Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
----0O0----

BÀI THẢO LUẬN
MÔN: NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN 1.3
ĐỀ TÀI : TRÌNH TỰ XỬ LÝ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VỀ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOÀNG SƠN.

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Quỳnh Trang
Nhóm 4: 1. Ngô Đức Trọng
2. Nguyễn Anh Tuấn
3. Nguyễn Doãn Tuấn
4. Nguyễn Mạnh Tuấn
5. Nguyễn Văn Tuấn
6. Cấn Thanh Tùng
7. Nghiêm Sơn Tùng
8. Nguyễn Công Tùng
9. Nguyễn Huy Tùng

Lớp:1225FACC0111.
1


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***************

BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ THẢO LUẬN
Môn: Nguyên Lý Kế Toán 1.3

Nhóm: 4
Giảng viên: Nguyễn Thị Quỳnh Trang
Lớp: 1225FACC0111.

Số buổi
Điểm tự
Ghi
STT Họ và tên sinh viên Mã SV Lớp họp nhóm đánh giá Điểm Giáo chu
thảo luận của các cá trưởng viên
nhân
nhóm kết
luận
Số Ký Điểm Ký chấm
buổi tên
họp
nhóm

tên

1

Ngô Đức Trọng

B

B

2

Nguyễn Anh Tuấn

B

B

3

Nguyễn Doãn Tuấn

B

B

4

Nguyễn Mạnh Tuấn

C

C

5

Nguyễn Văn Tuấn

B

B

6

Cấn Thanh Tùng

A

A

7

Nghiêm Sơn Tùng

A

A

8

Nguyễn Công Tùng

C

C

9

Nguyễn Huy Tùng

B

B

Hà nội, ngày 20 tháng 9 năm 2012
Xác nhận của thư ký

Xác nhận của nhóm trưởng

Nghiêm Sơn Tùng

Cấn Thanh Tùng

2


Mục Lục

Trang

1. Khái niệm và nội dung cơ bản của chứng từ kế toán................................
1.1. Lịch sử hình thành chứng từ kế toán......................................................
1.2. Khái niệm chứng từ kế toán....................................................................
1.3. Phân loại chứng từ kế toán......................................................................
1.4. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán.............................................
1.5. Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ ..........................
2. Trình tự xử lý luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán.......................
3. Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH
Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn................................................................
3.1. Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty TNHH
Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn................................................................
3.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn.......................

3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng của công ty..........................
3.4. Trình tự luân chuyển, phương pháp và trách nhiệm ghi đối với
một số loại chứng từ bán hàng:....................................................................
3.5. Quá trình quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán của
công ty...........................................................................................................
3.6. Bảng chứng từ điện tử mà công ty sử dụng..........................................

3


1. Khái niệm và nội dung cơ bản của chứng từ kế toán.
1.1. Lịch sử hình thành chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán.
Tuy nhiên vào thời kỳ La Mã cổ đại đến cuối thế kỷ 19, trong luật thương mại
của các nước vẫn chưa thấy xuất hiện khái niệm chứng từ kế toán. Ngay cả ở
Ý, nơi phát sinh ra kế toán kép, nhưng trong ác phẩm của Luca Paciolo cũng
không đề cập đến khái niệm này, mà dường như khái niệm chứng từ kế toán
được pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Theo Nguyễn Việt & Võ Văn
Nhị (2006), I.F. Ser, Thuỵ Sĩ, S.M. Baras, Nga, Pali chính là những nhà nghiên
cứu đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ và sổ sách kế toán.
Điều này được đề cập trong tác phẩm của ông mang tựa đề “Kế toán và cân
đối” theo đó chứng từ là cơ sở của kế toán, về thực chất việc ghi sổ sách bao
gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống. Chứng từ chính là tài
liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán. Chính sự
phức tạp của các mối quan hệ kinh tế, sự mở rộng của doanh nghiệp, sự phát
triển của các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán, ghi chép đã phân chia
thành chứng từvà sổ sách kế toán.
Trên thực tế, mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán khác nhau cần có
cơ sở bảo đảm tính pháp lý, những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp
pháp, hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước qui định cụ thể hoặc có tính

