Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ NC Việt Nam

1

MỤC LỤC


2

Chương 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị
trường có sự quản lý của nhà nước, các doanh nghiệp ngày càng nâng cao
được vai trò tự chủ của mình. Những vấn đề cạnh tranh trong nền kinh tế thị
trường ngày càng phức tạp, không chỉ đơn thuần là cạnh tranh về chất lượng ,
mẫu mã sản phẩm mà còn là sự cạnh tranh quyết liệt về giá cả nhằm tạo ra
được những sản phẩm dịch vụ mới, cung cấp cho thị trường với mức chi phí
hợp lý để đạt được lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.Để tồn tại và phát triển
được thì mỗi doanh nghiệp phải đặt ra cho mình một chiến lược kinh doanh
hiệu quả .Để đạt được mục tiêu đó thì công việc quan trọng nhất là hạ giá
thành sản phẩm ,tiết kiệm chi phí ,nâng cao uy tín ,tăng tính cạnh tranh cho
doanh nghiệp.
Chu trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa rất to lớn là một bộ phận liên
quan đến rất nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính ,là giai đoạn cuối cùng đánh
giá toàn bộ kết quả của một chu trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp .Hoạt động bán hàng – thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và
dễ xảy ra gian lận , sai sót .Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu
và việc thực hiện tốt quy trình kiểm soát này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng
như sức lực ,nâng cao hiệu quả kiểm toán ,đưa ra kiến nghị hợp lý và cung
cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh ,tiêu thụ của đơn vị cho Tổng
giám đốc để từ đó giúp cho Ban lãnh đạo thấy được sai sót ,yếu kém cần khắc
phục về kế toán và cũng như quản lý phần hành này ,góp phần nâng cao hiệu

quả kinh doanh để tăng sức cạnh tranh, tăng cường hiệu lực của công tác quản
lý và từng bước vươn lên nắm giữ thị phần, chiếm vị trí chủ đạo trên thị
trường. Một trong những giải pháp mà đơn vị cần quan tâm hiện nay là phải


3

tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền để đảm
bảo doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán
hàng .Còn đối với Nhà nước , thực hiện việc kiểm soát góp phần giúp các cơ
quan Nước xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực
hiện nghĩa vụ với Nhà nước ,có chính sách hợp lý hơn để phát triển hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với chu trình
bán hàng – thu tiền và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa tầm
quan trọng của chu trình này nên trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần
thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam em đã chọn đề tài :
“ Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công
ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam “ cho luận văn
tốt nghiệp của mình .
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung

Đối với BCTC, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực và đáng
tin cậy,bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù
hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành pháp luật và các quy định.
Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát
nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực , bảo mật thông

tin ,nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh
của đơn vị.
1.2.2

Mục tiêu cụ thể
Bất kì một nghiệp vụ kinh tế nào ở đơn vị được kiểm toán cũng có thể
có một vài loại sai sót có thể xảy ra trong quá trình ghi sổ , tổng hợp và lập


4

BCTC .Những mục tiêu cụ thể mà hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải thỏa
mãn để ngăn ngừa sai sót có thể xảy ra đó là :
Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải thực sự phát sinh : Cơ cấu KSNB
phải được thiết kế sao cho không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không
tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ kế toán và các nhật ký .Để kiểm
soát và bảo vệ được tài sản thì mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn được xảy ra phải
được phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm .Nếu một nghiệp vụ kinh
tế không được phê chuẩn xảy ra ,nó có thể dẫn đến một sự lừa đảo và ảnh
hưởng làm tổn thất tài sản .
Các nghiệp vụ kinh tế ,các tài sản hiện có phải được đánh giá và tính
toán đúng đắn ( sự đánh giá và tính toán ) : Hệ thống KSNB phải có các quá
trình kiểm soát để đảm bảo là không để xảy ra sai sót trong khi đánh giá ,tính
toán và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá
trình ghi sổ .
Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh ,các tài sản hiện có phải được ghi
sổ đầy đủ ( tính đầy đủ ) :Cơ cấu KSNB phải được thiết kế nhằm không để
bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh ,hay một tài sản hiện có nào nằm
ngoài sổ kế toán .Chúng phải được ghi nhận đầy đủ vào các sổ kế toán và
được tổng hợp trên các BCTC .

Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn ( Sự phân loại ) :
Các quá trình kiểm soát phải bao gồm một hệ thống các tài khoản thích hợp
,được quy định rõ ràng về nội dung và quan hệ đối ứng để phân loại các
nghiệp vụ kinh tế một cách đúng đắn.
Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh kịp thời ,đúng kỳ ( tính đúng
kỳ và kịp thời ) :Hệ thống KSNB phải đước thiết kế để đảm bảo rằng các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi kịp thời ,đúng kỳ vào các sổ kế toán
( nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc kỳ nào phải ghi sổ kế toán kỳ đó ) . Nếu


5

các nghiệp vụ kinh tế được ghi trước hoặc sau khi chúng xảy ra sẽ làm tăng
khả năng sai sót trong việc bỏ quên hoặc ghi trùng ,nếu khác kì chúng sẽ làm
sai lệch thông tin trên các BCTC .
Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào các sổ chi tiết và
phải được tổng hợp chính xác ( quá trình chuyển sổ và tổng hợp ):Trong
nhiều trường hợp ,các nghiệp vụ kinh tế nhỏ lẻ phải được phải được ghi sổ chi
tiết để theo dõi riêng ,sau đó được tổng hợp và dùng để đối chiếu với ghi chép
tổng hợp trên sở cái .Nhiều trường hợp khác các nghiệp vụ nhỏ lẻ được tổng
hợp chung trước khi vào sổ nhật ký ,sau đó từ nhật ký chuyển qua các sổ cái
tổng hợp và được tổng hợp trình bày trên các BCTC .Đơn vị có thể dùng
phương pháp thích hợp khác nhau để vào sổ nghiệp vụ kinh tế nhưng cần phải
có các thủ tục kiểm soát để đảm bảo rằng việc tổng hợp ,ghi sổ và chuyển sổ
các nghiệp vụ kinh tế đó là đúng nguyên tắc ,phương pháp kế toán và chính
xác về số liệu .
1.3 ĐỐI TƯỢNG ,PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu

tiền tại Công ty Cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam .Bao
gồm các vấn đề như: khái niệm về kiểm soát nội bộ , đặc điểm của kiểm soát
nội bộ , chứng từ và tài khoản sử dụng cho chu trình bán hàng – thu tiền , quy
trình ghi sổ , phương pháp kế toán áp dụng cho chu trình bán hàng – thu tiền
tại công ty .
1.3.2

Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi không gian: bài luận tập trung nghiên cứu vấn đề kiểm soát nội bộ

đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần thương mại đầu tư
và dịch vụ N&C Việt Nam .
+ Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 26/12/2016 đến ngày 5/3/2017


6
+ Số liệu nghiên cứu : Số liệu nghiên cứu được thu thập từ năm 2014 đến năm

2016 .
1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.4.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Tìm hiểu các tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu, chọn lọc và sử
dụng những thông tin hữu dụng cho đề tài của mình. Trên cơ sở đó ,có thể
đánh giá phát hiện ra những cái mà đề tài trước đã làm cần được học hỏi và
những hạn chế còn tồn tại để khắc phục phát huy trong bài của mình
1.4.2

Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp và tìm hiểu thực tế
Quan sát là phương pháp thu thập bằng chứng đơn giản bằng việc quan

sát bằng mắt thường các hoạt động diễn ra tại công ty, phòng ban trong công
ty đặc biệt là phòng kế toán đồng thời phỏng vấn các nhân viên trong phòng
kế toán, nhân viên trong công ty .Sau đó tổng hợp những thông tin hữu dụng
có thể sử dụng cho bài khóa luận nghiên cứu đề tài. Thông qua quan sát ,có
thể thẩm định liệu các chính sánh và thủ tục được thiết kế có logic ,có hoạt
động và được tuân thủ trong thực tế hay không .Đồng thời tìm hiểu các quy
định, điều lệ áp dụng tại công ty để lấy thông tin thực tế cho phần thực trạng
của bài khóa luận.
Ví dụ : Các nhà quản lý thực hiện quan sát và phỏng vấn việc đi làm
của các nhân viên tại các bộ phận trong công ty có đi làm đúng giờ hay không
,có tuân thủ quy định của công ty hay không .
Ưu điểm : Các nhà quản lý có thể nắm bắt toàn bộ sự việc diễn ra tại
thời điểm hiện tại .
Nhược điểm : kỹ thật này rất tốn thời gian ,có thể phải đợi lâu với hoạt
động muốn quan sát ,kỹ thuật chỉ cung cấp bằng chứng về hoạt động được
quan sát tại thời điểm đó ,không chắc là thời điểm khác có như vậy hay không
nên các nhà quản lý thường thực hiện kỹ thuật quan sát kèm theo các kỹ thuật
khác .


7

1.4.3 Phương pháp thu thập tài liệu
Tài liệu để giúp cho người nghiên cứu chọn lọc, đánh giá và sử dụng tài
liệu đúng với lĩnh vực chuyên môn hay đối tượng muốn nghiên cứu. Có thể
chia ra 2 loại tài liệu: tài sơ cấp (hay tài liệu liệu gốc) và tài liệu thứ cấp.
+ Tài liệu sơ cấp: Tài liệu sơ cấp là tài liệu mà người nghiên cứu tự thu thập,

phỏng vấn trực tiếp, hoặc nguồn tài liệu cơ bản, còn ít hoặc chưa được chú
giải. Một số vấn đề nghiên cứu có rất ít tài liệu, vì vậy cần phải điều tra để tìm

và khám phá ra các nguồn tài liệu chưa được biết. Người nghiên cứu cần phải
tổ chức, thiết lập phương pháp để ghi chép, thu thập số liệu.
+ Tài liệu thứ cấp: Loại tài liệu này có nguồn gốc từ tài liệu sơ cấp đã được
phân tích, giải thích và thảo luận, diễn giải. Các nguồn tài liệu thứ cấp như:
Sách giáo khoa, báo chí, bài báo, tập san chuyên đề, tạp chí, biên bản hội
nghị, báo cáo khoa học, internet, sách tham khảo, luận văn, luận án, thông tin
thống kê, hình ảnh, video, băng cassette, tài liệu-văn thư, bản thảo viết tay, …
1.4.4 Phương pháp phân tích
+ Phương pháp phân tích thống kê mô tả những vấn đề liên quan đến đề tài.
Thống kê so sánh là phương pháp sử dụng những nguồn số liệu thứ cấp để so
sánh đối chiếu sự biến đổi qua thời gian của các sự vật, sự việc,... Qua đó thấy
được xu hướng phát triển của chúng. Trong đề tài có sử dụng phương pháp
này để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh,
biến động số lượng lao động, mức lương trung bình của công ty. Từ đó có cái
nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty.
+ Phương pháp mô tả KSNB : Sử dụng lời văn mô tả các bước, các nguyên tắc ,
các mối quan hệ trong KSNB của một tổ chức hoặc một hoạt động. Từ đó
người đánh giá sẽ đưa ra những nhận xét là có tồn tại hệ thống KSNB không,
Hệ thống KSNB có hiệu lực không, yếu kém chổ nào, sẽ có khả năng xảy ra
rủi ro kiểm soát ở đâu... Phương pháp lưu đồ kiểm soát sử dụng các hình vẽ,
các biểu tượng, các mũi tên...để thể hiện các quan hệ, các bước, các thủ tục


