Chuyên đề giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty liên doanh Hioda Motors

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản
xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình và có lợi nhuận. Muốn thực hiện đợc điều đó các doanh nghiệp sản xuất
phải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội nh
chất lợng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn,
đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn
kho.
Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý
doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phơng pháp quản lý vào thực tiễn
hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất
nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tơng thích
khác nhau với các phơng thức quản lý đó. Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ
hoạt động này trong doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài Giải
pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda
Motors cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hy vọng bài viết này sẽ
góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty
Liên doanh Hioda Motors và là tài liệu tham khảo cho các đối tợng quan tâm.
Nội dung của luận văn đợc trình bầy trong các phần chính nh sau:
Chơng I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lu động
của doanh nghiệp.
Chơng II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors
Chơng III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda
Motors
Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện chuyên đề này em đã nhận đợc sự
giúp đỡ tận tình của cô giáo hớng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất trong việc lựa
chọn đề tài và tìm hớng phân tích lôgíc, của các anh chị phòng kiểm toán Công
ty Kiểm toán KPMG để lựa chọn đợc khách hàng phù hợp với đề tài này. Do
nhận thức và trình độ có hạn nên trong bài viết này còn nhiều sai sót và hạn chế.
Vì vậy em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp để em có

điều kiện nâng cao kiến thức của mình để phục vụ cho quá trình công tác sau
này. Em xin chân thành cảm ơn.

1


Chơng 1
cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong
quản lý tài sản lu động của doanh nghiệp
1.1. Hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1. Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp
Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ - các báo
cáo tài chính chính là nguồn thông tin cơ bản nhất. Trong đó, Bảng cân đối kế
toán là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tợng có quan hệ sở
hữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán chính là một báo cáo tài chính mô tả tình trạng tài
chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó. Thông thờng,
Bảng cân đối kế toán đợc trình bày dới dạng bảng cân đối số d các tài khoản kế
toán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanh
nghiệp. Những đối tợng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tài
sản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán nh nguồn t liệu đầu
tiên để đánh giá chất lợng của hoạt động này tại doanh nghiệp đợc nghiên cứu.
Cơ cấu tài sản đợc thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế toán. Vì thế, ngời quan
tâm có thể có đợc cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lu động và tài sản cố
định cũng nh biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp qua các thời kì
kế tiếp nhau. Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lu động mà đặc biệt là
hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản. Theo dõi
Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí và giá trị của
hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Hàng tồn kho không
chỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình hình tiêu thụ

và các chính sách quản lý khác nhau. Nếu xét khía cạnh các năm tài chính, tỉ
trọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán thay đổi đột biến qua các
kì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồn kho nói riêng
và quản lý tài sản lu động nói chung của doanh nghiệp.

2


Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trớc hết ta cần nắm
bắt những vấn đề chung về tài sản lu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp.
1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp
Tài sản lu động
Một trong những điều kiện thiết yếu nhất để tiến hành các hoạt động sản
xuất kinh doanh là đối tợng lao động. Khác với t liệu lao động, đối tợng lao
động chỉ tham gia và một chu kì sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình
sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình
thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chính vì vậy, đến
chu kì sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tợng lao động khác. Những đặc điểm
trên là xuất phát điểm quan trọng để nhận biết cũng nh tổ chức quản lý tài sản lu
động. Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lu động:
Tài sản lu động là những tài sản ngắn hạn và thờng xuyên luân chuyển
trong quá trình sản xuất kinh doanh.1
Mỗi một loại tài sản đều có vai trò, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ
và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là một
doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lu động thờng chiếm một
tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Vì thế,
yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả quản
lý và sử dụng tài sản lu động để góp phần hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch
đã đề ra. Để đạt đợc điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng bộ phận
của tài sản lu động bao gồm:

Tiền mặt
Chứng khoán có tính thanh khoản cao
Các khoản phải thu
Dự trữ/Hàng tồn kho

1

Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân

3


Hàng tồn kho
Trong những bộ phận trên của tài sản lu động, hàng tồn kho luôn đợc đánh
giá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán tài chính, kiểm
toán cũng nh trong các cuộc thảo luận của các chuyên gia tài chính.
Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:
Hàng tồn kho thờng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lu động
của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn
trong hoạt động quản lý;
Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phơng pháp khác nhau để định giá
hàng tồn kho cũng nh các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình.
Vì mỗi một phơng pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả
khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính
thống nhất trong việc sử dụng các phơng pháp định giá cũng nh mô hình
dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;
Giá trị hàng tồn kho ảnh hởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có
ảnh hởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
Công việc xác định chất lợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là
công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác. Hàng tồn

kho là loại tài sản lu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất
kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan
trọng;
Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau.
Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá nh các linh kiện điện tử
phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ
thuật, kim khí, đá quýĐồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại
hàng tồn kho đợc bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện
đảm bảo khác nhau và do nhiều ngời quản lý. Vì thế, công tác kiểm soát
vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức
tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lu động nói riêng.

4


Từ những lí do trên ta thấy đợc sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng
tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung hàng tồn kho
Hàng tồn kho: Là những tài sản:
a) Đợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng;
b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình
sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.2
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào đợc giữ để sử dụng trong tơng lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các
nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và
nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.
Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô
hình nh dịch vụ của các công ty t vấn, các công ty giải trí thì hàng tồn kho chủ
yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phơng tiện vật chất kĩ thuật dùng vào hoạt

động của họ. Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính
chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và
kiến thức của nhân viên làm những công việc đó.
Đối với lĩnh vực thơng mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời.
Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay ngời tiêu
dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu nh không có dự trữ là bán thành
phẩm trên dây chuyền nh trong lĩnh vực sản xuất.
Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá
trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối
cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán
thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trớc khi đến tay ngời
tiêu dùng.

2

Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC

5


1.1.3. Phân loại hàng tồn kho
Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:


Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật
hoá nh: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh
nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may
mặcĐây là một yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, có
vai trò rất lớn để quá trình này đợc tiến hành bình thờng dù nó không trực

tiếp tạo ra lợi nhuận;



Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm cha hoàn thành và sản phẩm hoàn
thành cha làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản
xuất chủ yếu là sản phẩm cha hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm
tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trờng,
sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao. Vì thế quá trình sản xuất
ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng
tồn tại những bán thành phẩm những bớc đệm nhỏ để quá trình sản
xuất đợc diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức
tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng
nhiều;



Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn
kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất
định. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu nh tất cả các doanh
nghiệp đều cha thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Có rất nhiều
nguyên nhân gây ra hiện tợng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải
sản xuất đủ cả lô hàng mới đợc xuất kho, có độ trễ nhất định giữa sản
xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian
hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ
Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác nh:

6

Hàng hoá mua về để bán (thờng xuất hiện trong các doanh nghiệp thơng
mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đờng, hàng gửi
đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;



Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi
trên đờng.3
Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Ngời

ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại. Tồn
kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại
trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể đợc phân chia làm hai loại:
Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ đợc dự trữ một lần mà
không có ý định tái dự trữ sau khi nó đợc tiêu dùng;
Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng đợc duy trì tồn kho đủ dài, các đơn
vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ đợc bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho
sẽ đợc điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho
nhiều kì thờng phổ biến hơn tồn kho một kì.
1.1.4. Đặc điểm của các loại hàng tồn kho
1.1.4.1. Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc trong quá
trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý hàng
tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thờng đợc nhắc đến đầu tiên. Quản lý tốt khâu
thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất
lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp.
Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗi

loại có vai trò công dụng khác nhau. Với điều kiện nền kinh tế thị trờng, các
doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và
quản lý nguyên vật liệu.
3

Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC

7


Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc
trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác
dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trng
này, nguyên vật liệu thờng phân ra làm các loại sau:
Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau
quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.
Nguyên liệu ở đây chính là các đối tợng lao động cha qua chế biến công
nghiệp;
Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao
tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công
cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ
thuật, nhu cầu quản lý;
Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng nh than đá, củi, xăng,
dầu Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu
phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu
dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong
nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn
toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thờng;
Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo

dỡng tài sản cố định;
Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt
động xây lắp, xây dựng cơ bản;
Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc
phế liệu thu hồi.
Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán
số lợng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sở phân
loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu phải tiếp tục chi tiết và hình
thành nên Sổ danh điểm nguyên vật liệu . Sổ này xác định thống nhất tên gọi,
8


mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm
nguyên vật liệu.
Kí hiệu
Nhóm

Danh điểm NVL

Mẫu Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đợc nhập xuất kho thờng xuyên. Chính vì vậy đã phát sinh
yêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các phơng thức kiểm kê khác nhau. Dới đây
là hai phơng pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX): Là phơng pháp theo dõi, phản
ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng
hoá trên sổ sách kế toán. Tình hình biến động tăng giảm của vật t hàng hoá đợc
thể hiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán
đều có thể nắm bắt đợc. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế
nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán ta sẽ

xác định đợc số vật t thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lí
kịp thời. Phơng pháp này có nhiều u điểm nên đợc áp dụng trong các doanh
nghiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn.
Phơng pháp kiểm kê định kì (KKĐK): Là phơng pháp hạch toán căn cứ
vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kì trên sổ kế
toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kì theo công
thức:
Trị giá vật t, hàng
hoá xuất kho

=

Tổng trị giá vật
t, hàng hoá mua
vào trong kì

+

Trị giá vật t,
hàng hoá tồn
đầu kì

-

Trị giá vật t,
hàng hoá tồn
cuối kì

Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động nguyên vật liệu sẽ không đợc
theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật t, hàng hoá mua

và nhập kho đợc phản ánh trên tài khoản mua hàng.
9


Phơng pháp này thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng
loại nguyên vật liệu với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên. Ưu điểm của phơng pháp này là giảm nhẹ công việc hạch toán, tuy
nhiên độ chính xác về nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác nhau
phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
1.1.4.2. Bán thành phẩm
Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là
một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp. Bán
thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ
công đoạn cuối cùng) đợc nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có
thể bán ra ngoài. Tồn kho bán thành phẩm thờng có thể phân thành ba loại hình:
bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an
toàn, đợc lần lợt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hởng
của các nguyên nhân khác nhau.
Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lợng hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuất
hay giảm chi phí sản xuất. Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi
nguyên vật liệu đợc đa vào cho đến khi đa ra đợc thành phẩm. Đó chính là thời
gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất. Giữa thời
gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lợng hàng tồn kho bán thành phẩm và
năng suất có mối quan hệ nh sau:
Thời gian thông

=

Lợng tồn kho bình quân bán thành phẩm

Năng suất của hệ thống

Công thức này đợc gọi là định luật Little. Nó chứng minh rõ ràng rằng nếu
giảm lợng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời gian
nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) đợc rút ngắn. Khi tồn kho
bán thành phẩm đợc giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả nh:
Sản lợng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc
rút ngắn chu kì sản xuất vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăng

10


mẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất nh một mũi tên
bắn trúng hai đích;
Việc giảm sản lợng bán thành phẩm còn rút ngắng chu kì sản xuất, khiến
cho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ
đợc rút ngắn, từ đó lợng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ đợc giảm đi.
Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lợng tồn kho bán
thành phẩm là mục tiêu chính.
1.1.4.3. Thành phẩm
Thành phẩm là sản phẩm đã đợc chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối
cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, đợc kiểm nghiệm đủ tiêu
chuẩn kĩ thuật quy định và nhập kho. Thành phẩm đợc sản xuất ra với chất lợng
tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trờng đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống
còn của doanh nghiệp. Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất
của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện đợc khi chất lợng sản phẩm sản xuất ra
ngày càng tốt hơn, đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng.
Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát đợc tình
hình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ
thành phẩm vì chỉ có nh vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Đối với thành phẩm, ta không thờng đa ra các mô hình quản lý dự trữ cụ

thể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện pháp
phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho. Tuy
nhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung nh:
Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải đợc phản ánh theo giá thực tế;
Thành phẩm phải đợc phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm và
từng thứ thành phẩm;
Tổ chức ghi chép kiểm tra lợng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho đợc
thực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho. Nhờ đó, phòng kế
toán cũng nh ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trờng
11


hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân
khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép
trên sổ sách kế toán;
Sản phẩm sản xuất xong sẽ đợc nhân viên bộ phận kiểm tra chất lợng sản
phẩm xác nhận thứ hạng chất lợng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định và
ghi vào Bảng công tác của tổ. Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lợng sản
phẩm, tổ trởng sản xuất lập Phiếu nhập kho và giao thành phẩm vào
kho. Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập Phiếu xuất kho
thành phẩm. Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loại
thành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm.
Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng. Vì thế, quy
trình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản
lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để
đa ra phơng pháp và mô hình quản lý hiệu quả.
1.2. Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1. Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lu động có ảnh hởng rất quan
trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh

nghiệp. Việc quản lý tài sản lu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những
nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậm
chí dẫn đến phá sản.
Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn
đầu t dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lu động. Trong đó, quản lý tài sản lu
động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng nh các quyết định tài
chính ngắn hạn của doanh nghiệp. Vì vậy, công tác quản lý tài sản lu động đóng
một vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung.
Quản lý hàng tồn kho một bộ phận của tài sản lu động có ý nghĩa
kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn
trong doanh nghiệp. Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngợc
12


nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất,
đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của ngời tiêu dùng trong bất cứ
tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho. Ngợc lại, hàng tồn
kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan
đến dự trữ chung. Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ
cân bằng giữa mức độ đầu t cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của
sản xuất và nhu cầu ngời tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất.
Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho
càng gắt gao. Có thể minh họa điều này bằng một vài con số: Bình quân mức tồn
kho trong hệ thống sản xuất chế tạo thờng đạt vào khoảng 1,6 doanh số
bán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm, công ty bán lẻ khoảng 1,4 doanh số
bán/tháng hay 12% doanh số năm, công ty bán buôn khoảng 1,2 doanh số
bán/tháng hay 10% doanh số năm. Quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoàn
thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trớc những yêu cầu đặt
ra ngày càng cao của thị trờng nh:
Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;

Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lợng lớn;
Đảm bảo ổn định sản xuất và số lợng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
Bảo vệ doanh nghiệp trớc các sự kiện làm đình trệ sản xuất nh đình công,
thiếu hụt trong khâu cung cấp
Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất
1.2.2. Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần
nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất kinh
doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy đợc sự hiện diện của hàng
tồn kho cũng nh các loại kho trong từng công đoạn đó.
Hệ thống sản xuất đợc diễn tả nh là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp
đen kĩ thuật thành các đầu ra. Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là
13


sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra nh một quá trình
dịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra.
Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm
việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng
cuối cùng.
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:

Các giai đoạn sản xuất

Khách hàng

Kho
NVL

Kho nhà phân phối

Gửi hàng

Ngư
ời
cun
g
cấp

Tiếp nhận

Mua sắm

Kho
SP

Kho bán
thànhphẩ
m

Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất,
biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán

14


thành phẩm. Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng
dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất kinh doanh.

Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là tính lợng tồn kho tối u sao cho chi phí tồn kho là
nhỏ nhất. Hoạt động quản lý hàng tồn kho đợc đặt trên cơ sở bốn câu hỏi lớn
sau:
Lợng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định;
Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;
Loại hàng tồn kho nào đợc chú ý;
Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không.
Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình
quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho
cũng nh chi phí tồn kho có thể có.
Chi phí tồn kho
Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh nh
chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng,
chi phí bảo hiểm Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ. Vì thế,
việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trớc khi đa ra các mô
hình. Chi phí tồn kho thờng bao gồm:


Chi phí lu kho (Chi phí tồn trữ)



Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)



Chi phí khác
Để có thể hình dung từng bộ phận của chi phí tồn kho ta có bảng minh hoạ

sau với các số liệu giả định:
Chi phí tồn kho (năm)
(% giá trị hàng tồn kho)
I. Chi phí lu kho
Chi phí đóng gói hàng
Chi phí bốc xếp hàng vào kho
Thuế kho

12%
0.5%
1%
15


Bảo hiểm
Khấu hao thiết bị kho và thanh lý hàng cũ
Tổng cộng
II. Chi phí đặt hàng
Phí đặt hàng

0.5%
12%
26%
Thay đổi theo lô hàng

Phí vận chuyển
III. Các chi phí khác
Giảm doanh thu (do mất hàng)
Mất uy tín với khách hàng
Gián đoạn sản xuất

Chi phí lu kho

2.5%
Thay đổi
Thay đổi
Thay đổi

Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lợng hàng tồn kho trung bình hiện có và đợc phân ra làm hai loại:
Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn nh trả lãi tiền vay, chi phí
về thuế, khấu hao
Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm
hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi
phí bảo quản
Bảng dới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:
1.
2.
3.
4.
-

Nhóm chi phí
Chi phí về nhà cửa và kho tàng
Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng
Chi phí cho thuê nhà đất
Chi phí sử dụng thiết bị phơng tiện
Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
Chi phí năng lợng
Chi phí vận hành thiết bị
Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát

quản lý
Phí tồn kho việc đầu t vào hàng dự trữ
Thuế đánh vào hàng dự trữ
Chi phí cho việc vay mợn (vốn)
Bảo hiểm cho hàng dự trữ

Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
Chiếm 3% - 10%

Chiếm từ 1% - 4%

Chiếm từ 3% - 5%
Chiếm từ 6% - 24%

16


Nhóm chi phí
5. Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, h hỏng
hoặc không sử dụng đợc

Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
Chiếm từ 2% - 5%

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm,
và N là số lần đặt hàng trong một năm thì lợng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N
D
2N
Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp nh sau:
Lợng tồn kho trung bình A =

D =120,000đơn vị
N = 4 lần đặt hàng
Nh vậy, lợng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N=120,000/4=30,000đv/1 lần
đặt hàng
Lợng tồn kho trung bình A=30,000/2=15,000đv
Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lợng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là
30,000 đơn vị và trớc khi lô hàng mới nhập kho, lợng hàng tồn kho ở mức thấp
nhất và bằng 0. Lợng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15,000 đơn vị.
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv
Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15,000 = $30,000
Chi phí lu kho = 10% giá trị hàng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/năm
Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/năm
Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng đợc $1,000/năm
Tổng chi phí tồn kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500
Nh vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6,500/30,000 = 0.217
Nếu gọi:
t

: Tỉ lệ chi phí lu kho

TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho
p

: Đơn giá hàng lu kho

A

: Giá trị tồn kho trung bình

C1

: Chi phí lu kho một đơn vị hàng hoá

TCC = t x p x A = C 1 x Q/2
17


= 0.217 x 2 x 15,000 = $ 6,500

18


Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới. Chi phí này bao gồm chi phí
quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí này thờng cố định cho một lô
hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thờng thấp nếu lô
đặt hàng lớn và ngợc lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ. Tổng chi phí đặt
hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lợng mỗi lần cung ứng giảm đi.
Nếu gọi:
N

: Số lần đặt hàng trong năm

TOC (Total ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng
C2

: Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C 2

=$100
TOC = C 2 x N
Mà ta biết: N = D/Q
Do vậy:
TOC = C 2 x
Theo ví dụ trên ta sẽ có:

D
Q

120,000
TOC = 100 x
= $400
30,000
Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lơng cho công
nhân viên ngoài giờ
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC
Tổng chi phí tồn kho đợc tính bằng công thức:
TIC = TCC + TOC

min

Phơng trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là:
TIC = C 1 x

Q
2

+ C2 x

D
Q

min (1)

Phơng trình (1) sẽ đợc áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dới
đây.

19


1.2.3. Các phơng pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phơng pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải
quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
Lợng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
Khi nào thì tiến hành đặt hàng
1.2.3.1. Quản lý dự trữ theo phơng pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả
nhất EOQ (Economic ordering Quantity)
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ đợc đề xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay nó vẫn đợc hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Kỹ thuật kiểm
soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhng khi sử dụng nó, ngời ta đã
phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:
Nhu cầu phải biết trớc và nhu cầu không đổi;
Phải biết trớc thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận đợc hàng và
thời gian đó không đổi;
Lợng hàng của mỗi đơn hàng đợc thực hiện trong một chuyến hàng và đợc
thực hiện ở một thời điểm đã định trớc;
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu nh đơn đặt hàng đợc
thực hiện đúng thời gian.

Sơ đồ 2: Mô hình hàng tồn kho

Lợng hàng cung ứng

cơ bản
Q*
Q*/2

O
Trong đó:

Dự trữ trung bình

A

B

C

Thời gian

Q* - Sản lợng của một đơn hàng (lợng hàng dự trữ tối đa)
20


O Dự trữ tối thiểu
Q*/2 Lợng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết
hàng của một đợt đặt hàng dự trữ
Với mô hình này, lợng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu

không thay đổi theo thời gian.
a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Lợng đặt hàng tối u
Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự
trữ. Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phơng trình:
TIC = C 1 x

Q
2

+ C2 x

D
Q

min (1)

Xét phơng trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q. Từ đó ta có thể tính đợc lợng hàng cung ứng mỗi lần tối u Q* nh sau:

