Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thuyết phục

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
thuyết phục
Ngày nay kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao dù là trong các hoạt động hàng
ngày cũng như trong công việc. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ,
điện thoại ra đời đã làm thay đổi to lớn bộ mặt của xã hội. Và kỹ năng giao tiếp
qua điện thoại cũng được chú trọng hơn, nó được coi là một phần của văn hóa giao
tiếp hàng ngày, và là một kỹ năng cần thiết của mỗi cá nhân.
Trau dồi kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để xây dựng mối quan hệ trở nên tốt đẹp
hơn bằng những kỹ năng cơ bản sau đây.

Khi bạn là người nhận cuộc gọi
Khi là người tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời
cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông
đổ quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho
cuộc trò chuyện đó. Ngoài ra là người nghe bạn cũng cần một số kỹ năng khác ở
bên dưới.

– Thể hiện sự nhiệt tình:
Việc bạn tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại sẽ giúp người
gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.

– Sử dụng nụ cười:
Một nụ cười thân thiện sẽ đem lại không khí vui vẻ, gần gũi trong giao tiếp. Đừng
nghĩ rằng chỉ khi nói chuyện trực tiếp đối phương mới biết tâm trạng của bạn như
thế nào mà ngay cả khi họ chỉ cần nghe thôi họ cũng có thể đoán ra điều ấy. Hãy
thể hiện cuộc giao tiếp như mình đang giao tiếp với một người bạn đã quen từ lâu,
thì sự thoải mái và gần gũi sẽ xuất hiện


– Tránh làm việc riêng khi nghe điện thoại:
Một số bạn thường có thói quen nhai kẹo, hút thuốc, ăn uống hay thâm chí là nói

chuyện với người bên cạnh khi đang nghe điện thoại. Điều đó thực sự không tốt
chút nào, đừng nghĩ là đối phương sẽ không phát hiện ra, ngay lập tức họ có thê
cảm nhận được và chắc chắn họ sẽ cảm thấy bị thiếu tôn trọng. Do đó khi giao tiếp
qua điện thoại bạn cần thể hiện sự tập chung của mình, tránh làm việc riêng mà hãy
chờ khi bạn chắc chắn là đã gác máy hoàn toàn.

– Đừng để người gọi độc thoại
Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ
động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ
biết im lặng lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng, tôi hiểu, tôi
đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đó thể hiện
cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.

– Giọng nói từ tốn, vừa phải
Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó bạn hãy trả lời
họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng
đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ
làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.

– Tránh bị cảm xúc chi phối:
Luôn duy trì sự điềm tĩnh ngay cả trong những lúc bạn căng thẳng nhất. Đặc biệt
trong kinh doanh, nếu khách hàng có phàn nàn và tức giận thì hãy để cho họ bộc lộ
điều đó. Khéo léo thể hiên sự quan tâm và đừng làm tăng thêm sự tức giận của họ.

– Tóm tắt nội dung sau cuộc trò chuyện:


Đó sẽ là cách mà bạn phải làm nếu bạn có quá nhiều thứ cần ghi nhớ, giả dụ công
việc của bạn một ngày nghe hàng chục thậm chí hàng trăm cuộc điện thoại, nếu
không tóm tắt lại thì việc nhầm lẫn đối với bạn hẳn là điều thường xuyên.

– Nói “Tạm biệt” để có một kết thúc tốt đẹp.
Trong khoảnh khắc, hãy nói lời tạm biệt trước khi gác điện thoại. Đợi một vài giây
để bạn cũng được trông chờ vào lời nói tạm biệt của đối phương. Đừng để khách
hàng gởi lời tạm biệt đến bạn bằng lời chúc “một ngày làm việc hiệu quả” mà chỉ
nghe tiếng cúp máy của bạn. Đừng làm điều đó với khách hàng của bạn. Hãy để
khách hàng gác máy xuống trước.
Kỹ năng gọi điện thoại đi
Để bắt đầu một cuộc nói chuyên hiệu quả trước tiên ta nên chọn thời điểm thích
hợp, đó là thời điểm mà đối tượng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu.
Những điều bạn không nên:
– Không nên gọi vào giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.
– Không nên gọi vào giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.
– Không nên gọi vào giờ có phim hay hoặc có đá bóng hay.
– Không nên gọi quá khuya hay quá sớm.
Hãy chuẩn bị kỹ thông tin trước khi gọi điện. Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ
nhàng, tránh nói quá to hoặc quá nhỏ. Và cố gắng thể hiện một giọng nói truyền
cảm, lời nói ngắn gọn, súc tích truyền đạt đủ nội dung cần nói.
Ngoài ra cũng giống như khi bạn là người nghe điện thoại, hãy biết tạm biệt đúng
cách và nhớ gửi lời cảm ơn tới người ta đã bỏ thời gian tiếp chuyện với bạn.