chất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dẫn. Các hình thức này chính là các loại
chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình.
1.2. Khái niệm chứng từ kế toán.
Theo tiếng Latinh, chứng từ là Documentum, có nghĩa là bằng cớ, chứng
minh. Điều này cho chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng bản thân tên gọi của chứng
từ đã nói lên bản chất của nó.Về khái niệm chứng từ kế toán, nhiều tác giả khác
nhau đã tiếp cận trên những góc độ và phương diện khác nhau.
- Trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh
các quan hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là bản văn tự chứng minh về sự tồn tại
của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Chứng từ
kế toán chính là những bằng chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế- tài chính
đã xảy ra và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc
chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũng
như kiểm tra kế toán.
- Trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông
tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và
4


không gian. Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà
trong đó con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và
mã hoá thông tin cố định theo một hình thức hợp lý.
Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ - một phương tiện chứng minh
và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ
nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ
sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán.
Căn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán "Chứng từ kế toán là những giấy tờ và
vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn
thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán".
Căn cứ vào Quyết định 167/2000/QĐ- BTC do Bộ Trưởng Bộ Tài chính ban

hành ngày 25 tháng 10 năm 2000 về Chế độ báo cáo tài chính: “Chứng từ kế
toán là chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và
thực sự hoàn thành, làm cơ sở ghi sổ kế toán. Mọi số liệu, thông tin ghi trong sổ
kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng những chứng từ kế toán hợp pháp,
hợp lệ.”
Như vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn
theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của
đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như
các đối tượng kế toán khác. Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ,
thẻ thanh toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm
cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn
vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tinh chất thường xuyên và là một yêu
cầu cần thiết khách quan. Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng
để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy
tờ hoặc vật mang tin theo qui định theo thời gian, địa điểm phát sinh cụ thể của
từng nghiệp vụ. Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên trong toàn bộ qui trình
kế toán của mọi đơn vị kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất
lượng của công tác kế toán. Vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu
chính xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt nội dung bắt buộc.

5


- Khái niệm chứng từ điện tử
Theo điều 17 và 18 Luật kế toán Việt nam Chứng từ điện tử được coi là chứng
từ kế toán khi nó đáp ứng đầy đủ 7 nội dung theo quy định tại điều 17 và được
thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong
quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ

thanh toán.
- Dịch chứng từ bằng tiếng nước ngoài
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở
Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều
lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội
dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống
nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung
chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân
nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng
từ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch
ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng
tiếng nước ngoài.
1.3. Phân loại chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh cho các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Trong quá trình hoạt động
với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán cũng bao gồm
nhiều loại khác nhau. Do đó để nhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho
việc ghi chép trên sổ kế toán và kiểm tra khi cần thiết phải phân loại chứng từ kế
toán.
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác
nhau: Theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo
nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, các
quy định về quản lý chứng từ vv… Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế
toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau.
+ Phân loại theo tính chất và hình thức của chứng từ.
Chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy)
và chứng từ điện tử.
Chứng từ điện tử là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện
tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính
hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử
phải có các điều kiện:
6


- Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ kế toán và
thanh toán điện tử.
- Xác lập phương thức giao nhân chứng từ kế toán và kỹ thuật của vật mang tin.
- Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ kế toán của mình lập khớp đúng
quy định.
+ Phân loại theo địa điểm lập chứng từ.
- Chứng từ bên trong: là các chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị
lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho vv…
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên
quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển
đến như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán…
Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở để xác định trách nhiệm vật
chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
+ Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ.
- Chứng từ gốc ( chứng từ ban đầu ) : là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ
kinh tế.