Q* =

2 DC2
C1

Nh vậy, lợng dự trữ tối u hay lợng đơn hàng tối u Q* sẽ là một lợng xác
định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất. Q* tối u tại điểm có chi phí đặt
hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau.
Công thức này cũng có thể đợc thể hiện qua đồ thị sau:

21

Chi phí
Chi phí lưu
kho CxQ/2

Chi phí đặt
hàng CxD/Q

Lượng hàng cung ứng

O

Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy nh sau:
Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí mỗi
lần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu
đồng. Lợng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối u là:

Q* =

2 1600 1
= 80
0,5

Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần
Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu
Chi phí lu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có:
Số ngày làm việc trong năm

T=
Số lợng đơn đặt hàng mong muốn (N)
Giả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữa
hai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày

22


Tổng chi phí dự trữ
TIC = 0,5 x

80
2

+1x

1600
80

b) Xác định thời điểm đặt hàng mới
Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt
hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ
đến khi hàng trong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ
nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận
hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Đồng thời
không có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong
kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp. Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng
mới từ quá sớm vì nh vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá.
Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt
hàng mới dựa trên số lợng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời

gian giao hàng. Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP đợc thể hiện nh sau:
Lợng hàng tồn kho

Q*

ROP

O

L

A

Thời gian

Sơ đồ 3: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP
Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó:
L: thời gian vận chuyển đơn hàng
d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho
23


D
d = Số ngày sản xuất trong năm
Vẫn giả thiết về công ty sản xuất xe máy trên. Toàn bộ số hàng tồn kho
cần sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, số ngày làm việc mỗi năm là 320 ngày thì
hàng tồn kho đợc dùng mỗi ngày d = 1600/320 = 5 đơn vị/ngày. Nếu thời gian
giao hàng L = 4 ngày không kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng
khi lợng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị.
c) Lợng dự trữ an toàn

Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng, rủi ro trong kinh
doanh là điều không thể lờng trớc, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo thời
vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trờng. Tính không xác định
của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có thể
xảy ra hiện tợng hàng trong kho bị rỗng trớc khi lợng bổ sung hàng đặt đến nơi.
Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lợng hàng tồn kho dự trữ
an toàn. Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lu động biến đổi hàng ngày, hàng
giờ nên yêu cầu về lợng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn.
Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thờng phân làm ba loại:
tài sản cố định, tài sản lu động thờng xuyên và tài sản lu động tạm thời. Tài sản
lu động thờng xuyên hay tài sản lu động ròng (NWC) đợc xác định là chênh lệch
giữa tài sản lu động và nợ ngắn hạn. Thành phần của NWC bao gồm cả ba loại
tài sản là tiền mặt nh một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một số khoản
phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho. Vì thế, lợng dự trữ an toàn
chính là lợng hàng tồn kho nằm trong tài sản lu động ròng đợc duy trì trong suốt
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Lợng dự trữ an toàn đợc hiểu là lợng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lợng dự
trữ tại thời điểm đặt hàng.
Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệp
này quyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hoá, điểm đặt hàng mới sẽ
là 20 + 10 = 30 đơn vị.
24


Trên thực tế rất khó xác định lợng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất
do thiếu hàng. Ngời ta thờng dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi
hàng tồn kho dự phòng (lợng dự trữ an toàn) trớc khi đơn hàng mới nhập kho.
Mức phục vụ khách hàng đợc xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng
đặt cần phải xác định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý
giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng.

Nh vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối u làm tối thiểu hoá
chi phí đặt hàng và lu kho. Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhợc điểm là cần
quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mô hình này
ngời ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lợng đơn hàng sản xuất (POQ), nới lỏng
giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận đợc lô hàng trong một khoảng thời gian
nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lợng
lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cờng tính thực tiễn cho mô hình EOQ.
1.2.3.2. Quản lý hàng tồn kho theo phơng pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ
bằng không
a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm
Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự
phòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối
tiêu thụ. Để đảm bảo hiệu quả tối u, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt là
các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm ba mơi
của thế kỉ trớc) đã áp dụng phơng pháp cung cấp đúng lúc (Just in time JIT).
Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một t tởng trong đó nhiều bộ phận sản
xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hớng tới
cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất
những gì sẽ bán đợc và sản xuất phải kịp thời.
Để thực hiện đợc phơng pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành
nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật
thiết. Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản
phẩm dở dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho. Phơng
25