8

trong kiểm soát. Sử dụng sơ đồ trong quy trình bán hàng – thu tiền. Qua lưu
đồ kiểm soát sẽ giúp thực hiện các thử nghiệm kiểm soát dựa trên lưu đồ. Nếu
qua thử nghiệm thấy sai lệch chứng tỏ kiểm soát yếu kém.
1.4.5 Phương pháp bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ
Các câu hỏi kiểm soát mang tính rời rạc và cụ thể theo từng chủ đề,

từng người trả lời. Bảng câu hỏi là văn bản chứa các câu hỏi sẽ được trả lời
bởi người được hỏi mà người phỏng vấn không cần có mặt .Các câu hỏi trong
bảng câu hỏi thuộc ba loại :
+ Câu hỏi mở : người được hỏi viết ra câu trả lời .
+ Câu hỏi đóng : người được hỏi chọn ra trong số các câu trả lời được liệt kê

sẵn .
+ Câu hỏi đóng : người được hỏi định lượng các khái niệm trừu tượng .Ví dụ :
người được hỏi cung cấp mức độ đồng ý với một vấn đề băng cách lựa chọn
một trong số các khả năng : tuyệt đối đồng ý ,đồng ý ,không có ý kiến gì
,không đồng ý , tuyệt đối không đồng ý .Câu hỏi xếp hạng rất thuận tiện cho
1.5
1.6

phân tích định lượng .
TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN
KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Khóa luận bao gồm 4 chương :
Chương 1 : Tổng quan về đề tài nghiên cứu .
Chương 2 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền trong doanh nghiệp .
Chương 3 : Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
tại doanh nghiệp .
Chương 4 : Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
tại công ty Cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam .


9

Chương 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
2.1.1 Khái niệm và chức năng của KSNB
2.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ ,sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung
và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động luôn tồn tại song hành .Nếu
không có kiểm tra ,kiểm sót thì làm thế nào để người lao động không vì quyền
lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức ,
của người sử dụng lao động ,làm sao quản lý được những rủi ro ? Làm thế
nào để có thể phân quyền ,ủy nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chính
xác ,khoa học chứ không phải dựa trên sự in tưởng cảm tính ? Vì vậy ,hoạt
động kiểm tra ,kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý
và thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ .
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này .
Theo COSO ( Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán ,kiểm
toán ,quản trị Hoa Kỳ ) : Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản
lý ,Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối ,nó được thiết lập
để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu .
Còn theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam thì Hệ thống Kiểm soát nội bộ
là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm :
đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra ,kiểm
soát ,ngăn ngừa và phát hiện gian lận ,sai sót ,để lập báo cáo tài chính trung
thực ,hợp lý ,nhằm bảo vệ ,quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị .


10

Vậy có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường

xuyên của các đơn vị ,là sự tích hợp một loạt hoạt động ,biện pháp ,kế
hoạch ,quan điểm ,nội quy ,chính sách và nỗ lực của mọi thành viên đặt ra
một cách hợp lý .Nó được tổ chức dựa trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra
trong từng khâu công việc và tìm ra các biện pháp để ngăn chặn sai phạm
nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra .Hay đơn giản hơn ,Hệ
thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mình muốn và tránh
những điều mình muốn tránh.
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của KSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các
chính sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các
mục tiêu sau :
•

Bảo vệ tài sản của đơn vị :
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình
,chúng có thể bị đánh cắp ,lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị
hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp .Việc bảo
vệ tài sản càng trở nên cần thiết hơn trong quá trình hội nhập và phát triển .

•

Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin :
Thông tin kinh tế ,tài chính do bộ máy kế toán xử lý ,tổng hợp và căn
cứ quan trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý .Do đó
các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian ,tính chính xác
và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội
dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế .

•

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định :
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm
các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức .Cụ thể ,cần phải :


11
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt

động của doanh nghiệp .
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận

trong mọi hoạt động của doanh nghiệp .
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ ,chính xác cũng như việc lập Báo cáo

tài chính trung thực ,khách quan .
•

Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động :
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp ,gây ra sự lãng phí trong hoạt động và
sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp .Định kỳ các nhà
quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực
hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm
nâng cao khả năng quản lý ,điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp .
Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng
có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích
bảo vệ tài sản ,sổ sách hoặc cung cấp thông thông tin đầy đủ và tin cậy
.Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ
hữu hiệu và kết hợp hài hòa với bốn mục tiêu trên .

Tóm lại hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi quy
mô của đơn vị càng mở rộng ,quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành
nhiều cấp ,mối quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp ,quá tình truyền đạt và
thu thập thông tin trở nên khó khăn ,tài sản phân tán ở nhiều địa điểm .Khi đó
hệ thống kiểm soát nội bộ càng phải được xây dựng một cách chặt chẽ và
ngày càng phải hoàn thiện .


12

2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tác động đến việc thiết kế ,hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại
hình kiểm soát nội bộ .Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu
liên quan tới quan điểm ,thái độ ,nhân thức cũng như hành động của các nhà
quản lý trong doanh nghiệp .Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao
gồm:
* Môi trường bên trong
a. Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý .Các quan điểm đó sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến chính sách ,chế độ ,các quy định và cách thức tổ chức
kiểm tra ,kiểm soát trong doanh nghiệp .Bởi vì các nhà quản lý là người phê
chuẩn các quyết định ,chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ được áp dụng tại
doanh nghiệp .
b. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ
đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị .Xây dựng cơ cấu tổ
chức của đơn vị là việc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền

hạn cụ thể đồng thời xác định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa
các bộ phận đó .Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm
soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp .Để thiết lập
một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả ,các nhà quản lý phải tuân thủ
các nguyên tắc sau :
+ Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị ,không

bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận .


13
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng : xử lý nghiệp vụ ,ghi chép

sổ sách và bảo quản tài sản .
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất

trong hoạt động của các bộ phận chức năng .
c. Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên
và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể
trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong đơn vị .Vì thế các nhà quản lý
doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng ,đào
tạo ,sắp xếp ,đề bạt ,khen thưởng , kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng
lực chuyên môn ,phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên
tiếp .
d. Công tác kế hoạch và dự toán
Công tác lập kế hoạch và dự toán ,bao gồm các kế hoạch sản xuất ,tiêu
thụ ,chi tiêu quỹ ,kế hoạch hay dự toán đầu tư ,sửa chữa tài sản cố định…Đặc
biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài
chính ,kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương tai ,có ý nghĩa rất

lớn trong kiểm soát nội bộ ,một khi việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến
hành một cách khoa học ,nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát
hữu hiệu .Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm ,xem xét tiến
độ thực hiện kế hoạch ,theo dõi từng nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập
nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp
thời .
e. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm


14

nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm
soát .Ủy ban này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau :
+ Giám sát sự chấp hành pháp luật của công ty .
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ .
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính .
+ Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ .
+ Hòa giải mâu thuẫn ( nếu có ) giữa Kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc .

Do có cách chức năng quan trong nêu trên ,nên sự độc lập và hữu hiệu
trong hoạt động của ủy ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trường
kiểm soát .
* Môi trường bên ngoài
Ngoài nhân tố bên trong nói trên ,môi trường kiểm soát còn bao hàm
nhiều nhân tố bên ngoài như luật pháp ,sự kiểm soát của cơ quan nhà nước
,các nhân tố tự nhiên xã hội ,các nhân tố phát triển về công nghệ ….những
nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh
hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể .

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích
những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không
đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro
này gây ra.
+ Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi

ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả
năng không thực hiện được.
+ Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự
đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm, chính
sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động


15

bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. Nhà
quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo,
phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ,
nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
+ Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó
định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: ước
lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy
ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro.
2.1.2.3 Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua
hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất
lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:

+ Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ

và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên
khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.
+ Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực,
đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời.
Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là một
phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản
trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh. Hai bộ phận này
phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau.
Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính.
2.1.2.4 Hoạt động kiểm soát
Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà
quản lý được thực hiện


16
+ Phân chia trách nhiệm : Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví

dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho
phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản,…
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực
hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc
phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống
chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
+ Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế
toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều
tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt
động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã
được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không

phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…
+ Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh
số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì
có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến
lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.
2.1.2.5 Giám sát
Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm
soát nội bộ. Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có
cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Giám sát thường xuyên
(tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất
thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ,
hoặc do KTV độc lập thực hiện).
2.1.3 Hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào ,hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn
hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy
ra vì hiệu quả thật sự của nó thùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người ,tức


17

là phụ thuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhận sự .Hệ
thống kiêm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm ,vì nó
còn có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau :
+ Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý ,bất cần ,đẵng

trí,đánh giá hay ước lượng sai ,hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo
của cấp dưới .
+ Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông

đồng của một người trong Ban giám đốc hay các nhân viên với những người

khác ở bên ngoài đơn vị .Hành vi này rất khó phát hiện vì sự hợp lý hóa từ các
chứng từ đã được tạo ra để che dấu sai phạm .
+ Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát

sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên ,do đó những sai
phạm trong các nghiệp vụ thương hay bị bỏ qua .
+ Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt

động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận
gây ra .
+ Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền

hạn của minh nhằm thực hiện mưu đồ riêng .
+ Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới các thủ tục kiểm soát

không còn phù hợp .
2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền
2.2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa
Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng
hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền .Chu trình bán hàng và thu tiền bắt
đầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua
hàng...) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền .Quá trình tiêu


18

thụ được thực hiện khi hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao, được người mua
chấp nhận thanh toán. Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh

tế của chúng. Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi giao dịch
thanh toán được giải quyểt nhanh chóng.Do vậy, có rất nhiều phương thức
bán hàng phong phú và đa dạng:
*Phương thức bán hàng trực tiếp:
Doanh nghiệp giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại cửa hàng
của doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu cho người mua .
*Phương thức chuyền giao hàng theo hợp đồng :
Doanh nghiệp chuyển hàng bán đến địa điểm thỏa thuận trong hợp
đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người mua thanh toán hoặc
chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
*Phương thức bán hàng quá đại lý (ký gửi):
Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng bán đến đại lý được coi là nhận hàng và
bán hàng hộ doanh nghiệp, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên doanh số
bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước.
*Phương thức bán hàng trả góp:
Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho khách hàng, người mua tiến
hành thanh toán theo quy đinh của doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng có thể sử
dụng vật tư, hàng hóa, sản phẩm làm hình thức bán hàng khác nhau để thanh
toán trong nội bộ doanh nghiệp. Việc thanh toán của người mua cũng được
thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như: Thanh toán trực tiếp bằng
tiền mặt ; thanh toán bằng chuyển khoản;thanh toán thông qua thư tín dụng
(L/C)...
Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối là
giai đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo
ra một phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau.


19

Chu trình này bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự

chuyển nhượng quyển sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng.
2.2.1.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền
Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền : Chu trình bán hàng và
thu tiền trải qua nhiều khâu , có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ
phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong
tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố
thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có
sai phạm.
Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
+ ĐĐH có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt.
+ Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
+ Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá .

Xét duyệt bán chịu
+ Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán

chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền .
+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh
doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá
mức.
Giao hàng
+ Giao hàng khi chưa được xét duyệt .
+ Giao hàng không đúng chủng loại ,số lượng .
+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng .

Lập hóa đơn
+
+

+
+

Bán hàng nhưng không lập hóa đơn .
Lập hóa đơn sai về giá trị ,tên ,mã số thuế ,địa chỉ khách hàng .
Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn .
Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng


20
+
+
+
+
+
+
+

Ghi nhận sai tên khách hàng ,thời hạn thanh toán .
Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng .
Ghi sai số tiền ,ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn .
Quản lý nợ phải thu khách hàng kém ,không đòi được nợ .
Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt .
Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt .
Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ .
Các chứng từ sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng –
thu tiền
Các chứng từ thường sử dụng : Đơn đặt hàng của khách hàng ,Lệnh bán
hàng , Hợp đồng kinh tế , Phiếu xuất kho , Chứng từ vận chuyển , Hóa đơn
bán hàng , Phiếu thu , Giấy báo Có của ngân hàng .

2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng :

+ Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý .
+ Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán .
+ Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện .

Hoạt động xuất kho ,cung cấp hàng hóa :
+ Xuất kho giao hàng sai số lượng ,địa chỉ đối tượng nhận hàng ,thời gian giao

hàng .
+ Lập khống hóa đơn bán hàng .
+ Lập sai hóa đơn .
+ Chuyển dữ liệu công nợ sai ,không kịp thời .
Để thất thoát tiền trong hoạt động thu tiền .
2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu
tiền
2.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát
+ Tính có thật ( hiện hữu ) : Các nghiệp vụ bán hàng chỉ được ghi nhận khi

quyền sở hữu đối với hàng hóa đã được chuyển giao ,dịch vụ đã hoàn thành
cung cấp cho khách hàng và công ty đã nhận được tiền hoặc một khoản phải
thu .


21
+ Tính đầy đủ ( trọn vẹn ) : Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh ,số tiền thu được

và các khoản phải thu khách hàng đều được ghi sổ và không được bỏ sót bất
cứ nghiệp vụ nào .

+ Sự phê chuẩn : Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn , các
nghiệp vụ phát sinh phải được phê duyệt đầy đủ của những cá nhân có thẩm
quyền liên quan thì mới được coi là hợp lệ .
+ Quyền và nghĩa vụ : Hàng hóa đã bán thuộc quyền sở hữu của đơn vị và các
khoản phải thu có người sở hữu .
+ Sự đánh giá : Doanh thu và khoản phải thu phải được phản ánh đúng số tiền
thực tế đã phát sinh và ghi sổ chính xác .
+ Sự phân loại và trình bày : Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đều được phân
loại và trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ .
+ Tính chính xác cơ học : Các khoản phải thu được tính toán đúng và các
nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp .sổ chi tiết thích hợp và đúng các sổ cộng .
2.2.3.2 Các thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu tiền
Những thủ tục kiểm soát chung
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng:
+ Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân hay bộ

phận nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
+ Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu.
+ Kiểm soát chứng từ sổ sách: các chứng từ phải được đánh số liên tục, trước

khi lập hóa đơn GTGT phải căn cứ trên bộ chứng từ, ghi nhận kịp thời các
khoản nợ & tiền bán hàng thu được .
+ Ủy quyền và xét duyệt: Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt
thông qua việc ban hành các chính sách.
Kiếm tra độc lập việc thực hiện:
+ Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra độc lập với người bị kiểm tra.

Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

22

Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu
+ Các thủ tục kiểm soát phổ biến khác cần thực hiện là:
+ Xác minh người mua hàng.
+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức

của đơn .
+ Xác nhận khả năng cung ứng.
+ Lập lệnh bán háng.
+ Xét duyệt bán chịu.
Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng
từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bảng, chứng từ này phải được
đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng .
Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng
thực nhận với chứng từ gửi hàng. Nếu có chênh lệnh, cần thông báo cho bộ
phận xử lý đơn đặt hàng .
Nhận được chứng từ từ những bộ phận khác gửi đến: đơn đặt hàng,
lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển,
bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn.
Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, hoặc lập sai
hóa đơn hoặc lập hóa đơn khống,... khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:
+
+
+
+

Chứng từ vận chuyển đã dược khách hàng ký nhận .

Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển .
Hợp đồng giao hàng (nếu có).
Hóa đơn (sau khi lập) cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về
tính chính xác về những thông tin trên .
Kiếm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
*) Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt

+ Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng.
+ Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng

nhận hóa đơn .