-Chứng từ tổng hợp : là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng
hợp có tác dụng thuận lợi trong việc ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công
việc ghi sổ. Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo
chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong sổ ghi kế toán và thông tin kinh tế.
7

Đơn vị:………….
Địa chỉ:…………

Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ CHI TIỀN
Ngày…tháng…năm
Họ tên người chi tiền:…………………………………………………………......
Địa chỉ:……………………………………………………………………………..
Chi cho công việc:………………………………………………………………….
STT
Chứng từ
Nội dung chi tiền
Số tiền
SH
Ngày, tháng
A
B
C
D
1
1
2
3
…
Cộng
Số tiền bằng chữ:

…………………………………………………………………………..
Kèm theo……..chứng từ gốc.
Người lập bảng kê
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

Người duyệt

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

+ Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của Nhà nước.
-Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện
quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính
chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách
biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần
kinh tế.
-Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong
nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để, các thành phần
kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể
them, bớt một số chỉ tiêu đặc thì hoặc thay đổi mẫu biểu cho phù hợp với việc
ghi chép và yêu cầu nọi dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần
thiết của chứng từ.
+ Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ.
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân thành các loại khác nhau
như chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền, chứng từ kế toán về hàng tồn kho,
chứng từ kế toán về TSCĐ….

8


1.4. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán.
1.4.1. Nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát
sinh và thực sự hoàn thành, là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tin về các hoạt động
kinh tế tài chính, nó mang tính chất pháp lý. Do đó nội dung bản chứng từ kế
toán phải có những yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế và nội dung, quy mô,
thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ
phận đối với hoạt động kinh tế xảy ra. Các yếu tố cấu thành nội dung của bản
chứng từ bao gồm:
*Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có
như:
-Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi nhất
định như phiếu thu, phiếu nhập kho… nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại
chứng từ, tổng hợp số liệu một các thuật lợi. Tên gọi chứng từ được xác định
trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
-Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ
phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ . Yếu tố này được đảm bảo
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho
việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết.
-Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Yếu tố này
giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ
sở để xác định trách nhiệm đối vời nghiệp vụ kinh tế.
-Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế : Mọi chứng từ kế toán đều phải
ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp
pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không
được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và
chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

-Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số,
tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thi chi tiền ghi bằng số và chữ.
-Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của
nghiệp vụ, Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế
giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và
người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu của đơn vị.
*Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản
chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng nhu cầu quản lý và ghi sổ kế toán
mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức
bán hàng vv…
9


Ngoài các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nêu trên, chứng từ kế toán có
thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

 Các mẫu chứng từ thông dụng:
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:

 Chứng từ kế toán ban hành theo quy định của Luật Kế toán và
Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ.
Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ thì hệ thống bản
chứng từ bao gồm năm loại sau đây:
Chứng từ về lao động tiền lương:
Chẳng hạn như:
 Bảng chấm công
 Bảng chấm công làm thêm giờ
 Bảng thanh toán tiền lương
 Bảng thanh toán tiền thưởng
 Giấy đi đường

 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
 Hợp đồng giao khoán
 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Chứng từ về hàng tồn kho:
Chẳng hạn như:
 Phiếu nhập kho
 Phiếu xuất kho
 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
 Bảng kê mua hàng
 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Chứng từ về bán hàng:
Chẳng hạn như:
 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
 Thẻ quầy hàng
 Bảng kê mua lại cổ phiếu
 Bảng kê bán cổ phiếu.
10


Chứng từ về tiền mặt:
Chẳng hạn như:
 Phiếu thu
 Phiếu chi
 Giấy đề nghị tạm ứng

 Giấy thanh toán tiền tạm ứng
 Giấy đề nghị thanh toán
 Biên lai thu tiền
 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ)
 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)
 Bảng kê chi tiền.
Chứng từ về tài sản cố định:
Chẳng hạn như:
 Biên bản giao nhận TSCĐ
 Biên bản thanh lý TSCĐ
 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
 Biên bản đánh giá lại TSCĐ
 Biên bản kiểm kê TSCĐ
 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác.
Chẳng hạn như:
 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
 Hóa đơn GTGT
 Hóa đơn bán hàng thông thường
 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
 Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính
 Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn…
1.4.2. Yêu cầu của chứng từ kế toán.
Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi
thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán
phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu sau:
- Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của

nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được
viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch
chéo.
11


- Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ
phải rõ rang không tẩy xóa sữa chữa trên chứng từ .
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước
ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và
bản dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
1.5. Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ
1.5.1. Ý nghĩa của chứng từ.
Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát
nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi
chép trên sổ kế toán.
1.5.2. Tác dụng của chứng từ.
Tác dụng của chứng từ được thể hiện dưới như sau:
Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi
điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của
đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng
như toàn bộ công tác kế toán.
Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã
phátsinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của
nghiệp vụ.
Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ
phát sinh.
Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách
nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.

1.5.3. Tính chất pháp lý của chứng từ
Tính chất pháp lý của chứng từ thể hiện:
Thứ nhất, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể
hiện trên các tài liệu kế toán.
Thứ hai, chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh
lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm,
các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị.
Thứ ba, chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh
chấp, khiếu nại, khiếu tố.
Thứ tư, chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa
vụ thuế đối với Nhà nước của đơn vị.
Thứ năm, chứng từ kế toán là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát
sinh của các cá nhân, đơn vị.
12


2. Trình tự xử lý luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra sự biến
động của tài sản ở thời gian và địa điểm khác nhau, nó là vật mang thông tin, do
đó để phục vụ công tác kế toán và cung cấp thông tin phục vụ quản lý các chứng
từ sau khi lập đều phải tập trung về bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra
những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của
chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ
được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng
loại chứng từ, nó sẽ được huỷ.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
1- Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phận kế
toán đều phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp
pháp của chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ gồm:
-Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu các yếu tố ghi

chép trên chứng từ.
-Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ .
-Kiểm tra việc tính toán trên chứng từ.
2- Hoàn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao
gồm việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên
các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
3- Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ kế toán
sau khi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao
cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản
ánh trên chứng từ. Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tập hợp lảm cơ sở
ghi sổ kế toán. Qúa trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi
và thời gian theo quy định.
4- Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý
của mọi số liệu, thông tin kế toán, là tài liệu lịch sử về hoạt động của doanh
nghiệp. Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được
tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước. Đối với chứng từ
điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời
gian, được bao quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử
và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài. Đồng thời
chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy
định về lưu trữ tài liệu kế toán.

 Lưu ý:
Trong quá trình lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho
một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy
đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số
tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

13


Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo
cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các
liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và
tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định cho chứng từ kế toán.
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử
theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký
bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký
trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng
từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký
theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp
với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách
kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được
thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế
toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán
trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc
người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu
đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký
tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng
ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền”

của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền
lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các
nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc
(và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu
giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm
tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký
chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách
nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh
nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt
chẽ, an toàn tài sản.
Trong bước kiểm tra chứng từ, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài
chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế
14


toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh
tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán;
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ
chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp

thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện
có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ.
Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và
chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả
lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng
từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được
sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn
trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán
bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận;
nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc
xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể
từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ
chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành
của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi
sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa
quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu

hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ
15


quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và
ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số
lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản,
ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng
dấu.
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ
kế toán cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế
toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh
nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư
hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ
Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành
chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được
phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý
ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có
thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ
yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.

16


3. Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty

TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn.
3.1. Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương
Mại Điện Tử Hoàng Sơn.
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty TNHH Thương mại điện tử Hoàng Sơn có tên giao dịch là Hoang
Son Electron Trading Company Limited, địa chỉ số 696 Trương Định - Giáp Bát
- Hoàng Mai - Hà Nội, được thành lập vào năm 1994 theo Luật doanh nghiệp
Việt Nam. Công ty ra đời là thành quả vô cùng to lớn của các thành viên. Công
ty TNHH Thương mại Điện Tử Hoàng Sơn là loại công ty TNHH nhiều thành
viên, do năm thành viên góp vốn, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính,
có tư cách pháp nhân, có tài khoản độc lập và có con dấu riêng.
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là: buôn bán máy tính, điện tử,
điện lạnh, đồ gia dụng: dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa lắp đặt hàng điện
tử, máy tính, điện lạnh, đồ gia dụng…
Ngay từ khi mới thành lập, công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng
Sơn đã từng bước khắc phục những khó khăn thiếu thốn ban đầu đưa việc kinh
doanh và ổn định, đồng thời không ngừng vươn lên và tự hoàn thiện về mọi mặt,
sản phẩm do công ty kinh doanh luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về
số lượng, chất lượng và thời gian với giá cả hợp lý.
Khi mới thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn cụ thể là: Số công nhân
viên có 100 người, công nhân nữ chiếm 50% với mặt bằng rộng 1000m 2 trong đó
800m2 là phòng trưng bày hàng, kho tàng và 200m 2 là nhà làm việc của khu vực
gián tiếp và phục vụ việc kinh doanh.
Tổng vốn kinh doanh ban đầu của công ty được các thành viên góp vốn là
1.600 triệu đồng.
Cụ thể:

Vốn cố định 130 triệu đồng
Vốn lưu động 1.470 triệu đồng

Bên cạnh đó, nhân sự của công ty chưa được hoàn chỉnh, trình độ am hiểu
kinh doanh còn ít nên còn khó khăn trong việc tiếp cận với các chiến lược kinh
doanh và thị trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt, đó cũng là khó khăn chung của
các doanh nghiệp tư nhân trong nước, nhưng với sự nỗ lực vươn lên của mình,
công ty đã từng bước khắc phục khó khăn ban đầu. Công ty vừa thực hiện công
17


tác huấn luyện kiến thức Maketing, tìm kiếm việc làm, vừa đào tạo đội ngũ nhân
viên chuyên nghiệp.
3.1.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
 Tổ chức nhân sự và bộ máy quản lý.
Về đặc điểm bộ máy quản lý, công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng
Sơn có quy mô quản lý gọn nhẹ, bộ máy gián tiếp được sắp xếp phù hợp với
khả năng và có thể kiêm nhiệm nhiều việc.
Công ty thực hiện tổ chức quản lý theo chế độ 1 thủ trưởng
+ Đứng đầu là giám đốc công ty, người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu
trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh; giúp việc cho giám đốc trong việc
quản lý có 1 phí giám đốc (Phó giám đốc phụ trách kinh doanh)
+ Ban quản lý kinh doanh của công ty bao gồm 4 phòng chính với chức
năng và nhiệm vụ khác nhau.
- Phòng tổ chức hành chính
- Phòng kinh doanh
- Phòng kế toán tổng hợp
- Phòng bảo vệ
+ Các bộ phận kinh doanh được chia thành hai bộ phận:
- Bé phận bán buôn
- Bé phận bán lẻ
 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Thương
mại Điện tử Hoàng Sơn.

+ Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý của công ty, chịu trách
nhiệm trước mọi hoạt động kinh doanh trong công ty. Giám đốc ngoài uỷ quyền
cho phó giám đốc còn trực tiếp chỉ huy bộ máy của công ty thông qua các
trưởng phòng ban.
+ Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách phòng
kinh doanh và có trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý nguồn hàng vào và ra của
công ty.
+ Phòng tổ chức hành chính: tham mưu giúp việc cho giám đốc về tình
hình tiền lương, sắp xếp công việc, chế độ khen thưởng… Tổ chức đào tạo bồi
dưỡng nghiệp vụ cho người lao động một cách hợp lí. Đảm bảo cho mọi người
trong công ty chấp hành nghiêm chỉnhq uy chế và hợp đồng lao động.
18


+ Phòng bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của công ty, thực hiện
công tác phòng cháy, chữa cháy.
3.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty TNHH Thương mại Điện Tử Hoàng Sơn có qui mô nhỏ, địa bàn
hoạt động tổ chức kinh tế tập trung tại một địa điểm. Công ty thực hiện tổ chức
kế toán tập trung và áp dụng hình thức kế toán nhật ký toán hàng tồn kho của
công ty được tiến hành theo phương pháp nhập trước xuất trước, ở các gian hàng
không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ
hướng dẫn kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi
chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ, chuyển chứng từ báo cáo về phòng kế toán
tổng hợp để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Tại các kho hàng tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập
kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng báo cáo lên phòng kế toán.
Bên cạnh đó, công ty còn áp dụng khoa học kỹ thuật và công tác hạch
toán kế toán nh ghi chép, lưu và tra các số liệu bằng máy tính.
+ Tại phòng kế toán có 6 nhân viên với 6 chức năng và nhiệm vụ cụ thể:

+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế
toán, giao dịch hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các nhân viên trong
phòng, là kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm trước giám đốc, cơ quan thuế về
những thông tin kế toán cung cấp.
+ Kế toán bán hàng: Có 2 nhân viên kế toán theo dõi chi tiết xuất nhập và
tồn kho hàng hoá, cuối tháng cần có chứng từ gốc để lập báo cáo tổng hợp nhập
xuất, tồn kho hàng hoá.
+ Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi vốn bằng tiền nh tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng, tiền vay, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao tài
sản cố định.
+ Thủ quĩ: Theo dõi tình hình thu chi và quản lý tiền mặt căn cứ vào các
chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành xuất, nhập quỹ và ghi chép sổ quỹ. Thủ
quỹ hàng ngày còn phải lập báo cáo thu chi tồn qũi.
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty khá chặt chẽ, mỗi nhân viên có chức
năng nhiệm vụ riêng và có quan hệ chặt chẽ để hoàn thành công việc chung của
phòng.
Bộ máy kế toán của công ty có thể được biểu hiện bằng sơ đồ sau:

19


3.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn.
Kế toán doanh thu bán hàng là bộ phận kế toán quan trọng trong hệ thống
kế toán của Công ty. Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phân
tích về tình hình thực tế và thấy được khả năng kinh doanh của doanh nghiệp
trên thương trường cạnh tranh máy tính gay go ác liệt. Nhiệm vụ của kế toán bán
hàng là theo dõi doanh thu bán hàng của Công ty, theo dõi doanh thu của từng
trung tâm, từng bộ phận bán hàng, từng nhân viên bán hàng, và từng nhóm
khách hàng, từng nhóm mặt hàng. Kế toán doanh thu bán hàng cung cấp được

thông tin một cách chính xác cho các bộ phận để có biện pháp sử lý và thay đổi
chiến lược kinh doanh, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán khác để
xác định được kết quả kinh doanh chi tiết một cách chính xác nhất.
Do đó mục đích của công ty trong việc phân tích tài chính nói chung hay
kết quả kinh doanh nói riêng thông qua kếtquả của công tác kế toán bán hàng và
xác định kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng. Mặt khác mục đích sử dụng
thông tin về kết quả kinh doanh của các bộ phận này là xem xét đánh giá hoạt
động theo từng tháng để đưa ra quyết định cho hoạt động bán hàng của tháng
sau do đó để đáp ứngnhu cầu của nhà quản trị ,thông tin chi tiết về kết quả bán
hàng phải được kế toán cung cấp hàng tháng hay nói cách khác công tác phân
tích phải được thực hiện hàng tháng
Thực tế hàng tháng Công ty có cung cấp toàn bộ thông tin về sản phẩm
máy vi tính, máy văn phòng đang bán trên thị trường so với lương hàng máy
tính bán ra của công ty. Như vậy kế toán có thể cung cấp thông tin cho các bộ
phận khác biết được nhu cầu của khách hàng và điểm mạnh của Công ty để có
hương hướng phát triển hợp lý. Bên cạnh đó việc xác định chính xác chi phí bán
hàng phát sinh trong tháng là yếu tố rất quan trọng, nó cung cấp cho phòng kinh
doanh những thông tin cần thiết trong việc quản lý hàng hoá, tiết kiệm chi phí
bán hàng bằng các cách khác nhau.

