Bài Tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong Quản trị văn phòng

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là kết quả quá trình nghiên cứu, khảo sát
thực tế tại Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu.
LỜI CẢM ƠN
Với lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc, em xin được gửi lời cảm ơn chân
Lâm Thu Hằng giảng viên môn kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng đã
hưỡng dẫn, chỉ bảo và truyền đạt những kiến thức và kỹ năng bổ ích cho em trong
quá trình học tập cũng như trong quá trình làm bài tiểu luận này. Đồng thời, tôi
cũng xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng
HĐND, UBND quận Liên Chiểu đã tạo điểu kiện và đã giúp đỡ em trong quá trình
khảo sát và đã cung cấp các tài liệu phục vụ cho quá trình nghiên cứu về nội dung
công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của Văn phòng
và các bộ phận thuộc Văn phòng.


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, cùng với sự hội nhập quốc
tế ngày càng diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải
không ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Trên mọi
lĩnh vực trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, công tác hành
chính văn phòng luôn được coi trọng. Bởi đây chính là cầu nối của mọi thông tin
phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hằng ngày của cơ quan, tổ
chức cũng như giúp lãnh đạo hoạch định công việc rõ ràng, chính xác, đảm bảo
khai thác và sử dụng tốt nguồn thông tin thu thập được ở hiện tại cũng như trong
quá khứ, là lĩnh vực không thể thiếu trong việc tạo dựng cũng như trong việc quản
lý công tác hành chính của các cơ quan.
Như chúng ta đã biết, trong bất kỳ cơ quan nào cũng đều có văn phòng. Văn

phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ
quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát
triển, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngược lại
công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến nhiều khó khăn và hiệu quả đạt
được không như mong muốn. Bởi vì vậy mà công tác văn phòng không chỉ có
những đóng góp lớn cho cơ quan, tổ chức mà nó còn góp phần vào công cuộc xây
dựng và phát triển đất nước.
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động của
Văn phòng. Công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng rất quan trọng, giúp cho Nhà quản trị Văn phòng hình thành một bộ
máy làm việc với một cơ cấu hợp lý, nhiệm vụ chức năng và quyền hạn được phân
công rõ ràng đảm bảo vận hành thông suốt, thực hiện các mục tiêu đã đề ra hiệu
quả. Do đó em xin được trình bày bài tiểu luận với đề tài “Hoạch định chức năng
nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn
phòng của Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu”
2. Lịch sử nghiên cứu


Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường đào tạo chuyên
ngành Quản trị văn phòng về khảo sát thực tế, thực tập tại UBND quận Liên
Chiểu. Tuy nhiên, đa phần đều chỉ nghiên cứu về vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nhân
sự; về công tác văn thư lưu trữ; về công tác hoạch định chưa đề cập sâu đến vieech
hoạch định nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng của đề tài nghiên cứu, phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa
học về công tác văn phòng trong Ủy ban nhân quận Liên Chiểu. Đặc biệt tại Văn
phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu.
- Đối tượng là những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi của Văn
phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu.

- Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại ở các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ
thể thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu.
4. Mục đích và nhiệm vụ của nghiên cứu
Nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND quận nhằm nghiên cứu công tác văn phòng, hoạch định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng bộ phận thuộc phạm vi của Văn phòng
HĐND và UBND quận, để đúc kết và rút kinh nghiệm mang tính khoa học và khả
thi cao, nhằm tăng cường hoàn thiện công tác văn phòng trong Ủy ban nhân dân
quận. Để nâng cao hiệu quả quản lý và làm tư liệu tham khảo, phục vụ cho nghiên
cứu của các khóa học sau này.
Đánh giá trung thực, khách quan, xác định được những ưu và nhược điểm về
thực trạng tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng của Văn phòng
HĐND và UBND quận. Từ đó, đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND quận
Liên Chiểu.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng


Căn cứ vào tình hình thực tiễn của cơ quan. Trên cơ sở những công việc,
nhiệm vụ cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu và
dùng các phương pháp luận để diễn giải gồm các phương pháp:
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp mô tả
+ Phương pháp phân tích – tổng hợp
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp điều tra, khảo sát
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, dễ hiểu, gắn liền với thực tế. Phù
hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của cán bộ, công chức làm công tác văn
phòng tại Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu và sinh khóa sau của chuyên ngành
Quản trị văn phòng.
7. Cấu trúc của đề tài
Gồm 03 phần chính:
Chương I:
Chương II:
Chương III:


CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,
QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG VÀ CÁC BỘ PHẬN
TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG.
1. Khái niệm
Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
và các bộ phận thuộc Văn phòng là việc xây dựng, định ra, sắp xếp bố trí các bộ
phận; thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận; xác định chức năng, nhiệm vụ
cho các bộ phận trong văn phòng để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn
phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.
1.2. Cơ sở hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
- Dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động của cơ quan;
- Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng theo quy định;
- Con người làm việc trong Văn phòng;
- Cơ chế hoạt động của Văn phòng;
- Điều kiện cơ sở vật chất;
- Nghiệp vụ Văn phòng;
1.3. Nội dung, quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ

cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
1.3.1 Nội dung hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND quận
Liên Chiểu.
- Thiết lập rõ các bộ phận trong văn phòng, số lượng cụ thể các bộ phận, mỗi
bộ phận, cá nhân trong văn phòng phải được đặt chức danh nhất định;
- Xác định rõ chức năng nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân trong các
bộ phận của văn phòng;
- Thiết lập mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận, giữa các cá nhân trong
văn phòng.


1.3.2 Quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND quận
Liên Chiểu.
1. Hoạch định các bộ phận và mục tiêu của từng bộ phận trong văn phòng.
Sau khi thu thập thông tin và nghiên cứu để định ra các bộ phận chức năng
nào cần thành lập trong văn phòng, nhà Quản trị văn phòng phải xác định các mục
tiêu cho các bộ phận chức năng dựa vào mục đích thành lập của các bộ phận đó để
làm gì các bộ phận có chức năng gì. Nhà quản trị cần phải xác định:
- Mục tiêu dài hạn, cơ bản, lâu dài của các bộ phận trong văn phòng;
- Mục tiêu trước mắt, cụ thể mà các bộ phận cần phải đạt được để đảm bảo sự tồn tại
trước tiên rồi từng bước đạt mục tiêu cơ bản, lâu dài;
- Trên cơ sở các mục tiêu phải đạt được là ngắn hạn hay dài hạn, nhà Quản trị cần
định ra số lượng cụ thể của các bộ phận, số lượng biên chế cho từng bộ phận, trình
độ, kỹ năng đối với từng chức danh của mỗi bộ phận.
2. Hoạch định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng.
Chức năng là lý do tồn tại của một tổ chức, vì vậy nhà Quản trị cần phải
hoạch định rõ các bộ phận của văn phòng có tác dụng gì đối với hoạt động của văn
phòng và của cơ quan. Các bộ phận phải thực hiện những nhiệm vụ gì.

Việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận phải đảm bảo:
- Mỗi bộ phận cần có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể không trùng lặp, chồng
chéo lên nhau;
- Nhiệm vụ của mội bộ phận phải cụ thể, toàn diện, có nhiệm vụ cơ bản, lâu dài, có
nhiệm vụ theo thời gian, giai đoạn, có nhiệm vụ giao theo từng lĩnh vực hoạt động,
nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất....;
3. Hoạch định lĩnh vực trọng tâm của mỗi bộ phận
Để hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao thì mỗi bộ phận chức năng cần
phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhà quản trị cần phải xác định lĩnh
vực trọng tâm cho hoạt dộng của các bộ phận từ đó là cơ sở để nhà quản trị giao
các nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, đó cũng là cơ sở để các bộ phận ưu tiên giải
quyết các công việc.
4. Hoạch định cấu trúc, cơ cáu tổ chức cho mỗi bộ phận.


Sau khi định ra các bộ phận, xác định mục tiêu, chức năng nhiệm vụ và lĩnh
vực trọng tâm cho các bộ phận, nhà quản trị phải tiến hành hoạch định cấu trúc, cơ
cấu tổ chức cho mỗi bộ phận.
Nhà quản trị có thể lựa chọn các cơ cấu tổ chức cho mỗi bộ phận theo các
hình thức: Cơ cấu dọc, cơ cấu ngang, cơ cấu hỗn hợp.
Tuy nhiên, khi lựa chọn các hình thức cơ cấu tổ chức để xây dựng cấu trúc
của các bộ phận thì nhà quản trị phải đảm bảo sự phân công lao động trong các bộ
phận:
-

