Ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU
TÀI LIỆU THAM KHẢO


LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý tài chính,
có vai trò quan trọng trong quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế,
tài chính trong doanh nghiệp. Thông tin của kế toán đòi hỏi phải chính xác, kịp thời
và chuẩn tắc. Để trợ giúp công tác quản lý tài chính và kế toán một cách có hiệu
quả nhất các phần mềm kế toán ra đời với những tính năng vượt trội của mình đã
góp phần năng cao hiệu quả công việc của người làm kế toán. Các thông tin kế toán
ngày càng chuẩn xác, linh hoạt, tốc độ xử lý được gia tăng, giảm thiểu các giai đoạn
lưu trữ, kiểm tra thông tin kế toán. Xuất phát từ những yêu cầu thực tế của nền kinh
tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt thì sự nhạy bén của thông tin là một
điều kiện tiên quyết quyết định sự thành công trên thương trường. Hiện nay, các
doanh nghiệp Việt Nam đang dần dần thay thế hình thức kế toán thủ công bằng các
công cụ kế toán đắc lực như các phần mềm kế toán : Fast accounting, ACMan,
Acplus, …Trong đó , ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp( Enterprise Resource Planning) được xem là bộ giải pháp công nghệ thông
tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp vào một hệ thống duy nhất. Và được xem là lựa chọn hàng đầu của các
doanh nghiệp khi triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Vậy ERP là gì? Ứng dụng của ERP như thế nào? Thông qua đề tài “ Ứng dụng ERP
trong quản lý hàng tồn kho” tác giả đã góp một phần nhỏ trong việc giải thích một
khía cạnh của ERP.
Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã vận dụng các phương pháp sau:
-Quan sát
-Thu thập số liệu

-Thống kê, mô tả
Với các thông tin có được tác giả đã trình bày đề tài với bố cục như sau:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm có 3 chương
Chương1: Giới thiệu khái quát về ERP
Chương 2: Ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho
Chương 3: Thực trạng ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho ở Việt Nam và
giải pháp ứng dụng



4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ERP
1.1.Khái niệm
Theo Travis Anderegg (2000), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một
loạt các hoạt động của doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho
công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó như: kế toán, phân tích tài chính,
quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu
cần, quản lý quan hệ với khách hàng…Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm
bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư,máy móc và
tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định
và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung
cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục
tiêu.
1.2. Đặc điểm
ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian, theo
từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình.
1.3.Chức năng
ERP quản lý toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp với các chức năng tiêu biểu sau:

- Quản trị tài chính
- Quản trị sản xuất
- Quản trị kho
- Quản trị bán hàng và công nợ phải thu
- Quản trị mua hàng và công nợ phải trả
- Quản trị nhân sự- tiền lương
- Quản trị Marketing
- Quản trị sữa chữa
- Quản trị hệ thống
- Hệ thống cảnh báo thông minh
1.4.Các phân hệ trong ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có
cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có
một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của
hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẽ thông tin với các phân hệ
khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần
mềm ERP điển hình có thể như sau:
- Kế toán: Phân hệ này có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như Sổ Cái, công nợ
phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt…Các phân hệ kế toán là
nền tảng của một phần mềm ERP
- Mua hàng
- Sản xuất
- Bán hàng
- Quản lý nhân sự và tiền lương


5

- Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông và công chúng
1.5.Lợi ích

1.5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để
có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ
thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông
tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty.
Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử
dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập
trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các
phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ
thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà
còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
1.5.2. Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty
giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ
công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý
cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán
được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ
chất lượng.
1.5.3.Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo
dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà
giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
1.5.4. Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty
nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng
hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một
cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai
trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy
móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống

6

hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản
phẩm.
1.5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý
nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai
sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
2.1.Kế toán hàng tồn kho trong ERP
2.1.1.Khái niệm và các nguyên tắc vận dụng trong kế toán hàng tồn kho
2.1.1.1.Khái niệm
Theo khái niệm của Bộ Tài chính quy định trong hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp, hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuấtkinh doanh bình thường,đang trong quá trình sản xuất - kinh doanh dở dang, nguyên
liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất - kinh doanh
hoặc cung cấp dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp đang trên đường nhập về kho…
2.1.1.2.Các nguyên tắc vận dụng trong kế toán hàng tồn kho
- Trị giá của vật liệu xuất nhập tồn phải được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc.
Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng tồn kho ở từng thời điểm khác nhau.
Giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí chế biến và các chi phí
liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái
hiện tại.
- Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán
hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê
định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh
nghiệp như : đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại và yêu cầu công tác quản lý
của doanh nghiệp. Khi thực hiện phương pháp nào phải đảm bảo tính chất nhất quán

trong niên độ kế toán .
- Kế toán vật liệu phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật.
Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại…theo địa điểm quản lý sử dụng,
luôn luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tế với số
liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá
được lập căn cứ vào quy định hiện hành.
2.1.2. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
+ Phương pháp kê khai thường xuyên : là phương pháp theo dõi và phản ánh
thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho của hàng tồn kho


7

trên sổ kế toán. Các tài khoản hàng tồn kho theo phương pháp này được dùng để
phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng tồn kho. Giá trị của
hàng tồn kho tồn kho có thể xác định được bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán trên các
sổ kế toán .
=

Giá trị HTK tồn kho cuối kỳ
+

Giá trị HTK tồn đầu kỳ
Giá trị HTK nhập trong kỳ
Giá trị HTK xuất dùng
trong kỳ

-

- Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế của hàng tồn kho, so
sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tiến hành xử lý kịp
thời.
- Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp,
xây lắp…), và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn .
+ Phương pháp kiểm kê định kỳ : là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết
quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ hàng tồn kho trên sổ kế toán
tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng tồn kho:
=

+

Giá trị HTK xuất kho
Giá trị HTK tồn đầu kỳ
Giá trị HTK nhập trong kỳ

-

Giá trị HTK tồn cuối kỳ

- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi sự biến động của hàng tồn kho
( nhập, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho, mà
được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản TK 611- Mua hàng.
- Công tác kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác
định hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Trên cơ
sở giá trị hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ và giá trị hàng tồn kho nhập kho trong kỳ để
xác định giá trị hàng tồn kho xuất dùng trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán cho tài
khoản 611.

8

- Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản hàng tồn kho
chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (để kết
chuyển số dư cuối kỳ).
- Phương pháp này thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật
liệu với qui cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng tồn kho xuất dùng hoặc
xuất bán thường xuyên .
- Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc
hạch toán, nhưng độ chính xác không cao và chịu ảnh hưởng của công tác quản lý
hàng tồn kho của doanh nghiệp.
2.1.3. Tính giá hàng tồn kho
Hàng tồn kho thường là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, việc xác định
phương pháp tính giá ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nên phương pháp xác định
giá trị hàng tồn kho phải cung cấp được những con số thực tế và chính xác.Việc xác
định giá trị hàng tồn kho phải được tuân thủ nguyên tắc giá gốc (giá gốc bao gồm:
Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí trực tiếp khác phát sinh để có được
hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại). Tuy nhiên, chi phí sản xuât vượt trên
mức bình thường, chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí bán hàng và chi phí quản
lý không được tính vào giá gốc của hàng tồn kho.
2.1.3.1. Khâu nhập
Giá trị của hàng tồn kho được xác định theo giá gốc. Việc xác định giá gốc
của hàng tồn kho trong các trường hợp cụ thể khác nhau tùy theo nguồn gốc hình
thành, giá gốc của hàng tồn kho nhập trong kỳ được tính như sau:
-Đối với hàng tồn kho mua ngoài
Giá gốc
=

Giá mua

+

Các khoản thuế không hoàn lại
+

Chi phí thu mua
-

Các khoản giảm giá và chiết khấu thương mại


9

Chi phí thu mua có thể bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản,
bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu
mua độc lập…
Giảm giá là khoản giảm giá phát sinh sau khi nhận hàng và xuất phát từ việc
giao hàng không đúng quy cách… đã ký kết.
Chiết khấu thương mại (nếu có): là khoản tiền doanh nghiệp giảm giá niêm yết
cho khách hàng mua hàng nhiều lần mới đạt mức nhất định để được hưởng chiết
khấu.
Giá gốc
=

Giá gốc vật tư, hàng hóa xuất kho đem gia công chế biến
+

Chi phí chế biến
+

Chi phí liên quan trực tiếp khác
-Trường hợp tự sản xuất chế biến hoặc thuê ngoài gia công chê biến:

Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến hàng tồn
kho như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp,
chi phí SX chung cố định và chi phí SX chung biến đổi phát sinh trong quá trình
chuyển hoá hàng tồn kho.
Chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm những khoản chi phí như chi phí
vận chuyển, bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho người gia công.
- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ đông đóng góp
Giá gốc = Giá đánh giá do hội đồng liên doanh chấp nhận + Các chi phí
doanh nghiệp bỏ thêm (nếu có)
- Đối với nguyên vật liệu được cấp, được biếu tặng
Giá gốc là giá tương đương trên thị trường (giá trị hợp lý).
2.1.3.2. Khâu xuất
Do ảnh hưởng của giá cả trên thị trường nên giá gốc của nhiều loại hàng tồn kho
thay đổi luôn. Một loại hàng tồn kho mua ở những thời điểm khác nhau sẽ có những


10

giá gốc khác nhau. Do vậy, khi tính giá xuât của hàng tồn kho cũng có thể khác
nhau.
Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, giá gốc xuất kho được áp dụng một trong
các phương pháp sau:
+ Phương pháp tính theo giá đích danh
+ Phương pháp tính nhập trước – xuất trước (FIFO)
+ Phương pháp tính nhập sau – xuất trước (LIFO)
+ Phương pháp tính bình quân gia quyền (BQGQ)
Trong ERP phân hệ thiết lập và cho phép người dùng lựa chọn các phương pháp

xác định tồn kho:
+ Nhập trước xuất trước (FIFO).
+ Nhập sau xuất trước (LIFO).
+ Bình quân gia quyền.
2.1.3.1.1.Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được nhập
trước thì được xuất ra trước, và hàng tồn kho tồn kho còn lại cuối kỳ là hang ftồn
kho được nhập kho gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng
tồn kho xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc
gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ được tính theo giá hàng nhập
kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
2.1.3.1.2.Phương pháp nhập sau xuất trước (LI FO )
Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau
hoặc sản xuất sau thì được xuất ra trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn
kho được mua hoặc sản xuất ở thời điểm trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị
hàng tồn kho xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm nhập
sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá hàng nhập kho ở
thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
2.1.3.1.3. Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của hàng tồn kho được tính theo
giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại
hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được
tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một hàng tồn kho về, phụ thuộc vào tình
hình của doanh nghiệp.
Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân
Đơn giá thực tế
bình quân

=

Giá trị hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng thực tế nhập trong
Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ


11

- Nếu sau mỗi lần nhập, xuất kế toán xác định lại đơn giá thực tế bình quân thì
giá đó được gọi là bình quân gia quyền liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập). Nếu chỉ đến cuối kỳ kế toán mới xác định đơn giá bình quân để tính giá xuất kho
trong cả kỳ và trị giá tồn kho cuối kỳ thì giá đó gọi là bình quân gia quyền cuối kỳ
(bình quân gia quyền cố định).
2.1.4. Đánh giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán
Chế độ kế toán ở Việt Nam sử dụng phương pháp đánh giá giá trị hàng tồn kho
vào cuối niên độ kế toán là đánh giá hàng tồn kho theo mức giá thấp hơn giữa giá
vốn và giá thị trường (Valuing the Inventory at the Lower of Cost or Market)
Trên bảng cân đối kế toán hàng tồn kho có thể được đánh giá theo mức giá thấp
hơn giữa giá vốn và giá thị trường theo yêu cầu của nguyên tắc thận trọng. Mức giá
thấp hơn giữa giá vốn và giá thị trường có thể sử dụng cho hàng hoá tồn kho theo
một trong hai cách. Thứ nhất, nó áp dụng cho từng loại hàng tồn kho, hoặc thứ hai,
nó có thể áp dụng cho từng nhóm hàng.

•
•
•
•
•

•
•
•

2.2. Ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho
2.2.1. Phân hệ hàng tồn kho
2.2.1.1.Khái niệm, chức năng
2.2.1.1.1.Khái niệm
Phân hệ hàng tồn kho là một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin
về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty.
Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ nhập, xuất, di chuyển nội bộ,
kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
2.2.1.1.2. Các chức năng cơ bản
- Mô tả hệ thống kho hàng theo nhiều thông số, nhiều cấp độ
Cho phép mô tả hệ thống kho hàng của doanh nghiệp theo nhiều cấp độ, mỗi kho có
thể phân chia không giới hạn thành các đơn vị lưu trữ có cấp nhỏ hơn như ngăn,
dãy, ô,… tùy thuộc nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp.
Các đơn vị lưu trữ khi được thiết lập, ngoài thông tin chung (tên và mã) còn có các
thông số mô tả khác như:
Thông tin về vị trí (loại vị trí, tọa độ).
Thông tin về thể tích lưu trữ.
Thông tin chi tiết về tải trọng và đặc điểm mô tả.
Quy định mức lưu trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng hóa.
Thông số kỹ thuật kho để đảm bảo yêu cầu bảo quản hàng hóa.
-Quản lý danh mục hàng hóa
Ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến mô tả hàng hóa:
Đơn vị tính
Tiêu chuẩn chuẩn chất lượng
Nhãn hiệu


12

•

•
•
•
•
•

•
•
•

•
•
•
•
•
•
•

•
•
•
•
•
•

•

Nhà sản xuất
Xuất xứ hàng hóa
Loại hàng hóa

Quy cách đóng gói
Đặc tính kỹ thuật, tính năng
Hỗ trợ tìm kiếm nhanh
-Thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho thông thường, theo kế hoạch hoặc theo
yêu cầu
Hoạt động xuất nhập kho được tổ chức theo 3 hình thức:
Xuất nhập kho thông thường: phát sinh phiếu xuất nhập kho khi có nhu cầu lưu trữ
và sử dụng hàng hóa
Xuất nhập kho theo kế hoạch: thực hiện xuất nhập kho theo kế hoạch do bộ phận
quản lý kho thiết lập trước
Xuất nhập kho theo yêu cầu: xuất nhập kho theo yêu cầu từ các bộ phận khác như:
sản xuất, cung ứng,…
-Các chức năng hỗ trợ nghiệp vụ xuất nhập kho
Phát sinh phiếu xuất nhập kho theo các hình thức khác nhau
Thiết kế phiếu mẫu hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng
Thực hiện in ấn và thiết kế phiếu
Số phiếu phát sinh tự động theo định dạng do người dùng thiết lập, cho phép lặp lại
số phiếu sau một khoảng thời gian quy định
Cho phép thực hiện phân bổ hàng nhập vào các ngăn sau khi lập phiếu nhập kho
Hiển thị tồn kho hàng hóa khi phân bổ hàng xuất
Theo dõi hàng hóa xuất nhập theo từng lô hàng, đơn hàng
-Tự động xác định hàng tồn kho và đơn giá xuất kho theo các phương pháp
Tồn kho hàng hóa sẽ tự động phát sinh tức thời theo các nghiệp vụ xuất nhập kho.
Phân hệ thiết lập và cho phép người dùng lựa chọn các phương pháp xác định tồn
kho:
Nhập trước xuất trước (FIFO)
Nhập sau xuất trước (LIFO)
Bình quân đầu kỳ
Bình quân tức thời
- Người dùng có thể lựa chọn quy tắc tồn kho:

Cho phép tồn kho âm
Hay không cho phép tồn kho âm: trong trường hợp này phân hệ sẽ cảnh báo khi
xuất kho quá mức tồn kho hiện tại
 Đơn giá xuất kho tự động phát sinh theo các phương pháp và cách phân bổ hàng
xuất kho.
-Thể hiện thông tin tồn kho tức thời
Theo hệ thống kho: tồn kho của từng loại hàng hóa sẽ hiển thị theo từng đơn vị lưu
trữ (ngăn), lượng tồn kho của các ngăn cấp thấp sẽ được tổng hợp thành mức tồn
kho của ngăn có cấp cao hơn


13

•
•

•
•
•
•
•
•
•
•

•

•

•

•
•
•
•

Theo đơn đặt hàng: thể hiện mức tồn kho của các hàng hóa được dành riêng để thực
hiện các đơn hàng, lô hàng xác định
Thực hiện tổng kết kỳ để ghi nhận và lưu trữ thông tin tồn kho tại các thời điểm
cuối kỳ (tháng, quý, năm)
-Báo động hàng tồn kho
Báo động hàng tồn kho vượt quá giới hạn mức lưu trữ quy định
Báo động hàng tồn kho sắp hết hạn sử dụng
Thiết lập khoảng thời gian cảnh báo trước khi hết hạn
Danh sách hàng hóa sắp hết hạn sử dụng
Theo dõi hàng quá hạn sử dụng
-Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin về các dịch vụ bảo quản kho
Lập kế hoạch sử dụng dịch vụ bảo quản kho
Phát sinh phiếu sử dụng dịch vụ
Danh sách các dịch vụ đã thực hiện
-Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin kiểm kê kho
Lập phiếu theo dõi hoạt động kiểm kê gồm:
Danh sách hàng hóa kiểm kê với số lượng tồn kho tính toán, cho phép ghi nhận
thông tin số lượng hàng theo kiểm kê, tính toán chênh lệch kiểm kê, ghi nhận biện
pháp xử lý chênh lệch
Danh sách nhân viên tham gia kiểm kê
-Hệ thống báo cáo phân tích tình hình tồn kho hàng hóa
Hệ thống báo cáo được hiển thị theo dạng bảng và đồ thị, thuận tiện cho việc phân
tích.
Sổ chi tiết hàng hóa
Các báo cáo cân đối hàng hóa theo số lượng, theo giá trị

Các báo cáo tổng hợp vật tư xuất nhập
Các loại bảng kê phiếu xuất nhập kho
Các báo cáo về tình hình sử dụng kho
2.2.2.Quy trình quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP
Phân hệ quản lý kho
Quản lý mã hàng
Quản lý hoạt động nhập kho
Quản lý hoạt động xuất kho
Quản lý mã hàng trong hệ thống
Nhập kho mua hàng
Xuất kho bán hàng
Xuất kho sản xuất
Nhập kho trực tiếp
Xuất chuyển kho
Xuất lắp ráp


14

Sơ đồ: 2.1. Sơ đồ tổng quát quy trình quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP

2.2.2.1. Quản lý mã hàng
Bộ phận
kế hoạch
vật tư,
kinh
doanh

Bắt đầu

Lập yêu cầu cấp mới, sửa mã
hàng

Bộ phận quản lý mã hàng
Sửa mã theo quy chuẩn
Tồn tại
Kiểm tra sự cần thiết và sự thay đổi trong hệ thống
Phân loại
Cấp mã mới
Có thể thay đổi
Thông tin cho người yêu cầu
Kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống
Kết thúc


15

Có
không

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ xử lý quá trình quản lý mã hàng
Ghi chú

•

Xử lý thủ công
Điều kiện rẽ nhánh
Tự động hóa
Bắt đầu
Đường luân chuyển

Bảng 2.1. Mô tả chi tiết quá trình quản lý mã hàng

Chức năng và
báo cáo sử
Stt Tên nghiệp vụ NV thực hiện
dụng trên
phần mềm

1

Yêu cầu cấp
mới, sửa mã PKD, PKHVT
hàng

Nội dung

Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch vật
tư khi phát sinh nhu cầu lập mã hàng mới
hoặc sửa lại mã hàng trong hệ thống lập yêu
cầu với người phụ trách quản lý việc đặt mã
hàng của hệ thống


16

2

3

4

5

6

7

Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng trong hệ
thống kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong
Kiểm tra sự tồn
hệ thống bằng cách tìm kiếm thông tin của
tại của mặt BP.quản lý mã Danh mục vật mặt hàng đó trong phần mềm.- Đối với yêu
hàng trong hệ
hàng
tư
cầu thêm mới:+ Nếu không tồn tại thì thực
thống
hiện bước (3).+ Nếu đã tồn tại thì thông báo
lại với người lập yêu cầu.- Đối với nhu cầu
sửa mã hàng thì thực hiện bước (6)
Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng dựa vào
thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung
Phân loại mặt BP.quản lý mã
cấp để xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại
hàng
hàng
hàng, nhà cung cấp…, những thông tin liên
quan để đặt mã hàng theo quy định.
Dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu
BP.quản lý mã Danh mục vật cầu cung cấp, người phụ trách quản lý mã đặt

Cấp mã mới
hàng
tư
mã hàng, tên hàng…vv vào danh mục vật tư
hàng hóa trên phần mềm.
Thông tin lại
BP.quản lý mã
cho người yêu
Thông báo kết quả cho người yêu cầu
hàng
cầu
Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc phải thay
đổi mã hay không và sự thay đổi nếu sửa mã
Kiểm tra sự cần
đối với hệ thống:
thiết và sự thay BP.quản lý mã
+ Nếu không thể thay đổi thì thực hiện bước
đổi trong hệ
hàng
(5)
thống
+ Nếu có thể thay đổi được thì thực hiện bước
(7).
Thực hiện sửa mã hàng trong hệ thống, mã
BP.quản lý mã Danh mục vật
Sửa mã
hàng được sửa lại cũng cần đảm bảo theo quy
hàng
tư
tắc đặt mã.

2.2.2.2.Quản lý hoạt động xuất kho sản xuất
•
Bảng 2.2. Mô tả chi tiết quá trình xuất kho sản xuất

STT

Tên nghiệp
vụ

Chức năng
và báo cáo
NV thực hiện
sử dụng trên
phần mềm

Nội dung


17

1

2

Lập đề nghị
xuất NVL
sản xuất

Phòng kế
hoạch vật tư,

bộ phận có
nhu cầu

Phòng kế hoạch vật tư đã lập được
Báo cáo tổng hướng dẫn sản xuất cho từng tổ có thể
hợp nhập xuất làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc
tồn
các bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề
nghị xuất nguyên vật liệu

Phê duyệt

Giám đốc
hoặc người
được ủy
quyền

Báo cáo tổng
Giám đốc hoặc người được ủy quyền
hợp nhập xuất
phê duyệt đề nghị
tồn

3

Kiểm tra tồn
kho

Kế toán kho

4

Lập giao
dịch và in
phiếu xuất
kho

Kế toán kho

5

Xuất kho

Thủ kho

Kiểm tra tồn kho trên hệ thống xem có
thể đáp ứng được nhu cầu không?
Báo cáo tổng
+Nếu đủ hàng để xuất thì thực hiện bước
hợp nhập xuất
(4)
tồn
+Nếu không đủ hàng thì thực hiện bước
(5)
Căn cứ vào yêu cầu xuất kho,kế toán kho
lập giao dịch xuất kho trong hệ thống.
Phiếu xuất
Sau khi lập giao dịch kế toán kho thực
kho
hiện in phiếu xuất kho để lưu lại thông

tin và lấy xác nhận của những cá nhân có
liên quan.
Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho đã ký
duyệt thực hiện xuất kho theo phiếu.

2.2.2.3. Quy trình xuất chuyển kho
 Bảng 2.3. Mô tả chi tiết quá trình xuất chuyển kho
Chức năng và
Tên
NV thực
báo cáo sử
Stt nghiệp
Nội dung
hiện
dụng trên
vụ
phần mềm
1
Lập yêu
Bộ phận
Phiếu xuất kho Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm
cầu
có nhu cầu
giấy đề nghị chuyển kho.
chuyển
kho
2
Phê duyệt Giám đốc
Phiếu xuất kho Giám đốc hoặc người được ủy quyền
hoặc người

xem xét đề nghị chuyể kho:
được ủy
+ Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển
quyền
sang bước (3)
+ Nếu yêu cầu không được duyệt thì
chuyển thì sẽ kết thúc quy trình.


18

3

Kiểm tra
tồn kho

Kế toán
kho

Phiếu xuất kho

4

Lập giao Thủ kho
dịch và in
phiếu
xuất kho

Phiếu xuất kho

5

Kiểm tra
giao dịch

6

Thực hiện Kế toán
giao dịch kho
điều
chỉnh

Kế toán
kho

Phiếu xuất kho

Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị
chuyển kho đã được duyệt, thực hiện
lập giao dịch chuyển kho trên hệ thống,
sau đó in phiếu xuất chuyển kho lấy
xác nhận của các bên liên quan.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã
có chữ ký xác nhận của các bên liên
quan để thực hiện xuất kho đồng thời
khi xuất kho rồi thủ kho sẽ ký vào
phiếu xuất kho.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kho
tiến hành kiểm tra lại giao dịch:
+nếu không có sai lệch thì kết thúc quy

trình
+Nếu có sai lệch giữa số lượng giao
dịch với số lượng thực tế xuất thì
chuyển qua bước (6)
Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất
kho điều chỉnh sai lệch trên giao dịch
xuất chuyển kho đã lập.

2.2.2.4.Quy trình xuất lắp ráp
Bộ phận
có nhu
cầu

Bắt đầu
Lập yêu cầu lắp ráp

Phiếu đề nghị
lắp ráp

Phê duyệt đề nghị

Giám
đốc,
người
được ủy
quyền

Phiếu đề nghị lắp
ráp được duyệt

Lập giao dịch và in
phiếu xuất kho

Phiếu xuất lắp
ráp


19

Kế
hoạch
vật tư

Thực hiện xuất kho
Phiếu xuất lắp ráp

Thủ kho
Phiếu xuất lắp
ráp

Lắp ráp, dán mã

Kỹ
thuật

Kết thúc

Sơ đồ 2.3. Sơ đồ xử lý quá trình xuất lắp ráp
Ghi chú
Xử lý thủ công

Tự động hóa
Đường luân chuyển

Điều kiện rẽ nhánh
Bắt đầu

 Bảng 2.4. Mô tả chi tiết quá trình xuất lắp ráp

STT

1

2

Tên
nghiệp vụ

NV thực
hiện

Chức
năng và
báo cáo sử
dụng trên
phần mềm

Nội dung

Lập yêu
cầu xuất

vật tư để
lắp ráp

Bộ phận có
nhu cầu

Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm
phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp.

Phê duyệt

Giám đốc
hoặc người
được ủy
quyền

Giám đốc hoặc người được ủy quyền
xem xét phê duyệt đề nghị:
+ Nếu yêu cầu được phê duyệt thì
chuyển sang bước (3)
+Nếu yêu cầu không được duyệt thì kết
thúc quy trình.


20

3

Lập giao
dịch và in

phiếu xuất
kho
Thực hiện
xuất kho

Kế toán kho

Lắp ráp

Kỹ thuật

Thủ kho

4

5

Phiếu xuât
kho

Kế toán kho căn cứ vào giấy đề nghị
xuất lắp ráp trên hệ thống, sau đó in
phiếu xuất lắp ráp để lấy xác nhận của
các bên liên quan.
Thủ kho căn cứ vào xuất lắp ráp đã có
ký xác nhận của các bên liên quan để
thực hiện xuất kho vật tư lắp ráp đồng
thời khi xuất kho rồi thủ kho sẽ phải ký
vào phiếu xuất kho.
Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã được

ký nhận, bộ phận kỹ thuật lắp ráp và dán
mã lên các mặt hàng đã được lắp ráp.

2.2.2.5. Quy trình nhập kho từ sản xuất
Các bộ phận có nhu cầu
Bắt đầu
Lập yêu cầu nhập kho
Kiểm hàng và nhập kho
Thực hiện giao dịch nhập kho trên hệ thống, in phiếu nhập
Phiếu nhập kho
Kết thúc
Phiếu giao nhận

Thủ kho

Kế toán kho

Sơ đồ 2.4. Sơ đồ xử lý quá trình nhập kho từ sản xuất
Ghi chú
Xử lý thủ công
Tự động hóa

Điều kiện rẽ nhánh
Bắt đầu


21

Đường luân chuyển
 Bảng 2.5. Mô tả chi tiết quá trình nhập kho từ sản xuất

STT

Tên nghiệp
vụ
Lập yêu cầu
nhập kho

1

Kiểm hàng
và nhập kho
2

3

Thực hiện
giao dịch
nhập kho và
in phiếu
xuất

Chức năng và
báo cáo sử
NV thực hiện
Nội dung
dụng trên
phần mềm
Bộ phận có
Phiếu nhập kho Quy trình này áp dụng khi có nhu

nhu cầu
cầu nhập lại CCDC, NVL từ sản
xuất, nhập từ kiểm kê thừa…
Khi có yêu cầu nhập kho bộ phận
có nhu cầu chuyển hàng về kho và
yêu cầu thủ kho nhập kho.
Thủ kho
Phiếu nhập kho
Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập
kho và tiến hành kiểm hàng. Cho
nhập hàng vào kho và tiến hành
giao nhận hàng, thực hiện lập giao
dịch nhập kho trên hệ thống .sau đó
in phiếu và lấy xác nhận của các
bên liên quan.
Kế toán kho
Phiếu nhập kho Kế toán kho căn cứ vào phiếu giao
nhận hàng thực tế có xác nhận của
các bên liên quan.

2.2.2.6.Quy trình nhập kho mua hàng
Thủ kho
Bắt đầu
Nhận và kiểm tra hàng
Đơn đặt hàng mua
Phiếu giao nhận hàng
Thông báo cho phòng mua hàng
Lập giao dịch nhập mua, in phiếu
Phiếu nhập kho
Đơn đặt hàng mua

Nhập kho
Phiếu nhập kho
Kết thúc


22

Kế
toán
kho

Thủ
kho

Sơ đồ 2.5. Sơ đồ xử lý quá trình nhập kho mua hàng
Ghi chú
Xử lý thủ công
Điều kiện rẽ nhánh
Tự động hóa
Bắt đầu
Đường luân chuyển

Stt
1

2

Tên
NV thực Chức năng và báo cáo sử
nghiệp

Nội dung
hiện
dụng trên phần mềm
vụ
Nhận và Thủ kho
Bảng kê đơn đặt hàng mua
Thủ kho nhận và kiểm tra
kiểm tra
hàng theo đơn hàng mua:
hàng
+Nếu đúng thì thực hiện bước
(3)
+ Nếu sai thì thực hiện bước
(2)
Thông
Thủ kho
Phiếu nhập kho
Thông báo cho phòng mua
báo cho
hàng hàng nhận được không
phòng
đúng yêu cầu,


23

3
4

mua hàng

Lập giao Kế
toán Phiếu nhập kho
dịch nhập kho
mua
Nhập kho Thủ kho
Phiếu nhập kho

Lập giao dịch nhập mua trên
hệ thống, in và lấy xác nhận
của các bên liên quan.
Thủ kho thực hiện nhập kho

 Bảng 2.6. Mô tả chi tiết quá trình nhập kho mua hàng

2.2.2.7.Quy trình xuất kho bán hàng
Kế to

Kế toán kho
Bắt đầu

Kiểm tra lệnh xuất kho với
đơn đặt hàng

Kiểm tra tồn kho
Lập hóa đơn, in hóa đơn
Xuất kho
Kết thúc
Đơn đặt hàng
Hóa đơn bán hàng