3.2.1. Chứng từ sử dụng :
Tại Công ty TNHH Thương mại điện tử Hoàng Sơn mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập ,
xuất đều được lập chứng từ đầy đủ. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở
pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá.
20


Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ : phiếu
nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty

thương mại cho nên hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt
mỗi loại chứng từ đều phải có 3 liên trong đó 1 liên là do kế toán giữ, 1 liên
được lưu giữ tại quyển gốc, còn lại 1 liên do thủ kho giữ (đối với phiếu
nhập, phiếu xuất ) hoặc do khách hàng giữ ( đối với phiếu thu phiếu chi, hoá
đơn GTGT)
3.2.2. Hệ thống tài khoản áp dụng :
Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán
doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC -QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995
của Bộ Tài Chính
Khi quá trình bán hàng diễn ra ,đối với công tác kế toán sẽ phát sinh các
nghiệp vụ cần phải được phản ánh như : Doanh thu bán hàng thanh toán tiền
hàng ,hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán ...Thông qua các tài khoản kế
toán các nghiệp vụ đó được phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan .
•

Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.

•

Tài khoản 531 :Hàng bán bị trả lại

•

Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng.
Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh
toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng
•
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán.

•

Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và
các hoạt động khác trong một kỳ kế toán.:
Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản có
liên quan đến quá trình bán hàng : TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333,
TK 641, TK 642 ...
•

21


3.2.3. Sổ sách áp dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng
từ. Chính vì vậy khi hạch toán mua bán hàng hoá cty sử dụng các loại sổ kế toán
sau:
- Sổ kế toán tổng hợp: các bảng kê , nhật ký chứng từ , sổ cái tài khoản.
- Các sổ Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng hoá ,bảng kê hoá đơn dịch vụ ,
hàng hoá bán ra., mua vào.
3.2.4. Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức
nhật ký - chứng từ.

22


3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng của công ty.
Luân chuyển chứng từ bán hàng nghĩa là sau khi chứng từ bán hàng được
kế toán viên lập xong thì chứng từ đó được giao chuyển tới lần lượt các bộ phận

trong đơn vị có liên quan để những bộ phận này nắm được tình hình, lấy số liệu
và thông tin được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng để ghi vào sổ kế toán và
tổ chức việc bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Thông thường, chứng từ bán hàng được lập ra thành 3 bản. Một bản gốc sẽ được
nhân viên kế toán giữ lại tại cuống hóa đơn. Một bản sẽ được kế toán trưởng
hoặc Giám đốc hay những người được ủy quyền kiểm tra, ký duyệt và lưu giữ
để làm căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán và bản còn lại sẽ đưa cho khách hàng giữ.
 Bước 1: Lập chứng từ
Lập chứng từ là phản ánh nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh và thực sự hoàn
thành trên giấy tờ theo mẫu của Bộ Tài Chính quy định, theo thời gian và địa
điểm phát sinh cụ thể. Từ đó, làm cơ sở ghi vào sổ kế toán. Trong quá trình
hoạt động kinh doanh của các đơn vị doanh nghiệp, các nghiệp vụ bán hàng
phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên; do vậy, việc lập chứng từ
bán hàng cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết
khách quan.
Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong toàn bộ
quy trình kế toán của mọi đơn vị kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên
đến chất lượng của công tác kế toán. Vì vậy, khi lập chứng từ bán hàng cần
phải bảo đảm yêu cầu: chính xác, kịp thời, hợp lệ và hợp pháp, bảo đảm về
mặt nội dung bắt buộc. Để đảm bảo được các yêu cầu đó thì khi lập chứng từ
bán hàng cần phải tuân thủ theo các quy định sau:
 Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh của doanh nghiệp đều phải lập
chứng từ bán hàng. Chứng từ bán hàng chỉ được lập một lần cho một
nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
 Nội dung chứng từ bán hàng phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung
thực với nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phải kịp thời, chính xác
theo nội dung quy định trên mẫu.
 Chữ viết và số trên chứng từ bán hàng phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa
chữa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền
viết bằng số. Khi viết phải dùng bút mực xanh hoặc mực đen (không

phai), không được dùng bút mực đỏ hay bút chì. Số và chữ viết phải liên
tục, liền mạch, không ngắt quãng, không được bỏ trống dòng, chỗ trống
phải gạch chéo, không được viết xen kẽ, không được viết chồng đè. Nếu
viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch, ghi chữ hoặc số đúng lên
phía trên và người sửa chữa ký tên ở bên cạnh. Nếu viết sót thì viết bổ
sung lên phía trên chỗ sót và ký tên người viết bổ sung bên cạnh.
 Chứng từ bán hàng phải được lập đủ số liên quy định (thông thường là 3
liên) và phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng
máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than ở giữa 2 liên. Trường
hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các
liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội
23














dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Liên gửi cho khách hàng
phải được đóng dấu của đơn vị kế toán bán hàng đó.
Các hóa đơn, chứng từ bán hàng được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo
nội dung quy định cho chứng từ, hóa đơn bán hàng.