23
+ Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm

bán hàng.
+ Cuối mồi ngày, cần phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng sồ tiền
mà thủ quỹ ghi chép.
*) Đối với phương thức bán chịu:
+ Việc kiểm soát tập trung vào kế toán, nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu

nợ.
+ Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa
số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và số
liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng.
+ Bộ phận theo dõi công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách
hàng.
+ Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải
thu theo tuổi nợ.

+ Định kỳ, đơn vị cần in các báo cáo về số dự phòng phải thu khó đòi đề nghị
trích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi công nợ.
2.2.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình hán hàng - thu tiền trong
doanh nghiệp
Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước
công việc bao gồm nhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng.
Việc kiểm soát từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các
sai phạm, rủi ro xảy ra là việc hết sức quan trọng. Nếu đơn vị không xây dựng
được hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với nghiệp vụ bán hàng và nợ
phải thu khách hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách
hàng là điều khó tránh khỏi. Trong nghiệp vụ bán hàng, đối với những
phương thức giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau cũng
như các điều kiện trong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc
cũng khác nhau. Song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền có thể được


24

cụ thể hóa thành các khâu xử lý công việc và các thủ tục kiêm soát tương ứng
như :
2.2.4.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua
Quá trình bán hàng - thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng
của khách hàng thông qua đơn đặt hàng. Đặt hàng cúa người mua có thể là
đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại,
thư điện tử... sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hóa, dịch vụ. Về mặt pháp
lý, đây có thể được xem là một đề nghị sẵn sàng mua hàng hóa theo những
điều kiện xác định. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thế xem xét để đưa
ra quyết định bán (qua phiếu bán hàng) sau khi xem xét khả năng cung ứng
cùa doanh nghiệp và lập lệnh bán hàng.
Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi,

giám sát ở giai đoạn lập lệnh bán hàng như sau:
+ Sự đồng bộ về so sánh: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sô sách phải

kiêm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng.
+ Đánh số thứ tự các chứng từ : Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự

liên tục có tác dụng đề phòng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránh được việc
trùng lặp các khoàn phải thu, các khoản ghi so với khách hàng.
2.2.4.2 Xét duyệt bán chịu
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin
khác từ trong và ngoài đơn vị, nhừng người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách
bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt về
bán chịu. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như
một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán cùng với những điều
kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả , chiết khấu , phương thức và
thời gian giao nhận... Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thể trên


25

lợi ích cùa cả hai bên theo hướng khuyến khích ngirời mua trà tiền nhanh đề
được hường chiết khấu thanh toán.
2.2.4.3 Chuyển giao hàng hóa
Sau khi lệnh bán hàng đã lập thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành xuất
kho hàng hóa cho bộ phận phụ trách chuyển hàng. Hầu hết hàng hóa được
chuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận chuyền đường sắt, đường
bộ, hàng không... Trong quá trình này, các chứng từ vận chuyển như hóa đơn
vận chuyển, vận đơn sẽ được lập.
Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách
hàng. Chứng từ chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các

thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số liệu và dừ liệu có liên quan.
Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra cùa thu kho và cùa người nhận, lượng hàng
hóa được giao còn cần có sự kiểm soát của bộ phận bảo vệ.
2.2.4.4 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng .
Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá
cá hàng hóa bao gồm giá gốc , chi phí vận chuyển, bảo hiếm và các yếu tố
khác theo luật thuế GTGT. Như vậy, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho
khách hàng về số tiền họ phải trả và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi
sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoán phải thu. Trước khi hóa đơn được
gửi cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn. Tỏng cộng hóa
đơn phát hành hàng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên Sô Cái.
Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi
công nợ phải thu của từng khách hàng .
2.2.4.5 Xử lý và ghi số các khoản thu tiền
Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng
thì tiến hành thu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưa
thanh toán. Tiền mặt được ghi vào sồ Nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu