VB do hai hay nhiều cơ quan, tổ
chức ban hành.
- Họ tên của người ký VB trình bày tại ô số 7b.
Đối với VB hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm,
học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với VB giao dịch; VB của các tổ
chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm
học hàm, học vị, quân hàm. (chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký).
- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
8) Dấu của cơ quan, tổ chức (ô số 8)
a. Vị trí: Trình bày ở góc phải, trang cuối, dưới ô số 7a.
b. Mục đích: Để bảo đảm tính chính xác và tính hợp pháp của VB do
cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành.
c. Cách trình bày:
Dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng từ 1/3 –1/4 chữ ký về
phía bên trái. Ký trước đóng dấu sau.
Việc đóng dấu trên VB được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và 3 Điều 26
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
9) Nơi nhận (ô số 9a, 9b)

23
a. Vị trí: Ở góc trái, trang cuối của VB.
b. Mục đích: Xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận
VB có trách nhiệm: để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát;
để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết, để lưu VB.
c. Cách trình bày:
- Phần nơi nhận tại ô số 9a trình bày như sau:
+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận VB
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,
tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng
Trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên
thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một
dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối
dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với
nhau dưới dấu hai chấm.
- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính
và các loại VB khác) trình bày như sau:
+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với
dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm,
bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
+ Đối với VB chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận VB.
+ Đối với VB được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì
nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Trong quân đội: các trung đoàn, các tiểu đoàn...
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận VB được trình

bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng và trên một dòng riêng, đầu


24
dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng
cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt
“VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo VB và số
lượng bản lưu (trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. ví dụ:
Nơi nhận:
-

................;

-

.................;

Lưu: VT, P4.(08).

10) Các thành phần khác
- Dấu chỉ độ mật (ô số 10a).
Để khẳng định độ mật của VB, nhắc nhở mọi người ý thức giữ gìn, bảo
quản, bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật VB, bí mật Quốc gia. Có 3 mức độ mật:
mật, tối mật, tuyệt mật.
+ “Mật” đóng vào VB được phổ biến đến những người, những cơ quan
có quan hệ công tác biết.
+ “Tối mật” đóng vào VB chỉ phổ biến đến những người, cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm được biết.
+ “Tuyệt mật” đóng vào những VB chỉ được phổ biến đến những cá
nhân có trách nhiệm biết.

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT- BCA ngày 13
tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
- Dấu chỉ độ khẩn (ô số 10b).
Nhằm chỉ ra yêu cầu nhanh chóng chuyển VB đến cơ quan, tổ chức, cá
nhân có trách nhiệm để giải quyết kịp thời, nếu chậm sẽ gây ra tác hại hoặc
không còn giá trị. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh.
Độ khẩn theo bốn mức sau: “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA
TỐC” , “HỎA TỐC HẸN GIỜ” khi soạn thảo VB có tính chất khẩn, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo VB đề xuất mức độ khẩn trình người ký quyết định.
Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
4. Quy trình ban hành VBQLNN


25
Hiện nay, chúng ta chưa có quy định chuẩn về quy trình soạn thảo cho
tất cả các loại VB. Với VB QPPL - một loại hình VB QLNN quan trọng là có
quy định trình tự các bước chặt chẽ trong Luật ban hành VB QPPL năm 2008.
Các loại VB khác, hầu hết được ban hành theo các quy tắc được kiến tạo
bởi hoạt động thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị cụ thể. Tuy nhiên, trên cơ sở
xem xét hàng loạt các phương pháp riêng biệt để tìm ra những nét chung nhất
cho một phương pháp tổng quát cho việc soạn thảo VB.
Bước 1: Xây dựng dự thảo VB
a. Lập chương trình kế hoạch xây dựng VB
Đây là nội dung bắt buộc đối với các VB quy phạm pháp luật của trung
ương và một số loại VB cá biệt nhất định.
Các VB của các cấp còn lại, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể giao cho
chánh văn phòng (trưởng phòng hành chính) chủ trì, phối hợp với các ban, ngành
có liên quan lập kế hoạch ban hành VB hàng năm, trên cơ sở đề nghị của các ban,

ngành, tổ chức, cá nhân. Trên cơ sở kế hoạch ban hành VB hàng năm, thủ trưởng
cơ quan, đơn vị phân công cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo VB.
b. Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo VB.
Tuỳ thuộc nội dung VB, quy định của pháp luật và sự phân công của thủ
trưởng. Có thể có bộ phận chủ trì và các bộ phận phối hợp.
c. Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo.
Cơ quan, cá nhân được lựa chọn chủ trì soạn thảo VB phải có tri thức
tổng hợp về các vấn đề có liên quan, có kiến thức pháp luật, kinh nghiệm, kỹ
thuật soạn thảo VB cần thiết và các tri thức liên ngành khác.
d. Ban biên soạn tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo
- Xác định mục đích, yêu cầu của VB
Trên cơ sở xác định rõ mục đích của VB để làm gì, yêu cầu của VB cần
soạn thảo, từ đó xác định sơ bộ loại hình VB (trình bày VB dưới hình thức
nào: quyết định, chỉ thị, công văn, báo cáo, tờ trình, chỉ thị...).
- Xác định nội dung của VB
Căn cứ vào mục đích, yêu cầu củaVB, phải xác định nội dung và những
vấn đề trọng tâm, trọng điểm cần trình bày trong VB.
- Xác định đối tượng của VB