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cần được phân bổ rõ ràng;
Phải xác định được giới hạn nhiệm vụ của các bộ phận;
Chỉ rõ cơ cấu lãnh đạo của các bộ phận là mấy người? Cụ thể là những ai?
Số lượng biên chế;
Trong các bộ phận trực thuộc thì bộ phận nào chịu trách nhiệm trước bộ phận nào,

bộ phận nào phải phối hợp công việc với bộ phận nào, ai chịu trách nhiệm trước
ai...?
5. Hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận
Hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của văn phòng đó là
việc xác định mối quan hệ giữa nhà quản trị, lãnh đạo văn phòng đối với các bộ
phận trong văn phòng, xác định cơ chế phối hợp công việc giữa các bộ phận trong
văn phòng, xác định cách thức, quy trình phối hợp công việc giữa các bộ phận với
nhau.
Việc hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành văn phòng là một
nội dung quan trọng trong công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc văn phòng, việc xác định đúng
đắn mối quan hệ giữa các bộ phận sẽ tạo thuận lợi trong viêc phối hợp công việc
giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong văn phòng cần phải đảm bảo cơ chế
thực hiện, được thể thức hóa bằng văn bản để đảm bảo thực hiện và thuận tiện cho
việc kiểm tra.
6. Đánh giá, dự báo sự phát triển, hoạt động của các bộ phận để kịp
thời chỉnh sửa, hoàn thiện.


Sau khi đưa các bộ phận cấu thành của văn phòng vào hoạt động, nhà quản
trị cần phải dự báo, theo dõi hiệu quả hoạt động của các bộ phận, từ đó điều chỉnh,
hoàn thiện các bộ phận, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Việc đánh giá, dự báo cần phải chú ý:
- Nếu cơ quan, văn phòng của cơ quan phát triển về mục tiêu thì cũng cần điều chỉnh
chức năng, nhiệm vụ của cả bộ máy văn phòng, các bộ phận trực thuộc văn phòng,
điều chỉnh quan hệ, cấu trúc của văn phòng;
- Nếu môi trường có biến động, ảnh hưởng tới sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, nhà
quản trị cần xem xét điều chỉnh hoạt động của các bộ phận phù hợp với tình hình
thực tế;

- Trong khi điều chỉnh cần bố trí sử dụng cán bộ vào vị trí một cách khách quan,
đúng chức năng, nhiệm vụ, khả năng.
- Nếu bộ máy hoạt động kém hiệu quả hoặc giữa các bộ phận có sự trùng lặp chức
năng nhiệm vụ thì cần có sự điều chỉnh trong việc phân công chức năng nhiệm vụ
1.4.

cho các bộ phận.
Nguyên tắc hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
- Các bộ phận cá nhân trong văn phòng phải có chức danh cụ thể;
- Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cần được phân công hợp lý cho mỗi bộ phận,
mỗi cá nhân phụ trách thực hiện;
- Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân và các bộ phận trong văn
phòng phải tương xứng;
- Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, chức năng đó
để xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy sự tiến bộ và rút kinh nghiệm trong công
tác hoạch định;
- Việc tuyển chọn cán bộ văn phòng phải chặt chẽ, khoa học, sử dụng đúng cán bộ,
tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về
1.5.

mặt năng lực và phẩm chất.
Yêu cầu khi hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
- Đảm bảo tính hiệu quả, tối ưu;
- Đảm bảo tính ổn định;
- Đảm bảo sự linh hoạt;
- Đảm bảo tính kinh tế.

Công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng rất quan trọng, đảm bảo sự hoạt động
hiệu quả của Văn phòng và có tác dụng:
Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân
nhà quản trị;
Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh
hoạt của bộ máy;
Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng;
Tiết kiệm chi phí và thời gian và nguồn lực của cơ quan tổ chức.

CHƯƠNG II
HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU
TỔ CHỨC CÁC BỘ PHẬN THUỘC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
QUẬN LIÊN CHIỂU
2.1. Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) quận
Liên Chiểu là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu, là bộ
máy giúp việc của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (bao gồm cả Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu) và Thường trực Hội đồng nhân dân
quận Liên Chiểu .Là bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND và UBND quận


Liên Chiểu, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND quận
về hoạt động của HĐND – UBND quận;
- Văn phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công
tác của UBND quận Liên Chiểu.
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương, tổ chức của cấp trên nên