Thông báo cho các bộ
phận liên quan


24

Thủ
kho

Stt
1

2

3

4
5

Sơ đồ 2.6. Sơ đồ xử lý quá trình xuất kho bán hàng
Ghi chú
Xử lý thủ công
Điều kiện rẽ nhánh
Tự động hóa
Bắt đầu
Đường luân chuyển
 Bảng 2.7. Mô tả chi tiết quá trình xuất kho bán hàng
Chức năng
và báo cáo
NV thực

Tên nghiệp vụ
sử dụng
Nội dung
hiện
trên phần
mềm
Kiểm tra lệnh
Kế toán
Bảng kê đơn Kế toán kho khi nhận được lệnh
xuất kho với đơn kho
hàng bán
xuất kho, kiểm tra lệnh xuất kho
hàng bán
với đơn hàng bán:
+Nếu đúng thì thực hiện bước(3)
+Nếu sai thì thực hiện bước(2)
Thông báo cho
Kế toán
Thông báo cho các bộ phận yêu
các bộ phận liên kho
cầu xuất kho về sự sai lệch thông
quan
tin trên đơn hàng bán so với lệnh
xuất kho hoặc không đủ hàng xuất.
Kiểm tra tồn kho Kế toán
Kế toán kho kiểm tra tồn kho trên
kho
hệ thống:
+Nếu đủ hàng thì thực hiện bước
(4)

+Nếu không đủ thì thực hiện bước
(2)
Lập hóa đơn
Kế toán
Kế toán kho dựa vào những thông
kho
tin trên hệ thống lập hóa đơn bán
hàng.
Xuất kho
Thủ kho
Thủ kho thực hiện xuất kho theo
lệnh xuất kho.
2.2.2.8.Dự báo nhu cầu vật tư và thời gian chờ hàng
Các phần mềm trong nước thường còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước
được nhu cầu vật tư và thời gian cần thiết cho việc mua hàng.
2.2.2.9.Danh mục vật tư
Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm.


25

Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho
phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự.
2.2.2.10.Thời gian chờ hàng
Phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không.
2.2.2.11.Nhiều địa điểm
Các phần mềm có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản
phẩm dở dang và thành phẩm) ở những địa điểm khác nhau.
2.2.2.12.Theo dõi hàng tồn kho
Phần mềm hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình

sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số
sêri
2.2.2.13.Tích hợp phân hệ mua hàng với phân hệ sản xuất
Phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng và
phân hệ hoạch định sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có những
phân hệ này.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN LÝ HÀNG
TỒN KHO Ở VIỆT NAM VÀ GIẢI PHÁP VẬN DỤNG
3.1.Thực trạng ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho ở Việt Nam
Việc triển khai ERP tại Việt Nam mới được chú ý nhiều từ năm 2003. Theo tạp
chí PCWorld (Thế giới Vi Tính. Số 87 tháng 1.2008), các công ty triển khai sớm các
dự án ERP ở Việt Nam có thể kể đến Bảo Minh (triển khai năm 2003), Thép Miền
nam (năm 2003), Vinatex (năm 2003). Trong những năm tiếp theo các dự án ERP
quy mô lớn được triển khai đồng loạt tại các công ty như SaiGon Coop, Bibica,
Savitex, Tổng công ty lương thực Miền nam, Vinamilk.
Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợp
với quy mô và có những doanh nghiệp đã tạo những quy trình sản xuất rất hiện đại
nhờ ứng dụng ERP. Tuy nhiên nhìn chung các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở
giai đoạn bắt đầu triển khai các ứng dụng này, hầu hết các dự án đề chỉ tập trung
vào các chức năng tài chính kế toán và một phân hệ hàng tồn kho, mua hàng và rất
ít khi triển khai phân hệ sản xuất.
Năm 2007 thị trường ERP Việt Nam thực sự trở nên sôi động, đánh dấu bằng
việc tham gia của một loạt các “đại gia” ERP như: SAP, Tectura, Atos, Soltius...
Ngay cả IBM, một tên tuổi lớn vốn chỉ được biết đến tại Việt Nam trong lĩnh vực
phần cứng cũng đã có động thái quay trở lại thị trường phần mềm Việt Nam.
Đến thời điểm này, có thể thấy, việc phát triển ERP tại Việt Nam là xu hướng
không thể quay ngược. Hơn ai hết, các doanh nghiệp, nhất là các tập đoàn, công ty
lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO và niêm yết trên thị trường