Mọi chứng từ bán hàng phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ bán
hàng đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực (xanh hoặc đen), không được
ký bằng mực đỏ hay bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên
chứng từ của một người phải thống nhất và giữa các liên phải giống nhau.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người
phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, chữ ký kế toán trưởng
được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị bán hàng
đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm
và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc
hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy
quyền) và dấu đóng trên hóa đơn, chứng từ bán hàng phải phù hợp với
mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký theo quy định. Chữ ký của kế toán viên
trên chứng từ bán hàng phải giống với chữ ký đã đăng ký với kế toán
trưởng. (Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ,
các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng
Giám đốc (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh
số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy
quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu
trong sổ đăng ký).
Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy
quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được ủy quyền không
được ủy quyền lại cho người khác.
Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký hóa đơn, chứng từ bán
hàng, không được ký chứng từ khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung
chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ bán hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc)
doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, bảo đảm
kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

Riêng chứng từ bán hàng được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân
theo quy định của Luật Kế toán và phải được in ra giấy và lưu trữ theo
quy định. Chứng từ điện tử có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Người lập (Kế toán viên), người ký duyệt (Kế toán trưởng và Giám đốc)
và những người khác có liên quan đến chứng từ bán hàng (người nộp tiền,
người mua hàng hoặc thủ quỹ) ký tên trên chứng từ bán hàng phải chịu
trách nhiệm về nội dung của chứng từ đó.

24


 Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Tất cả các chứng từ bán hàng do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển
đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Để đảm bảo tính
thận trọng trong công tác kế toán, sau khi chứng từ bán hàng được lập, bộ
phận kế toán sẽ kiểm tra những hóa đơn, chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra
và xác minh tính pháp lý (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý) của chứng từ thì mới
dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ bán hàng bao gồm:
 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ bán hàng
 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng phát
sinh thông qua các yếu tố cơ bản đã được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán
hàng
 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ bán hàng.
Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ bán hàng nếu phát hiện có hành vi vi phạm
chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước,
phải báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp
luật hiện hành.
 Bước 3: Sử dụng chứng từ

Sử dụng chứng từ tức là tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Sau
khi bộ phận kế toán kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng
từ bán hàng đã lập, nếu xác minh những yếu tố đó là đúng và hoàn toàn hợp
lý thì chứng từ bán hàng đó sẽ được đưa vào luân chuyển và sử dụng để ghi
sổ kế toán. Toàn bộ các số liệu và thông tin trên chứng từ bán hàng là cơ sở
và căn cứ để ghi vào sổ kế toán.
Trong bước sử dụng chứng từ bán hàng để ghi sổ kế toán, cần lưu ý một vài
điểm sau:
 Đối với những hóa đơn, chứng từ bán hàng lập không đúng thủ tục, nội
dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi
sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn
cứ ghi sổ kế toán.
 Để chuẩn bị cho việc phản ánh chứng từ bán hàng vào sổ kế toán được dễ
dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn thì sau khi kiểm tra, kế toán cần phải
tiến hành một số công việc như ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ,
tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán để
hoàn thiện chứng từ.
 Chỉ khi nào hóa đơn, chứng từ bán hàng được kiểm tra và hoàn chỉnh mới
được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
 Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Hóa đơn hay chứng từ bán hàng là những cơ sở, bằng chứng và là căn cứ
pháp lý để ghi sổ kế toán; đồng thời, nó cũng là tài liệu lịch sử về tình hình
25