UBND quận Liên Chiểu có cơ cấu tổ chức như sau:
Từ khi thành lập đến nay, Văn phòng HĐND- UBND quận Liên Chiểu đã và
đang tiếp tục hoàn thành cơ cấu tổ chức bộ máy. Văn phòng HĐND- UBND quận
Liên Chiểu làm việc theo chế độ Thủ trưởng, gồm:
- 01 Chánh Văn phòng; 03 Phó Chánh Văn phòng;
- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng như:
+ Bộ phận Hành chính - Tổng hợp;
+ Bộ phận Quản trị - Tổ chức;
+ Bộ phận Tài chính - Kế toán;
+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ;
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Là bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND và UBND quận Liên Chiểu,
thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND quận về hoạt động
của HĐND - UBND; tham mưu, giúp cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Liên
Chiểu (sau đây gọi tắt là Chủ tịch UBND quận) về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động củaHĐND UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của HĐND - UBND quận;
- Văn phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công
tác của UBND quận Liên Chiểu.
- Tổng hợp quá trình hoạt động của HĐND - UBND quận, Chủ tịch UBND
quận thông qua các chương trình công tác của UBND quận; xây dựng chương


trình, kế hoạch công tác của HĐND - UBND quận, lịch công tác của Thường trực
HĐND - UBND, giúp UBND theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạch
công tác các cơ quan, đơn vị trực thuộc; chuẩn bị các báo cáo hằng năm, quý,
tháng của UBND quận và các báo cáo khác theo sự phân công của lãnh đạo UBND
quận;
- Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết

quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá
nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND
quận, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận giải quyết và
nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức;
- Theo dõi, đôn đốc UBND các phường, các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND quận chuẩn bị đề án và tham gia ý kiến, xây dựng, thẩm định nội dung,
hình thức, thể thức các đề án trước khi trình UBND quận xem xét phê duyệt.
- Tổ chức thông báo, truyền đạt, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban,
đơn vị, các địa phương thực hiện theo chủ trương, chính sách, quyết định của cấp
trên và UBND quận;
- Đề xuất với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch quận những vấn đề, chủ trương,
chính sách, biện pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu;
trình Chủ tịch UBND quận xem xét quyết định;
- Tổ chức phổ biến các văn bản của Nhà nước, của UBND thành phố Đà
Nẵng ban hành; quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND quận, quản
lý và hướng dẫn nghiệp cụ công tác văn thư ở các ngành, các cấp thuộc phạm vi
quản lý của UBND quận; rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng thủ tục quy
định trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận phê duyệt;
- Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp, các ngành thuộc
phạm vi quản lý của UBND quận; trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ của UBND
quận;


- Xây dựng, tổ chức hệ thống thông tin giữa các cơ quan, các địa phương
trên địa bàn quận; thống nhất quản lý và xây dựng mạng thông tin của UBND
quận, ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý Nhà nước; đảm bảo phản
ánh thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác các mặt công tác của địa phương,
phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo của UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp của HĐND - UBND, Chủ tịch UBND
quận; chuẩn bị nội dung và chương trình các phiên họp của UBND quận và nội

dung các cuộc họp giao ban tháng của UBND quận với Trưởng các ngành, Chủ
tịch UBND các phường và giao ban hằng tuần giữa Chủ tịch và các Phó Chủ tịch;
- Tổ chức thực hiện mối quan hệ giữa UBND quận với các cơ quan Đảng,
các đoàn thể, các tổ chứ quần chúng;
- Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất, phương tiện, tài sản cho hoạt động
của HĐND - UBND quận, phục vụ các hội nghị, kì họp; quản lý cán bộ, công
chức, viên chức và tài sản thuộc biên chế Văn phòng theo quy định của Nhà nước;
quản lý sử dụng tài khoản, tài sản được giao;
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt, tạo điều kiện để nhân viên được
học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, chủ động tham mưu, kiến nghị
Lãnh đạo HĐND - UBND về chủ trương, biện pháp để nâng cao đời sống vật chất
và tinh thần cho nhân viên Văn phòng, đặc biệt là nghiệp vụ chuyên môn;
- Ngoài ra thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể khác được giao theo
yêu cầu của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
2.1.3. Mối quan hệ công tác
Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Quận ủy
- Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Quận ủy trong việc xây dựng chương
trình công tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cần đưa ra
trong cuộc họp giao ban chung của Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND và
UBND Quận;
- Quan hệ phối hợp để có sự phân công mỗi Văn phòng trong việc nắm bắt tình hình
các mặt ở địa phương hoặc chuẩn bị các nội dung công tác, các dự án trình Thường
trực Quận ủy, HĐND và UBND Quận;


Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Quận và UBND các xã, phường.
- Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND Quận và UBND các xã, phường để giúp Thường trực
HĐND, UBND Quận nắm bắt mọi hoạt động của các cấp, các ngành; đôn đốc các

cấp, các ngành, các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết định và các văn bản điều
hành của Thường trực HĐND và UBND Quận; thực hiện các chế độ báo cáo theo
quy định;
- Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các xã, phường, các
phòng ban, ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo
để phối hợp trên dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt.
Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND
Thành phố.
- Văn phòng thường xuyên quan hệ với các cơ quan chuyên môn trực thuộc
Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh để nắm bắt các thông tin về quản lý,
tiếp nhận những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết bị
hiện đại về văn phòng, những quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực hiện
cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn phòng.
2.2.Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
bộ phận Hành chính - Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận
Liên Chiểu
2.2.1. Chức năng
- Theo dõi tổng hợp tình hoạt động của các ngành, các lĩnh vực, các đơn vị
thuộc phạm vi quản lý của UBND quận;
- Theo dõi và quan hệ với các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc
UBND quận.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nghiên cứu, xây dựng chương trình công tác của HĐND- UBND quận,
Tổng hợp báo cáo định kỳ, đề xuất, biên tập các đề án, văn bản giúp Thường trực
HĐND – UBND quận trong việc chỉ đạo các cấp, ngành, đơn vị trên địa bàn quận;


Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác giúp Chánh Văn phòng
chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp;
Rà soát, chỉnh lý, sửa đổi các dự thảo văn bản do các cơ quan chuyên môn

và cơ quan cấp dưới gửi lên;
Trình UBND quận ban hành quy chế làm việc của UBND quận; các văn
bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của Văn phòng
UBND quận ;
Trình UBND quận các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, các chương trình, dự án,
đề án thuộc phạm vi quản lý của UBND quận;
Giúp Chánh Văn phòng tổng hợp các đề xuất, kiến nghị giao ban thành phố,
quận. Tổng hợp các báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND quận. Theo dõi
chế độ báo cáo định kỳ của các đơn vị ; đôn đốc, theo dõi các ngành, địa phương
thực hiện ý kiến kết luận của lãnh đạo UBND quận tại các cuộc họp giao ban, sơ
kết;
Quản lý mạng công nghệ thông tin; biên tập tin bài Website quận và theo dõi
trả lời chuyên mục Hỏi – Đáp trên Cổng thông tin điện tử thành phố liên quan đến
quận và công tác báo chí hằng ngày;
Lập thông báo kết luận giao ban tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm và đôn đốc,
theo dõi các ngành, địa phương thực hiện ý kiến kết luận của lãnh đạo UBND quận
tại các cuộc họp giao ban, sơ kết thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi;
Trình UBND quận các chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND quận;
Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực hiện các công việc được giao trước lãnh
đạo văn phòng;
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn
phòng giao.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức


Gồm:
+ 01 Trưởng bộ phận
+ 03 chuyên viên
2.2. Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

bộ phận Quản trị - Tổ chức thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Liên
Chiểu
2.2.1. Chức năng
Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND quận, Chủ tịch UBND quận;
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm
vi của HĐND và UBND quận;
Quản lý tài chính, tải sản được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp
của UBND quận.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của lãnh đạo, đơn vị và các bộ phận chức năng thuộc phạm vi của
Văn phòng HĐND và UBND quận;
Quản lý tài sản, điện nước, phương tiện giao thông phục vụ cho các hoạt
động của Văn phòng UBND quận;
Quản lý, tổ chức biên chế cán bộ công chức, xây dựng quy hoạch, kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức
thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận; thực hiện chế độ tiền lương và các chế
độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, vien chức
thuộc phạm vi quản lý vủa Văn phòng HĐND và UBND quận;


Lập kế hoạch và phong trào thi đua – khen thưởng của Văn phòng HĐND và
UBND quận;
Theo dõi, kiểm tra thực hiện công tác y tế; công tác bảo vệ; phòng cháy chữa
cháy; công tác thông tin liên lạc trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận;
Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực hiện các công việc được giao trước lãnh
đạo văn phòng;
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn
phòng giao.

2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Gồm:
+ 01 Trưởng bộ phận
+ 02 chuyên viên
2.3. Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
bộ phận Tài chính – Kế toánthuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Liên
Chiểu.
2.3.1. Chức năng
Thực hiện công tác quản lý tài chính kế toán ; quản lý tài khoản trong phạm
vi của Văn phòng HĐND và UBND quận;
2.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Lập kế hoạch mua sắm và quản lý sử dụng các trang thiết bị, dụng cụ, nhà
cửa phục vụ cho các hoạt động của Văn phòng;
Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;


Dự trù kinh phí hoạt động hằng năm của Văn phòng;
Thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán Tài chính của Văn phòng;
Chịu trách nhiệm báo cáo về công tác tài chính với lãnh đạo Văn phòng;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao;
2.3.3. Cơ cấu tổ chức
Gồm:
+ 01 Trưởng bộ phận
+ 02 chuyên viên
2.4. Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Liên
Chiểu
2.4.1. Chức năng
Thực hiên quản lý công tác văn thư – lưu trữ;

2.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Quản lý công tác Văn thư- lưu trữ của Văn phòng;
Quản lý văn bản đi, đến; tiếp nhận và xử lý các công văn, văn bản đến; cập
nhật trên phần mềm quản lý văn bản;
Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ trong văn phòng như thu thập tài liệu,
bảo quản tài liệu, tổ chức chỉnh lý, khai thác và sử dụng tài liệu;
Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại vào công tác Văn thư – Lưu
trữ bằng các phần mềm quản lý văn bản, sao lưu văn bản…


Thực hiện đúng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước
về công tác Văn thư- Lưu trữ;
Lập kế hoạch trình lãnh đạo phê duyệt về bồi dưỡng, hướng dẫn về công tác
Văn thư – Lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng HĐND và
UBND quận;
Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực hiện các công việc được giao trước lãnh
đạo văn phòng;
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn
phòng giao.
2.4.3. Cơ cấu tổ chức
Gồm:
+ 01 Trưởng bộ phận
+ 01 chuyên viên
CHƯƠNG III
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1 Ưu điểm
Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu tổng hợp, bộ máy giúp việc
của HĐND và UBND quận và lãnh đạo UBND quận quản lý, chỉ đạo, điều hành
mọi hoạt động kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh trên địa bàn, Văn phòng

HĐND và UBND quận những năm qua liên tục hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Thực hiện các chương trình công tác của Quận ủy và HĐND quận về phát
triển kinh tế- xã hội, Văn phòng HĐND và UBND quậnđã chủ động, phối hợp với
các cấp, các ngành, đoàn thể tham mưu cho UBND quận xây dựng và ban hành


Chương trình công tác của UBND quận, đề ra các nội dung công việc trọng tâm,
trong đó tập trung triển khai các chương trình, các giải pháp về tháo gỡ khó khăn
cho doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển sản xuất, kinh doanh và xuất khẩu, đảm bảo
an sinh xã hội và thực hiện các nhiệm vụ ổn định kinh tế vĩ mô trên địa bàn quận;
Phối hợp với Văn phòng Quận ủy xây dựng và duy trì chế độ giao ban
Thường trực Quận ủy, giao ban UBND quận hợp lý, phù hợp với tình hình thực
tiễn, đảm bảo về cơ sở, sâu sát tập trung giải quyết những việc khó khăn, phát huy
được vai trò trách nhiệm của tập thể cũng như cá nhân người đứng đầu, tạo sự
đồng thuận trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành.
Văn phòng đã tham mưu tổ chức nhiều Hội nghị, cuộc họp chuyên đề để chỉ
đạo, điều hành giải quyết các nội dung vướng mắc, những vấn đề phức tạp trên các
lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, giải quyết khiếu nại, tố
cáo...;
Chủ động sắp xếp lịch làm việc của lãnh đạo UBND quận với các ngành,
đơn vị, UBND các phường và sau hội nghị, Văn phòng UBND quận đã khẩn
trương thông báo ý kiến chỉ đạo của UBND quận để các cấp, các ngành và nhân
dân biết, thực hiện.
Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng được nâng cao về
chất lượng, khẳng định được tính hiệu quả. Trong những năm qua, Văn phòng
UBND quận đã đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, tham mưu cho UBND
quận ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản, ý
kiến chỉ đạo điều hành của UBND quận, Chủ tịch UBND quận. Tình hình tiến độ
thực hiện được thống kê, báo cáo tại các buổi giao ban hàng tuần và có đề xuất
kiểm tra, đôn đốc kịp thời.

Văn phòng đã tích cực ứng dụng CNTT, đẩy mạnh tin học hóa trong công
tác văn phòng, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, triển khai cài đặt phần


mềm quản lý văn bản chỉ đạo của UBND quận, Chủ tịch UBND quận và phần
mềm hồ sơ công vụ trên mạng máy tính nội bộ;
Áp dụng nguyên tắc tiếp nhận văn bản, giải quyết công việc gửi kèm theo
file điện tử của hồ sơ công việc; tăng cường sử dụng hệ thống “phần mềm văn
phòng không giấy” trong nội bộ cơ quan để chuyển, nhận văn bản qua file điện tử
đảm bảo thông tin nội bộ kịp thời, đầy đủ, chính xác. Do vậy, việc phối hợp xử lý
công việc giữa các bộ phận và các chuyên viên ngày càng chặt chẽ, thời gian được
đảm bảo, qua đó đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND quận.
Với khối lượng công việc khá lớn, chỉ tính riêng văn bản, mỗi năm Văn
phòng UBND quận tiếp nhận hơn 12.000 văn bản của cấp trên, các ngành, địa
phương và các tổ chức đoàn thể gửi đến. Văn phòng đã chủ động xử lý hoặc trao
đổi, làm việc trực tiếp với các cấp, ngành, địa phương về những vấn đề còn có ý
kiến khác nhau trong quá trình tham mưu, đề xuất và đã giúp UBND quận ban
hành gần 1.100 văn bản chỉ đạo, điều hành hoạt động trên tất cả các lĩnh vực kinh
tế- xã hội, quốc phòng, an ninh đảm bảo kịp thời, hiệu quả, ít để sai sót xảy ra.
Công tác hành chính, phục vụ đã có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời các
hoạt động của lãnh đạo UBND quận và các hoạt động thường xuyên của cơ quan
Văn phòng.
Công tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị; chất
lượng phục vụ ngày một tốt hơn để lại những ấn tượng và tình cảm tốt đẹp đối với
cán bộ và nhân dân trong và ngoài quận và khách quốc tế. Bên cạnh đó, Văn phòng
còn tổ chức tốt lực lượng bảo vệ cơ quan, bảo vệ bí mật tài liệu và tài sản của Nhà
nước.
Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng đã luôn trung thực, trách
nhiệm, đoàn kết, phấn đấu từng bước xây dựng tổ chức, bộ máy và quy chế làm

việc của Văn phòng, tham mưu cho Ủy ban nhân dân và lãnh đạo Ủy ban nhân dân
quận thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ đề ra.
Văn phòng đã xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất chính
trị vững vàng, có năng lực chuyên môn khá trở lên, đáp ứng được yêu cầu chỉ đạo
tập trung, quyết liệt và ngày càng cao của lãnh đạo UBND quận.
Bộ phận chuyên viên được tuyển chọn, đáp ứng cả về trình độ và phẩm chất
đạo đức. Do vậy, chất lượng tham mưu, tổng hợp, tham gia xây dựng các chương
trình công tác lớn của quận đã được nâng lên; biên tập, thu thập xử lý thông tin,
đảm bảo kịp thời, đúng pháp luật và đúng thẩm quyền.
Bộ phận phục vụ trung thực, tận tụy, trách nhiệm với công việc được giao.
Nhiều đồng chí cán bộ, công chức đã công tác ở Văn phòng được phát triển đi làm
cán bộ chủ chốt ở các cơ quan, địa phương đều phát huy tốt.
3.1.2 Nhược điểm
Trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, Văn phòng HĐND và UBND
quận cũng không thể tránh khỏi những tồn tại, khuyết, nhược điểm.
Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác hành chính văn phòng
quận vẫn còn một số hạn chế, cần khắc phục như một số cá nhân chưa thực sự tích
cực trong công việc, đôi khi vẫn còn thời gian trống, chỉ khi nào có lãnh đạo đi
kiểm tra mới thực sự làm việc nghiêm túc.
Việc kiểm tra rà soát những hạn chế bất cập trong việc thực hiện nhiệm vụ
quyền hạn và bất cập trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng chưa được thực hiện
thường xuyên liên tục dẫn đến việc không kịp thời hoàn thiện, chỉnh sửa.
Chưa chú trọng đến công tác đánh giá, dự báo sự phát triển, hoạt dộng của
các bộ phận để chỉnh sửa hoàn thiện tổ chức.


Vẫn còn hạn chế nhỏ về việc chậm trễ trong công việc, không hoàn thành
đúng chỉ tiêu, thời hạn được giao.

Các phần mềm chưa được đưa vào áp dụng nhiều nên vẫn còn gặp rất nhiều
khó khăn.
Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản còn gặp nhiều lỗi sai cả về
quy trình lẫn thể thức.
Về việc tuân thủ giờ giấc, nội quy làm việc của một số cán bộ, công chức
còn yếu kém, tình trạng đi muộn về sớm vẫn còn diễn ra.
Quản lý còn lõng lẽo, còn nhiều CBCC vẫn còn lơ là công việc, chưa làm
đúng vị trí chuyên môn nghiệp vụ.
Việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc chưa hợp lý, chưa rõ ràng.
Chưa thể thức hóa bằng văn bản các quy trình phối hợp công việc giữa các
bộ phận với nhau.
Nâng lực lãnh đạo của Nhà quản trị vẫn còn thấp, chưa có đủ kinh nghiệm
và năng lực để hoạch định công việc rõ ràng.
3.1.3 Nguyên nhân
Do năng lực trình độ chuyên môn còn yếu kém, tinh thần làm việc chưa cao,
chưa cầu tiến;sự chỉ đạo củng cố tổ chức bộ máy văn phòng của một số quận còn
chưa kịp thời;
Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ vẫn còn gặp khó khăn; việc quy hoạch, luân
chuyển, quản lý, đánh giá và thực hiện chính sách cán bộ còn một số điểm yếu
kém; trang thiết bị còn chưa đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc;
Sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của một số cán bộ, công chức văn phòng quận
ủy chưa thường xuyên…Suy nghĩ cho công việc còn thấp, chưa phân định rõ ràng
nhiệm vụ.


Còn hay đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không nhận trách nhiệm khi
giải quyết công việc có sai sót.
3.2 Các giải pháp
Với chức năng là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND quận, đòi hỏi những người làm công tác Văn phòng

càng phải cố gắng, phát huy truyền thống, quyết tâm xây dựng Văn phòng HĐND
và UBND quận vững mạnh về mọi mặt để đáp ứng yêu cầu chỉ đạo tập trung,
quyết liệt và ngày càng cao của UBND quận. Để khắc phục những nhược điểm
những sai sót trong công tác hoạch định, và đảm bảo tính ổn định hiệu quả của Văn
phòng HĐND và UBND quận cần tập trung thực hiện một số giải pháp như sau:
Việc kiểm tra rà soát hoạt những hạn chế bất cập trong việc thực hiện nhiệm
vụ quyền hạn và bất cập trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng cần được thực hiện
thường xuyên liên tục để kịp thời thời hoàn thiện, chỉnh sửa nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng
Chú trọng đến công tác đánh giá, dự báo sự phát triển, hoạt động của các bộ
phận để kịp thời hoàn thiện Văn phòng theo sự phát triển của cơ quan.
Thể thức hóa bằng văn bản các quy trình phối hợp công việc giữa các bộ
phận với nhau tạo sự thống nhất trong quy trình làm việc.
Thường xuyên quán triệt, giáo dục chính trị tư tưởng cho Đảng viên, cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan; luôn nêu cao ý thức, tinh thần trách nhiệm,
thực hiện tốt mọi chủ trương đường lối của Đảng, chính sách Pháp luật của Nhà
nước;
Triển khai thực hiện có hiệu quả các Chỉ thị, Nghị quyết của cơ quan cấp
trên, của Quận ủy, của HĐND, UBND quận. Tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện học
tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh qua đó nhằm bồi dưỡng phẩm
chất chính trị, đạo đức, lối sống cho cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức,
người lao động trong cơ quan.


Tập trung nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp và phục vụ, xác
định đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng then chốt của cơ quan Văn phòng
HĐND và UBND quận.
Công tác tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin phải luôn đảm bảo tính trung
thực, khách quan.
Tiếp tục nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đến; soạn thảo, ban

hành văn bản đi, bảo đảm đúng các quy định của pháp luật về nội dung và thể thức,
kịp thời, phù hợp với tình hình thực tiễn của địa phương, tạo điều kiện thuận lợi
cho cơ sở và các tầng lớp nhân dân thực hiện và chấp hành.
Tổ chức thực hiện nghiêm túc Quy chế theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các
văn bản và ý kiến chỉ đạo, điều hành của UBND quận.
Chấp hành và thực hiện đúng Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và
UBND quận; không để tồn đọng việc, khắc phục triệt để tình trạng văn bản chậm
được giải quyết nhằm đảm bảo các văn bản chỉ đạo của UBND quận ban hành
được triển khai thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả.
Tiếp tục rà soát, sắp xếp, phân công tổ chức, bộ máy làm việc của cơ quan
Văn phòng bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo quy định và yêu cầu
nhiệm vụ trong tình hình mới.
Thực hiện việc phân công, phân nhiệm cho các phòng, ban, bộ phận và từng
cá nhân đảm bảo tính hợp lý, đúng người, đúng việc, đảm bảo nâng cao trách
nhiệm của từng cá nhân và tập thể, đặc biệt là trách nhiệm của người đứng đầu các
phòng, ban, bộ phận.
Tập trung xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, chú trọng đội ngũ
chuyên viên có phẩm chất chính trị vững vàng, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.